《歸檔文件整理規(guī)則》目錄編制的要求與方法(之四)

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1、https:/歸檔文件整理規(guī)則目錄編制的要求與方法歸檔文件整理規(guī)則目錄編制的要求與方法(之四之四)歸檔文件整理規(guī)則（以下簡稱規(guī)則）中“編目”是指編制歸檔文件目錄。編目是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一，也是其他各種編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供了基本條件。總體要求1.能夠準(zhǔn)確反映分類和排列方法歸檔文件目錄編制以系統(tǒng)化工作為前提，以反映全宗內(nèi)歸檔文件的體系結(jié)構(gòu)和排序?yàn)槟康?，因而，目錄編制?yīng)按照分類、排列的結(jié)果進(jìn)行，編制完成的目錄應(yīng)該能夠準(zhǔn)確反映分類體系和排列方法。2.按照檔號順序編制規(guī)則規(guī)定，歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。3.逐件編制按照規(guī)則規(guī)

2、定，編目應(yīng)以件為單位進(jìn)行，在歸檔文件目錄中一件只體現(xiàn)為一條目錄。如來文與復(fù)文作為一件時，對復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文內(nèi)容，以方便文件檢索。4.體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄和電子目錄兩種形式在信息化條件下，歸檔文件目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計算機(jī)檢索。5.數(shù)據(jù)規(guī)范規(guī)則推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格編制目錄。使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行歸檔文件目錄編制的，項(xiàng)目內(nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、軟回車或硬回車，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。目錄項(xiàng)目和著錄要求1.歸檔文件目錄項(xiàng)目歸檔文件目錄包括序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目，其

3、中序號、檔號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)為必填項(xiàng)，文號和密級為條件必填項(xiàng)，備注為選填項(xiàng)。2.著錄要求https:/（1）序號。序號即歸檔文件順序號。每冊歸檔文件目錄的序號用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始逐條著錄。（2）檔號。檔號著錄要求參見歸檔文件整理規(guī)則檔號編制的原則與要求（之三）。（3）文號。文號即發(fā)文的字號，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年度、發(fā)文順序號組成。沒有文號的歸檔文件，此欄目空置，不得著錄諸如“會議文件之一”等文件順序號或“情況反映”等刊物名稱。文號中的年度用六角括號“”括入，不使用方括號“”或?qū)嵭姆筋^括號“【】”。（4）責(zé)任者。責(zé)任者是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。著錄責(zé)任者

4、項(xiàng)時一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明的簡稱。較為特殊的責(zé)任者，著錄方法如下：一是聯(lián)合發(fā)文時責(zé)任者過多時可適當(dāng)省略，但應(yīng)注意：立檔單位是責(zé)任者的必須著錄，以體現(xiàn)“以我為主”的歸檔原則；文號所代表的機(jī)關(guān)必須著錄。二是個人責(zé)任者著錄時應(yīng)在姓名后著錄職務(wù)、職稱或其它職責(zé)，并加“（ ）”號。文件所署個人責(zé)任者有多種職務(wù)時，只著錄與形成文件相應(yīng)的職務(wù)。少數(shù)民族個人責(zé)任者稱謂應(yīng)依照該民族的署名習(xí)慣著錄。外國責(zé)任者，姓名前應(yīng)著錄各歷史時期易于識別的國名簡稱，其后著錄統(tǒng)一的中文姓氏譯名，必要時著錄姓氏原文和名的縮寫。國別、姓氏原文和名的縮寫均加“（ ）”。如：（美）愛因

5、斯坦 （A.Einstein）。三是機(jī)關(guān)內(nèi)部文件等“白頭文件”常會出現(xiàn)未署責(zé)任者的情況，著錄時應(yīng)盡量根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并著錄。四是會議記錄的責(zé)任者應(yīng)著錄本單位（或有關(guān)組織）全稱或通用簡稱。如局局長辦公會議記錄，其責(zé)任者應(yīng)著錄為“局”，中共局黨組會議記錄，其責(zé)任者應(yīng)著錄為“中共局黨組”。五是多人的介紹信（存根）、多份剪報組成一件時，責(zé)任者應(yīng)著錄本機(jī)關(guān)全稱或通用簡稱。（5）題名。題名即文件標(biāo)題。完整的題名一般由責(zé)任者、事由、文種 3 個部分組成，一般以照實(shí)著錄為原則，較為特殊情況的題名，著錄方法如下：一是如果存在沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索等情況的，

6、應(yīng)按照“責(zé)任者+事由+文種”結(jié)構(gòu)全部或部分自擬標(biāo)題。自擬內(nèi)容應(yīng)外加方括號“ ”，以與原標(biāo)題內(nèi)容相區(qū)隔。二是文件同時存在正題名、副題名的應(yīng)照實(shí)著錄。如“強(qiáng)化目標(biāo)管理，推動機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展 同志在機(jī)關(guān)檔案工作會議上的講話”。對于同時存在正題名、并列題名的，填寫時應(yīng)一并著錄。https:/三是來文與復(fù)文作為一件時，除照實(shí)著錄復(fù)文標(biāo)題外，還應(yīng)增加“及請示”、“及函”字樣。如“局關(guān)于檔案室建設(shè)規(guī)模的批復(fù)及請示”。四是文件的題名不能完全反映附件內(nèi)容，應(yīng)該在正件標(biāo)題后著錄附件標(biāo)題。比如“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定附件：市民公約”。有多個附件的，附件之間用“；”隔開。五是附件單獨(dú)作為一件的，應(yīng)在附件

7、標(biāo)題前抄錄正文標(biāo)題，并注明“附件”字樣。如“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定附件：市民公約”。六是定稿、歷次修改稿分別作為一件時，除著錄文件標(biāo)題外，還應(yīng)注明稿件性質(zhì)。如“局十三五檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃定稿”。七是多次會議錄組成一件時，題名格式為：“責(zé)任者+起止時間+會議記錄名稱”。如：“局二一四年一至四月局長辦公會議記錄”。（6）日期。文件的日期即文件的形成時間（落款時間），多份文件作為一件的，以第一份文件的日期為準(zhǔn)。具體填寫日期項(xiàng)時應(yīng)以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，月、日不足兩位的在左側(cè)補(bǔ)零。如 2014 年 1 月 17 日，標(biāo)注為“20140117”。未注明日期的文件，編目時應(yīng)根據(jù)文件

8、內(nèi)容加以考證并填寫，確實(shí)無法考證的，其日期可以以歸檔年度為文件年度，月、日用零補(bǔ)足，比如20140000。（7）密級。密級應(yīng)依據(jù)文件實(shí)際標(biāo)注，按照檔案著錄規(guī)則（DA/T 18-1999）要求填寫漢語拼音代碼或漢字代碼，如“機(jī)密”或“JM”。文件明確標(biāo)注保密期限的，應(yīng)同時填寫保密期限，如“機(jī)密 1 年”或“JM1 年”。對已升、降、解密的文件，應(yīng)填寫新的密級。歸檔文件沒有密級的，此項(xiàng)目空置。 （8）頁怠呈項(xiàng)填寫一件文件的總頁數(shù)。計算頁數(shù)時以文件中有圖文（指與文件內(nèi)容相關(guān)的文字、圖畫等）的頁面為一頁，空白頁不計。大張的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前有圖文的頁面數(shù)計算頁數(shù)。（9）備注。備注項(xiàng)用于填寫

9、歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括開放等級、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等等。對備注項(xiàng)目的填寫應(yīng)嚴(yán)加控制，如果有些條目需說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注“*”號，將具體內(nèi)容填入備考表中。目錄格式1.歸檔文件目錄樣式及示例規(guī)則規(guī)定，“歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用 A4 幅面，頁面宜橫向設(shè)置。歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面?！币?guī)則規(guī)定歸檔文件目錄的一般樣式，包括目錄表頭、目錄表格形式、各項(xiàng)目在目錄中的位置等（如圖 1）。各地區(qū)、各部門在執(zhí)行時，可以根據(jù)實(shí)際需要對表格各項(xiàng)目的行https:/高、列

10、寬適當(dāng)調(diào)整。一般來說，同一立檔單位的歸檔文件目錄格式應(yīng)保持一致，不能隨意更改，以保持美觀并便于使用。手工填寫歸檔文件目錄項(xiàng)目時，應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水、耐久性好的簽字筆等，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。2.歸檔文件目錄封面裝訂成冊的歸檔文件目錄應(yīng)編制封面，便于傳遞、攜帶和閱讀。歸檔文件目錄封面應(yīng)和歸檔文件目錄同樣，采用 A4 型紙，頁面宜橫向設(shè)置（如圖 2）。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。分類方案選擇年度、保管期限和機(jī)構(gòu)（問題）復(fù)合分類法的單位，機(jī)構(gòu)

11、（問題）項(xiàng)屬于必選項(xiàng)；分類方案選擇年度、保管期限復(fù)合分類法的單位，歸檔文件目錄封面可以不設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）項(xiàng)。3.裝訂成冊歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。但應(yīng)按照分類方案，為每一類的歸檔文件目錄單獨(dú)附加歸檔文件目錄封面。歸檔文件目錄封面宜采用與歸檔文件目錄不同顏色的紙張打印，同時起到歸檔文件目錄隔頁紙的作用。機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)視需要編制數(shù)份歸檔文件目錄，分別在文書（業(yè)務(wù)）部門和檔案部門留存，以更好地滿足平時查閱使用的需要。進(jìn)館時隨檔案移交的歸檔文件目錄格式及份數(shù)，應(yīng)符合檔案館接收標(biāo)準(zhǔn)的要求。歸檔文件目錄一般建議在庫房檔案柜架相應(yīng)位置放置裝訂成冊的目錄即可，不要求在檔案盒內(nèi)放置目錄。不過，各地區(qū)、各部門存在其他規(guī)定或做法的，也可以遵照原有規(guī)定或延續(xù)習(xí)慣做法。本文檔【歸檔文件整理規(guī)則目錄編制的要求與方法(之四)】來自查字典文檔網(wǎng)，更多文檔歡迎訪問