采購部管理制度-2018.2.3.doc
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1、采購部規(guī)章制度一、 概述采購部在公司的統(tǒng)一管理下,根據(jù)實際工作要求,適時、適量、適價、經(jīng)濟合理的采購各部門所需的物料。確保公司經(jīng)營正常運行及項目按時順利完成。 二、 組織結(jié)構(gòu)總經(jīng)理 總經(jīng)理助理 采購主管 庫管采購專員三、 采購部管理制度(一) 總則為加強采購工作的管理,提高采購工作效率,所有采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。(二) 采購部職責(zé)及管理制度:一、 采購部工作職能:1.采購職能1.制訂采購政策及制度。2.制訂采購計劃與預(yù)算。3.明確采購人員的任務(wù)和完成目標(biāo)。4.完成公司采購指標(biāo),適時適量供應(yīng)物料。2.執(zhí)行職能1.執(zhí)行公司的采購理念和相關(guān)政策。2.執(zhí)行公司下達(dá)的采購任務(wù)。3
2、.選擇與評估供應(yīng)商。4.確定合理的庫存量,并對庫存量進(jìn)行實時監(jiān)控。5.采購談判管理。6.簽訂采購合同。7.執(zhí)行對需求部門所提采購需求的審核、對合同執(zhí)行的管控、對發(fā)起人付款計劃的審核。3.采購管理職能1采購部組織結(jié)構(gòu)設(shè)計與調(diào)整。2.采購人員的招聘與培訓(xùn)管理。3.采購績效考核管理。4.采購成本、庫存成本管理。5.審核需求部門的需求,明確采購合同的條款。6.審核發(fā)起部門的付款計劃。7.審核合同的簽訂。8.審核采購價格的確認(rèn)。9.審核供應(yīng)商的管理。4.采購支持職能1.為業(yè)務(wù)部、技術(shù)部、工程部提供最新的用料規(guī)格、性能、價格、供應(yīng)商等資料。2.為工程部適時、適量、適質(zhì)地提供物料。3.協(xié)助工程部、庫管進(jìn)行物
3、料驗收。4.為業(yè)務(wù)部、預(yù)算部提供材料成本,協(xié)助業(yè)務(wù)部制定產(chǎn)品價格。5.為業(yè)務(wù)部、預(yù)算部提供采購成本信息,尋找降低采購成本的方法。6.為財務(wù)部提供付款計劃,合理控制資金流轉(zhuǎn)。二、采購部工作職責(zé):1.制訂采購計劃1.編制年、月采購計劃。2.編制采購預(yù)算。3.分析采購需求。 2.市場調(diào)查1.調(diào)查采購市場,包括資源分布情況、供應(yīng)商情況、品種質(zhì)量、價格情況、運輸情況等。2.尋求新材料,為改良產(chǎn)品尋找替代品。3.收集相關(guān)政策、法規(guī)。4.調(diào)查和掌握供應(yīng)渠道。5.撰寫調(diào)查報告。3.供應(yīng)商管理1.正確開發(fā)與選擇供應(yīng)商。2.供應(yīng)商的評估,對供應(yīng)商的價格、品質(zhì)、交期、交量等做出評估。3.對供應(yīng)商進(jìn)行考核,以作為管理
4、供應(yīng)商的依據(jù)。4.與供應(yīng)商洽談,建立供應(yīng)商檔案。5開發(fā)新供應(yīng)商,進(jìn)行尋價、比價功能。不斷尋求替代物料與降低采購價格。6.建立記好的供應(yīng)商合作關(guān)系。保證物料的及時供應(yīng)。4.庫存管理1.進(jìn)行物料驗收入庫、保管和發(fā)貨。2.確定合理的庫存量,降低庫存成本。3.呆料與廢料的預(yù)防與處理4.與財務(wù)交接單據(jù)。5.組織采購1.根據(jù)物料需求,組織并實施采購計劃。2.采購談判管理包括確定價格,交貨期及付款方式等相關(guān)條件。3.詢價、比價、議價、訂購及交貨的催促與協(xié)調(diào)。4.起草完整的采購合同并進(jìn)行合同評審。5采購訂單的制訂、發(fā)放、跟進(jìn)及保存。6.采購付款的申請及付款。7.物料品質(zhì)管理。6部門協(xié)作管理1.向業(yè)務(wù)部提供新產(chǎn)
5、品的詢價、比價并開發(fā)新供應(yīng)商。2.向工程部提供所需求物料的供應(yīng),保證工程進(jìn)度的實施。3.向預(yù)算部提供所詢物料的最新、最低采購成本,以滿足成本核算要求。4.向財務(wù)部提供完整的票據(jù)、單據(jù)等資料信息,完善財務(wù)制度要求。5.完成公司其它需要采購部協(xié)作事宜。四、 采購工作制度及流程:需求申請需求單審批接收詢價比價議價商務(wù)談判確定供應(yīng)商合同審批合同簽訂合同執(zhí)行物料接收交驗入庫(附:采購流程圖改.docx)1、 物料需求申請:(流程:申請人需求部門審核采購部)相關(guān)表格:項目用需求單庫存采購申請單1.各部門所需物料請購均必須填寫項目用需求單,并按流程完成審批,如只通過電話或紙條形式提出,采購部可拒絕采購。2.
6、需求單內(nèi)容須填寫完整,若信息不全無法采購的,采購部可拒收需求單。(如:項目部提需求單,項目經(jīng)理須對需求物料的品名、規(guī)格、品牌、單位、需求數(shù)量、要求到貨時間進(jìn)行詳細(xì)填寫;并對此項目的客戶名稱、施工地點、開工日期、竣工日期、項目方案簡介(施工內(nèi)容)、對物料的使用、質(zhì)量、包裝等要求、付款方式、與甲方賬期等詳細(xì)說明,以此作為采購與供應(yīng)商談判依據(jù))。3.所有需求單均應(yīng)有需求部門審核和采購部審核后,采購人員方能接收。如因特殊情況有緊急采購的,需求人不能按流程審批,可先發(fā)郵件給采購部。先安排采購,后盡快補完手續(xù)。(發(fā)起人在發(fā)送郵件時應(yīng)同時抄送需求部門經(jīng)理、采購主管、采購專員、庫管4人)。4.需求部門負(fù)責(zé)人要
7、對需求單中物料內(nèi)容和項目概述進(jìn)行確認(rèn),并保證信息的完整性。對所提需求物料的準(zhǔn)確性、項目概述內(nèi)容的真實性負(fù)責(zé)。5.庫管常用物料建立最低庫存量。低于庫存量時產(chǎn)生需求,由庫管按庫存采購申請單格式填寫,經(jīng)采購主管審核后采購。2、需求單接收、詢價比價議價及商務(wù)談判: (流程:需求單接收庫管確認(rèn)數(shù)量詢比議價主管審核談判合同起草)相關(guān)表格:詢價單比價單預(yù)算報價單1.采購部接到需求單后,應(yīng)在第一時間與庫管確認(rèn)庫存數(shù)量并給庫管留存一份需求單,確定最終采購數(shù)量后在進(jìn)行采購。如不用采購,應(yīng)由采購?fù)ㄖ枨蟛块T有庫存,可以領(lǐng)用。2.采購專員應(yīng)充分了解所提物料的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特殊要求。如不明處應(yīng)與需求部門進(jìn)行
8、詳細(xì)溝通,明確物料的要求。保證一次采購合格率100%。3.采購部應(yīng)向供應(yīng)商詳細(xì)說明物料品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨日期、交貨地點、付款方式及質(zhì)保條件等事宜。若無法按需求日采購回公司須與需求部門溝通協(xié)商,避免耽誤工期。4.同種產(chǎn)品供應(yīng)商至少對比三家,做三方比價單并需報價方蓋章將詢價比價結(jié)果作成產(chǎn)品價格對比表并匯報領(lǐng)導(dǎo),并表明意見,請領(lǐng)導(dǎo)審批。5.采購部就合同技術(shù)指標(biāo)和技術(shù)條件、設(shè)備圖紙、交貨時間地點等與項目經(jīng)理確認(rèn)。6.采購部負(fù)責(zé)就采購價格與供應(yīng)商進(jìn)行談判并起草采購合同。7.對于勞務(wù)施工項目,應(yīng)由工程部進(jìn)行主導(dǎo),提供至少3家施工方信息和報價。由工程部主導(dǎo)、采購部、預(yù)算員參與進(jìn)行評審,確定施工
9、方。7.1市場部應(yīng)與業(yè)主對項目施工內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn),并與工程部交底,由工程部與施工方進(jìn)行施工交底。7.2工程部應(yīng)對施工方案中的工程項及工程量進(jìn)行審核并確認(rèn)。7.3預(yù)算部應(yīng)對施工方提供的報價明細(xì)進(jìn)行審核,并與項目經(jīng)理進(jìn)行溝通確認(rèn)。7.4采購部起草合同,與法務(wù)溝通,與施工方談判,雙方簽訂合同。采購專員同時在T6系統(tǒng)中生成采購訂單。3、合同評審、簽署、歸檔(流程:合同起草發(fā)起人意見需求部門審核采購部審核法務(wù)審核財務(wù)部審核總經(jīng)理審批采購部行政蓋章)相關(guān)表格采購合同模板采購訂單合同審批單合同執(zhí)行臺賬用章申請表權(quán)限審批單1.采購部根據(jù)需求單內(nèi)容起草合同,合同模板應(yīng)嚴(yán)格按公司法務(wù)模板進(jìn)行,由采購部進(jìn)行合同審批流
10、程。同時在系統(tǒng)中錄入采購訂單。合同編號應(yīng)與系統(tǒng)中的采購訂單號保持一致。(年度合同除外)2.合同審批時應(yīng)附帶相對應(yīng)的需求單,根據(jù)合同審批單各部門審批內(nèi)容由相關(guān)人員對合同進(jìn)行評審,并在合同審批表上進(jìn)行簽字確認(rèn)并批復(fù)建議:2.1發(fā)起人應(yīng)對此合同的簽訂原因、簽訂合同的重要性、物料的簡要說明等進(jìn)行描述。2.2需求部門重點把握合同項目名稱與內(nèi)部立項表、圖紙名稱的準(zhǔn)確性和一致性、是否與需求單內(nèi)容一致、所訂物料性能及質(zhì)量是否能滿足需求部門要求、付款條件是否與項目要求保持一致、到貨日期是否能滿足項目進(jìn)度等,注明是否同意。2.3采購部應(yīng)對合同價格的合理性、簽約方資質(zhì)證明復(fù)印件加蓋公章是否齊全真實、寫明簽署該合同的
11、必要性,注明是否同意。2.4法務(wù)人員應(yīng)把控分析合同條款風(fēng)險性及預(yù)防措施控制,注明是否同意。2.5財務(wù)部應(yīng)對合同付款金額、付款期限及付款方式是否合理,票據(jù)是否符合財務(wù)制度要求,注明是否同意。2.6最終按權(quán)限審批由總經(jīng)理或總經(jīng)理助理進(jìn)行審批。3.每一筆需求單均應(yīng)有采購合同及采購訂單,經(jīng)審批流程及審批權(quán)限批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。4.合同審批后,需向行政部提供合同審批單申請合同章,申請加蓋合同章時需根據(jù)行政部單據(jù)填寫齊全。5.對于審批蓋章后的合同,由采購部發(fā)與供應(yīng)商進(jìn)行蓋章并寄回。6.對于甲、乙雙方簽字蓋章的合同,需提交公司檔案室歸檔,提交時填好提交登記表,以便后續(xù)查閱相關(guān)信息。4、物料及發(fā)票接收:(流程:備
12、貨交貨方式確認(rèn)是否合格入庫接收發(fā)票登記財務(wù)交接、不合格退換貨法務(wù)流程)相關(guān)表格送貨單到貨單入庫單發(fā)票交接單對賬單1.供應(yīng)商按合同要求進(jìn)行物料的備貨,按收貨地點進(jìn)行發(fā)貨。2.物料由供應(yīng)商直發(fā)工程現(xiàn)場時,應(yīng)由需求單中的指定收貨人進(jìn)行物料的驗收與確認(rèn)工作,經(jīng)確認(rèn)無誤后在送貨單中簽字確認(rèn),返回公司時交于采購專員,采購專員接到現(xiàn)場送貨單后,在系統(tǒng)中錄入采購到貨單,通知庫管錄入檢驗單和入庫單,庫管同時辦理出庫手續(xù)。3.物料由供應(yīng)商發(fā)到公司時,采購專員在接到物料后,應(yīng)第一時間通知需求人和庫管進(jìn)行物料的驗收工作,確認(rèn)是否與需求單內(nèi)容相符。確認(rèn)無誤后,采購專員在系統(tǒng)中錄入采購到貨單,庫管錄入檢驗單和入庫單,需求
13、部門辦理出庫。4.采購人員應(yīng)與需求部門、庫管對供應(yīng)商所提供物資進(jìn)行詳細(xì)檢驗,確認(rèn)是否與需求單所列內(nèi)容一致,供應(yīng)商在送貨時應(yīng)附二聯(lián)送貨單。采購部留一份,庫管留一份。5.供應(yīng)商應(yīng)提供必要的合格證、檢測報告、使用說明等資料,提交采購部存檔。6.物料到貨驗收無誤后由庫管辦理入庫手續(xù),其中入庫單有1聯(lián)給采購部留存,采購專員在辦理發(fā)票交接時交予財務(wù)部。7. 在驗收和使用材料時發(fā)生質(zhì)量、數(shù)量異常情況下,應(yīng)立即采取緊急措施,并與需求部門進(jìn)行協(xié)商處理,若不能使用應(yīng)盡快與供應(yīng)商協(xié)商確認(rèn)退換貨事宜。如造成公司損失,應(yīng)提交到法務(wù)流程進(jìn)行處理。8.已辦理合格入庫的物料,經(jīng)雙方核對無誤后,由供應(yīng)商開據(jù)相對應(yīng)的發(fā)票并提交采
14、購專員進(jìn)行合同臺賬歸檔,采購專員應(yīng)把相對應(yīng)的需求單、送貨單、入庫單、發(fā)票同時交接給財務(wù)進(jìn)行認(rèn)證工作。并同時通知需求部門進(jìn)行登記。9.需求部門在接到發(fā)票信息后,應(yīng)對合同臺賬進(jìn)行登記。以便掌握合同執(zhí)行情況。5、付款計劃及付款流程:(付款計劃流程:項目經(jīng)理作出付款計劃需求部門審核采購部審核財務(wù)部審核總經(jīng)理審批申請人填寫付款申請單部門經(jīng)理審核會計審核財務(wù)經(jīng)理確認(rèn)總經(jīng)理審批出納辦理)相關(guān)表格付款計劃表付款申請單項目結(jié)算通知單1.項目竣工后,項目經(jīng)理應(yīng)匯總和整理項目執(zhí)行過程中的(工程項和量的確認(rèn)單、初驗、終驗報告)、物料的使用(使用過程中是否有質(zhì)量問題)、資料匯總(與施工方的相關(guān)確認(rèn)單據(jù)、驗收證明、竣工報
15、告)等相關(guān)資料進(jìn)行匯總,并提交采購部1份存檔,并由項目經(jīng)理發(fā)起項目結(jié)算通知單(由項目部提出),同時提交到市場部、財務(wù)部和采購部,市場部以此依據(jù)與業(yè)主進(jìn)行結(jié)算;采購部以驗收報告和項目結(jié)算通知單等資料作為給供應(yīng)商進(jìn)行付款依據(jù)。財務(wù)部以此作為項目回款和付款依據(jù)。采購部按照財務(wù)要求于每月20日前做出下月付款計劃并進(jìn)行審批通過后提交到財務(wù)部。2.工程部門負(fù)責(zé)人對項目結(jié)算通知單中的項目執(zhí)行資料、驗收資料等內(nèi)容進(jìn)行審核確認(rèn),保證項目內(nèi)容的真實性。3.采購專員以項目結(jié)算通知單為依據(jù)作出付款計劃并提交采購主管審核。4.采購部負(fù)責(zé)人對付款計劃的發(fā)票情況(未開票不付款)、付款單價、數(shù)量、付款情況進(jìn)行審核,保證付款金
16、額的準(zhǔn)確性。5.財務(wù)部負(fù)責(zé)人對付款計劃的金額、項目內(nèi)容、付款日期進(jìn)行審核。6.最終由總經(jīng)理或總經(jīng)理助理審批同意后到付款流程執(zhí)行。7.付款計劃確定后由采購專員按財務(wù)要求的付款申請單格式填寫相關(guān)內(nèi)容,并提交部門負(fù)責(zé)人審核。8.部門經(jīng)理審核完后,提交到財務(wù)會計進(jìn)行確認(rèn):核對付款申請單與付款計劃中的付款內(nèi)容、項目內(nèi)容、付款金額、付款方式、付款信息等。如果此合同是初次付款,采購專員在提交財務(wù)前應(yīng)先由合同歸檔部門進(jìn)行合同確認(rèn)。9.會計確認(rèn)無誤后交于財務(wù)經(jīng)理審核、總經(jīng)理或總經(jīng)理助理審批,無誤后交于財務(wù)出納辦理付款。6、關(guān)于公司新開發(fā)項目詢價流程:(流程:需求部門工程部作方案采購部、預(yù)算員采購詢價比價議價、預(yù)
17、算員對工程量進(jìn)行報價交于預(yù)算員匯總預(yù)算員編制報價單總經(jīng)理審批預(yù)算員提交需求部門)相關(guān)表格:新開發(fā)市場詢價申請單詢價議價單預(yù)算報價單6.1公司有新開發(fā)的項目需要公司進(jìn)行報價時,須由需求部門填寫新開發(fā)市場詢價申請單,發(fā)與工程部,由工程部先期作出方案并交于采購部和預(yù)算員。6.2工程部在接到申請單后,應(yīng)先明確需求詢價工程的技術(shù)服務(wù)要求、施工要求、質(zhì)量要求等,以便進(jìn)行工程方案的擬定。6.3采購部在接到申請單后,應(yīng)先明確需求詢價產(chǎn)品的相關(guān)信息,以便尋找合適供應(yīng)商進(jìn)行溝通,進(jìn)行詢價、比價、議價流程。6.4預(yù)算員在接到申請單后,應(yīng)先明確需求工程量及人工工時,以便進(jìn)行價格核算。6.5其它相關(guān)部門進(jìn)行配合工作。6
18、.5采購部對于價格信息進(jìn)行審核后提交于預(yù)算員,由預(yù)算員進(jìn)行成本價格的匯總分析,按公司統(tǒng)一對業(yè)主報價單格式進(jìn)行填寫,并交于總經(jīng)理審批。6.6總經(jīng)理批準(zhǔn)后由預(yù)算員交于需求部門,需求部門接到報價單后與業(yè)主進(jìn)行溝通確認(rèn)工作。6.7各部門在新項目詢價過程中一定要注意業(yè)主信息的保密工作。增加項目保護(hù)意識。五、關(guān)于審批權(quán)限的確定:根據(jù)導(dǎo)出的年度采購數(shù)據(jù)分析了各階段金額出現(xiàn)比例。授權(quán)金額最高上限為20,000元人民幣。合同簽訂權(quán)限審批單付款合同需求部門經(jīng)理采購部經(jīng)理財務(wù)部經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理金額20000元20000元金額年度合同(須附報價單)說明:為提高公司辦公效率,特制定此采購作業(yè)簽訂權(quán)限審批表。1、單筆
19、采購作業(yè)及訂單金額小于或等于20000元,最終于總經(jīng)理助理審批后蓋章可執(zhí)行;2、單筆采購作業(yè)及訂單大于20000元及年度合同,最終由總經(jīng)理審批方可執(zhí)行??偨?jīng)理助理:總經(jīng)理:六、供應(yīng)商管理規(guī)定1.新供應(yīng)商開發(fā)需求1.1當(dāng)出現(xiàn)下列情況時,供應(yīng)商管理人員進(jìn)行新供應(yīng)商開發(fā):1) 新產(chǎn)品設(shè)計、產(chǎn)品更改需要增加新的供方時;2) 量產(chǎn)產(chǎn)品由于成本壓力、公司策略需要開發(fā)新的供方時;3) 現(xiàn)有供方因出現(xiàn)以下情況,產(chǎn)品供應(yīng)發(fā)生困難或存在潛在危機時:l 發(fā)生產(chǎn)品質(zhì)量事故l 3次及以上不能及時交付產(chǎn)品l 現(xiàn)有的工藝手段已不能滿足公司技術(shù)文件所規(guī)定的規(guī)范l 其供貨價格已明顯失去競爭優(yōu)勢l 售后服務(wù)態(tài)度惡劣等4) 因內(nèi)部
20、自制加工能力受限,需委外協(xié)作或采購時。1.2設(shè)備類及臨時性固定資產(chǎn)類采購,供應(yīng)商不納入供應(yīng)商開發(fā)流程。2.供應(yīng)商資料收集2.1技術(shù)相關(guān)部門制定采購物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)其對最終產(chǎn)品性能的影響程度,將采購物資分為如下三類:1) 重要物資:直接影響最終產(chǎn)品的壽命、性能,可能導(dǎo)致顧客投訴物資為“A類物資”,包括相關(guān)外協(xié)加工物資等。2) 一般物資:對產(chǎn)品質(zhì)量有重要影響的物資為“B類物資”。3) 輔助物資:包裝材料以及生產(chǎn)過程中起輔助作用的物資為“C類物資”。2.2根據(jù)采購物資分類標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)行供方及采購物資分類:1) A類物資:直接構(gòu)成產(chǎn)品,對產(chǎn)品的質(zhì)量有重大影響的。2) B類物資:直接構(gòu)成產(chǎn)品,對產(chǎn)品的質(zhì)量
21、有一定的影響。3) C類物資:不直接構(gòu)成產(chǎn)品,對產(chǎn)品的質(zhì)量基本沒有影響的。3.供方信息來源主要有以下幾個途徑:1) 現(xiàn)有合格供方;2) 相關(guān)部門、及有關(guān)人員推薦;3) 通過各種媒體收集的相關(guān)企業(yè)信息;4) 企業(yè)自薦;5) 通過公開招錄而獲取的相關(guān)企業(yè)信息;6) 顧客指定的供應(yīng)商;7) 其他途徑。4.供應(yīng)商管理人員根據(jù)新供應(yīng)商開發(fā)需求對供應(yīng)商資料進(jìn)行收集,編制供應(yīng)商調(diào)查表,包含以下內(nèi)容:1) 營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證副本、一般納稅人資格證; 2) 企業(yè)簡介(企業(yè)宣傳材料);3) 公司及各個部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理聯(lián)系方式;4) 質(zhì)量體系證書;5) 生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品結(jié)構(gòu); 6) 公司生產(chǎn)設(shè)備、檢
22、驗設(shè)備明細(xì);7) 第三方出具的產(chǎn)品質(zhì)量報告;8) 給其他廠家配套證明,其他配套方授予的優(yōu)秀證書; 9) 有關(guān)質(zhì)量保證、質(zhì)量改進(jìn)方面的證明文件。5.確定潛在供應(yīng)商5.1供應(yīng)商負(fù)責(zé)填寫供應(yīng)商調(diào)查表,供應(yīng)商管理人員根據(jù)供應(yīng)商調(diào)查表對供應(yīng)商資料進(jìn)行評價,確定潛在供應(yīng)商。5.2潛在供方選擇原則1) 始終貫徹公開評審、多部門參與的原則;2) 在研發(fā)能力、質(zhì)量保證能力滿足要求的前提下,堅持價格低者優(yōu)先的原則;3) 根據(jù)實際需要,遵循地域就近,服務(wù)上乘,信譽可靠等原則。5.3準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)1) 有較強的生產(chǎn)能力;2) 已建立有效的質(zhì)量管理體系;3) 有較強的產(chǎn)品開發(fā)和可靠性試驗?zāi)芰Γ?) 有完善的技術(shù)服務(wù)體系,能及
23、時提供優(yōu)質(zhì)服務(wù);5) 具有一定行業(yè)知名度和良好信譽。6.供應(yīng)商評價6.1技術(shù)/工程/采購人員根據(jù)供應(yīng)商資料、樣品檢驗結(jié)果、審核結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行評價。6.2供應(yīng)商評價項目包括:1) 供應(yīng)商的生產(chǎn)能力;2) 供應(yīng)商的價格;3) 供應(yīng)商可接受的付款周期;4) 供應(yīng)商的技術(shù)水平;5) 供應(yīng)商質(zhì)量管理體系水平;6) 質(zhì)量保證能力;7) 供貨能力。7.報價7.1供應(yīng)商管理人員根據(jù)評價結(jié)果通知通過評價的潛在供方報價,所選擇的供應(yīng)商需要按照公司要求的報價方式進(jìn)行報價。7.2供應(yīng)商對產(chǎn)品報價時,應(yīng)提供完整的價格細(xì)分資料(單價、成本構(gòu)成等)。(視具體情況而定)。7.3采購人員負(fù)責(zé)填寫產(chǎn)品價格對比表。7.4報價審批
24、產(chǎn)品價格對比表由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。7.5必要時采購部可組織工程部相關(guān)人員對供應(yīng)商現(xiàn)場進(jìn)行實地考察,并填寫供應(yīng)商現(xiàn)場評審報告,最終確定由哪家供應(yīng)商進(jìn)行樣品試制。并填寫樣品評審表。7.6如果供應(yīng)商連續(xù)2次樣品檢驗不合格,可取消其供應(yīng)商資格。7.7樣品檢驗合格后,工程部應(yīng)對樣品進(jìn)行封存。供應(yīng)商管理人員可填寫新供應(yīng)商建立申請表并經(jīng)采購部主管確認(rèn)后在系統(tǒng)中建立合格供應(yīng)商信息。8.供方業(yè)績評價8.1供應(yīng)商評審可以通過以下過程績效指標(biāo)對主要供應(yīng)商的供貨績效進(jìn)行日常監(jiān)控與管理,并建立供應(yīng)商交付業(yè)績統(tǒng)計表1) 價格、2)品質(zhì)、3)交期、4)綜合配合度。8.2供應(yīng)商管理人員收集各部門關(guān)于供應(yīng)商供貨物資的質(zhì)量表
25、現(xiàn),以供方評審表的形式促進(jìn)供應(yīng)商改進(jìn)其制造過程的業(yè)績。1) 工程部反饋所收集的生產(chǎn)使用過程的供貨物資的質(zhì)量表現(xiàn)。2) 庫管匯總到貨檢驗情況、進(jìn)廠檢驗合格率。3) 采購部統(tǒng)計供方的交付及時性、價格調(diào)整等。8.3評審結(jié)果1) 從質(zhì)量、成本、交付、服務(wù)等幾個方面,并結(jié)合第三方認(rèn)證辦法,做到公平、公正、公開,對供方業(yè)績進(jìn)行評價;采用定量打分的方式(滿分100分),由供應(yīng)商管理人員根據(jù)評價結(jié)果對供方按優(yōu)秀(A級)、良好(B級)、合格(C級)、基本合格(D級)、不合格(E級)進(jìn)行分級排序,實行等級管理。2) 依據(jù)評價得分對供方等級劃分AE級等級ABCD分值A(chǔ)8584B7069C6059 D8.4評價后處理
26、方案1) 針對A級供應(yīng)商,更新合格供方名錄,調(diào)整其供貨份額且新產(chǎn)品配套、財務(wù)結(jié)算等方面予以優(yōu)先;2) 針對B級供應(yīng)商,暫停供貨,要求其進(jìn)行整改,并提交整改報告,供應(yīng)商管理人員負(fù)責(zé)對整改情況進(jìn)行驗證,必要時可安排綜合小組進(jìn)行現(xiàn)場審核,如果驗證通過則保留其供貨資格,如果驗證未通過,取消其合格供方資格,保留資料;3) 針對C/D級供應(yīng)商,直接取消其合格供方資格,保留資料。8.5資料歸檔采購人員對各階段工作資料進(jìn)行收集和歸檔,確保過程資料的完整。七、 庫房管理規(guī)定:1.物料收貨及報檢:1.1采購應(yīng)提前通知庫管貨物到達(dá)時間,以便庫管合理安排時間。供應(yīng)商在送貨時應(yīng)附送貨單,物料和單據(jù)到庫管后,庫管應(yīng)及時安
27、排收貨工作。1.2庫管收貨時應(yīng)先檢驗物料的包裝情況,確認(rèn)是否有損壞。如有損壞,應(yīng)第一時間通知采購到現(xiàn)場。采購應(yīng)先與供應(yīng)商進(jìn)行溝通確認(rèn)后是否決定開箱驗收。送貨單必須有采購提供的采購訂單號及項目編號,否則拒絕收貨。1.3庫管人員負(fù)責(zé)確認(rèn)送貨單的數(shù)量和實物,如不符由采購人員聯(lián)系供應(yīng)商處理,并由庫管人員在送貨單簽字確認(rèn)實收數(shù)量。1.4采購人員對已直發(fā)到施工現(xiàn)場的物料,采購專員接到現(xiàn)場送貨單后,在系統(tǒng)中錄入采購到貨單,通知庫管錄入檢驗單和入庫單,庫管同時辦理出庫手續(xù)。1.5庫管確定送檢單反饋給采購人員,合格的辦理入庫手續(xù)。對不合格物料進(jìn)行不合格品處理。不合格物料絕對不允許入庫。1.6庫管原則上當(dāng)天送來的
28、物料當(dāng)天處理完畢,如有特殊最遲不得超過2天。1.7庫管對已入庫的物料進(jìn)行分區(qū)分類擺放,不得隨意堆放。對于項目用料,原則上按項目名稱歸類存放,并明確標(biāo)識內(nèi)容。物料卡1.8庫管對不合格的物料放在指定的退貨區(qū),由采購與供應(yīng)商確定退貨。2.物料出庫:2.1庫管的物料出庫依據(jù)是需求部門提供的需求單,并由需求部門審批確認(rèn)。2.2庫管把所出庫之物料備好,并與領(lǐng)料單確認(rèn)后,由領(lǐng)料相關(guān)人簽名確認(rèn)后方可讓物料出庫。領(lǐng)料時,非庫管管理人員不能進(jìn)入庫房(特殊情況除外)。2.3庫管出庫物料的原則是同一物料做到先進(jìn)先出。2.4庫管無權(quán)給沒有辦理相關(guān)手續(xù)的物料出庫。如須緊急領(lǐng)用物料,需求部門應(yīng)填寫緊急放行物料申請表,并經(jīng)采
29、購部主管審批后庫管方可放行。物料放行后,需求部門應(yīng)在2日內(nèi)補齊相關(guān)手續(xù),否則不予辦理其它領(lǐng)用工作。3.不合格品物料的處理:3.1庫管或工程人員對采購來的不良物料需要及時通知采購部,填寫不合格品處置記錄,不合格品先暫放庫房并進(jìn)行不合格品標(biāo)識。3.2庫管負(fù)責(zé)統(tǒng)計和管理不合格品,填寫不合格品統(tǒng)計表,于每天上報采購專員和采購部負(fù)責(zé)人。3.3采購人員接到不合格品處置記錄后,應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系處理方式,解決不合格品問題。(原則上應(yīng)在2天之內(nèi)處理完成,視具體情況而定)4.不合格品處理:4. 1 采購人員經(jīng)與需求部門確認(rèn)后,不影響正常使用情況下,可以辦理讓步接收,在不合格品處置記錄中填寫處置情況,交與庫管辦理
30、入庫手續(xù);并通知供應(yīng)商進(jìn)行整改。4.2如物料確認(rèn)不可使用,采購人員應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系,及時辦理退、換貨手續(xù),應(yīng)保證不能影響工程進(jìn)度。5.物料報廢:5.1報廢原因:5.1.1庫管的:1)變質(zhì)的(生銹、霉變、蟲啃、鼠咬等); 2)超過使用壽命的;3)已不再使用的(呆滯物料); 5.1.2使用過程中的:1)因無法維修或無維修價值的; 2)使用過程中人為損壞的,確認(rèn)無法再用的;5.1.3其它部門:1)因業(yè)主更改升級而造成報廢的;2)已購買,但工程部、市場部更改滯后,經(jīng)協(xié)調(diào)無法退回的;3)己購物料,在使用時發(fā)現(xiàn)為不良,經(jīng)采購人員與供應(yīng)商協(xié)商不可退換的;5)在發(fā)貨運輸中損壞退回的; 6) 現(xiàn)場退回已無法使用的
31、。5.2物料報廢流程:5.2.1庫管人員統(tǒng)計庫存所需報廢的物料,由相關(guān)責(zé)任部門出具呆、廢物料處理申請表,由工程部出具檢測結(jié)果、采購部核準(zhǔn)后,呈報公司總經(jīng)理審批予以報廢;5.2.2物料報廢注意事項:所有已辦理報廢手續(xù)的物料歸庫管保管;(需要區(qū)別分開庫存物料報廢、來料不良品的物料,并且分開保管)。6.庫房物料管理:6.1庫管人員應(yīng)對物料的品質(zhì)進(jìn)行維護(hù):物料在包裝、收貨、點數(shù)、入庫、搬運、擺放、歸位、儲存、發(fā)貨過程中遵守安全原則,做到防損、防水、防蛀、防曬等安全措施。6.2物料的儲存保管,以物料的屬性、特點和用途規(guī)劃設(shè)置庫管,并根據(jù)庫管的條件劃區(qū)分工。同類物料存放。重貨及體積大的物料落地堆放,輕貨或
32、周轉(zhuǎn)量小的物料用貨架存放。6.3物料堆放的原則:根據(jù)物料特點,必須做到過目有數(shù),檢點方便,成行成列,文明堆齊。6.4 對于庫房內(nèi)的物料,相對照應(yīng)有物料卡,內(nèi)容明確。庫管應(yīng)保持物料的正確標(biāo)識,對于錯誤標(biāo)識及時更正。6.5當(dāng)月物料的單據(jù)、賬目由庫管把電子檔和手工單據(jù)于次月1日匯總一同交到財務(wù)。存檔單據(jù)由其分類保管好,原則上單據(jù)保管3年,在此期間不得銷毀。做到賬、物一致。7.物料的盤點:7.1 貨物盤點分為定期盤點與不定期盤點:7.1.1定期盤點即指每月底最后一個工作日進(jìn)行一次全面的盤點,參與部門為財務(wù)部、采購部、庫管。7.1.2不定期盤點即指公司對庫房進(jìn)行不定期的抽查。7.1.3貨物盤點的主要內(nèi)容
33、:檢查貨物的賬面數(shù)量與實存數(shù)量是否相符;檢查貨物的收發(fā)情況;檢查貨物的堆放及維護(hù)情況;檢查各種貨物有無超儲積壓及損壞。填寫盤點卡。7.1.4對貨物的盤點一般采用實地盤點法,盤點時采購、庫管進(jìn)行盤點,財務(wù)進(jìn)行抽盤檢查。7.1.5 盤點過程中需要其他相關(guān)部門予以配合,需入庫和發(fā)料應(yīng)在盤點前一天進(jìn)行領(lǐng)出。7.1.6 盤點時保證做到盤點數(shù)量的準(zhǔn)確性、公正性,嚴(yán)禁弄虛作假、虛報數(shù)據(jù)。盤點過程中嚴(yán)禁更換不同的盤點人員,以免少盤、多盤、漏盤等。7.1.7盤點分初盤、復(fù)盤,但所有的盤點數(shù)據(jù)都需盤點人員簽名確認(rèn)。7.1.8盤點后如有盤盈或不可避免的虧損情形時,應(yīng)由庫管呈報采購部經(jīng)理,經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后由庫管和財務(wù)進(jìn)
34、行調(diào)整。盤盈盤虧處理申請表八、供應(yīng)部文案、數(shù)據(jù)管理細(xì)則1、單據(jù)與細(xì)則序號單據(jù)名稱細(xì)則1需求單需求單按照相關(guān)格式內(nèi)容由需求部門填寫,由庫管確認(rèn)庫存數(shù)量;采購專員按需求單號進(jìn)行排序。2合同采購員擬定好采購合同,并進(jìn)行合同審批流程。雙方蓋章后的合同,采購部留存合同復(fù)印件,原件交公司內(nèi)勤登記并存檔。3送貨單、入庫單供應(yīng)商在送貨時應(yīng)附帶送貨單2聯(lián)。庫管及采購各1聯(lián)。庫管人員在入庫單中需注明對應(yīng)的采購合同號或訂單號,負(fù)責(zé)按入庫單號順序存檔。入庫單一式3聯(lián),(采購1聯(lián)與發(fā)票同時交與財務(wù))。庫管2聯(lián)(庫管于每月1日匯總上月入庫單1聯(lián)提交財務(wù),另1聯(lián)庫管留存)4發(fā)票簽收單接到發(fā)票要在發(fā)票簽收單上登記并準(zhǔn)備相應(yīng)的
35、入庫單和合同交由領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)在發(fā)票簽收單上簽字。5付款申請單采購按付款計劃在系統(tǒng)中進(jìn)行付款申請作業(yè),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)付款,財務(wù)把付款底單交由采購內(nèi)勤登記做賬務(wù)核銷處理。6合同臺賬由部門采購專員負(fù)責(zé)錄入,作為部門內(nèi)部數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與付款依據(jù)。并且依據(jù)此表采購每月20日前出具下月度采購金額、月度付款額、合同總欠款、票到欠款等數(shù)據(jù)。7項目物料到貨時間表由采購員與供應(yīng)商確定具體交貨時間,并且簽字確認(rèn),部門存檔。此表給工程以便合理安排進(jìn)度。8月度付款計劃表每月20日前做好下月付款需求計劃,讓財務(wù)有充足的資金準(zhǔn)備時間,減少財務(wù)付款壓力。項目臨時物料不在付款計劃內(nèi)。9供貨周期一覽表有利于工程計劃的準(zhǔn)確制定與實施。 完結(jié)
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