檔案管理規(guī)定3篇

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1、檔案管理規(guī)定 3 篇 第一條為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，使之逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、制度 化、系統(tǒng)化的要求，參照國(guó)家和上級(jí)主管部門(mén)有關(guān)檔案管理的規(guī)定， 結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本規(guī)則。 第二條檔案管理的種類 ; 根據(jù)國(guó)家的規(guī)定要求和勞動(dòng)人事管理的 特點(diǎn)，將勞動(dòng)人事工作形成的諸多材料整理分成三大類：職工個(gè)人 檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、文書(shū)資料檔案。 第五條文書(shū)資料檔案主要由記載公司勞動(dòng)人事管理活動(dòng)的主要過(guò) 程原始材料、各項(xiàng)重要而且常用的勞動(dòng)人事政策規(guī)定的目錄或摘要、 勞動(dòng)人事系統(tǒng)各崗位在工作中產(chǎn)生的各類正式文書(shū)、各種勞動(dòng)人事 統(tǒng)計(jì)報(bào)表和有關(guān)信息資料構(gòu)成。 第六條檔案管理的內(nèi)容 一、檔案

2、的建立 1. 職工個(gè)人檔案，凡是新進(jìn)公司的職工，勞動(dòng)人事部門(mén)應(yīng)按規(guī)定 內(nèi)容為其建立個(gè)人檔案，并按公司檔案管理規(guī)范統(tǒng)一整理分類、編 號(hào)。 2. 專業(yè)技術(shù)人員檔案，對(duì)專業(yè)技術(shù)職稱 （ 職務(wù) ）評(píng)聘管理部門(mén)或崗 位提供的職稱 （ 職務(wù) ） 評(píng)聘的有關(guān)資料，按規(guī)定要求進(jìn)行分類、整理、 編號(hào)、歸檔。 3. 文書(shū)資料檔案。對(duì)文書(shū)管理提供的各類文書(shū)資料，按設(shè)計(jì)要求 進(jìn)行分類、整理、匯編成冊(cè)、編號(hào)歸檔。 三、檔案的查詢、借閱：檔案查詢、借閱管理的內(nèi)容主要根據(jù)上 級(jí)有關(guān)規(guī)定或公司的管理需要制定查詢、借閱檔案規(guī)定，對(duì)檔案的 查閱、借閱實(shí)施管理。 四、檔案的傳遞：檔案的傳遞主要指職工個(gè)人檔案和

3、專業(yè)技術(shù)人 員檔案?jìng)鬟f到流向單位。 第七條檔案管理的標(biāo)準(zhǔn) 一、職工個(gè)人檔案 1、符合國(guó)家和上級(jí)主管部門(mén)規(guī)定的檔案管理要求。 2、能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的提供反映公司專業(yè)技術(shù)職稱 （ 職務(wù) ） 評(píng)聘情況。 二、文書(shū)資料檔案 1、能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地提供勞動(dòng)人事管理方面的文書(shū)資料 . 2、能夠及時(shí)提供勞動(dòng)人事管理方面的政策規(guī)定的文號(hào)、文件、 標(biāo)題或摘要。 第八條檔案的內(nèi)部管理制度 一、凡新聘職工個(gè)人檔案應(yīng)在報(bào)到后的一個(gè)月內(nèi)完成。 二、專業(yè)技術(shù)人員檔案的建立，應(yīng)在專業(yè)技術(shù)職稱 （ 職務(wù) ） 評(píng)聘管 理部門(mén)或崗位移交有關(guān)材料后的一個(gè)月內(nèi)完成。 三、文書(shū)資料檔案的建立，首先由文書(shū)

4、管理崗位每年二月前將上 年度的文書(shū)資料交檔案管理崗位，然后由檔案管理崗位在接到后 30 天內(nèi)完成整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目、摘錄、輸入電腦等工作。 四、應(yīng)在有關(guān)崗位提供變更內(nèi)容后的一個(gè)月內(nèi)，對(duì)檔案的有關(guān)內(nèi) 容進(jìn)行增刪、修正。 五、檔案的查詢、借閱必須按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 六、每年 4 月前對(duì)公司的檔案管理工作進(jìn)行一次檢查。 七、文書(shū)資料檔案的分類、目錄編排、編號(hào)由公司行政人事部統(tǒng) 一確定。 八、檔案管理崗位應(yīng)及時(shí)為公司各方面提供檔案資料查詢。 第九條人事檔案查閱、借閱 一、查閱檔案的范圍 2. 與他人案件有密切關(guān)系，而該人已經(jīng)死亡或因病不能口述和書(shū) 寫(xiě)，無(wú)法直接提供情況以

5、及其他特殊原因，必須查閱其檔案取得證 明材料的 ; 3. 因某種特殊情況需要查閱本人檔案的 ; 4. 編寫(xiě)公司史、地方志、撰寫(xiě)人物傳記等，一般不得查閱干部檔 案，可直接向干部本人采訪。如該干部已經(jīng)死亡或年邁喪失記憶， 有病不能口述、書(shū)寫(xiě)，可酌情提供其履歷和自傳材料給予查閱。 二、借用檔案的范圍 1. 領(lǐng)導(dǎo)因?qū)徟殑?wù)任免、出國(guó)、晉升和享受待遇考察了解等需要 借用有關(guān)人員的檔案 ; 2. 商調(diào)職工需要，將檔案寄送接受部門(mén) （ 分支機(jī)構(gòu) ） 審查 ; 3. 本部門(mén)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)因?qū)τ谡螌彶?、考察、考核需要詳盡研究而 暫時(shí)借用。 四、查閱、借用檔案辦理程序 1. 借閱經(jīng)理級(jí)以上干

6、部檔案欲申請(qǐng)人填寫(xiě)《查閱、借用檔案審批 表》，經(jīng)借閱檔單位蓋章和負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批 ; 2. 借閱經(jīng)理級(jí)以下人員的檔案，經(jīng)申請(qǐng)人所在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，行 政人事部審核，方可調(diào)出檔案。 1. 查閱檔案的人員，必須攜帶本人工作證、身份證，在查閱時(shí)不 準(zhǔn)邊閱邊議檔案內(nèi)容，更不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。 2. 查閱檔案時(shí)不得涂改、拆散、抽出、增添、圈劃、污損 ; 3. 未經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)印檔案材料，摘抄復(fù)制的材料應(yīng)辦理登記手 續(xù)并負(fù)責(zé)保管好，不得給無(wú)關(guān)人員閱看，用完必須自行銷毀 ; 4. 查閱檔案需到檔案室進(jìn)行，原則上不得帶走 ; 特殊情況需借出 的，必須在當(dāng)日歸還。 5. 借

7、用的檔案，必須保證絕對(duì)安全，要嚴(yán)格保密，妥善保存，不 準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)交無(wú)關(guān)人員和本人翻閱，用完及時(shí)歸還。 第二條集團(tuán)公司員工檔案實(shí)行分級(jí)管理 由集團(tuán)公司人力資源中心引進(jìn)的員工的檔案一律由集團(tuán)人力資源 中心統(tǒng)一管理。 （一）原始檔案：?jiǎn)T工入司時(shí)隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料，員工轉(zhuǎn)正后調(diào) 入公司管理。 （二）新建檔案：?jiǎn)T工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、 學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料。 經(jīng)集團(tuán)人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分 （ 子）公司引進(jìn)的員工的 檔案由各分 （ 子） 公司人資科管理。 第三條人事檔案由各公司、部門(mén)總經(jīng)理分管或指導(dǎo)，該公司、部 門(mén)

8、人事負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)操作和管理，并對(duì)檔案的完整性、真實(shí)性和 準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。集團(tuán)公司人力資源中心全權(quán)負(fù)責(zé)對(duì)各公司、部門(mén)人事 檔案的監(jiān)督考核。 二、人事檔案的建立 由人力資源部門(mén)直接形成的材料： （二）職務(wù)任免申請(qǐng)表、行政職務(wù)任免材料、晉升技術(shù)職稱 （學(xué)位 等） 審批材料。 （三）工資調(diào)整審批表。 （四）鑒定書(shū)、鑒定表以及其它各種鑒定材料。 （五）考核、考勤或其它類材料。 （六）有關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)歷及成績(jī)、學(xué)歷情況等材料。 （八）有關(guān)接收、調(diào)配、解聘等情況記錄材料。 通過(guò)其它渠道形成的材料： （一）各類組織成員或代表以及各種先進(jìn)模范或受獎(jiǎng)勵(lì)材料。 （二）參加各級(jí)人大或各類協(xié)會(huì)代表

9、大會(huì)材料。 （四） 出國(guó)審批表及在外期間鑒定材料。 （五）參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。 （六）在原工作單位形成的有關(guān)檔案材料。 （七）在部隊(duì)或?qū)W校等機(jī)關(guān)單位形成的有關(guān)檔案材料。 （八）重要的社會(huì)關(guān)系、親屬關(guān)系的記錄材料。 （九）對(duì)違紀(jì)、違法事件的申訴、申報(bào)以及處理情況記錄等。 第五條人事檔案歸檔材料要求 歸檔材料應(yīng)具備的條件： （二）材料必須以個(gè)人為對(duì)象。對(duì)反映多人有關(guān)情況的材料，應(yīng)當(dāng) 分別制成以個(gè)人為單位或反映本人情況的材料，方可歸入個(gè)人檔案。 （三）凡歸檔材料必須具有憑證性標(biāo)記，如個(gè)人簽字或加蓋個(gè)人印 章、單位公章等 ; 對(duì)屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材

10、料，應(yīng)先將手續(xù) 補(bǔ)齊，并在辦理完備后再行歸檔。 （五）檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整，對(duì)頭尾不清、來(lái)源時(shí)間不明的材料，要 盡可能查清注明 ; 涉及個(gè)人重大問(wèn)題的材料，如需查清，應(yīng)轉(zhuǎn)交相關(guān) 部門(mén)處理后，方能歸檔。確定材料能否歸檔時(shí)，應(yīng)針對(duì)具體問(wèn)題具 體分析，不能一概而論 ; 同時(shí)，還應(yīng)對(duì)檔案中應(yīng)當(dāng)具備而缺少的材料 予以登記，并有計(jì)劃地進(jìn)行收集補(bǔ)充。 應(yīng)妥善處理不應(yīng)歸檔的材料： （二）接收單位清點(diǎn)核對(duì)后，應(yīng)按程序辦理接收手續(xù)。 （四）對(duì)不直接退還本人的材料，可經(jīng)批準(zhǔn)后給予銷毀，并應(yīng)對(duì)其 本人說(shuō)明。 （五）銷毀人事檔案履行一定審批手續(xù)，任何個(gè)人都不得擅自銷毀。 第六條人事檔案的整理要求：

11、 （一）應(yīng)遵循完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的原則。 （二）應(yīng)做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整 齊。 （三）人事檔案的保管范圍與人員管理應(yīng)相一致。 （四）材料增減時(shí)應(yīng)進(jìn)行重新整理。 （五）人事檔案原件作為正本，對(duì)于機(jī)密性較高的人事檔案，可根 據(jù)工作需要和人員管理情況建立副本。 第七條人事檔案的建立 （一）集團(tuán)公司總部新進(jìn)員工由人力資源中心按要求收集整理求職 人員原始求職材料，并對(duì)于員工在崗位工作期間形成的各類檔案資 料須及時(shí)予以補(bǔ)充完善。 （二）集團(tuán)公司人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分 （子）公司直接按 人事檔案建檔要求，經(jīng)該公司人事負(fù)責(zé)人審核后建立并逐步完善各

12、 員工的人事檔案。分 （ 子） 公司人資科于每月的 5 日前將員工電子文 檔花名冊(cè)上報(bào)集團(tuán)人力資源中心。 （3） 員工所在部門(mén)人事助理建立本部門(mén)員工基礎(chǔ)檔案，并對(duì)員工 在職期間相關(guān)個(gè)人信息資料 （身份證號(hào)、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍 地、學(xué)歷、職稱、崗位 ）的變更情況的記錄于每月 5 日前以電子文檔 上報(bào)集團(tuán)人力資源中心。 第八條人事檔案的編號(hào) （一）人事檔案編號(hào)構(gòu)成：檔案代碼 +四位數(shù)字，按順序編號(hào)。 （二）各分 （子）公司、部門(mén)人事檔案代碼取正式名稱前三個(gè)字的漢 語(yǔ)拼音第一個(gè)字母 （大寫(xiě) ） ，如采購(gòu)管理中心，其人事檔案編號(hào)為 CGG。 （三） 員工辭職后的檔案編號(hào)繼

13、續(xù)保留，不重復(fù)使用。 （4） 同一部門(mén)員工的檔案要求放在一起，每 10名員工的人事檔 案存放在同一個(gè)檔案袋內(nèi)，調(diào)動(dòng)或辭職抽出后不添加新的員工檔案， 若檔案袋中員工檔案已抽完，此空檔案袋繼續(xù)保留。抽出檔案后應(yīng) 該在檔案袋上予以標(biāo)明。 第九條人事檔案建立的具體程序 （一）集團(tuán)人力資源中心以及各分 （子）公司人事部門(mén)對(duì)材料進(jìn)行鑒 別，看其是否符合歸檔的要求。 （二）按照材料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的具體順序。 （ 三 ）） 在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關(guān)的內(nèi)容。 （四）將新的材料存入檔案。 第十條員工在職期間形成的培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲 （ 考核 ） 、晉升等材料的收 集、整理與歸檔。

14、 （一）大學(xué)生、聘用人員、科級(jí) （含 ） 以上管理人員在職期間所形成 的新檔案材料，由所在公司、部門(mén)每半年整理一次，后備管理干部 的材料由其所在公司、部門(mén)每月收集整理一次，統(tǒng)一交集團(tuán)公司人 力資源中心存檔。 （二）其他員工在職期間所形成的培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲考核、晉升等人員在 職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門(mén)按季度定期收集、整 理，并要求歸檔。 三、人事檔案的轉(zhuǎn)遞 第十一條人事檔案轉(zhuǎn)遞的具體程序 （一）人事負(fù)責(zé)人依據(jù)人力資源調(diào)配通知單或調(diào)令取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的員 工檔案材料。 （二）在檔案袋的人員編號(hào)及姓名后注明抽出的時(shí)間、原因 （調(diào)動(dòng)、 辭職辭退和開(kāi)除、自離、晉升等 ） 及轉(zhuǎn)

15、入地點(diǎn)。 （三）填寫(xiě)《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。 （四）將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》放入員工檔案一起，并將檔案袋 密封后轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門(mén)。 （五）收檔公司、部門(mén)在收到檔案，核對(duì)無(wú)誤后，必須在《人事檔 案轉(zhuǎn)遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章，且及時(shí)反饋到轉(zhuǎn)出公司、部 門(mén)。 第十二條人事檔案材料在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，按要 求裝袋密封交接，并在封口處加蓋公章，且不能由員工本人帶走， 攜帶人員嚴(yán)禁私自拆封偷閱檔案。 第十三條員工晉升科級(jí) （ 含 ） 以上級(jí)別，轉(zhuǎn)正后一月內(nèi)由所在公司、 部門(mén)按轉(zhuǎn)檔程序和要求將檔案提交集團(tuán)公司人力資源中心 ; 科級(jí)管理 干部被免職后，其檔案材料由集團(tuán)

16、公司人力資源中心按照轉(zhuǎn)檔程序 和要求轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門(mén)。 第十四條員工離職后由其所在公司、部門(mén)一月之內(nèi)將其檔案抽出， 裝訂成冊(cè)存檔，并妥善保管二年。銷毀時(shí)須填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng) 單》，經(jīng)集團(tuán)公司人力資源中心核準(zhǔn)后予以銷毀。 四、人事檔案的查詢、借閱 第十五條檔案查詢和借閱應(yīng)按程序辦理 （一）檔案的查詢應(yīng)先申請(qǐng)，說(shuō)明查詢的對(duì)象、理由和范圍，所在 公司、部門(mén)人事負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可登記查閱。不得隨意讓人查閱 員工檔案。 （二）外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門(mén)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借檔 登記。最長(zhǎng)借閱期限為一星期。若需延長(zhǎng)，需辦理續(xù)借手續(xù)。 （四）人力資源中心或各公司、部門(mén)內(nèi)部查閱、借

17、檔和出具證明也 應(yīng)按照程序進(jìn)行。 五、人事檔案的保管 第十六條人事檔案保管必須嚴(yán)格遵守保密的原則。 第十七條人事檔案管理必須由專人負(fù)責(zé)，定期檢查核對(duì)，確保檔 案完整、準(zhǔn)確。 第十八條人事檔案存放必須配備專門(mén)設(shè)備，不得與其它檔案混放 一起。 第十九條人事檔案存放應(yīng)做到安全、保密、防火、防潮、防盜。 第二十條任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。 第二十一條凡出現(xiàn)以下情況，將根據(jù)情節(jié)輕重分別扣除所在公司、 部門(mén)人事負(fù)責(zé)人績(jī)效獎(jiǎng)金 20-50 元/ 次： （一）人事檔案不全的。 （二）檔案交接不清致使員工檔案丟失的。 （三）不遵守人事檔案保密制度的。 （四）不履行正

18、當(dāng)手續(xù)將人事檔案帶出檔案保管場(chǎng)所的。 （五）不按規(guī)定銷毀人事檔案的。 一、目的 為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密 ; 同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的 利用檔案資料，特制定本管理辦法。 二、檔案管理內(nèi)容 3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類整理。 4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除 （ 終止 ） 勞動(dòng)關(guān) 系，死亡等情形。 三、檔案相關(guān)規(guī)定 1、基礎(chǔ)管理 1.1 原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī) 范。 1.2 員工入職前 , 人力資源部對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行 核查，如有虛假

19、，可不予錄用和解聘處理。 1.3 對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn) 行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》 （ 見(jiàn)附件一 ） 《離 職員工人事檔案登記》，并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)各種人事資料的名稱及 對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。 1.4 當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí) （ 如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼 變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等 ） ，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù) 印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。 1.5 調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其 報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。 1.6 對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲

20、形成的材料要及時(shí)收集、 整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真 實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在 蓋章、簽字后歸檔。 1.7 員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后 方可銷毀 （ 高管及核心人員保留該員工離崗 8 年止 ） 。 1.8 人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。 1.9 檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員 工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。 2、檔案的查、借閱 2.1 檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室 閱覽，不得外借 ; 非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，

21、須填寫(xiě)《查、 借閱人事檔案單》 （附件三 ） ，經(jīng)過(guò)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可 查、借閱。 2.2 任何單位一般不得垮部門(mén)查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得 查、借閱上級(jí)員工的人事檔案。 2.3 公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。 2.4 所有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部 （ 除特殊情況可延長(zhǎng) ） ，對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù) 印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。 2.5 人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》 簽字登記。 3、查、借閱檔案注意事項(xiàng) 3.1 不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材

22、料。 3.2 不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證 須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。 3.3 查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予 以懲處。 4、檔案的銷毀 4.1 公司任何個(gè)人和部門(mén)非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。 4.2 某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事 檔案銷毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。 4.3 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的 《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并 歸檔，登記表永久保存。 四、制定、修訂、廢除與實(shí)施 本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人

23、力資源部實(shí)施， 修訂和廢止亦同。 第一條目的：為了檔案材料有效使用，檔案保管科學(xué)有序，特制 定本制度。 第二條人事檔案保管制度原則 1、保密原則 ; 2、保護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞 3、及時(shí)補(bǔ)充入檔材料，保證檔案材料的連續(xù)性、完整性 ; 4、合理有效的使用檔案，使其發(fā)揮作用。 第三條人事檔案保密 1、人事檔案設(shè)立專人負(fù)責(zé)保管，責(zé)任到人，并齊備必要的存檔 設(shè)備 ; 2、人力資源部在使用或補(bǔ)充各種檔案時(shí)應(yīng)遵守保密制度，禁止 無(wú)關(guān)人員對(duì)資料的接觸。 3、任何人包括公司領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)，無(wú)特殊原因，不得隨意查調(diào)個(gè)人 檔案。 4、查閱檔案時(shí)由人力資源部專人監(jiān)督，保證檔案不被

24、破壞與丟 失。 5、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。 第四條檔案接收： 1、檢查轉(zhuǎn)來(lái)的檔案手續(xù)是否齊全符合規(guī)定 ; 2、在檔案底賬上注明接收檔案 ; 3、填寫(xiě)《回執(zhí)單》，退回原單位 ; 4、把檔案放置檔案室內(nèi)保存，并編號(hào)登記。 第五條檔案轉(zhuǎn)出 1、取出要轉(zhuǎn)走的檔案 ; 2、在檔案底賬上注銷 ; 3、填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》 ; 4、最后按發(fā)文要求包裝密封 ; 5、接收檔案單位將收到檔案的回執(zhí)退回。 第六條檔案保護(hù) 1、檔案室備有必要的防火、防潮器材 ; 2、檔案室保持清潔，不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品 ; 3、無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室 ; 4、離開(kāi)時(shí)關(guān)燈、關(guān)窗

25、、鎖門(mén)保證安全。 第七條新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，并按以下流程進(jìn)行操作。 1、對(duì)材料進(jìn)行鑒別是否符合歸檔要求 ; 2、按材料分類確定其相應(yīng)位置補(bǔ)填檔案目錄 ; 3、將材料放入檔案內(nèi)。 第八條檢查核對(duì) 檢查核對(duì)是保證人事檔案完整安全的重要手段。一般要定期進(jìn)行 核查，核查的內(nèi)容是多方面的既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查， 如查看是否完整或有無(wú)霉?fàn)€、蟲(chóng)蛀等 ; 也包括對(duì)檔案保管的環(huán)境檢查。 第九條統(tǒng)計(jì)匯報(bào) 1、人事檔案數(shù)量 ; 2、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況 ; 3、人事檔案整理情況 ; 4、人事檔案保管情況 ; 5、人事檔案使用情況 ; 6、檔案室設(shè)備。 第十條人事

26、檔案的使用權(quán)限 1、法制部門(mén)調(diào)查。 2、員工本人入黨、出國(guó)等。 3、檔案管理員對(duì)檔案的維護(hù)。 4、公司因調(diào)查需要調(diào)用檔案。 第十一條人事檔案使用方式 1、借出使用：法制部門(mén)查案調(diào)檔或其它特殊情況。 2、出具證明材料：一般是入黨、提升、招工、出國(guó)等。 3、在檔案室查閱：防止泄密和丟失。 第十二條檔案查閱手續(xù) 1、由申請(qǐng)查閱者寫(xiě)出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫(xiě)明查閱對(duì)象、目的、 理由、查閱人的概況等情況。 2、其次，查閱單位 （ 部門(mén) ）蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。 3、最后，由人事檔案管理部門(mén)審核批準(zhǔn)進(jìn)行查閱。 第十三條外借手續(xù) 1、在附合查閱手續(xù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行借檔登記。 2、有關(guān)單位開(kāi)具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的理由，并蓋 公章。 3、人力資源部按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合使用者的要求，提供證明材 料。 4、證明材料由人力資源部審閱，蓋章，登記、發(fā)出。 第十四條離職員工限期在一個(gè)月內(nèi)將檔案手續(xù)辦理完畢，如不辦 理，人力資源部將于離職下月起開(kāi)始收取檔案保管費(fèi)，標(biāo)準(zhǔn)為每 月 20 元。 第十五條 行。 第十六條 本制度經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)討論通過(guò)，自頒布之日起執(zhí)本制度解 釋權(quán)在人力資源部。