[論高校院系檔案管理人員的教育培訓(xùn)]檔案管理制度

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1、[ 論高校院系檔案管理人員的教育培訓(xùn) ] 檔案管理制度 “檔案是人類各項(xiàng)實(shí)踐活動的原始記錄，是珍貴歷史文化遺產(chǎn) 的重要組成部分，是社會文明進(jìn)步的階梯。”①檔案工作是維護(hù) __ 歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)， 作為檔案工作的主體， 檔案人員素質(zhì)的高 低直接影響著檔案工作的質(zhì)量乃至整個檔案事業(yè)的發(fā)展。 高校院系檔 案工作者是檔案管理基礎(chǔ)的基礎(chǔ)， 因此， 要與時俱進(jìn)， 加強(qiáng)繼續(xù)教育， 不斷更新、 優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)， 不斷提高自己的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水 平，進(jìn)一步推動高校的全面發(fā)展。 一、加強(qiáng)檔案人員教育培訓(xùn)的需求 1 、現(xiàn)實(shí)需求 隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，社會對各方面人才的需求，檔案工

2、作表現(xiàn)出明顯的全面化、正規(guī)化、智能化發(fā)展規(guī)律，各種新技術(shù)應(yīng)用 于檔案管理正逐步變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)并不斷推廣。 目前， 在檔案工作中推廣的 以電子計(jì)算機(jī)為核心的包括電信、 縮微復(fù)制、 聲像技術(shù)在內(nèi)的一切先 進(jìn)手段使檔案管理工作日益自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。相反，就我國 高校院系現(xiàn)有檔案人員的整體水平很難應(yīng)對信息化帶來的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)， 遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案管理工作的需求和發(fā)展。 從文化水平來看，我國人口基數(shù)大，從事檔案工作的人員數(shù)量 多，但整體文化水平較低， 專業(yè)水準(zhǔn)更是令人堪憂。從高校發(fā)展的全 面看，重視成度欠缺，資金投入嚴(yán)重不足，據(jù)有關(guān)材料統(tǒng)計(jì)，沒有受 到過任何檔案專業(yè)培訓(xùn)，其比例達(dá)到了全部人員

3、的 40%左右。無職稱 的人員占全部人員總數(shù)的 33%。 ② 信息時代的檔案工作正在實(shí)現(xiàn)以電子計(jì)算機(jī)等物化智能應(yīng)用為 主的檔案管理自動化、 檔案信息資源數(shù)字化以及檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化， 檔案縮微及保護(hù)水平也日益提高， 原有的那些工作經(jīng)驗(yàn)和理論已經(jīng)難 以滿足實(shí)際工作的需要了。 原有的管理設(shè)施早應(yīng)淘汰， 傳統(tǒng)的管理方 法與模式 已遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時代的發(fā)展，一些上了年紀(jì)的工作人員甚至 打字還處于“一指禪”的水平，對于網(wǎng)絡(luò)管理、無紙辦公更是無從談 起，這樣的技術(shù)水平顯然無法滿足現(xiàn)代檔案工作的需要。 從政治素質(zhì)和職業(yè)道德水平來看，檔案工作的機(jī)要性和服務(wù)性 要求檔案人員要具備較高的政治素養(yǎng)和

4、愛崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)精神。 但在現(xiàn) 實(shí)情況中， 由于檔案管理部門無職無權(quán)， 晉升提拔評職稱都存在相當(dāng) 的難度， 檔案工作的職業(yè)特點(diǎn)致使一些業(yè)務(wù)人員在工作中產(chǎn)生了消極 落后的思想觀念。 比如個別檔案人員出于對物質(zhì)利益的追求， 政治立 場不夠堅(jiān)定， 沒有樹立起正確的是非觀念， 違背了檔案工作的基本準(zhǔn) 則，借助工作便利，私自篡改或銷毀檔案，泄漏機(jī)密檔案的內(nèi)容等。 還有檔案人員在工作中沒有端正工作態(tài)度， 為用戶提供服務(wù)時態(tài)度不 夠熱情。對工作應(yīng)付了事， 得過且過。以上種種行為在很大程度上影 響了檔案工作在公眾心目中的形象， 甚至違背了檔案工作維護(hù)歷史原 貌的基本原則，造成的危害是不可估量的。

5、 其次，在資金投入上嚴(yán)重不足，當(dāng)前，高校受各方面的影響， 把有限的資金往往大量投入到建高樓、建大門 、見實(shí)驗(yàn)室、人才引 進(jìn)等等， 在檔案管理的硬件上能拖則拖、 能應(yīng)付則應(yīng)付， 舍不得投資。 再者，高校的院系甚至沒有專門的檔案室，也沒有專職的管理人員， 許多是辦公室人員、教務(wù)員兼職，更談不上配備正規(guī)先進(jìn)的設(shè)施。 2 、理論需求 科學(xué)發(fā)展觀的第一要義就是發(fā)展，檔案管理工作也是如此，首 先要設(shè)立正規(guī)的管理機(jī)構(gòu)和正式的人員編制。領(lǐng)導(dǎo)重視，編制合理， 配備完善，才能不斷發(fā)展， 才能促進(jìn)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。隨著檔案 工作的不斷發(fā)展， 檔案人員自身的知識與技能也應(yīng)當(dāng)經(jīng)常擴(kuò)大和更新， 因

6、此應(yīng)當(dāng)為檔案人員在職業(yè)生涯中需要學(xué)習(xí)的各個階段提供多種多 樣的學(xué)習(xí)機(jī)會， 這就需要為在職人員提供各種形式的教育培訓(xùn)以滿足 需要。 其次“人本管理”思想是加強(qiáng)檔案人員教育培訓(xùn)的出發(fā)點(diǎn)。以 人為本也是科學(xué)發(fā)展觀的核心。 人是檔案工作中最基本、 最關(guān)鍵的因 素。這就要求各級領(lǐng)導(dǎo)重視這項(xiàng)工作，給管理人員創(chuàng)造良好的環(huán)境、 良好的出路，調(diào)動其積極性。人本管理的出發(fā)點(diǎn)是人，歸宿也是人， 其目標(biāo)就在于人的發(fā)展。 加強(qiáng)檔案人員的教育培訓(xùn)和創(chuàng)造良好的出路 正是以“人本管理”思想為出發(fā)點(diǎn)，充分重視檔案人員在檔案工作中 主體地位的體現(xiàn)。 二、對加強(qiáng)檔案人員教育培訓(xùn)的幾點(diǎn)建議 1 、加強(qiáng)師資和教材

7、建設(shè) 面對當(dāng)前檔案人員的整體組成、素質(zhì)、以及業(yè)務(wù)水平的現(xiàn)實(shí)， 教育培訓(xùn)閑的尤為重要， 檔案管理人員的培訓(xùn)不同于一般的學(xué)習(xí)深造， 受教育者有其自身的特點(diǎn)。 由于接受教育培訓(xùn)的學(xué)習(xí)者大都是處于檔 案管理、科研第一線的在職人員，因此教育培訓(xùn)要求理論聯(lián)系實(shí)際， 學(xué)以致用，既要反映當(dāng)前新知識、新方法、新內(nèi)容，具有理論性和先 進(jìn)性，又要切合實(shí)際情況，具有針對性和實(shí)用性。要達(dá)到這一點(diǎn)，一 要精心組織，配備高水平的教師，或聘請專家。既對當(dāng)前情況進(jìn)行詳 細(xì)的講解， 又要善于解答工作中遇到的問題。 二要有切合實(shí)際的教材。 就師資而言， 目前主要有兩個， 一是聘請經(jīng)驗(yàn)豐富的有一定知識水平 的在職

8、或離職的本行業(yè)人員， 一是借助高校的師資優(yōu)勢， 聘請專職教 師。確保教育培訓(xùn)的師資質(zhì)量，切實(shí)做到可行、管用。教育培訓(xùn)的教 材也應(yīng)做到緊密聯(lián)系實(shí)際。 由于參與培訓(xùn)的人員情況各有不同， 因此 編寫適合以自學(xué)為主的實(shí)用 要考慮到學(xué)員的整體特點(diǎn)和整體水平。 性強(qiáng)的教材，同時要注重行業(yè)新熱點(diǎn)、新動態(tài)，涵蓋一些前沿內(nèi)容， 滿足檔案工作向前推進(jìn)、向前發(fā)展的需要。 2 、為檔案人員的教育培訓(xùn)提供制度和資金保障 要想做到這一點(diǎn)，首先重要的一點(diǎn)是領(lǐng)導(dǎo)重視，把此項(xiàng)工作納 入重要工作日程。計(jì)劃的制定、領(lǐng)導(dǎo)的組織、實(shí)施的措施，都要做到 精心嚴(yán)密。 針對檔案工作和檔案工作人員的實(shí)際情況， 建立健全針對

9、 檔案人員教育培訓(xùn)的一套規(guī)章制度。 一方面， 可以保障檔案工作人員 接受繼續(xù)教育的基本要求， ， 為其個人專業(yè)和業(yè)務(wù)發(fā)展提供一定的空 間，滿足個人發(fā)展的需要 ; 必要時，推薦和輸送到高級別院校和科研 院所進(jìn)行深造， 另一方面可以使檔案部門人力資源的質(zhì)量得到不斷提 升， 培養(yǎng)更多的專業(yè)人才， 特別是為年輕工作人員創(chuàng)造更好的環(huán)境和 成長機(jī)會以便推動檔案工作更好的發(fā)展。 再就是舍得資金投入， 配備 全必需的和高性能的硬件設(shè)施，逐步向高智能、網(wǎng)絡(luò)化上發(fā)展。 3 、結(jié)合個單位實(shí)際情況，采取靈活多樣、適合本單位實(shí)際的教 育培訓(xùn)形式 檔案人員教育培訓(xùn)的形式有許多種，從時間上看，有長期培訓(xùn)

10、 和短期培訓(xùn) ; 從內(nèi)容上看有專業(yè)理論培訓(xùn)和工作技能培訓(xùn) ; 從培訓(xùn)手 段上看，有講授、自學(xué)、研討交流、進(jìn)修等等。各級檔案部門應(yīng)當(dāng)從 實(shí)際出發(fā)， 根據(jù)本單位的人員水平和實(shí)際情況， 采取靈活多樣的教育 培訓(xùn)形式。 參加培訓(xùn)的多是在職的檔案業(yè)務(wù)人員， 一方面他們有一定 的學(xué)習(xí)和分析能力， 另一方面， 他們是在職人員， 有自己的工作要做。 針對檔案人員自身的特點(diǎn)， 一般應(yīng)當(dāng)采取以自學(xué)和短期培訓(xùn)班、 進(jìn)修 為主、其他培訓(xùn)方式為輔的培訓(xùn)形式。另外，組織定期或不定期的參 觀、交流。舉辦專家講座、學(xué)術(shù)交流等等。總之，在條件允許的情況 下， 積極妥善的安排好教育培訓(xùn)， 以保證檔案業(yè)務(wù)人員的水平

11、和素質(zhì) 不斷的提高。 4 、 根據(jù)實(shí)際需要，拓展教育培訓(xùn)的內(nèi)容 目前高等院校檔案人員教育培訓(xùn)的主要內(nèi)容還局限于專業(yè)理論 和業(yè)務(wù)技能兩大部分。 事實(shí)上， 一個合格的檔案工作者不僅需要具有 較高的理論水平和扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力， 還應(yīng)該具備良好的職業(yè)道德， 一 定的創(chuàng)新能力以及愛崗敬業(yè)、 無私奉獻(xiàn)精神等多方面的素質(zhì)。 檔案管 理人員崗位雖然光榮，但一般無職無權(quán)，更不分管錢物。因此，檔案 人員的教育培訓(xùn)不僅要實(shí)現(xiàn)更新擴(kuò)充知識、 強(qiáng)化提高技能的目標(biāo)， 還 要拓寬培訓(xùn)內(nèi)容的口徑，增強(qiáng)職工的事業(yè)心、責(zé)任感，要教育職工耐 得住寂寞，經(jīng)得住誘惑。扎實(shí)工作，甘于奉獻(xiàn)。因此，高等院校為塑 造復(fù)合型

12、高素質(zhì)檔案人才，必須搭建一個更廣闊的平臺。 第一，要重視職業(yè)道德的教育培訓(xùn)。只有同時具備良好的專業(yè) 素質(zhì)和職業(yè)道德的檔案工作者才能做好檔案工作， 因此應(yīng)在教育培訓(xùn) 中加強(qiáng)職業(yè)道德教育和愛崗敬業(yè)教育。 第二， 強(qiáng)化檔案專業(yè)人員創(chuàng)新 意識和創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。 在知識激增和知識老化同時加快的今天， 檔 案專業(yè)教育培訓(xùn)既需要不斷傳授最新的科技知識和技能， 又必須不斷 地培養(yǎng)和提高專業(yè)人員立足本職崗位的自主創(chuàng)新能力。 第三， 加強(qiáng)檔 案專業(yè)人員的外語運(yùn)用能力。 隨著出入境人員的增多， 涉外檔案的大 量涌現(xiàn)、檔案工作的國際交流日益密切，例如外文的學(xué)習(xí)成績及 __ 等， 需要我們的檔案人員具

13、備一定的外語運(yùn)用能力。 這就要求我們充 分利用各方面的有利條件， 適時地開設(shè)不同層次的外語輔導(dǎo)班進(jìn)行基 礎(chǔ)外語和專業(yè)外語的培訓(xùn)和強(qiáng)化， 使其能夠達(dá)到基本的交流需要， 能 夠勝任或基本勝任工作的需要。第四，加強(qiáng)檔案人員的團(tuán)隊(duì)意識。一 方面， 各單位的檔案部門自身是一個有機(jī)整體， 檔案人員之間應(yīng)當(dāng)本 著團(tuán)結(jié)互助的協(xié)作精神，共同搞好檔案工作。另一方面，檔案部門的 工作人員應(yīng)當(dāng)協(xié)同其他部門人員的工作， 積極協(xié)調(diào)有關(guān)部門和有關(guān)人 員，做好檔案的收集和歸檔工作，共同推動檔案工作的發(fā)展。 如果沒有檔案與檔案管理，整個社會的統(tǒng)一性和整體連續(xù)性就 不能得到很好的維系 ; 社會歷史和整個事件情況

14、就不能得到很好的研 究與論證， 特別是對我們高校的發(fā)展來講， 更具有現(xiàn)實(shí)和不可替代的 作用， 而如果沒有高素質(zhì)的檔案人才， 檔案管理工作就不能得到很好 的繼承和發(fā)展。因此加強(qiáng)檔案人員的教育培訓(xùn)，培養(yǎng)專業(yè)知識過硬、 業(yè)務(wù)能力扎實(shí)、 具有創(chuàng)新精神的復(fù)合型檔案人才， 不斷總結(jié)檔案人員 教育培訓(xùn)的經(jīng)驗(yàn)和不足， 摸索出一條適合我們高校的檔案人員教育培 訓(xùn)之路應(yīng)當(dāng)引起我們的足夠重視。 注釋 : ①馮惠玲、張輯哲：《檔案學(xué)概論》，北京：中國人民大學(xué)出版 社，xx:135 ?143. ②傅華 : 《在數(shù)字繁榮的背后——我國檔案工作人員的狀況分 析》，《浙江檔案》，xx年第1期:10?13. 內(nèi)容僅供參考