《采購制度》采購制度

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1、莫愁湖大酒店物資請購、采購和出入庫管理制度（試行） 實施部門 財務部 負責人 楊德文 適用范圍 各部門 執(zhí)行人 核算會計 部門執(zhí)行人 專兼職核算員 編號 1、總則 1.1 酒店對各部門經(jīng)營管理所需要的物資、用品實行集中采購、集中 保管，按當日實際需要分期出庫（各部門不設(shè)專門的 2級庫）。最大 限度地降低庫存量，降低采購費用。 1.2 酒店物資請購、采購分兩大類，即正常運轉(zhuǎn)經(jīng)營需要的各類物資、 日常采購類、因客情需要和突發(fā)事故無備用件的臨時采購類。 1.3 本辦法由財務部組織實施和考核兌現(xiàn)。 2、物資申購 2.1 日常類 2.1.1 由財務部核算會計或倉

2、庫保管員根據(jù)庫存量、經(jīng)營需要量、采 購周期、保質(zhì)期等負責請購，制定請購計劃。由財務部經(jīng)理審核后報 執(zhí)行總經(jīng)理審批，財務部組織采購人員采購。 2.1.2 餐飲部鮮貨類，由廚師長根據(jù)經(jīng)營和庫存情況，制定次日采購 計劃（清單），部門核算員確認庫存情況（冰箱、保鮮柜、貨架庫存 量等情況）。餐飲部經(jīng)理審核簽字后報執(zhí)行總經(jīng)理審批，送采購員采 購。 2.1.3 其它經(jīng)營部門經(jīng)營需要的水果等鮮貨類，由部門當日報次日請 購計劃交倉庫保管員， 由保管員次日填報酒店統(tǒng)一采購計劃， 審批程 序同上。 2.2 臨時采購 2.2.1 因客情需要的臨時采購（鮮貨、酒水） ，由經(jīng)營部經(jīng)理按客人需 要先通知采購員

3、采購，然后補報申購計劃審批。 2.2.2 其它因無庫存配件或原件、因突發(fā)事故損壞而影響經(jīng)營的，可 以先通知采購員采購，然后補報申購計劃審批。 3、采購價格 3.1 酒店物資采購價格實行綜合定價的方式確認采購物資價格，作為 執(zhí)行參考、監(jiān)督價格的依據(jù)。 3.2 市場調(diào)價，綜合比價、定價 3.2.1 由財務部指定有關(guān)部門和人員、市場、時間進行統(tǒng)一調(diào)價，調(diào) 價人員必須認真負責、 真實的反映市場價格。 調(diào)價不得少于三個市場、 商場。調(diào)價參與部門的人員為經(jīng)營部門、財務人員。 3.2.2 財務部成本會計或經(jīng)理根據(jù)市場調(diào)價實行綜合定價，制定執(zhí)行 參考價。 3.3 調(diào)價時間 3.3.1

4、 鮮貨每周一為調(diào)價時間，每周一次。 3.3.2 干貨調(diào)料每月 27 日調(diào)價一次。 3.3.3 小五金件、日用品、低值易耗品每月 27 日調(diào)價一次。 3.4 干貨、調(diào)料、小五金等如選定固定供應商，供應商應每月 25 日報 一次價給財務部。 3.5 酒水飲料類、低值易耗品等批量較大的，應有三家供應商以上的 比價，決定最后執(zhí)行價格。 4、采購 4.1 采購的方式 4.1.1 酒店各類物資采購均由財務部統(tǒng)一負責組織和管理。由下屬采 購組負責采購，無特殊情況均由執(zhí)行總經(jīng)理、財務部經(jīng)理審批，其他 人員不得采購物資。 4.1.2 定點采購由財務部制定合同，發(fā)布招標信息，選定供應商，簽

5、 定供應合同。定點供應商必須有經(jīng)營場地、營業(yè)執(zhí)照，有充足的貨源 和渠道，并隨叫隨到，有一定資金實力和送貨能力（必須是一級或二 級代理商） ，以防范風險。由采購組負責執(zhí)行。 4.1.3 非定點供應物資，由采購組負責采購。 4.1.4 所有采購物資均應索取產(chǎn)品檢驗報告、產(chǎn)品合格證明，杜絕三 無產(chǎn)品。 5、驗收（貨）入庫 5.1 日常物資 5.1.1 由倉庫管理員、采購員現(xiàn)場按采購請購計劃、合同、協(xié)議進行 驗貨，標準件商品物資應開箱核驗規(guī)格、質(zhì)量標準、數(shù)量、重量、品 牌、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、單價等進行驗收，驗收合格辦理入庫手續(xù)， 當場三方簽字確認，不合格的拒絕入庫，非標準件商品

6、物資，應使用 計量工具逐件驗收，對容易注水、濕水、夾帶次品的干、鮮貨要開包 開箱，逐項（凈重量）檢查驗收。數(shù)量較大、金額較大的批量采購， 核算會計要參與驗貨。 5.1.2 鮮貨由廚房兼職驗貨員（驗收質(zhì)量） 、餐飲部核算員、倉庫管理 員、采購員、財務部有關(guān)負責人在后廚收貨處現(xiàn)場驗貨，鮮貨驗收應 逐項逐個（件）驗收，對容易注水、帶水、夾帶雜物、次品、冰塊、 皮毛、枯死、蟲害的物資要嚴格查驗，對物品成色、數(shù)量、重量、規(guī) 格、單價按請購計劃進行驗收，不合格物資應當場退回，驗收合格的 現(xiàn)場辦理入庫手續(xù)，各方簽字確認。 5.1.3 海鮮（海鮮由海鮮商供應）由后廚兼職核算員和餐飲專職核算

7、 員，依據(jù)前臺消費點單，通知海鮮供應商供應，海鮮單一式四聯(lián)，一 聯(lián)收銀員，一聯(lián)海鮮商，一聯(lián)劃單員（該聯(lián)餐飲核算員復核后當日繳 核算會計） ，一聯(lián)廚房，分別核算。 5.2 臨時物資 5.2.1 臨時采購，鮮貨由倉庫管理員、采購員、核算員、廚房兼職驗 貨員現(xiàn)場驗貨，辦理入庫手續(xù)。 5.2.2 其他急需的物資用品由倉庫管理員現(xiàn)場驗貨和事后現(xiàn)場確認， 辦理入庫手續(xù)。 管理使用部門負責人簽字確認， 核算會計應憑入庫單 實地核驗，并簽字確認負責。 5.3 入庫手續(xù)辦理，所有物資驗收后辦理入庫手續(xù)，辦理手續(xù)不得離 開現(xiàn)場， 現(xiàn)場分單加蓋財務已入庫專用章， 不得更改時間和異地辦理， 入

8、庫憑證必須在驗貨兩小時以內(nèi)送財務核算會計。 5.3.1 日常采購 （非鮮貨類） ， 采購員將執(zhí)行總經(jīng)理批準的物資采購請 購單、合同及采購計劃及隨貨同行憑證，交倉庫管理員對照驗貨，入 庫單一聯(lián)繳財務核算會計，一聯(lián)交采購員報帳，一聯(lián)留存核算。 5.3.2 日常采購（非鮮貨類） ，財務部定點供應商供貨，采購員將執(zhí)行 總經(jīng)理批準的物資請購單、合同及采購計劃和供應商將隨貨同行憑 證，交倉庫管理員對照驗貨，入庫單一聯(lián)（請購計劃、合同等隨入庫 單一同）繳財務核算會計，一聯(lián)交供應商結(jié)算，一聯(lián)倉庫留存核算。 5.3.3 鮮貨采購，采購員將鮮貨采購請單交倉庫管理員對照驗貨，入 庫單一聯(lián)（鮮貨請購

9、單一同）繳財務核算會計核算（兩小時內(nèi)） ，一 聯(lián)交餐飲核算員核算， 一聯(lián)交廚師長核算和出品定價。 鮮貨臨時采購 手續(xù)辦理同上，但必須由餐飲部經(jīng)理簽定確認。 5.3.4 臨時應急采購，采購員采購回物資后由倉庫管理員現(xiàn)場驗貨， 辦理入庫手續(xù)（由使用部門在當日到核算會計處辦理出庫手續(xù)） ，使 用部門簽字確認，一聯(lián)繳財務部核算會計核算，一聯(lián)采購員報帳，一 聯(lián)倉庫留存核算。 5.3.5 海鮮，每日收市時，餐飲部核算員與海鮮供應商核對實耗量、 金額， 雙方簽字確認， 財務部核算會計根據(jù)收銀員結(jié)算點單和餐飲部 核算聯(lián)審核后確認最后數(shù)量、 金額與海鮮供應商對賬， 核算會計蓋已 審核章后按結(jié)

10、算第一款執(zhí)行。 6、出庫 6.1 物資出庫由使用部門專兼職核算員填報領(lǐng)用物資計劃單，部門經(jīng) 理審核簽字， 送財務核算會計審核后開出庫單， 部門憑出庫單在倉庫 領(lǐng)取物資，管理員憑出庫單發(fā)貨。鮮貨當場辦理出入庫手續(xù)。 6.2 核算會計必須嚴格把關(guān)，嚴格控制非本部門使用和非經(jīng)營使用物 資的領(lǐng)用出庫，嚴格按實際需要量審批出庫量。 6.3 物資出庫一般不得批量或整件（杜絕部門設(shè)二級庫）出庫，消耗 量不大的物品應按瓶、克、個、支等單位出庫。核算會計應跟蹤考核 貴重物品使用、消耗情況，必要時應單獨建立臺帳跟蹤、考核。 6.4 維修材料及非消耗品、易損品，實行交舊領(lǐng)新，報損報廢的舊材 料

11、、用具用品由倉庫收回（交舊必須核準品牌、規(guī)格、批號） 。無交 舊的由部門經(jīng)理審簽原因、財務部經(jīng)理審核明確處理意見后方可發(fā) 放。 7、退庫（退貨） 7.1 各部門物資退庫一律填寫退庫單，報財務部經(jīng)理審批后，由部門 兼專職核算負責辦理， 倉庫管理員辦理退庫手續(xù)， 蓋退庫專用章退庫 單一式三聯(lián)，一聯(lián)繳財務部核算會計，一聯(lián)部門核算，一聯(lián)倉庫留存 核算。 7.2 供應商供應物資退庫（退貨） ，由倉庫管理員填寫退庫單報財務 部經(jīng)理審批后，辦理退庫手續(xù)，蓋退庫專用章由采購員負責退貨，一 聯(lián)繳財務核算會計，一聯(lián)交供應商，一聯(lián)倉庫留存核算。 7.3 自購物資退庫，由倉庫管理員填寫退庫單報財

12、務部經(jīng)理審批后， 辦理退庫手續(xù)， 蓋退庫專用章由采購員負責退貨， 一聯(lián)繳財務核算會 計，一聯(lián)交采購員，一聯(lián)倉庫留存核算。 8、結(jié)算 8.1 日常物資定點供應商結(jié)算，實行一月結(jié)算一次，下月初結(jié)上月貨 款，每月 1 號為對帳辦理手續(xù)時間， 15 號為付款結(jié)算時間。 8.2 日常物資、鮮貨臨時采購結(jié)算，實行當天采購當天報帳的日清辦 法，采購員不得壓帳、在外掛帳或隔日報帳。 8.3 所有結(jié)算都必須三單齊全、完整。由核算會計負責審核，票面內(nèi) 容必須無改動（采購計劃、入庫單、發(fā)票） ，入庫印章、驗貨人筆跡 等按合同要求核準后，填寫報銷結(jié)算單，簽字確認金額、憑證張數(shù)是 否符合財物制度等

13、。 經(jīng)財務部經(jīng)理審核報總經(jīng)理審批后財務部經(jīng)理安 排資金計劃報銷或支付。 8.4 結(jié)算原則上供應商實行匯票支付，同城數(shù)額較大金額結(jié)算均實行 匯票結(jié)算。 自己采購由財務部核定周轉(zhuǎn)金， 當采購計劃額度超過周轉(zhuǎn) 金額度時，由財務部經(jīng)理核準后報總經(jīng)理審批該批差額預借款額。 9、有關(guān)規(guī)定 9.1 因部門申購不準，造成的浪費由申購部門負責賠償和退貨費用， 無法退貨的由經(jīng)理賠償。 9.2 不按采購計劃采購，數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等造成無法使用的，由采 購員負責退換和賠償費用。 9.3 倉庫管理員、驗貨員責任心不強，不按規(guī)定驗貨、把關(guān)，造成的 損失由保管員或驗貨員各 50%賠償，入總倉庫的由保管

14、員賠償。 9.4 入庫單號核驗不嚴、數(shù)額不準確，入庫憑證如有改動，核算會計 不查清楚，不附書面說明，出現(xiàn)虛假入庫報帳，均由核算會計負責賠 償損失。 9.5 物資出庫控制不嚴，大批量出庫或直接出庫，不屬該部門使用的 物資擅自允許領(lǐng)取，由核算會計負責。 9.6 供應商、采購員互相之間及酒店員工不得給供應商代辦代結(jié)貨 款，因代辦代結(jié)產(chǎn)生的矛盾糾紛，由出納負責。 10、附則 10.1 本制度的解釋權(quán)在財務部。 10.2 財務部負責制定相關(guān)的具體操作細則，如調(diào)價制度、報帳程序、 制定相關(guān)憑據(jù)等，保證操作執(zhí)行。 10.3 本辦法自批準之日起執(zhí)行。 政策制定人 黎開建 審批人 李衛(wèi) 采用日期：2006年3月