安全運(yùn)營(yíng)管理制度(內(nèi)部控制制度)

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1、第四部分 安全運(yùn)營(yíng)管理部分 第一章 辦公場(chǎng)所安全制度 （一)總則 為規(guī)范公司辦公場(chǎng)所的安全管理，保障辦公人員的身心健康，特制定本制度. （二)適用范圍 本制度適用于公司辦公場(chǎng)所的安全健康管理。 (三)管理職責(zé) 各部門(mén)和分公司負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公場(chǎng)所的安全健康管理。 (四）管理內(nèi)容與要求 1。 辦公場(chǎng)所工作環(huán)境要求： 1。1 室內(nèi)通風(fēng)良好，照明充足； 1。2 在合適的位置設(shè)置安全警示標(biāo)志，如：逃生路線標(biāo)志、禁止吸煙標(biāo)志、注意防滑和防碰標(biāo)志等； 1.3 保持地板清潔，無(wú)雜物、無(wú)流液、無(wú)突起物或其他不規(guī)則處； 1.4 室內(nèi)高處堆放或吊掛的物品應(yīng)穩(wěn)固可靠; 1。

2、5 辦公室裝修應(yīng)使用阻燃、無(wú)毒材料； 1.6 禁止大聲喧嘩、打鬧，嚴(yán)禁隨地吐痰和扔垃圾。 2。 人員防護(hù)要求： 2.1 熟悉自己工作區(qū)域中的所有常規(guī)及緊急出口，清楚安全消防設(shè)備的位置和使用方法； 2。2 未經(jīng)相應(yīng)的學(xué)習(xí)或培訓(xùn)，不得隨便操作任何辦公機(jī)器和設(shè)備; 2.3 辦公人員在使用某些設(shè)備時(shí),應(yīng)做好個(gè)人防護(hù)。 3。 文件柜及辦公桌使用要求： 3.1 文件柜、辦公桌擺放位置合適，做到整齊、美觀； 3。2 文件柜內(nèi)物品放置合理，保證重心不偏離，防止因重心偏離導(dǎo)致物品落地或使人員受到傷害; 3.3 辦公桌面整齊,正確使用抽屜,防止擠手. 4。 物品的保管和存放：

3、 4。1 辦公室的設(shè)備和器具擺放位置應(yīng)合適、整齊，不能妨礙人員走動(dòng)和堵塞逃生通道; 4.2 走道內(nèi)、樓梯上、樓梯口滅火設(shè)備周?chē)鷳?yīng)無(wú)障礙物、堆放物； 4。3 飲料罐、垃圾及其他廢物應(yīng)及時(shí)放入垃圾箱內(nèi)，保持辦公室清潔衛(wèi)生； 4。4 禁止將垃圾、有毒、易燃、易爆和放射性物品放入辦公室內(nèi). 5。 消防設(shè)備的管理： 5.1 辦公室或走道內(nèi)，應(yīng)配備一定數(shù)量的滅火器材，配備數(shù)量、規(guī)格由生產(chǎn)運(yùn)行部根據(jù)有關(guān)規(guī)定配置； 5。2 所有移動(dòng)式消防器材應(yīng)保存在原規(guī)定的位置,由安全管理員指定專(zhuān)人分管，分管人要做到定期檢查保養(yǎng)，保證標(biāo)牌清晰、藥劑有效； 6。 用電管理要求： 6.1 辦公室內(nèi)應(yīng)

4、安裝有效的漏電保護(hù)裝置； 6。2 辦公室用電總量必須少于室內(nèi)接線盒（板）的額定容量,接在每一個(gè)接線板上的用電設(shè)備容量總數(shù)要少于線板的額定容量； 6.3 辦公室內(nèi)配置的電器，如空調(diào)、復(fù)印機(jī)、微機(jī)、碎紙機(jī)、飲水機(jī)、冰箱等應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé),做到操作準(zhǔn)確，人離開(kāi)后切斷電源； 6.4 辦公室用電設(shè)備的電線、插頭、插座應(yīng)保持完好，無(wú)缺口、破損和連接不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象; 6.5 復(fù)印機(jī)應(yīng)放置在通風(fēng)良好的場(chǎng)所; 6.6 所有用電設(shè)備不要放置在潮濕的場(chǎng)所； 6。7 安裝或修理電氣設(shè)備時(shí)，務(wù)必關(guān)掉電器電源并拔下插頭； 6.8 每天離開(kāi)辦公室之前，應(yīng)斷開(kāi)無(wú)關(guān)的電氣設(shè)備電源； 6.9 嚴(yán)禁在辦公室

5、內(nèi)用電爐取暖、做飯。 7。 吸煙管理要求： 7.1 公司辦公室等場(chǎng)所內(nèi)不準(zhǔn)吸煙。 7.2 吸煙者在允許的場(chǎng)所內(nèi)吸煙時(shí)，要將用過(guò)的火柴桿、熄滅的煙頭放入煙缸內(nèi)或?qū)ｉT(mén)設(shè)置的簡(jiǎn)易盒、桶內(nèi),不準(zhǔn)隨地亂扔或塞放到其它地方，做到人走煙滅。 7.3 煙缸和簡(jiǎn)易盒、桶內(nèi)禁止放入紙屑和其它易燃物品。 7.4 清理煙缸和簡(jiǎn)易盒、桶時(shí)，必須檢查是否存有火種,嚴(yán)禁將未熄滅的煙頭、火柴桿倒入垃圾箱內(nèi)。 8。 其它相關(guān)要求： 8。1 公司人員進(jìn)入公司需打卡進(jìn)入； 8。2 客戶及商業(yè)伙伴等來(lái)訪者進(jìn)入公司需作登記； 8。3 對(duì)與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)而進(jìn)入辦公場(chǎng)所的人員，如推銷(xiāo)產(chǎn)品、收購(gòu)廢品等，門(mén)衛(wèi)及員工應(yīng)

6、謝絕入內(nèi)或及時(shí)報(bào)告； 9. 檢查與監(jiān)督： 9.1 辦公場(chǎng)所主管部門(mén),每月應(yīng)對(duì)分管場(chǎng)所進(jìn)行安全健康檢查，并做好記錄; 9.2 對(duì)員工反映強(qiáng)烈的辦公環(huán)境問(wèn)題，如噪聲、照明、高低溫等問(wèn)題，需要改善的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改。 10。 應(yīng)急演練： 10。1 人員集中的辦公場(chǎng)所(如機(jī)關(guān)辦公樓)，在適當(dāng)時(shí)機(jī)應(yīng)安排應(yīng)急逃生演習(xí)； 10。2 應(yīng)急逃生演習(xí)的具體操作按《應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)管理程序》和公司《安全危機(jī)管理體系》的相關(guān)要求執(zhí)行. 第二章 員工招聘管理制度 1 目的 防止本公司管理人員、敏感崗位工作人員利用工作職

7、務(wù)的特殊性及職務(wù)便利,進(jìn)行恐怖活動(dòng)或非法活動(dòng)的情況出現(xiàn)，而做出入職前安全調(diào)查。 2范圍 以調(diào)查應(yīng)聘之申請(qǐng)人在過(guò)去的個(gè)人經(jīng)歷后工作經(jīng)歷，是否有犯罪記錄、前雇主評(píng)語(yǔ)等作為調(diào)查基準(zhǔn). 3 人力資源部主管對(duì)以上人員的安全調(diào)查,人力資源部文員協(xié)助及記錄. 4 工作方法 4.1 應(yīng)聘敏感崗位工作人員職務(wù)之申請(qǐng)人必須提供下列文件/證件作為安全調(diào)查的憑證： —--—-—個(gè)人身份證正本 ————-—相片（近照） --———-有效的保安員上崗證正本 —---—-過(guò)去工作經(jīng)歷 --—---學(xué)歷證件正本 4。2 人力資源部主管在收到申請(qǐng)人的上述文件后,指派特定人事專(zhuān)員進(jìn)行背景調(diào)查，記錄于

8、《員工背景調(diào)查表》。 4.3 背景調(diào)查包括以下幾種形式： 4.3。1 以掛號(hào)書(shū)信寄到有關(guān)前雇主或有關(guān)部門(mén)查證申請(qǐng)人的情況； 4。3.2 以電話查詢(xún)； 4。3。3 以電郵查詢(xún)； 4.3。4 問(wèn)詢(xún)申請(qǐng)人的同鄉(xiāng)或介紹人等方法,以獲得所需數(shù)據(jù). 4.4 調(diào)查主要環(huán)繞申請(qǐng)人的： 4。4.1 是否曾觸犯中華人民共和國(guó)刑法并曾判刑; 4.4。2 是否曾被剝奪公民權(quán)利； 4.4.3 通緝?cè)诎?尚未結(jié)案者； 4。4.4 曾貪污受賄，私挪公款受到處罰者； 4.4。5 曾有嚴(yán)重瀆職行為者； 4.4.6 曾有因品格不良被開(kāi)除者; 4.4。7 身體狀況不良或患有精神病

9、或傳染病而影響工作者等等。 4.5 負(fù)責(zé)背景調(diào)查的人;人力資源部主管及文員必須將調(diào)查所得資料保密，不得泄露資料來(lái)源， 也不可以將調(diào)查結(jié)果告知申請(qǐng)人。 4。6 當(dāng)人力資源部對(duì)申請(qǐng)人的背景未能獲得足夠的數(shù)據(jù)時(shí)，可再次邀約申請(qǐng)人再次面試。 4.7 人力資源部主管如最后仍無(wú)法決定申請(qǐng)人的背景時(shí)，應(yīng)將所有調(diào)查所得資料轉(zhuǎn)交安全經(jīng)理作最 后決定。 4.8 所有個(gè)人安全調(diào)查資料由人力資源部保存兩年（在敏感崗位人員離職日起計(jì)算）。 4.9 如敏感崗位工作人員的背景有新的發(fā)展或資料,人力資源部在收到數(shù)據(jù)后14工作天內(nèi)必須更 新其個(gè)人數(shù)據(jù)。 5 記錄 5.1 重要崗位員工背景調(diào)查

10、表 第三章 安全制度與重大事故處理流程 1。 安全生產(chǎn)制度 1。1 安全生產(chǎn)目標(biāo)：杜絕惡性事故的發(fā)生，避免責(zé)任事故的重復(fù)發(fā)生 1.2 安全生產(chǎn)事前、事中、事后要做好以下工作 1.2.1 事前：要對(duì)可能發(fā)生的安全事故及隱患進(jìn)行評(píng)估，并做好緊急預(yù)案及演練； 1.2.2 事中:要建立安全生產(chǎn)的流程與制度，并對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)； 1.2。3 事后：安全事故發(fā)生后，要及時(shí)上報(bào)公司;并對(duì)事故的原因進(jìn)行分析,采取安全措施，將影響降至最低； 1。5 召開(kāi)年度安全生產(chǎn)總結(jié)會(huì)，會(huì)議內(nèi)容包括：年度內(nèi)安全事故發(fā)生的原因及整改措施，

11、針對(duì)整改措施修訂安全運(yùn)營(yíng)的相關(guān)制度。事故分析要求包括: 1.5。1 對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估，所供備件、設(shè)備等的質(zhì)量是否經(jīng)過(guò)檢測(cè)，是否存在缺陷； 1。5。2是否有明確的操作流程； 1。5。3 培訓(xùn)是否到位; 1。5.4 執(zhí)行是否有效。 2. 重大事故處理流程 2。1 范圍：適用于全公司 2。2 規(guī)定：所有人員傷亡、重大財(cái)產(chǎn)損失、船舶碰撞、偷渡、滯留事故（以下稱(chēng)“重大事故”），必須上報(bào)集團(tuán)安全運(yùn)營(yíng)中心。 2.3 重大事故處理流程 2.3。1上報(bào) 發(fā)生責(zé)任事故時(shí),責(zé)任公司總經(jīng)理第一時(shí)間上報(bào)集團(tuán)安全運(yùn)營(yíng)中心. 2。3.2 應(yīng)對(duì)與處理 責(zé)任公司與安全運(yùn)營(yíng)中心制訂事

12、故調(diào)查與跟蹤處理方案. 2.3。3 跟蹤 安全運(yùn)營(yíng)中心負(fù)責(zé)跟蹤處理措施以及糾正預(yù)防措施的實(shí)施。 2.3。4 案例撰寫(xiě) 由責(zé)任公司完成案例的撰寫(xiě)。 2.3.5 歸檔 責(zé)任公司均歸檔。 第四章 供應(yīng)商與合作伙伴評(píng)審制度 1、 目的: 本程序提供了為公司有效的識(shí)別安全可信的商業(yè)合作伙伴的方法。為了獲得公司的商業(yè)伙伴安全運(yùn)作情況，確保商業(yè)伙伴的安全目標(biāo)及標(biāo)準(zhǔn)符合公司的安全要求。 3、分類(lèi) 簽約主體單位負(fù)責(zé)組織相關(guān)的部門(mén)進(jìn)行評(píng)審；涉及收支合同,財(cái)務(wù)中心必須參與評(píng)審. 4、職責(zé)： 4．1綜合部經(jīng)理負(fù)責(zé)供應(yīng)商選擇和識(shí)別。 4．2業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)安全調(diào)查問(wèn)卷.

13、 4．2安全調(diào)查問(wèn)卷的分發(fā)及回收由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)執(zhí)行。 4．3安全評(píng)估由總經(jīng)理助理負(fù)責(zé)。 5．2．3供應(yīng)商安全調(diào)查問(wèn)卷：只適用于獲得供應(yīng)商有關(guān)安全程序狀況信息，必須要包含以下方面： a。 商業(yè)合作伙伴與源產(chǎn)地 b。 程序安全 c. 訪問(wèn)控制 d。 物理安全 e。 人員安全 f。 安全培訓(xùn)與安全意識(shí) g。 貨柜安全 h。 信息安全 5、相關(guān)記錄 5．1安全管理系統(tǒng)調(diào)查問(wèn)卷 第五章 內(nèi)部審計(jì)制度 1. 內(nèi)審包括: 1.1 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告審計(jì)。 1。2 內(nèi)部控制系統(tǒng)審計(jì). 1.3 總經(jīng)

14、理/財(cái)務(wù)經(jīng)理等離任審計(jì)。 1。4 報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)審計(jì)。 1。5 專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)。 1。6 受理舉報(bào)和投訴。 2. 審計(jì)人員工作紀(jì)律 誠(chéng)實(shí)守信、客觀公正、廉潔自律、保守秘密 3. 審計(jì)程序 3.1 編制審計(jì)計(jì)劃 年度終了制定下一季度審計(jì)計(jì)劃（包括被審計(jì)對(duì)象、目的、時(shí)間安排、內(nèi)容、預(yù)算等),經(jīng)審計(jì)委員會(huì)批準(zhǔn)后,在集團(tuán)范圍內(nèi)發(fā)布公文。 3.2 審計(jì)立項(xiàng) 依據(jù)具體審計(jì)項(xiàng)目就審計(jì)模型進(jìn)行更新和完善;確定審核組成員，安排審核日程，編制費(fèi)用預(yù)算；在審計(jì)OA系統(tǒng)中申請(qǐng)立項(xiàng)審批. 3.3 審計(jì)通知 立項(xiàng)批準(zhǔn)后，在審計(jì)OA系統(tǒng)中發(fā)出審計(jì)通知，內(nèi)容包括審計(jì)目的、審計(jì)人

15、員、被審計(jì)對(duì)象、日程、內(nèi)容和審計(jì)模型. 3。4 實(shí)施審計(jì) 召開(kāi)審計(jì)會(huì)議，傳達(dá)本次審計(jì)日程、目的、原則、方法和紀(jì)律，與有關(guān)人員進(jìn)行情況了解與溝通;編寫(xiě)審計(jì)工作底稿，實(shí)施審計(jì),形成書(shū)面審計(jì)記錄，并提出審核意見(jiàn)，必要時(shí)復(fù)印原始單據(jù). 3.5審計(jì)報(bào)告 形成審計(jì)報(bào)告及整改建議并獲得被審計(jì)方的書(shū)面確認(rèn)；在審計(jì)OA系統(tǒng)中，向CEO、體系或集團(tuán)職能中心提報(bào)審計(jì)報(bào)告。 3。6整改跟蹤 審計(jì)報(bào)告獲批后，向被審計(jì)方發(fā)送審計(jì)報(bào)告及整改建議；下發(fā)意見(jiàn)通知書(shū)至被審計(jì)方;對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤，完成審計(jì)OA系統(tǒng)跟蹤情況匯報(bào)。 3。7審計(jì)檔案 審計(jì)OA系統(tǒng)生成年度審計(jì)實(shí)施項(xiàng)目臺(tái)賬，以便對(duì)年度審計(jì)工作開(kāi)展情況進(jìn)

16、行反饋和了解;電子檔案、書(shū)面材料應(yīng)整理成文件夾分卷宗存放。 3.8年度審計(jì)報(bào)告 安全運(yùn)營(yíng)中心總監(jiān)年度終了就上述進(jìn)行的審計(jì)工作形成匯總報(bào)告，提報(bào)審計(jì)委員會(huì)。 4 違紀(jì)責(zé)任 被審計(jì)單位或個(gè)人必須積極配合審計(jì)工作，真實(shí)反映審計(jì)事項(xiàng),違反規(guī)定，按《員工手冊(cè)》獎(jiǎng)懲條例進(jìn)行處理。 第六章 用戶終端電腦管理規(guī)定 1. 電腦使用規(guī)定 1。1 使用公司電腦必須遵守此管理規(guī)定.不得利用公司電腦和網(wǎng)絡(luò)從事與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的活動(dòng)； 1。2 禁止私自安裝軟件；禁止卸載公司統(tǒng)一安裝的各種網(wǎng)絡(luò)安全軟件;禁止私自更改

17、計(jì)算機(jī)配置； 1.3 使用公司外部的光盤(pán)、軟盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)必須掃描病毒后才能使用； 1。4 禁止拷貝公司內(nèi)各種辦公軟件，禁止對(duì)外泄漏公司內(nèi)部計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息； 1。5 禁止使用公司電腦運(yùn)行游戲軟件 1.6 禁止私自拆卸公司電腦； 1.7 使用MSN、QQ等消息軟件,只限于發(fā)送信息； 1。8 電腦之間共享文檔必須設(shè)置密碼； 1.9 禁止利用電話線路建立撥號(hào)連接 2. 互聯(lián)網(wǎng)及電子郵件使用管理規(guī)定 2.1 辦公使用的電子郵件只限于處理日常辦公、業(yè)務(wù)使用。公司有權(quán)進(jìn)行監(jiān)控，按照管理級(jí)別查看。 2.2 嚴(yán)格遵守當(dāng)?shù)鼗ヂ?lián)網(wǎng)使用的

18、法律法規(guī) 2.3 禁止發(fā)送垃圾郵件和病毒郵件; 2.4 禁止在集團(tuán)內(nèi)部向所有人群發(fā)郵件；群發(fā)郵件數(shù)量不得超過(guò)50個(gè)用戶； 2。5 郵件的大小不得超過(guò)10 M（MegaBytes）。 2。6 不準(zhǔn)打開(kāi)后綴為exe、bat等可執(zhí)行文件的附件； 2。7 郵箱帳號(hào)命名規(guī)則:首選 姓（全稱(chēng)）+ 名（全稱(chēng)/簡(jiǎn)稱(chēng)） 2.8 郵件的密碼必須定期更改 3。 郵件審批管理規(guī)定 3.1 定義： 本規(guī)定中所指郵件審批是指使用公司郵箱。 3。2 管理規(guī)定： 3.2.1 普通員工發(fā)送的郵件必須經(jīng)過(guò)主管級(jí)以上人員審批;新員工在申請(qǐng)郵箱時(shí)必須同時(shí)填寫(xiě)《郵件審批表

19、》。 3.2.2 要取消或更改郵件審批功能，需要填寫(xiě)《郵件審批表》。 4。 數(shù)據(jù)中心管理規(guī)定（包括集團(tuán)數(shù)據(jù)中心和各分公司數(shù)據(jù)中心） 4.1 數(shù)據(jù)中心要保持清潔、衛(wèi)生，無(wú)關(guān)人員未經(jīng)批準(zhǔn)嚴(yán)禁進(jìn)入。 4。2 進(jìn)入機(jī)房人員不得攜帶任何易燃、易爆、腐蝕性、強(qiáng)電磁、輻射性、流體物質(zhì)等對(duì)設(shè)備正常運(yùn)行構(gòu)成威脅的物品。 4.3 數(shù)據(jù)中心內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、喝水、吃食物、嬉戲和進(jìn)行劇烈運(yùn)動(dòng),禁止拍照。 4。4 路由器、交換機(jī)、服務(wù)器、通信設(shè)備不得自行配置或更換，更不能挪作它用。 4.5 建立本地?cái)?shù)據(jù)中心檔案。對(duì)發(fā)生的故障、處理過(guò)程和結(jié)果登記《海豐國(guó)際系統(tǒng)應(yīng)急/變更解決臺(tái)帳》. 4

20、.6 服務(wù)器的各種帳號(hào)/密碼嚴(yán)格保密。 4。7 未經(jīng)許可，不得在服務(wù)器上安裝新軟件。 4.8 對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)施嚴(yán)格的安全與保密管理,防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)非法生成、變更、泄露、丟失及破壞。 4。9 備份數(shù)據(jù)的保管地點(diǎn)應(yīng)有防火、防熱、防潮、防塵、防磁、防盜設(shè)施。 4。10 數(shù)據(jù)中心工作人員應(yīng)恪守保密制度,不得泄露各種信息與數(shù)據(jù)。? 5. 外來(lái)人員接入海豐網(wǎng)絡(luò)審批流程 5。1 適用范圍 本流程適用于外部電腦接入海豐所有分公司的網(wǎng)絡(luò)。 5。2 審批權(quán)限 除合資公司外，對(duì)于任何外部電腦需要使用網(wǎng)絡(luò)，都需要按照本流程執(zhí)行。分公司當(dāng)?shù)亟尤氲脑L問(wèn)由分公司審批,需要訪問(wèn)集

21、團(tuán)服務(wù)器資源的需要經(jīng)過(guò)集團(tuán)審批. 5。3 具體規(guī)定及操作流程 5.3.1 接入公司網(wǎng)絡(luò)之前，由當(dāng)?shù)豂T人員檢查電腦的病毒和木馬,如果有病毒或木馬立即清除，清除不掉的禁止接入. 5。3.2 填寫(xiě)《內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)接入申請(qǐng)表》。 5.3.3使用完畢后由IT人員負(fù)責(zé)清除外來(lái)電腦的網(wǎng)絡(luò)配置. 附表2： 內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)接入申請(qǐng)表 內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)接入申請(qǐng)表 申請(qǐng)人 電腦數(shù)量 接入地點(diǎn) 接入原因 訪問(wèn)的系統(tǒng)或端口 使用時(shí)間 IT 人員 Comments： Sign： D M Y

22、 General Manager Comments: Sign: D M Y 第八章 業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定 1。 定義及適用范圍 用于規(guī)范公司各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案的歸檔、查閱、銷(xiāo)毀流程、檔案年限及檔案管理人員的工作職責(zé)等。 2。 保管權(quán)限 2.1各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)保管本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案，業(yè)務(wù)主管為本部門(mén)業(yè)務(wù)檔案的檔案管理員。 2.2綜合部負(fù)責(zé)保管公司下發(fā)的制度、公文、通知、會(huì)議紀(jì)要、評(píng)審文件、公司證照等原件和電子版.

23、3。 操作流程 3.1 檔案歸檔流程 檔案管理人員依據(jù)歸檔時(shí)間收集檔案 填寫(xiě)檔案交接明細(xì)表一式兩份，交接雙方簽字 復(fù)印一份目錄放入檔案文件夾 將書(shū)面檔案掃描，形成電子檔案 3.2 檔案查閱、借閱流程 3。2.1如要復(fù)印檔案原件、將原件帶出檔案室、或拷貝電子檔案，須由公司總經(jīng)理簽批。 3.2。2查閱檔案一律在辦公室進(jìn)行，查閱資料要注意愛(ài)護(hù)檔案，妥善使用,確保完整無(wú)損. 3.2。3不得私自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、抄錄、圈注、涂改、折卷，所查文件如系案卷,只準(zhǔn)翻閱有關(guān)部分，并要保密，閱后立即歸還。 3。3 檔案

24、銷(xiāo)毀審批流程 3.3.1檔案管理員填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)部門(mén)經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可銷(xiāo)毀。 3.3。2根據(jù)檔案保存時(shí)間，對(duì)到期檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。 4. 檔案管理規(guī)范 4.1業(yè)務(wù)單證每月歸檔，保存時(shí)間為3年. 4。2 檔案室內(nèi)需搭建檔案架來(lái)保存檔案，不可用紙箱或其他容器堆放。 5. 標(biāo)準(zhǔn)化格式 見(jiàn)附件 6. 本規(guī)定自2009年1月1日起施行. 第九章 不相容職務(wù)分離控制制度 一、? 不相容職務(wù)分離的目標(biāo)和原則 第一條? 不相容職務(wù)分離應(yīng)當(dāng)達(dá)到以下基本目標(biāo)： （一）規(guī)范單位會(huì)計(jì)行為，保持會(huì)計(jì)資料真實(shí)、完整。 (二）堵塞漏洞、消除隱患，防止并及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤及舞弊行

25、為，保護(hù)單位資產(chǎn)的安全、完整。 (三）確保國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和單位內(nèi)部規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。 第二條? 不相容職務(wù)分離應(yīng)當(dāng)遵守以下基本原則: (一）不相容職務(wù)分離應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)范，以及單位的實(shí)際情況. （二)不相容職務(wù)分離應(yīng)當(dāng)約束單位內(nèi)部涉及會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)工作、授權(quán)批準(zhǔn)、監(jiān)督控制的所有人員,任何個(gè)人都不得擁有超越不相容職務(wù)分離規(guī)范的權(quán)力。 （三）不相容職務(wù)分離應(yīng)當(dāng)保證單位內(nèi)部工作崗位的合理設(shè)置及其職責(zé)權(quán)限的合理劃分,確保各崗位之間權(quán)責(zé)分明、相互制約、相互監(jiān)督. （四）不相容職務(wù)分離辦法應(yīng)當(dāng)隨著外部環(huán)境的變化、單位業(yè)務(wù)職能的調(diào)整和管理要求的提高,不斷修訂和完善。 二、不相容職務(wù)分離的內(nèi)

26、容 第三條? 不相容職務(wù)主要包括：業(yè)務(wù)經(jīng)辦、會(huì)計(jì)記錄、檔案管理、進(jìn)出口授權(quán)批準(zhǔn)、稽核檢查等職務(wù)。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)和會(huì)計(jì)事項(xiàng)的審批人與經(jīng)辦人及記帳人員職責(zé)權(quán)限應(yīng)當(dāng)相互分離、相互制約. （一）授權(quán)決定或?qū)徟杩钍马?xiàng)的人員不能同時(shí)兼任財(cái)務(wù)經(jīng)辦人員。 （二）出納人員不得監(jiān)管稽核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)帳目的登記工作，不得兼任票據(jù)核銷(xiāo)工作. （三）內(nèi)部監(jiān)督稽核人員應(yīng)與財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)人員相分離，以保證執(zhí)業(yè)人員受到應(yīng)有的監(jiān)督，并使監(jiān)督人員處于客觀獨(dú)立的地位，以保證監(jiān)督的質(zhì)量. （四）住房公積金業(yè)務(wù)臨柜人員不得經(jīng)手現(xiàn)金、轉(zhuǎn)帳支票，不得進(jìn)行住房公積金歸集、支取、轉(zhuǎn)移的會(huì)計(jì)核算工作。 （五）系統(tǒng)管

27、理員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)操作人員的登錄帳戶開(kāi)設(shè)、注銷(xiāo)及密碼初始化工作，并根據(jù)操作員的工作內(nèi)容分配權(quán)限. （六）操作員憑自己的用戶名及密碼登錄系統(tǒng)，操作員對(duì)自己進(jìn)行的業(yè)務(wù)操作負(fù)責(zé)。 （七）未經(jīng)授權(quán)，不得借用他人的用戶名和密碼登錄系統(tǒng)。 （八)同一筆業(yè)務(wù)的登記權(quán)限和審核權(quán)限相隔離，登記和審核人員不能為同一操作員。 （九）業(yè)務(wù)權(quán)限和財(cái)務(wù)權(quán)限相隔離，業(yè)務(wù)制單和財(cái)務(wù)記帳人員不能為同一操作員。 （十）系統(tǒng)管理員不得進(jìn)行財(cái)務(wù)或業(yè)務(wù)操作，有特殊情況需要進(jìn)行此類(lèi)操作的,必須征得相關(guān)操作員的授權(quán)，并接受授權(quán)者的監(jiān)督。 （十一）禁止非工作人員操縱業(yè)務(wù)系統(tǒng)，不使用業(yè)務(wù)系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)退出系統(tǒng)或注銷(xiāo)登錄. 三、不相容職

28、務(wù)分離的檢查 第四條? 中心應(yīng)當(dāng)重視不相容職務(wù)分離的監(jiān)督檢查工作，由內(nèi)審組具體負(fù)責(zé)不相容職務(wù)分離、執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查,確保不相容職務(wù)分離辦法的貫徹實(shí)施。檢查的主要職責(zé)： （一）對(duì)不相容職務(wù)分離的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)價(jià)。 （二）寫(xiě)出檢查報(bào)告，對(duì)涉及資金管理、資產(chǎn)管理及各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、內(nèi)部機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置存在的缺陷提出改進(jìn)建議。 第五條? 本規(guī)范自發(fā)布之日起實(shí)施。 第十章 進(jìn)出口控制制度 為規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)企業(yè)信譽(yù)和利益,以事前管理為重點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，使業(yè)務(wù)、單證、財(cái)務(wù)更好的銜接起來(lái)，特制定此規(guī)定。 一、所有的業(yè)務(wù)在正式簽約前業(yè)務(wù)部要填

29、寫(xiě)《合同評(píng)審表》 1、《合同評(píng)審表》要求填寫(xiě)真實(shí)、完整，準(zhǔn)確，不得隨意更改。 2、《合同評(píng)審表》由各相關(guān)部門(mén)人員會(huì)簽.會(huì)簽后復(fù)印件由辦公室、業(yè)務(wù)部及總經(jīng)理留存,正本交財(cái)務(wù)部存檔. 3、已經(jīng)會(huì)簽的《合同評(píng)審表》作為合同蓋章和財(cái)務(wù)部發(fā)放核銷(xiāo)單、付款的重要依據(jù)。 二、簽訂外銷(xiāo)合同和購(gòu)貨合同 辦公室蓋章要依據(jù)已經(jīng)會(huì)簽的《合同評(píng)審表》和購(gòu)貨合同內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后方可蓋章。合同正本交財(cái)務(wù)部存檔. 三、信用證項(xiàng)下，催證、審證、改證并了解生產(chǎn)進(jìn)度。 業(yè)務(wù)員認(rèn)真仔細(xì)審查信用證的內(nèi)容是否與合同一致，有無(wú)苛刻條款，如有不能接受的條

30、款應(yīng)及時(shí)通知客戶改證;前T/T項(xiàng)下催收貨款,同時(shí)督促生產(chǎn)確保按期交貨。 四、辦理商品出入庫(kù)手續(xù) 《入庫(kù)單》由業(yè)務(wù)部填制，注明增值稅發(fā)票號(hào)及相關(guān)內(nèi)容，經(jīng)業(yè)務(wù)員、檢驗(yàn)員、倉(cāng)庫(kù)保管員、財(cái)務(wù)經(jīng)辦人員簽字后，業(yè)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)各留一份；《出庫(kù)單》由業(yè)務(wù)部填制，注明出口發(fā)票號(hào)及相關(guān)內(nèi)容，經(jīng)業(yè)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)簽字后，業(yè)務(wù)、單證、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)各留一份。 五、辦理商檢、安排訂艙 單證部備齊單據(jù)，經(jīng)審核無(wú)誤后到商檢局辦理商檢、取得有關(guān)證書(shū)(熏蒸消毒證書(shū)及木托換證憑單，發(fā)往歐盟的貨物辦理原產(chǎn)地證書(shū)或普惠制原產(chǎn)地證書(shū)），聯(lián)系貨代租船訂艙。 六、申領(lǐng)核銷(xiāo)單 核銷(xiāo)單上填寫(xiě)出口企業(yè)

31、名稱(chēng)、組織代碼，加蓋三個(gè)公章，申領(lǐng)人和核銷(xiāo)員辦理領(lǐng)單簽字手續(xù)，注明核銷(xiāo)單號(hào)碼、申領(lǐng)日期、出口口岸，網(wǎng)上備案。 七、制作報(bào)關(guān)資料、報(bào)關(guān)、發(fā)貨 報(bào)關(guān)單、出口貨物明細(xì)單、裝箱單和重量單、出口發(fā)票、報(bào)關(guān)委托書(shū)及商檢單等報(bào)關(guān)單證，要齊全、正確、及時(shí)、清晰、美觀，經(jīng)他人復(fù)核無(wú)誤后蓋章。寄送報(bào)關(guān)單證至貨代辦理報(bào)關(guān)。 八、確認(rèn)提單、辦理保險(xiǎn),制作、審核、議付單據(jù) 嚴(yán)格按要求認(rèn)真確認(rèn)、制作各種單據(jù)，并由他人審核.財(cái)務(wù)根據(jù)審核無(wú)誤的單據(jù)到銀行辦理議付；D/P項(xiàng)下辦理托收；后T/T項(xiàng)下催收貨款，收匯后，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)雙向反饋。 九、業(yè)務(wù)、單證人員按《提供單據(jù)明細(xì)表》要求的時(shí)間填寫(xiě)《單據(jù)

32、交接表》向財(cái)務(wù)交接單據(jù)，注明單據(jù)號(hào)碼和份數(shù)，雙方經(jīng)辦人員簽字。 十、做銷(xiāo)售 財(cái)務(wù)憑出庫(kù)單、出口發(fā)票、提單副本做銷(xiāo)售，記賬時(shí)注明出口發(fā)票號(hào). 十一、核銷(xiāo) 核銷(xiāo)員網(wǎng)上交單后憑結(jié)匯水單、海關(guān)蓋章后的核銷(xiāo)單和出口貨物報(bào)關(guān)單（核銷(xiāo)專(zhuān)用）、出口發(fā)票到外管局辦理核銷(xiāo)手續(xù)。核銷(xiāo)后和辦稅員辦理核銷(xiāo)單（出口退稅專(zhuān)用）交接手續(xù),核銷(xiāo)員要復(fù)印一份存檔. 十二、退稅 辦稅員及時(shí)憑出口發(fā)票、核銷(xiāo)單(出口退稅專(zhuān)用)、報(bào)關(guān)單(出口退稅專(zhuān)用）、購(gòu)進(jìn)貨物的增值稅專(zhuān)用發(fā)票抵扣聯(lián)或普通發(fā)票、稅收(出口貨物專(zhuān)用）繳款書(shū)（第二聯(lián))或出口貨物完稅分割單（第二聯(lián)）挑選信息后連同《出口貨物退稅申報(bào)明細(xì)表》、《出口退稅進(jìn)貨憑證申報(bào)表》、《出口退稅匯總申報(bào)表》、退稅申報(bào)軟盤(pán)到稅務(wù)局辦理退稅。 十三、信息反饋 1、業(yè)務(wù)運(yùn)作過(guò)程中若發(fā)生退貨、理索賠等問(wèn)題,業(yè)務(wù)部要及時(shí)以書(shū)面形式向財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理報(bào)告，說(shuō)明詳情并提出處理辦法，及時(shí)解決問(wèn)題。 2、單證部門(mén)每周填制《購(gòu)貨、出貨情況明細(xì)表》及時(shí)與財(cái)務(wù)進(jìn)行核對(duì)。 3、如退稅資料和信息等發(fā)生問(wèn)題，辦稅員要及時(shí)向財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和業(yè)務(wù)部、單證部反饋，及時(shí)解決問(wèn)題。