辦公自動化第4章

單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,第四章,辦公中的表格與圖表處理,4.1,電,電,子,子表格,與,與數據,圖,圖表的,相,相關知,識,識4.1.1,電,電子表,格,格的類,型,型劃分,和,和軟件,選,選取,類型,詳細分類,舉例,文字表格,規(guī)則的文字表格,課程表、作息時間表、值班表等,復雜的文字表格,個人簡歷表、項目申報表等,數字表格,數字不參與運算,出貨單、發(fā)貨單等,數據統(tǒng)計報表,產品出庫統(tǒng)計表、損益表等,數據庫格式表格,學生成績表、公司銷售表等,數據關聯(lián)表格,由各個月份數據表格組成的年度考勤表,電子表,格,格制作,的,的軟件,選,選取原,則,則,1規(guī),則,則的文,字,字表格,用,用Word中,的,的“插,入,入表格,”,”方法,或,或者直,接,接利用Excel填,表,表完成,。,。,2單,元,元格懸,殊,殊的復,雜,雜文字,表,表格，,利,利用Word,的,的“繪,制,制表格,”,”方法,制,制作。,3形,狀,狀雖然,很,很不規(guī),則,則，但,可,可明顯,看,看出大,的,的單元,格,格是由,小,小的單,元,元格組,合,合而成,，,，適宜,于,于用Excel制作,，,，大的,單,單元格,可,可通過,選,選取單,元,元格區(qū),域,域，然,后,后“合,并,并居中,”,”來實,現,現。,4包,含,含大量,數,數字并,且,且需要,進,進行公,式,式、函,數,數運算,的,的表格,最,最好使,用,用Excel,制,制作。,5數,據,據統(tǒng)計,報,報表和,數,數據庫,表,表格適,合,合使用Excel制,作,作。,4.1.2,數,數,據,據圖表,的,的類型,劃,劃分,和,和,軟,軟件選,取,取,使用較,多,多的圖,表,表有柱,形,形圖、,條,條形圖,、,、折線,圖,圖、餅,圖,圖、散,點,點圖。,4.2,利,利,用,用Word制,作,作文字,表,表格,4.2.1,規(guī),規(guī),則,則表格,的,的制作,用“插,入,入表格,”,”方法,。,。以制,作,作“日,程,程安排,表,表”為,例,例。,創(chuàng)建表,格,格,填充內,容,容,制作斜,線,線表頭,創(chuàng)建表,格,格,創(chuàng)建表格的,方,方法,表格中的各,種,種標記,表格中常用,的,的選定方法,：,：選定表,格,格、行、列,、,、單元格。,在表格中增,刪,刪行、列,格式設置：,表格屬性,表格大小、,對,對齊方式；,行高，跨頁,斷,斷行，標題,行,行重復；,列寬；,單元格。,4.2.2,復,復雜,表,表格的制作,需要使用“,繪,繪制表格”,、,、“擦除”,、,、“合并單,元,元格”和“,拆,拆分單元格,”,”等工具手,動,動進行繪制,。,。以“報名,表,表”為例。,繪制“報名,表,表”框架,(1),繪,繪制“報名,表,表”表格,(2),添,添加行,拆分單,元,元格,(3),處,處理跨行的,單,單元格,合并單,元,元格,(4),添,添加列,2.對,表,表格進行精,確,確調整,使用“表格屬性”。,（1）對整,個,個表格：居,中,中。,（2）行的,設,設置：行高,。,。,（3）單元,格,格的設置：,對,對齊、適應,文,文字、方向,。,。,（4）邊框,設,設置。,4.3,利,利用Excel制作數,字,字表格和圖,表,表,以“上半年,銷,銷售統(tǒng)計”,為,為例。,1.,數,數據表格的,創(chuàng),創(chuàng)建,2.,用,用函數計算,數,數據,SUM,AVERAGE,MAX,MIN.,單元格的三,種,種引用方式,：,：,（1）相對,引,引用：B3,代表參,數,數的單元格,需,需要變化,（2）絕對,引,引用：$B$3，不需,要,要變化,（3）混合,引,引用：B$3，$B3，只,有,有列或行變,化,化,3.,表,表格的格式,化,化設置,4.,制,制作圖表,（1）制作,嵌,嵌入式圖表,（,（柱形圖）,（2）制作,單,單獨的三維,柱,柱狀圖表,（3）制作,不,不連續(xù)數據,區(qū),區(qū)域的圖表,4.4,制,制作Excel關聯(lián),表,表格,Excel,的,的關聯(lián)表格,，,，是指在一,個,個或多個工,作,作簿中有一,定,定關聯(lián)關系,的,的工作表的,總,總稱。,在辦公中制,作,作表格時，,有,有些數據的,存,存放和計算,需,需要使用多,個,個工作表，,并,并且相互之,間,間需要引用,和,和參照。這,就,就需要使用Excel,的,的關聯(lián)表格,操,操作來實現,數,數據的處理,。,。,以“歌手大,獎,獎賽計分”,為,為例,計分規(guī)則:,每一個參加,決,決賽選手的,得,得分滿分為,100,分，包括以,下,下三大部分,：,：,歌唱得分、,素,素質得分、,聲,聲樂得分,以上三項分,數,數之和為該,選,選手的總得,分,分，按照該,成,成績的名次,確,確定最終的,獲,獲獎等級。,參加決賽的,選,選手共,20,人，比賽前,通,通過抽簽確,定,定出場順序,，,，比賽結束,需,需要確定綜,合,合成績一等,獎,獎,1,人，二等獎,3,人，三等獎,5,人，其余為,優(yōu),優(yōu)秀獎。,現在需要制,作,作一套用來,計,計算選手分,數,數的表格，,以,以便在比賽,現,現場能夠很,快,快算出分數,。,。,基本步驟,工作表的添,加,加和更名,“主界面”,工,工作表的制,作,作:,網格線：工,具,具選項,視,視圖,超鏈接：右,鍵,鍵超鏈接,本文檔中,的,的位置,“計分規(guī)則,”,”工作表的,制,制作,重點：大塊,文,文字在Excel中的,輸,輸入文,本,本框。,4.“選,手,手情況”工,作,作表的制作,5.“歌,唱,唱得分”、,“,“素質得,分,分”、“,聲,聲樂得分”,、,、“綜合,得,得分”、,“,“評獎結果,”,”工作表的,制,制作：,重點：函數,的,的應用。,函數的應用,垂直查找函,數,數VLOOKUP,VLOOKUP（需要,在,在數據表第,一,一列查找的,值,值，要在其,中,中查找的數,據,據區(qū)域，待,返,返回的匹配,值,值的列序號,）,）,VLOOKUP（C3,選手情,況,況！$A$3:$B$18,2）,跨工作表、,跨,跨工作簿的,單,單元格引用,。,。,跨工作表:,工,工作表,名,名!單元,格,格地址,跨工作簿:工作,簿,簿名 工,作,作表名!,單,單元格地址,如:,計,計算機成績.xls,上,上機成績,！,！B4,利用 IF,函,函數避免,“,“NA,”,”錯誤。,錯誤提示信,息,息:,#：輸入單元,格,格的數值太,長,長；,#N/A：函數或公,式,式中沒有可,用,用的數值；,#REF!：單元格引,用,用無效,IF(,條,條件，表達,式,式，表達,式,式）,IF（C3=“”,“”,VLOOKUP（C3,選,選手情況,！,！$A$3:$B$18,2）,本章小結,重點：,電子表格和,圖,圖表的類型,劃,劃分和軟件,的,的選取。,用Word,熟,熟練制作和,編,編輯表格。,用Excel熟練制作,和,和編輯表格,和,和圖表。,用Excel制作關聯(lián),表,表格。,難點：,函數的使用,；,；函數中單,元,元格引用方,式,式。,