《采購制度》采購制度

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1、莫愁湖大酒店物資請購、采購和出入庫管理制度（試行） 實(shí)施部門 財(cái)務(wù)部 負(fù)責(zé)人 楊德文 適用范圍 各部門 執(zhí)行人 核算會計(jì) 部門執(zhí)行人 專兼職核算員 編號 1、總則 1.1 酒店對各部門經(jīng)營管理所需要的物資、用品實(shí)行集中采購、集中 保管，按當(dāng)日實(shí)際需要分期出庫（各部門不設(shè)專門的 2級庫）。最大 限度地降低庫存量，降低采購費(fèi)用。 1.2 酒店物資請購、采購分兩大類，即正常運(yùn)轉(zhuǎn)經(jīng)營需要的各類物資、 日常采購類、因客情需要和突發(fā)事故無備用件的臨時(shí)采購類。 1.3 本辦法由財(cái)務(wù)部組織實(shí)施和考核兌現(xiàn)。 2、物資申購 2.1 日常類 2.1.1 由財(cái)務(wù)部核算會計(jì)或倉

2、庫保管員根據(jù)庫存量、經(jīng)營需要量、采 購周期、保質(zhì)期等負(fù)責(zé)請購，制定請購計(jì)劃。由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核后報(bào) 執(zhí)行總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)部組織采購人員采購。 2.1.2 餐飲部鮮貨類，由廚師長根據(jù)經(jīng)營和庫存情況，制定次日采購 計(jì)劃（清單），部門核算員確認(rèn)庫存情況（冰箱、保鮮柜、貨架庫存 量等情況）。餐飲部經(jīng)理審核簽字后報(bào)執(zhí)行總經(jīng)理審批，送采購員采 購。 2.1.3 其它經(jīng)營部門經(jīng)營需要的水果等鮮貨類，由部門當(dāng)日報(bào)次日請 購計(jì)劃交倉庫保管員， 由保管員次日填報(bào)酒店統(tǒng)一采購計(jì)劃， 審批程 序同上。 2.2 臨時(shí)采購 2.2.1 因客情需要的臨時(shí)采購（鮮貨、酒水） ，由經(jīng)營部經(jīng)理按客人需 要先通知采購員

3、采購，然后補(bǔ)報(bào)申購計(jì)劃審批。 2.2.2 其它因無庫存配件或原件、因突發(fā)事故損壞而影響經(jīng)營的，可 以先通知采購員采購，然后補(bǔ)報(bào)申購計(jì)劃審批。 3、采購價(jià)格 3.1 酒店物資采購價(jià)格實(shí)行綜合定價(jià)的方式確認(rèn)采購物資價(jià)格，作為 執(zhí)行參考、監(jiān)督價(jià)格的依據(jù)。 3.2 市場調(diào)價(jià)，綜合比價(jià)、定價(jià) 3.2.1 由財(cái)務(wù)部指定有關(guān)部門和人員、市場、時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)價(jià)，調(diào) 價(jià)人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、 真實(shí)的反映市場價(jià)格。 調(diào)價(jià)不得少于三個(gè)市場、 商場。調(diào)價(jià)參與部門的人員為經(jīng)營部門、財(cái)務(wù)人員。 3.2.2 財(cái)務(wù)部成本會計(jì)或經(jīng)理根據(jù)市場調(diào)價(jià)實(shí)行綜合定價(jià)，制定執(zhí)行 參考價(jià)。 3.3 調(diào)價(jià)時(shí)間 3.3.1

4、 鮮貨每周一為調(diào)價(jià)時(shí)間，每周一次。 3.3.2 干貨調(diào)料每月 27 日調(diào)價(jià)一次。 3.3.3 小五金件、日用品、低值易耗品每月 27 日調(diào)價(jià)一次。 3.4 干貨、調(diào)料、小五金等如選定固定供應(yīng)商，供應(yīng)商應(yīng)每月 25 日報(bào) 一次價(jià)給財(cái)務(wù)部。 3.5 酒水飲料類、低值易耗品等批量較大的，應(yīng)有三家供應(yīng)商以上的 比價(jià)，決定最后執(zhí)行價(jià)格。 4、采購 4.1 采購的方式 4.1.1 酒店各類物資采購均由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)組織和管理。由下屬采 購組負(fù)責(zé)采購，無特殊情況均由執(zhí)行總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批，其他 人員不得采購物資。 4.1.2 定點(diǎn)采購由財(cái)務(wù)部制定合同，發(fā)布招標(biāo)信息，選定供應(yīng)商，簽

5、 定供應(yīng)合同。定點(diǎn)供應(yīng)商必須有經(jīng)營場地、營業(yè)執(zhí)照，有充足的貨源 和渠道，并隨叫隨到，有一定資金實(shí)力和送貨能力（必須是一級或二 級代理商） ，以防范風(fēng)險(xiǎn)。由采購組負(fù)責(zé)執(zhí)行。 4.1.3 非定點(diǎn)供應(yīng)物資，由采購組負(fù)責(zé)采購。 4.1.4 所有采購物資均應(yīng)索取產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品合格證明，杜絕三 無產(chǎn)品。 5、驗(yàn)收（貨）入庫 5.1 日常物資 5.1.1 由倉庫管理員、采購員現(xiàn)場按采購請購計(jì)劃、合同、協(xié)議進(jìn)行 驗(yàn)貨，標(biāo)準(zhǔn)件商品物資應(yīng)開箱核驗(yàn)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、重量、品 牌、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、單價(jià)等進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格辦理入庫手續(xù)， 當(dāng)場三方簽字確認(rèn)，不合格的拒絕入庫，非標(biāo)準(zhǔn)件商品

6、物資，應(yīng)使用 計(jì)量工具逐件驗(yàn)收，對容易注水、濕水、夾帶次品的干、鮮貨要開包 開箱，逐項(xiàng)（凈重量）檢查驗(yàn)收。數(shù)量較大、金額較大的批量采購， 核算會計(jì)要參與驗(yàn)貨。 5.1.2 鮮貨由廚房兼職驗(yàn)貨員（驗(yàn)收質(zhì)量） 、餐飲部核算員、倉庫管理 員、采購員、財(cái)務(wù)部有關(guān)負(fù)責(zé)人在后廚收貨處現(xiàn)場驗(yàn)貨，鮮貨驗(yàn)收應(yīng) 逐項(xiàng)逐個(gè)（件）驗(yàn)收，對容易注水、帶水、夾帶雜物、次品、冰塊、 皮毛、枯死、蟲害的物資要嚴(yán)格查驗(yàn)，對物品成色、數(shù)量、重量、規(guī) 格、單價(jià)按請購計(jì)劃進(jìn)行驗(yàn)收，不合格物資應(yīng)當(dāng)場退回，驗(yàn)收合格的 現(xiàn)場辦理入庫手續(xù)，各方簽字確認(rèn)。 5.1.3 海鮮（海鮮由海鮮商供應(yīng)）由后廚兼職核算員和餐飲專職核算

7、 員，依據(jù)前臺消費(fèi)點(diǎn)單，通知海鮮供應(yīng)商供應(yīng)，海鮮單一式四聯(lián)，一 聯(lián)收銀員，一聯(lián)海鮮商，一聯(lián)劃單員（該聯(lián)餐飲核算員復(fù)核后當(dāng)日繳 核算會計(jì)） ，一聯(lián)廚房，分別核算。 5.2 臨時(shí)物資 5.2.1 臨時(shí)采購，鮮貨由倉庫管理員、采購員、核算員、廚房兼職驗(yàn) 貨員現(xiàn)場驗(yàn)貨，辦理入庫手續(xù)。 5.2.2 其他急需的物資用品由倉庫管理員現(xiàn)場驗(yàn)貨和事后現(xiàn)場確認(rèn)， 辦理入庫手續(xù)。 管理使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)， 核算會計(jì)應(yīng)憑入庫單 實(shí)地核驗(yàn)，并簽字確認(rèn)負(fù)責(zé)。 5.3 入庫手續(xù)辦理，所有物資驗(yàn)收后辦理入庫手續(xù)，辦理手續(xù)不得離 開現(xiàn)場， 現(xiàn)場分單加蓋財(cái)務(wù)已入庫專用章， 不得更改時(shí)間和異地辦理， 入

8、庫憑證必須在驗(yàn)貨兩小時(shí)以內(nèi)送財(cái)務(wù)核算會計(jì)。 5.3.1 日常采購 （非鮮貨類） ， 采購員將執(zhí)行總經(jīng)理批準(zhǔn)的物資采購請 購單、合同及采購計(jì)劃及隨貨同行憑證，交倉庫管理員對照驗(yàn)貨，入 庫單一聯(lián)繳財(cái)務(wù)核算會計(jì)，一聯(lián)交采購員報(bào)帳，一聯(lián)留存核算。 5.3.2 日常采購（非鮮貨類） ，財(cái)務(wù)部定點(diǎn)供應(yīng)商供貨，采購員將執(zhí)行 總經(jīng)理批準(zhǔn)的物資請購單、合同及采購計(jì)劃和供應(yīng)商將隨貨同行憑 證，交倉庫管理員對照驗(yàn)貨，入庫單一聯(lián)（請購計(jì)劃、合同等隨入庫 單一同）繳財(cái)務(wù)核算會計(jì)，一聯(lián)交供應(yīng)商結(jié)算，一聯(lián)倉庫留存核算。 5.3.3 鮮貨采購，采購員將鮮貨采購請單交倉庫管理員對照驗(yàn)貨，入 庫單一聯(lián)（鮮貨請購

9、單一同）繳財(cái)務(wù)核算會計(jì)核算（兩小時(shí)內(nèi)） ，一 聯(lián)交餐飲核算員核算， 一聯(lián)交廚師長核算和出品定價(jià)。 鮮貨臨時(shí)采購 手續(xù)辦理同上，但必須由餐飲部經(jīng)理簽定確認(rèn)。 5.3.4 臨時(shí)應(yīng)急采購，采購員采購回物資后由倉庫管理員現(xiàn)場驗(yàn)貨， 辦理入庫手續(xù)（由使用部門在當(dāng)日到核算會計(jì)處辦理出庫手續(xù)） ，使 用部門簽字確認(rèn)，一聯(lián)繳財(cái)務(wù)部核算會計(jì)核算，一聯(lián)采購員報(bào)帳，一 聯(lián)倉庫留存核算。 5.3.5 海鮮，每日收市時(shí)，餐飲部核算員與海鮮供應(yīng)商核對實(shí)耗量、 金額， 雙方簽字確認(rèn)， 財(cái)務(wù)部核算會計(jì)根據(jù)收銀員結(jié)算點(diǎn)單和餐飲部 核算聯(lián)審核后確認(rèn)最后數(shù)量、 金額與海鮮供應(yīng)商對賬， 核算會計(jì)蓋已 審核章后按結(jié)

10、算第一款執(zhí)行。 6、出庫 6.1 物資出庫由使用部門專兼職核算員填報(bào)領(lǐng)用物資計(jì)劃單，部門經(jīng) 理審核簽字， 送財(cái)務(wù)核算會計(jì)審核后開出庫單， 部門憑出庫單在倉庫 領(lǐng)取物資，管理員憑出庫單發(fā)貨。鮮貨當(dāng)場辦理出入庫手續(xù)。 6.2 核算會計(jì)必須嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格控制非本部門使用和非經(jīng)營使用物 資的領(lǐng)用出庫，嚴(yán)格按實(shí)際需要量審批出庫量。 6.3 物資出庫一般不得批量或整件（杜絕部門設(shè)二級庫）出庫，消耗 量不大的物品應(yīng)按瓶、克、個(gè)、支等單位出庫。核算會計(jì)應(yīng)跟蹤考核 貴重物品使用、消耗情況，必要時(shí)應(yīng)單獨(dú)建立臺帳跟蹤、考核。 6.4 維修材料及非消耗品、易損品，實(shí)行交舊領(lǐng)新，報(bào)損報(bào)廢的舊材 料

11、、用具用品由倉庫收回（交舊必須核準(zhǔn)品牌、規(guī)格、批號） 。無交 舊的由部門經(jīng)理審簽原因、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核明確處理意見后方可發(fā) 放。 7、退庫（退貨） 7.1 各部門物資退庫一律填寫退庫單，報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批后，由部門 兼專職核算負(fù)責(zé)辦理， 倉庫管理員辦理退庫手續(xù)， 蓋退庫專用章退庫 單一式三聯(lián)，一聯(lián)繳財(cái)務(wù)部核算會計(jì)，一聯(lián)部門核算，一聯(lián)倉庫留存 核算。 7.2 供應(yīng)商供應(yīng)物資退庫（退貨） ，由倉庫管理員填寫退庫單報(bào)財(cái)務(wù) 部經(jīng)理審批后，辦理退庫手續(xù)，蓋退庫專用章由采購員負(fù)責(zé)退貨，一 聯(lián)繳財(cái)務(wù)核算會計(jì)，一聯(lián)交供應(yīng)商，一聯(lián)倉庫留存核算。 7.3 自購物資退庫，由倉庫管理員填寫退庫單報(bào)財(cái)

12、務(wù)部經(jīng)理審批后， 辦理退庫手續(xù)， 蓋退庫專用章由采購員負(fù)責(zé)退貨， 一聯(lián)繳財(cái)務(wù)核算會 計(jì)，一聯(lián)交采購員，一聯(lián)倉庫留存核算。 8、結(jié)算 8.1 日常物資定點(diǎn)供應(yīng)商結(jié)算，實(shí)行一月結(jié)算一次，下月初結(jié)上月貨 款，每月 1 號為對帳辦理手續(xù)時(shí)間， 15 號為付款結(jié)算時(shí)間。 8.2 日常物資、鮮貨臨時(shí)采購結(jié)算，實(shí)行當(dāng)天采購當(dāng)天報(bào)帳的日清辦 法，采購員不得壓帳、在外掛帳或隔日報(bào)帳。 8.3 所有結(jié)算都必須三單齊全、完整。由核算會計(jì)負(fù)責(zé)審核，票面內(nèi) 容必須無改動（采購計(jì)劃、入庫單、發(fā)票） ，入庫印章、驗(yàn)貨人筆跡 等按合同要求核準(zhǔn)后，填寫報(bào)銷結(jié)算單，簽字確認(rèn)金額、憑證張數(shù)是 否符合財(cái)物制度等

13、。 經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核報(bào)總經(jīng)理審批后財(cái)務(wù)部經(jīng)理安 排資金計(jì)劃報(bào)銷或支付。 8.4 結(jié)算原則上供應(yīng)商實(shí)行匯票支付，同城數(shù)額較大金額結(jié)算均實(shí)行 匯票結(jié)算。 自己采購由財(cái)務(wù)部核定周轉(zhuǎn)金， 當(dāng)采購計(jì)劃額度超過周轉(zhuǎn) 金額度時(shí)，由財(cái)務(wù)部經(jīng)理核準(zhǔn)后報(bào)總經(jīng)理審批該批差額預(yù)借款額。 9、有關(guān)規(guī)定 9.1 因部門申購不準(zhǔn)，造成的浪費(fèi)由申購部門負(fù)責(zé)賠償和退貨費(fèi)用， 無法退貨的由經(jīng)理賠償。 9.2 不按采購計(jì)劃采購，數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等造成無法使用的，由采 購員負(fù)責(zé)退換和賠償費(fèi)用。 9.3 倉庫管理員、驗(yàn)貨員責(zé)任心不強(qiáng)，不按規(guī)定驗(yàn)貨、把關(guān)，造成的 損失由保管員或驗(yàn)貨員各 50%賠償，入總倉庫的由保管

14、員賠償。 9.4 入庫單號核驗(yàn)不嚴(yán)、數(shù)額不準(zhǔn)確，入庫憑證如有改動，核算會計(jì) 不查清楚，不附書面說明，出現(xiàn)虛假入庫報(bào)帳，均由核算會計(jì)負(fù)責(zé)賠 償損失。 9.5 物資出庫控制不嚴(yán)，大批量出庫或直接出庫，不屬該部門使用的 物資擅自允許領(lǐng)取，由核算會計(jì)負(fù)責(zé)。 9.6 供應(yīng)商、采購員互相之間及酒店員工不得給供應(yīng)商代辦代結(jié)貨 款，因代辦代結(jié)產(chǎn)生的矛盾糾紛，由出納負(fù)責(zé)。 10、附則 10.1 本制度的解釋權(quán)在財(cái)務(wù)部。 10.2 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定相關(guān)的具體操作細(xì)則，如調(diào)價(jià)制度、報(bào)帳程序、 制定相關(guān)憑據(jù)等，保證操作執(zhí)行。 10.3 本辦法自批準(zhǔn)之日起執(zhí)行。 政策制定人 黎開建 審批人 李衛(wèi) 采用日期：2006年3月