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1、*有限公司大宗材料、物料采購管理制度 第一章 總 則 第一條 目的 為加強公司規(guī)范化管理,規(guī)范采購工作,保障攪拌站的正常持續(xù)進 行,選擇合格的供應商并對采購過程進行嚴格的控制,確保供貨商提供 的材料滿足施工的規(guī)定要求,最大限度的降低成本,特制定本制度。 第二條 適用范圍 本辦法適用于公司各瀝青攪拌站施工用材料、物料(設備)采購 時,計劃、審批、價格之審核、訂購、驗收、付款結算等,除另有規(guī)定 外,均以制度處理。本管理制度所指大宗材料、物料指各攪拌站建設及 生產(chǎn)所需的:骨料、石粉、礦粉、瀝青、重油、砂、磚、水泥、混凝土、 機械設備及配件、電纜線等。 第三條 職責劃分 1、由公司機料部全面負責對各材
2、料、物料的價格詢價、采購、入 庫保管工作; 2、由攪拌站站長對本站內(nèi)計劃單的質(zhì)量、數(shù)量、要求進行詳細審 核把關; 3、由財務部對該工程材料的數(shù)量、規(guī)格、價格控制把關。 4、由綜合部對采購合同的條款進行法律風險把關 5、由分管副總對各采購計劃、合同進行審核把關; 第四條 原則 1、長期訂貨和大額進貨,原則上均應通過簽訂買賣合同的辦法進 行。2、對于經(jīng)常性采購或批量進貨的,按采購流程進行。 2 第二章 采購(計劃)審批 第一條 采購計劃的制定 1、材料、物料的采購執(zhí)行先計劃審批,后采購的原則。大宗材料 應在計劃應在實施前不少于 10 天前提出,批量進貨的材料不少于 3 天 提出,個別應急性材料由攪
3、拌站負責人口頭提出報機料部和總經(jīng)理批準 后實施采購,但事后二天內(nèi)應補齊相關手續(xù)。 2、攪拌站建設期前由站長根據(jù)公司攪拌站建設規(guī)劃要求提出材料、 物料采購計劃,確保材料物料規(guī)格、型號、數(shù)量無誤并簽字后以申報; 3、攪拌站生產(chǎn)需要采購的大宗材料,由機料部提出采購意向申請, 報公總經(jīng)理確定供應商。 4、攪拌站生產(chǎn)期間,進行材料和物料的采購,由攪拌部機料員根 據(jù)公司經(jīng)營客戶經(jīng)理的書面生產(chǎn)計劃,提出材料、物料采購計劃,試驗 員審核所購材料的技術質(zhì)量條求,站長審核確認。確保材料物料規(guī)格、 型號、數(shù)量無誤并簽字后以申報; 第二條 詢價、比價和議價 1、機料部根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標準、數(shù)量和交付期的不
4、同,應選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象; 2、采購員根據(jù)過去采購的情況、市場變化情況、以及公司成本預 算等情況,確定采購目標價格; 3、在得到供應商的報價信息后,采購人員對供應商的報價條件進 行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面攪拌站進行核對,以保證供應商 提供的材料符合公司實際的采購要求,并對供應商所報的價格、交付期、 3 售后服務等方面進行分析比較,以便選擇條件最優(yōu)的供應商; 4、供應商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或屬代用品時,采 購人員應送請購部門確認; 5、專用材料或用品,機料部應會同使用部門共同詢價與議價; 6、對供應商的報價資料整理后,經(jīng)辦人員應深入分析,以電話等 聯(lián)
5、絡方式向供應商議價。在公司規(guī)定的權限范圍內(nèi),采購人員應與供應 商進行磋商,以使雙方最終在全部條款上達成一致; 7、對重大的物資采購,要保證參加人數(shù)不少于兩人進行商務談判, 且要求有兩個以上的部門派人參加。 第三條 采購前核決及權限 大宗材料第一次采購時,按公司合同管理辦法執(zhí)行合同簽字流程序, 采購經(jīng)辦人員與供應商初步溝通并完成詢價后,在詢價匯總表上詳細填 列以下事項,呈報負責材料采購的各部門及總經(jīng)理核決: 1)供應商資料:包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式; (2)采購物料的詳細描述:包括品名、型號、規(guī)格等,如有超出 標準的特殊要求需特別注明; (3)訂單所采購的數(shù)量/重量;單位包裝數(shù)量/ 重量
6、;包裝件數(shù); (4)價格:單價,合計價,合同總額,定金或預付款; (5)交付期:分批交付時應明確每批的交付時間和交付數(shù)量; (6)付款方式; (7)所需的質(zhì)量證明(檢驗單、質(zhì)保單、出供應證明單、化驗報 告單等) ; 4 (8)質(zhì)量保證條款:發(fā)生質(zhì)量問題是進行退換或其他處理方法; (9)運輸方式和銷售發(fā)票的要求。 3、需與供應商簽訂長期合同者,采購經(jīng)辦人應以簽呈及擬妥的長 期合同書,核決權限按照請購類別和對應的級別逐級呈各部門主管及公 司經(jīng)理核決; 4、簽訂期采購合同后過程中進貨的,如骨料、重油、粉料、瀝青 等,按材料采購流程,填寫采購單,辦理手續(xù)。 5、金額較大或批量采購的應到對方生產(chǎn)工供應進
7、行實際考察,在 充分了解對方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)后,向對方明確訂貨意 向,并送樣報驗,未通過報驗的材料不準采購。 第四條 簽訂采購合同或填寫采購單 1、經(jīng)總經(jīng)理確定供應商后,機料部填寫采購合同,并經(jīng)審批流程, 完成采購合同經(jīng)審核,加蓋公司合同公章經(jīng)對方簽章后生效。采購單經(jīng) 公司總經(jīng)理簽字審批后生效,采購單一式兩份,一份由機料部、一份交 攪拌站。 2、采購人員應跟蹤控制材料物料交貨期,及時向供應商跟催交貨 進度。 3、發(fā)貨前要求供應商在“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包 裝方式” ,以便驗收確認。 4、若屬分批交貨者,采購人員應在“訂購單”上注明“分批交貨” 以資識別。 第五條 退貨
8、作業(yè) 5 對于檢驗不合格的材料退貨時,應開立“材料退貨單”呈攪拌站長 和機料員簽認后,對材料數(shù)量不進行確認。必要時由機料部通知供應商 到場核實。 第三章 驗收與付款 第一條 材料進供應驗收 1、材料進場供應商交貨時,機料部通知攪拌站庫管員和實驗員, 實際清點件數(shù)或稱重, ,對貨物攜帶的有關證件和材料質(zhì)量進行驗證, 經(jīng)與采購清單或采購合同內(nèi)容核對相符后簽收,倉庫出具入庫單并由庫 管員簽章入庫。如發(fā)現(xiàn)不符時,即通知機料部一同處理; 2、對有專項質(zhì)量要求的材料物資,機料部通知攪拌站長一同參加 員驗收,驗收合格后由攪拌站庫管員出具入庫單并由庫管員簽字。 第二條 付款結算 1、嚴格按照公司報賬工作流程和
9、掛賬工作流程執(zhí)行; 2、采購款項須按采購合同規(guī)定或采購單所約定的時間由公司安排 支付; 3、付款申請由采購人員或被委托采購人員提出,申請付款應嚴格 按照采購合同要求和項目進度情況進行,分清輕重緩急,必要時須提交 驗收報告、物品入庫單據(jù)和對方發(fā)票,申請付款單上應注明預付款、已 付款、余款,按審批權限經(jīng)相關負責人簽字后,方可辦理付款手續(xù); 4、只有在出現(xiàn)以下情況時才可由采購人員借款或墊款進行直接支 付: (1)緊急采購且不能及時辦理財務支付手續(xù); 6 (2)在外埠采購且供應商要求立即付款時; (3)在現(xiàn)場調(diào)試施工期間急需材料的采購; (4)3000 元以下的零星采購。 第三條 進度控制及異常處理
10、1、機料部應特別注意“采購單”注明的到貨時間要求,掌握到貨 進度; 2、采購人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延誤時,應主動與供貨供應商 聯(lián)系催交,對異常原因及時處理對策,匯報相關職能部門、公司處理。 第四條 質(zhì)量評價 攪拌站和機料部應就所使用的材料質(zhì)量予以關注,根據(jù)使用效果對 材料質(zhì)量提出評價,以利于進一步工作。 第四章 附 則 第一條 參與采購過程的各相關部門,既要明確分工、明確責任、互相 配合,還要注意發(fā)揮互相監(jiān)督的作用,確保公司的利益不受損害; 第二條 參加采購的人員要嚴格自律,加強法制觀念,自覺抵制不正之 風,任何人不得私下收受回扣或酬金,并接受公司全體員工監(jiān)督;一經(jīng) 發(fā)現(xiàn)上述情況,視情節(jié),按
11、所受回扣或酬金的十倍處罰,停職直至開除。 第四條 本辦法自公布日期執(zhí)行。 二一三年七月十日 4、 材料采購申請表填報流程 7 攪拌站建設期材料采購流程 機料員填寫材料采 購申請表 試驗員復核 攪拌站長審核 根據(jù)公司攪拌站規(guī) 劃要求 機料部接收采購單 機料部詢價 公司分管審核 總經(jīng)理審批 材料采購一般不 少于提前三天, 原則上不超 過三天完成 攪拌站機料員驗收 材料員建立進場驗 收臺賬 機料部建立采購臺 賬 攪拌站機料員負責 傳送,建立資料收 發(fā)臺帳 大宗生產(chǎn)材料采購流程 機料部采購 8 機料部將詢價情況匯總后,報總經(jīng) 理確定供應商 機料部按公司合同管理程序審核合 同 合同經(jīng)審批后,簽署合同 機
12、料部提出采購計劃 機料部詢價,選擇不少于三家供應商品 按合同要求進貨 供應至攪拌站時,機料員進場 驗收,重要時會同站長參加 合格后入庫,登記入庫臺帳 攪拌站發(fā)料,登記發(fā)放臺帳 攪拌站機料員根據(jù) 客戶經(jīng)理需求填寫 分批進料申請 試驗員和站長審核 公司機料部和分管副 總審核 9 材料采購申請表(樣表) 工程名稱: A B C D E F G H I J K L 序號 材料名稱 規(guī)格型號 單位 數(shù)量 技術要求或證書 品牌 申購用途 需求日期 單價 金額 備注 1 2 3 4 5 6 7 16 機料員: 試驗員: 攪拌站長: 機料部: 分管副總: 總經(jīng)理: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 說明: 1、B-I 欄由申請人填寫,J-K 欄由采購人員填寫;L 欄由材料員填寫庫存; 2、采購申請表必須經(jīng)過批準后方可采購; 3、本申請表不得隨意涂改, 4、本表格的單價是指詢價最優(yōu)惠之價格,后附其它供貨商詢價表。 注:按公司原有電子表格式 10 _材料采購詢價表 填報部門: 編號: 報價單位名稱 型號或產(chǎn)地 規(guī)格 數(shù)量 報價 資信情況 質(zhì)量情況 供應能力 交貨日期 交貨地點 付款辦法 扣款規(guī)定 詢價目標 詢價人員及意見 機料部門負責人意見 財務主管意見 分管總經(jīng)理意見 總經(jīng)理意見 11 12