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1、*有限公司大宗材料、物料采購管理制度 第一章 總 則 第一條 目的 為加強(qiáng)公司規(guī)范化管理,規(guī)范采購工作,保障攪拌站的正常持續(xù)進(jìn) 行,選擇合格的供應(yīng)商并對采購過程進(jìn)行嚴(yán)格的控制,確保供貨商提供 的材料滿足施工的規(guī)定要求,最大限度的降低成本,特制定本制度。 第二條 適用范圍 本辦法適用于公司各瀝青攪拌站施工用材料、物料(設(shè)備)采購 時(shí),計(jì)劃、審批、價(jià)格之審核、訂購、驗(yàn)收、付款結(jié)算等,除另有規(guī)定 外,均以制度處理。本管理制度所指大宗材料、物料指各攪拌站建設(shè)及 生產(chǎn)所需的:骨料、石粉、礦粉、瀝青、重油、砂、磚、水泥、混凝土、 機(jī)械設(shè)備及配件、電纜線等。 第三條 職責(zé)劃分 1、由公司機(jī)料部全面負(fù)責(zé)對各材
2、料、物料的價(jià)格詢價(jià)、采購、入 庫保管工作; 2、由攪拌站站長對本站內(nèi)計(jì)劃單的質(zhì)量、數(shù)量、要求進(jìn)行詳細(xì)審 核把關(guān); 3、由財(cái)務(wù)部對該工程材料的數(shù)量、規(guī)格、價(jià)格控制把關(guān)。 4、由綜合部對采購合同的條款進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)把關(guān) 5、由分管副總對各采購計(jì)劃、合同進(jìn)行審核把關(guān); 第四條 原則 1、長期訂貨和大額進(jìn)貨,原則上均應(yīng)通過簽訂買賣合同的辦法進(jìn) 行。2、對于經(jīng)常性采購或批量進(jìn)貨的,按采購流程進(jìn)行。 2 第二章 采購(計(jì)劃)審批 第一條 采購計(jì)劃的制定 1、材料、物料的采購執(zhí)行先計(jì)劃審批,后采購的原則。大宗材料 應(yīng)在計(jì)劃應(yīng)在實(shí)施前不少于 10 天前提出,批量進(jìn)貨的材料不少于 3 天 提出,個(gè)別應(yīng)急性材料由攪
3、拌站負(fù)責(zé)人口頭提出報(bào)機(jī)料部和總經(jīng)理批準(zhǔn) 后實(shí)施采購,但事后二天內(nèi)應(yīng)補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)。 2、攪拌站建設(shè)期前由站長根據(jù)公司攪拌站建設(shè)規(guī)劃要求提出材料、 物料采購計(jì)劃,確保材料物料規(guī)格、型號、數(shù)量無誤并簽字后以申報(bào); 3、攪拌站生產(chǎn)需要采購的大宗材料,由機(jī)料部提出采購意向申請, 報(bào)公總經(jīng)理確定供應(yīng)商。 4、攪拌站生產(chǎn)期間,進(jìn)行材料和物料的采購,由攪拌部機(jī)料員根 據(jù)公司經(jīng)營客戶經(jīng)理的書面生產(chǎn)計(jì)劃,提出材料、物料采購計(jì)劃,試驗(yàn) 員審核所購材料的技術(shù)質(zhì)量條求,站長審核確認(rèn)。確保材料物料規(guī)格、 型號、數(shù)量無誤并簽字后以申報(bào); 第二條 詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià) 1、機(jī)料部根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量和交付期的不
4、同,應(yīng)選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價(jià)對象; 2、采購員根據(jù)過去采購的情況、市場變化情況、以及公司成本預(yù) 算等情況,確定采購目標(biāo)價(jià)格; 3、在得到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息后,采購人員對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)條件進(jìn) 行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面攪拌站進(jìn)行核對,以保證供應(yīng)商 提供的材料符合公司實(shí)際的采購要求,并對供應(yīng)商所報(bào)的價(jià)格、交付期、 3 售后服務(wù)等方面進(jìn)行分析比較,以便選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商; 4、供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r(shí),采 購人員應(yīng)送請購部門確認(rèn); 5、專用材料或用品,機(jī)料部應(yīng)會同使用部門共同詢價(jià)與議價(jià); 6、對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)資料整理后,經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析,以電話等 聯(lián)
5、絡(luò)方式向供應(yīng)商議價(jià)。在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi),采購人員應(yīng)與供應(yīng) 商進(jìn)行磋商,以使雙方最終在全部條款上達(dá)成一致; 7、對重大的物資采購,要保證參加人數(shù)不少于兩人進(jìn)行商務(wù)談判, 且要求有兩個(gè)以上的部門派人參加。 第三條 采購前核決及權(quán)限 大宗材料第一次采購時(shí),按公司合同管理辦法執(zhí)行合同簽字流程序, 采購經(jīng)辦人員與供應(yīng)商初步溝通并完成詢價(jià)后,在詢價(jià)匯總表上詳細(xì)填 列以下事項(xiàng),呈報(bào)負(fù)責(zé)材料采購的各部門及總經(jīng)理核決: 1)供應(yīng)商資料:包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式; (2)采購物料的詳細(xì)描述:包括品名、型號、規(guī)格等,如有超出 標(biāo)準(zhǔn)的特殊要求需特別注明; (3)訂單所采購的數(shù)量/重量;單位包裝數(shù)量/ 重量
6、;包裝件數(shù); (4)價(jià)格:單價(jià),合計(jì)價(jià),合同總額,定金或預(yù)付款; (5)交付期:分批交付時(shí)應(yīng)明確每批的交付時(shí)間和交付數(shù)量; (6)付款方式; (7)所需的質(zhì)量證明(檢驗(yàn)單、質(zhì)保單、出供應(yīng)證明單、化驗(yàn)報(bào) 告單等) ; 4 (8)質(zhì)量保證條款:發(fā)生質(zhì)量問題是進(jìn)行退換或其他處理方法; (9)運(yùn)輸方式和銷售發(fā)票的要求。 3、需與供應(yīng)商簽訂長期合同者,采購經(jīng)辦人應(yīng)以簽呈及擬妥的長 期合同書,核決權(quán)限按照請購類別和對應(yīng)的級別逐級呈各部門主管及公 司經(jīng)理核決; 4、簽訂期采購合同后過程中進(jìn)貨的,如骨料、重油、粉料、瀝青 等,按材料采購流程,填寫采購單,辦理手續(xù)。 5、金額較大或批量采購的應(yīng)到對方生產(chǎn)工供應(yīng)進(jìn)
7、行實(shí)際考察,在 充分了解對方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)后,向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意 向,并送樣報(bào)驗(yàn),未通過報(bào)驗(yàn)的材料不準(zhǔn)采購。 第四條 簽訂采購合同或填寫采購單 1、經(jīng)總經(jīng)理確定供應(yīng)商后,機(jī)料部填寫采購合同,并經(jīng)審批流程, 完成采購合同經(jīng)審核,加蓋公司合同公章經(jīng)對方簽章后生效。采購單經(jīng) 公司總經(jīng)理簽字審批后生效,采購單一式兩份,一份由機(jī)料部、一份交 攪拌站。 2、采購人員應(yīng)跟蹤控制材料物料交貨期,及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨 進(jìn)度。 3、發(fā)貨前要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包 裝方式” ,以便驗(yàn)收確認(rèn)。 4、若屬分批交貨者,采購人員應(yīng)在“訂購單”上注明“分批交貨” 以資識別。 第五條 退貨
8、作業(yè) 5 對于檢驗(yàn)不合格的材料退貨時(shí),應(yīng)開立“材料退貨單”呈攪拌站長 和機(jī)料員簽認(rèn)后,對材料數(shù)量不進(jìn)行確認(rèn)。必要時(shí)由機(jī)料部通知供應(yīng)商 到場核實(shí)。 第三章 驗(yàn)收與付款 第一條 材料進(jìn)供應(yīng)驗(yàn)收 1、材料進(jìn)場供應(yīng)商交貨時(shí),機(jī)料部通知攪拌站庫管員和實(shí)驗(yàn)員, 實(shí)際清點(diǎn)件數(shù)或稱重, ,對貨物攜帶的有關(guān)證件和材料質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)證, 經(jīng)與采購清單或采購合同內(nèi)容核對相符后簽收,倉庫出具入庫單并由庫 管員簽章入庫。如發(fā)現(xiàn)不符時(shí),即通知機(jī)料部一同處理; 2、對有專項(xiàng)質(zhì)量要求的材料物資,機(jī)料部通知攪拌站長一同參加 員驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后由攪拌站庫管員出具入庫單并由庫管員簽字。 第二條 付款結(jié)算 1、嚴(yán)格按照公司報(bào)賬工作流程和
9、掛賬工作流程執(zhí)行; 2、采購款項(xiàng)須按采購合同規(guī)定或采購單所約定的時(shí)間由公司安排 支付; 3、付款申請由采購人員或被委托采購人員提出,申請付款應(yīng)嚴(yán)格 按照采購合同要求和項(xiàng)目進(jìn)度情況進(jìn)行,分清輕重緩急,必要時(shí)須提交 驗(yàn)收報(bào)告、物品入庫單據(jù)和對方發(fā)票,申請付款單上應(yīng)注明預(yù)付款、已 付款、余款,按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后,方可辦理付款手續(xù); 4、只有在出現(xiàn)以下情況時(shí)才可由采購人員借款或墊款進(jìn)行直接支 付: (1)緊急采購且不能及時(shí)辦理財(cái)務(wù)支付手續(xù); 6 (2)在外埠采購且供應(yīng)商要求立即付款時(shí); (3)在現(xiàn)場調(diào)試施工期間急需材料的采購; (4)3000 元以下的零星采購。 第三條 進(jìn)度控制及異常處理
10、1、機(jī)料部應(yīng)特別注意“采購單”注明的到貨時(shí)間要求,掌握到貨 進(jìn)度; 2、采購人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延誤時(shí),應(yīng)主動與供貨供應(yīng)商 聯(lián)系催交,對異常原因及時(shí)處理對策,匯報(bào)相關(guān)職能部門、公司處理。 第四條 質(zhì)量評價(jià) 攪拌站和機(jī)料部應(yīng)就所使用的材料質(zhì)量予以關(guān)注,根據(jù)使用效果對 材料質(zhì)量提出評價(jià),以利于進(jìn)一步工作。 第四章 附 則 第一條 參與采購過程的各相關(guān)部門,既要明確分工、明確責(zé)任、互相 配合,還要注意發(fā)揮互相監(jiān)督的作用,確保公司的利益不受損害; 第二條 參加采購的人員要嚴(yán)格自律,加強(qiáng)法制觀念,自覺抵制不正之 風(fēng),任何人不得私下收受回扣或酬金,并接受公司全體員工監(jiān)督;一經(jīng) 發(fā)現(xiàn)上述情況,視情節(jié),按
11、所受回扣或酬金的十倍處罰,停職直至開除。 第四條 本辦法自公布日期執(zhí)行。 二一三年七月十日 4、 材料采購申請表填報(bào)流程 7 攪拌站建設(shè)期材料采購流程 機(jī)料員填寫材料采 購申請表 試驗(yàn)員復(fù)核 攪拌站長審核 根據(jù)公司攪拌站規(guī) 劃要求 機(jī)料部接收采購單 機(jī)料部詢價(jià) 公司分管審核 總經(jīng)理審批 材料采購一般不 少于提前三天, 原則上不超 過三天完成 攪拌站機(jī)料員驗(yàn)收 材料員建立進(jìn)場驗(yàn) 收臺賬 機(jī)料部建立采購臺 賬 攪拌站機(jī)料員負(fù)責(zé) 傳送,建立資料收 發(fā)臺帳 大宗生產(chǎn)材料采購流程 機(jī)料部采購 8 機(jī)料部將詢價(jià)情況匯總后,報(bào)總經(jīng) 理確定供應(yīng)商 機(jī)料部按公司合同管理程序?qū)徍撕?同 合同經(jīng)審批后,簽署合同 機(jī)
12、料部提出采購計(jì)劃 機(jī)料部詢價(jià),選擇不少于三家供應(yīng)商品 按合同要求進(jìn)貨 供應(yīng)至攪拌站時(shí),機(jī)料員進(jìn)場 驗(yàn)收,重要時(shí)會同站長參加 合格后入庫,登記入庫臺帳 攪拌站發(fā)料,登記發(fā)放臺帳 攪拌站機(jī)料員根據(jù) 客戶經(jīng)理需求填寫 分批進(jìn)料申請 試驗(yàn)員和站長審核 公司機(jī)料部和分管副 總審核 9 材料采購申請表(樣表) 工程名稱: A B C D E F G H I J K L 序號 材料名稱 規(guī)格型號 單位 數(shù)量 技術(shù)要求或證書 品牌 申購用途 需求日期 單價(jià) 金額 備注 1 2 3 4 5 6 7 16 機(jī)料員: 試驗(yàn)員: 攪拌站長: 機(jī)料部: 分管副總: 總經(jīng)理: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 說明: 1、B-I 欄由申請人填寫,J-K 欄由采購人員填寫;L 欄由材料員填寫庫存; 2、采購申請表必須經(jīng)過批準(zhǔn)后方可采購; 3、本申請表不得隨意涂改, 4、本表格的單價(jià)是指詢價(jià)最優(yōu)惠之價(jià)格,后附其它供貨商詢價(jià)表。 注:按公司原有電子表格式 10 _材料采購詢價(jià)表 填報(bào)部門: 編號: 報(bào)價(jià)單位名稱 型號或產(chǎn)地 規(guī)格 數(shù)量 報(bào)價(jià) 資信情況 質(zhì)量情況 供應(yīng)能力 交貨日期 交貨地點(diǎn) 付款辦法 扣款規(guī)定 詢價(jià)目標(biāo) 詢價(jià)人員及意見 機(jī)料部門負(fù)責(zé)人意見 財(cái)務(wù)主管意見 分管總經(jīng)理意見 總經(jīng)理意見 11 12