《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施細(xì)則

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1、《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施細(xì)則 吳江市《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施細(xì)則 1 總則 為適應(yīng)辦公自動(dòng)化及檔案管理現(xiàn)代化的需要，更好地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，根據(jù) 中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2000)及江蘇省《歸 檔文件整理規(guī)則》實(shí)施辦法，結(jié)合我市實(shí)際，特制定本實(shí)施細(xì)則。 本細(xì)則所稱歸檔文件整理是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成并辦理完畢，應(yīng)作 為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，以件為單位，進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編 號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。本細(xì)則適用于本市范圍內(nèi)的各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán) 體、企業(yè)、事業(yè)單位。 2 整理原則 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有

2、機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和 利用。貫徹“強(qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理、細(xì)化檢索、深化利用”的業(yè)務(wù)工作方針，簡(jiǎn) 便、高效、科學(xué)地開(kāi)展歸檔工作，推進(jìn)歸檔文件整理工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代 化。 3 整理要求 歸檔文件收集應(yīng)齊全完整，保管期限劃分準(zhǔn)確。檔案進(jìn)館單位按經(jīng)市檔案局核 準(zhǔn)的歸檔范圍和保管期限表 確保應(yīng)歸檔文件材料齊全完整，價(jià)值鑒定準(zhǔn)確。 整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。文 件整理歸檔時(shí)要去除易銹蝕的金屬物，超大紙張應(yīng)加以折疊。已破損的文件應(yīng)予修 整，字跡模糊或易褪變的文件、熱敏傳真紙應(yīng)予復(fù)制。文件的修整、復(fù)制要在保持 原貌的前提下進(jìn)行。

3、歸檔文件整理工作應(yīng)建立在文檔一體化管理基礎(chǔ)上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及檔案管理軟 件輔助整理工作。所用檔案管理軟件須符合江蘇省地方標(biāo)準(zhǔn)《文書(shū)檔案文件級(jí)目錄 數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式》（DB32/505-2002）要求。 4 整理方法 4.1 件的確定 本細(xì)則以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件。文件正本與定稿 為一件;正文與附件為一件;原件與復(fù)制件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;會(huì)議記 錄以每次會(huì)議記錄為一件（用記錄本記錄的，一本為一件）;成套的會(huì)議材料應(yīng)將會(huì) 議通知、名單、講話等文件各作為一件;介紹信存根一本為一件;重要文件的正文與 歷次修改稿可各為一件;計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下形成

4、的文件，無(wú)定稿的，或打印出 的定稿上無(wú)重要修改手跡、領(lǐng)導(dǎo)批示，定稿不存檔的，將正文與發(fā)文稿紙為一件; 正文與文件處理單為一件;來(lái)文與復(fù)文（指請(qǐng)求與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）可 為一件;經(jīng)過(guò)若干環(huán)節(jié)、層次辦理的來(lái)文、復(fù)文、 超過(guò)兩件的，則將所有的來(lái)文、復(fù)文分別作為一件;報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按其 原來(lái)裝訂方式，一冊(cè)（本）為一件;未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合， 可裝訂在一起作為一件。4.2裝訂 歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原 件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文與來(lái)文為一件時(shí)，復(fù)文在 前，來(lái)文在后;計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

5、中形成的文件，定稿無(wú)須保存的，正文在前， 發(fā)文稿紙?jiān)诤?不同文字的文本，中文本在前，其它文種版本在后;有文件處理單 的，文件處理單在前，正文在后。 文件定稿如果是計(jì)算機(jī)打印的，沒(méi)有修改筆跡，與正文內(nèi)容一致，只將文頭紙或者領(lǐng)導(dǎo)簽字的一頁(yè)附在正本之后歸檔。 裝訂方法根據(jù)歸檔文件的厚薄而定。一般厚度的文件采用江蘇省檔案局監(jiān)制的 不銹鋼訂書(shū)釘在文件左上角裝訂，較厚的文件采用三孔一線的方式裝訂。對(duì)于裝訂 成冊(cè)不便拆封的書(shū)籍、刊物等，金屬物已嚴(yán)密封裝在其中，如果拆釘會(huì)損壞原貌， 可不拆釘重裝，保持原貌不變。 短期保存的文件材料可保持原裝訂方式不變。 4.3 分類(lèi) 機(jī)關(guān)可采用“保管期限—

6、—年度——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”、“保管期限——年度”中 的一種方法進(jìn)行分類(lèi)，后一種方法適用于規(guī)模較小，歸檔文件數(shù)量不多的單位。原 執(zhí)行或參照?qǐng)?zhí)行企業(yè)檔案分類(lèi)規(guī)則的企業(yè)、事業(yè)單位也可采用“問(wèn)題——年度—— 保管期限”的方法分類(lèi)。分類(lèi)層次最多三層，即年度、期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題），最少兩 層，即年度、期限。一個(gè)單位的分類(lèi)方案應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。 4.3.1 按年度分類(lèi) 將文件按其形成年度分類(lèi)?？缒甓葧r(shí)，一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為 準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不 同年度的文件，統(tǒng)一按文件的簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅?huì)議文件歸入 閉幕年;跨

7、年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。 幾份文件作為一件時(shí)，“件”的日期以裝訂時(shí)排在前面的文件落款日期為準(zhǔn)。 4.3.2 按保管期限分類(lèi) 將文件按劃定的保管期限分類(lèi)。 4.3.3 按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi) 將文件按其內(nèi)容涉及到的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)。機(jī)構(gòu)分類(lèi)法與問(wèn)題分類(lèi)法不能同時(shí) 采用，只能選擇其中的一種。本項(xiàng)可視歸檔文件量的大小予以取舍。 按機(jī)構(gòu)分類(lèi)，由某個(gè)機(jī)構(gòu)承辦的歸檔文件，歸入該機(jī)構(gòu)類(lèi);由幾個(gè)機(jī)構(gòu)承辦 （一般適用于機(jī)構(gòu)相對(duì)穩(wěn)定的機(jī)關(guān)） 按問(wèn)題分類(lèi)，一般可分為“黨群類(lèi)”、“業(yè)務(wù)類(lèi)”、“行政類(lèi)”等。原執(zhí)行或 參照?qǐng)?zhí)行企業(yè)檔案分類(lèi)法的企業(yè)、事業(yè)單位，按問(wèn)題分類(lèi)，一般分到一級(jí)類(lèi)目，即 “黨群類(lèi)”

8、、“行政類(lèi)”、“生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)”、“經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)”。 4.4 排列 歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間排列。同一事由中 的文件，按文件形成先后順序排列，4.2中被裝訂為一件的歸檔文件排列順序不變 事由間，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序隨辦隨歸。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物 等成套性文件可集中排列。 事由是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程。一項(xiàng) 工程、一次活動(dòng)、一次會(huì)議，均可分別視為一個(gè)事由。一次請(qǐng)示，批復(fù)收到后，可 視為事由辦理完畢。 因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的 所有文件的最后?；虿⑷腙P(guān)系密不可分的

9、相關(guān)文件中作為一件（符合4.1條件）。上 述情況應(yīng)在備考表中加以說(shuō)明，而在實(shí)際整理工作中應(yīng)盡量避免。 4.5 編制歸檔號(hào) 歸檔文件應(yīng)按分類(lèi)方案和排列順序逐件編寫(xiě)歸檔號(hào)。歸檔號(hào)是在整理過(guò)程中， 體現(xiàn)歸檔文件類(lèi)別、排列順序的一組數(shù)字、字符的集合，包括全宗號(hào)、年度、保管 期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、頁(yè)數(shù)等編號(hào)項(xiàng)目。歸檔號(hào)填寫(xiě)在歸檔章內(nèi)，歸檔章設(shè) 置見(jiàn)圖A1,其中必填項(xiàng)為全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、總頁(yè)數(shù)，選擇項(xiàng)為機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等。 歸檔章采用紅色印泥，一般加蓋在文件首頁(yè)上端居中的空白位置上。文件閱辦 單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌。填寫(xiě)編號(hào)項(xiàng)目的字跡材料應(yīng)耐 久。 4.

10、5.1 全宗號(hào):填寫(xiě)市檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。沒(méi)有代號(hào)的可暫時(shí)不填 寫(xiě)。4.5.2年度:填寫(xiě)文件歸檔年度。以四位阿位伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如 2002，不能簡(jiǎn)化為“02”。4.5.3保管期限:填寫(xiě)歸檔文件保管期限，統(tǒng)一為“永 久”、“長(zhǎng)期”、“短期”標(biāo)識(shí)。4.5.4件號(hào):填寫(xiě)文件的排列順序號(hào)。 件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。 室編件號(hào)的編制方法為:在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按文件的排列順序從“1” 開(kāi)始逐件編號(hào)。館編件號(hào)到進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求填寫(xiě)。 4.5.5 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）:按機(jī)構(gòu)分類(lèi)的，用中文填寫(xiě)機(jī)構(gòu)名稱或其他規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 按問(wèn)題分類(lèi)的，

11、用中文填寫(xiě)類(lèi)目名稱，如“黨群類(lèi)”、“行政類(lèi)”。（檔案不進(jìn)館 企、科技事業(yè)單位也可用代號(hào)表示。）4.5.6總頁(yè)數(shù):填寫(xiě)每一件歸檔文件中有圖 文的頁(yè)面的總數(shù)。批文單與文件一同歸檔的，應(yīng)加上批文單的頁(yè)數(shù)?？傢?yè)數(shù)用阿位 伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)。 4.6 編目 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。 編目應(yīng)做到準(zhǔn)確、全面、詳細(xì)，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計(jì)算機(jī)檢索的需要。 4.6.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件的，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目，但 必須在題名欄中用（）注明有無(wú)來(lái)文，如“附請(qǐng)示”;若作為兩件，則分別編目。同 一事由形成多份文件的，應(yīng)分別編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、

12、文號(hào)、題 名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目（見(jiàn)圖A2）。 4.6.1.1 件號(hào):填寫(xiě)室編件號(hào)。 4.6.1.2 責(zé)任者:填寫(xiě)制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者的 名稱。填寫(xiě)時(shí)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 4.6.1.3 文號(hào):文件的發(fā)文字號(hào)。一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，須填寫(xiě)完整。4.6.1.4題名:文件標(biāo)題。文件只有一個(gè)題名且能反映文件內(nèi)容的（正題 名），填寫(xiě)時(shí)照實(shí)抄錄;文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無(wú)須抄錄;文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄;沒(méi)有題名或題名不規(guī)范的， 可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。會(huì)議記錄需要重?cái)M標(biāo)題時(shí)，應(yīng)寫(xiě)明會(huì)議的時(shí)間和主

13、要內(nèi)容。文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正文標(biāo)題不能反映附件內(nèi)容時(shí)，附件標(biāo)題可一并抄 錄，外加“（）”標(biāo)注。在計(jì)算機(jī)輔助管理?xiàng)l件下，若題名較籠統(tǒng)，需要進(jìn)一步細(xì)化 著錄。如“XX介紹信存根”一本作為 一件時(shí)，其題名可為“XX介紹信存根”，其介紹信中的人名可在備注欄中錄 入，以便二次檢索。4.6.1.5日期:填寫(xiě)文件的形成日期（即文件的落款時(shí)間），以 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如2002年9月6日，標(biāo)注為20020906。 4.6.1.6 頁(yè)數(shù):每件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。 4.6.1.7 備注:注釋文件需要說(shuō)明的情況。 4.6.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。 4.6.3 歸

14、檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄一年裝訂成一本， 亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本，或每年區(qū)分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）裝訂成若干本。封面設(shè) 置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）（見(jiàn)圖A3）。內(nèi)頁(yè)加目錄或口取紙以區(qū) 分保管期限和機(jī)構(gòu)（問(wèn)題），其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱或 規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 4.6.4 用符合要求的檔案管理軟件所形成的歸檔文件電子目錄須拷貝到可脫機(jī) 保存的耐久的載體上備份（一式三份，其中一份封存保管，一份供查閱使用，一份 異地保存）。載體推薦為一次寫(xiě)光盤(pán)。4.7裝盒 將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊和備考表項(xiàng) 目。不同保

15、管期限的不得裝在同一盒內(nèi)，采用機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)的，不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） 不得裝在同一盒內(nèi)。 4.7.1檔案盒 10mm、 4.7.1.1檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為 20mm30mm40m出。4.7.1.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè) 置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選 擇項(xiàng)。其中起止件號(hào)僅填寫(xiě)室編件號(hào)，即盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)， 中間用“-”號(hào)連接;盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編 制。檔案室可根據(jù)需要用鉛筆編制。 為確保檔案得以安全保管，歸檔文件所用裝具，須為由江

16、蘇省檔案局監(jiān)制的無(wú) 酸紙檔案盒。4.7.2備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，不宜印制在盒上。項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整 理人檢查人和日期。4.7.2.1盒內(nèi)文件情況說(shuō)明:填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ) 充、移出、銷(xiāo)毀等情況。4.7.2.2整理人:填寫(xiě)負(fù)責(zé)整理本盒歸檔文件的人員姓 名。 4.7.2.3檢查人:填寫(xiě)負(fù)責(zé)本盒歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 4.7.2.4日期:填寫(xiě)歸檔文件整理完畢的日期，也可以填寫(xiě)該盒文件整理完畢 的日期。5排架 歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列應(yīng)與本單位歸檔文件分類(lèi)方案一致，機(jī)關(guān) 分別采用“保管期限——年度——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”、“保管期限——年度”排架企業(yè) 按“問(wèn)題（即一級(jí)類(lèi)目）——年度——保管期限”排架。便于實(shí)體管理。同一期限內(nèi) 的檔案按年度次序上架，不同保管期限的檔案分別排架，便于檔案移交進(jìn)館。 6附則 本細(xì)則由吳江市檔案局負(fù)責(zé)解釋。 本細(xì)則自印發(fā)之日起施行。 附錄: 歸檔章、歸檔文件目錄及封面圖示 16（全宗號(hào)）（年度）（室編件號(hào)） 8*（機(jī)構(gòu)或問(wèn)題）（保管期限）（館編件號(hào)）總頁(yè)數(shù) 15 圖A1歸檔章樣單位:mm 歸檔文件目錄 件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注 圖A2歸檔文件目錄式樣 歸檔文件目錄 全宗名稱 年度 保管期限 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） 圖A3歸檔文件目錄封面式樣