人事考勤就餐工資管理軟件操作說明書

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1、人事考勤軟件基本操作流程 第一步、基本資料輸入 基本資料包括以下內(nèi)容： 部門信息、人員檔案、考勤時間表、 請假類別。 第二步、員工上班安排 員工上班情況分2種，固定班和排班。 上固定班次，如辦公室人員，只需在其人員檔案中的“班次”欄選其上的對應(yīng)班次，并在“休息日”欄里填上每周固定休息的數(shù)字，如每周周一休息，休息日為“1”，如每周周二休息，休息日為“2”，依此類推。 需要排班的，對于需要排班的人設(shè)置步驟如下：1、設(shè)置上班班次范圍 在“考勤應(yīng)用設(shè)置”下的“部門班組時間表設(shè)置”中設(shè)置；2、在其人事檔案的“班次”欄里選“排”，并在“班組名稱”欄里選其對應(yīng)的班組；3、依據(jù)其實際上班情況進(jìn)

2、行具體排班 在“考勤管理”的“人員排班管理”下的“排班”進(jìn)行操作。 第三步、設(shè)置考勤制度和節(jié)假日 在“考勤應(yīng)用設(shè)置”下的“設(shè)置考勤制度”和“設(shè)置節(jié)假日”里設(shè)置。 第四步、生成考勤報表 在生成考勤日報表前，需要輸入“補(bǔ)刷卡單”、“請假單”、“轉(zhuǎn)班單”等，有了考勤日報才能生成其他的考勤報表。 附：軟件操作 第一章 人事模塊 要實現(xiàn)對員工的出勤進(jìn)行考核，在本系統(tǒng)中首先需要建立需要考核的員工信息（即人員檔案）。對于企業(yè)，一般為了管理的方便將員工按照不同的崗位分成多個部門，因此，在本系統(tǒng)中，第一步需要建立部門信息，第二步建立人員檔案。 1、建立部門信息的方法如下： A、進(jìn)

3、入 B、編輯（插入、刪除、保存）部門信息 2、建立人員檔案的方法如下： A、進(jìn)入 B、編輯（插入、刪除、保存）人員檔案 注意事項： 1、紅色的欄目為必須要輸入的項，黑色的欄目可輸入可不輸入。 2、人員檔案中的編號即為寫卡時所寫的編號。 以上步驟完成后，某個員工屬于某個部門，某個部門有多少人都已確定，整個公司的組織情況就一目了然，操作員可以查看公司的人員組織情況、對公司的員工進(jìn)行分類統(tǒng)計。 3、查看人員組織情況： A、進(jìn)入 B、查看 4、人員檔案統(tǒng)計 A、進(jìn)入 B、生成或查看人員統(tǒng)計表 第二章 考勤模塊 員工刷

4、卡的記錄都保存在考勤機(jī)中，為了使用該軟件對員工刷卡的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，需要將保存在考勤機(jī)中的刷卡數(shù)據(jù)采集到本軟件系統(tǒng)中，因此需要設(shè)置與考勤機(jī)通訊的一些參數(shù)（通訊串行口、考勤機(jī)檔案）。 1、選擇電腦上的通訊串行口 A、進(jìn)入 B、選擇窗口 先在“串行口選擇”下拉列表匡中選擇本電腦的一個串行口，然后點(diǎn)擊“選擇”按鈕，如果提示失敗，說明此電腦不能用此串行口。 2、設(shè)置考勤機(jī)檔案 A、進(jìn)入 B、添加考勤機(jī)檔案 點(diǎn)擊“添加”按鈕，表格中就添加了一行空格，然后將在考勤機(jī)中查到的硬件的出廠機(jī)號（即網(wǎng)絡(luò)地址）填入空行的“出廠機(jī)號”一欄，如果此刷卡機(jī)做就餐刷卡機(jī)用，“自編代號”

5、一欄就需要輸入以C開頭的字符串，如：C1，如果做考勤用，“自編代號” 就不能以C開頭，“放置地點(diǎn)”一欄可按實際輸入或隨便輸入，輸入完后，按“返回”自動保存。 做完以上2步后，就可以通過本軟件來操作考勤機(jī)硬件（讀取考勤機(jī)中保存的刷卡數(shù)據(jù)，注冊卡片、注銷卡片、讀出已注冊卡信息，設(shè)置考勤機(jī)時間）。 3、設(shè)置考勤機(jī)時間 此功能是將電腦操作系統(tǒng)的年、月、日、時、分、秒下傳到選中的考勤機(jī)里。 A、進(jìn)入 B、設(shè)置方法 首先校正電腦操作系統(tǒng)的時間，然后用鼠標(biāo)點(diǎn)擊左邊考勤機(jī)檔案中要選中的考勤機(jī)行，右邊“設(shè)置”按鈕就變?yōu)橛行?，然后點(diǎn)擊“設(shè)置”按鈕，提示成功就表示已經(jīng)將電腦操作系統(tǒng)的時間下傳到考勤

6、機(jī)中了。 注意：設(shè)置窗口上顯示的年、月、日、時、分、秒是電腦操作系統(tǒng)的時間，不能在此修改電腦操作系統(tǒng)的時間，即使修改了也無效。 4、讀取考勤機(jī)數(shù)據(jù) （1）、讀未讀過的數(shù)據(jù) A、進(jìn)入 B、讀未讀數(shù)據(jù) 用鼠標(biāo)點(diǎn)擊左邊考勤機(jī)檔案中要選中的考勤機(jī)行，右邊“讀未讀數(shù)據(jù)”按鈕就變?yōu)橛行?，然后點(diǎn)擊“讀未讀數(shù)據(jù)”按鈕，右上角的提示匡中會有相應(yīng)的提示了，讀過以后，如果沒有再刷卡，再讀就不會有數(shù)據(jù)了，此操作只讀沒有讀過的數(shù)據(jù)，讀過了就不會再讀。讀出的數(shù)據(jù)可以在“原始刷卡記錄”中查看。 （2）、讀整個考勤機(jī)內(nèi)存 A、進(jìn)入 B、讀整個內(nèi)存 用鼠標(biāo)點(diǎn)擊左邊考勤機(jī)檔案中要選中的考勤

7、機(jī)行，右邊“讀全部數(shù)據(jù)”按鈕就變?yōu)橛行?，然后點(diǎn)擊“讀全部數(shù)據(jù)”按鈕，右上角的提示匡中就會有相應(yīng)的提示了。此操作可重復(fù)進(jìn)行，每讀一次就會將保存在考勤機(jī)中的全部刷卡數(shù)據(jù)重新采集到本軟件系統(tǒng)中。讀出的數(shù)據(jù)可以在“原始刷卡記錄”中查看。 5、清除考勤機(jī)數(shù)據(jù) A、進(jìn)入 B、清除考勤機(jī)數(shù)據(jù) 用鼠標(biāo)點(diǎn)擊左邊考勤機(jī)檔案中要選中的考勤機(jī)行，右邊“清除”按鈕就變?yōu)橛行?，然后點(diǎn)擊“清除”按鈕，右上角的提示匡中就會有相應(yīng)的提示了,如果清除成功，保存在考勤機(jī)中的刷卡記錄就不再有了。 注意： 1、做這個操作前一定要確定已將考勤機(jī)中的刷卡數(shù)據(jù)都采集過了，如果還有數(shù)據(jù)沒有采集，那么必須先采集后才能

8、做此操作，否則，就會造成數(shù)據(jù)丟失。 2、此操作只清除保存在考勤機(jī)中的刷卡數(shù)據(jù)。 6、卡片操作 （1）、登記新卡 A、進(jìn)入 B、登記新卡 用鼠標(biāo)點(diǎn)擊左邊考勤機(jī)檔案中要選中的考勤機(jī)行，然后在右上方選擇是單張登記還是批量登記，如果選擇“單張”，就需要在“資料輸入”匡中輸入要登記的“卡號”和此卡登記成的“編號”，最后點(diǎn)“寫卡”按鈕，中間的提示匡就會有相應(yīng)的提示了，如果選擇“批量”，軟件就會將數(shù)據(jù)庫中保存的已注冊卡信息全部下傳到選中的考勤機(jī)中。 （2）、注銷舊卡 A、進(jìn)入 B、注銷舊卡 用鼠標(biāo)點(diǎn)擊左邊考勤機(jī)檔案中要選中的考勤機(jī)行，然后在右上方選擇是單張注銷還是批量

9、注銷，如果選擇“單張”，就需要在“資料輸入”匡中輸入要注銷的“卡號”，最后“刪除卡”按鈕，中間的提示匡就會有相應(yīng)的提示了，如果選擇“批量”，軟件就會將選中的考勤機(jī)中已注冊的卡全部刪除掉。 （3）、讀取已注冊卡信息 A、進(jìn)入 B、讀取已注冊卡信息 用鼠標(biāo)點(diǎn)擊考勤機(jī)檔案中要選中的考勤機(jī)行，然后點(diǎn)擊“讀卡”按鈕，，中間的提示匡就會有相應(yīng)的提示了，讀出的卡資料就可在“已注冊卡號”里查看。 7、補(bǔ)刷卡管理 A、進(jìn)入 B、補(bǔ)刷卡 先選中左邊樹型結(jié)構(gòu)圖上的部門，中間的列表匡中就會馬上顯示此部門員工的名單，然后用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊中間員工列表匡中要補(bǔ)卡的員工，被點(diǎn)擊行中的員工就被選中

10、，然后在右邊輸入補(bǔ)卡開始日期、補(bǔ)卡終止日期、要補(bǔ)的上、下班時間，最后點(diǎn)“錄入”，系統(tǒng)就自動給選中的員工補(bǔ)了從開始日期到結(jié)束日期的刷卡記錄，補(bǔ)進(jìn)去的刷卡記錄和員工自己刷卡的記錄作用一樣，此操作做完后，可以在“查看補(bǔ)卡單”中查看。如果是補(bǔ)一個人的刷卡記錄，也可以直接勾上右邊上面的“工號”，然后輸入此員工的工號，再輸入補(bǔ)卡開始日期、補(bǔ)卡終止日期、要補(bǔ)的上、下班時間，最后點(diǎn)“錄入”，系統(tǒng)也會自動補(bǔ)上該員工的相應(yīng)刷卡記錄。 8、加班管理 A、進(jìn)入 B、錄入加班單 先選中左邊樹型結(jié)構(gòu)圖上的部門，中間的列表匡中就會馬上顯示此部門員工的名單，然后用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊中間員工列表匡中要錄入加班單的員工

11、，被點(diǎn)擊行中的員工就被選中，然后在右邊輸入加班日期、加班時間、加班起點(diǎn)、加班終點(diǎn)，最后點(diǎn)“錄入”，系統(tǒng)就自動給選中了的員工錄入了加班單，此操作過后，可以在“查看加班單”中查看。如果要錄入一個人的加班單，也可以直接勾上右邊上面的“工號”，然后輸入此員工的工號，再輸入加班日期、加班時間、加班起點(diǎn)、加班終點(diǎn)，最后點(diǎn)“錄入”，系統(tǒng)也會自動錄入該員工的加班單。 9、請假管理 （1）、設(shè)置請假類別 A、進(jìn)入 B、編輯（輸入、刪除、保存）請假類別 在此按用戶的實際情況建立請假類別，本系統(tǒng)可允許建不超過16種請假類別。 （2）、錄入請假單 A、進(jìn)入 B、錄入請假單 先選中

12、左邊樹型結(jié)構(gòu)圖上的部門，中間的列表匡中就會馬上顯示此部門員工的名單，然后用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊中間員工列表匡中要錄入請假單的員工，被點(diǎn)擊行中的員工就被選中，然后在右邊輸入起始日期、終止日期、請假時間、請假起點(diǎn)、請假終點(diǎn)并選擇一種請假類別，最后點(diǎn)“錄入”按鈕，系統(tǒng)就自動給選中了的員工錄入了請假單，此操作過后，可以在“查看請假單”中查看。如果要錄入一個人的請假單，也可以直接勾上右邊上面的“工號”，然后輸入此員工的工號，再輸入起始日期、終止日期、請假時間、請假起點(diǎn)、請假終點(diǎn)并選擇一種請假類別，最后點(diǎn)“錄入”，系統(tǒng)也會自動錄入該員工的請假單。 10、設(shè)置考勤時間表（即員工上、下班班次表） A、進(jìn)入

13、B、編輯（輸入、刪除、保存）考勤時間班次 班次編號除“排”字外必須都為數(shù)字，上、下只要求刷2次卡的，刷卡次數(shù)為2，要求刷4次卡的，刷卡次數(shù)為4。刷卡次數(shù)為2的，上班時間在“時間1”里輸入，下班時間在“時間4”里輸入，“時間2”和“時間3”空著；刷卡次數(shù)為4的，4次上、下班時間分別在“時間1”，“時間2”，“時間3”，“時間4”里輸入。“日工作時間”是指上該班次不遲到，不早退，不請假，不曠工時核算的工作時間，它要依據(jù)該班次來設(shè)定。如果有員工是上多個班次倒班的，那就需要加一個如上圖的“排”班次，這個班次只是一個代表需要排班的符號，具體的排班需要進(jìn)入“排班管理”來處理。 11、人員考勤方法設(shè)

14、置（即給員工分配班次） A、進(jìn)入 B、人員考勤方法設(shè)置 在這里，可給每個員工分配一個上班班次和每周的休息日。用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊某一行的“班次”，就會彈出一個班次列表匡，然后可用鼠標(biāo)選中其中的一個班次，此班次就輸入到了該員工的“班次”欄，然后再在“休息日”欄里輸入該員工每周固定的休息日，如：如果每周周六休息，“休息日”欄里就輸入6，如果每周周六周日都休息，“休息日”欄里就輸入67，依次類推，其中周一用1，周二用2，周三用3，周四用4，周五用5，周六用6，周日用7。如果該員工需要排班，那么“班次”欄里就要選“排”，另外還需要設(shè)置“班組”，“休息日”不用輸入。 12、考勤日報管理

15、A、進(jìn)入 B、考勤日報管理 這里是軟件根據(jù)用戶設(shè)置的各種考勤參數(shù)及員工的刷卡數(shù)據(jù)來分析員工每天的考勤情況。選好起始日期和終止日期后，可選擇一個部門或一個員工來生成或查詢其這段日期的考勤情況，如果既不選一個部門也不選一個員工，系統(tǒng)就默認(rèn)為處理對象為所有人?！吧伞笔前凑沼脩粼O(shè)定的參數(shù)和員工刷卡的數(shù)據(jù)來分析每日考勤情況，“查詢”是在生成了日報表后，查看已經(jīng)存在的日報表。考勤日報表形式如下： 13、考勤匯總管理 A、進(jìn)入 B、考勤匯總管理 在起始日期到終止日期范圍內(nèi)的日報存在（即已生成好了）的前提下，選好起始日期和終止日期后，可選擇一個部門或一個員工來生成或查詢其這

16、段日期的總的考勤情況，如果既不選一個部門也不選一個員工，系統(tǒng)就默認(rèn)為處理對象為所有人。“生成”操作將這段日期的日報中的各項數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，從而得到每個員工這段日期的總的考勤情況表?！安樵儭笔窃谏闪藚R總表后，查看已經(jīng)存在的匯總表?？记趨R總表形式如下： 14、轉(zhuǎn)班管理 A、進(jìn)入 B、錄入轉(zhuǎn)班單 先選中左邊樹型結(jié)構(gòu)圖上的部門，中間的列表匡中就會馬上顯示此部門員工的名單，然后用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊中間員工列表匡中要錄入轉(zhuǎn)班單的員工，被點(diǎn)擊行中的員工就被選中，然后在右邊輸入生效日期、失效日期、轉(zhuǎn)成班次并選擇轉(zhuǎn)班類型，最后點(diǎn)“錄入”按鈕，系統(tǒng)就自動給選中了的員工錄入了轉(zhuǎn)班單。此操作過后，可以在

17、“查看轉(zhuǎn)班單”中查看已轉(zhuǎn)班情況。如果要錄入一個人的轉(zhuǎn)班單，也可以直接勾上右邊上面的“工號”，然后輸入此員工的工號，再輸入生效日期、失效日期、轉(zhuǎn)成班次并選擇一種轉(zhuǎn)班類型，最后點(diǎn)“錄入”按鈕，系統(tǒng)也會自動錄入該員工的轉(zhuǎn)班單。 15、排班管理 （1）、排班的前提設(shè)置：部門班組時間表的設(shè)置 A、進(jìn)入 B、編輯（添加、刪除、保存）部門班組時間表 例如：管理部里有一部分人按三班倒上班，三班對應(yīng)的班次為1，2，3。我們將這部分人分做同一個小組“后勤”，給三個班次分別取一個中文名，如：早班、中班、夜班。然后在編輯窗口中輸入如上圖所示的三行，這三行就表示管理部里的后勤組員工可能上早班、中班、晚

18、班。這個設(shè)置完成以后，只要在人員考勤方法中將管理部的倒這三個班次的員工的班組設(shè)成“后勤”，班次設(shè)置成“排”后就可以進(jìn)行排班了。 （2）、排班管理 A、進(jìn)入 B、排班 進(jìn)入排班窗口后，選擇一個部門的一個班組，這個部門班組的員工名單就出現(xiàn)在中間的數(shù)據(jù)窗口中，輸入每個員工的倒班起始日期，然后將光標(biāo)放入倒班規(guī)律一欄中，用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊左下腳考勤班名列表，點(diǎn)一下，對應(yīng)的班名就自動輸入到光標(biāo)所在的“倒班規(guī)律”里，按照員工實際的倒班規(guī)律輸入完每個員工的倒班規(guī)律后，點(diǎn)擊右下腳的“生成排班表”按鈕，窗口上立即出現(xiàn)一個日期選擇匡，此日期為選擇排班的起始日期，點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕后，系統(tǒng)就自動排好了每個員

19、工從起始日期開始后31天每天的班次，最后按“保存并返回”按鈕保存上述排好的排班表。排好班后，可在“查詢排班表”中進(jìn)行查詢。 16、設(shè)置節(jié)假日 A、進(jìn)入 B、編輯（插入、刪除、保存）節(jié)假日表 此操作可按用戶的實際情況來設(shè)置全體員工統(tǒng)一過節(jié)的日期，設(shè)成節(jié)日的日期里員工不來上班是正常的，如果來上班了就要計為節(jié)假日加班。 17、設(shè)置考勤制度 A、進(jìn)入 B、設(shè)置考勤制度 a、基本考勤制度 這里需要注意的是：開始的二項輸入的數(shù)值必須要比第三項輸入的數(shù)值小，否則，生成的考勤日報就會有問題。 b、加班制度 加班計算方式的區(qū)別：不須加班單—軟件按照員工所上班次及刷卡

20、時間來計算加班時間，下班晚走自動算加班；須加班單確認(rèn)—軟件按照員工晚走刷卡算出的加班時間和錄入的加班單時間進(jìn)行比較，取其較小的作為加班時間；按錄入的加班單計算—軟件取錄入的加班單上的加班時間作為加班時間。 c、出勤天數(shù) 選擇其中的一種算法作為計算出勤天數(shù)的依據(jù)。 d、其他 設(shè)置要統(tǒng)計的班次，在考勤匯總表中會分欄統(tǒng)計出來。 第三章 就餐管理 這個模塊是實現(xiàn)份飯管理的系統(tǒng)，比較適合現(xiàn)代企業(yè)的就餐管理模式。用戶設(shè)置好每餐就餐的時間段和每餐的餐價，系統(tǒng)根據(jù)員工就餐刷卡記錄和設(shè)置的這些參數(shù)分析得到就餐日報表和就餐匯總表。 1、消費(fèi)原始數(shù)據(jù) 在考勤機(jī)檔案中，用做就餐的刷卡機(jī)自編代號需

21、要設(shè)置成以“C”開單，如：C1，用做考勤的刷卡機(jī)自編代號不以“C”開頭。在考勤管理中讀取考勤機(jī)數(shù)據(jù)后，就餐機(jī)的刷卡記錄就被讀出并可在消費(fèi)原始數(shù)據(jù)中查詢。 進(jìn)入： 2、設(shè)置餐次時間表 A、進(jìn)入 B、編輯（添加、刪除、保存）就餐時間表 就餐時間表設(shè)置后，員工就餐刷卡系統(tǒng)就能自動分析出是哪種餐次。 3、設(shè)置就餐價格表 A、進(jìn)入 B、編輯（添加、刪除、保存）就餐價格表 設(shè)置餐次價格表，以便系統(tǒng)在分析數(shù)據(jù)時能同時計算出員工就餐的費(fèi)用。 4、消費(fèi)日報管理 A、進(jìn)入 B、消費(fèi)日報管理 這里是軟件根據(jù)用戶設(shè)置的就餐參數(shù)及員工的就餐刷卡數(shù)據(jù)來分析員工每天

22、的就餐情況。選好起始日期和終止日期后，可選擇一個部門或一個員工來生成或查詢其在這段日期的就餐情況，如果既不選一個部門也不選一個員工，系統(tǒng)就默認(rèn)為處理對象為所有人?！吧伞笔前凑沼脩粼O(shè)定的參數(shù)和員工刷卡的數(shù)據(jù)來分析每日就餐情況，“查詢”是在生成了就餐日報表后，查看已經(jīng)存在的就餐日報表。就餐日報表形式如下： 5、消費(fèi)匯總管理 A、進(jìn)入 B、消費(fèi)匯總管理 在起始日期到終止日期范圍內(nèi)的消費(fèi)日報存在（即已生成好了）的前提下，選好起始日期和終止日期后，可選擇一個部門或一個員工來生成或查詢其在這段日期的總的就餐情況，如果既不選一個部門也不選一個員工，系統(tǒng)就默認(rèn)為處理對象為所有人?！吧伞辈僮鲗⑦@段日期的日報中的各項數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，從而得到每個員工這段日期的總的就餐情況表?！安樵儭笔窃谏闪司筒蛥R總表后，查看已經(jīng)存在的就餐匯總表。就餐匯總表形式如下： 6、部門消費(fèi)匯總管理 A、進(jìn)入 B、部門消費(fèi)匯總表 得到這個表的前提是就餐匯總表已經(jīng)存在（即已經(jīng)生成了），這個表反映的是每個部門的就餐總的情況。