第十二章 采購管理制度

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1、 采購管理制度 一、采購工作管理目標(biāo) 表12-1 采購管理目標(biāo)與內(nèi)表 目 標(biāo) 內(nèi) 容 正確計劃用料 1. 配合營業(yè)目標(biāo) 2. 增加資金預(yù)算靈活度 3. 減少呆滯料的產(chǎn)生 4. 加強用料控制 5. 便于存量管理 適當(dāng)存量管理 1. 強化重點管理效果 2. 提高存貨周轉(zhuǎn)率 3. 適時、適量的供料 4. 適量的庫存 5. 提高庫位使用率 強化采購管理 1. 適質(zhì)、適量 2. 適價、適時 3. 充分掌握市場行情 4. 和供料廠保持良好關(guān)系 發(fā)揮盤點功效 1. 消除料賬差異

2、 2. 確保材料量 確保產(chǎn)品質(zhì)量 1. 強化驗收管理 2. 增加材料的使用性 發(fā)揮儲運功能 1. 確保材質(zhì) 2. 安全維護倉庫 3. 合理的儲存成本 4. 正確的收發(fā)作業(yè) 更 低 成 本 1. 采購或自制的合理性 2. 以舊換新物盡其用 3. 積極開發(fā)替代品 4. 余料再使用 5. 防止滯料發(fā)生 6. 降低采購、儲存成本 7. 提高人員工作效率 合理處理滯廢料 1. 資金靈活運用 2. 避免無謂損失 3. 增加儲位的有效空間 二 物料與采購管理系統(tǒng) （一） 材料分類編號 1.原料、物料的劃分； 2.常備

3、料與非常備料劃分； 3.編號原則設(shè)定。 （二） 存量控制 1.管理基準(zhǔn)設(shè)定； 2.用料差異管理。 （三） 請采）購作業(yè) 1.請購方式設(shè)定； 2.請購部門設(shè)定； 3.請購手續(xù)及權(quán)限； 4.請購進度控制； 5.供應(yīng)廠商的選擇與資料建立； 6. 采購方式設(shè)定； 7.詢價、議價及訂購作業(yè)； 8.采購進度控制； 9.采購核決權(quán)限； 10.進口事務(wù)作業(yè)； 11.廠商交貨異常處理。 （四） 驗收作業(yè) 1.收料作業(yè)規(guī)定； 2.超短交料處理； 3.檢驗規(guī)范設(shè)定； 4.檢驗結(jié)果處理； 5.材料退貨處理。 （五） 倉儲作業(yè) 1.倉位規(guī)劃； 2.料位及料品標(biāo)示； 3

4、.賬務(wù)處理； 4.盤點周期方式及異常處理； 5.倉庫安全管理措施。 （六） 領(lǐng)料、發(fā)料作業(yè) 1.材料領(lǐng)用規(guī)定； 2.以舊換新規(guī)定； 3.材料退庫作業(yè)； 4.外協(xié)加工料交運管理。 （七） 成品倉儲管理 1.倉位規(guī)劃； 2.繳庫核點； 3.出貨控制； 4.退貨處理； 5.滯成品管理。 （八） 滯料、廢料管理 1.滯料、廢料定義； 2.滯料、廢料的處理。 三 物料與采購管理工作內(nèi)容 表 12-2 物料與采購管理工作內(nèi)容表 人 員 工 作 內(nèi) 容 物 控 1. 請購方式與存量基準(zhǔn)的設(shè)定 2. 生產(chǎn)用料的統(tǒng)計及預(yù)估 3.

5、 生產(chǎn)用料的請購與余料轉(zhuǎn)用 4. 進料異常與生產(chǎn)管理、采購協(xié)調(diào)處理 采 購 1. 建立供應(yīng)商與價格記錄 2. 采購方式的設(shè)定及市場行情調(diào)查 3. 詢價、比價、議價、訂購作業(yè) 4. 交料進度控制與逾交督促 5. 進料質(zhì)量、數(shù)量異常處理 6. 內(nèi)外銷差價、退稅資料提供 7. 付款整理、審查 外 協(xié) 1. 外協(xié)廠商開發(fā)與簽約 2. 建立外協(xié)廠商與工繳記錄 3. 外協(xié)產(chǎn)量、交貨期、尾期控制 4. 外協(xié)用料出廠管理 5. 外協(xié)品的質(zhì)量異常處理 6. 外協(xié)用料與工繳結(jié)算 材 料 組 1. 進廠材料、外協(xié)品點收及不合格品退

6、回 2. 材料發(fā)放批號管理、余料提報 3. 材料保管及賬務(wù)處理 4. 庫位規(guī)劃、整理與安全維護 5. 滯料及有價值廢品的庫存提報 6. 庫存盤點與賬物核對 7. 提供有關(guān)庫存動態(tài)資料 成 品 組 1. 成品繳庫的點收核對 2. 成品出庫交運處理 3. 成品保管及賬務(wù)處理 4. 成品庫位規(guī)劃、整理與安全維護 5. 庫存盤點與賬物核對 6. 滯存品庫存提報 提供有半成品庫存資料 7. 提供有半成品庫存資料 四、標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)程序 采購作業(yè)內(nèi)容包括從收到“請購案件”開始的進行分發(fā)采購案件，由采購經(jīng)辦人員先核對請購內(nèi)容，查閱“

7、廠商資料”、“采購記錄”及其他有關(guān)資料后，開始辦理詢價，在報價后，整理報價資料，擬訂議價方式及各種有利條件，進行議價，辦妥后，依核決權(quán)限，呈核訂購。詳細(xì)作業(yè)程序及要點如： （一）采購作業(yè)程序及要點 表12-3 采購作業(yè)程序及要點表 程 序 要 點 接件分發(fā) 1. 請購單各欄填寫是否清楚 2. 按分配原則分派請購案件 3. 急件優(yōu)先分派辦理 4. 無法在需用日期辦妥者利用“交貨期聯(lián)絡(luò)單”通知請購部門 5. 撤銷請購單應(yīng)先送辦理 詢 價 1. 交貨期無法配合需用日期時聯(lián)絡(luò)請購部門 2. 充分了解請購材料的品名、規(guī)格 3

8、. 急件或需用日期接近者應(yīng)優(yōu)先辦理 4. 向廠商詳細(xì)說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、扣款規(guī)定、交貨期、地點、付款辦法 5. 同規(guī)格產(chǎn)品有幾家供應(yīng)商均應(yīng)詢價 6. 有否其他較有利的代用品或?qū)蛊? 7. 應(yīng)對同規(guī)格，不同廠牌做比較 8. 是否有必要辦理售后服務(wù)及保修年限 9. 新廠商產(chǎn)品，是否需經(jīng)檢驗試用 比價、議價 1. 廠商的供應(yīng)能力是否能按期交貨、質(zhì)量確認(rèn) 2. 是否殷實可靠的生產(chǎn)廠或直接進口商 3. 其他經(jīng)銷商價格是否較低 4. 經(jīng)成本分析后，設(shè)定議價目標(biāo) 5. 是否必要向廠商索取型錄比較 6. 價格上漲下跌有何因素 7. 是否必要開

9、發(fā)其他廠商或轉(zhuǎn)外購 8. 規(guī)定幾萬元以上的案件呈副經(jīng)理議價或設(shè)定議價目標(biāo) 呈 核 1. 請購單上應(yīng)詳細(xì)注明與廠商議定的買價條件 2. 買賣慣例需超交者應(yīng)注明 3. 現(xiàn)場選用較貴材料時，聯(lián)絡(luò)請購部門述明原因 4. 按核決權(quán)限呈核 訂 購 1. 需預(yù)付定金，內(nèi)外銷價需辦退稅或規(guī)定多少金額以上或有附帶條件等應(yīng)制訂買賣合同 2. 再向廠商確認(rèn)價格、交貨期、質(zhì)量條件 3. 分批交貨者在請購單上蓋分批交貨單 4. 訂購單（采用聯(lián)絡(luò)函式傳真機）寄交廠商，無法按需用日期交貨的案件聯(lián)絡(luò)請購部門 催 交 1. 約交日期前應(yīng)再確認(rèn)交貨期 2. 無

10、法在約交日期前交貨時聯(lián)絡(luò)請購部門并列入交貨期異?？刂票韮?nèi)催辦 3. 已逾約交貨日期尚未到貨應(yīng)加緊催交 整理付款 1. 發(fā)票抬頭及內(nèi)容是否相符 2. 發(fā)票金額與請購單價格是否相等 3. 是否有預(yù)付款或暫借款應(yīng)處理 4. 是否需要扣款 5. 需要辦退稅的請購單轉(zhuǎn)告退稅部門 6. 以內(nèi)銷價采購供外銷用材料 應(yīng)先收齊退稅同意書方可辦理付款 收件、分發(fā)、核對 1. 收件 2. 按分配原則指派經(jīng)辦人 3. 核對品名 4. 核對規(guī)格 5. 核對數(shù)量 6. 核對需要日期 詢 價 1. 選擇詢價對象及地區(qū) 2. 詢價 3. 整理報價

11、資料 4. 確認(rèn)請講內(nèi)容 5. 尋找對抗品 6. 選擇開發(fā)對象 7. 詢價索樣 8. 整理對抗品資料及樣品送樣 9. 整理檢驗結(jié)果 議價 比價 呈核 1. 調(diào)查市場行情 2. 核對資金預(yù)算 3. 選擇議價對象 4. 研擬底價 5. 研議采購條件 6. 議價（或公開比價） 7. 填寫上次報價記錄 8. 估算海（空）運費 9. 估算保險費 10. 核對付款條件 11. 比較交貨期限 12. 檢查卸貨條件 13. 估算關(guān)稅 14. 按核決權(quán)限呈核 程 序

12、 要 點 進口、簽證、結(jié)匯 1. 繕打輸入許可證申請書 2. 繕寫用途說明書 3. 備妥簽證必要文件 4. 提案申請簽證 5. 簽證專案申請作業(yè) 繕造申請書及附件（度量衡器、無線電器材） 整理必要文件 提案申請 6. 申請結(jié)匯 7. 整理結(jié)匯文件 8. 核對簽證結(jié)匯文件 9. 修改輸入許可證或信用證作業(yè) 投保、船務(wù) 1. 洽訂保率 2. 投保繳交保險費 3. 洽訂特約船公司及運費 4. 指定船舶公司 5. 交涉貨柜使用期限 6. 核算運費 7. 繳交運費 8. 處理大宗材料船務(wù) 裝 運 1.

13、 督促預(yù)定裝船期 2. 申請“工業(yè)用”證明 3. 申請分期繳稅 4. 申請預(yù)保火險及動產(chǎn)抵押 5. 督促裝運文件 6. 確認(rèn)船期 7. 整理裝運文件 8. 申請管理品放行證 9. 聯(lián)絡(luò)及安排卸貨 10. 確認(rèn)船代理 11. 確認(rèn)公證處（所） 12. 聯(lián)絡(luò)交貨期異常修改I/L,L/C 報關(guān)、提貨 1. 銀行背書 2. 辦理擔(dān)保提貨 3. 整理文件報關(guān) 4. 繳稅提貨 5. 收料 索 賠 1. 核對材料檢驗報告 2. 填寫索賠記錄單 3. 向保險公司、船公司索賠 4. 向供料廠商索賠 5. 辦理退貨掉換作業(yè)

14、 跟 催 1. 督促收料單 2. 控制長期合同的交貨 3. 控制外購資金 4. 整理采購案件 5. 計算卸貨延滯費及獎金 6. 辦理退匯 五、標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)細(xì)則 （一） 請購 第一條 請購部門的劃分 各項材料的請購部門如下： 1.常備材料：生產(chǎn)管理部門。 2.預(yù)備材料：物料管理部門。 3.非常備材料： （1）訂貨生產(chǎn)用料：生產(chǎn)管理部門。 （2）其他用料：使用部門或物料管理部門。 第二條 請購單的開立、遞送 1.請購經(jīng)辦人員應(yīng)依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參酌庫存情況開立請購單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項經(jīng)主管審核后依

15、請購核決權(quán)限呈核并編號（由各部門依事業(yè)部別編訂），“請購單（內(nèi)購）（外購）”附“請購案件寄送清單”送采購部門。 2.需用日期相同且屬同一供應(yīng)廠商供應(yīng)的統(tǒng)購材料，請購部門應(yīng)以請購 單附表，一單多品方式，提出請購。 3.緊急請購時，由請購部門于“請購單”“說明欄”注明原因，并加蓋“緊急采購”章，以急件卷宗遞送。 4.材料檢驗須待試車方能實施者，請購部門應(yīng)于“請購單”上注明“試車檢驗“及“預(yù)定試車期限”。 5.庶務(wù)用品由物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制“請購單”提出請購。 表 12-4 材料請購單 部門：

16、 年 月 日填制 材 料 規(guī)范 部門 核定 數(shù)量 請購 數(shù)量 估計 單價 估計 總價 預(yù)算 月份 材 料 別 編號 核 對 碼 新 舊 廢 名 稱

17、 需用日期 年 月 日 用途 備 注 請料單 字第 號 第三條 免開請購單部分 1.下列總務(wù)性物品免開請購單，并可以“總務(wù)用品申請單”委托總務(wù)部門辦理，但其核決權(quán)限另訂，其列舉如下： （1）賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。 （2）招待用品：飲料、香煙等。 （3）書報（含技術(shù)性書籍及定期刊物）、名片、文具等。 （4）打字、刻印、報表等。 2.零星采購及小額零星采購材料項目。 第四條 請購核決權(quán)限 1.內(nèi)購： （1）原物料： ①請購

18、金額預(yù)估在1萬元以下者，由科長核決。 ②請購金額預(yù)估在1萬元至5萬元者，由經(jīng)理核決。 ③請購金額預(yù)估在5萬元以上者，由總經(jīng)理核決， （2）財產(chǎn)支出 ①請購金額預(yù)估在2000元以下者，由科長核決。 ②請購金額預(yù)估在2000元至2萬元者，由經(jīng)理核決。 ③請購金額預(yù)估在2萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 （3）總務(wù)性用品 ①請購金額預(yù)估在1000元以下者，由科長核決。 ②請購金額預(yù)估在1000元至1萬元者，由經(jīng)理核決。 ③請購金額預(yù)估在1萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 附注：凡列入固定資產(chǎn)管理的請購項目應(yīng)以“財產(chǎn)支出”核決權(quán)限呈核。 2.外購： （1）請購金額預(yù)估在10萬元（含）以下

19、者，由經(jīng)理核決 （2）請購金額預(yù)估在10萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 第五條 請購案件的撤銷 1.請購案件的撤銷應(yīng)由原請購部門立即通知采購部門停止采購，同時在“請購單（內(nèi)購）”或“請購單（外購）”第一、二聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷原因。 2.采購部門辦妥撤銷后 依下列規(guī)定辦理： （1）采購部門于原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。 （2）原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門應(yīng)通知撤銷，并由物料管理部門據(jù)以將原請購單退回原請購部門。 （3）原請購單未能撤銷時，采購部門應(yīng)通知原請購部門。 （二） 一般采購規(guī)定 第六條 采購部門的劃

20、分 1.內(nèi)購：由國內(nèi)采購部門負(fù)責(zé)辦理。 2.外購：由國外采購部門負(fù)責(zé)辦理，其進口庶務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理。 3.總經(jīng)理或經(jīng)理對于重要材料的采購，可直接與供應(yīng)商或代理商議價。專案用料，必要時由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購作業(yè)。 第七條 采購作業(yè)方式 除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購： 1.集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。 2.長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采購部門應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價格，

21、呈準(zhǔn)后通知各請購部門依需要提出請購。 第八條 采購作業(yè)處理期限 采購部門應(yīng)依采購地區(qū)、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業(yè)處理期限，通知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時，應(yīng)立即修正。 （三） 國內(nèi)采購作業(yè)處理 第九條 詢價、比價、議價 1.采購經(jīng)辦人員接獲“請購單（內(nèi)購）后應(yīng)依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)核準(zhǔn)應(yīng)以電話詢價之外，另需精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價或經(jīng)分析后議價。 2.若廠商報價的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，采購?jīng)辦人員應(yīng)檢查所附資料并于“請購單”上予以證明，經(jīng)主管核準(zhǔn)后，先讓使用部門或請購部門簽注意見后呈核。 3

22、.屬于買賣慣例超交者（如最低采購量超過請購量），采購經(jīng)辦人員于議價后，應(yīng)于請購單“詢價記錄欄”中注明，經(jīng)主管簽認(rèn)后呈核。 4.對于廠商的報價資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價。 5.采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購案件，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先進行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。 6.“試車檢驗”的采購條件，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于“請購單”注明與廠商議定的付款條件呈核。 第十條 呈核及核決 1.采購經(jīng)辦人員詢價完成后，在“請購單”上詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂“訂購廠商”“交貨期限”與“報價有效期限”，經(jīng)主管審核，并依請購核決權(quán)限呈核。

23、 2.采購核決權(quán)限見表12-5。 表 12-5 采購核決表 采 購 類 別 核 決 限 額 采購核決權(quán)限 列屬統(tǒng)購項目的原料、物料（包括燃料） 不論金額多少 經(jīng)理→總經(jīng)理 非屬統(tǒng)購項目的原料、物料（包括燃料） 不論金額多少 經(jīng)理→總經(jīng)理 財產(chǎn)支出（包括雜項購置）的非生產(chǎn)器材 3000元以下 3001元至100000元 10000元以上 采購主管 經(jīng)理直接核決 經(jīng)理→總經(jīng)理 財產(chǎn)支出（包括雜項購置）的生產(chǎn)器材 3000元以下 3001元至20000元 20001元以上 采購主管 經(jīng)理直接核決 經(jīng)理→總經(jīng)理 庶務(wù)用品

24、 3000元以下 3001元至50000元 50001元以上 采購主管 經(jīng)理直接核決 經(jīng)理→總經(jīng)理 附注：凡列入固定資產(chǎn)管理的采購項目應(yīng)以“財產(chǎn)支出”核決權(quán)限呈核。 第十一條 訂購 1.采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的“請購單”后，應(yīng)以“訂購單”向廠商訂購，并以電話或傳真確定交貨（到貨）日期，同時要求供應(yīng)商于“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。 2.若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于“請購單”上加蓋“分批交貨”章以資識別。 3.采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時，應(yīng)于“請購單”加蓋“暫借款采購”章，以資識別。 第十二條 進度控制及事務(wù)聯(lián)系 1.國內(nèi)采購

25、部門應(yīng)分詢價、訂購、交貨三個階段，以“采購進度控制表”控制采購作業(yè)進度。 2.采購經(jīng)辦人員未能按既定進度完成作業(yè)時，應(yīng)填制“進度異常反應(yīng)單”并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)呈主管核實后轉(zhuǎn)送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。 第十三條 整理付款 1.物料管理部門應(yīng)按照已辦妥收料的“請購單”連同“材料檢驗報告表”（其免填“材料檢驗報告表”部分，應(yīng)于收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章）送采購部門，經(jīng)與發(fā)票核對無誤，于翌日前由主管核章后送會計部門。會計部門應(yīng)于結(jié)賬前，辦妥付款手續(xù)。如為分批收料的，“請購單（內(nèi)購）”的會計聯(lián)須于第一批收料后送會計部門。 2.內(nèi)購材料須待試車檢驗的，

26、其訂立合同部分，依合同規(guī)定辦理付款， 未訂合同部分，依采購部門呈準(zhǔn)的付款條件整理付款。 3.短交應(yīng)補足的，請購部門應(yīng)依照實收數(shù)量，進行整理付款。 4.超交應(yīng)經(jīng)主管核示，方能依照實收數(shù)量進行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。 （四） 境外采購作業(yè)處理 含進口事務(wù)、關(guān)務(wù)） 第十四條 詢價、比價、議價 1.外購部門依“請購單（外購）”的需求日及急緩件加以整理，并依據(jù)供應(yīng)廠商資料，并參考市場行情及過去詢價記錄，以電話或傳真方式進行詢價作業(yè)，但因特殊情況（獨家制造或代理等原因）應(yīng)于“請購單（外購）”注明外，原則上應(yīng)向三家以上供應(yīng)廠商詢價、比價或經(jīng)分析后議價。 2.請購的材料規(guī)范較復(fù)雜時，外購部

27、門應(yīng)附上各廠商所報材料的重要規(guī)范并簽注意見后，再讓請購部門確認(rèn)。 第十五條 呈核及核決 1.比價、議價完成后，外購部門應(yīng)填制“請購單（外購）”擬訂“訂 購廠商““預(yù)定裝船日期”等，連同廠商報價資料，送請購部門依采購核決權(quán)限核決。 2.核決權(quán)限 （1）采購金額以CIF美元總價折合在***元(含)以下者由經(jīng)理核決。 （2）采購金額以CIF美元總價折合超過***元以上者由總經(jīng)理核決。 3.采購案件經(jīng)核決后，如發(fā)生采購數(shù)量、金額的變更時，請購部門應(yīng)依更改后的采購金額所需的核決權(quán)限重新呈核；但若更改后的核決權(quán)限低于原核決權(quán)限時仍應(yīng)由原核決主管核決。 第十六條 訂購與合同 1.“請購

28、單（外購）經(jīng)核決送回外購部門后，即向廠商訂購并辦理各項手續(xù)。 表 12-6 物資境外請購單 廠 商 電 話 地 址 請購單編號 項 次 物 資 編 號 品 名 規(guī) 格 單 位 數(shù) 量 單 價 合 計 交 貨 日 期 交 貨 地 點 注 意 事 項 交 易 條

29、款 審核： 經(jīng)辦： 2.需與供應(yīng)廠商簽訂長期合同者，外購部門應(yīng)以簽呈及擬妥的長期合同書，依采購核決權(quán)限呈核后辦理。 第十七條 進度控制及異常處理 1.外購部門應(yīng)以“請購單（外購）”及“采購控制表”控制外購作業(yè)進度。 2.外購部門在每一作業(yè)進度延遲時，應(yīng)主動開立“進度異常及反應(yīng)單”，記明異常原因及處理對策，據(jù)此修訂進度并通知請購部門。 3.外購部門于外購案件“裝船日期”有延誤時，應(yīng)主動與供應(yīng)廠商聯(lián)系催交，并開立“進度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并依請購部門意見處理。 第十八條 進口簽證前（“請購單

30、（外購）核準(zhǔn)后）的專案申請 1.專案進口機器設(shè)備的申請 專案進口機器設(shè)備時，外購部門應(yīng)準(zhǔn)備全部文件申請核發(fā)“輸入許可證”，申請函中并應(yīng)請求“國貿(mào)局”在“輸入許可證”加蓋“國內(nèi)尚無產(chǎn)制”的戳記及核準(zhǔn)章，以便進口單位憑以向海關(guān)申請專案進口及分期繳稅。 2.進口度量衡器及管理物品時，外購部門應(yīng)于申請“輸入許可證”之前準(zhǔn)備“報價單”及其他有關(guān)資料送進口單位向政府機關(guān)申請核準(zhǔn)進口。 第十九條 進口簽證 外購材料訂購后，外購部門應(yīng)立即檢具“請購單（外購）”及有關(guān)申請文件，以“申請外匯處理單”（需在一星期內(nèi)辦妥結(jié)匯時，加填“緊急外購案件聯(lián)絡(luò)單”）送進口單位辦理簽證。進口單位應(yīng)依預(yù)定日期向“國貿(mào)局”

31、辦理簽證，并于“輸入許可證”核準(zhǔn)時通知外購部門。 第二十條 進口保險 1.FOB、FAS、C&F條件的進口案件，進口單位應(yīng)依“請購單（外購）”外購部門指示的保險范圍辦理進口保險。 2.進口單位應(yīng)將承保公司指定的公證行在“請購單（外購）上標(biāo)示，以便貨品進口必須公證時，進口單位憑以聯(lián)絡(luò)該指定的公證行辦理公證。 第二十一條 進口船務(wù) 1.FOB、FAS、C&F的進口案件，進口單位（船務(wù)經(jīng)辦人員）于接獲“請購單（外購）“時，應(yīng)視其”裝運口岸“及”裝船期限“并參照航運資料，原則上選定三家以上船公司或承攬商，以便進口貨品可機動選擇船只裝運。 2.進口單位（船務(wù)經(jīng)辦人員）應(yīng)將所選定的船公司或承

32、攬商品名稱 提供給進口結(jié)匯經(jīng)辦人員，在“信用證開發(fā)申請書“上列明，作為信用證條款，向發(fā)貨人指示裝船。 3.如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，外購部門應(yīng)于“請購單（外購）”上注明，避免信用證指定船公司而由發(fā)貨人代為安排裝船。 第二十二條 進口結(jié)匯 進口單位應(yīng)依“請購單（外購）”標(biāo)示的“間發(fā)信用證日期”辦理結(jié)匯，并于信用證（L/C）開出后以“開發(fā)L/C）快報”通知外購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)廠商。 第二十三條 稅務(wù) 1.免貨物稅及“工業(yè)用證明”的申請 （1）進口的貨品可申請免貨物稅的，外購部門應(yīng)于“輸入許可證”核準(zhǔn)后，檢具必需文件，向稅捐處申請，經(jīng)取得核準(zhǔn)函后向海關(guān)申請免貨物

33、稅。 （2）除“免憑經(jīng)濟部工業(yè)局證明辦理具結(jié)免稅進口”的項目外，其他屬于免稅規(guī)定的人造樹脂類材料，外購部門應(yīng)于開發(fā)“信用證”后檢具必需文件向經(jīng)濟部工業(yè)局申請“非供塑膠用”證明，以便于報關(guān)時據(jù) 此向海關(guān)申請，依工業(yè)用物品稅率繳納進口關(guān)稅。 2.專案進口稅則預(yù)估及分期繳稅的申請和辦理，外購部門應(yīng)于進口前，檢具有關(guān)文件，憑以向海關(guān)申請稅則預(yù)估，等核準(zhǔn)后并辦理分期繳稅及保證手續(xù)。 第二十四條 輸入許可證、信用證的修改 供應(yīng)商成本公司要求修改“輸入許可證”或“信用證”時，外購部門應(yīng)開立“信用證、輸入許可證修改申請書”經(jīng)呈核后，檢具修改申請文件送進口事務(wù)科辦理。 第二十五條 裝船通知及提貨

34、文件的提供 1.外購部門接到供應(yīng)商通知有關(guān)船名及裝船日期時，應(yīng)立即填制“裝船通知單”分別通知請購部門、物料管理部門及有關(guān)部門。 2.外購部門收到供應(yīng)商的裝船及提貨文件時，應(yīng)檢具“輸入許可證”及有關(guān)文件,以”裝運文件處理單”先送進口單位辦理提貨背書。 3.提貨背書辦妥后，外購部門應(yīng)檢具“輸入許可證”及提貨等有關(guān)文件以“裝運文件處理單”辦理報關(guān)提貨。 4.管理進口物品放行證的申請： 進口管理物品時，外購部門應(yīng)在收到裝運文件后，檢具必需文件送政府主管機關(guān)申請“進口放行證”或“進口護照”以便據(jù)此報關(guān)提貨。 第二十六條 進口報關(guān) 1.關(guān)務(wù)部門收到“請購單（外購）”及報關(guān)文件時，應(yīng)視買賣、

35、保險及稅率等條件填制“進口報關(guān)處理單”連同報關(guān)文件，委托報關(guān)行辦理報關(guān)手續(xù)，同時開立“外購到貨通知單”（含外購收料單）送材料庫辦理收料。 2.不結(jié)匯進口物品，進口單位（郵寄包裹則為總務(wù)部門）應(yīng)于接獲到貨通知時，查明品名、數(shù)量等資料，并經(jīng)外購部門確認(rèn)，需要提貨者再進行辦理報關(guān)提貨。如系無價進口的材料、補運賠償及退貨換料等，報關(guān)時 關(guān)務(wù)部門應(yīng)開立“外購到貨通知單（含外購收料）單” 通知收貨部門辦理收料，而屬其他材料及物品則由收件部門于聯(lián)絡(luò)單簽收后，送處理部門處理。 3.關(guān)稅繳納前進口單位應(yīng)確實核對稅則、稅率后申請暫借款繳納。 4.海關(guān)估稅的稅率如與進口單位估列者不符時，進口單位應(yīng)立即通知外

36、購部門提供有關(guān)資料，于海關(guān)核稅后14天內(nèi)以書面向海關(guān)提出異議，申請復(fù)查，并申請暫借款辦理押款提貨，押款提貨的案件，進口單位應(yīng)于“進口報關(guān)追蹤表”記錄，以便督促銷案。 5.稅捐記賬的進口案件，進口單位應(yīng)依“請購單（外購）”于報關(guān)時檢具必需文件辦理具結(jié)記賬，并將記賬情況記入“稅捐記賬額度記錄表”及“稅捐記賬額度控制表”。 6.船邊提貨的進口材料，進口單位應(yīng)于貨物抵港前辦妥繳稅或記賬手續(xù)，以便船只抵港時，即時辦理提貨。 第二十七條 報關(guān)進度控制 關(guān)務(wù)部門應(yīng)分報關(guān)、驗關(guān)、估稅、繳稅、放行五階段，以“進口報關(guān)追蹤表”控制通關(guān)進度。 第二十八條 公證 1.公司各部門應(yīng)依材料進口索賠記錄及

37、材料特性等因素，研判材料項目（如外購散裝材料），通知進口單位于材料進港時，會同公證行前往公證。 2.外購材料于驗關(guān)或到廠后發(fā)現(xiàn)減損而合于索賠條件者，進口單位應(yīng)于接獲報關(guān)行或材料庫通知時，聯(lián)絡(luò)公證行辦理公證。 3.進口貨品辦理公證時，進口單位應(yīng)于公證后，配合索賠經(jīng)辦時效，索取公證報告分送有關(guān)部門。 第二十九條 退匯 1.外購部門依進口材料的裝運情況，判斷信用證剩余金額已無裝船的可能時，應(yīng)于提供報關(guān)文件時提示進口單位，并于進口材料放行及“輸入許可證”收回后，開立“信用證退匯通知單”連同“輸入許可證”送進口事務(wù)科辦理退匯。 2.退匯金額較大，但信用證未逾有效期限者，外購部門應(yīng)向供應(yīng)廠商索

38、回信用證正本，送進口單位辦理退匯。 第三十條 索賠 1.外購部門接到收貨異常報告（“材料檢驗報告表”或“公證報告”等）時，應(yīng)立即填制“索賠記錄單”，連同索賠資料交索賠經(jīng)辦部門辦理。 2.以船公司或保險公司為索賠對象者，由進口單位辦理索賠；以供應(yīng)廠商為索賠對象時，由外購部門辦理索賠。 3.索賠案件辦妥后，“索賠記錄單”應(yīng)依原采購核決權(quán)限呈核后歸檔。 第三十一條 退貨或退換 1.外購材料必須退貨或退換時，外購部門應(yīng)適時通知進口單位依政府規(guī)定期限向海關(guān)申請。 2.復(fù)運出口、進口的有關(guān)事務(wù)，外購部門應(yīng)負(fù)責(zé)辦理，其出口進口簽證、船務(wù)、保險報關(guān)等事務(wù)則委托出口單位及進口單位配合辦理。 3

39、.退換的材料進口時依本節(jié)有關(guān)規(guī)則辦理。 （五） 價格及質(zhì)量的復(fù)核 第三十二條 價格復(fù)核與市場行情資料提供 1.采購部門應(yīng)調(diào)查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為采購及價格審核的參考。 2.采購部門應(yīng)就企業(yè)內(nèi)各公司事業(yè)部所提重要材料的項目，提供市場行情資料作為材料，存量管理及核決價格的參考。 第三十三條 質(zhì)量復(fù)核 采購單位應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以復(fù)核（如材料選用、質(zhì)量檢驗）等。 第三十四條 異常處理 審查作業(yè)中，若發(fā)現(xiàn)異常情況，采購單位審查部門應(yīng)立即填制“采購事務(wù)意見反應(yīng)處理表”（或附報告資料），通知有關(guān)部門處理。 （四） 附則 第三十五條 本辦法呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后

40、實施，增設(shè)修訂亦同 六、公司采購規(guī)程 （一） 請購單 第一條 請購應(yīng)按照存量管制基準(zhǔn)和用料預(yù)算的有關(guān)規(guī)定，并參考庫存情形開列請購單，逐項注明材料、名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項，經(jīng)本部門主管審核后按規(guī)定逐級呈核并編號，最后送采購部門。 第二條 來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出請購。 第三條 特殊情況需按緊急請購辦理時，可在“請購單”備注欄注明原因，以急件遞送。 第四條 作業(yè)福利用品由物管部門按月實際耗用狀況，并考慮庫存條件，填具“請購單”辦理請購。 第五條 以下總務(wù)性物品可免開清單而以總務(wù)用品申請單委托總務(wù)部門辦理主要包括賀電用物品招待用品和書報名片文

41、具報表等以及小額采購的材料。 （二）采購規(guī)定 第六條 內(nèi)購由采購部負(fù)責(zé)辦理，外購由國際業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)辦理。 采購重要材料應(yīng)由總經(jīng)理與供應(yīng)商或代理商議價。對于專項用料，必須時由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購。 總號 編號 表 12-7 材料準(zhǔn)購單 請購日期： 年 月 日 請購欄 準(zhǔn)購欄 材料名稱 材料編號 上次采購 日期 廠商 廠牌 單位 編制科目 材料規(guī)格 材料標(biāo)準(zhǔn) 供 應(yīng)

42、 商 名稱 請購數(shù)量 單 位 需用 日期 地址 用途 電話 單價 備注 約定 交期 主管部門 請 購 批示： 經(jīng)理 采購 第七條 采購部門應(yīng)按材料使用及采購特性，選擇最有利的方式進行采購。 1.集中計劃采購：對具有共同性的材料，應(yīng)集中計劃辦理采購。經(jīng)核定材料項目，通知各請購部門提出請購計劃，報采購部門定期集中辦理。 2.長期報價采購：凡經(jīng)常使用，且使用量較大的材料，采購部門應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價格，報批后通知各請購部門按

43、需提出請購。 3.采購部門應(yīng)按采購地區(qū)、材料特性及市場供需狀況，分類劃定材料采購作業(yè)期限，并通知各有關(guān)部門。 （三） 國內(nèi)采購作業(yè) 第八條 內(nèi)購價格 1.采購人員接到“請購單（內(nèi)購）”后應(yīng)按請購事項的緩急，并參考市場行情、過去采購記錄或廠方提供的報價，精選三家以上供應(yīng)商進行價格對比。 2.如果報價規(guī)格與請購單位的要求略有不同或?qū)俅闷?，采購人員應(yīng)檢附有關(guān)資料并于“請購單”上予以注明，報經(jīng)主管核發(fā)，并轉(zhuǎn)使用部門或請購部門簽注意見。 3.屬于慣例超交者（如最低采購量超過請購量），采購人員應(yīng)在議價后，在“請購單詢價記錄欄”中注明，報主管核簽。 4.對于廠商報價資料，經(jīng)辦人員應(yīng)深入研究分

44、析，并以多種方式向廠方議價。 5.采購部門接到請購部門緊急采購口頭要求，主管應(yīng)即指定經(jīng)辦人員先做詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。 第九條 內(nèi)購呈批手續(xù) 詢價完成后采購經(jīng)辦人員應(yīng)在“請購單”詳填詢價或議價結(jié)果，擬定“訂購廠商”、“交貨期限”與“報價有效期限”，經(jīng)主管核批，并按采購審批權(quán)限呈批。 第十條 內(nèi)購訂購程序 1.采購經(jīng)辦人員接到已經(jīng)審批的“請購單”后應(yīng)向廠方傳遞“訂購單”，并確定交貨日期，要求供應(yīng)方在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包 裝方式” 。 2.分批交貨時，采購人員應(yīng)在“請購單”上加蓋“分批交貨”章，以便識別。 3.采購人員使用暫借款采購

45、時，應(yīng)在“請購單”加蓋“暫借款采購”章，以便識別。 第十一條 內(nèi)購進度控制 1.國內(nèi)采購部門可分詢價、訂購、交貨三個階段，依靠“采購進度控制表”控制采購作業(yè)進度。 2.采購人員未能按既定進度完成采購時，應(yīng)填制“采購交貨延遲情況表”，并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)主管批示后轉(zhuǎn)送請購部門，與請購部門共同擬定處理對策。 第十二條 內(nèi)購單據(jù)整理及付款 1.來貨收到以后，物管部門應(yīng)將“請購單”連同“材料檢驗報告表”（其免填“材料檢驗報告表”部分，應(yīng)于收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章）送采購部門與發(fā)票核對。確認(rèn)無誤后，送會計部門。會計部門應(yīng)于結(jié)賬前，辦妥付款手續(xù)。如為分批收料，“請購

46、單（內(nèi)購）”中的會計聯(lián)須于第一批收料后送會計部門。 2.內(nèi)購材料須待試用檢驗的，其訂有合同部分，按合同規(guī)定辦理付款，未訂合同部分，按采購部門報批的付款條件予以付款。 3.短交待補足的，請購部門應(yīng)依照實收數(shù)量，進行予以付款。 4.超交應(yīng)經(jīng)主管批示方可按照實收數(shù)量進行予以付款，否則仍按原訂貨數(shù)付款。 （四） 國外采購作業(yè) 第十三條 外購價格 1.外購部門按照“請購單外購”需求急緩加以辦理，依據(jù)供應(yīng)商報價，并參考市場行情及過去詢價記錄，向三家以上供應(yīng)商詢價。特殊情形（比如獨家制造代理等原因）下除外，但應(yīng)于“請購單（外購）”注明，在此基礎(chǔ)上進行比價、分析、議價。 2.請購材料規(guī)范較復(fù)雜時

47、，外購部門應(yīng)附上各供應(yīng)商所報的材料主要規(guī)范并簽注意見，再轉(zhuǎn)請購部門確認(rèn)。 第十四條 外購呈批手續(xù) 1.比議價完成后，由外購部門填具“請購單（外購）”，擬定“訂購廠家”、“預(yù)定裝運日期”等，連同廠方報價，送請購部門按采購審批程序報批。 2.核決權(quán)限 （1）采購金額在8000元以下者由部門經(jīng)理核決。 （2）采購金額超過8000元者由總經(jīng)理核決。 3.采購項目經(jīng)審批后又發(fā)生采購數(shù)量、金額等變更，請購部門須按新的情況所要求程序重新報批。但若更改后的審批權(quán)限低于原審批權(quán)限時仍按原程序報批。 表 12-8 采購核準(zhǔn)單 年 月 日 請購部門 請購總號 董事長 品名數(shù)量

48、 報 價 總經(jīng)理 副總經(jīng)理 經(jīng) 理 簽呈意見 承辦部門 第十五條 外購訂購程序 1.“請購單（外購）”經(jīng)報批轉(zhuǎn)回外購部門后，即向供應(yīng)商訂購并辦理各項手續(xù)。 2.如需與供應(yīng)商簽訂長期合同，外購部門應(yīng)將簽訂的長期合同書，按采購審批程序報批后辦理。 第十六條 外購進度控制 1.外購部門依照“請購單（外購）”及“采購控制表”控制外購作業(yè)進度。 2.外購部門在每一作業(yè)進度延遲時，應(yīng)主動開具“進度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對策，憑以修訂進度并通知請購部門。

49、 3.外購部門一旦發(fā)現(xiàn)外購“裝船日期”有延誤時，即應(yīng)主動與供應(yīng)商聯(lián)系催交，并開立“進度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并按請購部門意見辦理。 （五） 價格品質(zhì)復(fù)核 第十七條 價格復(fù)核 1.采購部門應(yīng)經(jīng)常調(diào)查主要材料市場行情，建立供應(yīng)商資料，作為采購及價格審核的參考。 2.采購部門應(yīng)對各分公司事業(yè)部所列重要材料提供市場行情資料，作為材料存量管制及核決價格的參考。 第十八條 品質(zhì)復(fù)核 采購單位應(yīng)對公司內(nèi)所使用的材料品質(zhì)予以復(fù)核，并形成完整資料備查。 第十九條 異常處理 審查作業(yè)中若發(fā)現(xiàn)異常情形，采購審查部門應(yīng)即填寫“采購事務(wù)意見反應(yīng)處理表” 或（附書面報告），通

50、知有關(guān)部門處理。 七、采購工作實施辦法 第一條 目的 為加強本公司采購工作管理，規(guī)范采購作業(yè)事務(wù)，提高采購成效，特制訂本辦法。 第二條 要求 1.采購對象：采購前對廠方材料質(zhì)量、性能、供應(yīng)商報價水平、交貨期限、售后服務(wù)等做出評價，以供選擇時參考。 2.價格質(zhì)量：以合理價格購取較高品質(zhì)材料。 3.時限：配合使用部門需要日及需要量，聯(lián)絡(luò)廠方即時供應(yīng)。 第三條 方式 采購部門應(yīng)視材料使用狀況、用量、采購頻率、市場供需狀況、交易習(xí)慣及價格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購作業(yè)方式辦理采購作業(yè)。 1.定期合同采購：對于經(jīng)常使用且生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場價穩(wěn)定的材料，可選用

51、本方式辦理。 2.特約廠商采購：對于用量、費用不太高的單項材料，可簡化采購作業(yè)，由采購部門擇定特約廠商，介紹使用部門徑向該廠洽購。但在付款前應(yīng)送采購部門審核，不高于市價時予以付款。 3.一般采購：不適用于前述采購方式者可按本方式采購，程序如下： 采購部門按請購部門提出的請購單，逐筆詢價、議價，并了解交易條件后訂購。 第四條 期限 1.采購部門應(yīng)按照請購部門提出的“需要日”辦理采購。為達到這一要求，掌握適當(dāng)采購時機，采購部門應(yīng)召集有關(guān)部門按材料特性、采購地區(qū)及市場供需狀況等擬訂各項材料采購作業(yè)處理期限，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實施。原則上應(yīng)以供貨合約擬明的交貨期限為準(zhǔn)，加計請購呈批及驗收所需

52、時間。 2.原訂采購作業(yè)處理期限變更時，采購部門應(yīng)專函報告具體原因，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知各有關(guān)單位，以利于存量管制及適時提出請購。 第五條 權(quán)限 特約廠家采購項目由總經(jīng)理核批，涉及資金超過××元呈總經(jīng)理核批。 第六條 供應(yīng)廠商 1.各項材料的供應(yīng)商至少應(yīng)有3家（獨家供應(yīng)或總代理等特殊情況下除外），各家背景及交易資料應(yīng)記載于“供應(yīng)廠商資料卡”存檔備用。對于未達本公司標(biāo)準(zhǔn)的材料，采購部門應(yīng)開發(fā)新供應(yīng)商，或報送主管部門擬訂開發(fā)計劃。 2.新供應(yīng)商的開發(fā)，由生產(chǎn)管理部門會同采購人員實地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等以后，填制供應(yīng)廠商資料卡（若由于采購時效而由采購人員自行開發(fā)，

53、則由采購人員填制）呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，列為備選廠商。 3.對于交貨質(zhì)量不良、無法按期交貨或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤銷設(shè)定。屆時由采購部門以簽呈方式說明原因，送生產(chǎn)管理部門復(fù)查，并呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知對方。 第七條 詢價 1.采購部門收件人員收到“請購單”或“外購單”時，即加蓋收件章，轉(zhuǎn)采購經(jīng)辦人員辦理詢價作業(yè)。 2.各采購經(jīng)辦人員收到“請購單”或“外購單”，應(yīng)先判斷請購材料品名、規(guī)格、需求日期、數(shù)量等是否填寫明確，有無供應(yīng)廠商報價。對于資料填寫不全或規(guī)格不詳者，注明“填單異常，說明欠詳”等字樣后退請購部門修訂。 3.詢價程序如下： （1） 由采購經(jīng)辦人員參考過去采購記錄或供應(yīng)廠商資料擬定

54、至少三家詢價對象（特殊原因如獨家制造、獨家代理、原廠牌零配件無法替代等并報經(jīng)主管核準(zhǔn)者除外），并填記在“請購單”上。 （2） 對于加工合同采購項目，采購部門應(yīng)要求廠商填具“成本分析表”連同報價單一并送來，作為議價參考。 （3） 采購經(jīng)辦人員詢價時，應(yīng)將詢價截止日期填注于“請購單”內(nèi)以便通知供應(yīng)廠商。 （4） 采購經(jīng)辦人員于通知廠商報價后，應(yīng)緊跟催進度。 4.詢價完成后，采購助理人員應(yīng)將詢價、報價的全部資料整理報送采購經(jīng)辦人員，據(jù)以議價。 5.若報價材料規(guī)格較復(fù)雜或與請購規(guī)格不盡相同，采購助理人員可將全部資料填制“采購事務(wù)征詢單”，連同有關(guān)報價資料送請購部門簽注意見。簽注完成后送交采購

55、經(jīng)辦人員按請購部門意見處理，必要時重新詢價。 第八條 議價 1.采購經(jīng)辦人員收到不需會簽或已會簽完成的詢、報價資料時，應(yīng)結(jié)合會簽結(jié)果和各廠商報價，查閱前購記錄及供應(yīng)商資料卡、市場行情，經(jīng)成本分析后，擬訂議價對象、議價策略及擬購底價（并報告有關(guān)主管），以供議價之用。 2.議價： （1）議價時除注意質(zhì)量、價格外，還應(yīng)注意交貨期有無保證，能否向廠商爭取分期付款等。 （2）議價可采用多種形式進行。議價完成后，由采購經(jīng)辦人員擬定合作對象，呈請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核批。 第九條 訂購 1.由采購經(jīng)辦人員于“請購單”上填記訂購日及約定日，再交由采購助理人員填制采購聯(lián)絡(luò)函，寄送廠商。將“請購單”第二聯(lián)送材料

56、庫以待收料。 2.預(yù)付定金或采購金額較大，或有附帶條件的采購項目，采購經(jīng)辦人員應(yīng)先與廠商訂定供銷合同書。合同書正本兩份，一份存采購部門，一份存供應(yīng)廠商，副本若干，分存請購部門、收料部門、會計部門及供應(yīng)廠商。 第十條 特殊情況的處理 1.請購項目的撤銷：各采購經(jīng)辦人員收到原請購部門送來“撤銷請購單”后按下列方式辦理。 （1）若原請購項目尚未辦理，由采購經(jīng)辦人員在原請購單據(jù)上加蓋“撤銷”章，再交由采購助理人員將原請購單與“撤銷請購單”第二聯(lián)退原請購部門，第一聯(lián)自存，按一般請購單據(jù)存檔方式處理。 （2）若原請購項目已向廠商訂購，由采購經(jīng)辦人員與供應(yīng)廠商接洽撤銷訂購，經(jīng)供應(yīng)廠商同意撤銷后，向

57、供應(yīng)廠商取回采購聯(lián)絡(luò)函。依第（1）項方式辦理，若供應(yīng)廠商堅持不能撤銷，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于撤銷請購單上注明原因，呈總經(jīng)理核簽后，由采購助理人員將撤銷請購單寄回原請購部門。 2.緊急請購：采購經(jīng)辦人員接到緊急請購?fù)ㄖ?，?yīng)即查明請購材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、請購單號及交貨地點等資料，并以電話詢議價格，待收到正式請購單時，補入詢議價結(jié)果，按急件方式處理。 3.交貨質(zhì)量異常：各采購經(jīng)辦人員收到資材部門驗收不合格的“材料檢驗報告表”時，應(yīng)盡速與供應(yīng)廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結(jié)果記錄于“材料檢驗報告表”的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)，并呈總經(jīng)理核簽后，送回材料庫。 （1）對于需退料、換料或補交者，采購

58、經(jīng)辦人員應(yīng)于“材料檢驗報告表”的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)注明廠商電話及預(yù)定的處理日期。 （2）因質(zhì)量不合格而退貨換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應(yīng)從采購經(jīng)辦人員通知廠商換料之次日起計算。 （3）采購經(jīng)辦人員如未能按請購部門意見處理時，應(yīng)將與廠商交涉結(jié)果記入采購處理結(jié)果欄，送原請購部門簽注意見，或會同原請購部門共同處理。 （4）交期延誤罰扣處理：采購助理人員收到交貨延誤（本地廠商延交3日、外埠廠商延交5日以內(nèi)可不按延誤論）或統(tǒng)一發(fā)票逾7天未送資料科的擬整理付款事務(wù)時，應(yīng)按下列方式處理： ①計算逾期罰扣金額（定期合同采購按每天5‰計扣，定有買賣合同者按合約所訂比例計扣，其余按每天3‰計扣），

59、并通知廠商罰扣原因與金額。 ②在廠方同意扣款或補足發(fā)票時，由采購助理人員在收料單及發(fā)票上填紀(jì)實付金額或發(fā)票號碼，呈總經(jīng)理核簽后，連同原“請購單”第二聯(lián)、收料單、材料檢驗報告表等資料，送會計部門整理付款。 ③如廠方不同意按第①方式扣款，采購經(jīng)辦人員應(yīng)繼續(xù)與廠商交涉并呈董事長核決后按第②項方式處理。 4.屬銷售慣例或配合最小包裝量廠商需超交的，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于“請購單”采購記錄欄內(nèi)注明，以作為材料庫收料依據(jù)。 5.以暫借款采購采購，經(jīng)辦人員應(yīng)在“請購單”采購記錄欄內(nèi)加蓋“采購部門整理付款章”，以免會計部門重復(fù)付款。 第十一條 采購作業(yè)進度控制 1.采購經(jīng)辦人員對于每一采購項目均應(yīng)根據(jù)需

60、要確定作業(yè)進度管制點，預(yù)定作業(yè)進度。 2.預(yù)定作業(yè)進度應(yīng)能配合請購項目緩急，且各作業(yè)進度須在預(yù)定日期前完成。 3.對于未能在預(yù)定日期前完成的采購項目，采購經(jīng)辦人員會同請購部門研究處理對策。 第十二條 價格變動之處理 1.外銷產(chǎn)品原材料價格變動時，采購部門應(yīng)即通知外銷部門重新審理產(chǎn)品報價水平，避免不當(dāng)損失。 2.采購部門應(yīng)于奇數(shù)月5日前，核算各種材料價格變動情形，填具“主要原材料價格波動月報表”呈總經(jīng)理核批處理。 第十三條 附則 本采購作業(yè)施行辦法呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實施，修訂時亦同。 八、物資采購入庫驗收管理規(guī)定 第一條 采購單處理 倉庫保管員一旦接到采購部門轉(zhuǎn)來的“采購單”

61、，即應(yīng)按物資類別、來源和入庫時間等分門別類歸檔存放。 第二條 物資標(biāo)簽 物資在待驗入庫前應(yīng)在外包裝上貼好標(biāo)簽，詳細(xì)填寫批量、品名、規(guī)格、數(shù)量及入庫日期。 第三條 內(nèi)購物資入庫 1.材料入庫前，保管人員必須對照“采購單”，對物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、送貨單和發(fā)票等一一清點核對，確認(rèn)無誤后，將到貨日期及實收數(shù)量填入請購單。 2.如發(fā)現(xiàn)實物與“采購單”上所列的內(nèi)容不符，保管人員應(yīng)立即對通知購人員和主管，在這種情況下原則上不予接受入庫，如采購部門要求接收則應(yīng)在單據(jù)上注明實際收料狀況，并請采購部門會簽。 第四條 外購物資入庫 1.材料進廠后，保管人員即會同檢驗人員對照“裝箱單”及“采購單” 開

62、箱核對材料名稱、規(guī)格和數(shù)量，并將到貨日期及實收數(shù)量填入“采購單” 。 2.開箱后，如發(fā)現(xiàn)所裝載材料與“裝箱單”或“采購單”記載不符，應(yīng)即通知辦理進口人員及采購部門處理。 表 12-9 物資采購統(tǒng)計表 日期 進廠量 使用量 庫存量 訂購未到量 采購參考量 月 日 數(shù)量 日期限制 數(shù)量 可有日數(shù) 表12-10 購料單據(jù)匯總簽收單 公司

63、 年 月 日 請購單 驗收單 其他單據(jù) 張數(shù) 請購總號 張數(shù) 驗收號碼 張數(shù) 總 計 總 計 總 計 備 注 3.如發(fā)現(xiàn)所裝載物料有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等現(xiàn)象，經(jīng)初步估算損失在2000元以上者，保管人員應(yīng)即通知采購人員、公證人員等前來公證并通知代理商前來處理，此前應(yīng)盡可能維持原來狀態(tài)以利公證作業(yè)。如未超過2000元可按實際數(shù)量辦理入庫，并在“采購單”上注明損失程度和數(shù)量。 4.受損物品經(jīng)公證或代

64、理商確認(rèn)后，保管人員即開具“索賠處理單”呈主管批示，再送財務(wù)部門及采購部門辦理索賠。 入庫以后，保管人員應(yīng)將當(dāng)日所收料品匯總填入“進貨日報”表作為入賬依據(jù)。 第五條 交貨數(shù)量超額處理 交貨數(shù)量超過“訂購量”部分原則上應(yīng)予退回，但對于以重量或長度計算的材料，其超交量在3%以下時，可在備注欄注明超交數(shù)量，經(jīng)請示采購部門主管同意后予以接收。 第六條 交貨數(shù)量短缺處理 交貨數(shù)量未達訂購數(shù)量時，原則上應(yīng)予以補足。但經(jīng)請購部門主管同意后，可采用財務(wù)方式解決。屆時保管部門應(yīng)通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商處理。 第七條 急用品入庫 緊急材料入庫交貨時，若保管部門尚未收到“請購單”，收料人員應(yīng)先詢問采購部

65、門。確認(rèn)無誤后，方可辦理入庫。 第八條 驗收與退貨 1.為保證企業(yè)產(chǎn)品與服務(wù)的高質(zhì)量，須高度重視來料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)問題。質(zhì)量管理部門應(yīng)就材料重要性及特性等，適時召集使用部門和其他有關(guān)部門按照生產(chǎn)要求制定“材料驗收規(guī)范”，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實施，作為采購、驗收依據(jù)。 2.屬外觀等易識別性質(zhì)檢驗的物料，驗收應(yīng)于收料后一日內(nèi)完成。 3.屬化學(xué)或物理檢驗的材料，檢驗部門應(yīng)于收件后三日內(nèi)完成。 4.對于必須試用才能實施檢驗者，由檢驗部門主管于“材料檢驗報告表” ，（表12-11）中注明預(yù)定完成日期，一般不得超過7天。 5.檢驗合格的材料，檢驗人員在外包裝上貼合格標(biāo)簽，交保管人員入庫定位。 6.檢

66、驗不合格的材料，檢驗人員在外包裝上貼不合格標(biāo)簽，并于“材料檢驗報告表”上注明具體評價意見，經(jīng)主管核示處理辦法，轉(zhuǎn)采購部門處理并通知請購單位，通知保管部門辦理退貨。 7.對于檢驗不合格的材料辦理退貨時，應(yīng)開具“材料交運單”并附“材料檢驗報告表”呈主管簽認(rèn)，作為出廠憑證。 第九條 實施與修訂 規(guī)定呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實施，修訂時亦同。 九、公司進口物資采購供應(yīng)規(guī)定 第一條 根據(jù)各部門上報的年度工程、維護所需要的進口物資計劃，結(jié)合倉庫現(xiàn)有物資庫存情況，擬定年度進口物資采購計劃，上報公司領(lǐng)導(dǎo)審批下達進口物資的采購任務(wù)。 表 12-11 材料驗收報告表 材料編號 收料單編號 品名規(guī)格 驗收部門 質(zhì)量規(guī)范編號 送驗編號 驗收項目 驗收標(biāo)準(zhǔn) 驗收結(jié)果 合 格 不合格 1 2 3 4 5 說明： 檢驗部門主管：