[其它技巧]Office訓(xùn)練講義

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1、Microsoft Office 2010 訓(xùn)練訓(xùn)練-劉利強(qiáng)劉利強(qiáng)WORD 2010 .1啟動(dòng) WORD 2010 及操作界面 .1自定義索引卷標(biāo).1移除索引卷標(biāo).3Word 2010 新功能簡介.3加強(qiáng)文字效果.3OneType 印刷樣式.3加強(qiáng)的 SmartArt 圖形 .3強(qiáng)化通訊效率、立即共享文檔.4更專業(yè)的圖片編輯.4屏幕快照.7后臺(tái)檢視.8導(dǎo)覽窗格.8數(shù)據(jù)搜尋.9關(guān)連式拼字檢查.10貼上預(yù)覽.10語言工具.11加強(qiáng)的翻譯工具.11Word Web App.12大幅提升輸入的效率.13輸入數(shù)據(jù)技巧.13使用文件模板.14提升排版的效率.15改變段落排列方式.15快速改變段落外觀樣式.

2、15圖片效果.17互動(dòng)窗體設(shè)計(jì).18長文件編輯.19掌控章節(jié)編號(hào).20長文件的章節(jié)編號(hào).20啟動(dòng)導(dǎo)覽窗格.21長文件目錄制作.21插入頁碼.21分節(jié)處理.21制作目錄.21在 Windows Live 上共享文檔.24EXCEL2010 大量資料的分析.26樞紐分析.26建立數(shù)據(jù)透視表.27區(qū)域的層次分析.28數(shù)據(jù)透視表的群組設(shè)定.28數(shù)據(jù)透視表的分頁篩選.28樞紐分析數(shù)據(jù)字段的移除.29交叉分析.29建立交叉分析篩選器.29美化交叉分篩選器.30迷你圖表.31強(qiáng)化設(shè)定格式化的條件.31PowerPoint 2010 下載簡報(bào)范例制作簡報(bào).33一致性外觀的利器主題.34簡報(bào)的輸出與無紙化的簡報(bào)

3、.37OUTLOOK2010 工作環(huán)境.46OUTLOOK 2010 新功能.46后臺(tái)檢視.46交談檢視.46清理交談.47略過交談.48快速步驟.48高效率的立即搜尋.49快速聯(lián)系人.49更有效率的郵件技巧.50快速檢視會(huì)議邀請(qǐng).50行事歷排程檢視.51提升通訊效率.52多元人的互動(dòng)聯(lián)系人卡片.52設(shè)定賬號(hào).54管理電子郵件賬號(hào).54使用通訊簿.56郵件格式.56圖片處理.57附加行到郵件.58郵件追蹤.58送達(dá)回條與讀取回條.58投票按鈕.59回復(fù)投票.59標(biāo)記重要郵件.59回復(fù)及轉(zhuǎn)寄.60以簡訊方式轉(zhuǎn)寄.60轉(zhuǎn)寄成會(huì)議邀請(qǐng).60郵件管理.61使用快速步驟處理郵件.61自定義快速步驟.61

4、變更快速步驟動(dòng)作.62檢視與搜尋郵件.62搜尋郵件.64聯(lián)系人管理.66建立聯(lián)系人數(shù)據(jù).66行事歷.67建立約會(huì).67建立周期性約會(huì).67建立會(huì)議.68共享行事歷.69變更或移除已發(fā)布的行事歷.70工作.70建立工作.70指派工作.71Outlook Social Connector .72Business contact manager.73啟動(dòng) WORD 2010 及操作界面WORD 2010啟動(dòng)啟動(dòng) WORD 2010 及操作界面及操作界面開始開始所有程序所有程序Microsoft Word 2010Word 2010 的操作接口和 Word 2003 比較起來,第一個(gè)最明顯的差別，就是

5、菜單欄的變化，原本的菜單欄取而代之的是可視化按鈕及文件索引卷標(biāo)。并且，在工作環(huán)境的右上方，多了一個(gè)最小化功能區(qū)的按鈕，可以隨時(shí)關(guān)閉或開啟功能區(qū)。自定義索引卷標(biāo)自定義索引卷標(biāo)上一個(gè)版本的 Word 2007 并沒有提供自定義索引卷標(biāo)的功能。所以，除了快速存取工具欄之外，無法將常用的工具鈕，放置于同一個(gè)索引卷標(biāo)或群組之下。12啟動(dòng) WORD 2010 及操作界面Word 2010 可以自行設(shè)定索引卷標(biāo)和群組，將一些常用的指令，放在同一個(gè)索引標(biāo)簽之下的不同群組之中。例：欲新增一個(gè)排版的索引卷標(biāo)；并在此索引卷標(biāo)中放置基本工具及段落樣式 兩個(gè)群組，并各自放置其對(duì)應(yīng)的指令按鈕STEP 1：文件文件選項(xiàng)選項(xiàng)

6、STEP 2：自定義功能區(qū)自定義功能區(qū)新增索引卷標(biāo)新增索引卷標(biāo)STEP 3：新增索引卷標(biāo)（自定義新增索引卷標(biāo)（自定義）或或新增群組（自定義新增群組（自定義）STEP 4：重新命名重新命名輸入對(duì)應(yīng)名稱輸入對(duì)應(yīng)名稱STEP 5：STEP 6：選取選取選取選取組名組名指令按鈕指令按鈕切換至常用命令清單切換至常用命令清單新增新增Word 2010 新功能簡介移除索引卷標(biāo)移除索引卷標(biāo)索引卷標(biāo)名（右）自定義功能區(qū)取消勾選選項(xiàng)可隱藏，若點(diǎn)按移除按鈕，再點(diǎn)確定鈕，即可刪除此一索引卷標(biāo)。Word 2010 新功能簡介新功能簡介加強(qiáng)文字效果加強(qiáng)文字效果Word 2010 可以直接套用特殊效果在文字上，更可以加上等

7、文字效果OneType 印刷樣式印刷樣式ord 2010 所提供的 OpenType 印刷樣式字型，可輕松為文字增添新的風(fēng)格，使其看起來更專業(yè)而精致。這些特色包括：連接字、樣式集以及交替數(shù)字及數(shù)字間距。常用常用 字型字型激活對(duì)話框激活對(duì)話框進(jìn)階進(jìn)階功功能能加強(qiáng)的加強(qiáng)的 SmartArt 圖形圖形Word 2010 共提供了九大類 185 種圖形,各種專業(yè)精美的圖形，直接套用。3Word 2010 新功能簡介插入插入 圖例圖例插入插入 SmartArt 圖形圖形強(qiáng)化通訊效率、立即共享文檔強(qiáng)化通訊效率、立即共享文檔當(dāng)與他人協(xié)同合作共同編輯文件時(shí)，可以使用智能標(biāo)記來檢視其他人目前的狀態(tài)。同時(shí)可在不需

8、要切換應(yīng)用程序的情況之下，開啟一個(gè)對(duì)談。但是，此功能必須搭配 Office Communicator 2007 R2 以及 OfficeCommunictaions Server 2007 R2 才能運(yùn)作。若使用 Hotmail、Messenger、Xbox Live ，則已經(jīng)有indows Live ID 即能進(jìn)行文件的上傳與共享；上傳的位置將會(huì)是Windows Live 的 SkyDrive 共享文件夾。更專業(yè)的圖片編輯更專業(yè)的圖片編輯4Word 2010 新功能簡介5Word 2010 可以在文件中直接編輯圖片，并做出圖片的各種特效，而不再需要使用到其他的圖片編輯軟件。超酷的圖片移除背景

9、的功能，以及新的圖片版面配置，能讓您做出更好的圖文整合效果。Word 2010 新功能簡介6Word 2010 新功能簡介7屏幕快照屏幕快照這是一個(gè)非常不錯(cuò)的抓圖工具，可在不離開的情況之下，隨時(shí)擷取螢?zāi)簧系漠嬅娉蔀閳D片，并自動(dòng)貼到目前編輯的文件中，從此再也不需要借助其他的抓圖程序來擷取畫面了。Word 2010 新功能簡介后臺(tái)檢視后臺(tái)檢視每一個(gè) Office 2010 應(yīng)用程序，都有后臺(tái)檢視（）的功能，后臺(tái)檢視除了提供極詳盡的文件摘要信息之外，Word 2010 所有從后臺(tái)檢視的環(huán)境之下執(zhí)行。主要的功能和工作環(huán)境的設(shè)定，也都是在檔案檔案 后臺(tái)檢視后臺(tái)檢視導(dǎo)覽窗格導(dǎo)覽窗格在早期的版本，可以透過大

10、件導(dǎo)引模式的檢視方式，將文章中的章、節(jié)標(biāo)題重點(diǎn)段落摘錄出來，置于文件導(dǎo)引模式窗格之中，以方便快速的移到標(biāo)題或段落的位置。8Word 2010 新功能簡介在 Word 2010 中，則將文件引導(dǎo)模式窗格文件引導(dǎo)模式窗格稱之為導(dǎo)覽窗格導(dǎo)覽窗格，除了能以干凈利落的方式來呈現(xiàn)章、節(jié)標(biāo)題之外，還能直接在導(dǎo)航窗格中移動(dòng)整個(gè)章節(jié)的位置或進(jìn)行段落升階、降級(jí)的操作。在導(dǎo)覽窗格中，除了保留瀏覽文件大綱文件大綱或或文件縮圖文件縮圖的功能之外，更新增了 搜尋文件搜尋文件的功能。Word 2010 在強(qiáng)大的全文檢索能力之下，還可以搜尋圖片和表格，使得瀏覽文件內(nèi)容變得更加方便。檢視檢視 顯示顯示導(dǎo)航窗格導(dǎo)航窗格導(dǎo)覽導(dǎo)覽數(shù)

11、據(jù)搜尋數(shù)據(jù)搜尋在導(dǎo)覽窗格中，輸入搜尋的關(guān)鍵詞，便會(huì)將文件中所有找到關(guān)鍵詞以黃色的醒目提示標(biāo)示出來，同時(shí)也將導(dǎo)航窗格中的章節(jié)摘要加上淡黃的底色，表示在這些落中也都含有相同的關(guān)鍵詞。910Word 2010 新功能簡介如要找尋圖形或表格，按下搜尋文本框右邊的下拉箭頭，即可選擇要找尋的目標(biāo)類別。關(guān)連式拼字檢查關(guān)連式拼字檢查當(dāng)一個(gè)單子拼字正確，但是在一個(gè)句子中的用法錯(cuò)誤時(shí)，能辨識(shí)內(nèi)文的拼字檢已經(jīng)可以修正更多這方面的拼字錯(cuò)誤。查，以及 文法屏幕閱讀工具貼上預(yù)覽貼上預(yù)覽貼上選項(xiàng)，Word 2010 實(shí)時(shí)預(yù)覽（實(shí)時(shí)預(yù)覽（Live Preview） ，提供了三種不同的可在不同的應(yīng)用程序之間貼上相同的內(nèi)容。常用

12、常用 剪貼簿剪貼簿貼上貼上按鈕下方的箭頭Word 2010 新功能簡介11三種選項(xiàng)分別為：保持來源格式設(shè)定保持來源格式設(shè)定、合并格式設(shè)定合并格式設(shè)定、只保留文字只保留文字語言工具語言工具Word 2010 使用獨(dú)立的 工具提示、說明、以及顯示語言設(shè)定，同時(shí)可以自定義多語言使用經(jīng)驗(yàn)。只要在 Word 2010 中修正語言，其他的 應(yīng)用程序，也會(huì)跟著一并修正其語言設(shè)定。檔案檔案 選項(xiàng)選項(xiàng)語言語言加強(qiáng)的翻譯工具加強(qiáng)的翻譯工具Word 2010 的翻譯工具，包括三種功能：在瀏覽器中執(zhí)行機(jī)器翻譯在參考數(shù)據(jù)戶窗格中執(zhí)行本機(jī)與在線翻譯透過迷你翻譯迷你翻譯工具作文字或段落的隨選翻譯Word 2010 新功能簡

13、介還提供了英語協(xié)助以及英文文字讀稿功能。校閱校閱 語言語言翻譯翻譯迷你翻譯工具迷你翻譯工具Word Web AppOffice Web Apps 提供熟悉的 Microsoft Office 操作接口，隨時(shí)隨地都能透過Web 完成工作。只要因特網(wǎng)聯(lián)機(jī)成功，就能輕松存取、共享文檔、并且使用，將文件儲(chǔ)存到上，隨時(shí)透過計(jì)算機(jī)或手機(jī)存取。企業(yè)和個(gè)人應(yīng)用的方式是不同的企業(yè)應(yīng)用：Word Web 程序必須在 Microsoft SharePoint 2010 上執(zhí)行個(gè)人應(yīng)用：Word Web 程序可以搭配 Windows Live Services 來使用1213大幅提升輸入的效率大幅提升輸入的效率大幅提

14、升輸入的效率輸入數(shù)據(jù)技巧輸入數(shù)據(jù)技巧WORD 2010 提供了自動(dòng)更正以及建置組塊的功能來協(xié)助文字輸入的效率。自動(dòng)校正及建置組塊能將常用的專有名詞、法令規(guī)章、各式窗體、圖片等儲(chǔ)存在的自動(dòng)更正項(xiàng)目，不必再重新輸入，或花時(shí)間去尋找之前舊有的數(shù)據(jù)來復(fù)制。此二項(xiàng)功能在之前舊版就已經(jīng)提供。建置組塊相較于自動(dòng)更正，建置組塊彈性更大，可以將選定的文字、圖片、表格、文件封面、水印以及頁首頁尾等內(nèi)容，儲(chǔ)存在快速組件庫之中，可以更有系統(tǒng)的將常用的數(shù)據(jù)存放在特定的位置，以便將來可以快速的找到并插入這些資料。建置組塊不必像自動(dòng)更正一樣，必需要取一個(gè)代碼。其內(nèi)容可以是專有名詞、提醒事項(xiàng)、一個(gè)句子、一段文字或整份文件。S

15、TEP1選取文字范圍STEP2插入插入 文字文字 快速組件快速組件 儲(chǔ)存選取項(xiàng)目至快速組件庫儲(chǔ)存選取項(xiàng)目至快速組件庫選項(xiàng)選項(xiàng):只插入內(nèi)容： 文字和表格被置于插入點(diǎn)的位置，圖片和文本框14大幅提升輸入的效率被置于文件中相對(duì)的位置。插入內(nèi)容到它自己的段落：文字和表格被置于新的段落之中插入內(nèi)容到它自己的頁面：自動(dòng)產(chǎn)生新，同時(shí)插入該建置組塊。刪除建置組塊插入插入 文字文字快速組件快速組件（右）（右）組織與刪除組織與刪除使用文件模板使用文件模板在工作中可能會(huì)使用到的文件格式，幾乎都涵蓋在 Word 2010 的文件范本之中。雖然文件模板未必能夠完全符合需求，得做修改，但總是可以大幅的節(jié)省編輯文件的時(shí)間，

16、提升工作效率。檔案檔案 新增新增可用范本可用范本 或或 O 網(wǎng)站上的在線范本網(wǎng)站上的在線范本提升排版的效率可用模板為裝在本機(jī)上的范本提升排版的效率提升排版的效率改變段落排列方式改變段落排列方式閱讀文件時(shí)，字里行間沒有壓迫感，容易閱讀，那么字距、行距、段落間距是必須要調(diào)整的項(xiàng)目。透過版面配置來增加文章的可讀：版面配置版面配置 版面設(shè)定版面設(shè)定文件網(wǎng)格線文件網(wǎng)格線指定行與字符的網(wǎng)格線指定行與字符的網(wǎng)格線快速改變段落外觀樣式快速改變段落外觀樣式樣式集提供了種不同的文件樣式，透過樣式集，能迅速改變文字的外觀和段落的外觀。15提升排版的效率常用常用 樣式樣式變更樣式變更樣式樣式集樣式集 色彩：僅改變各種

17、圖案、圖表、文字和超鏈接的色彩，包括內(nèi)建和色彩：僅改變各種圖案、圖表、文字和超鏈接的色彩，包括內(nèi)建和Office .com 在線色彩在線色彩,約有約有 70 種色彩可供選擇種色彩可供選擇。 字型：僅改變文字部份的字型，包括內(nèi)建和字型：僅改變文字部份的字型，包括內(nèi)建和 Office .com 在線字型，約有在線字型，約有種的字型可供選擇。種的字型可供選擇。 段落間距：提供了種不同的間距選擇。段落間距：提供了種不同的間距選擇。使用樣式集快速排版后使用樣式集快速排版后，標(biāo)題文字的大小和階層屬性，還是需要人工來調(diào)整。色彩和字型的選項(xiàng)，在套用時(shí)，如果沒有任何反應(yīng)，那是因?yàn)槲募械淖中鸵婚_始就沒有套用主題

18、的字型，文字或圖形的色彩也是一樣，如果一開始就沒有套用主題色彩，此時(shí)變更樣式的色彩和字型就不會(huì)產(chǎn)生作用。16提升排版的效率17如果文件套用過樣式集樣式集中的選項(xiàng)，那么變更樣式中的色彩和字型，將會(huì)影響文件中所有的文字和圖形對(duì)象。圖片效果圖片效果在 Word 2010 中，可以直接做出圖片的各種美術(shù)效果。還新增了圖片移除背景功能，以及全新的圖片版面配置功能，并且各種插入或處理后之圖片，還可以另外存成 PNG、JPG、GIF、TIF、BMP 的圖檔格式。去除背景STEP1選取圖片STEP2圖片工具圖片工具格式格式調(diào)整調(diào)整移除背景移除背景STEP3方框以外的背景及粉紅色的區(qū)域，都會(huì)被移除方框以外的背景

19、及粉紅色的區(qū)域，都會(huì)被移除STEP4欲修正標(biāo)示的范圍欲修正標(biāo)示的范圍圖片工具圖片工具格式格式調(diào)整調(diào)整標(biāo)示區(qū)域以保留標(biāo)示區(qū)域以保留STEP5圖片工具圖片工具格式格式關(guān)閉關(guān)閉保留變更保留變更18提升排版的效率互動(dòng)窗體設(shè)計(jì)互動(dòng)窗體設(shè)計(jì)STEP1開啟開發(fā)人員開發(fā)人員索引卷標(biāo)檔案檔案選項(xiàng)選項(xiàng)自定義功能區(qū)自定義功能區(qū)勾選勾選開發(fā)人員開發(fā)人員選項(xiàng)選項(xiàng)STEP2開發(fā)人員開發(fā)人員控件控件設(shè)計(jì)模式設(shè)計(jì)模式選取選取內(nèi)容控件內(nèi)容控件STEP3開發(fā)人員開發(fā)人員控件控件屬性屬性提升排版的效率標(biāo)題：輸入控件標(biāo)題（如：必須輸入）必須輸入標(biāo)題：輸入控件標(biāo)題（如：必須輸入）必須輸入標(biāo)簽：控件顯示名稱標(biāo)簽：控件顯示名稱選擇一個(gè)項(xiàng)目

20、。確認(rèn)確認(rèn)按鈕按鈕STEP4在二個(gè)標(biāo)簽之間輸入提示文字提示文字STEP5取消設(shè)計(jì)模式長文件編輯長文件編輯善用段落樣式使用段落樣式才是控管長文件格式的最佳方式Word 2010 提供了兩種使用段落樣式的方式:第一種是套用快速樣式快速樣式 ;第二種方式是自定義段落樣式自定義段落樣式之后，再套用給段落使用19掌控章節(jié)編號(hào)套用快速樣式套用快速樣式Word 已將企業(yè)可能會(huì)使用在文件中的段落樣式設(shè)定成為快速樣式，置放在快速樣式庫的選單中，可以直接套用段落之中常用常用 樣式樣式選擇套用樣式名稱選擇套用樣式名稱掌控章節(jié)編號(hào)掌控章節(jié)編號(hào)長文件的章節(jié)編號(hào)長文件的章節(jié)編號(hào)編輯長文件時(shí)，最好能將報(bào)告內(nèi)容章、分節(jié)并且配

21、合章節(jié)來突顯標(biāo)題文字好的章編方式，能夠讓層次分明這樣的文件，就可以透過檢視導(dǎo)航窗格的方式，列舉出文件大綱使得我們可以輕易的切換章節(jié)，快速移到想要編輯的段落2021長文件目錄制作啟動(dòng)導(dǎo)覽窗格啟動(dòng)導(dǎo)覽窗格檢視檢視 顯示顯示 導(dǎo)航窗格導(dǎo)航窗格長文件目錄制作插入頁碼插入頁碼插入插入 頁首及頁尾頁首及頁尾頁碼頁碼分節(jié)處理分節(jié)處理目錄要放在文件的最前面，所以要在第一頁前方插入一張空白頁面由于目錄所在位置不需要頁碼存在，所以，必須用分節(jié)的方式來插入空白頁，而不能直接插入空白頁版面配置版面配置 版面設(shè)定版面設(shè)定分隔設(shè)定分隔設(shè)定下一頁下一頁在頁首頁尾編輯環(huán)境在頁首頁尾編輯環(huán)境頁首頁尾工具頁首頁尾工具設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)導(dǎo)覽

22、導(dǎo)覽連結(jié)到前一連結(jié)到前一節(jié)節(jié)在第二頁的頁碼（右在第二頁的頁碼（右）頁碼格式頁碼格式起始頁碼設(shè)定為起始頁碼設(shè)定為確定確定刪除第一頁的頁碼刪除第一頁的頁碼制作目錄制作目錄常用常用 樣式樣式內(nèi)文內(nèi)文參考數(shù)據(jù)參考數(shù)據(jù) 目錄目錄目錄目錄選取目錄格式選取目錄格式長文件目錄制作22節(jié)能減碳是目前全世界大勢所趨，當(dāng)然也得跟上潮流，當(dāng)完成文件編輯后，不必使用打印機(jī)來打印文件，可以直接以電子郵件附件的形式傳送給對(duì)方，或者直接將文件張貼到部落格，更可以將檔案送到 Windows Live 以及SharePoint 文件服務(wù)器上來共同編輯.以電子郵件傳送鏈接要執(zhí)行此項(xiàng)功能，必須先將檔案存放在網(wǎng)絡(luò)上的共享位置（例如：S

23、harePoint網(wǎng)站上的工作區(qū)或者個(gè)人申請(qǐng)的 Office Live Workspace 工作區(qū)，否則是無法使用此功能的申請(qǐng)賬號(hào)至：http:/ 申請(qǐng)免費(fèi)的 OfficeLive Workspace 賬號(hào),并建立您需要的工作區(qū),記下您的工作區(qū) IP 地址，再配合來做檔案上傳及分享23長文件目錄制作儲(chǔ)存檔案到工作區(qū)有了 Office Live Workspace 賬號(hào)之后,必須在 Word 2010 中，將檔案儲(chǔ)存郅相關(guān)工作區(qū)中檔案檔案 另存新檔另存新檔 儲(chǔ)存儲(chǔ)存在另存新檔對(duì)話框中輸入工作區(qū)的地址開啟工作區(qū)的檔案并傳送連結(jié)開啟工作區(qū)的檔案并傳送連結(jié)檔案檔案 開啟舊檔開啟舊檔輸入工作區(qū)網(wǎng)址輸入工

24、作區(qū)網(wǎng)址選取工作區(qū)名稱選取工作區(qū)名稱開啟開啟檔案檔案 儲(chǔ)存并傳送儲(chǔ)存并傳送使用電子郵作傳送使用電子郵作傳送傳送連結(jié)傳送連結(jié)24長文件目錄制作在在 Windows Live 上共享文檔上共享文檔儲(chǔ)存檔案到 Windows Live SkyDrive檔案檔案 儲(chǔ)存并傳送儲(chǔ)存并傳送儲(chǔ)存至儲(chǔ)存至登入登入輸入賬號(hào)密碼并選取檔案輸入賬號(hào)密碼并選取檔案另存新檔另存新檔長文件目錄制作25EXCEL2010 大量資料的分析EXCEL2010 大量資料的分析EXCEL 然是一個(gè)功能強(qiáng)大的試算應(yīng)用軟件,但長久以來一直頗受人詬病的問題之一,便是工作表的大小一直受到限制,無法直接匯入并處理較龐大的數(shù)據(jù).然而，從開始，任

25、務(wù)欄的大小已經(jīng)打破了這個(gè)枷鎖，一張工作表的資料列，已達(dá)萬。樞紐分析樞紐分析一直是重要的分析運(yùn)算工具之一，打從早期版的交叉分析表到目前的數(shù)據(jù)透視表，歷經(jīng)多次的操作接口之更替，持續(xù)強(qiáng)化了數(shù)據(jù)分析的功能。假設(shè)已經(jīng)收集了大量的事務(wù)數(shù)據(jù)，例如：公司近幾年來的每日事務(wù)數(shù)據(jù)，包含一筆訂單的編號(hào)、日期、經(jīng)手人、客戶名稱、交易金額與交易方式；而現(xiàn)在準(zhǔn)26樞紐分析備好要從這些數(shù)據(jù)中摘錄一些具備特定意義的信息；例如：可能想知道下列問題的答案：各縣市各種交易方式的總銷售金額各縣市里再依據(jù)各交易公司各種交式的總銷售金額？每一年每一季各地區(qū)的總銷售金額？針對(duì)這些問題，僅須建立數(shù)據(jù)透視表便可自動(dòng)摘錄、整理與匯總原始大的大量

26、事務(wù)數(shù)據(jù)，產(chǎn)生解決各種問題及需求的交互式分析報(bào)表，可以運(yùn)用這些報(bào)表來分析、比較、找企業(yè)模式、分析趨勢。建立數(shù)據(jù)透視表插入表格數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表確認(rèn)選取的表格范圍是否正確，然后確定。27樞紐分析28立即新增空白工作表，并建立樞紐分析結(jié)構(gòu)同時(shí)也啟動(dòng)了數(shù)據(jù)透視表工具，底下并包含選項(xiàng)與設(shè)計(jì)兩個(gè)索引卷標(biāo)。在畫面右側(cè)的數(shù)據(jù)透視表字段列表工作窗格里，示數(shù)據(jù)源的各個(gè)數(shù)據(jù)字段名稱，以及數(shù)據(jù)透視表結(jié)構(gòu)中的報(bào)表篩選、列卷標(biāo)、欄卷標(biāo)與值等四個(gè)區(qū)域。拖曳域名至各個(gè)結(jié)構(gòu)區(qū)域，即可自墽建立數(shù)據(jù)透視表。拖曳域名至各區(qū)域時(shí)，會(huì)立即呈現(xiàn)分析結(jié)果于工作表上。區(qū)域的層次分析將第二層域名曳至列卷標(biāo)區(qū)域里原有之域名之下即可。數(shù)據(jù)透視表

27、的群組設(shè)定即使原始數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)字段中，僅提供有日期信息，數(shù)據(jù)透視表也能夠透過自動(dòng)群組功能，區(qū)分為年、季、月、等群組分類；甚至，對(duì)于原始數(shù)據(jù)源的數(shù)值性數(shù)據(jù)字段，也非常適用群組分析統(tǒng)計(jì)。數(shù)據(jù)透視表的分頁篩選在數(shù)據(jù)透視表的架構(gòu)中，還有一個(gè)名為報(bào)表篩選的區(qū)域，可作為分頁示字段，也就是說，若將數(shù)據(jù)字段置入此區(qū)域，即表示要以讓數(shù)據(jù)字段為依據(jù)，顯示并統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)透視表的結(jié)果。交叉分析29樞紐分析數(shù)據(jù)字段的移除若要更樞紐分析的結(jié)構(gòu)，除了可以重新拖曳數(shù)據(jù)字段名至其他域內(nèi)，以不同的角度與面相來建構(gòu)數(shù)據(jù)透視表外，如果僅是要移除域里的數(shù)據(jù)字段，則不論是透過鼠標(biāo)的拖曳操作，或是在右側(cè)數(shù)據(jù)透視表字段列表窗格里，取消數(shù)據(jù)字段之

28、復(fù)選框的勾選。交叉分析為了要閱讀樞紐分析報(bào)表的用戶，能夠隨時(shí)檢閱掌控所要的數(shù)據(jù)，能夠更輕易的與分析數(shù)據(jù)有所互動(dòng)，以簡易的操作來完成美觀的位式報(bào)表，即是交叉分析篩選器。交叉分析篩選器是的新增功能，透過它可更簡化數(shù)據(jù)透視表的報(bào)表篩選作業(yè)，甚至，透過它可創(chuàng)造出彈指之間即可盡情分析數(shù)據(jù)的數(shù)字報(bào)表。建立交叉分析篩選器插入篩選交叉分析篩選器勾選對(duì)應(yīng)字段復(fù)選框勾選的數(shù)據(jù)字段即以浮貼式按鈕選單呈現(xiàn)在工作表上，這個(gè)浮貼式的選單便稱之為交叉分析篩選器。在交叉分析篩選器里所列的按鈕標(biāo)題即為報(bào)表篩選字段的內(nèi)容，只要輕松點(diǎn)單擊標(biāo)題，即可篩選并手該標(biāo)題的樞紐分析數(shù)據(jù)。交叉分析30美化交叉分篩選器交叉分析篩選器的外觀正如同

29、一般的控制選單按鈕，而不是儲(chǔ)存格，因此，透過交叉分析篩選器將可以建立更引人注目與實(shí)用的互式報(bào)表。在建置有交叉分析篩選器的工作表上，活頁簿上方的功能區(qū)里，也將提供有交叉分析篩選器工具，在此工具底下，將包含名為選項(xiàng)索引卷標(biāo)，可以格化交叉分析篩選，美化數(shù)字儀表面板。迷你圖表31迷你圖表迷你圖及超迷你圖是歐美極為風(fēng)行的趨勢分析工具，透過這種型態(tài)的圖表可以讓人在龐大的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)中，輕松了解數(shù)據(jù)彼此之間復(fù)雜的關(guān)系。最典型的迷你圖表便是 Sparklines.是一種可以在文顯示卻又不會(huì)破壞排版的圖表(如圓餅圖、趨勢線等)，也就是說是一種可視化信息圖表類型的統(tǒng)計(jì)圖表，其特性是僅占一列文字高度的小尺寸、高數(shù)據(jù)密度

30、之統(tǒng)計(jì)圖表。強(qiáng)化設(shè)定格式化的條件開始，設(shè)定格式化條件的功能便有了重大的改變，單元格的格式，除了可以因?yàn)閮?nèi)容多寡或數(shù)據(jù)的差異，而有著不同的字體、字型、樣式與填滿效果外，還可以利用資列橫條、色階與圖示集，輕松的套用在各種不準(zhǔn)則的儲(chǔ)存格或范圍，制作出可以強(qiáng)調(diào)特規(guī)范的內(nèi)容、極具目提示的數(shù)據(jù)報(bào)表。強(qiáng)化設(shè)定格式化的條件32簡報(bào)的成功與否雖說與演講者口才是否流利、應(yīng)對(duì)是否從容自如息息相關(guān),但是,如果內(nèi)容空洞、言之無物,實(shí)在巧婦也難為無杰之炊。因此，簡報(bào)的內(nèi)容及內(nèi)涵才是成功簡報(bào)的關(guān)鍵要素。PowerPoint 2010 下載簡報(bào)范例制作簡報(bào)PowerPoint 2010 下載簡報(bào)范例制作簡報(bào)啟動(dòng)后，點(diǎn)按左上方

31、的檔案索引卷標(biāo)，所展開的畫面雖然部份與舊版本之傳統(tǒng)檔案菜單選單相似，但實(shí)質(zhì)上可是大大不同的操作介。這是一個(gè)稱之為（后臺(tái)檢視）的檢視操作接口，在此環(huán)境下，提供了儲(chǔ)存檔案、另存新檔、開啟舊檔、打印。等等極為熟悉的功能選單外，更強(qiáng)化了管理檔案與檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的能力，透過這個(gè)來視操作與接口，可以建立、儲(chǔ)存、檢查隱藏的元數(shù)據(jù)或個(gè)人信息，以及與簡報(bào)檔案與操作環(huán)境相關(guān)的定選項(xiàng)。也就是說，在此的種種設(shè)定皆是可以針對(duì)檔案本身執(zhí)行的動(dòng)作，而不是檔案內(nèi)容的編輯與執(zhí)行作業(yè)。檔案 信息可進(jìn)行該檔案的權(quán)限、準(zhǔn)備共享與版本等相關(guān)信息的設(shè)定。33一致性外觀的利器主題檢視畫面右側(cè)也可以預(yù)覽該簡報(bào)檔案的小縮圖、內(nèi)容、相關(guān)日期與人員

32、等信息。此外，在后臺(tái)檢視畫面中，也可以透過新增索引簽的操作，輕松聯(lián)機(jī)至網(wǎng)際網(wǎng)路，以自行輸入關(guān)鍵詞來搜尋現(xiàn)成的簡報(bào)議題模板，再從范例簡報(bào)檔案中創(chuàng)建、編修一份專屬的簡報(bào)。檔案 新增輸入關(guān)鍵詞開始搜尋下載一致性外觀的利器主題主題是一組格式設(shè)定選項(xiàng)，包含了主題色彩、主題字型（包含標(biāo)題及本文字型），以及主題效果（包含線條與填滿效果）。以前，布景主題格式套用僅適用于應(yīng)用軟件，但是，從 Office 2007以后，家族成員，均已提供許多內(nèi)建的文件主題，可以輕易地套用在簡報(bào)、文件、活頁簿中，讓這些不同類型的文件檔案也都可以具有統(tǒng)一外觀與面貌，甚至，使用者也可以自定義及儲(chǔ)存文件主題，萶此建立自己專屬的主題。34

33、一致性外觀的利器主題設(shè)計(jì) 主題其他其實(shí)主題是由色彩、字型與效果等三種格式設(shè)定所組合而成格式效果,甚中,布景主色彩心巳含四種文字和背景色彩、六種強(qiáng)調(diào)色彩及兩種超鏈接色彩;在完成安裝 2010 后,除了會(huì)有多套內(nèi)建的主題具有專屬的格式化效果外,也可以分別自定義這些主題，建置專屬的主題。儲(chǔ)存自定義的主題若要建立專屬的主題，讓編輯中的簡報(bào)或其他簡報(bào)檔案可以輕松點(diǎn)選套用，則透過的色彩、字型與效果等個(gè)別的格式設(shè)定后，便可以點(diǎn)按主題選單中的儲(chǔ)存目的布景主功能選項(xiàng)。自定義版面配置在 PowerPoint 的環(huán)境下,投影片的制作并不一定是從一張空白的投影片無中生有地開始逐一添加投影片的內(nèi)容,而大多數(shù)的時(shí)候,都是

34、透過投影片版面配置的選擇,然后，再根據(jù)版面配置的指引來添增投影片的內(nèi)容。35一致性外觀的利器主題默認(rèn)的版面配置共有標(biāo)題投影片、標(biāo)題及對(duì)象、章節(jié)標(biāo)題、兩項(xiàng)對(duì)象、比對(duì)、有標(biāo)題、空白、含標(biāo)題的內(nèi)容、含標(biāo)題的圖片、標(biāo)題及豎排文字以及直排標(biāo)及文字等種。雖然舊版具有較多的版面配置，默認(rèn)狀態(tài)下僅提供種版面配置，但是，舊版并無法自行定義、創(chuàng)建新的版面配置，可是，新版已經(jīng)具備自定義化版面配置的功能，讓用戶可以擴(kuò)增新的版面配置投影片，并在上面規(guī)劃出自訂的各個(gè)版面配置區(qū)。檢視 母片檢視幻燈片母板幻燈片母板在母片編環(huán)境的左側(cè)窗格里可以看到所有版面配置，其中，頂端最大尺寸的這張投影片即為幻燈片母板?；脽羝赴宓紫聫堓^小

35、規(guī)模的投影片即為默認(rèn)的張版面配置投影片。36簡報(bào)的輸出與無紙化的簡報(bào)37編輯母片 母片配置 插入版面配置插入版面配置區(qū)左側(cè)窗格縮圖（右）重新命名版面配置簡報(bào)的輸出與無紙化的簡報(bào)簡報(bào)檔案的制作目的，除了最終要進(jìn)行簡報(bào)的放映外，紙本的輸出或電子檔案的輸出，也是演講或會(huì)議前后，不可或缺的媒介。紙本的打印輸出可以透過打印的操作，直接肘簡報(bào)以紙本的形式輸出，打印成講義、備忘稿。檔案 打印選擇打印機(jī)38簡報(bào)的輸出與無紙化的簡報(bào)若選擇的是打印講義，還可以選擇一頁紙張欲打印張數(shù)。在此后臺(tái)檢視畫面的打印索引卷標(biāo)中，可以進(jìn)行打印的預(yù)覽、示比例的縮放，這比起早期傳統(tǒng)的對(duì)話框要有效率多了。虛擬打印機(jī)的使用雖然以紙本的

36、方式打印簡文件很方便，但傳送卻是大問題，在無紙化的時(shí)代也極不環(huán)保，然而透過子檔案的傳輸，將簡報(bào)檔案傳遞給他人也并非絕對(duì)良策，因?yàn)?，簡?bào)內(nèi)容極易讓人貼、剽竊，所以，將簡報(bào)檔案以、等檔案格式來儲(chǔ)存?zhèn)鬟f是不錯(cuò)選擇。檔案 打印Microsoft XPS Document Writer 這臺(tái)虛擬打印機(jī) 打印 另存檔案附檔名為簡報(bào)的輸出與無紙化的簡報(bào)3940簡報(bào)的輸出與無紙化的簡報(bào)以電子郵件附件方式傳遞簡報(bào)檔案檔案 儲(chǔ)存并傳送使用電子郵件傳送以附本傳送將簡報(bào)檔案儲(chǔ)存到 SkyDrive 分享共享在 OFFICE 2010 家族系列的軟件,已經(jīng)與 Windows Live 的 做了非常理想的整合，可以輕輕松

37、松將文件，直接在的軟件操作環(huán)境下，發(fā)布儲(chǔ)到您的空間。檔案 儲(chǔ)存并傳送儲(chǔ)存至登入簡報(bào)的輸出與無紙化的簡報(bào)41瀏覽器中檢視或編輯文檔庫里的簡報(bào)在與 SharePoint Server 2010 的整合方面，只要將簡報(bào)檔案上傳至SharePoint Server 的文檔庫中，用戶的計(jì)算機(jī)并丕需要安裝 PowerPoint ，也能夠透過瀏器來檢視或編輯簡報(bào)。廣播簡報(bào)新增了投影片廣播功能，可以讓演示者隨時(shí)隨地都能夠經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)與任何人分享簡報(bào)的放，原理很簡單，便是將簡報(bào)檔案所在位置的鏈接透過電子郵件送給受邀者，然后，這些受邀者便可在瀏覽器中觀賞幻燈片放映的同步檢視成果，而整個(gè)廣播過程中，您可以隨時(shí)暫?；脽羝?/p>

38、放映、重新傳送給出席者，或者切換至其他應(yīng)用程，不但不會(huì)中斷播，也不會(huì)讓出席者看到您的桌面。42簡報(bào)的輸出與無紙化的簡報(bào)Power Point 廣播服務(wù)只要擁有 Windows Live ID 的使用者都可以使用此種服務(wù)，而且此解決方案很適合對(duì)企業(yè)、單位其組織外部的對(duì)象進(jìn)行簡報(bào)的廣播。Microsoft Office Web Apps安裝 Microsoft Office Web Apps 的服務(wù)器上裝載有企業(yè)、單位其組織所提供的廣播服務(wù)。因此，若要使用此種廣播服務(wù)，網(wǎng)站管理員必須事先設(shè)定廣播網(wǎng)站，而且對(duì)象成員也必須具備該網(wǎng)站的存取權(quán)?；脽羝庞抽_始幻燈片放映投影片廣播或 檔案儲(chǔ)存并傳送投影片廣

39、播投影片廣播封裝成光盤將制作的簡報(bào)檔案，包含其使用的特字型、鏈接的內(nèi)容都打包存放在一個(gè)數(shù)據(jù)夾里。檔案 儲(chǔ)存并傳送將簡報(bào)封裝成光盤新增43簡報(bào)的輸出與無紙化的簡報(bào)SmartArt 的轉(zhuǎn)換條列式的文字若要改成圖像式的可視化格式,昔日都得藉由快取圖形的繪制，才能繪制出各種幾何圖案，然后，再耗費(fèi)許多時(shí)間在對(duì)齊、排列、上下次的調(diào)整上，所制作出來作品也不見得受到青睞！提供許多專業(yè)美觀的現(xiàn)成智能圖案，可以輕易地將原本平凡無奇的條列式純文本，自動(dòng)轉(zhuǎn)為圖像式條列式視覺圖案。修列式文本框（右）轉(zhuǎn)換成SmartArt 功能選項(xiàng)選取樣式簡報(bào)的輸出與無紙化的簡報(bào)44建立新的 SmartArt 圖形若要在投影片上建立新的

40、 SmartArt 圖形,可以開啟選擇 SmartArt 圖形對(duì)話框,從中點(diǎn)選所要建立的圖形,然后,進(jìn)行文宆輸入與格式、樣式的套用.簡報(bào)的輸出與無紙化的簡報(bào)45OUTLOOK2010 是一個(gè)功能強(qiáng)大的訊息管理工具，除了能夠管理電子郵件、行事歷、聯(lián)系人、和記事之外，如果安裝了 Exchange 2010 ，就可以在OUTLOOK2010 中直接讀取語音郵件和傳真，甚至透過 OUTLOOK MOBILE以及 OUTLOOK WEB ACCESS 來存取這些訊息OUTLOOK 2010 新增了 OUTLOOK Social Connetor 的功能，可將OUTLOOK 2010 聯(lián)機(jī)到社交網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)

41、掌握聯(lián)系人與之間的互動(dòng)狀況Business Contact Manager 更是一個(gè)不讓錯(cuò)過的機(jī)管理工具，能夠助您找出潛在的客戶、追蹤記錄營銷活動(dòng)所帶來的商機(jī)和收益、規(guī)劃商務(wù)項(xiàng)目協(xié)助您達(dá)成業(yè)績目標(biāo)，除此之外，還可以實(shí)時(shí)呈現(xiàn)有關(guān)銷售、營銷、項(xiàng)目管理等各式圖表和計(jì)數(shù)據(jù)，您還可以將聯(lián)系人數(shù)據(jù)，直接復(fù)制成為的客戶或廠商數(shù)據(jù)OUTLOOK2010 工作環(huán)境46OUTLOOK2010 工作環(huán)境工作環(huán)境OUTLOOK 2010 新功能新功能后臺(tái)檢視后臺(tái)檢視OUTLOOK 2010 的電子郵件賬號(hào)設(shè)定必須透過后臺(tái)檢視(Microsoft OfficeBackstage)的方式，來建置和管理，其它諸如設(shè)定規(guī)則、

42、自動(dòng)回復(fù)等工作項(xiàng)目的設(shè)定，也都在此進(jìn)行交談檢視交談檢視交談檢視加強(qiáng)了追蹤及管理相關(guān)電子郵件的能力，同時(shí)幫您節(jié)省收件匣的空間當(dāng)檢視某一郵件時(shí)，OUTLOOK 2010 會(huì)自動(dòng)搜尋所有的文件夾,將與此封郵件相同主旨的其他郵件也一并顯示出來，因?yàn)檫@代表它們之間是有關(guān)連的47OUTLOOK 2010 新功能最重要的郵件，會(huì)以較大的紅色圓點(diǎn)標(biāo)記出來，其它與這封信相關(guān)的郵件，會(huì)被串接在這封信的下方，打開這封信，即可同時(shí)看到其他相關(guān)郵件的所有內(nèi)容清理交談清理交談在回復(fù)郵件時(shí)，都包含了前一封郵件的內(nèi)容，所以最后一封信就會(huì)包含了前面所有信的內(nèi)容，就可以使用清理交談的功能，將內(nèi)容類似的其他郵件，全部移除，以減輕收

43、件匣的負(fù)擔(dān)常用常用 刪除刪除清理清理清理交談清理交談48OUTLOOK 2010 新功能略過交談略過交談如果對(duì)于來信中的交談主旨不想再作理會(huì)，就可以使用略過交談的功能，將這個(gè)交談主旨之下的所有郵件全部從收件匣移至刪除的郵件文件夾，以后再收到與該交談主旨相關(guān)郵件，就會(huì)直接被移到刪除的郵件文件夾中常用常用 刪除刪除略過略過略過交談略過交談快速步驟快速步驟當(dāng)收到郵件之后，如何快速處理或者歸檔這些郵件呢？使用 OUTLOOK2010的快速步驟，可以簡化郵件處理的過程，輕松的完成郵件的后續(xù)處理快速步驟的用途如下：移至：將選取的郵件移所指定的郵件文件夾，并將郵件標(biāo)示為己讀取轉(zhuǎn)寄給經(jīng)理：將郵件轉(zhuǎn)寄給您的主管

44、如果使用 Exchange Server ,主管的名稱將來自 全局通訊列表 (全局通訊列表:包含組織中所有用戶、群組、及通訊群列表電子郵件地址的通訊簿管理者建立并維護(hù)此通訊簿，它包含公用文件夾電子郵件地址)小組電子郵件：將郵件轉(zhuǎn)寄給小組成員如果使用 Exchange Server，小組成員的郵件地址將來自全局列表完成：將郵件移至指定的郵件資夾，并標(biāo)示該郵件已成且標(biāo)示為已讀取回復(fù)及刪除：回復(fù)選取的郵件，同時(shí)將選取的郵件刪除OUTLOOK 2010 新功能49新建：將一個(gè)或多個(gè)郵件動(dòng)作，建立成為快速步驟高效率的立即搜尋高效率的立即搜尋OUTLOOK2010 可以使用關(guān)鍵詞來搜尋所有的 OUTLOO

45、K 文件夾例如：郵件、行事歷、工作和聯(lián)系人；也可以限定搜尋的范圍，例如只在目前文件夾或者所有郵件項(xiàng)目中搜尋；透過精簡的搜尋方式，可以只針對(duì)郵件中的寄件者、主旨、附件、郵件分類或其他各種郵件標(biāo)記加以搜尋快速聯(lián)系人快速聯(lián)系人想要在 OUTLOOK2010 中很快的找到聯(lián)系人的詳細(xì)信息，可以不用再切換到聯(lián)系人的工作環(huán)境，只要在常用常用尋找尋找尋找聯(lián)系人尋找聯(lián)系人文本框中，OUTLOOK 2010 新功能50輸入關(guān)鍵詞，按鍵，符合關(guān)鍵詞的聯(lián)系人列表立即顯示出來更有效率的郵件技巧更有效率的郵件技巧在寄出郵件時(shí)，偶爾會(huì)發(fā)生忘記加上主旨；原來只想回復(fù)發(fā)件人一人，卻按到全部回復(fù)按鈕；發(fā)信給不在辦公室的同事；不

46、小心將機(jī)密數(shù)據(jù)傳送給公司以外的人以上情形如果 Outlook 2010 與 Exchange 2010 聯(lián)機(jī)，而且Exchange 管理者已經(jīng)設(shè)定提供使用 郵件技巧 的功能，就可以隨時(shí)得到警示訊息，以避免上述情況發(fā)生快速檢視會(huì)議邀請(qǐng)快速檢視會(huì)議邀請(qǐng)當(dāng)收到會(huì)議邀請(qǐng)時(shí)，不需要離開會(huì)議邀請(qǐng)郵件，即可快速檢視此會(huì)議邀請(qǐng)是否造成行程上的沖突，同時(shí)可完成接受、拒絕或回復(fù)會(huì)議邀請(qǐng)的動(dòng)作51OUTLOOK 2010 新功能行事歷排程檢視行事歷排程檢視使用行事歷群組功能，同時(shí)檢視多位同事的行事歷，這樣將有助于會(huì)議的安排每一位同事的行以及資源行事歷都將呈現(xiàn)在同一個(gè)畫面上，讓您能夠快速找到最適合開會(huì)的時(shí)間常用常用

47、排列排列排程檢視排程檢視行事歷群組行事歷群組可以快速查看共同工作同仁的行事歷在行事歷群組中，選取通訊簿中的成員，便可在行事歷群組中檢視同一組行事歷，行事歷群組也可以包含資源在內(nèi)（例如：會(huì)議室、投影機(jī)、教具等）常用常用 管理行事歷管理行事歷行事歷群組行事歷群組建立新的行事歷群組建立新的行事歷群組 輸入名稱輸入名稱確定確定提升通訊效率選取成員選取成員 確定確定提升通訊效率提升通訊效率如果安裝了 Office Communications Server 2007 R2 以及OfficeCommunicator 2007 R2 就可以藉由 Outlook 2010 將自己的 目前狀態(tài)消息,提供給所有共

48、同工作的伙伴知道，使得互相之間的通訊和連系變得更有效率多元人的互動(dòng)聯(lián)系人卡片多元人的互動(dòng)聯(lián)系人卡片除了使用電子郵件與他人連系之外，Outlook 2010 可以透過 e-mail 、實(shí)時(shí)通訊、電話以及安排會(huì)議等多種方式，在撰寫或收到郵件時(shí)，與對(duì)方直接交談，而不再是單調(diào)的郵件往返52提升通訊效率要使用實(shí)時(shí)通訊的功能，必須先啟動(dòng) Windows Live Messenger在線的連絡(luò)人地址，以及相片的左方會(huì)呈現(xiàn)綠色的標(biāo)記灰色即表示在脫機(jī)狀態(tài)在收件者的郵件地址上，點(diǎn)按鼠標(biāo)右鍵，即可開啟聯(lián)系人卡片，如果在聯(lián)系人資料中有加入該聯(lián)系人的相片，那么，在聯(lián)系人卡片中也能看到相片內(nèi)容在聯(lián)系人卡片中有四個(gè)小圖示：

49、傳送電子郵件訊息：單獨(dú)寫信該聯(lián)系人傳送立即訊息：在 Windows Live Messenger 上互通訊息呼叫：在即時(shí)消息中呼叫該聯(lián)系人更多互動(dòng)選項(xiàng)：可以執(zhí)行排定會(huì)議時(shí)程、將郵件地址新增為聯(lián)系人、檢視聯(lián)系人基本數(shù)據(jù)等動(dòng)作如果點(diǎn)選連人卡片右上方的圖釘按鈕，可將聯(lián)系人卡片固定在 Windows 桌面上，以便隨時(shí)和該聯(lián)系人互通訊息如果已啟用 Microsoft Office Communicator Server 2007 ，便可搜尋全局通訊列表和聯(lián)系人，同時(shí)還能顯示用戶的姓名、職稱、以及可與會(huì)狀況53設(shè)定賬號(hào)54設(shè)定賬號(hào)設(shè)定賬號(hào)第一次啟用 Outlook 2010 時(shí)，會(huì)自動(dòng)執(zhí)行激活向?qū)?，用以設(shè)

50、定電子郵件賬號(hào)，有了電子郵件賬號(hào)后，才能收發(fā)和管理電子郵件管理電子郵件賬號(hào)管理電子郵件賬號(hào)編輯或刪除郵件賬號(hào)更改賬號(hào)名稱當(dāng)設(shè)定了新的郵件賬號(hào)時(shí)，會(huì)以信箱地址作為賬號(hào)名稱，可以修改其名稱設(shè)定賬號(hào)55導(dǎo)航窗格導(dǎo)航窗格 郵件賬號(hào)（右郵件賬號(hào)（右）數(shù)據(jù)文件屬性數(shù)據(jù)文件屬性賬號(hào)內(nèi)容賬號(hào)內(nèi)容進(jìn)階進(jìn)階 進(jìn)階進(jìn)階確定確定刪除賬號(hào)檔案檔案 信息信息賬戶設(shè)定賬戶設(shè)定賬戶設(shè)定賬戶設(shè)定56使用通訊簿寫信與寄信常用常用 新增新增新增電子郵件新增電子郵件分別在收件者及副本欄中輸入電子郵件地址，并加上主旨及郵件內(nèi)容，接著按分別在收件者及副本欄中輸入電子郵件地址，并加上主旨及郵件內(nèi)容，接著按傳送傳送 寄出郵件寄出郵件如果按傳

51、送并未寄出郵件，再點(diǎn)按如果按傳送并未寄出郵件，再點(diǎn)按傳送接收傳送及接收傳送接收所有數(shù)據(jù)即可寄出郵件預(yù)設(shè)的傳送方式是會(huì)自動(dòng)寄出可以至后臺(tái)檢視去啟動(dòng)設(shè)定檔案檔案 選項(xiàng)選項(xiàng)進(jìn)階進(jìn)階傳送接收傳送接收聯(lián)機(jī)時(shí)立即傳送聯(lián)機(jī)時(shí)立即傳送使用通訊簿使用通訊簿撰寫郵件時(shí)，除了直接輸入收件人的電子郵件地址之外，也可以使用通訊簿中的數(shù)據(jù)，來節(jié)省輸入電子郵件的時(shí)間郵件格式郵件格式格式：預(yù)設(shè)郵件格式可以自行設(shè)定文字和段落的外觀，包括了字型、色彩及項(xiàng)目符號(hào)等文字或段落的格式，并可連對(duì)象格式：只有微軟的電子郵件程序，才支持這種格式的郵件，其中包括了 Microsoft Exchange 、Outlook.圖片處理格式也可以設(shè)定

52、文字段的外觀，包括字型、色彩、項(xiàng)目符號(hào)、對(duì)齊、及鏈接對(duì)象當(dāng)將格式郵件傳送給因特網(wǎng)收件者時(shí)，會(huì)自動(dòng)將該格式轉(zhuǎn)換成，以便保留郵件格式并讓收件者收附件純文本：所有電子郵件程序都支持這種格式但是純文本格式的郵件，無法改變文字和段落的外觀，也就是不支持粗體、斜體、彩色字型或其他文字格式而且，純文本格式的郵件，也不支持在郵件中直接顯示圖片，而必須將片當(dāng)作附件加入到郵件中文字格式文字格式 格式格式圖片處理圖片處理可以在郵件中，針對(duì)圖片做更專業(yè)的處理，跟其它可以在郵件中，針對(duì)圖片做更專業(yè)的處理，跟其它 Office 2010 程序一樣程序一樣，Outlook 2010 提供了更完整而專業(yè)的圖片處理工具，讓您可

53、以輕松的設(shè)定圖提供了更完整而專業(yè)的圖片處理工具，讓您可以輕松的設(shè)定圖片樣式、圖片效果、美術(shù)效果以及色彩，使圖片的外觀更加炫麗與趣味化片樣式、圖片效果、美術(shù)效果以及色彩，使圖片的外觀更加炫麗與趣味化插入插入 圖例圖例 圖片圖片圖片工具圖片工具 格式格式5758郵件追蹤附加檔案郵件郵件 包括包括附加檔案附加檔案附加行到郵件附加行到郵件插入插入 包括包括附加項(xiàng)目附加項(xiàng)目行事歷行事歷郵件追蹤?quán)]件追蹤送達(dá)回條與讀取回條送達(dá)回條與讀取回條Outlook 提供了索取回條的功能當(dāng)對(duì)方收到郵件時(shí)，就會(huì)自動(dòng)從對(duì)方的Outlook 程序發(fā)出送達(dá)回條，通知郵件已送達(dá)收件者的信箱；但這不表示收件者已經(jīng)看過這封郵件所以更

54、保險(xiǎn)的方式是再索取一封讀取回條讓您知道郵件內(nèi)容已經(jīng)被看過了回條都會(huì)傳送到收件匣中新郵件新郵件 選項(xiàng)選項(xiàng)追蹤追蹤要求送達(dá)回條要求送達(dá)回條59標(biāo)記重要郵件收件者有拒絕傳送回條的權(quán)利投票按鈕投票按鈕如果在發(fā)出會(huì)議邀請(qǐng)郵件，想知道對(duì)方是否參加，可以使用投票功能新郵件窗口新郵件窗口選項(xiàng)選項(xiàng)追蹤追蹤使用投票按鈕使用投票按鈕自定義自定義回復(fù)投票回復(fù)投票郵件郵件 回復(fù)回復(fù)投票投票選取選項(xiàng)選取選項(xiàng)標(biāo)記重要郵件標(biāo)記重要郵件新增提醒的設(shè)定，收到郵件之后，如果無法實(shí)時(shí)處理，可以針對(duì)重的郵件做新增提醒 將會(huì)為郵件加上特定的標(biāo)幟，以便自我提醒郵件（右郵件（右）待處理待處理新增提醒新增提醒60回復(fù)及轉(zhuǎn)寄回復(fù)及轉(zhuǎn)寄回復(fù)及轉(zhuǎn)寄

55、回復(fù)郵件：常用常用回復(fù)回復(fù)回復(fù)回復(fù)會(huì)延用原信件的主旨，并加上：字樣轉(zhuǎn)寄郵件：常用常用回復(fù)回復(fù)轉(zhuǎn)寄轉(zhuǎn)寄會(huì)延用原信件的主旨，并加上：字樣，輸入收件者地址，再按傳送即可以簡訊方式轉(zhuǎn)寄以簡訊方式轉(zhuǎn)寄透過 Outlook 行動(dòng)訊息服務(wù) 發(fā)送路簡訊，將郵件內(nèi)容傳送到收件人的行動(dòng)電話提供此項(xiàng)服務(wù)的公司：中華電信：http:/ 回復(fù)回復(fù)其他其他以簡訊方式轉(zhuǎn)寄以簡訊方式轉(zhuǎn)寄轉(zhuǎn)寄成會(huì)議邀請(qǐng)轉(zhuǎn)寄成會(huì)議邀請(qǐng)可以將來信直接轉(zhuǎn)寄成為會(huì)議邀請(qǐng)，而不必再另擬信函作會(huì)議的邀約常用常用 回復(fù)回復(fù)會(huì)議會(huì)議61郵件管理郵件管理郵件管理使用快速步驟處理郵件使用快速步驟處理郵件收到郵件后，可以使用快速步驟來處理郵件以節(jié)省時(shí)效例如：經(jīng)常將

56、郵件轉(zhuǎn)寄給特定對(duì)象，在收到郵件之后，立即可以點(diǎn)按常用常用快速步驟快速步驟轉(zhuǎn)寄給經(jīng)理轉(zhuǎn)寄給經(jīng)理，將郵件轉(zhuǎn)寄給特定對(duì)象自定義快速步驟自定義快速步驟可以將最用的郵件動(dòng)作，取一個(gè)容易識(shí)別的名稱，建立成為快速步驟中的組件，也可幺將多個(gè)件動(dòng)作組合一個(gè)名稱之下，這樣便可以同時(shí)完成個(gè)處理郵件的動(dòng)作1.常用常用快速步驟快速步驟新建新建新增動(dòng)作新增動(dòng)作2.3.選取欲設(shè)定動(dòng)作選項(xiàng)選取欲設(shè)定動(dòng)作選項(xiàng)編輯快速步驟編輯快速步驟檢視與搜尋郵件變更快速步驟動(dòng)作變更快速步驟動(dòng)作常用常用 快速步驟快速步驟其他其他管理快速步驟管理快速步驟選取選項(xiàng)選取選項(xiàng) 編輯編輯檢視與搜尋郵件檢視與搜尋郵件調(diào)整目前檢視如果想改變目前的檢視方式，以

57、便能在檢窗口格中多顯示一些郵件的字段62檢視與搜尋郵件檢視檢視 目前檢視目前檢視變更檢視變更檢視單一單一隱藏顯示讀取窗格檢視檢視 目前檢視目前檢視變更檢視變更檢視預(yù)覽預(yù)覽改變郵件排列方式改變郵件排列方式Outlook 2010 提供了 12 種郵件排列方式，可以有系統(tǒng)的檢視郵件63檢視與搜尋郵件檢視檢視 排列排列自定義郵件排列方式檢視檢視 目前檢視目前檢視檢視設(shè)定檢視設(shè)定搜尋郵件搜尋郵件Outlook 的立即搜尋，可以快速的找尋郵件所有的立即搜尋，可以快速的找尋郵件所有 Outlook 項(xiàng)目（郵件、行項(xiàng)目（郵件、行事歷、工作及聯(lián)系人）都提供立即搜尋的功能事歷、工作及聯(lián)系人）都提供立即搜尋的功能

58、點(diǎn)選要搜尋的文件夾，在立即搜尋文本框中單擊，啟動(dòng)搜尋工具索引卷標(biāo)點(diǎn)選要搜尋的文件夾，在立即搜尋文本框中單擊，啟動(dòng)搜尋工具索引卷標(biāo)，輸入搜尋文字，立即回應(yīng)搜尋結(jié)果，并標(biāo)記黃色醒目提示輸入搜尋文字，立即回應(yīng)搜尋結(jié)果，并標(biāo)記黃色醒目提示重復(fù)使用最近的搜尋Outlook 2010 會(huì)儲(chǔ)存最近次的搜尋關(guān)鍵詞，要重復(fù)使用這些關(guān)鍵詞會(huì)儲(chǔ)存最近次的搜尋關(guān)鍵詞，要重復(fù)使用這些關(guān)鍵詞64檢視與搜尋郵件立即搜尋文本框搜尋工具選項(xiàng)選項(xiàng)最近的搜尋最近的搜尋建立搜尋文件夾搜尋文件夾是一個(gè)虛擬文件夾，能將特定信箱之下的所有文件夾，符合特定搜尋準(zhǔn)則的郵件，全部搜集到搜尋文件夾中，以方便郵件檢視和處理65聯(lián)系人管理任何一信箱下

59、之搜尋文件夾（右）新增搜尋文件夾新增搜尋文件夾設(shè)定搜尋數(shù)據(jù)設(shè)定搜尋數(shù)據(jù)夾夾聯(lián)系人管理聯(lián)系人管理建立聯(lián)系人數(shù)據(jù)建立聯(lián)系人數(shù)據(jù)常用常用 新增新增新項(xiàng)目新項(xiàng)目聯(lián)系人聯(lián)系人加入聯(lián)系人相片在編輯聯(lián)系人資料時(shí)，點(diǎn)按新增聯(lián)系人照片的圖示，選取照片之后按確定，即可看到加入的相片之后在收發(fā)郵件時(shí)，只要在收件者或發(fā)件人字段中指向此聯(lián)系人的電子郵件地址，就可以同時(shí)看到聯(lián)系人的相片和相關(guān)信息6667行事歷行事歷行事歷可能每一天都要為自己或主管按排一些會(huì)議、約會(huì)、考察事項(xiàng)，如何有效的控管這些行程能夠到時(shí)間就自動(dòng)提醒您，以免忘了重要的約會(huì)建立約會(huì)建立約會(huì)可以從無到有建立建立約會(huì)，也可以將收到的電子郵件、工作、會(huì)議邀請(qǐng)轉(zhuǎn)換

60、為行事歷中的一個(gè)約會(huì)常用常用 新增新增新項(xiàng)目新項(xiàng)目約會(huì)約會(huì)輸入約會(huì)的主旨、地點(diǎn)、開始和結(jié)束日期時(shí)間以及提示文字并設(shè)定提醒時(shí)間儲(chǔ)存并關(guān)閉建立周期性約會(huì)建立周期性約會(huì)例如：公司在年十一月每周一九點(diǎn)到十二點(diǎn)都要舉行項(xiàng)目會(huì)議1.在行事歷上九點(diǎn)時(shí)在日期導(dǎo)覽區(qū)中，點(diǎn)選十一月份的第一個(gè)星期一段（右）新增周期性約會(huì)新增周期性約會(huì)2.設(shè)定為每周的星期一；循環(huán)范圍中，選擇設(shè)定為每周的星期一；循環(huán)范圍中，選擇選擇約會(huì)時(shí)間選擇約會(huì)時(shí)間結(jié)束于的日期結(jié)束于的日期循環(huán)模式循環(huán)模式確定確定3.輸入約會(huì)的主旨、地點(diǎn)輸入約會(huì)的主旨、地點(diǎn)聯(lián)系人聯(lián)系人按鈕按鈕選取此約會(huì)的連絡(luò)者選取此約會(huì)的連絡(luò)者確定確定4.儲(chǔ)存并關(guān)閉儲(chǔ)存并關(guān)閉行事歷

61、建立會(huì)議建立會(huì)議可以在已建立的約會(huì)上邀請(qǐng)與會(huì)者；也可以在新增會(huì)議中邀請(qǐng)他人參加會(huì)議，都可以建立會(huì)議導(dǎo)航窗格中的行事歷導(dǎo)航窗格中的行事歷既有約會(huì)（右既有約會(huì)（右）邀請(qǐng)與會(huì)者邀請(qǐng)與會(huì)者收件收件者選擇與會(huì)者者選擇與會(huì)者在通訊簿中，點(diǎn)選與會(huì)者之后，分別點(diǎn)按出席者或列席者按鈕，將與會(huì)者資料加到文本框中確定回到會(huì)議邀請(qǐng)傳送傳送檢查對(duì)方有無回復(fù)邀約點(diǎn)選約會(huì)項(xiàng)目點(diǎn)選約會(huì)項(xiàng)目行事歷工具行事歷工具會(huì)議會(huì)議出席者出席者追蹤追蹤列出每一位出席者與列席者的回復(fù)狀況，如果要催促對(duì)方回復(fù)，68行事歷69連絡(luò)出席者連絡(luò)出席者新增給出席者的電子郵件訊息新增給出席者的電子郵件訊息輸入郵件內(nèi)容輸入郵件內(nèi)容傳傳送送共享行事歷共享行事

62、歷若想在網(wǎng)絡(luò)上共享行事歷，可以發(fā)布行事歷到 Office.co網(wǎng)站上但是，必須有一個(gè) Windows Live 賬號(hào)1.點(diǎn)選要發(fā)布的行事歷2.常用常用共享共享在線發(fā)布在線發(fā)布發(fā)布到發(fā)布到 O3.4.5.在時(shí)間范圍選取要共享行事歷的天數(shù)或周數(shù)詳細(xì)資料右方向下箭頭 選擇共享詳細(xì)數(shù)據(jù)的限制只顯示我的工作時(shí)間內(nèi)的時(shí)間:限制只能在這些時(shí)間內(nèi)共享詳細(xì)數(shù)據(jù)權(quán)限工作只有受邀請(qǐng)的使用者可以訂閱此行事歷：行事歷發(fā)布之后，會(huì)發(fā)出一封共用電子郵件訊息，給要授與行事歷存取權(quán)的每一個(gè)人，新郵件中包括了此行事歷的連結(jié)任何人都可以訂閱此行事歷：讓知道行事歷連結(jié)的朋友，不需要登入Windows Live ID 賬戶，就可以檢視

63、共享行事歷6.輸入收件者傳送變更或移除已發(fā)布的行事歷變更或移除已發(fā)布的行事歷1.在導(dǎo)航窗格中選取要變更的共享行事歷2.常用常用共享共享在線發(fā)布在線發(fā)布變更發(fā)布選項(xiàng)變更發(fā)布選項(xiàng)在網(wǎng)絡(luò)上檢視共享行事歷聯(lián)機(jī)到 Windows Live 網(wǎng)站，登入到行事歷的功能中，即可看到共享行事歷內(nèi)容工作工作在安排約會(huì)或會(huì)議邀請(qǐng)之后，會(huì)有很多事項(xiàng)需要先行處理，每個(gè)待辦事項(xiàng)都是一個(gè)工作利用工作有效的管理及追蹤工作進(jìn)度建立工作建立工作可以自行建立一個(gè)新的工作項(xiàng)目，也可以將電子郵件、行事歷、聯(lián)系人、記事直接轉(zhuǎn)成工作項(xiàng)目70工作常用常用 新增新增新項(xiàng)目新項(xiàng)目工作工作輸入工作項(xiàng)目中的主旨、開始日期、到期日、狀態(tài)、優(yōu)先級(jí)、完成

64、率、提醒、聯(lián)系人，并在工作項(xiàng)目的內(nèi)文中，加入說明文字如有賬目或里程方面的數(shù)據(jù)要輸入工作工作 顯示顯示詳細(xì)資料詳細(xì)資料工作工作動(dòng)作動(dòng)作儲(chǔ)存并關(guān)閉儲(chǔ)存并關(guān)閉指派工作指派工作可以將某些工作指派給其他人來協(xié)助處理欲指派工作項(xiàng)目（右欲指派工作項(xiàng)目（右）指定工作指定工作輸入或選取收件者的電子郵件地址，以及郵件內(nèi)文，點(diǎn)按傳送當(dāng)收件者收到工作指派之后，檢視郵件時(shí)，可以直在讀取窗格中，點(diǎn)按按受或拒絕 按鈕7172Outlook Social ConnectorOutlook Social Connector在 Outlook 檢視郵件、聯(lián)系人或者行事歷時(shí)，都可以利用 Outlook SocialConnecto

65、r 的功能，直接在人員窗格中（讀取窗格下方），聯(lián)機(jī)至個(gè)人社交與商務(wù)網(wǎng)絡(luò)，包括icrosoft SharePoint、Windows Live、MySpace，在使用Outlook 同時(shí)，還可以隨時(shí)與其他使用者保持連系當(dāng)選取郵件時(shí)，人員窗格頂端的標(biāo)題欄中會(huì)出現(xiàn)每一個(gè)人的小圖像單擊圖像，即可在人員窗格中看到此人的信息默認(rèn)有六個(gè)索引卷標(biāo)所有項(xiàng)目：顯示有關(guān)此人的電子郵件、會(huì)議、和其他數(shù)據(jù)活動(dòng)：顯示此人的新聞?wù)潞臀恼锣]件：顯示從此人接收到的電子郵件附件：顯示從此人接收到的電子郵件附件行事歷：顯示與此人的會(huì)議狀態(tài)更新：顯示由此人送出的狀態(tài)更新必須設(shè)定社交網(wǎng)站的和賬號(hào)，才能使用社交網(wǎng)絡(luò)的功能例如就必須

66、先到 MySpace 網(wǎng)站下載MySpaceForOutlook.exe 程序，安裝后就可以使用點(diǎn)按人員窗格大頭像下方的點(diǎn)按人員窗格大頭像下方的新增新增按鈕按鈕下一步下一步勾選服務(wù)勾選服務(wù)輸入賬密輸入賬密 聯(lián)機(jī)聯(lián)機(jī)完成完成關(guān)閉關(guān)閉Business contact manager73Business contact manager新一代 Microsoft Office Outlook 2003 的 Business Contact Manager（簡稱BCM）就像是營銷助理。以下 6 個(gè)方法，可以使工作更有效率:1.客戶數(shù)據(jù)集中：客戶數(shù)據(jù)集中：可以利用 BCM 把電子郵件訊息、備忘錄、約會(huì)，連結(jié)至連絡(luò)人和銷售商機(jī)記錄中。當(dāng)客戶來電時(shí)，只要輕按就可以取得所有過去的活動(dòng)記錄，對(duì)促使生意成交將大有幫助。2.隨時(shí)管理潛在的銷售機(jī)會(huì)：隨時(shí)管理潛在的銷售機(jī)會(huì)：運(yùn)用 BCM 系統(tǒng)管理營銷數(shù)據(jù)，可以執(zhí)行預(yù)先設(shè)定格式的報(bào)表，協(xié)助你做出準(zhǔn)確的業(yè)績預(yù)測。BCM 可以追蹤重要信息，包括可能利潤、成交機(jī)率和預(yù)估成交日期。3.安排工作的優(yōu)先級(jí)：安排工作的優(yōu)先級(jí)：追蹤業(yè)務(wù)活動(dòng)的狀態(tài)，然后把時(shí)間花在最有機(jī)會(huì)成交的客戶