科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法

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1、中鐵二院工程集團(tuán)有限責(zé)任公司文件中鐵二院檔2008264號關(guān)于印發(fā)科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法的通知公司所屬各單位：為加強(qiáng)公司科技檔案管理，更好地為生產(chǎn)服務(wù)，現(xiàn)將新修訂的科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法印發(fā)給你們，請各單位組織員工認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行。附件：科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法二八年七月五日中鐵二院檔2008264號附件科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法中鐵二院工程集團(tuán)有限責(zé)任公司二零零八年七月目 錄1、科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法 .12、科技文件紙介質(zhì)材料整理細(xì)則 .93、科技檔案紙介質(zhì)編號方法.174、科技文件材料歸檔范圍及保管期限表.305、附件.43科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)檔案（以下簡稱科技檔案

2、）管理，開發(fā)利用科技檔案信息資源，依據(jù)中國中鐵股份有限公司檔案管理辦法和中國中鐵股份有限公司科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)則（中鐵股份辦2007158號），結(jié)合中鐵二院工程集團(tuán)有限責(zé)任公司（以下簡稱公司）實(shí)際，制定本辦法。第二條 科技檔案是指我公司在基本建設(shè)、科學(xué)研究、技術(shù)管理等活動中形成的，具有利用價(jià)值、按照制度歸檔保存的，各種形式的科技文件材料。其檔案種類包括基本建設(shè)檔案、科研檔案、標(biāo)準(zhǔn)檔案、設(shè)備檔案、綜合檔案。第三條 科技檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。 第二章 職 責(zé)第四條 職責(zé) 一、公司檔案館1、根據(jù)國家法律法規(guī)和上級的規(guī)定，制定公司科技檔案管理辦法和制度。2、規(guī)劃、指導(dǎo)、督促檢查公司范圍內(nèi)開展

3、的科技檔案工作。3、負(fù)責(zé)公司直管項(xiàng)目的科技檔案管理。 二、公司所屬單位檔案資料室1、根據(jù)公司規(guī)定，制定本單位檔案資料管理規(guī)章制度，規(guī)劃、指導(dǎo)、督促檢查本單位范圍內(nèi)開展的科技檔案工作。2、負(fù)責(zé)本單位自管項(xiàng)目的科技檔案管理。 三、公司生產(chǎn)項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)向檔案館傳遞公司直管項(xiàng)目的階段完成信息，并將檔案館返回的歸檔完成情況納入產(chǎn)值清算。四、公司技術(shù)中心負(fù)責(zé)向檔案館傳遞標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目的完成信息，并將檔案館返回的歸檔完成情況納入產(chǎn)值（費(fèi)用）清算。五、項(xiàng)目部、生產(chǎn)單位負(fù)責(zé)檢查督促所屬項(xiàng)目、專業(yè)按時(shí)完成科技文件材料的歸檔。六、項(xiàng)目總體負(fù)責(zé)人（項(xiàng)目總工程師）負(fù)責(zé)組織實(shí)施本項(xiàng)目科技文件材料的歸檔。七、項(xiàng)目

4、專業(yè)負(fù)責(zé)人（課題負(fù)責(zé)人）負(fù)責(zé)完成本專業(yè)（課題）科技文件材料的歸檔工作，并負(fù)責(zé)確認(rèn)歸檔內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整。八、航測檔案資料由測繪分院管理。九、設(shè)備檔案由設(shè)備所在單位檔案資料室保管。第三章 科技文件材料的形成與歸檔第五條 為了保證檔案的歸檔質(zhì)量，應(yīng)貫徹專業(yè)人員組卷制度。 第六條 檔案工作應(yīng)與勘察設(shè)計(jì)、科研等各項(xiàng)工作“四同步” （即：下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出文件材料歸檔同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查文件材料形成情況同步；評審鑒定成果與驗(yàn)收檔案材料同步；上報(bào)登記和評審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步）進(jìn)行管理?？萍嘉募牧系男纬?、積累、整理和歸檔應(yīng)納入各單位、各項(xiàng)目部、各指揮

5、部生產(chǎn)計(jì)劃管理，納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制，任何人都不得將檔案材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。第七條 公司在對工程項(xiàng)目、科研成果、重要設(shè)備的開箱以及其他工作進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)，檔案部門人員應(yīng)參加對歸檔科技文件材料的驗(yàn)收，沒有形成完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件歸檔材料項(xiàng)目，不能驗(yàn)收。第八條 生產(chǎn)項(xiàng)目管理部和技術(shù)中心根據(jù)項(xiàng)目完成情況實(shí)時(shí)向檔案館提供“項(xiàng)目、課題階段完成通知單”（附件1）。第九條 檔案館根據(jù)生產(chǎn)項(xiàng)目管理部和技術(shù)中心提供的項(xiàng)目（課題）完成信息，制定“科技文件材料歸檔通知單”（附件2），明確歸檔項(xiàng)目（課題）名稱、設(shè)計(jì)階段、專業(yè)、歸檔時(shí)限和其他要求，發(fā)放至歸檔單位。第十條 檔案館根據(jù)“科技文件材料歸檔通知單

6、”中歸檔時(shí)限的要求，到期分別向生產(chǎn)項(xiàng)目管理部、技術(shù)中心提交“科技文件材料歸檔完成情況清單”（附件3）。第十一條 勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目總體、總包單位應(yīng)負(fù)責(zé)各勘察、設(shè)計(jì)責(zé)任方形成科技文件材料的收集歸檔工作。第十二條 相關(guān)專業(yè)合冊編制的文件由歸口匯總專業(yè)負(fù)責(zé)歸檔。第十三條 委托外單位為我公司項(xiàng)目設(shè)計(jì)而完成的勘察材料，歸入原始保存。第十四條 歸檔要求一、歸檔份數(shù)：正式印制的文字材料2份，藍(lán)圖、原始、蠟底圖、電子文件、聲像材料各1份。二、歸檔時(shí)間：1、國內(nèi)勘察設(shè)計(jì)科技文件材料應(yīng)在該項(xiàng)目階段完成后，文件發(fā)送有關(guān)單位的同時(shí)進(jìn)行歸檔，其原始、蠟底、電子文件在6個(gè)月內(nèi)歸檔；2、海外勘察設(shè)計(jì)科技文件材料應(yīng)在該項(xiàng)目階段完成

7、后，6個(gè)月內(nèi)歸檔；3、建設(shè)工程監(jiān)理材料在該項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后、咨詢材料在該項(xiàng)目階段完成后6個(gè)月內(nèi)整理歸檔。4、房地產(chǎn)開發(fā)科技文件材料和基地建設(shè)科技文件材料應(yīng)在該項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后6個(gè)月內(nèi)完成歸檔。5、綜合檔案中的技術(shù)公文在次年6月底前歸檔，技術(shù)文字材料完成后實(shí)時(shí)歸檔。6、科研、標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備檔案的文件材料分別應(yīng)在該課題、項(xiàng)目、設(shè)備購置（自制）完成后6個(gè)月內(nèi)歸檔。三、科技文件材料的移交：科技文件材料組卷完畢，填寫移交目錄一式兩份，專業(yè)負(fù)責(zé)人（課題負(fù)責(zé)人）審查簽字認(rèn)可后向檔案館歸檔，雙方點(diǎn)收，移交目錄長期保存?zhèn)洳?。第十五條 科技檔案中的電子科技檔案、聲像檔案的管理分別按公司“電子檔案管理辦法”、“聲像檔案管理

8、辦法”執(zhí)行。 第四章 科技文件材料的歸檔范圍與質(zhì)量要求第十六條 科技文件材料應(yīng)包括其形成中重要的輸入文件、重要的過程文件，全部設(shè)計(jì)輸出文件（包括設(shè)計(jì)變更文件）。一、海外工程項(xiàng)目中形成的，有保存價(jià)值的中外文材料均應(yīng)歸檔。二、投標(biāo)科技文件材料歸檔應(yīng)包含中標(biāo)和未中標(biāo)項(xiàng)目，招標(biāo)項(xiàng)目只歸檔中標(biāo)部分的科技文件材料。三、科技文件材料原件按照規(guī)定需向外單位提交時(shí)，應(yīng)將其完整復(fù)制并歸檔。第十七條 科技文件材料歸檔范圍一、基本建設(shè)：在鐵路、城市軌道、公路交通、獨(dú)立工程、規(guī)劃工程，以及在基地建設(shè)、房地產(chǎn)開發(fā)等勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理咨詢工作中形成的，具有保存利用價(jià)值的招投標(biāo)、預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工

9、設(shè)計(jì)（包括施工變更設(shè)計(jì)）、竣工階段的文字、圖紙、表格等科技文件材料。其中： 1、鐵路勘察設(shè)計(jì)歸檔內(nèi)容應(yīng)含鐵路建設(shè)項(xiàng)目預(yù)可行性研究、可行性研究和設(shè)計(jì)文件編制辦法及公司鐵路勘察細(xì)則中要求形成的科技文件材料。2、城市軌道交通設(shè)計(jì)歸檔內(nèi)容應(yīng)含公司發(fā)文件編制統(tǒng)一規(guī)定、文件組成與內(nèi)容，勘察細(xì)則中要求形成的科技文件材料。3、公路設(shè)計(jì)歸檔內(nèi)容應(yīng)含公路工程基本建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件編制辦法及勘察細(xì)則中要求形成的科技文件材料。 二、科研：在科學(xué)研究、技術(shù)革新、發(fā)明創(chuàng)造、專利申請等工作中形成的、具有保存利用價(jià)值的科技文件材料。三、標(biāo)準(zhǔn)：在標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)與標(biāo)準(zhǔn)制定過程中形成的、有保存利用價(jià)值的科技文件材料。四、設(shè)備：購置、自制的

10、高、精、尖儀器設(shè)備中所形成的、有保存利用價(jià)值的科技文件材料。五、綜合：在專業(yè)技術(shù)業(yè)務(wù)建設(shè)和針對工程項(xiàng)目技術(shù)管理性質(zhì)來往公文中形成的、有保存利用價(jià)值的科技文件材料。第十八條 質(zhì)量要求一、歸檔的各類科技文件材料須準(zhǔn)確反映出其真實(shí)內(nèi)容和歷史過程，符合其形成規(guī)律。二、科技文件材料歸檔須及時(shí)、系統(tǒng)、完整。三、科技文件紙質(zhì)材料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的字跡材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水。不得使用易褪色的紅墨水、純蘭墨水、圓珠筆、鉛筆（外業(yè)勘察記錄本可使用鉛筆記錄）、復(fù)寫紙書寫等。案卷內(nèi)須無任何金屬物。四、歸檔紙介質(zhì)材料案卷內(nèi)容簽署必須齊全，且成冊文件幅面應(yīng)不大于A3。五、科技文件紙介質(zhì)材料按照科技文件紙介質(zhì)材料整理細(xì)則

11、的規(guī)定進(jìn)行組卷整理。第五章 科技檔案的分類編號第十九條 分類編號原則：遵循科技文件材料自然形成規(guī)律，保持科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。第二十條 檔案編號中的工程項(xiàng)目代號由檔案館規(guī)定，文件、原始、蠟底紙介質(zhì)檔案編號按照科技檔案紙介質(zhì)編號方法執(zhí)行。原已采用漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行編號的勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目，分類編號仍按原方法繼續(xù)執(zhí)行；其他檔案采用漢語拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案編號。 第六章 科技檔案的保管第二十一條 檔案保管必須專人負(fù)責(zé)，實(shí)物與帳目須清楚、完整，檔案交接嚴(yán)格執(zhí)行簽字制度。第二十二條 科技檔案庫房保管采取分類、分項(xiàng)目存放。排架采取自左而右、自上而下，專業(yè)中分階段。第二十三條 科技檔案歸

12、檔后需要修改時(shí)，應(yīng)履行與設(shè)計(jì)簽署同級審批手續(xù)，原圖保留。第二十四條 科技檔案保管期限分為永久、長期（30年）、短期（15年）三種。檔案密級按照形成單位劃定密級進(jìn)行管理。第二十五條 檔案庫房溫度應(yīng)控制在1424，濕度保持在45%60%。切實(shí)做好防火、防日光及紫外線照射、防盜、防潮、防塵、防有害生物（微生物、蟲、鼠）、防水、防有害氣體污染。第二十六條 庫房應(yīng)根據(jù)存放檔案的種類，分別配備防磁柜、鐵制密集架或其他鐵制柜子等檔案裝具。第七章 科技檔案的鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)第二十七條 科技檔案中已失去保存價(jià)值或超過保管期限的案卷，經(jīng)鑒定審批后可剔出銷毀。第二十八條 鑒定工作完成后，將裝訂成冊的檔案銷毀目錄、銷

13、毀報(bào)告同時(shí)報(bào)單位總工程師批準(zhǔn)?？萍紮n案鑒定銷毀目錄（附件10）、銷毀報(bào)告歸入檔案全宗卷保存。第二十九條 各級檔案部門要建立科技檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的接收、庫存、鑒定銷毀、利用等情況要做出準(zhǔn)確的記錄和統(tǒng)計(jì)。第八章 科技檔案的利用第三十條 檔案部門應(yīng)建立健全借閱制度，做好提供利用工作。第三十一條 公司正式員工工作證號為計(jì)算機(jī)檢索查詢、辦理借閱的唯一證件號。第三十二條 檔案資料一次借閱期限為半年，到期仍需使用，須辦理續(xù)借手續(xù)。第三十三條 公司外人員查閱科技檔案，必須持該利用者單位介紹信，經(jīng)公司總（副總）工程師簽字同意后，檔案館方能提供閱覽，但檔案資料不得借出。第三十四條 公司員工退休、調(diào)出（包括辭職

14、）時(shí)，公司人力資源部門應(yīng)依據(jù)還清所借檔案資料簽字證明，辦理該員工的人事手續(xù)。第三十五條 檔案管理人員和檔案資料利用者，應(yīng)遵守保密條例，維護(hù)檔案的安全。第三十六條 利用者所借檔案資料必須妥善保管，不得擅自涂改、裁剪、復(fù)制、拆卷。第三十七條 檔案部門應(yīng)根據(jù)管理發(fā)展的需要編制相應(yīng)檢索工具。 第九章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰第三十八條 獎(jiǎng)勵(lì)一、對按期歸檔，并且歸檔內(nèi)容齊全，歸檔質(zhì)量符合要求，工作較突出的項(xiàng)目（專業(yè)），公司可給予項(xiàng)目（專業(yè)）所在單位相應(yīng)設(shè)計(jì)階段應(yīng)得產(chǎn)值的1%獎(jiǎng)勵(lì)。二、對在檔案工作中做出顯著成績的個(gè)人，給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。第三十九條 處罰一、對不按期歸檔的項(xiàng)目（專業(yè)），公司對項(xiàng)目（專業(yè)）所在單位按相應(yīng)設(shè)計(jì)階段

15、應(yīng)得產(chǎn)值的1%進(jìn)行扣罰，并限期完成歸檔。二、未按時(shí)完成歸檔任務(wù)的個(gè)人，所在單位應(yīng)給予處罰，限期歸檔。三、損毀、丟失檔案資料者，本人應(yīng)寫出書面材料報(bào)公司保密辦處理，同時(shí)交檔案館備案。第十章 附 則第四十條 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。本辦法發(fā)布后，二設(shè)檔案發(fā)2000179號同時(shí)廢止。第四十一條 本辦法解釋權(quán)歸公司檔案館。 科技文件紙介質(zhì)材料整理細(xì)則科技文件材料整理工作是科技檔案工作的中心環(huán)節(jié)，是檔案保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用工作的基礎(chǔ)。為使整理規(guī)范化，根據(jù)中鐵二院工程集團(tuán)有限責(zé)任公司科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法制定本細(xì)則。 1 術(shù) 語1.1科技文件材料：在勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理咨詢、科學(xué)研究、標(biāo)準(zhǔn)管理、設(shè)備購買與制造、

16、基地建設(shè)、房地產(chǎn)開發(fā)、綜合技術(shù)管理等活動中形成的材料。1.2整理：將一組具有有機(jī)聯(lián)系的科技文件材料，整理組成一個(gè)完整的保管單位。1.3案卷：若干具有有機(jī)聯(lián)系的科技文件材料檔案保管單位。1.4歸檔：按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件材料整理組卷后，按規(guī)定移交至檔案部門的活動。1.5文件：正式印制的文字材料、藍(lán)圖、白圖、設(shè)計(jì)諸表。1.6原始：是任務(wù)書、有關(guān)意見、文電、紀(jì)要、協(xié)議合同、勘察記錄本、調(diào)查材料，鉆探、物探、試驗(yàn)材料、說明書底稿、計(jì)算材料、互提資料單、變更設(shè)計(jì)通知單等的總稱。1.7蠟底：正式繪制的蠟紙底圖。 2 組卷歸檔工作流程 歸檔的科技文件紙介質(zhì)材料，按照本細(xì)則進(jìn)行系統(tǒng)整理，工作

17、流程為材料收集、材料分類、組成保管單位（冊、卷）、加工整理和編號、填寫移交目錄、專業(yè)（課題）負(fù)責(zé)人審查簽署、歸檔。 3 組卷要求3.1組卷原則3.1.1遵循科技文件材料的自然形成規(guī)律，保持科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。3.1.2根據(jù)科技文件材料的價(jià)值，不同的保管期限應(yīng)分別組卷。3.1.3保密的科技文件材料應(yīng)單獨(dú)組卷。3.2組卷分類3.2.1招投標(biāo)階段、樞紐總圖等科技文件材料放入該項(xiàng)目預(yù)可研階段進(jìn)行管理。3.2.2相應(yīng)階段變更設(shè)計(jì)或補(bǔ)充設(shè)計(jì)所形成的科技文件材料，仍歸入原設(shè)計(jì)階段。3.2.3配合施工階段形成的科技文件材料歸入施工設(shè)計(jì)階段管理。3.2.4工程照片按要求裝入專用像冊歸檔，并注

18、釋，歸入該項(xiàng)工程檔案中保管。3.2.5遷改與重點(diǎn)大型臨時(shí)工程的材料、節(jié)約能源的材料作為綜合類管理。3.2.6上階段有關(guān)材料做為下階段的設(shè)計(jì)依據(jù)時(shí)，放入下階段進(jìn)行管理。 3.2.7相關(guān)專業(yè)合冊編制的文件放入該文件封面所列第一個(gè)專業(yè)中進(jìn)行管理。 3.2.8技術(shù)引進(jìn)和出國考察活動中形成的有價(jià)值文件材料，歸入技術(shù)文字材料類管理。3.3組卷方式根據(jù)科技文件材料形成的特點(diǎn)，按照下列要求進(jìn)行組卷。3.3.1文件按照內(nèi)容進(jìn)行組卷。3.3.2原始設(shè)計(jì)依據(jù)性的重要文字材料（含任務(wù)委托書、審批鑒定意見以及來往文電、協(xié)議、技術(shù)會議紀(jì)要等）單獨(dú)組卷。說明書底稿、記錄本、經(jīng)濟(jì)調(diào)查報(bào)告、特大橋、大橋、隧道的勘察設(shè)計(jì)材料應(yīng)分

19、別單獨(dú)組卷。內(nèi)容聯(lián)系密切的材料應(yīng)分別組在一起，如線路諸表、地質(zhì)鉆孔柱狀圖。按里程順序組卷。如小橋、涵洞、路基。按工點(diǎn)或項(xiàng)目進(jìn)行組卷。如路基特殊工點(diǎn)、車站、科研等。按方案分別組卷。變更設(shè)計(jì)材料應(yīng)按工點(diǎn)進(jìn)行組卷，依照變更通知、會議紀(jì)要、工程數(shù)量表、變更設(shè)計(jì)圖及其他材料的順序進(jìn)行排列。技術(shù)公文案卷按照年代以發(fā)文單位進(jìn)行組卷，案卷內(nèi)文件按照發(fā)文單位的文號順序由小到大進(jìn)行排列。3.3.3蠟底圖按照設(shè)計(jì)成冊圖為單位組卷。3.4組卷要求3.4.1歸檔科技文件材料必須簽署齊全、字跡清楚、圖表清晰、反差良好，符合檔案管理要求。3.4.2材料保管期限劃分準(zhǔn)確，分類組卷科學(xué)合理，案卷標(biāo)引簡練、確切，書寫工整。3.4

20、.3案卷折疊、排列整齊，裝訂牢固。3.4.4以下材料不歸檔：沒有簽署，或者簽署不齊全的材料 路基橫斷面記錄本及勘察質(zhì)量檢查記錄本 磅底圖、草圖 其它無保存價(jià)值的材料 4 科技文件材料的整理為了便于保管和提供利用，歸檔的各類科技文件材料，須按照以下要求進(jìn)行加工整理。4.1每個(gè)案卷需采用戳記標(biāo)注。文件、蠟底采用長方形圖章（戳記1），原始采用小圓章（戳記2）。蠟底材料戳記標(biāo)注由組卷人員完成。 戳記1：單位為毫米。 全宗號 16種類號 8 8檔案號 17 17 17 17 戳記2：直徑為20毫米。 4.2歸檔文件、原始材料凡用金屬物裝訂的，都應(yīng)改為棉線（雙線）裝訂。具體方法為：每冊文件、原始材料（不包

21、括勘察記錄本）以下端及右側(cè)取齊，在卷的左邊均勻穿四孔，兩端的孔眼距封面的上、下邊線為2530毫米，孔眼距封面左邊的邊線為1520毫米。每孔均需橫繞冊邊訂牢，結(jié)頭打在背面。4.3案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表應(yīng)根據(jù)要求填寫。4.3.1案卷封面（附件5、附件6）封面案卷標(biāo)題應(yīng)概括卷內(nèi)文件材料的全部內(nèi)容，一般應(yīng)包括項(xiàng)目名稱（線路樞紐名稱、課題名稱、設(shè)備名稱等）、段別、設(shè)計(jì)階段、里程、工點(diǎn)名稱或起止點(diǎn)地名等。封面1中的形成日期為該材料完成的最后時(shí)間，填寫時(shí)按年4位，月2位。如：封面1中的形成單位填寫各子公司、生產(chǎn)院名稱。保管期限為歸檔案卷的保管期限（永久、長期、短期）。密級是文件材料形成時(shí)確定的密級。4.

22、3.2卷內(nèi)目錄（附件7）順序號:填寫卷內(nèi)文件排列順序號。圖號或文件號:填寫卷內(nèi)文件的圖號或文件號。名稱:填寫卷內(nèi)文字材料或圖的名稱。頁次:填寫該內(nèi)容的首頁號和末頁號。4.3.3備考表（附件8）填寫備考表時(shí)，應(yīng)注明本案卷文字材料、圖紙等的張數(shù)，并分別由組卷人、專業(yè)負(fù)責(zé)人簽字。歸檔以后發(fā)生變更時(shí)，由檔案管理人員注明。檔案盒上的備考表由檔案管理人員填寫，注明本盒中的卷數(shù)。4.4文件4.4.1歸檔設(shè)計(jì)圖紙幅面為不超過420297毫米（A3幅面），設(shè)計(jì)圖尺寸大于A3幅面的，設(shè)計(jì)圖紙文整時(shí)，歸檔部分應(yīng)按要求折疊裝訂成冊，圖標(biāo)必須外露。4.4.2設(shè)計(jì)文件卷內(nèi)材料按圖號順序排列。4.5原始4.5.1案卷內(nèi)材料

23、排列的順序采取綜合性的材料在前，具體的在后；勘察材料在前，設(shè)計(jì)計(jì)算在后。里程由小到大排列；文字和圖表混裝的文字在前，圖表在后；來往公文，先排來文，后排復(fù)文，先排正文，后排附件。4.5.2原始材料裝訂厚度不超過20毫米，幅面為（A4）210297毫米。4.5.3原始材料頁面須蓋上紅色圓圈編寫頁號，凡有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編頁號，正面頁編在右下角，反面頁編在左下角，其中封面、卷內(nèi)目錄、備考表（封底）不編寫頁號。4.5.4成冊勘察記錄本應(yīng)加檔案館印制的案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表（封底）。4.6蠟底圖4.6.1正式蠟底圖按保管單位成卷管理，套上紙筒封套，封套用較厚的白色紙張制成，長度與蠟底圖相同，封套的

24、直徑大小以放入、取出合適為宜，每卷直徑不超過40毫米。4.6.2封套上應(yīng)標(biāo)注包括工程名稱、段別、設(shè)計(jì)階段、案卷名稱（含里程、起止地名、工點(diǎn)名）、圖號、張數(shù)、設(shè)計(jì)日期等內(nèi)容。4.6.3 蠟底圖一律由左向右卷。數(shù)張蠟底圖一卷時(shí)，應(yīng)按設(shè)計(jì)圖號順序排列，其右側(cè)和下邊應(yīng)對齊，以便查圖。4.6.4繪制標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)蠟底圖時(shí)，須考慮在圖紙邊框線外予留不小于20毫米的邊，以利踏邊平放保管。4.7 檔案的文件、原始案卷采用盒裝。 5 科技文件材料編號同一專業(yè)相同設(shè)計(jì)階段案卷應(yīng)按勘察設(shè)計(jì)里程、內(nèi)容聯(lián)系等特征進(jìn)行排列。5.1編號方法5.1.1檔案號由代字代號及流水號組成，漢語拼音編號中代字采用漢語拼音字母，代號采用阿拉伯

25、數(shù)字；漢字編號中代字采用漢字，代號采用阿拉伯?dāng)?shù)字。5.1.2一個(gè)文件、原始保管單位的檔案材料太多時(shí)可分冊，編號方法為：在同一檔案號后加分號。如：J.ZG.1XL-18 1/3、J.ZG.1XL-18 2/3、J.ZG.1XL-18 3/3。5.1.3一個(gè)蠟底保管單位的檔案材料張數(shù)太多，超過規(guī)定直徑大小時(shí)，可分多卷，在同一個(gè)檔案號后，按照圖號順序加本卷起止分號。5.1.4歸檔原始和蠟底圖材料由組卷者編寫臨時(shí)檔案號，代字代號用黑色鋼筆書寫，流水號（含分號）一律用黑色軟鉛筆書寫。5.2編號位置5.2.1文件：封面右上角蓋紅色編號專用章并編號。5.2.2原始材料：漢語拼音編號應(yīng)填寫在每冊封面左上角檔案

26、號欄目內(nèi)；漢字編號應(yīng)填寫在每冊封面右上角檔案號欄目內(nèi)。5.2.3蠟底圖：每張圖正面的右下角圖標(biāo)上方（圖紙空白處）或者圖標(biāo)左側(cè)（圖紙空白處）由組卷者蓋蘭色戳記1并編號，單張長圖（2米或以上）左下角還需另加蓋蘭色編號章并編號，圖內(nèi)和封套編號應(yīng)一致。封套上的編號章蓋在距離端口20毫米處。 6 科技文件材料的移交6.1科技文件材料歸檔時(shí)，須填寫科技文件材料移交目錄（附件9）一式二份。案卷符合歸檔要求后，歸檔方與接收方移交簽字確認(rèn)，雙方各存一份備查。6.2移交目錄書寫應(yīng)規(guī)范，填寫內(nèi)容須與移交科技文件材料一致，其中蠟底移交目錄還應(yīng)反映出設(shè)計(jì)圖號。 7 附 則7.1本細(xì)則由公司檔案館負(fù)責(zé)解釋。7.2本細(xì)則公

27、布之日起執(zhí)行，原細(xì)則同時(shí)作廢。 科技檔案紙介質(zhì)編號方法科技檔案紙介質(zhì)編號方法分為兩類，即漢語拼音編號和漢字編號?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案編號，可根據(jù)其組成情況，增加阿拉伯?dāng)?shù)字表示該項(xiàng)目的分項(xiàng)工程。戰(zhàn)備、特種工程檔案（包括迂回線設(shè)計(jì)、軍用設(shè)施、戰(zhàn)時(shí)搶修預(yù)案報(bào)告及設(shè)計(jì)）放入相應(yīng)工程項(xiàng)目中管理，順序排列，并在案卷號后加注A。、漢語拼音編號：漢語拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的編號，由種類、分類（包括一級分類與二級分類）、屬類和案卷流水號組成。案卷流水號前加Y、L分別表示原始、蠟底，不加字母為文件。一、基本建設(shè)檔案種類用J表示 勘察設(shè)計(jì)階段代號、檔案類型代號、鐵路專業(yè)代號、城市軌道專業(yè)系統(tǒng)代號分別見表一、二、三、四。

28、表一：勘察設(shè)計(jì)階段代號序號設(shè)計(jì)階段代號 備 注 1預(yù)可行性研究 1 2可行性研究 2 3初步設(shè)計(jì) 3地鐵（輕軌）的總體設(shè)計(jì)階段放入初步設(shè)計(jì)階段管理。 4施工設(shè)計(jì) 4 5竣工階段 5包括施工部分注：公路設(shè)計(jì)中采用1-可研，2-初步設(shè)計(jì)、3-技術(shù)設(shè)計(jì)、4-施工設(shè)計(jì) 5-竣工階段 表二 檔案類型代號序號 名 稱取 字代號序號 名 稱取 字代號1樞紐樞紐SN7地下鐵道地鐵DT2支線支線ZX8公路公路GL3專用線專用ZY9輕軌輕軌QG4獨(dú)立工程獨(dú)立DL10基地基地JD5規(guī)劃規(guī)劃GH 11房地產(chǎn)房地產(chǎn)FDC6海外工程海外HW表三鐵路專業(yè)代號序號專 業(yè)取字代號序號專 業(yè)取字代號 1綜合綜合ZH16給排水水S

29、H2經(jīng)調(diào)經(jīng)調(diào)JD17通信通信TX3行車行車XC18信號信號XH4線路線路XL19信息信息XX5地質(zhì)地質(zhì)DZ20電磁兼容電磁DC6路基路基LJ 21電力電D7軌道軌道GD22電化綜合電化DH8大中橋橋Q23牽引供電牽供QG9小橋涵涵H24牽引變電牽變QB10水文水文SW25接觸網(wǎng)接觸網(wǎng)JCW11隧道隧S26供電段供電段GDD12站場站Z27房建房F13機(jī)務(wù)機(jī)J28暖通暖通NT14車輛輛L 29環(huán)境保護(hù)環(huán)保HB15機(jī)械機(jī)械JX30施工組織與預(yù)算預(yù)算YS 表四城市軌道專業(yè)系統(tǒng)代號序號專 業(yè)（系統(tǒng)）取字代號序號專 業(yè)（系統(tǒng)）取字代號 1綜合綜合ZH16動力照明電力D2客流預(yù)測客流KL17牽引供電系統(tǒng)牽

30、供電QGD3行車行車XC18綜合監(jiān)控綜控ZK4線路線路XL 19環(huán)境控制環(huán)控HK5限界限界XJ20消防消防XF6地質(zhì)地質(zhì)DZ21扶梯、電梯扶梯FT7路基路基LJ22自動售檢票、門禁自動售檢票AFC8軌道（道岔、車擋）軌道GD23防災(zāi)報(bào)警防災(zāi)FAS9橋涵（軌道梁）橋Q24人防及防淹門人防RF10區(qū)間隧道隧S25屏蔽門門M11車站土建土建TJ26車輛段及綜合基地車輛段CLD12通信通信TX27控制中心中心OCC13信號信號XH28主變電站主變ZB14給排水及消防水SH29環(huán)境保護(hù)（安全衛(wèi)生）環(huán)保HB15車輛輛L30工程籌劃與工程經(jīng)濟(jì)預(yù)算YS1、鐵路干線、支線項(xiàng)目代號和公路項(xiàng)目代號采用其項(xiàng)目名稱表示

31、，取其每字的第一個(gè)字母結(jié)合而成。若重復(fù)，則增加字母，直到不重復(fù)。2、鐵路干線項(xiàng)目檔案編號中分類部分用項(xiàng)目代號表示，屬類部分由設(shè)計(jì)階段、專業(yè)組成。鐵路支線項(xiàng)目編號采用二級分類，第一級表示檔案工程類型，第二級表示項(xiàng)目代號，屬類部分由設(shè)計(jì)階段、專業(yè)組成。3、鐵路樞紐、地鐵、輕軌檔案編號中分類部分采用二級分類，第一級表示檔案工程類型、第二級為工程所在地名。屬類部分由設(shè)計(jì)階段、專業(yè)組成。4、公路檔案編號中分類部分采用二級分類，第一級表示檔案工程類型、第二級為項(xiàng)目代號，屬類部分為設(shè)計(jì)階段，不分專業(yè)。5、專用線、獨(dú)立工程檔案編號中分類部分采用二級分類，第一級表示檔案類型，第二級是用阿拉伯?dāng)?shù)字表示的工程代號，

32、屬類部分為設(shè)計(jì)階段。6、基地建設(shè)檔案編號中分類部分用檔案類型表示，屬類部分是基地所在城市的代號。7、房地產(chǎn)檔案編號中分類部分用檔案類型表示，屬類部分是阿拉伯?dāng)?shù)字表示的項(xiàng)目代號。8、規(guī)劃檔案編號中分類部分用檔案類型表示。9、海外項(xiàng)目檔案編號應(yīng)在國內(nèi)項(xiàng)目相應(yīng)檔案類型的分類中加“HW”以示區(qū)別，二級分類中以項(xiàng)目所在國名的拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字組合表示，阿拉伯?dāng)?shù)字為該類工程的序號。10、監(jiān)理檔案用JJ表示，咨詢檔案用JZ表示。監(jiān)理、咨詢檔案的案卷編號由種類、一級分類、二級分類、屬類及案卷號組成。同一項(xiàng)目中，同一問題的文字材料和圖表宜組成同一案卷。二、科研檔案種類用K表示，檔案編號中分類部分用科研代號、專利代

33、號（見表五）表示，屬類部分分別用專業(yè)代號、專利批準(zhǔn)年度表示。表五科研檔案分類序號類型名稱取字代號序號類型名稱取字代號 1科研科研KY2專利專利ZL三、標(biāo)準(zhǔn)檔案種類用B表示，檔案編號中分類部分按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分（見表六），屬類部分為專業(yè)。表六標(biāo)準(zhǔn)檔案分類序號類型名稱取字代號序號類型名稱取字代號 1標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)標(biāo)設(shè)BS2企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)企標(biāo)QB四、設(shè)備檔案種類用S表示，分類為設(shè)備類別（見表七），屬類為具體設(shè)備代號。表七設(shè)備檔案類別分類代號類型名稱分類代號類型名稱分類代號類型名稱 01鉆探設(shè)備 02電子設(shè)備 03儀器設(shè)備 04機(jī)械設(shè)備 05電氣設(shè)備 06其他設(shè)備五、綜合檔案種類用Z表示，編號中分類部分

34、用JG、JW代字分別表示技術(shù)公文、技術(shù)文字材料。屬類部分中，技術(shù)公文采用年度表示，技術(shù)文字材料采用專業(yè)表示。六、漢語拼音編號舉例：1、基本建設(shè)檔案：1.1鐵路干線工程勘察設(shè)計(jì)： 武漢-廣州鐵路工程項(xiàng)目可研階段線路專業(yè) JWG2XL -Y001 原始案卷號 屬類：可研、線路專業(yè) 分類：武廣線項(xiàng)目代號 種類：基建檔案1.2公路工程勘察設(shè)計(jì)： 成都-重慶公路可研階段 JGL CY 1 - Y001 原始案卷號 屬類：可研 二級分類：成渝 一級分類：公路工程代號 種類：基建檔案1.3鐵路樞紐工程勘察設(shè)計(jì)： 福州樞紐項(xiàng)目預(yù)可研階段線路專業(yè) JSNFZ1XL-Y001 原始案卷號 屬類：預(yù)可研線路專業(yè) 二

35、級分類： 福州 一級分類：樞紐工程代號 種類：基建檔案1.4地鐵工程勘察設(shè)計(jì)： 成都地鐵項(xiàng)目預(yù)可研階段線路專業(yè) JDTCD11XL-Y001 原始案卷號 屬類：預(yù)可研線路專業(yè) 二級分類： 成都1號線 一級分類： 地鐵工程代號 種類： 基建檔案1.5輕軌工程勘察設(shè)計(jì)： 重慶輕軌項(xiàng)目預(yù)可研階段線路專業(yè) JQGCQ11XL - 001 案卷號 屬類：預(yù)可研線路專業(yè) 二級分類：重慶1號線 一級分類：輕軌工程代號 種類：基建檔案1.6支線、專用線、獨(dú)立工程、規(guī)劃項(xiàng)目： 支線： JZXXD1XL - 001 案卷號 屬類：預(yù)可研線路專業(yè) 二級分類：敘大線一級分類：支線工程代號 種類：基建檔案 專用線： J

36、ZY0011 - 001 案卷號 屬類：預(yù)可研 二級分類：項(xiàng)目代號001一級分類：專用線工程代號 種類：基建檔案 獨(dú)立工程： JDL0011 - 001 案卷號 屬類：預(yù)可研 二級分類：項(xiàng)目代號001 一級分類：獨(dú)立工程代號 種類：基建檔案 規(guī)劃項(xiàng)目： JGH - 001 案卷號 分類：規(guī)劃項(xiàng)目代號 種類：基建檔案1.7房地產(chǎn)檔案 JFDC001 - 001 案卷號 屬類： 房地產(chǎn)項(xiàng)目代號 分類： 房地產(chǎn)開發(fā) 種類： 基建檔案1.8基地建設(shè)檔案： JJDCD - 001 案卷號 屬類： 基地所在地區(qū)代號 （成都） 分類： 基地建設(shè) 種類： 基建檔案1.9海外項(xiàng)目檔案：1：海外項(xiàng)目委內(nèi)瑞拉北部平

37、原鐵路預(yù)可研線路專業(yè)J. HW. WNRL1. 1XL - Y001 原始案卷號 屬類：預(yù)可研線路專業(yè) 二級分類：委內(nèi)瑞拉北部平原鐵路 一級分類：海外工程代號 種類： 基建檔案2：海外項(xiàng)目委內(nèi)瑞拉公路工程可研階段 JHW / GLWNRL11 - Y001 原始案卷號 屬類：可研 二級分類：項(xiàng)目代號 一級分類：海外/公路工程代號 種類： 基建檔案1.10監(jiān)理咨詢檔案 1） 同一項(xiàng)目檔案案卷編號中的屬類按照檔案材料的保管期限進(jìn)行分類，分別為永久（類）、長期（類）、短期（類）。JJXXXX - 001 屬類：保管期限類別（類） 二級分類：段別代號 或者 工點(diǎn)代號 一級分類：項(xiàng)目代號種類：基建監(jiān)理檔

38、案 2）咨詢檔案同一項(xiàng)目檔案案卷編號中的屬類按照專業(yè)和設(shè)計(jì)階段進(jìn)行分類。 JZ DT CD1 1XL - 001 屬類：預(yù)可研線路專業(yè) 二級分類：成都地鐵1號線 一級分類：地鐵工程代號 種類：基建咨詢檔案2、科研檔案： 科研： KKY Q - 001 案卷號 屬類：橋 分類： 科研 種類：科研檔案 專利： K ZL2007 - 001 案卷號 屬類：專利批準(zhǔn)年度 分類：專利 種類：科研檔案 3、標(biāo)準(zhǔn)檔案： 標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)路基專業(yè) B BSLJ - 001 案卷號 屬類：路基專業(yè) 分類：標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì) 種類：標(biāo)準(zhǔn)檔案4、設(shè)備檔案： S01 01 - 001 案卷號 屬類：具體設(shè)備代號 分類：設(shè)備類別 種類：

39、設(shè)備檔案5、綜合檔案： 2007年技術(shù)公文ZJG 2007 - 001 案卷號 屬類：年度 分類：技術(shù)公文代號 種類：綜合檔案 橋?qū)I(yè)技術(shù)性文字材料 Z JW Q - 001 案卷號 屬類：橋梁 分類：技術(shù)文字材料代號 種類：綜合檔案 、漢字編號：由漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的勘察設(shè)計(jì)檔案編號中， “干”、“支”、“樞”、“獨(dú)”、“地鐵”為干線、支線、樞紐、獨(dú)立工程、地鐵的代字?！把小?、“初”、“施”為預(yù)可行性研究和可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)的代字。編號見下表。一、干線、支線、樞紐、地鐵：順序名 稱代字代號編號方法12各專業(yè)文件預(yù)可行性研究可行性研究初步設(shè)計(jì)施工設(shè)計(jì)原始與蠟底總體性經(jīng)濟(jì)調(diào)查行車組

40、織線路限界軌道地質(zhì)路基橋梁涵洞水文隧道站場機(jī)務(wù)車輛給排水通信信號電力牽引供電牽引變電接觸網(wǎng)供電段房建環(huán)控通風(fēng)施工預(yù)算環(huán)境保護(hù)自動扶梯及電梯監(jiān)控、防災(zāi)報(bào)警、自動檢票、控制中心施總施經(jīng)施行施線施限施軌施地施路施橋施涵施水施隧施站施機(jī)施輛施給施通施號施電施供施變施網(wǎng)施段施房施控施預(yù)施環(huán)施梯施系統(tǒng)文件：干（支、樞、地鐵）研-01干（支、樞、地鐵）初-01干（支、樞、地鐵）施-01原始：干（支、樞、地鐵）施線-01蠟底：1、線路專業(yè)：干（支、樞、地鐵）施線綜-01干（支、樞、地鐵）施線平-01干（支、樞、地鐵）施線剖-012、其他專業(yè)：干（支、樞、地鐵）施通蠟-01注：1、文件編號：不分專業(yè)，只分階段；

41、2、原始編號：分專業(yè)，分階段；3、蠟底編號：分專業(yè)，分階段，并且在專業(yè)后加“蠟”字；4、項(xiàng)目電氣化設(shè)計(jì)，不分線段。二、獨(dú)立工程：順序名 稱代字代號編號方法12各專業(yè)、各階段文件、原始各專業(yè)、各階段蠟底獨(dú)-獨(dú)蠟-文件、原始不分專業(yè)、階段，順序排列編號。蠟底圖不分專業(yè)、階段，在項(xiàng)目代號后加蠟字，單獨(dú)排列編號?？萍嘉募牧蠚w檔范圍及保管期限表、基本建設(shè) 一、勘察設(shè)計(jì)序號科 技 文 件 材 料 保管期限備 注永久長期短期各專業(yè)共性材料1各階段說明及附件、報(bào)告、平縱斷面縮圖2任務(wù)書、技術(shù)要求、鑒定審查意見及有關(guān)文件3會審記錄，設(shè)計(jì)文件審查卡片、設(shè)計(jì)計(jì)算材料4變更設(shè)計(jì)依據(jù)及處理主要資料1類2類3類5技術(shù)會

42、議紀(jì)要，協(xié)議，來往技術(shù)公文、函電、信件6專業(yè)互提資料、諸表、勘測材料、調(diào)查材料、記錄本短期7招投標(biāo)材料 綜合1遷改與重點(diǎn)大型臨時(shí)工程2節(jié)約能源材料經(jīng)調(diào)（客運(yùn)預(yù)測）1經(jīng)濟(jì)調(diào)查、客運(yùn)預(yù)測材料行車組織1設(shè)計(jì)材料及圖線路1各種比例尺的線路圖2改移道路及平立交道口、采石場、工務(wù)設(shè)施材料序號科 技 文 件 材 料 保管期限備 注永久長期短期軌道1軌道設(shè)計(jì)圖及其他材料交叉1交叉設(shè)計(jì)圖及其他材料地質(zhì)1工程地質(zhì)分段（工點(diǎn)）說明書、加深地質(zhì)工作材料2工程地質(zhì)圖、區(qū)域地質(zhì)構(gòu)造綱要圖3工程地質(zhì)鉆孔、試坑柱狀圖4原位測試成果表（靜力觸探、十字板剪切）5觀測點(diǎn)、井泉點(diǎn)、鉆探記錄、測試記錄、日志6路肩承載力表、不良地質(zhì)、特殊巖土一覽表7地震安全性評價(jià)報(bào)告、重大工點(diǎn)的工程圖件路基（路面）1路基特殊設(shè)計(jì)2一般路基設(shè)計(jì)、路面設(shè)計(jì)3路基加固及防護(hù)設(shè)計(jì)4路基附屬工程設(shè)計(jì)5土地利用大中橋1特大、大中橋設(shè)計(jì)圖序號科 技 文 件 材 料 保管期限備 注永久長期短期2上跨線建筑設(shè)計(jì)（立交、渡槽、倒虹吸管等）3跨線及非跨線設(shè)計(jì)4工點(diǎn)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)材料軌道粱1設(shè)計(jì)圖及其他材料限界1設(shè)計(jì)圖及其他材料小橋涵1小橋涵設(shè)計(jì)圖及其他材料2下