《辦公室管理》模擬試卷及答案

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1、試卷代號(hào)：2180 《辦公室管理》模擬試卷 此試卷為中央電大往年的舊試卷，提供此模擬題僅為大家熟悉題型之用，僅此而已，與本次期末考試無(wú)任何直接關(guān)系 一、單項(xiàng)選擇題(請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10分) 1．辦公室布置要注意(D)。 A．上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放 B．一般辦公室桌椅最好面對(duì)面放置 C.打字、復(fù)印間離上司辦公室近些 D．各種溝通、保密 2．傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的(B) A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量B．隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 C.不宜發(fā)送禮儀性文本D.不宜發(fā)送私人、保密文本 3．在會(huì)議開(kāi)始前和進(jìn)行過(guò)程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?C)

2、A．協(xié)助簽到B．分發(fā)資料 C.作會(huì)議記錄時(shí)離開(kāi)會(huì)議室接聽(tīng)電話D.暫時(shí)保管與會(huì)者的物品 4．以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(B)。 A．保留一張購(gòu)貨訂單，收到貨物時(shí)一一核對(duì)打勾 B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品 C.通過(guò)電話訂購(gòu)或傳真訂購(gòu)，可以提高交貨速度 D．用庫(kù)存一覽表來(lái)儲(chǔ)備辦公用品 5．以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的(B)。 A．沒(méi)有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項(xiàng)工作 B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力 C.上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，按照先來(lái)后到順序進(jìn)行 D．上司所指示的工作如果不合適，可以不實(shí)施 6．文員必須管理好金錢，學(xué)會(huì)節(jié)約開(kāi)支，

3、以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)?A)。 A．最好到價(jià)格便宜的商店去購(gòu)買，質(zhì)量并不重要 B．作出預(yù)算，按月或季度預(yù)計(jì)辦公室的開(kāi)銷來(lái)控制開(kāi)支 C.采購(gòu)大量物品時(shí)可以享受批量折扣，就一次多購(gòu)買一些辦公用品 D．限制不必要的長(zhǎng)途電話，輕易不要選擇快遞服務(wù) 7．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的(B) A．善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致 B．應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己 C配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則 D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任 8．以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的(A)。 A．審查功能B．保密功能 C.歡迎詞播

4、放功能D.報(bào)數(shù)功能 9．以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中；哪一項(xiàng)是正確的 (D)。 A．用叉、匙進(jìn)食時(shí)，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔 B．站起身來(lái)在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物 (2．El內(nèi)含有食物與人說(shuō)話 D．吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去 10．文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免(D) A．上司沒(méi)有經(jīng)過(guò)文員而決定的日程安排計(jì)劃，也必須填寫在計(jì)劃表上 B．如果表上的空白處太少，可以使用速記符號(hào)或自己能夠了解的簡(jiǎn)單符號(hào) C.制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，要留意上司改變思考的時(shí)間和路途上的時(shí)間 D．日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一

5、年以上，可以廢棄 二、判斷題(正確打“，”，錯(cuò)誤打"X”o每小題1分，共10分) 1 .文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開(kāi)始介紹(V) 2．如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文 件夾，如果以后出現(xiàn)問(wèn)題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。 (v) 3．如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定 優(yōu)先順序。(X) 4．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范 圍和要求，但沒(méi)有期限。(X) 5．要發(fā)問(wèn)或有意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)該等上司說(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自己的看

6、法。如果 上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司。(x) 6．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法， 以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。(V) 7．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如 茅臺(tái)等烈性酒。(x) 8．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見(jiàn)面的情況，文員應(yīng) 把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。(V) 9．假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地 拒絕，應(yīng)該問(wèn)明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情。(V) 10 ．為來(lái)自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便

7、的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定 房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。(x) 三、簡(jiǎn)答題(每小題10分．共20分) 1．文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么? (1) 進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見(jiàn)、建議、批評(píng)或規(guī)勸； (2)參謀作用；補(bǔ)缺作用；增進(jìn)關(guān)系作用； 方法和要求： (1)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事； (2)適時(shí)?？紤]時(shí)機(jī)；(3)適地?？磮?chǎng)合；(4)適度。要注意掌握分寸。 2．什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷? 1 1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”； 特征:(1)按問(wèn)題特征立卷；(2按作

8、者特征立卷；(3)按文種特征立卷；(4)按時(shí) (5)按地區(qū)特征立卷；(6)按通訊者特征立卷； (7)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。 四、設(shè)計(jì)題(每小題10分。共20分) 1．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)， 決定 召開(kāi)專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開(kāi)好這次座談會(huì)? 2．科達(dá)公司召開(kāi)中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的 正副 經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì) 議時(shí)間 為5小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，

9、其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30 天、一 天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開(kāi)支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會(huì)議緊張 安排午 餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。 1(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見(jiàn)又敢于發(fā)表 意見(jiàn)者；(2)座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、／L人為宜；(3)座談會(huì)上，文秘人員應(yīng) 與主持人密切配合；(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘 人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；(7)會(huì)場(chǎng) 應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。， 2．答案： ⑴會(huì)議

10、成本=2x3[(G+S)XT]n+后勤開(kāi)支=6(G+S)T?n+后勤開(kāi)支(3分) (2)G參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，(2400 +30y)(1分) (3)S——參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2.5元。(600+30+8)(1分) (4)T——參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；(1分) (5)n——參加會(huì)議人數(shù)為50人(46+4);(1分) (6)后勤開(kāi)支一一等于支票開(kāi)支、現(xiàn)金開(kāi)支和實(shí)物開(kāi)支的總和為800(200+100+10X50) (1分) (7)會(huì)議成本一6X(10+2.5)X5X50+800 =18750一-800 =

11、19550(元) 五、案例分析題(每小題20分，共40分) 1．某國(guó)營(yíng)企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位 實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來(lái)，小林針對(duì)該公司管理寫的畢業(yè)論文 中的某些觀點(diǎn)和見(jiàn)解很得指導(dǎo)老師賞識(shí)，他本人也認(rèn)為對(duì)公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找 總經(jīng)理談?wù)?。小趙客氣地請(qǐng)小林坐下，說(shuō)：“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧”。小林 就滔滔不絕地講了起來(lái)。小趙一邊聽(tīng)，一邊看報(bào)表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公 司……”，小趙越聽(tīng)越不高興，結(jié)果沒(méi)等小林把話說(shuō)完，他便滿臉怒氣地說(shuō)“公司小是否埋 沒(méi)了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司

12、呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引 起了激烈的爭(zhēng)執(zhí)，最后小林氣憤地離開(kāi)了辦公室。 小趙還在悶悶不樂(lè)時(shí)，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來(lái)了，他們因平時(shí)工作不遵 守紀(jì)律，完不成任務(wù)被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問(wèn)題。小趙說(shuō)總經(jīng)理不在，想請(qǐng) 他們坐下來(lái)慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來(lái)，他們怒氣沖 沖地推推操操，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好…… 你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對(duì)。 2．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語(yǔ)，小陳則很喜歡打扮。公司明天要 與法國(guó)某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈

13、和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好 準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。 正式會(huì)談這天，只見(jiàn)坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。 古總經(jīng)理與法國(guó)客商在接待室內(nèi)寒暄時(shí)，小陳拿來(lái)了托盤準(zhǔn)備茶水，只見(jiàn)她花枝招展，一對(duì)大耳環(huán)晃來(lái)晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)?？蜕堂鎺Р粣傊?，把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺(jué)得尷尬。談判中討價(jià)還價(jià)時(shí)，古總一時(shí)性起，雙方爭(zhēng)執(zhí)起來(lái)，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商?？蜕?/p>

14、拂袖而去。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無(wú)能！” 小沈并不知道自己有什么過(guò)錯(cuò)，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的, 與我有什么關(guān)系？” 小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 1答案 (1)不能說(shuō)“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧’‘，辦公室人員不能替上司做主； (2)接待來(lái)訪者應(yīng)細(xì)心傾聽(tīng)，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽(tīng)；(3)對(duì)提重要建議的來(lái)訪者，應(yīng)認(rèn)真 記錄，匯報(bào)上司；(4)應(yīng)熱情，不能對(duì)來(lái)訪者冷嘲熱諷；(5)對(duì)言辭激烈的來(lái)訪者應(yīng)有禮 有節(jié)，宣傳政策；(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請(qǐng)保安或打110。 2 .答案： (1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會(huì)談工作要求； (2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象； (3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場(chǎng)所安靜； (4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開(kāi)始就不順利； (5)小沈應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開(kāi)，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商； (6)小沈受到上司批評(píng)，即使是過(guò)頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f(shuō)明情況，交流思想和感情。