董事會、股東會的召開流程

董事會會議流程 時間 工作安排 注意事項(xiàng) 完成情況 T-15 收集會議議題 確定會議時間地點(diǎn) T-11 確定會議議題、制作議案 T-10 發(fā)出會議通知和議案 T-5 預(yù)定會議室 根據(jù)參加會議的人數(shù)，預(yù)定合適的會議室。 T-2 提前安排、確定董事行程 如有董事在外出差，或有其他會議、事務(wù)，需提前確認(rèn)并安排其行程； T-1 參會人員的會前提醒 電話提醒董事及列席人員（監(jiān)事、高管）會議的時間、地點(diǎn)；根據(jù)實(shí)際情況，電話提醒需參會的高管； 會議資料準(zhǔn)備 準(zhǔn)備以下會議資料，并將相關(guān)會議資料裝訂成冊： 1、 會議通知； 2、 會議議程（如有）； 3、 會議議案、附件資料； 4、 簽到表； 5、 表決票； 6、 會議決議（草稿）； 7、 會議紀(jì)要（草稿）； 8、 公告（草稿）； 9、 獨(dú)立董事意見、保薦機(jī)構(gòu)意見草稿（如有）。 1、制作會議PPT； 2、準(zhǔn)備會議決議、紀(jì)要的簽字頁； 3、議案所需特殊格式的決議文件（如綜合授信申請等需要）。 會議準(zhǔn)備、會議室提前調(diào)試 根據(jù)參加會議人數(shù)，預(yù)定合適的用餐地點(diǎn) 1、通知行政部采購水果、茶點(diǎn)； 2、領(lǐng)取瓶裝水； 3、準(zhǔn)備茶具、茶葉、咖啡（如需要）。 4、調(diào)試會議室：調(diào)試空調(diào)、音響、投影儀。 T 會場布置、會議安排 提醒司機(jī)接送參會董事及其它參會人員（如需要） 1、打開空調(diào)、音響； 2、打開PPT； 3、擺放好會議資料、茶點(diǎn)、水果、茶水。 1、安排司機(jī)接送預(yù)定的酒店就餐； 2、會議期間添加茶水。 安排并檢查董事簽署簽到表、表決票、會議決議、會議紀(jì)要等文件。 會議完成后整理會場、歸還所借物品 T—T+2 會后重要事項(xiàng) 1、完成會議決議、紀(jì)要； 2、將會議決議傳至深交所備案； 3、完成公告（如有）。 會議資料整理歸檔 會議資料內(nèi)容包括： 1、會議通知；會議審批單；通知郵件；非直接送達(dá)電話確認(rèn)情況表； 2、會議議案、附件資料； 3、簽到表； 4、表決票； 5、會議決議； 6、會議紀(jì)要； 7、授權(quán)委托資料（如有）； 8、獨(dú)立董事意見（如有）； 9、保薦機(jī)構(gòu)意見（如有）； T++ 決議執(zhí)行跟蹤 1、制作會議決議事項(xiàng)執(zhí)行情況記錄表； 2、將會議決議送達(dá)給相關(guān)執(zhí)行部門、執(zhí)行人，并由其在決議事項(xiàng)執(zhí)行情況記錄表上簽收。 1、跟蹤決議執(zhí)行進(jìn)度； 2、記錄決議執(zhí)行結(jié)果。 … … … 股東大會會議流程 時間 工作安排 注意事項(xiàng) 完成情況 收集會議議題 確定會議議題、制作議案 預(yù)定會議室 根據(jù)可能參加會議的人數(shù)，預(yù)定合適的會議室。 預(yù)約見證律師、保薦機(jī)構(gòu) 提醒律師，股東大會需由兩名律師見證。 董事會審議通過關(guān)于召開股東大會會議的通知 T-15 對外公告會議通知和議案 通常和董事會決議一起公告； 會議通知應(yīng)確定股權(quán)登記日及會議登記日。 T-10 安排制作會議禮品或紀(jì)念品（如需要） T-5 申請截止日的股東名冊 在股權(quán)登記日之前向中登公司申請 T-2 參會人員的會前提醒 1、電話提醒董事、監(jiān)事、高管、律師、保薦人會議的時間、地點(diǎn)； 2、確定出席會議的股東、董事、監(jiān)事、高管、律師、保薦機(jī)構(gòu)等人員； 3、將議案發(fā)給律師，并提醒律師準(zhǔn)備好法律意見書的簽字蓋章頁（兩名見證律師及事務(wù)所負(fù)責(zé)人簽字，加蓋公章）。 提前安排外地股東、董事、高管行程 1、給在外地的股東、董事、高管預(yù)定機(jī)票、酒店、安排接送司機(jī)（如需要）； 2、確定在外地的股東、董事、高管的行程，并提醒做好相關(guān)接待及后勤工作；將相關(guān)安排通知外地股東、董事、高管。 T-1 停牌申請 通過業(yè)務(wù)專區(qū)，向深交所提交停牌申請 會議資料準(zhǔn)備 1、制作會議PPT；準(zhǔn)備股東名冊； 2、準(zhǔn)備簽字筆、紙、名牌。 準(zhǔn)備以下會議資料： 1、會議通知； 2、會議議案、附件資料； 3、會議議程、規(guī)則； 4、簽到表； 5、表決票； 6、會議決議（草稿）； 7、會議紀(jì)要（草稿）； 8、公告（草稿）。 會議準(zhǔn)備、會議室提前調(diào)試 1、通知行政部采購水果、茶點(diǎn)； 2、領(lǐng)取瓶裝水； 3、準(zhǔn)備投票箱。 調(diào)試會議室：調(diào)試空調(diào)、音響、投影儀、電子牌。 T 會場布置、會議安排 提醒司機(jī)接送參會人員（如需要） 1、打開空調(diào)、音響、投影儀、電子牌； 2、擺放好會議資料、茶點(diǎn)、水果、水。 資料準(zhǔn)備 會前資料準(zhǔn)備：PPT、通知、議程、表決票、決議、紀(jì)要的簽名頁。 股東簽到 1、仔細(xì)核對身份證和股東代碼卡； 2、授權(quán)委托的，需核對營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書、法人代表證明書、股東卡等資料。 統(tǒng)計到會股東人數(shù)及股份數(shù)額 會議開始前統(tǒng)計完成股東人數(shù)、持股數(shù)、持股比例等并提交給主持人宣布 分發(fā)表決票 將表決票發(fā)給參會股東 紀(jì)要 紀(jì)要股東發(fā)言要點(diǎn) 收取表決票 投票箱 計票、監(jiān)票、統(tǒng)計票數(shù) 注意股東簽到人數(shù)和表決票數(shù)及總股份數(shù)是否相符 完成決議、紀(jì)要、法律意見書 完成會議決議、紀(jì)要、法律意見書 主持人宣讀決議并詢問股東是否有異議 見證律師宣讀法律意見書 董事在決議、紀(jì)要上簽字 仔細(xì)檢查簽字文件，看是否存在漏簽 會場清理 刪除重要電子文件等 T 會后重要事項(xiàng) 完成公告，并上傳至深交所。 T—T+2 會議資料整理歸檔 會議資料內(nèi)容包括： 1、會議審批單；通知郵件；非直接送達(dá)電話確認(rèn)情況表； 2、會議通知； 3、會議議案、附件資料； 4、簽到表； 5、表決票；表決票統(tǒng)計表； 6、會議決議（6份）； 7、會議紀(jì)要（2份）； 8、法律意見書（2份）； 9、股東資格的相關(guān)資料（身份證、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、股東卡復(fù)印件以及法人代表證明書） 10、授權(quán)委托資料（身份證復(fù)印件、授權(quán)委托書，如有）。 T++ 決議執(zhí)行情況跟蹤 1、制作會議決議事項(xiàng)執(zhí)行情況記錄表； 2、將會議決議送達(dá)給相關(guān)執(zhí)行部門、執(zhí)行人，并由其在決議事項(xiàng)執(zhí)行情況記錄表上簽收。 1、跟蹤決議執(zhí)行進(jìn)度； 2、記錄決議執(zhí)行結(jié)果。 … … 特別注意事項(xiàng)： 1、 議案名稱與投票順序應(yīng)保持一致； 2、 提醒所有董事、監(jiān)事、高級管理人員必須參加會議； 3、 ………