《采購制度》物資采購制度(doc5)(1)

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1、物資采購制度（試行版） 第一章 總 則 第一條 為了確保工程進度正常進行，合理使用采購資金，努力降低采購 成本，規(guī)范物資采購行為。決定實行物資集中采購管理，并制定本制度。 第二條物資集中采購領(lǐng)導小組的組成以及小組及各組員的職能權(quán)限： 物資集中采購領(lǐng)導小組是物資集中采購的領(lǐng)導機構(gòu)，負責審核物資集中采 購的有關(guān)管理制度；對物資集中采購的程序、采購物資的質(zhì)量、價格進行監(jiān)督； 協(xié)調(diào)物資集中采購管理工作。 一、領(lǐng)導小組組成：由總經(jīng)理、綜合部、項目部、商務部和采購部組成。 二、各組員職能權(quán)限： 1、總經(jīng)理：做出最后決策； 2、綜合部：采購物資的入庫與價格的監(jiān)督； 3、項目部：準確提供材料

2、計劃及參與相關(guān)的驗收； 4、商務部：核對項目部提供需采購的數(shù)量及合同的簽訂； 5、采購部：及時供應質(zhì)優(yōu)價廉的滿足我方付款方式的物資。 第三條 項目部和其他部門需要外購的物資均納入集中采購管理的范圍， 包括固定資產(chǎn)與辦公用品。 第二章 采購供應程序 第四條 采購計劃 一、由項目部提供進度計劃，包括總進度計劃、季度計劃、月計劃、周 計劃； 二、由項目部在進度計劃基礎(chǔ)上提供相應的材料計劃； 三、采購部嚴格按照項目部提供的總體工程進度計劃及材料計劃制訂材 料招投標采購計劃，制定整個工程的總采購計劃（依據(jù)總工程進度計劃，盡 可能在項目開始前提供）、季采購計劃（依據(jù)項目部季工程進度計劃，

3、每個 季度的第三個月20日前提供下季度計劃）、月采購計劃（依據(jù)項目部月工程 進度計劃，每月25日前提供下月計劃）。其中月采購計劃原則上提供一家以 上供應商的價格及聯(lián)系電話，同時以天為單位報月采購計劃。上述計劃均應 由項目部及時提供材料計劃（即采購項目的具體要求、數(shù)量和具體時間） 。 上述計劃須報經(jīng)采購部經(jīng)理、項目部經(jīng)理、商務部經(jīng)理、綜合部經(jīng)理與總經(jīng) 理審批。 第五條 請購。 請購嚴格依已批準的月采購計劃按周編制（等同周采購計劃） ；請購必須經(jīng) 過項目部、采購部、綜合部及總經(jīng)理的審批。月采購計劃外的采購項目的請購必 須經(jīng)過項目部、商務部、采購部、綜合部及總經(jīng)理的審批。月采購計劃內(nèi)項目的

4、請購權(quán)在綜合部的倉管員，月采購計劃外項目的請購權(quán)在項目部， 但必須統(tǒng)一由 倉管員將請購表交與采購部。 一、月采購計劃內(nèi)項目的請購程序：⑴每周二上午九點前倉管員將下周的請 購表交與項目部審核，項目部在當日中午前將審核過的請購表交與倉管員； ⑵每 周二中午前倉管員將下周的請購表交與采購部； ⑶采購部在每周四中午前將下周 （必須含三家以上供應商的詢價表）的請購表及供應商自制的詢價表交與綜合部 審核；⑷綜合部將總經(jīng)理已審批過的下周請購表在每周六中午前交與采購部， 并 回傳一份給倉管員，倉管員收到后復印一份給項目部等相關(guān)部門。 （審批原則： 按照采購物質(zhì)的詢價表對應的合理底價確定供應商）。

5、二、月采購計劃外項目的請購程序：（原則上不允許有計劃外請購），項目部 將已經(jīng)過商務部與總經(jīng)理審批過的計劃外采購項目用計劃外請購單表格的形式 交與倉管員。倉管員依上述月采購計劃內(nèi)項目的請購程序。 三、緊急情況下采購只適用于請購計劃以外而影響工程進度不得不馬上采購 的情形。由項目部有關(guān)部門申請（申請原因事先要說清，相關(guān)責任事后再定） ， 經(jīng)生產(chǎn)經(jīng)理、項目經(jīng)理及商務部批準后交采購部， 采購部正式采購前將單價告知 綜合部經(jīng)理，綜合部審核后通知總經(jīng)理進行審批。 但事后付款或報銷時，要有合 理的解釋理由并由項目部經(jīng)理簽字確認。（很緊急情況下可以口頭批準，事后再 補相關(guān)手續(xù)。） 四、倉管員應在請購表上

6、填寫物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、產(chǎn)地、質(zhì)量 要求、需求日期等；采購部應在請購表的每個物資欄目上填寫相應的三家以上供 應商的詢價信息及聯(lián)系電話等。采購員必須依已批準的請購單進行采購， 不能盲 目、超前采購或采購不及時，造成超儲積壓或者供應脫節(jié)的情況。 第六條 采購供應。采購部接到經(jīng)過審批的《請購表》后將項目部所需物 資列入采購計劃，并按《請購表》要求實施采購供應。采購員應掌握市場變化規(guī) 律，熟悉各類物資的基本信息，按時、按質(zhì)、按量、按要求向項目部提供計劃采 購的物資，提供優(yōu)質(zhì)服務，并做到價格及付款方式合理，努力降低經(jīng)營成本。不 得向項目部部供應質(zhì)次價高和請購外物資。 在請購表批準后正式采

7、購前，采購部應向項目部提供不少于三家供應商的樣 品及報價，經(jīng)供需雙方驗質(zhì)、核價后，選擇質(zhì)優(yōu)價廉的供應商，實施采購 （如未 選擇周請購表中價格最低的供應商， 請說明原因并要求項目部經(jīng)理簽名確認， 再 傳綜合部報告總經(jīng)理書面同意后方才采購）。項目部及其它部門因較熟悉本行業(yè) 務，也可以向采購部提供有關(guān)供應商的信息（產(chǎn)品、價格、聯(lián)系電話等） ，供其 參考比較。 第七條采購方式 小批量物資采購經(jīng)采購部經(jīng)理批準后， 由采購員直接采購；一次性采購量較 大或市場上質(zhì)量與價格差異較大且涉及范圍較廣的物資采購可采取公開招標的 形式進行采購；一次性采購數(shù)量雖然較大，但不適合進行公開招標或招標成本與 采購項目的價

8、值不相稱的可采用競爭性談判、 詢價等采購方式。詳見公司“供應 商招標管理辦法”。 第八條 簽訂合同。原則上所有材料采購都建立合同制，便于公司成本核 對及控制，如金額在5000元以下也應有采購單形式存檔。但是凡實行招標采購 的采購項目、整體價值0.5萬元以上或采購項目涉及較多售后服務的， 以及有長 期供應關(guān)系的，商務部應與供應商簽訂購銷合同， 報綜合部備案。另應盡量減少 報銷形式，以付款申請書形式付款。 第九條 驗收與入庫。物資驗收人員由綜合部倉管員、項目部有關(guān)人員、采 購員和供應商組成，倉管員負責數(shù)量的驗收、項目部有關(guān)人員負責質(zhì)量的驗收。 倉管員應檢驗送貨單及貨物是否與請購表上的內(nèi)容完

9、全一致等。 項目部有關(guān)人員 當場檢驗質(zhì)量并填寫《采購物資驗收報告》，多方認同后將物資入倉庫，倉管員 驗收貨物后如無法進庫（如鋼筋、水泥等）只能放在工地，由保衛(wèi)人員負責看管， 項目部使用時同在倉庫領(lǐng)料一樣，按次及時辦理領(lǐng)料手續(xù)。 第十條 其他。如采購在規(guī)定的時間內(nèi)無法實現(xiàn)，應及時通知倉儲部門并 說明理由；采購部門購回的各種材料都應及時送交倉庫驗收； 采購員在得知貨物 存在數(shù)量、質(zhì)量上的問題時，應及時告知供應商，尋求解決途徑（數(shù)量上的問題 通常要求供應商補足數(shù)量，質(zhì)量上存在問題考慮是否退貨或要求供應商給予適當 的價格折讓〈能用的情況下〉），必要時由采購部與項目部共同解決。 第三章 采購資金管

10、理與付款程序 第十一條 采購資金是指企業(yè)為了滿足生產(chǎn)經(jīng)營的需要，通過購買生產(chǎn)經(jīng) 營過程中所需物資而支付貨幣資金，采購資金由財務部統(tǒng)一管理，采購部使用。 財務部應加強采購資金運營管理，按提高資金使用效率的原則制定有關(guān)規(guī)定。 第十二條 付款程序：采購員憑所采購物資的發(fā)票或有效憑據(jù)、付款申請 書、物資入倉單等辦理相關(guān)手續(xù)后到財務部請款 （復核：采購部經(jīng)理一商務部經(jīng) 理一項目經(jīng)理一綜合部經(jīng)理一總經(jīng)理最后確認 ），但復核不便時可采取掃描電郵 或者手機短信的方式，其中手機短信的方式事后一定要及時原件確認或?qū)⒃?描電郵。 第十三條 采購部做好采購計劃的同時應做好對應的資金計劃（月資金計 劃與周資金

11、計劃，不允許無計劃的用資）。 第十四條 原則上不允許有預付款的發(fā)生；付款期限宜采用月結(jié)、季結(jié)等以 盡量推遲應付款的支付等；采購貨物 2000元以上須采用轉(zhuǎn)賬支票結(jié)算。付款時 應對采購發(fā)票、各種結(jié)算憑證的真實性、完整性、合法性進行嚴格審核。 第十五條現(xiàn)金只適用于采購貨物 2000元以下的零星支出且不能月結(jié)的情 況下。 第十六條 采購物資時，供應商提供正式發(fā)票與提供收據(jù)，其價格應有所差 異，原則上差異應為稅額（根據(jù)實際情況，綜合部提供一個額度） 。綜合部在采 購前應明確是否需要發(fā)票。另外，在確實不影響采購價格的情況下， 應盡量拿到 發(fā)票，大材原則上都需要發(fā)票。 第四章 監(jiān)督機制 第十七

12、條 實行物資集中采購的同時，要建立有效的監(jiān)督體系。主要包括 三部分：一是采購部內(nèi)部監(jiān)控機制；二是項目部監(jiān)督機制；三是上級監(jiān)督機制。 1、采購部內(nèi)部監(jiān)控機制：采購部通過建立健全內(nèi)部管理制度和科學的采 購程序，不斷規(guī)范采購行為，提高采購效率和效益；通過建立采購責任制、采購 員過失賠償制，嚴格經(jīng)濟考核，杜絕采購中的各種弊端，調(diào)動采購員的工作積極 性，實現(xiàn)廉潔采購。 2、項目部監(jiān)督機制：項目部有權(quán)對采購部所供應物資的價格和質(zhì)量進行 質(zhì)詢和調(diào)查，并向物資集中采購領(lǐng)導小組進行投訴。 3、上級監(jiān)督機制：物資集中采購領(lǐng)導小組對采購部的采購程序、 管理狀況、 物資質(zhì)量、服務態(tài)度等問題采取定期檢查與臨時抽查相結(jié)合的辦法進行考核， 并 建立科學的比價系統(tǒng)，對采購部的采購價進行監(jiān)控，具體工作由綜合部進行價格 等的監(jiān)控。物資集中采購領(lǐng)導小組隨時接受公司員工及供應商的投訴， 核實后提 出處理和處罰意見（如經(jīng)核實后物質(zhì)采購價高于市場價，視情節(jié)輕重對當事人處 以采購價高于市場價差額部分5倍以上的罰款或辭退等；對檢舉人予以差額部分 2倍以上的獎勵）并責令其限期整改。 第十八條 各部門所需物資實行集中采購后，未經(jīng)許可，任何部門或個人 不得違反本規(guī)定。對于違反本規(guī)定，自行采購的物資，綜合部將不予報銷，并對 部門負責人及自行采購人進行批評教育，嚴重者給予經(jīng)濟處罰