招商秘笈之三環(huán)環(huán)相扣－精耕細作

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1、招商秘笈之三——環(huán)環(huán)相扣－精耕細作 招商會進行到了這個步驟，已經(jīng)到了最關(guān)鍵的時刻，連突帶破，已經(jīng)到了對方的球門前，臨門一腳成為關(guān)鍵，招商會就像踢足球，是個整體運動，會議組織方面明星戰(zhàn)術(shù)沒有什么作用，無論講課人講的再精彩，組織配合和執(zhí)行有一點失誤，有可能是全盤皆輸。 以前我有的朋友自己一個人組織一個小型招商會，有板有眼，結(jié)果一到大型的招商會，三個和尚卻沒有水喝了，因為大家都有個依靠，工作交叉的地方又很多，分工很重要，很多企業(yè)都在說分工協(xié)作的問題，但是當你招商會失誤之后，分析總結(jié)的時候，看到的都是具體的問題，其實會議的總指揮至關(guān)重要，而他的重要就體現(xiàn)在分工的科學把控和過程查漏補缺，

2、而不是“指揮”，總指揮就是最大的救火隊員，在會議的進行中，足球的運動中，戰(zhàn)術(shù)的安排和貫徹落實的程度以及切實的變化決定了會議的直接結(jié)果，所以每一個部門的分工就是場前戰(zhàn)術(shù)的意圖體現(xiàn)。 一、 會務(wù)組的工作流程（會務(wù)組是招商會的大腦和管家，事無巨細，前頭萬緒，會務(wù)組組長一定是一個既了解經(jīng)銷商又有人生閱歷的人，脾氣很關(guān)鍵） 1、 確定會場后，會務(wù)組成員要熟悉會場環(huán)境及會場各部門主管，如：客房部、餐飲部、工程部、會議室等，把電話常備，做成小貼條，幾個組長每一個人一份，以備急時需要。 2、 會務(wù)組人員確定會務(wù)組房間后將會議物資全部放好并進行登記，分類并標注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如電腦、打印

3、機、相機、DV等設(shè)備的妥善保管，責任到人，否則容易出現(xiàn)大家都不知道的結(jié)果，做好防盜、防潮、防水、防曬等工作，從進駐會場至撤離會務(wù)組應(yīng)24小時有人在崗。 3、 了解會場所能提供的服務(wù)，如：接送車輛、叫醒報務(wù)、免費早餐、市內(nèi)免費電話等。并與服務(wù)部門詳細說明如何配合。如：接送車輛何時、何地、如何接送客人，叫醒服務(wù)的時間，方式，語氣等。 4、 如來賓需要特殊的服務(wù)如：長話、播放錄像、加餐、用餐時點酒點煙等要與前臺說明，來賓自己結(jié)算，會務(wù)組概不負責，如果能形成文字就更好。 5、 會務(wù)組除安排日常接待辦公房間外還應(yīng)安排用于專門與客戶溝通的房間，套房要開一間到兩間，費用這個時候不能省。 6、 會務(wù)組

4、房間內(nèi)要做到衛(wèi)生整潔，杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙，除休息和輪休人員外會務(wù)組成員不得在床上休息，尤其是注意不能脫鞋以免異味充斥房間，客戶沒有進門之前先嗅到了味道，你說會有什么感覺。 7、 來賓提出的合理建議或問題在第一時間解決，即使不是自己的業(yè)務(wù)范圍，不能直接說：你去找那個那個人吧，支走OK，一定要說你等一下我?guī)湍懵?lián)系一下，看他在那里，然后你去找他，如果客戶提出的問題超標，解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報或越權(quán)處理。 8、 掌握所有會議信息及人員聯(lián)系方式，備注上通過何種方式得知的消息，和公司那個人員溝通過，這個很重要，如果知道那個方式，以及和公司的具體人溝通過，那么會后的談判就是

5、知己知彼，在言語上也不沖突，因為即使是一個事情，兩個人就有兩個說法，一點語氣的不同都會給客戶產(chǎn)生不正規(guī)的感覺，同時也容易被客戶利用互不通氣的弊病，那個誰、誰說了，你們是這樣的等等，來制造事件為自己利益打算。 9、 如接站車輛途中遇到塞車，及時向來賓解釋，請其等候或自己打車趕往會場。 10、 做好有突發(fā)事件的心理準備以及應(yīng)對策略和第一、第二責任人，如：來賓之間產(chǎn)生糾紛，有人在會議現(xiàn)場無理取鬧，競爭對手參與等。 二、 登記組的工作流程 1、 根據(jù)會場環(huán)境，制定統(tǒng)一的工作流程。 2、 登記處環(huán)境整潔，便于來賓登記，禁止擺放無關(guān)物品。 3、 與酒店前臺及客房部保持緊密聯(lián)系，及時了解入住信息

6、，確?？腿说娜胱“才?。 4、 提前向前臺領(lǐng)取客房鑰匙，為來賓省去復雜的登記過程。 5、 一定要收取房屋鑰匙押金，由我們轉(zhuǎn)向服務(wù)臺，不是不相信，而是防患以未然，同時也使客戶愛惜客房物品，因為抽煙燙洞或者拿人家毛巾擦皮鞋的事情常有發(fā)生，沒有押金最終公司要承擔。 6、 來賓到達時熱情接待，詳細詢問并新自填寫登記表，字跡填寫工整，便于確認。 7、 來賓填寫完登記表后發(fā)放整套資料，說明里面裝的內(nèi)容，尤其是囑咐讓其觀看《會議須知》，不明處查詢會務(wù)組，并告知會務(wù)組所在；由專人負責將來賓送入客房，主動幫助來賓提行李，如客房內(nèi)已有客人要主動做介紹。 8、 提醒客人將貴重物品妥善保管。 9、 客房安排

7、盡量一次到位，避免對來賓進行調(diào)房，如有特殊情況必須安排的，應(yīng)向調(diào)動雙方做好解釋工作。 10、 本地的來賓要對其進行指引，告知會務(wù)組、會場、衛(wèi)生間的具體位置。 11、 輪流用餐，確保崗位始終有人，在登記工作較少的情況下可以考慮輪流休息，確保旺盛的工作精力。 三、 接站組的工作流程（需要配合完成） 1、 詳細檢查接站所用物品：接站牌、《接站人員一覽表》等。 2、 接站組成員應(yīng)詳細了解所接對象，并有其移動聯(lián)系方式。 3、 如出現(xiàn)晚點應(yīng)耐心等候，在無接任務(wù)時注意自行安排休息，但是要保證隨叫隨到，不能離會場和車站太遠。 4、 接站司機應(yīng)隨時待命，并合理安排行車路線，禁止出現(xiàn)飲酒和脫崗現(xiàn)象。

8、 5、 接到來賓應(yīng)熱情主動的協(xié)助其提行李，并將其送上車，如還需等其它來賓則向其說明。 6、 如遇塞車現(xiàn)象應(yīng)及時向會務(wù)組反映情況。 7、 如休息或辦理其它事情將車鑰匙統(tǒng)一放在會務(wù)組。 8、 若客人要求外出游玩必須請示會務(wù)組，得到同意后方可出行。 四、 會場組的工作流程 1、 與會場服務(wù)員充分溝通，做到期雙方緊密合作。 2、 在會議開始前一小時進入會場，檢測會場設(shè)備：麥克風、投影儀、電腦、幕布、白板、白板筆、燈光、音響、空調(diào)等。 3、 選擇并預留攝像機位，盡量減少人員走動對攝像效果的影響。 4、 由1~2人在會場入口處迎接來賓，并向其說明手機關(guān)閉或調(diào)到無聲，或向其出示警示牌，上面

9、寫有：“禁止吸煙”，“請將手機關(guān)閉或調(diào)至無聲”，“會場內(nèi)請勿喧嘩和走動”等警示語。 5、 引導來賓從前向后坐，如來賓中有熟人，可將其穿插安排在每排中間，幫助我方調(diào)節(jié)會議氣氛，如：帶頭鼓掌，向授課人點頭示意等。 6、 來賓入席后由會場服務(wù)員提供茶水，但是僅僅限于會前和中間休息的時候，中間倒水一是影響授課人的情緒，同時客戶喝水多了難免要小解，很麻煩，會擾亂會場秩序。 7、 在授課期間，如有來賓交頭接耳或接打電話，可遞上紙條，請其注意會場秩序，如有來賓打盹，可為其提供風油精或清涼油提神。 8、 為保證授課人的思路來受干擾，授課期間會場內(nèi)除攝像人員可以來回走動外，其他人員盡量減少走動。 9、

10、 注意各個來賓的神態(tài)和聽課的認真程度，這個對后期談判都起到很好的作用，在一次招商會上，有個客戶很刁蠻和苛刻，有很多人認為他不能成為客戶，但是會場組人員給我講了一個細節(jié)，這個人的會議記錄最全，一直在聚精會神的聽課，他至少也是一個身價千萬的老板，能這樣來參加招商會，我想是肯定要做的，刁蠻和苛刻不過是在談條件，因為有這個心理準備，那么我在闡述“越是苛刻的客戶越是將來有可能合作的客戶”觀點的時候，切入服務(wù)和受益的解釋，在不違反公司原則的情況下盡一起努力來協(xié)調(diào)，同時強調(diào)如果原則可以打折，是不是允許服務(wù)可以打折，如果可以，我們馬上簽，結(jié)果雙方都笑了，合同自然也成交了。 五、 后勤組的工作流程（需要配合完

11、成） 1、 做好各項開支的費用預算，協(xié)助購買并保管所需物資，保障有力。 2、 提前與訂票公司聯(lián)系，并了解始發(fā)車次及航班次，爭取為來賓提供經(jīng)濟快捷的返程路線。 3、 和會務(wù)組進行溝通，提前取得各個客人返程的時間和要求，集中購買，以免耽誤時間。 4、 后勤組也是機動組，隨時聽從總指揮的安排。 六、 業(yè)務(wù)組的工作流程 1、 在登記組將到會名單提供后，在第一時間內(nèi)將名單進行分組。分組原則是將關(guān)系好的來賓分在一起，并在每桌安排一個我方工作人員，對有意向或是身份不明的來賓，可在其旁邊安排和我方關(guān)系較好的來賓或朋友去調(diào)查其動機和促進。 2、 了解來賓的住宿房間位置，對目標人進行初步的交流，探訪

12、。 3、 準備VI手冊，運營手冊，各種合同資料的準備。 七、 溝通組的工作流程 1、 會前將有意向來賓的情況進行充分了解，如果有可能最好事前先溝通。 2、 溝通時要把握“探其所虛，供其所求”的原則，先傾聽，后判斷，再行動。 3、 對準備簽約的來賓先重點突破，促其形成帶頭作用。 4、 談判時可利用“銷售緊迫感”對來賓開展心理暗示。 八、 主持人的工作流程 1、 主持人必須提前熟悉會場、會議主題、內(nèi)容等。 2、 會前先宣布會議程序和會議須知，并將注意事項進行公布。 3、 擬定每位授課人的經(jīng)歷與職務(wù)簡介，當授課人上臺前進行介紹。 4、 授課后用簡單的總結(jié)發(fā)動來賓為授講者鼓掌。

13、 5、 事先準備好活躍課間的話題、活動。 6、 主持人的煽動性和會議的氣氛息息相關(guān)。 九、 授課人的工作流程 1、 會前十五天準備好授課內(nèi)容，并提供給相關(guān)對口副總處審核。 2、 提前五天將授課內(nèi)容做成課件，交于會場組課件播放人員，或交組公司文稿，由公司人員協(xié)助制作。 3、 有條件的情況下提前三天做演練，確保授課無誤。 4、 授課前充分休息，調(diào)整狀態(tài)，保證最佳授課狀態(tài)。 十、 公司留守人員的注意事項 1、 留守期間詳細接聽電話，并詳細記錄。 2、 如在留守期間有來賓或客人到公司參觀應(yīng)熱情接待，并說明招商會情況，如有需要通知會務(wù)組派車將客人接至會場。 3、 留守期間注意防盜、防

14、電等安全，嚴禁脫崗。 4、 用餐時可輪換，或叫餐上門。 十一、 用餐時注意事項 1、 會議用餐前一小時與餐廳負責人聯(lián)系，確定用餐量，并做好預備量。 2、 用餐前五分鐘安排員工到餐廳門口等候來賓，引導來賓就坐。 3、 如有特殊習慣或宗教信仰的來賓應(yīng)提前安排。 4、 對餐廳前臺人員說明，煙、酒、加餐等只能通過會務(wù)組專人進行安排，客人如自行安排會務(wù)組概不負責。 5、 待來賓全部入座后員工填補到每桌的間隙，盡量不要出現(xiàn)員工扎堆用餐。 6、 會務(wù)組和登記組用餐執(zhí)行輪換制，并準備些牛奶或點心充饑，確保工作人員充沛體力。 7、 如果是自助餐，那么結(jié)算的時候一定要按照實際發(fā)生數(shù)量來計算，要注

15、意一個細節(jié)，比如提前領(lǐng)取餐票，加蓋我方的公章，不要直接發(fā)到來賓的手里，尤其是早餐，有一次開會的時候，我們算的是1000元，結(jié)果對方說是1200元，為什么，是因為很多客人早餐沒有去，結(jié)果把票留在房間，客戶可能認為無所謂，但是服務(wù)員有時候收拾就有可能有不同的結(jié)果，好的餐廳也可能告訴你，不是1000元，而是900元，因為人有的沒有來，這樣的情況比較少，所以我們?nèi)藛T提前在餐廳門口等候，逐個數(shù)完然后計數(shù)。 十二、 員工的合理休息 在滿負荷工作的前提下確保各組員工的合理休息，每組根據(jù)自身情況制定合理的休息安排，如：登記組和會務(wù)組的工作主要集中在來賓登記、用餐、休息、返程的時間，其它時間則不是很忙，所以

16、可安排適當?shù)妮啌Q休息；會場組的工作主要集中在授課期間，剩余時間應(yīng)協(xié)助其它組工作或輪換休息；業(yè)務(wù)組與溝通組的主要工作時間是在來賓休息時與來賓溝通，所以在來賓授課時可安排與其它組配合或輪換休息。 十三、 突發(fā)事件及客戶投訴的處理 1、 如遇來賓酒后失態(tài)，來賓貴重物品丟失等突發(fā)事件，應(yīng)及時尋找有關(guān)部門配合解決，盡量低調(diào)處理，不引起其它來賓的注意。 2、 如在工作中遇到來賓投訴，無論對錯，先賠禮道歉，然后彌補，會后再追究過失問題。公司內(nèi)部的問題內(nèi)部解決，尤其是在會議結(jié)束以后。 3、 公司自己員工之間無論發(fā)生什么事情都不能當著客戶的面互相拆臺，雖然不是故意的，但是起到了這個效果。 以上的流程和分工中間有很多交叉，在會議的進行過程當中，可能用不了這么多的部門，有可能一個組負責幾個組的職責，開招商會是一個蘿卜三個坑甚至都不夠，在具體的操作中，可以進行調(diào)整，部門可以調(diào)整，但是內(nèi)容不能減少，開次招商會，就會掉層皮，這句話是真的，我們在2000年8月份在河北的一次全國招商會，花費10萬，簽單600多萬，全國25個省一次簽完，四天的會議過后，公司總部二十個人，六個打點滴。 招商會的這個階段很關(guān)鍵，控制得當，你就等著簽合同吧，即使交鋒，也是合作前奏而已，如果控制不當，效果可想而知。