《采購(gòu)制度》物資采購(gòu)制度(doc5)(1)

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1、物資采購(gòu)制度（試行版） 第一章 總 則 第一條 為了確保工程進(jìn)度正常進(jìn)行，合理使用采購(gòu)資金，努力降低采購(gòu) 成本，規(guī)范物資采購(gòu)行為。決定實(shí)行物資集中采購(gòu)管理，并制定本制度。 第二條物資集中采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組的組成以及小組及各組員的職能權(quán)限： 物資集中采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組是物資集中采購(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)審核物資集中采 購(gòu)的有關(guān)管理制度；對(duì)物資集中采購(gòu)的程序、采購(gòu)物資的質(zhì)量、價(jià)格進(jìn)行監(jiān)督； 協(xié)調(diào)物資集中采購(gòu)管理工作。 一、領(lǐng)導(dǎo)小組組成：由總經(jīng)理、綜合部、項(xiàng)目部、商務(wù)部和采購(gòu)部組成。 二、各組員職能權(quán)限： 1、總經(jīng)理：做出最后決策； 2、綜合部：采購(gòu)物資的入庫與價(jià)格的監(jiān)督； 3、項(xiàng)目部：準(zhǔn)確提供材料

2、計(jì)劃及參與相關(guān)的驗(yàn)收； 4、商務(wù)部：核對(duì)項(xiàng)目部提供需采購(gòu)的數(shù)量及合同的簽訂； 5、采購(gòu)部：及時(shí)供應(yīng)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的滿足我方付款方式的物資。 第三條 項(xiàng)目部和其他部門需要外購(gòu)的物資均納入集中采購(gòu)管理的范圍， 包括固定資產(chǎn)與辦公用品。 第二章 采購(gòu)供應(yīng)程序 第四條 采購(gòu)計(jì)劃 一、由項(xiàng)目部提供進(jìn)度計(jì)劃，包括總進(jìn)度計(jì)劃、季度計(jì)劃、月計(jì)劃、周 計(jì)劃； 二、由項(xiàng)目部在進(jìn)度計(jì)劃基礎(chǔ)上提供相應(yīng)的材料計(jì)劃； 三、采購(gòu)部嚴(yán)格按照項(xiàng)目部提供的總體工程進(jìn)度計(jì)劃及材料計(jì)劃制訂材 料招投標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃，制定整個(gè)工程的總采購(gòu)計(jì)劃（依據(jù)總工程進(jìn)度計(jì)劃，盡 可能在項(xiàng)目開始前提供）、季采購(gòu)計(jì)劃（依據(jù)項(xiàng)目部季工程進(jìn)度計(jì)劃，

3、每個(gè) 季度的第三個(gè)月20日前提供下季度計(jì)劃）、月采購(gòu)計(jì)劃（依據(jù)項(xiàng)目部月工程 進(jìn)度計(jì)劃，每月25日前提供下月計(jì)劃）。其中月采購(gòu)計(jì)劃原則上提供一家以 上供應(yīng)商的價(jià)格及聯(lián)系電話，同時(shí)以天為單位報(bào)月采購(gòu)計(jì)劃。上述計(jì)劃均應(yīng) 由項(xiàng)目部及時(shí)提供材料計(jì)劃（即采購(gòu)項(xiàng)目的具體要求、數(shù)量和具體時(shí)間） 。 上述計(jì)劃須報(bào)經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理、項(xiàng)目部經(jīng)理、商務(wù)部經(jīng)理、綜合部經(jīng)理與總經(jīng) 理審批。 第五條 請(qǐng)購(gòu)。 請(qǐng)購(gòu)嚴(yán)格依已批準(zhǔn)的月采購(gòu)計(jì)劃按周編制（等同周采購(gòu)計(jì)劃） ；請(qǐng)購(gòu)必須經(jīng) 過項(xiàng)目部、采購(gòu)部、綜合部及總經(jīng)理的審批。月采購(gòu)計(jì)劃外的采購(gòu)項(xiàng)目的請(qǐng)購(gòu)必 須經(jīng)過項(xiàng)目部、商務(wù)部、采購(gòu)部、綜合部及總經(jīng)理的審批。月采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)項(xiàng)目的

4、請(qǐng)購(gòu)權(quán)在綜合部的倉管員，月采購(gòu)計(jì)劃外項(xiàng)目的請(qǐng)購(gòu)權(quán)在項(xiàng)目部， 但必須統(tǒng)一由 倉管員將請(qǐng)購(gòu)表交與采購(gòu)部。 一、月采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)項(xiàng)目的請(qǐng)購(gòu)程序：⑴每周二上午九點(diǎn)前倉管員將下周的請(qǐng) 購(gòu)表交與項(xiàng)目部審核，項(xiàng)目部在當(dāng)日中午前將審核過的請(qǐng)購(gòu)表交與倉管員； ⑵每 周二中午前倉管員將下周的請(qǐng)購(gòu)表交與采購(gòu)部； ⑶采購(gòu)部在每周四中午前將下周 （必須含三家以上供應(yīng)商的詢價(jià)表）的請(qǐng)購(gòu)表及供應(yīng)商自制的詢價(jià)表交與綜合部 審核；⑷綜合部將總經(jīng)理已審批過的下周請(qǐng)購(gòu)表在每周六中午前交與采購(gòu)部， 并 回傳一份給倉管員，倉管員收到后復(fù)印一份給項(xiàng)目部等相關(guān)部門。 （審批原則： 按照采購(gòu)物質(zhì)的詢價(jià)表對(duì)應(yīng)的合理底價(jià)確定供應(yīng)商）。

5、二、月采購(gòu)計(jì)劃外項(xiàng)目的請(qǐng)購(gòu)程序：（原則上不允許有計(jì)劃外請(qǐng)購(gòu)），項(xiàng)目部 將已經(jīng)過商務(wù)部與總經(jīng)理審批過的計(jì)劃外采購(gòu)項(xiàng)目用計(jì)劃外請(qǐng)購(gòu)單表格的形式 交與倉管員。倉管員依上述月采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)項(xiàng)目的請(qǐng)購(gòu)程序。 三、緊急情況下采購(gòu)只適用于請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃以外而影響工程進(jìn)度不得不馬上采購(gòu) 的情形。由項(xiàng)目部有關(guān)部門申請(qǐng)（申請(qǐng)?jiān)蚴孪纫f清，相關(guān)責(zé)任事后再定） ， 經(jīng)生產(chǎn)經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理及商務(wù)部批準(zhǔn)后交采購(gòu)部， 采購(gòu)部正式采購(gòu)前將單價(jià)告知 綜合部經(jīng)理，綜合部審核后通知總經(jīng)理進(jìn)行審批。 但事后付款或報(bào)銷時(shí)，要有合 理的解釋理由并由項(xiàng)目部經(jīng)理簽字確認(rèn)。（很緊急情況下可以口頭批準(zhǔn)，事后再 補(bǔ)相關(guān)手續(xù)。） 四、倉管員應(yīng)在請(qǐng)購(gòu)表上

6、填寫物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、產(chǎn)地、質(zhì)量 要求、需求日期等；采購(gòu)部應(yīng)在請(qǐng)購(gòu)表的每個(gè)物資欄目上填寫相應(yīng)的三家以上供 應(yīng)商的詢價(jià)信息及聯(lián)系電話等。采購(gòu)員必須依已批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行采購(gòu)， 不能盲 目、超前采購(gòu)或采購(gòu)不及時(shí)，造成超儲(chǔ)積壓或者供應(yīng)脫節(jié)的情況。 第六條 采購(gòu)供應(yīng)。采購(gòu)部接到經(jīng)過審批的《請(qǐng)購(gòu)表》后將項(xiàng)目部所需物 資列入采購(gòu)計(jì)劃，并按《請(qǐng)購(gòu)表》要求實(shí)施采購(gòu)供應(yīng)。采購(gòu)員應(yīng)掌握市場(chǎng)變化規(guī) 律，熟悉各類物資的基本信息，按時(shí)、按質(zhì)、按量、按要求向項(xiàng)目部提供計(jì)劃采 購(gòu)的物資，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并做到價(jià)格及付款方式合理，努力降低經(jīng)營(yíng)成本。不 得向項(xiàng)目部部供應(yīng)質(zhì)次價(jià)高和請(qǐng)購(gòu)?fù)馕镔Y。 在請(qǐng)購(gòu)表批準(zhǔn)后正式采

7、購(gòu)前，采購(gòu)部應(yīng)向項(xiàng)目部提供不少于三家供應(yīng)商的樣 品及報(bào)價(jià)，經(jīng)供需雙方驗(yàn)質(zhì)、核價(jià)后，選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的供應(yīng)商，實(shí)施采購(gòu) （如未 選擇周請(qǐng)購(gòu)表中價(jià)格最低的供應(yīng)商， 請(qǐng)說明原因并要求項(xiàng)目部經(jīng)理簽名確認(rèn)， 再 傳綜合部報(bào)告總經(jīng)理書面同意后方才采購(gòu)）。項(xiàng)目部及其它部門因較熟悉本行業(yè) 務(wù)，也可以向采購(gòu)部提供有關(guān)供應(yīng)商的信息（產(chǎn)品、價(jià)格、聯(lián)系電話等） ，供其 參考比較。 第七條采購(gòu)方式 小批量物資采購(gòu)經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理批準(zhǔn)后， 由采購(gòu)員直接采購(gòu)；一次性采購(gòu)量較 大或市場(chǎng)上質(zhì)量與價(jià)格差異較大且涉及范圍較廣的物資采購(gòu)可采取公開招標(biāo)的 形式進(jìn)行采購(gòu)；一次性采購(gòu)數(shù)量雖然較大，但不適合進(jìn)行公開招標(biāo)或招標(biāo)成本與 采購(gòu)項(xiàng)目的價(jià)

8、值不相稱的可采用競(jìng)爭(zhēng)性談判、 詢價(jià)等采購(gòu)方式。詳見公司“供應(yīng) 商招標(biāo)管理辦法”。 第八條 簽訂合同。原則上所有材料采購(gòu)都建立合同制，便于公司成本核 對(duì)及控制，如金額在5000元以下也應(yīng)有采購(gòu)單形式存檔。但是凡實(shí)行招標(biāo)采購(gòu) 的采購(gòu)項(xiàng)目、整體價(jià)值0.5萬元以上或采購(gòu)項(xiàng)目涉及較多售后服務(wù)的， 以及有長(zhǎng) 期供應(yīng)關(guān)系的，商務(wù)部應(yīng)與供應(yīng)商簽訂購(gòu)銷合同， 報(bào)綜合部備案。另應(yīng)盡量減少 報(bào)銷形式，以付款申請(qǐng)書形式付款。 第九條 驗(yàn)收與入庫。物資驗(yàn)收人員由綜合部倉管員、項(xiàng)目部有關(guān)人員、采 購(gòu)員和供應(yīng)商組成，倉管員負(fù)責(zé)數(shù)量的驗(yàn)收、項(xiàng)目部有關(guān)人員負(fù)責(zé)質(zhì)量的驗(yàn)收。 倉管員應(yīng)檢驗(yàn)送貨單及貨物是否與請(qǐng)購(gòu)表上的內(nèi)容完

9、全一致等。 項(xiàng)目部有關(guān)人員 當(dāng)場(chǎng)檢驗(yàn)質(zhì)量并填寫《采購(gòu)物資驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，多方認(rèn)同后將物資入倉庫，倉管員 驗(yàn)收貨物后如無法進(jìn)庫（如鋼筋、水泥等）只能放在工地，由保衛(wèi)人員負(fù)責(zé)看管， 項(xiàng)目部使用時(shí)同在倉庫領(lǐng)料一樣，按次及時(shí)辦理領(lǐng)料手續(xù)。 第十條 其他。如采購(gòu)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)無法實(shí)現(xiàn)，應(yīng)及時(shí)通知倉儲(chǔ)部門并 說明理由；采購(gòu)部門購(gòu)回的各種材料都應(yīng)及時(shí)送交倉庫驗(yàn)收； 采購(gòu)員在得知貨物 存在數(shù)量、質(zhì)量上的問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)告知供應(yīng)商，尋求解決途徑（數(shù)量上的問題 通常要求供應(yīng)商補(bǔ)足數(shù)量，質(zhì)量上存在問題考慮是否退貨或要求供應(yīng)商給予適當(dāng) 的價(jià)格折讓〈能用的情況下〉），必要時(shí)由采購(gòu)部與項(xiàng)目部共同解決。 第三章 采購(gòu)資金管

10、理與付款程序 第十一條 采購(gòu)資金是指企業(yè)為了滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要，通過購(gòu)買生產(chǎn)經(jīng) 營(yíng)過程中所需物資而支付貨幣資金，采購(gòu)資金由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理，采購(gòu)部使用。 財(cái)務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)采購(gòu)資金運(yùn)營(yíng)管理，按提高資金使用效率的原則制定有關(guān)規(guī)定。 第十二條 付款程序：采購(gòu)員憑所采購(gòu)物資的發(fā)票或有效憑據(jù)、付款申請(qǐng) 書、物資入倉單等辦理相關(guān)手續(xù)后到財(cái)務(wù)部請(qǐng)款 （復(fù)核：采購(gòu)部經(jīng)理一商務(wù)部經(jīng) 理一項(xiàng)目經(jīng)理一綜合部經(jīng)理一總經(jīng)理最后確認(rèn) ），但復(fù)核不便時(shí)可采取掃描電郵 或者手機(jī)短信的方式，其中手機(jī)短信的方式事后一定要及時(shí)原件確認(rèn)或?qū)⒃?描電郵。 第十三條 采購(gòu)部做好采購(gòu)計(jì)劃的同時(shí)應(yīng)做好對(duì)應(yīng)的資金計(jì)劃（月資金計(jì) 劃與周資金

11、計(jì)劃，不允許無計(jì)劃的用資）。 第十四條 原則上不允許有預(yù)付款的發(fā)生；付款期限宜采用月結(jié)、季結(jié)等以 盡量推遲應(yīng)付款的支付等；采購(gòu)貨物 2000元以上須采用轉(zhuǎn)賬支票結(jié)算。付款時(shí) 應(yīng)對(duì)采購(gòu)發(fā)票、各種結(jié)算憑證的真實(shí)性、完整性、合法性進(jìn)行嚴(yán)格審核。 第十五條現(xiàn)金只適用于采購(gòu)貨物 2000元以下的零星支出且不能月結(jié)的情 況下。 第十六條 采購(gòu)物資時(shí)，供應(yīng)商提供正式發(fā)票與提供收據(jù)，其價(jià)格應(yīng)有所差 異，原則上差異應(yīng)為稅額（根據(jù)實(shí)際情況，綜合部提供一個(gè)額度） 。綜合部在采 購(gòu)前應(yīng)明確是否需要發(fā)票。另外，在確實(shí)不影響采購(gòu)價(jià)格的情況下， 應(yīng)盡量拿到 發(fā)票，大材原則上都需要發(fā)票。 第四章 監(jiān)督機(jī)制 第十七

12、條 實(shí)行物資集中采購(gòu)的同時(shí)，要建立有效的監(jiān)督體系。主要包括 三部分：一是采購(gòu)部?jī)?nèi)部監(jiān)控機(jī)制；二是項(xiàng)目部監(jiān)督機(jī)制；三是上級(jí)監(jiān)督機(jī)制。 1、采購(gòu)部?jī)?nèi)部監(jiān)控機(jī)制：采購(gòu)部通過建立健全內(nèi)部管理制度和科學(xué)的采 購(gòu)程序，不斷規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率和效益；通過建立采購(gòu)責(zé)任制、采購(gòu) 員過失賠償制，嚴(yán)格經(jīng)濟(jì)考核，杜絕采購(gòu)中的各種弊端，調(diào)動(dòng)采購(gòu)員的工作積極 性，實(shí)現(xiàn)廉潔采購(gòu)。 2、項(xiàng)目部監(jiān)督機(jī)制：項(xiàng)目部有權(quán)對(duì)采購(gòu)部所供應(yīng)物資的價(jià)格和質(zhì)量進(jìn)行 質(zhì)詢和調(diào)查，并向物資集中采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行投訴。 3、上級(jí)監(jiān)督機(jī)制：物資集中采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)采購(gòu)部的采購(gòu)程序、 管理狀況、 物資質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等問題采取定期檢查與臨時(shí)抽查相結(jié)合的辦法進(jìn)行考核， 并 建立科學(xué)的比價(jià)系統(tǒng)，對(duì)采購(gòu)部的采購(gòu)價(jià)進(jìn)行監(jiān)控，具體工作由綜合部進(jìn)行價(jià)格 等的監(jiān)控。物資集中采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組隨時(shí)接受公司員工及供應(yīng)商的投訴， 核實(shí)后提 出處理和處罰意見（如經(jīng)核實(shí)后物質(zhì)采購(gòu)價(jià)高于市場(chǎng)價(jià)，視情節(jié)輕重對(duì)當(dāng)事人處 以采購(gòu)價(jià)高于市場(chǎng)價(jià)差額部分5倍以上的罰款或辭退等；對(duì)檢舉人予以差額部分 2倍以上的獎(jiǎng)勵(lì)）并責(zé)令其限期整改。 第十八條 各部門所需物資實(shí)行集中采購(gòu)后，未經(jīng)許可，任何部門或個(gè)人 不得違反本規(guī)定。對(duì)于違反本規(guī)定，自行采購(gòu)的物資，綜合部將不予報(bào)銷，并對(duì) 部門負(fù)責(zé)人及自行采購(gòu)人進(jìn)行批評(píng)教育，嚴(yán)重者給予經(jīng)濟(jì)處罰