OA協(xié)同辦公系統(tǒng)操作手冊

...wd OA協(xié)同辦公系統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)，是優(yōu)化公司單據(jù)審批流程，固定單據(jù)審核制度，提升工作效率的系統(tǒng)軟件，相對于ERP其功能比擬簡單化，也比擬好上手操作。 一、 如何登陸 我公司的OA系統(tǒng)為B/S架構(gòu)，即Browsers/Servers的縮寫，也就是說是通過瀏覽器來訪問效勞器。只要我們的電腦能上網(wǎng)。無論你身處何地，通過互聯(lián)網(wǎng)即可訪問辦公系統(tǒng)，可以審批單據(jù)及布置任務(wù)。 OA系統(tǒng)的地址： 內(nèi)網(wǎng)： ://192.168.188.2:8080 外網(wǎng)： ://116.228.127.106:8080 如果要訪問OA系統(tǒng)，電腦瀏覽器必須升級到IE8才可以，并關(guān)閉彈窗攔截功能。 翻開瀏覽器，輸入以上網(wǎng)址中的一個，如果你在公司訪問內(nèi)網(wǎng)地址，你在外出差訪問外網(wǎng)地址。如以下圖： 用戶名為自己的中文全名，初始密碼：123456，首次登陸后請更改密碼。 二、 界面及菜單詳解 輸入完用戶名和密碼點擊下方登陸按鈕后，會出現(xiàn)如下界面： 對應(yīng)上圖數(shù)字圖解： 1. 快捷區(qū)和工具箱區(qū)； A. 快捷鍵區(qū) A.1新建事項：新建標準單據(jù)流程之外的其他流程 A.2待辦/已辦：顯示自己需要處理的單據(jù)和已經(jīng)處理完的事項 A.3待發(fā)事項：已經(jīng)建立的事項，但是尚未發(fā)送的。 A.4已發(fā)事項：自己已經(jīng)發(fā)送過的單據(jù)流程 A.5超期督辦：對于設(shè)置了單據(jù)節(jié)點時間的單據(jù)可以請他人監(jiān)視超時未辦的人，我公司暫時未設(shè) A.6：流程管理：對自己工作的統(tǒng)計及所發(fā)流程的統(tǒng)計 B. 工具箱區(qū)： B.1員工通訊錄：列出系統(tǒng)內(nèi)所有人員的名片 B.2萬年歷：萬年歷日歷 B.3歷史數(shù)據(jù)查看：歷史數(shù)據(jù)統(tǒng)計 B.4積分查看：OA的積分系統(tǒng) 2. 功能菜單欄，最多顯示8個，按紅框內(nèi)最右邊的齒輪即可配置 A. 協(xié)同工作：功能與前面1-A一樣 B. 表單應(yīng)用：各個表的查詢與統(tǒng)計 C. 文檔管理：存放各種文檔的地方 C.1我的文檔：每個人自己存文件的地方。別人無法查看，只能自己通過借閱方式借閱給其他人看。 C.2單位文檔：公司各類單據(jù)歸檔的地方，每個人只能查看自己部門的文檔，領(lǐng)導(dǎo)具有都可以查看權(quán)限。 C.3工程文檔：暫時未做規(guī)劃。 C.4綜合查詢：對OA系統(tǒng)內(nèi)各種信息進展查詢。 D. 公共信息： D.1公告：公司的各種公告信息 D.2調(diào)查：行政調(diào)查、公會調(diào)查、意見征集、評比評選 D.3討論：類似于互諒網(wǎng)的BBS，可以發(fā)帖跟帖一起討論 D.4新聞：公司各類新聞信息 E. 日程/方案/會議： E.1我的方案：在這里可以制定日方案、周方案、月方案、任意期方案 E.2方案管理：管理現(xiàn)有方案 E.3我的日程：可對自己行程做規(guī)劃 E.4日程管理：對現(xiàn)有日程進展管理 E.5日程視圖：對日程進展視圖化查看，更清楚更直接 E.6會議管理：對會議進展記錄 F. 電子郵件：可以通過個人郵件設(shè)置，把郵箱綁定到OA系統(tǒng)內(nèi)，功能比擬簡單，不建議使用。 G. 個人設(shè)置： G.1頁面設(shè)置：可以更改各空間內(nèi)的顯示模板及頁面的顯示風格 G.2個人信息設(shè)置：對自己的個人信息進展設(shè)置及賬戶密碼的修改 G.3個人模板設(shè)置：對自己制作過的表單模板進展管理〔一般不用〕 G.4關(guān)聯(lián)系統(tǒng)設(shè)置：對系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置的關(guān)聯(lián)信息進展設(shè)置〔一般不用〕 G.5關(guān)聯(lián)工程設(shè)置：對系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置的關(guān)聯(lián)工程進展設(shè)置〔一般不用〕 G.6關(guān)聯(lián)人員設(shè)置：設(shè)置經(jīng)常有工作交集的人員 G.7代理設(shè)置：可以設(shè)置一個您的工作代理人，在你沒有方法處理單據(jù)的情況下代理能幫你處理單據(jù)流程。 G.8信息提示設(shè)置：每次登陸系統(tǒng)右下角都有個彈窗消息提醒。在這里設(shè)置彈窗每次不需要提醒的消息類型，默認是全顯示。 G.8印章管理：可以設(shè)置印章圖片，給文檔蓋章〔暫未啟用〕。 G.9郵箱設(shè)置：設(shè)置需要在OA內(nèi)接收郵件的郵箱信息。 H. 綜合辦公：不使用，可設(shè)置不顯示。 3. 切換OA各空間，每個空間顯示內(nèi)容均不一樣 4. 三個按鈕從左到右分別是刷新、協(xié)同精靈、退出按鈕 4.1刷新：刷新整個OA頁面，查看是否有新的協(xié)同消息 4.2協(xié)同精靈：安裝協(xié)同精靈前方可切換，協(xié)同精靈具有實時消息提醒的功能，但是占用并發(fā)用戶數(shù)，建議是部門主管以上人員安裝。 4.3退出：退出協(xié)同辦公系統(tǒng) 5. 個人空間內(nèi)的模板：可調(diào)整，第二節(jié)2小項G功能可設(shè)置。此空間可以看到需要自己處理的單據(jù)，以及自己有權(quán)限可以填發(fā)的單據(jù)。 三、 標準單據(jù)及流程詳解 系統(tǒng)正式啟用后，有以下單據(jù)不需要填寫紙質(zhì)單據(jù)了：出差單、請假單、調(diào)休單、加班審批單、差旅費報銷單、費用報銷單、禮品申請單、招待費申請單 下面說一下單據(jù)的流程及考前須知 1. 出差單 此單據(jù)由發(fā)起者填寫后系統(tǒng)發(fā)送至自己部門主管，部門主管確認后發(fā)送至公司主管領(lǐng)導(dǎo)，標準流程如下： 只要單據(jù)走到中間一步，主管領(lǐng)導(dǎo)審批完成后你就能出差了，為什么后邊還有一步呢，是因為當初你填寫單據(jù)時回廠日期是估算的，不準確，等你回廠那天必須把單據(jù)上的回廠日期修改后再次確認。 2. 請假單： 標準流程如下： 為什么有2行？因為請假3天以內(nèi)的單據(jù)只發(fā)送到部門主管，請假3天以外的單據(jù)發(fā)送到部門主管及公司主管領(lǐng)導(dǎo)。 共計請假時間后邊有個時間單位框：小時和天，請正確選擇。 當單據(jù)走到第一個人事專員的時候說明你請假完成。為什么后續(xù)還有呢，因為按照人事規(guī)定回來上班需要銷假，所以當你回來上班的時候就需要登錄系統(tǒng)修改銷假時間為你來上班的時間后提交單據(jù)就行了。不銷假不算上班。 3. 調(diào)休單 標準流程如下： 這個流程沒有特別的地方，最后一步是通知你單據(jù)已經(jīng)走完流程了。 4. 費用報銷單 標準流程如下： 因為費用報銷單涉及到報銷原始憑證需要核對，所以我們第一步需要做的事情是把所有的原始票據(jù)貼在發(fā)票粘貼單上，交于人事辦公室的郭仕培審核，郭師傅審核完會將總金額寫在粘貼單反面。當你拿到郭師傅簽字的發(fā)票粘貼單后你在錄入系統(tǒng)內(nèi)，錄入后先核對下票據(jù)金額是否和郭師傅寫的一致，如不一致請修改。當單據(jù)流程走到最后一步你就可以拿著你的發(fā)票粘貼單到財務(wù)去領(lǐng)錢了，領(lǐng)錢時財務(wù)先核對發(fā)票粘貼單上是否有郭師傅簽字，郭師傅所寫的金額是否與系統(tǒng)一致，確認無誤后將單據(jù)打印出來交予領(lǐng)款人簽字。 5. 加班審批單 標準流程如下： 發(fā)送單據(jù)后按照流程走就行了。 6. 禮品申請單 標準流程如下： 人均金額不超過1000的由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，超過1000的主管領(lǐng)導(dǎo)審批完后再由總經(jīng)理審批。 如果你填寫費用報銷單時報銷工程填寫的是禮品費，那就必須附上禮品申請單，否那么會導(dǎo)致審核不通過。 7. 招待費申請單 標準流程如下： 人均金額不超過1000的由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，超過1000的主管領(lǐng)導(dǎo)審批完后再由總經(jīng)理審批。 如果你填寫費用報銷單時報銷工程填寫的是招待費，那就必須附上招待費申請單，否那么會導(dǎo)致審核不通過。 8. 差旅費報銷單 標準流程如下： 因為差旅費報銷單涉及到報銷原始憑證及住勤補助費用需要核算，所以我們第一步需要做的事情是把所有的原始票據(jù)貼在發(fā)票粘貼單上，交于人事辦公室的郭仕培審核，郭師傅審核完會將總金額及住勤補助寫在粘貼單反面。當你拿到郭師傅簽字的發(fā)票粘貼單后你在錄入系統(tǒng)內(nèi)，錄入時請自行按照報銷工程內(nèi)的選項一一區(qū)分，錄完核對下票據(jù)金額是否和郭師傅寫的一致。當單據(jù)流程走到最后一步你就可以拿著你的發(fā)票粘貼單到財務(wù)去領(lǐng)錢了，領(lǐng)錢時財務(wù)先核對發(fā)票粘貼單上是否有郭師傅簽字，郭師傅所寫的金額是否與系統(tǒng)單據(jù)一致，確認無誤后將單據(jù)打印出來交予領(lǐng)款人簽字。 9. 工時登記表 每天上班必須填寫的單據(jù)，流程是單一的，只發(fā)送到部門主管。