《采購(gòu)制度》采購(gòu)管理規(guī)范——原創(chuàng)版

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1、采購(gòu)管理規(guī)范 采購(gòu)前 — 采購(gòu)計(jì)劃的制定及供應(yīng)商的選擇 首先，采購(gòu)計(jì)劃的制定 目的： 1 、預(yù)估所需物資數(shù)量、使用期，使采購(gòu)數(shù)量與物資使用時(shí)間完全配合，達(dá)到適時(shí)供應(yīng)； 2、避免庫(kù)存過多、資金積壓、空間浪費(fèi)，也同時(shí)避免因物資短缺而發(fā)生的臨時(shí)性高價(jià)采購(gòu)； 3、配合銷售計(jì)劃的順利達(dá)成，增進(jìn)營(yíng)運(yùn)效率、控制成本； 4、配合公司資金運(yùn)轉(zhuǎn)、周轉(zhuǎn)； 5、指導(dǎo)采購(gòu)工作，為相關(guān)部門匯編與核準(zhǔn)預(yù)算數(shù)量作參考。 一、采購(gòu)計(jì)劃制定所依據(jù)的原則 1 、適時(shí)：在最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候，購(gòu)

2、回經(jīng)營(yíng)所需物品，避免采購(gòu)延遲或提前，造成庫(kù)存積壓或短 缺； 2、適質(zhì)：a、根據(jù)申購(gòu)部門的實(shí)際需要，考慮其經(jīng)濟(jì)與使用兩方面的成本與價(jià)值； b、在合理的時(shí)間內(nèi)，以合理的價(jià)格獲得充足的數(shù)量； c、使采購(gòu)費(fèi)用繼續(xù)維持在最低水平，已達(dá)到最大經(jīng)濟(jì)利益； 3、適量：以適量庫(kù)存為基本要求，仔細(xì)計(jì)算運(yùn)營(yíng)需求、物資損耗、搬運(yùn)和倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用等，制 定周密的采購(gòu)計(jì)劃，最終確定是一次性采購(gòu)還是分批量采購(gòu)，同時(shí)督導(dǎo)供應(yīng)商按 預(yù)定數(shù)量交貨； 4、適價(jià)：在滿足數(shù)量、品質(zhì)、使用期的前提條件下，用最合理的價(jià)格采購(gòu)； 5、適地：從溝通的方便性、處理事務(wù)的快捷便利性及降低采購(gòu)成本等方面綜合考慮選擇最 佳供應(yīng)商和最佳供

3、貨地點(diǎn)。 、采購(gòu)申請(qǐng)的提出 不論是計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)還是計(jì)劃外采購(gòu)，在填寫采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)都應(yīng)詳細(xì)注明物品的名稱、數(shù) 量、需求日期、參考價(jià)格、用途、技術(shù)要求、供應(yīng)商（參考） 、交貨期及送貨方式等。 三、采購(gòu)計(jì)劃的管理 1 、采購(gòu)計(jì)劃由行支部根據(jù)各門店審批后的采購(gòu)申請(qǐng)表制定，采購(gòu)計(jì)劃需由行政部總監(jiān)、財(cái) 務(wù)總監(jiān)簽字，并呈報(bào)總經(jīng)理批示； 2、采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)同時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部審核，以利于公司資金的安排； 3、采購(gòu)專員應(yīng)審查各部門申請(qǐng)采購(gòu)的物品是否能由現(xiàn)有庫(kù)存滿足，或有無(wú)可替代的物品， 只有現(xiàn)有庫(kù)存不能滿足的申購(gòu)物品才能列入采購(gòu)計(jì)劃； 4 、申購(gòu)部門下達(dá)給行支部的《采購(gòu)申請(qǐng)表》 ，應(yīng)分類列表，且必須是經(jīng)過

4、匯總、計(jì)劃后的物 資清單； 5 、對(duì)于無(wú)法于指定日期內(nèi)完成的《采購(gòu)申請(qǐng)單》 ，須及時(shí)通知申購(gòu)部門。 6、對(duì)于已申請(qǐng)的采購(gòu)物品，申購(gòu)部門若需要變更規(guī)格、數(shù)量或撤銷采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，必須立即 通知行支部，以便及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況更改采購(gòu)計(jì)劃； 7、未列入采購(gòu)計(jì)劃的物品不能進(jìn)行采購(gòu)。如確屬急需用品，應(yīng)填寫《工作聯(lián)系單》或《固 定資產(chǎn)申購(gòu)單》 ，由部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司副總經(jīng)理核準(zhǔn)后才能列入采購(gòu)范圍。 其次，供應(yīng)商的選擇 目的： 為保證采購(gòu)物品滿足需求，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)和能力進(jìn)行評(píng)定，以加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管 理。 一、供應(yīng)商信息收集的途徑 1、通過從現(xiàn)有的供應(yīng)商中甄選，分析并了解其在品質(zhì)、使用期

5、、價(jià)格及服務(wù)等方面是 否符合要求； 2、 通過參加相關(guān)行業(yè)的產(chǎn)品展示會(huì)、展覽會(huì)、發(fā)布會(huì)等收集所需供應(yīng)商信息； 3、 通過工商名錄、 黃頁(yè)等， 了解所需產(chǎn)品的種類、 價(jià)格、 訂購(gòu)方式、 折扣價(jià)格等信息， 對(duì)供應(yīng)商作進(jìn)一步的評(píng)價(jià)和定位； 4、 與當(dāng)?shù)匦袠I(yè)協(xié)會(huì)保持關(guān)系，從協(xié)會(huì)提供的會(huì)員供應(yīng)商名錄中，獲取所需商信息； 5、 通過行業(yè)期刊、雜志等途徑豐富采購(gòu)人員的信息量，及時(shí)了解市場(chǎng)情況，關(guān)注可替 代物資及更新； 6、 通過業(yè)內(nèi)人士介紹，了解包括：供應(yīng)商的地址、分支機(jī)構(gòu)數(shù)、從屬關(guān)系、出售的物 料、物資、設(shè)備及是否具有良好資信、產(chǎn)品是否滿足我公司所需要求等； 7、 供應(yīng)商主動(dòng)通過電話、

6、 E-mail 向企業(yè)傳遞信息，采購(gòu)人員應(yīng)積極搜集這些信息，為 尋找合適供應(yīng)商提供參考； 8、 利用網(wǎng)絡(luò)搜索、查詢、比對(duì)。 二、供應(yīng)商選擇評(píng)定的原則 1 、選擇規(guī)模和層次與己方實(shí)力和所需相當(dāng)?shù)墓?yīng)商； 2、不斷更新評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)桿對(duì)比的對(duì)象以及對(duì)評(píng)估新技術(shù)的學(xué)習(xí)； 3 、收集約 2— 3 家同類物資供應(yīng)商，且要有具體明細(xì)及主次分類； 4、全面深入的了解供應(yīng)商的生產(chǎn)狀況、商業(yè)信譽(yù)及交貨能力等； 5 、購(gòu)買常規(guī)物資時(shí)，所購(gòu)數(shù)量不得超過供應(yīng)商產(chǎn)能的 50%。 三、供應(yīng)商選擇評(píng)定的標(biāo)準(zhǔn) 1 、是否具有合法的經(jīng)營(yíng)許可證和必要的資金能力； 2、予以按國(guó)家（國(guó)際）標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量體系并已通

7、過認(rèn)證的供應(yīng)商優(yōu)先權(quán)； 3、對(duì)于關(guān)鍵物資，應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)能力與質(zhì)量保證體系進(jìn)行考察，考查要求包括： a、進(jìn)料的檢驗(yàn)是否嚴(yán)格； b、生產(chǎn)過程的質(zhì)量保證體系是否完善； c、產(chǎn)品的出廠檢驗(yàn)是否符合我公司要求； d、生產(chǎn)的配套設(shè)施、生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)設(shè)備是否完好； e、 考察供應(yīng)商的歷史業(yè)績(jī)及主要客戶， 檢視其產(chǎn)品質(zhì)量是否長(zhǎng)期穩(wěn)定、 合格、 信譽(yù)較高， 其主要客戶是否是知名的大中型企業(yè)； 4、是否具有足夠的生產(chǎn)能力； 5、緊急訂單需能緊急處理； 6、有具體的售后服務(wù)措施； 7、同等價(jià)格擇其優(yōu)，同等質(zhì)量擇其廉，同價(jià)同質(zhì)擇其近； 8、樣品通過使用且合格。 四、產(chǎn)品詢價(jià) 是指采購(gòu)方

8、對(duì)三家以上供應(yīng)商提供的一次不可更改的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較， 以確保其價(jià)格具有 競(jìng)爭(zhēng)性的采購(gòu)方式。 1 、采購(gòu)人員通過各種渠道收集供應(yīng)商價(jià)格信息，對(duì)所詢價(jià)物品的配置咨詢要做到準(zhǔn)確、 詳細(xì)、 規(guī)范， 嚴(yán)把供應(yīng)商資格審查關(guān)， 對(duì)一些初次參加詢價(jià)的供應(yīng)商應(yīng)進(jìn)行考察摸底， 審核其經(jīng)濟(jì)實(shí)力、履約能力、商業(yè)信譽(yù)及售后服務(wù)等內(nèi)容，避免出現(xiàn)法律糾紛，通過 資格審核，可以篩選掉不合乎詢價(jià)要求的供應(yīng)商，選擇一批符合我公司申購(gòu)要求的供 應(yīng)商，有利于建立起規(guī)范的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，從而提高工作效率，確保詢價(jià)采購(gòu)效果， 最大限度地降低采購(gòu)成本。 2、當(dāng)申購(gòu)特定物資時(shí)，采購(gòu)人員需向初步選定的供應(yīng)商詢問價(jià)格，包括所申購(gòu)物資的

9、產(chǎn) 品名稱、品牌、材質(zhì)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)性能及技術(shù)圖紙、數(shù)量及其他基本要求內(nèi)容等， 對(duì)于有特殊要求的設(shè)備，必須在配置中詳細(xì)說明其特定要求； 3、采購(gòu)人員填制《采購(gòu)詢價(jià)記錄表》 ，將詢問得到的價(jià)格信息資料進(jìn)行記錄，整理、分 析后，分別與各供應(yīng)商做進(jìn)一步商談； 4、二次商談后，采購(gòu)人員需填制《詢價(jià)結(jié)果一覽表》呈報(bào)相關(guān)人員進(jìn)行審核； 5、采購(gòu)人員根據(jù)審核意見或建議，繼續(xù)與價(jià)格可接受的供應(yīng)商洽談質(zhì)量、售后、結(jié)算等 細(xì)節(jié)； 6、根據(jù)洽談結(jié)果，選擇價(jià)格最優(yōu)、相關(guān)條件最好的供應(yīng)商； 7、行支部經(jīng)理和總經(jīng)理對(duì)采購(gòu)人員最終選擇的供應(yīng)商情況進(jìn)行審核和審批。 五、產(chǎn)品比價(jià) 產(chǎn)品比價(jià)是在詢價(jià)的基礎(chǔ)

10、上，結(jié)合《供應(yīng)商基本資料表》與《詢價(jià)結(jié)果一覽表》中所 記載信息， 對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)進(jìn)行全面分析和比較， 從而確定一個(gè)最優(yōu)的性能價(jià)格比。 比價(jià)時(shí)， 報(bào)價(jià)的供應(yīng)商需超過三家， 比價(jià)的最低價(jià)格須低于采購(gòu)人的預(yù)算， 同時(shí)比價(jià)數(shù)額不可過大。 1 、對(duì)于采購(gòu)重要物資和金額較大的物資，要綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、交貨期及訂貨批量 等因素，要要求供應(yīng)商提供所需物資各分類成本的報(bào)價(jià)，以便公司分開核價(jià)后，進(jìn) 行綜合成本分析； 2、對(duì)于必須經(jīng)常大量購(gòu)買的物資，成本偏高者、經(jīng)常發(fā)生質(zhì)量問題者、設(shè)計(jì)開發(fā)比較 復(fù)雜者，應(yīng)進(jìn)行性能價(jià)格分析，尋求采購(gòu)技術(shù)的改進(jìn)，更低價(jià)的供應(yīng)，簡(jiǎn)化作業(yè)方 法，引進(jìn)新材料或替代品等； 3

11、 、 對(duì)于大型機(jī)械設(shè)備的采購(gòu)， 要進(jìn)行生命周期分析， 以采購(gòu)設(shè)備的有效使用期間的總 擁有成本為準(zhǔn)； 4 、對(duì)于市場(chǎng)壟斷、獨(dú)家代理、專利產(chǎn)品等物資的采購(gòu)，包括總體采購(gòu)金額在 100 元以 下的采購(gòu)，可由采購(gòu)人員與供應(yīng)商談判，獲得最合理的價(jià)格。 六、實(shí)地查證 在采購(gòu)重要物資時(shí)，必須在簽訂采購(gòu)合同前，明確要求對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地查證，并約 定實(shí)地查證的時(shí)間； 實(shí)地查證的內(nèi)容包括： i、機(jī)械設(shè)備情況：包括機(jī)器設(shè)備基本信息、使用年限、生產(chǎn)能力、維護(hù)狀況等。 ii、材料供應(yīng)狀況：包括原材料供應(yīng)來(lái)源、供應(yīng)渠道是否暢通、品質(zhì)是否穩(wěn)定、來(lái)源 發(fā)生困難時(shí)，是否具備應(yīng)變能力。 iii、生產(chǎn)質(zhì)控能力：

12、包括品管組織是否健全、 品管制度是否完善、 檢測(cè)儀器是否配備、 運(yùn)營(yíng)維護(hù)是否良好、 原材料檢驗(yàn)及成品檢驗(yàn)的流程和標(biāo)準(zhǔn)是否規(guī)范、 品質(zhì)異常處理 是否流程化、品質(zhì)記錄是否系統(tǒng)化及員工熟練程度等。 iv、技術(shù)研發(fā)能力：包括員工素質(zhì)、技術(shù)人員的研發(fā)能力、新產(chǎn)品開發(fā)及更新能力等。 V、管理規(guī)范制度：包括工廠組織架構(gòu)、管理制度是否系統(tǒng)、工作指導(dǎo)規(guī)范是否完備、 管理人員工作經(jīng)驗(yàn)是否豐富等； vi、財(cái)務(wù)狀況：包括注冊(cè)資本、產(chǎn)值、銷售額、來(lái)往客戶、發(fā)展前景等。 七、打樣封樣 1、對(duì)符合要求的供應(yīng)商，如需打樣，需和供應(yīng)商確定是否能完全按所需材料打樣，如 材料不全，報(bào)公司確定配件及輔料是否能用替代材

13、質(zhì)。 2、經(jīng)公司決定后，行支部需向供應(yīng)商提供采購(gòu)物資的技術(shù)圖紙及質(zhì)量要求。 3、行支部通知供應(yīng)商打樣或提供建立在報(bào)價(jià)基礎(chǔ)上的樣品（視產(chǎn)品具體情況而定）如 我公司提供樣品， 可要求供應(yīng)商根據(jù)樣品復(fù)樣。 樣品數(shù)量要求充足 （視具體產(chǎn)品而定） 以便挑選可做封樣。 4、確定供應(yīng)商已收到打樣信息，跟蹤打樣時(shí)間，如需開模，跟蹤開模時(shí)間。 5、收到樣品后需做到以下幾點(diǎn)： a、由行支部及申購(gòu)部門根據(jù)報(bào)價(jià)單要求一一對(duì)樣品的材質(zhì)、性能、尺寸、品質(zhì)進(jìn)行 檢驗(yàn)，顏色比對(duì)色卡。 b 、 若樣品不符合要求， 則應(yīng)立即與供應(yīng)商溝通原因， 根據(jù)具體情況選擇是重新打樣 或擇其他供應(yīng)商打樣。 c 、 樣品應(yīng)

14、建立樣品管理檔案， 對(duì)樣品進(jìn)行拍照留存， 并在吊牌或貼簽上注明供應(yīng)商 名稱、日期、對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目編號(hào)等。注意保留每次樣品修改記錄。 d、申購(gòu)部門負(fù)責(zé)對(duì)樣品進(jìn)行判定檢驗(yàn)和測(cè)試，并將測(cè)試結(jié)果反饋給行支部。 e、行支部將樣品信息記入供應(yīng)商檔案。 f、樣品確認(rèn)無(wú)誤后，挑選作為封樣，封樣注意以下幾點(diǎn)： i、封樣需用 MARKER筆或標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)注，以示區(qū)分，注意簽字及日期。 ii、封樣需一式三份，一份返還于供應(yīng)商，一份留存我公司，一份備用。 g、確定合格供應(yīng)商名單，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。 采購(gòu)中 — 合同簽訂與生產(chǎn)管理 、合同的簽訂 （一）供需雙方經(jīng)過詢價(jià)、報(bào)價(jià)、議價(jià)、比價(jià)最后由企業(yè)的法律顧問針對(duì)合

15、同的合法性 和法律保障性提出相應(yīng)的意見，并配合行支部擬定采購(gòu)合同。 采購(gòu)合同中所列及的條款須包括： 1、數(shù)量與品質(zhì)條款； a、數(shù)量條款：即需在合同中明確標(biāo)注成交物品的數(shù)量及計(jì)算單位。當(dāng)成交物品的數(shù) 量需以重量計(jì)量時(shí)，還需明確計(jì)量的方法，有時(shí)還需規(guī)定交貨數(shù)量的機(jī)動(dòng)幅度； b、品質(zhì)條款：即需在合同中注明所需商品的名稱、規(guī)格和等級(jí)等，或說明樣品的編 號(hào)和日期，否則采購(gòu)方有權(quán)拒絕收貨，甚至撤銷合同。 訂立此項(xiàng)條款還應(yīng)注意： i、根據(jù)產(chǎn)品的特性，確定統(tǒng)一的表示方法； ii、用以闡述條款內(nèi)容的語(yǔ)句須簡(jiǎn)單、具體、明確； 而、條款內(nèi)容應(yīng)符合有關(guān)國(guó)家或相關(guān)國(guó)際組織的標(biāo)準(zhǔn)。 2、價(jià)格及支付條款

16、； a、價(jià)格條款：包括物品的單價(jià)和總值兩項(xiàng)內(nèi)容。 i、單價(jià)：由計(jì)量單位、單位價(jià)格金額、計(jì)價(jià)貨幣和貿(mào)易術(shù)語(yǔ)四個(gè)組成部分； ii、總值：指單價(jià)與成交物品數(shù)量的乘積，即一筆交易的貨款總金額。 b、支付條款：即合同中應(yīng)規(guī)定貨款的交付方式和結(jié)算期限。 貨款的交付方式一般包括以下三種： i、現(xiàn)金采購(gòu)； ii、月結(jié)或年結(jié)； iii＞預(yù)付訂金。 3 、包裝與交貨條款； a 、包裝條款：即物品包裝的方式、材料、規(guī)格、標(biāo)志和費(fèi)用等內(nèi)容； 注：此條款中還需明確包裝由哪一方提供，包括由供應(yīng)方提供、由供應(yīng)方提供并 收回或由采購(gòu)方提供等； b、交貨條款：即注明交貨時(shí)間、地點(diǎn)和方式； 交貨方式可

17、為現(xiàn)場(chǎng)交貨、工廠交貨或采購(gòu)方自提商品等。 4、檢驗(yàn)條款； 檢驗(yàn)條款包括檢驗(yàn)的時(shí)間、地點(diǎn)、檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)、檢驗(yàn)證書、檢驗(yàn)依據(jù)、檢驗(yàn)方法、復(fù) 檢等內(nèi)容。 a、明確檢驗(yàn)的時(shí)間和地點(diǎn)，可確保檢驗(yàn)工作順利進(jìn)行； b、所選檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)可以是專業(yè)性的檢驗(yàn)部門或檢驗(yàn)企業(yè)，也可由供需雙方自己檢驗(yàn)； c、檢驗(yàn)證書是貨品檢驗(yàn)后的證明文件，是確定供應(yīng)方所提交貨物符合規(guī)定的憑證， 也是采購(gòu)方向供應(yīng)方或其他關(guān)系人提出異議和索賠的法律依據(jù)； d、檢驗(yàn)依據(jù)即成交的樣品、標(biāo)樣合同、信用證等、 e采購(gòu)方可自行行駛復(fù)檢權(quán)，合同中應(yīng)明確規(guī)定復(fù)檢的期限、機(jī)構(gòu)及地點(diǎn)等內(nèi)容。 5、保險(xiǎn)條款； 交易貨物的保險(xiǎn)由供應(yīng)方負(fù)責(zé)，保險(xiǎn)條

18、款應(yīng)明確規(guī)定保險(xiǎn)的金額和險(xiǎn)種。 6、仲裁和不可抗力條款； a、此條款包括仲裁地點(diǎn)的規(guī)定、仲裁機(jī)構(gòu)的選擇、仲裁程序法的適用、仲裁裁決的 效力、仲裁費(fèi)用的負(fù)擔(dān)等內(nèi)容； b、不可抗力包括戰(zhàn)爭(zhēng)、水災(zāi)、臺(tái)風(fēng)和地震等因素。 7、違約條款； 在簽訂合同時(shí)，應(yīng)明確規(guī)定，以下三種情況下，供應(yīng)商應(yīng)付予違約金或賠償金： a、未按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品； b、未按合同規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨； c、逾期發(fā)送商品。 另，采購(gòu)方如逾期結(jié)算貨款或提貨，臨時(shí)更改到貨地點(diǎn)等，也應(yīng)付違約金或賠償金。 （二）合同管理中心審閱起草后的采購(gòu)合同，核查合同條款，對(duì)需要修改的合同應(yīng)返 回相關(guān)人員進(jìn)

19、行修改； （三）法律顧問審核采購(gòu)合同，核查合同條款，對(duì)合同中需要修改的條款應(yīng)及時(shí)通知 合同管理中心相關(guān)人員進(jìn)行修改； （四）經(jīng)總經(jīng)理審批后，合同管理中心匯總相關(guān)人員的意見和建議，對(duì)合同中存在問 題的條款做更進(jìn)一步的修改； （五）采購(gòu)合同編制完畢后，行支部應(yīng)安排人員對(duì)合同主體資格進(jìn)行審查，并安排與 供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同的相關(guān)事宜； 對(duì)合同主體資格的審查包括： 1、對(duì)對(duì)方基本情況的審查 若對(duì)方當(dāng)事人為自然人，審查主要針對(duì)當(dāng)事人是否具有完全民事行為能力； 若對(duì)方當(dāng)事人為法人，則需要審查其是否具有《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》 。 2、對(duì)對(duì)方履約能力的審查 審查其履約能力狀況時(shí)，需注意以下

20、幾方面： a、對(duì)其經(jīng)營(yíng)狀況的審查。 包括企業(yè)的性質(zhì)、產(chǎn)品所處的市場(chǎng)階段、人員構(gòu)成、營(yíng)業(yè)額等； b、對(duì)其注冊(cè)資本及凈資產(chǎn)的審查。 c、對(duì)法定地址的審查。 十一 d、對(duì)其公司賬號(hào)的審查。 此項(xiàng)是保障企業(yè)在發(fā)生糾紛時(shí)確定對(duì)方資產(chǎn)的最有效的途徑。 3、對(duì)簽約人資格的審查 合同經(jīng)法定代表人簽字加蓋單位公章即生效。 因此， 必須確定簽約人具有法定代 表人的資格或公章具有法律效力。 （六）簽訂采購(gòu)合同時(shí)還需注意： 1、合同的起草需由行支部、合同管理中心、財(cái)務(wù)部、法律顧問等相關(guān)人員共同參 與； 2、合同的雙方當(dāng)事人必須均具備法人資格； 3、合同必須合法； 4、合同的簽訂須堅(jiān)

21、持平等互利、充分協(xié)商的原則； 5、當(dāng)事人應(yīng)以自己的名義簽訂合同，委托別人代簽的，須出具委托證明； 6、采購(gòu)合同須采用書面形式； 7、采購(gòu)合同格式應(yīng)統(tǒng)一； 8、合同條款用詞應(yīng)簡(jiǎn)潔、明了，條款之間不存在相互矛盾的地方； 9、簽字、蓋章同時(shí)進(jìn)行，只簽字或只蓋章的合同在法律上屬無(wú)效合同。 （七）企業(yè)代表簽訂合同后，將采購(gòu)合同交予合同管理中心相關(guān)人員進(jìn)行存檔；合同 管理中心相關(guān)人員將采購(gòu)合同及與采購(gòu)合同有關(guān)的資料進(jìn)行建檔、歸檔。 、生產(chǎn)控制 （一） 跟單與催貨 目的：保證采購(gòu)物資的質(zhì)量，保證供應(yīng)商按時(shí)交貨。 十二 1 、事前規(guī)劃 a、行支部對(duì)申購(gòu)、采購(gòu)、供應(yīng)商準(zhǔn)備、運(yùn)輸、質(zhì)

22、量檢驗(yàn)、入庫(kù)等各項(xiàng)采購(gòu)作 業(yè)環(huán)節(jié)所需要的時(shí)間進(jìn)行客觀的預(yù)測(cè)及合理的規(guī)劃，避免要求的供應(yīng)時(shí)間 過短； b、行支部需準(zhǔn)備充足的物資供應(yīng)來(lái)源，確保在單個(gè)供應(yīng)商不能如期交貨時(shí)， 能及時(shí)找到替代的貨源； c、行支部在與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同時(shí)，要明確要求供應(yīng)商編制《計(jì)劃供應(yīng)進(jìn) 度表》和《實(shí)際供應(yīng)進(jìn)度表》 ，以此監(jiān)督供應(yīng)商按時(shí)交貨； d、對(duì)于按時(shí)或提早交貨的供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)厚的付款條件；且在 采購(gòu)合同中，要盡可能的加重對(duì)供應(yīng)商違約或單方面解約的懲罰。 2、生產(chǎn)跟蹤 a、在簽訂采購(gòu)合同時(shí)，須根據(jù)物質(zhì)的需求狀況決定跟單監(jiān)視的程度； b、對(duì)非重要的采購(gòu)物資進(jìn)行一般監(jiān)視； c、 在采購(gòu)

23、重要物資時(shí)， 必須在采購(gòu)合同中， 明確要求對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行生產(chǎn)前的二 次實(shí)地查證，并約定實(shí)地查證的時(shí)間。 二次實(shí)地查詢時(shí)需注意： i、關(guān)注生產(chǎn)線和生產(chǎn)能力，觀察作業(yè)流程和工序，找到生產(chǎn)瓶頸，計(jì)算生產(chǎn) 周期。 ii、留意各生產(chǎn)設(shè)備是否符合生產(chǎn)需求，是否已報(bào)廢。 iii、注意供應(yīng)商目前已有訂單的排期。 iv、注意供應(yīng)商的生產(chǎn)線上的質(zhì)量控制方式。 v、留意生產(chǎn)線上的產(chǎn)品品質(zhì)。 vi、直接向生產(chǎn)線一線人員溝通各項(xiàng)環(huán)節(jié)所費(fèi)工時(shí)，計(jì)算真實(shí)生產(chǎn)產(chǎn)量。 而、了解供應(yīng)商目前在崗人員是否穩(wěn)定，以及地區(qū)勞動(dòng)力供需情況。勞動(dòng)力因 十三 素對(duì)交貨期有一定影響。 施、工廠外觀、生產(chǎn)工序拍照留存。

24、 3、注意事項(xiàng) a、 相關(guān)人員在跟單催單的過程中， 必須注意自己的言行舉止， 自覺維護(hù)本企業(yè) 的良好形象； b、跟單催單人員必須尊重供應(yīng)商。 采購(gòu)物資質(zhì)量檢驗(yàn)與驗(yàn)收 一、根據(jù)采購(gòu)合同的相關(guān)規(guī)定，行支部接到供應(yīng)商發(fā)貨通知單后準(zhǔn)備接收貨物，且 對(duì)生產(chǎn)初期第一批流水出來(lái)的成品應(yīng)做生產(chǎn)初期檢驗(yàn)。 檢驗(yàn)前準(zhǔn)備： 1、帶齊所需資料和工具，如產(chǎn)品圖紙、質(zhì)量要求、驗(yàn)貨標(biāo)準(zhǔn)、卡尺、相關(guān)表 格等。 2、熟悉產(chǎn)品質(zhì)量要求，熟悉檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)重點(diǎn)。 3、對(duì)容易出現(xiàn)的疵點(diǎn)問題，做到心中有數(shù)。 4、準(zhǔn)時(shí)到達(dá)工廠。 二、行支部采購(gòu)專員依據(jù)采購(gòu)合同、請(qǐng)購(gòu)單等，與供應(yīng)商的送貨單進(jìn)行核對(duì)，并查 點(diǎn)實(shí)物

25、數(shù)量； 三、 清點(diǎn)核對(duì)中若沒有問題， 則采購(gòu)專員組織質(zhì)量管理部或申購(gòu)部門的相關(guān)人員進(jìn) 行質(zhì)量檢驗(yàn)， 看是否符合合同要求及工藝技術(shù)要求等， 質(zhì)量檢驗(yàn)完畢由采購(gòu)專 員出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，報(bào)送行支部經(jīng)理； 質(zhì)量檢驗(yàn)的方法為： 1 、根據(jù)供應(yīng)商提供封樣，檢查成品，記錄發(fā)現(xiàn)的主要問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通。 十四 2、按照生產(chǎn)工藝流程，每道工序依次抽檢半成品，尤其關(guān)注生產(chǎn)問題的工序。 3 、檢查內(nèi)容仍然包括成品和半成品的尺寸、顏色、 LOGO 、表面處理效果、使 用功能等。檢驗(yàn)時(shí)應(yīng)按照封樣和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行。金屬類產(chǎn)品如檢查是否 存在毛刺。焊接點(diǎn)是否光滑，是否存在流漆、橘皮等。服裝類產(chǎn)品檢

26、查車縫 質(zhì)量、色差，印花產(chǎn)品應(yīng)檢查是否有脫落爆裂現(xiàn)象，繡花產(chǎn)品應(yīng)檢查繡花針 數(shù)是否和封樣一致等等。 4、注意配件的品質(zhì)，木質(zhì)配件應(yīng)關(guān)注木材是否達(dá)到烘干標(biāo)準(zhǔn)。金屬配件注意防 銹處理。 5、特殊物資應(yīng)按特殊要求進(jìn)行檢驗(yàn)，如產(chǎn)品承重測(cè)試、拉力測(cè)試、水洗測(cè)試等。 四、若檢驗(yàn)報(bào)告顯示，貨物存在質(zhì)量問題，則由采購(gòu)專員根據(jù)合同規(guī)定提出具體解 決辦法， 報(bào)行支部經(jīng)理審核、 總經(jīng)理審批后， 與供應(yīng)商一起追溯發(fā)生的各種疵點(diǎn) 的源頭， 督促供應(yīng)商立即整改不符合質(zhì)量要求的產(chǎn)品， 并嚴(yán)格要求返工， 且須要 求供應(yīng)商封存此批產(chǎn)品， 避免混進(jìn)大貨。 若供應(yīng)商提出無(wú)法改善， 則應(yīng)立即進(jìn)行 退換貨處理及賠償

27、事宜等； 若在貨物數(shù)量的清點(diǎn)核對(duì)階段， 賬實(shí)不符， 采購(gòu)專員 也應(yīng)根據(jù)合同規(guī)定提出解決辦法，及時(shí)聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商； 五、在檢查生產(chǎn)線質(zhì)控情況方面 A 、檢查并要求工作每次進(jìn)料都必須抽查批次質(zhì)量，并做好記錄保存。如面料類 產(chǎn)品尤其應(yīng)關(guān)注不同批次，不同缸號(hào)的面料是否存在色差，裁剪 2 X2’的 布樣留存比對(duì)。 B、檢查操作人員是否按照操作標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)。 C、 檢查工廠是否每道工序都配備品控人員。 H檢查每道工序是否都有樣品供操作人員比對(duì)。 E、 檢查操作人員是否依照規(guī)定的項(xiàng)目進(jìn)行自檢、互驗(yàn)。 十五 F、 檢驗(yàn)工序內(nèi)產(chǎn)生的疵點(diǎn)是否用貼條標(biāo)明并注明出現(xiàn)問題，返工處理。 G、 檢查是否設(shè)立

28、現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)設(shè)備，服裝類產(chǎn)品應(yīng)配備檢針設(shè)備和檢針作業(yè)工序， 避免出現(xiàn)殘線斷針等情況。 H、檢查半成品和成品是否有專區(qū)進(jìn)行存放，存放環(huán)境是否整潔干凈。 L 、 檢查每道工序半成品是否按合格區(qū)和返工區(qū)分開存放。 對(duì)于各工序質(zhì)量不合 格產(chǎn)品必須要求返工，避免成品返工困難。 J 、 加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工序或得難度較高的工序的質(zhì)量檢查。 K、 檢查工人工藝的操作技能， 關(guān)鍵工序或難度較高的工序尤應(yīng)關(guān)注， 避免次品 率增加。 六、檢查包裝情況 A 、 督促內(nèi)盒外箱的進(jìn)度，生產(chǎn)初期如包裝箱未做好，應(yīng)打包裝術(shù)試裝。如內(nèi) 盒外箱做好，應(yīng)檢查尺寸和印刷內(nèi)容是否正確，紙板厚度及克重是否符合 要求，印刷圖案

29、是否清晰，紙箱是否牢固，對(duì)外箱有要求的應(yīng)試裝并做摔 箱測(cè)試。 B、檢查包裝配件的品質(zhì)，如膠袋的品質(zhì)（厚度、透明度、清潔度） 、吊牌、瓦 楞品質(zhì)等。 C、 檢查包裝成品是否折疊或擺放整齊， 裝箱搭配是否按照合同要求。 同一箱同 款同色產(chǎn)品不能出現(xiàn)色差。 D檢查隨箱單據(jù)是否完整，檢查產(chǎn)品、尺碼與吊牌、內(nèi)盒、外箱是否一致。 七、其他需留意的地方： A、 關(guān)注生產(chǎn)線和生產(chǎn)能力，觀察作業(yè)流程和工序，計(jì)算生產(chǎn)周期。 B、 進(jìn)接向生產(chǎn)一線人員溝通進(jìn)度等，了解真實(shí)產(chǎn)量。 C、 留意供應(yīng)商是否外發(fā)。 十六 八、注意關(guān)鍵點(diǎn)拍照，如廠房、設(shè)備、工藝、在線產(chǎn)品、在線檢驗(yàn)、包裝、倉(cāng)庫(kù)管 理等。

30、 （以上僅為常規(guī)檢驗(yàn)項(xiàng)目， 根據(jù)生產(chǎn)情況及需求，應(yīng)適時(shí)相應(yīng)增加不同物品的質(zhì)量要求） （三）采購(gòu)結(jié)算管理 經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)，若所購(gòu)物資不存在質(zhì)量問題，則填寫檢驗(yàn)報(bào)告書，并讓供應(yīng)商簽字確 認(rèn)，一份留供應(yīng)商處，一份公司備檔。且由各門店負(fù)責(zé)入庫(kù)，填寫《入庫(kù)單》等，并與 財(cái)務(wù)部協(xié)作進(jìn)行賬務(wù)處理。 十七 采購(gòu)后 —供應(yīng)商關(guān)系管理 （SRM ） 建立企業(yè)與供應(yīng)商之間的伙伴關(guān)系現(xiàn)已成為許多企業(yè)對(duì)資源的獲取、供應(yīng)鏈上 產(chǎn)品與服務(wù)傳送的主要模式，供應(yīng)商關(guān)系管理（ SRM ）能夠幫助企業(yè)和供應(yīng)鏈 解決許多以前無(wú)法解決的問題。如： 1、實(shí)現(xiàn)需求、采購(gòu)和制造部門間的協(xié)同運(yùn)作； 2、提供外包業(yè)務(wù)管理功能，

31、緩解財(cái)務(wù)壓力； 3、 實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部及外部協(xié)同運(yùn)作， 縮短所需物資補(bǔ)給時(shí)間， 促進(jìn)公司各部門計(jì)劃、 需求和采購(gòu)等信息的共享； 4、提供了用于取得準(zhǔn)確、無(wú)雜質(zhì)、有組織和經(jīng)常需要補(bǔ)充的物資 / 項(xiàng)目和供應(yīng)商數(shù) 據(jù)的基準(zhǔn)， 使這些數(shù)據(jù)可通過各種搜索標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢索， 搜索標(biāo)準(zhǔn)隨各部門的職能 變化而變化； 5、 SRM 將需要共享的關(guān)鍵數(shù)據(jù)包含在通用數(shù)據(jù)模型內(nèi)， 從而可實(shí)現(xiàn)跨部門的決策、 分析和優(yōu)化； 6、合并不同的信息源，可按組織機(jī)構(gòu)、時(shí)間、商品或供應(yīng)商快速地檢索信息，使 企業(yè)能夠更好的了解貨源組織和商品利用方面的機(jī)會(huì)以及供應(yīng)商的表現(xiàn)和履約 情況； 7、 有助于收集供應(yīng)商的知識(shí)、 了

32、解其業(yè)務(wù)軌跡， 加強(qiáng)整個(gè)擴(kuò)展供應(yīng)鏈的協(xié)作關(guān)系， 也有益于電子商務(wù)的運(yùn)作，并未企業(yè)創(chuàng)造在全球范圍內(nèi)進(jìn)行采購(gòu)的新機(jī)會(huì)。 方法： 1 、 在確定符合公司戰(zhàn)略特征的供應(yīng)商時(shí)， 對(duì)所有供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估， 并將所有供應(yīng) 商資料及表格進(jìn)行分類存檔，以便針對(duì)不同類型的供應(yīng)商，制定不同的管理方法，實(shí) 十八 現(xiàn)有效管理； 其中需存檔資料包括： a、供應(yīng)商（現(xiàn)行的、過去的、潛在的）基礎(chǔ)資料，包括組織、人員、聯(lián)絡(luò)方法、 地址、交通等； b、有關(guān)供貨品種、價(jià)格、品質(zhì)、周期等方面的信息； c、供貨狀態(tài)與歷史數(shù)據(jù)，實(shí)際采購(gòu)、供貨情況的詳細(xì)記錄； d、潛在的供應(yīng)品種、生產(chǎn)能力等； e、審核及評(píng)估記錄、

33、改進(jìn)記錄等； f、重要的溝通或事件處理（例如聯(lián)絡(luò)、退貨、爭(zhēng)議等）記錄； g、雙方合作的項(xiàng)目、未來(lái)的發(fā)展計(jì)劃； h、雙方交流的文件（例如合同、變更、設(shè)計(jì)資料、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)等） ； i 、供方的其他信息（例如設(shè)計(jì)能力、進(jìn)度、相關(guān)計(jì)劃安排等） ； j、對(duì)狀態(tài)趨勢(shì)的預(yù)測(cè)能力等。 2、 采購(gòu)方在建立雙向交流的的過程中向供應(yīng)商學(xué)習(xí)， 從供應(yīng)商處取得寶貴的意見， 獲得持續(xù)性的改善， 并通過與供應(yīng)商共同制定質(zhì)量方案， 確定合作目標(biāo)， 獲得 高度整合； 3、 雙方互相公開和分享企業(yè)的人員、 流程、 成本等方面的信息， 達(dá)到真正的信息 資源共享， 以減少信息資源的重復(fù)建設(shè)和浪費(fèi)， 同時(shí)， 合作伙伴

34、共同參與制定 計(jì)劃的過程，最大限度的發(fā)揮了參與到供應(yīng)鏈的每一個(gè)成員的才能和優(yōu)勢(shì)； 4、采購(gòu)方公司與供應(yīng)商深度溝通，了解對(duì)方在管理、技術(shù)、開發(fā)、應(yīng)用等方面的 決策，共同制定有利于雙方持續(xù)性發(fā)展的戰(zhàn)略聯(lián)盟目標(biāo)； 5、 與供應(yīng)商建立聯(lián)合的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)跟蹤系統(tǒng)， 進(jìn)行合作財(cái)務(wù)分析 （包括成本 分析和利潤(rùn)分析） ，共享利益以及分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)； 十九 6靈活處理與供應(yīng)商的關(guān)系，鼓勵(lì)自己的供應(yīng)商伙伴開拓更多的市場(chǎng) 其目的： a、若維持少量供應(yīng)商，并與其保持長(zhǎng)期、 穩(wěn)定的合作關(guān)系，可最終降低成 本。但對(duì)一些關(guān)鍵緊缺的物資，須準(zhǔn)備 2-3 家可提供相關(guān)物資的審核 后的供應(yīng)商備案， 因?yàn)槿魏我粋€(gè)

35、供應(yīng)商發(fā)生問題， 都會(huì)對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)造成 損害； b 開發(fā)新的供應(yīng)商， 能帶來(lái)新的思想 新的技術(shù)， 對(duì)企業(yè)的創(chuàng)新會(huì)起很大 的作用。 二十 需備附表: 附表一 附表二 附表三 附表四 附表五 附表六 附表七 附表八 附表九 附表十 附表十一 附表十二 附表十三 附表十四 附表十五 附表十六 附表十七 附表十八 附表十九 附表二十 附表二十一 《采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)岢黾皩徟鷻?quán)限規(guī)定表》 《工作聯(lián)系單》 《固定資產(chǎn)申購(gòu)單》 《年度材料采購(gòu)預(yù)算表》 《月度材料采購(gòu)計(jì)劃表》 《所有物品年度采購(gòu)計(jì)劃表》 《供應(yīng)商基本資料表》 《供應(yīng)商問卷調(diào)查表》 《供應(yīng)商篩選評(píng)分表》 《供應(yīng)商考核項(xiàng)目及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》 《供應(yīng)商考核項(xiàng)目及評(píng)分表》 《供應(yīng)商評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)表》 《供應(yīng)商評(píng)分表》 《供應(yīng)商篩選表》 《合格供應(yīng)商列表》 《供應(yīng)商考核表》 《供應(yīng)商考核匯總表》 《采購(gòu)詢價(jià)記錄表》 《詢價(jià)結(jié)果一覽表》 《比價(jià)議價(jià)記錄表》 《樣品質(zhì)量評(píng)價(jià)表》 附表二十二 《物料跟催表》 附表二十三 《催貨通知單》 附表二十四 《檢驗(yàn)報(bào)告單》 附表二十五 《質(zhì)量控制表》 附表二十六 《采購(gòu)驗(yàn)收表》 附表二十七 《付款申請(qǐng)表》 附表二十八 《付款匯總表》 二十二