重點建設(shè)項目檔案管理工作研究

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1、重點建設(shè)項目檔案管理工作研究 重點建設(shè)項目檔案管理工作研究 2015/06/11 《黑龍江檔案雜志》2015年第一期 一、要對重點建設(shè)項目檔案管理進行超前控制 重點建設(shè)項目檔案是隨著項目建設(shè)環(huán)環(huán)相扣、段段相連、步步延伸、逐漸形成的。這些檔案一旦形成，它的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)就已經(jīng)客觀存在的，要保持這種客觀性，就要在項目的提出、論證初始就對檔案管理工作進行超前控制，超前控制包括管理體制和工作網(wǎng)絡(luò)的建立，以及工作要求和標(biāo)準(zhǔn)的提出，使檔案管理工作從一開始就走到前臺。前者

2、需要工程建設(shè)項目管理機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的重視關(guān)心，健全管理體制和工作網(wǎng)絡(luò)，從組織上提供保證；后者則更多地需要檔案人員從整體考慮，編制工程建設(shè)項目檔案整編實施細(xì)則，對建設(shè)工程文件材料的責(zé)任部門提出要求，并將從文件的形成、積累、質(zhì)量要求到整理編目、移交歸檔及獎懲要求寫入合同中。 二、要實現(xiàn)重點建設(shè)項目檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理 針對重點建設(shè)項目周期長、項目單位多、施工隊伍流動性強等情況，很多項目單位的檔案部門建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)。一是檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)。按照建設(shè)項目布局和檔案管理工作自身的特點，布網(wǎng)建點設(shè)人，以點接線，以線聯(lián)網(wǎng)，明確檔案人員的職責(zé)、歸檔范圍和歸檔時間。此網(wǎng)絡(luò)中包括項目建設(shè)、施工、設(shè)計和監(jiān)理等單

3、位的分管檔案領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員。項目主管部門和檔案行政管理部門要密切配合，認(rèn)真組織培訓(xùn)，幫助檔案工作人員了解國家關(guān)于重點建設(shè)項目檔案工作的法規(guī)，掌握檔案理論基礎(chǔ)知識和具體的操作方法以及國家對項目檔案驗收的要求。二是重要檔案資料流向網(wǎng)絡(luò)。對重要檔案資料的狀況及其流向追蹤管理，即使工程技術(shù)人員、施工人員調(diào)動、變更，也可以做到“人走檔案留”，實行對檔案資料的跟蹤管理、動態(tài)管理。 三、要與工程管理、技術(shù)人員積極配合 重點建設(shè)項目檔案管理涉及工程管理的方方面面，貫穿工程全過程，工程的管理、設(shè)計、技術(shù)和施工人員對工程項目情況十分了解，大量的檔案材料產(chǎn)生于他們的手中，他們是重點項目檔案是否完整、

4、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的重要保證。這就要求檔案管理人員要經(jīng)常深入現(xiàn)場，及時進行指導(dǎo)，一方面向工程技術(shù)、管理人員宣傳檔案管理工作在工程建設(shè)中的重要作用，讓其了解檔案在今后工作中有重要的憑證作用，使他們自覺地注意手中形成的檔案是否完整；另一方面檔案人員要參與工程建設(shè)工作，參加生產(chǎn)協(xié)調(diào)會、工程竣工驗收會、設(shè)備開箱驗收，主動到現(xiàn)場收集第一手材料。 四、要做好重點建設(shè)項目檔案的驗收工作 工程項目檔案是反映工程質(zhì)量的載體和憑證，在合同工程驗收期間，要把檔案材料的驗收、移交作為工程驗收的重要組成部分嚴(yán)格把關(guān)。按照國家檔案局的有關(guān)規(guī)定和要求，開展檔案驗收前的自查工作，認(rèn)真檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時查漏補缺，糾正錯誤。要特別注意工程前期文件、隱蔽部位的檔案材料、聲像材料以及竣工圖的完整和準(zhǔn)確。 五、要加強檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn) 檔案部門要加強對檔案人員的指導(dǎo)、培訓(xùn)，一方面各單位要配備專業(yè)水平和檔案管理水平高、工作能力強的專兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)重點工程文件材料的收集、整理工作。同時，檔案人員要相對穩(wěn)定，這樣有助于了解工作動態(tài)，掌握文件材料的形成部門、方式和過程，了解工程檔案材料的流向，確保檔案收集齊全。另一方面，要根據(jù)工作進展和實際情況，不定期、有針對性地開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，幫助項目一線的專兼職檔案人員深入學(xué)習(xí)和理解檔案規(guī)范，掌握業(yè)務(wù)技能，提高檔案管理水平，確保工程檔案的質(zhì)量。