高效會(huì)議技巧[157頁(yè)]

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1、高效會(huì)議技巧高效會(huì)議技巧張寶鈺張寶鈺人與人之間最需要做的是溝通的工作人與人之間最需要做的是溝通的工作現(xiàn)代職場(chǎng)的溝通方式現(xiàn)代職場(chǎng)的溝通方式會(huì)議：溝通的一種形式會(huì)議：溝通的一種形式關(guān)于會(huì)議的第一個(gè)問(wèn)題關(guān)于會(huì)議的第一個(gè)問(wèn)題對(duì)大多數(shù)企業(yè)而言，會(huì)議究竟起到多大的作用？讓數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)話讓數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)話v經(jīng)濟(jì)學(xué)人智庫(kù)（經(jīng)濟(jì)學(xué)人智庫(kù)（Economist Intelligence Unit）一）一項(xiàng)對(duì)全球項(xiàng)對(duì)全球187個(gè)企業(yè)的研究，這些企業(yè)的總市值至個(gè)企業(yè)的研究，這些企業(yè)的總市值至少達(dá)少達(dá)10億美元。億美元。v但這項(xiàng)關(guān)于會(huì)議價(jià)值的研究結(jié)果并未令人欣慰！但這項(xiàng)關(guān)于會(huì)議價(jià)值的研究結(jié)果并未令人欣慰！ 只有只有5%的受訪人說(shuō)，

2、他們公司有嚴(yán)格的程序，使的受訪人說(shuō)，他們公司有嚴(yán)格的程序，使他們把注意力集中在具有高潛在價(jià)值的事情上。他們把注意力集中在具有高潛在價(jià)值的事情上。讓數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)話讓數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)話v一般而言，會(huì)議議程基本上是為了應(yīng)付當(dāng)前一般而言，會(huì)議議程基本上是為了應(yīng)付當(dāng)前的危機(jī)而臨時(shí)湊合起來(lái)。有一家公司甚至在的危機(jī)而臨時(shí)湊合起來(lái)。有一家公司甚至在高管人員會(huì)議上根據(jù)誰(shuí)先提起其最愛(ài)談的話高管人員會(huì)議上根據(jù)誰(shuí)先提起其最愛(ài)談的話題，來(lái)決定議程的優(yōu)先次序。題，來(lái)決定議程的優(yōu)先次序。 v研究發(fā)現(xiàn)，緊急事務(wù)擠走了重要議題。大約研究發(fā)現(xiàn)，緊急事務(wù)擠走了重要議題。大約有有60%的高管人員說(shuō)，他們常常在未就重要的高管人員說(shuō)，他們常常在未就

3、重要議題達(dá)成共識(shí)之前被別的事情轉(zhuǎn)移了精力議題達(dá)成共識(shí)之前被別的事情轉(zhuǎn)移了精力(跑跑題題)讓數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)話讓數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)話v而有而有22%的人說(shuō)，通常是還未提及關(guān)鍵的議題就的人說(shuō)，通常是還未提及關(guān)鍵的議題就已經(jīng)沒(méi)有時(shí)間了。已經(jīng)沒(méi)有時(shí)間了。v只有只有12%的人認(rèn)為，他們的高管會(huì)議一直能夠針的人認(rèn)為，他們的高管會(huì)議一直能夠針對(duì)重要的戰(zhàn)略問(wèn)題做出決策；對(duì)重要的戰(zhàn)略問(wèn)題做出決策；v許多機(jī)構(gòu)表示，他們很難切實(shí)執(zhí)行決策，因?yàn)樗S多機(jī)構(gòu)表示，他們很難切實(shí)執(zhí)行決策，因?yàn)樗麄儾⒉磺宄?huì)議上達(dá)成了什么共識(shí)們并不清楚會(huì)議上達(dá)成了什么共識(shí)另一組數(shù)據(jù)另一組數(shù)據(jù)v前身為世通（前身為世通（WorldComWorldCom）的通訊公司

4、）的通訊公司 MCIMCI進(jìn)行進(jìn)行的一項(xiàng)年度調(diào)查結(jié)果的一項(xiàng)年度調(diào)查結(jié)果v20032003年在美國(guó)每天召開(kāi)的年在美國(guó)每天召開(kāi)的11001100萬(wàn)個(gè)會(huì)議中，與萬(wàn)個(gè)會(huì)議中，與會(huì)的管理人員認(rèn)為有一半是浪費(fèi)時(shí)間會(huì)的管理人員認(rèn)為有一半是浪費(fèi)時(shí)間標(biāo)桿學(xué)習(xí)標(biāo)桿學(xué)習(xí)v哈佛商業(yè)評(píng)論哈佛商業(yè)評(píng)論中的一篇文章說(shuō)，吉百利史中的一篇文章說(shuō)，吉百利史威士公司（威士公司（Cadbury SchweppesCadbury Schweppes）首席執(zhí)行官辦）首席執(zhí)行官辦公室會(huì)在開(kāi)會(huì)前公室會(huì)在開(kāi)會(huì)前5 5天將有關(guān)閱讀資料分發(fā)給與會(huì)天將有關(guān)閱讀資料分發(fā)給與會(huì)者，并附上關(guān)于議程事項(xiàng)是作為信息傳達(dá)、討者，并附上關(guān)于議程事項(xiàng)是作為信息傳達(dá)

5、、討論議題還是有待議決事項(xiàng)論議題還是有待議決事項(xiàng)v標(biāo)明需要議決的事項(xiàng)將優(yōu)先處理標(biāo)明需要議決的事項(xiàng)將優(yōu)先處理標(biāo)桿學(xué)習(xí)標(biāo)桿學(xué)習(xí)v美國(guó)芯片制造商英特爾（美國(guó)芯片制造商英特爾（IntelIntel）的前總裁和首）的前總裁和首席執(zhí)行官安迪席執(zhí)行官安迪格羅夫（格羅夫（Andy GroveAndy Grove）就曾經(jīng)給）就曾經(jīng)給所有新員工上如何開(kāi)會(huì)的短課。而且，所有會(huì)所有新員工上如何開(kāi)會(huì)的短課。而且，所有會(huì)議室都在墻上貼著議室都在墻上貼著3 3個(gè)問(wèn)題：個(gè)問(wèn)題：“你知道這次會(huì)議你知道這次會(huì)議的目的嗎？你有會(huì)議的議程嗎？你知道自己在的目的嗎？你有會(huì)議的議程嗎？你知道自己在會(huì)議中的角色嗎？會(huì)議中的角色嗎？” ”

6、課程綱要課程綱要一、會(huì)議管理基礎(chǔ)一、會(huì)議管理基礎(chǔ)二、低效會(huì)議面面觀二、低效會(huì)議面面觀三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征四、會(huì)議主持技巧四、會(huì)議主持技巧五、會(huì)議中的典型問(wèn)題及其應(yīng)對(duì)五、會(huì)議中的典型問(wèn)題及其應(yīng)對(duì)六、情景模擬、實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練六、情景模擬、實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練七、現(xiàn)場(chǎng)答疑七、現(xiàn)場(chǎng)答疑一、會(huì)議管理基礎(chǔ)一、會(huì)議管理基礎(chǔ)主題研討主題研討主題：開(kāi)會(huì)有什么好處？為什么？主題：開(kāi)會(huì)有什么好處？為什么？時(shí)間：時(shí)間：1010分鐘分鐘流程：分組研討、分組呈現(xiàn)、導(dǎo)師點(diǎn)評(píng)流程：分組研討、分組呈現(xiàn)、導(dǎo)師點(diǎn)評(píng)。一、會(huì)議管理基礎(chǔ)一、會(huì)議管理基礎(chǔ)職場(chǎng)哈哈鏡職場(chǎng)哈哈鏡“無(wú)辜的第三者無(wú)辜的第三者”當(dāng)高層和中層在一起開(kāi)會(huì)的時(shí)候？

7、當(dāng)高層和中層在一起開(kāi)會(huì)的時(shí)候？當(dāng)中層和基層在一起開(kāi)會(huì)的時(shí)候？當(dāng)中層和基層在一起開(kāi)會(huì)的時(shí)候？當(dāng)高層和基層在一起開(kāi)會(huì)的時(shí)候？當(dāng)高層和基層在一起開(kāi)會(huì)的時(shí)候？會(huì)議：集思廣益的渠道會(huì)議：集思廣益的渠道會(huì)議的六大功能會(huì)議的六大功能v發(fā)布與搜集信息發(fā)布與搜集信息v解決問(wèn)題解決問(wèn)題v開(kāi)發(fā)創(chuàng)意開(kāi)發(fā)創(chuàng)意( (頭腦風(fēng)暴頭腦風(fēng)暴) )v激勵(lì)士氣激勵(lì)士氣v監(jiān)督工作進(jìn)展監(jiān)督工作進(jìn)展v協(xié)調(diào)矛盾協(xié)調(diào)矛盾會(huì)議的種類會(huì)議的種類A.A.部門(mén)例會(huì)部門(mén)例會(huì) B.B.專題會(huì)議專題會(huì)議C.C.全體員工大會(huì)全體員工大會(huì)D.D.項(xiàng)目會(huì)議項(xiàng)目會(huì)議 E.E.其他會(huì)議其他會(huì)議會(huì)議的會(huì)議的“成本核算成本核算”時(shí)間成本直接成本間接成本會(huì)議的直接成本會(huì)議

8、的直接成本會(huì)議的間接成本會(huì)議的間接成本會(huì)議的會(huì)議的“頻率安排頻率安排”v例會(huì)頻率例會(huì)頻率v專題會(huì)議頻率專題會(huì)議頻率v全體會(huì)議頻率全體會(huì)議頻率 v項(xiàng)目會(huì)議頻率項(xiàng)目會(huì)議頻率例會(huì)的例會(huì)的“頻率安排頻率安排”v以周為單位居多以周為單位居多v最多不能超過(guò)一個(gè)最多不能超過(guò)一個(gè)月月專題會(huì)議的專題會(huì)議的“頻率安排頻率安排”v定期舉行定期舉行v根據(jù)需要舉行根據(jù)需要舉行全體會(huì)議的全體會(huì)議的“頻率安排頻率安排”v根據(jù)需要召開(kāi)根據(jù)需要召開(kāi)v通常超過(guò)月度通常超過(guò)月度項(xiàng)目會(huì)議的項(xiàng)目會(huì)議的“頻率安排頻率安排”v根據(jù)項(xiàng)目的需要召開(kāi)根據(jù)項(xiàng)目的需要召開(kāi)低效的會(huì)議低效的會(huì)議二、低效會(huì)議面面觀二、低效會(huì)議面面觀二、低效會(huì)議面面觀二、

9、低效會(huì)議面面觀v你有幾次會(huì)這樣說(shuō)呢？你有幾次會(huì)這樣說(shuō)呢？v“上次的會(huì)議真是太棒了！上次的會(huì)議真是太棒了！”二、低效會(huì)議面面觀二、低效會(huì)議面面觀v效率效率v效果效果二、低效會(huì)議面面觀二、低效會(huì)議面面觀v會(huì)議前：準(zhǔn)備不足會(huì)議前：準(zhǔn)備不足v會(huì)議中：組織不力會(huì)議中：組織不力v會(huì)議后：跟進(jìn)不夠會(huì)議后：跟進(jìn)不夠效率不高的具體原因效率不高的具體原因時(shí)間時(shí)間v會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因地點(diǎn)地點(diǎn)v會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。

10、斷，無(wú)法正常進(jìn)行。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因?qū)ο髮?duì)象v該來(lái)的沒(méi)來(lái)，不該來(lái)的該來(lái)的沒(méi)來(lái)，不該來(lái)的v必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者?？蔁o(wú)的參加者。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因主持人主持人v會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因參會(huì)者參會(huì)者v參會(huì)者發(fā)言混亂，不斷跑題參會(huì)者發(fā)言混亂，不斷跑題。效率不高的具體原因效率不高的具體原因準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作v開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖

11、開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。沓而無(wú)成效。 糟糕會(huì)議的可能后果糟糕會(huì)議的可能后果v浪費(fèi)時(shí)間浪費(fèi)時(shí)間v浪費(fèi)金錢(qián)浪費(fèi)金錢(qián)v分散了對(duì)更為重要的任務(wù)的注意力分散了對(duì)更為重要的任務(wù)的注意力v減緩進(jìn)程，延誤行動(dòng)減緩進(jìn)程，延誤行動(dòng)v制造分歧制造分歧v挫傷士氣挫傷士氣v什么是合適的會(huì)議時(shí)間什么是合適的會(huì)議時(shí)間三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征1 1、只有在必要時(shí)才召集、只有在必要時(shí)才召集q嘗試取消或減少不必要的會(huì)議嘗試取消或減少不必要的會(huì)議1、只有必要時(shí)才召集、只有必要時(shí)才召集（MUST必須開(kāi)必須開(kāi)NEED需要開(kāi)）需要開(kāi)）2、經(jīng)過(guò)好好籌備過(guò)、經(jīng)過(guò)好好籌備過(guò)3、擬定和分發(fā)了議程表

12、、擬定和分發(fā)了議程表4、嚴(yán)格遵守了時(shí)間、嚴(yán)格遵守了時(shí)間三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征v5、一切都要按部就班、一切都要按部就班v6、請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的人出席、請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的人出席v7、結(jié)束時(shí)做了評(píng)論和總結(jié)、結(jié)束時(shí)做了評(píng)論和總結(jié)v8、記錄了決定、建議和負(fù)責(zé)人、記錄了決定、建議和負(fù)責(zé)人三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征q2 2、好好籌劃過(guò)、好好籌劃過(guò)q清晰的目標(biāo)清晰的目標(biāo)q明確的議題明確的議題q合適的參與者合適的參與者q得力的主持人得力的主持人三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征q3 3、擬定和分發(fā)了議程表、擬定和分發(fā)了議程表q

13、一份會(huì)議議程表應(yīng)該包括哪些內(nèi)容？一份會(huì)議議程表應(yīng)該包括哪些內(nèi)容？ 三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征4 4、遵守時(shí)間、遵守時(shí)間q會(huì)議的提前通知期會(huì)議的提前通知期q會(huì)議的起止時(shí)間控制。會(huì)議的起止時(shí)間控制。v參會(huì)者不遵守時(shí)間怎么辦？參會(huì)者不遵守時(shí)間怎么辦？三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征q5 5、一切按部就班、一切按部就班 q按事先的議程控制會(huì)議的進(jìn)程按事先的議程控制會(huì)議的進(jìn)程q避免臨時(shí)性議題成為主角避免臨時(shí)性議題成為主角q按部就班是否太按部就班是否太“死板死板”了呢？了呢？三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征q6 6、讓最有經(jīng)驗(yàn)和才能的人出席、讓最有經(jīng)驗(yàn)和才能的人出

14、席 q確保參與者能夠深入地交流信息和針對(duì)性地確保參與者能夠深入地交流信息和針對(duì)性地解決問(wèn)題解決問(wèn)題q我見(jiàn)過(guò)的我見(jiàn)過(guò)的“知趣知趣”的參會(huì)者的參會(huì)者三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征q7 7、進(jìn)行點(diǎn)評(píng)和總結(jié)、進(jìn)行點(diǎn)評(píng)和總結(jié) q通過(guò)點(diǎn)評(píng)闡明通過(guò)點(diǎn)評(píng)闡明“提倡什么和反對(duì)什么提倡什么和反對(duì)什么”的立的立場(chǎng)場(chǎng)q通過(guò)總結(jié)提煉有價(jià)值的觀點(diǎn)和結(jié)論通過(guò)總結(jié)提煉有價(jià)值的觀點(diǎn)和結(jié)論q“亮點(diǎn)亮點(diǎn)”需要被留下需要被留下三、高效會(huì)議的八大特征三、高效會(huì)議的八大特征q8 8、記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人、記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人q會(huì)議的溝通和決策職能需要通過(guò)正式的會(huì)議會(huì)議的溝通和決策職能需要通過(guò)正式的會(huì)議紀(jì)要發(fā)揮紀(jì)

15、要發(fā)揮“法律法律”效力。效力。q“落實(shí)到人落實(shí)到人”案例分析案例分析q金達(dá)鋁業(yè)中高層管理者周計(jì)劃、周總結(jié)、周例金達(dá)鋁業(yè)中高層管理者周計(jì)劃、周總結(jié)、周例會(huì)制度會(huì)制度解析解析q該制度的亮點(diǎn)該制度的亮點(diǎn)q需要完善的地方需要完善的地方2008年7月第1周管理周報(bào) 審批: 劉亞新 擬制：鄧竹艷管管 理理 課課491. 上周會(huì)議記錄跟進(jìn)結(jié)果2. 人員出勤率3. 招聘按時(shí)率4. 7S執(zhí)行狀況5. 獎(jiǎng)罰及餐費(fèi)狀況6. 人均培訓(xùn)時(shí)間7. 本周計(jì)劃8. 請(qǐng)求支援事項(xiàng) 501、上周會(huì)議記錄跟進(jìn)結(jié)果、上周會(huì)議記錄跟進(jìn)結(jié)果會(huì)議主題： 周一例會(huì)時(shí)間：6.30 18：3020：00地點(diǎn)：會(huì)議室記錄：劉亞新審核：主持人：李國(guó)

16、恩參會(huì)人：李國(guó)恩、王錦川、李國(guó)涌、李國(guó)旗、蔡培勇、劉亞新、王振文、舒幫琴、劉仁峰、李敏、周受明6 6月第月第5 5周會(huì)議內(nèi)容周會(huì)議內(nèi)容行動(dòng)負(fù)行動(dòng)負(fù)責(zé)人責(zé)人預(yù)計(jì)完預(yù)計(jì)完成成時(shí)間時(shí)間實(shí)際實(shí)際完完成時(shí)成時(shí)間間跟進(jìn)結(jié)果跟進(jìn)結(jié)果1品保課、擠型課和物料課務(wù)必開(kāi)會(huì)討論品刮傷問(wèn)題并制訂改善方案劉仁峰、羅偉、王振文6-30始7-2上午已開(kāi)會(huì)討論2 本周周四（7-3）召開(kāi)月會(huì)，請(qǐng)各部門(mén)做好相應(yīng)準(zhǔn)備各部主管7月3日7-3OK3各部門(mén)績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)盡快建立，以保證在7月份執(zhí)行新工資方案各部主管6月30日 7-7OK2、人員出勤率、人員出勤率說(shuō)明：上周請(qǐng)假累積23人次，其中長(zhǎng)假人員1人次，其中低于公司平均出勤率為：擠型課90

17、%、五金課92%、物料課88%.523、招聘按時(shí)率、招聘按時(shí)率說(shuō)明：本周招聘到位有五金普工6名、修模普工2名.534、7S執(zhí)行狀況執(zhí)行狀況54說(shuō)明：以上數(shù)據(jù)由7S點(diǎn)檢組長(zhǎng)劉仁鋒提供。5、人事報(bào)表及餐費(fèi)狀況、人事報(bào)表及餐費(fèi)狀況55考勤情況其他人員流動(dòng)情況（人次）伙食情況（元）星期遲到/人次早退/人次曠工/人次請(qǐng)假/人次獎(jiǎng)/人次懲/人次進(jìn)出日購(gòu)菜款日人均伙食人數(shù)日1723.00723.005.285.28137137一46766.50766.505.595.59137137二412770.90770.905.555.55139139三54766.70766.705.365.36143143四437

18、79.80779.805.345.34146146五3115793.70793.705.595.59142142六3331799.60799.605.555.55144144合計(jì)00023381375400.205.46說(shuō)明：獎(jiǎng)：管理課黃國(guó)貴、維修組吳何貴在在食堂無(wú)人做飯的情況下，積極配合，應(yīng)付了一次突發(fā)事件. 品保課金仕勇在工作善于思考，能從中創(chuàng)新，提高工作效率. 罰： 擠型課陳人樹(shù)、李國(guó)鵬違反工廠管理制度4.1及4.5.3.1. 模具課陳古軍、張?jiān)七`反工廠管理制度4.3.1.11,曾慶亮違反工廠管理制度4.3.1.14. 品保課劉仁鋒工作督導(dǎo)不周，石維出貨資料出錯(cuò)，王存財(cái)工作不認(rèn)真. 6.

19、人均培訓(xùn)時(shí)間培訓(xùn)課程：品保課：品保人員觀點(diǎn)、職責(zé)加強(qiáng). 物料課：工作7原則. 修模組：生產(chǎn) 擠型課：品質(zhì)、技能、安全操作. 業(yè)務(wù)課：7S講義. 管理課：軍事體能、消防安全.567、本周計(jì)劃、本周計(jì)劃序號(hào)工作事項(xiàng)預(yù)計(jì)完成時(shí)間1招聘擠型普工2名，物料普工2名7-112安排生產(chǎn)安全事故隱患排查治理知識(shí)競(jìng)賽答題7-10前3跟進(jìn)未完成事項(xiàng)持續(xù)578、請(qǐng)求支援事項(xiàng)、請(qǐng)求支援事項(xiàng)序號(hào)需支援事項(xiàng)協(xié)助單位預(yù)計(jì)完成日期 58四、會(huì)議主持技巧四、會(huì)議主持技巧q慎說(shuō)慎說(shuō)q不說(shuō)無(wú)關(guān)的話不說(shuō)無(wú)關(guān)的話q快速進(jìn)入主題快速進(jìn)入主題q不唱獨(dú)角戲不唱獨(dú)角戲q以與會(huì)者接受的方式引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程。以與會(huì)者接受的方式引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程。 四、會(huì)議

20、主持技巧四、會(huì)議主持技巧v傾聽(tīng)傾聽(tīng)v眼到眼到v心到心到v腦腦到到四、會(huì)議主持技巧四、會(huì)議主持技巧v巧答巧答v選擇性回答選擇性回答v通過(guò)其他參與者回答通過(guò)其他參與者回答v清晰地正面作答清晰地正面作答四、會(huì)議主持技巧四、會(huì)議主持技巧善勢(shì)善勢(shì)q主流原則主流原則q目標(biāo)原則目標(biāo)原則q親和原則親和原則q凝聚原則凝聚原則五、會(huì)議中的典型問(wèn)題及應(yīng)對(duì)五、會(huì)議中的典型問(wèn)題及應(yīng)對(duì)q與會(huì)者發(fā)難與會(huì)者發(fā)難q與會(huì)者分心與會(huì)者分心q與會(huì)者爭(zhēng)議與會(huì)者爭(zhēng)議q與會(huì)者拒絕參與與會(huì)者拒絕參與q與會(huì)者情緒變化與會(huì)者情緒變化q少數(shù)人壟斷會(huì)議少數(shù)人壟斷會(huì)議q主持人自己離題主持人自己離題五、會(huì)議中的典型問(wèn)題及應(yīng)對(duì)五、會(huì)議中的典型問(wèn)題及應(yīng)對(duì)q

21、與會(huì)者發(fā)難與會(huì)者發(fā)難q“我搞不懂今天究竟要討論什么我搞不懂今天究竟要討論什么”q“我認(rèn)為我認(rèn)為XXXX主題更值得討論。主題更值得討論。”與會(huì)者分心與會(huì)者分心v上面開(kāi)大會(huì)，下面開(kāi)小會(huì)。上面開(kāi)大會(huì)，下面開(kāi)小會(huì)。與會(huì)者爭(zhēng)議與會(huì)者爭(zhēng)議v“我覺(jué)得你提出的方案根本就不切實(shí)際，解決我覺(jué)得你提出的方案根本就不切實(shí)際，解決不了問(wèn)題。不了問(wèn)題?！眝“你的方案更離譜！你的方案更離譜！”v什么是對(duì)的，比誰(shuí)的對(duì)的更重要。什么是對(duì)的，比誰(shuí)的對(duì)的更重要。與會(huì)者拒絕參與與會(huì)者拒絕參與v如何打破沉默如何打破沉默v向他提問(wèn)向他提問(wèn)v贊揚(yáng)他贊揚(yáng)他與會(huì)者情緒變化與會(huì)者情緒變化v臉上浮現(xiàn)不耐煩的表情v頻繁看表少數(shù)人壟斷會(huì)議少數(shù)人壟斷會(huì)

22、議一言堂一言堂主持人自己離題主持人自己離題不由自主不由自主跟著跑題跟著跑題六、實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練、案例分析六、實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練、案例分析v模擬：模擬：一份會(huì)議通知一份會(huì)議通知v案例：案例：例會(huì)制度解析例會(huì)制度解析v模擬：模擬：一份會(huì)議流程一份會(huì)議流程一份會(huì)議通知（背景）一份會(huì)議通知（背景）v目標(biāo)：對(duì)年內(nèi)是否啟動(dòng)目標(biāo)：對(duì)年內(nèi)是否啟動(dòng)6S6S項(xiàng)目作出項(xiàng)目作出 表決。表決。v議題：議題：年內(nèi)上馬年內(nèi)上馬6S6S項(xiàng)目的可行性項(xiàng)目的可行性v參會(huì)者：相關(guān)部門(mén)主管（哪些部門(mén)呢？）參會(huì)者：相關(guān)部門(mén)主管（哪些部門(mén)呢？）v時(shí)間：時(shí)間：20062006年年1010月月2828日下午日下午? ?點(diǎn)到？點(diǎn)點(diǎn)到？點(diǎn)v地點(diǎn)：美的學(xué)院地點(diǎn)：美

23、的學(xué)院A105A105v其他你認(rèn)為在會(huì)議通知中應(yīng)該說(shuō)明的事項(xiàng)？其他你認(rèn)為在會(huì)議通知中應(yīng)該說(shuō)明的事項(xiàng)？西門(mén)子會(huì)議通知及流程（案例）西門(mén)子會(huì)議通知及流程（案例）一份會(huì)議流程一份會(huì)議流程v會(huì)議名稱：會(huì)議名稱：“中層主管周例會(huì)中層主管周例會(huì)”v會(huì)議目的：協(xié)調(diào)工作，解決問(wèn)題。會(huì)議目的：協(xié)調(diào)工作，解決問(wèn)題。v題目：題目：“這個(gè)例會(huì)怎么開(kāi)？這個(gè)例會(huì)怎么開(kāi)？”v要求：從會(huì)議開(kāi)始直到會(huì)議結(jié)束，說(shuō)明主持人和要求：從會(huì)議開(kāi)始直到會(huì)議結(jié)束，說(shuō)明主持人和參會(huì)者應(yīng)該如何共同完成會(huì)議。格式是參會(huì)者應(yīng)該如何共同完成會(huì)議。格式是“第一步：第一步：XXXXXX；第二步：；第二步：XXXXXX?！敝鞒制髽I(yè)內(nèi)部銷售會(huì)議主持企業(yè)內(nèi)部銷

24、售會(huì)議v參會(huì)者：接到通知的人員參會(huì)者：接到通知的人員v主持人：自告奮勇主持人：自告奮勇v時(shí)間：時(shí)間：1515分鐘分鐘v其他學(xué)員點(diǎn)評(píng)其他學(xué)員點(diǎn)評(píng)v導(dǎo)師總結(jié)導(dǎo)師總結(jié)結(jié)束會(huì)議結(jié)束會(huì)議v復(fù)述這次會(huì)議的目標(biāo)。復(fù)述這次會(huì)議的目標(biāo)。v總結(jié)這次會(huì)議所取得的成果?？偨Y(jié)這次會(huì)議所取得的成果。v多謝與會(huì)者參與多謝與會(huì)者參與( (或在適當(dāng)場(chǎng)合下，感謝他們或在適當(dāng)場(chǎng)合下，感謝他們的貢獻(xiàn)或關(guān)注的貢獻(xiàn)或關(guān)注) )。v必要的時(shí)候，宣布下一次會(huì)議的目標(biāo)、時(shí)間必要的時(shí)候，宣布下一次會(huì)議的目標(biāo)、時(shí)間及地點(diǎn)。及地點(diǎn)。作為參會(huì)者應(yīng)該做到的作為參會(huì)者應(yīng)該做到的v會(huì)議前會(huì)議前1.1.開(kāi)會(huì)前要充分理解議題。開(kāi)會(huì)前要充分理解議題。 2.2.在

25、會(huì)議前充分準(zhǔn)備好開(kāi)會(huì)所需要的資料。在會(huì)議前充分準(zhǔn)備好開(kāi)會(huì)所需要的資料。 3.3.事先思考要表達(dá)的意見(jiàn)。事先思考要表達(dá)的意見(jiàn)。 4.4.準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。 作為參會(huì)者應(yīng)該做到的作為參會(huì)者應(yīng)該做到的會(huì)議中會(huì)議中1.1.注意傾聽(tīng)別人的意見(jiàn)，盡量不要在別人發(fā)表注意傾聽(tīng)別人的意見(jiàn)，盡量不要在別人發(fā)表觀點(diǎn)時(shí)打斷。觀點(diǎn)時(shí)打斷。 2.2.積極參與發(fā)言。積極參與發(fā)言。 3.3.注意力發(fā)言不脫離主題，對(duì)事不對(duì)人。注意力發(fā)言不脫離主題，對(duì)事不對(duì)人。 作為參會(huì)者應(yīng)該做到的作為參會(huì)者應(yīng)該做到的v導(dǎo)出結(jié)論導(dǎo)出結(jié)論1.1.盡心盡力地協(xié)助會(huì)議主持導(dǎo)出結(jié)論。盡心盡力地協(xié)助會(huì)議主持導(dǎo)出結(jié)論。 2.2.能贊成別人較好的意

26、見(jiàn)，而放棄自己的意見(jiàn)。能贊成別人較好的意見(jiàn)，而放棄自己的意見(jiàn)。 3.3.能堅(jiān)持找出最好方案的態(tài)度，導(dǎo)出結(jié)論。能堅(jiān)持找出最好方案的態(tài)度，導(dǎo)出結(jié)論。 天高任鳥(niǎo)飛天高任鳥(niǎo)飛海闊憑魚(yú)躍海闊憑魚(yú)躍第一講當(dāng)今會(huì)議面面觀1、引言2、會(huì)議的意義3、會(huì)議的目的4、會(huì)議的種類5、會(huì)議的頻率6、會(huì)議成本的計(jì)算引言會(huì)議的主要目的就是解決問(wèn)題部門(mén)經(jīng)理，業(yè)務(wù)直線經(jīng)理應(yīng)該是一個(gè)人力資源管理專家，他會(huì)負(fù)責(zé)人才的選育用留，現(xiàn)在我們說(shuō)首當(dāng)其沖的部門(mén)經(jīng)理應(yīng)該是一個(gè)主持會(huì)議的專家，會(huì)議管理的高手意義1、是一個(gè)集思廣益的渠道2、顯示組織或部門(mén)的存在3、是重要的群體溝通方式目的1、開(kāi)展有效的溝通2、資訊傳達(dá)3、監(jiān)督員工的工作進(jìn)展4、達(dá)成

27、協(xié)議、解決問(wèn)題5、決策和資源共享6、開(kāi)發(fā)創(chuàng)意7、激勵(lì)員工的士氣8、鞏固經(jīng)理人地位會(huì)議的種類v按人數(shù)分1、一對(duì)一的會(huì)議2、團(tuán)體的會(huì)議會(huì)議的種類v按開(kāi)會(huì)方式分1、面對(duì)面會(huì)議2、電話會(huì)議3、視頻會(huì)議會(huì)議的種類v按開(kāi)會(huì)目的分1、固定的部門(mén)會(huì)議2、臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議3、宣布人事安排和政策的會(huì)議4、當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議5、集思廣益的會(huì)議關(guān)于會(huì)議頻率的建議1、固定部門(mén)會(huì)議至少每月一次2、全體的會(huì)議建議每半年一次3、處理突發(fā)性會(huì)議避免頻繁4、一對(duì)一的會(huì)議可以隨時(shí)舉行會(huì)議的成本會(huì)議的時(shí)間成本=參加會(huì)議的人數(shù)*（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間+與會(huì)者的旅行時(shí)間）+會(huì)議秘書(shū)工作時(shí)間+會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間會(huì)議的成本v會(huì)議的

28、時(shí)間成本v直接的會(huì)議成本v效率損失的費(fèi)用第二講會(huì)議效率不高的原因及解決方案1、會(huì)議效率不高的原因2、如何進(jìn)行預(yù)防性管理3、高效會(huì)議的八大特征4、會(huì)議規(guī)范效率不高的原因（一）1、時(shí)間安排得不合適2、地點(diǎn)安排得不妥當(dāng)3、開(kāi)會(huì)對(duì)象選擇不對(duì)4、主持人影響力不夠效率不高的原因（二）5、參會(huì)者的技能不夠6、準(zhǔn)備工作不夠充分7、目的和結(jié)果不夠明確如何進(jìn)行預(yù)防性管理（一）1、會(huì)議時(shí)間安排要合適2、會(huì)議地點(diǎn)安排要妥當(dāng)3、開(kāi)會(huì)的對(duì)象要選擇對(duì)4、主持人要有影響力如何進(jìn)行預(yù)防性管理（二）5、參會(huì)者要有聽(tīng)的技能6、要充份做好準(zhǔn)備工作7、明確開(kāi)會(huì)原因和目的高效會(huì)議的八大特征（一）1、只有必要時(shí)才召集（MUST必須開(kāi)NEE

29、D需要開(kāi)）2、經(jīng)過(guò)好好籌備過(guò)3、擬定和分發(fā)了議程表4、嚴(yán)格遵守了時(shí)間高效會(huì)議的八大特征（二）v5、一切都要按部就班v6、請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的人出席v7、結(jié)束時(shí)做了評(píng)論和總結(jié)v8、記錄了決定、建議和負(fù)責(zé)人會(huì)議規(guī)范v時(shí)間安排方面的規(guī)范v固定的會(huì)議流程規(guī)范v會(huì)議本身要遵守的規(guī)則開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作v時(shí)間安排方面的規(guī)范v固定的會(huì)議流程規(guī)范v會(huì)議本身要遵守的規(guī)則成功會(huì)議的五種策略v引言(準(zhǔn)備工作做失敗了,就是準(zhǔn)備著失敗)v如何判斷是否需要開(kāi)會(huì)v會(huì)議準(zhǔn)備的作用和方法v會(huì)議準(zhǔn)備的內(nèi)容v主持人如何做會(huì)前準(zhǔn)備不需要開(kāi)會(huì)的情況v已經(jīng)按慣例開(kāi)過(guò)的會(huì)議v沒(méi)有要討論的特別事情v還有比開(kāi)會(huì)更好的辦法v預(yù)算出的會(huì)議成本太大v決策者已

30、經(jīng)決定的事情一定要開(kāi)會(huì)的情況v把信息同時(shí)傳遞給很多人v需要?jiǎng)e人參與以集思廣益v需要聽(tīng)取各部門(mén)匯報(bào)v需要當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)v給小組或部門(mén)分配任務(wù)時(shí)會(huì)議準(zhǔn)備的作用和方法v可以選擇最適當(dāng)?shù)挠懻摲绞絭使參會(huì)者有討論的方向v事先告知參會(huì)者做好準(zhǔn)備v節(jié)省會(huì)議時(shí)間及減少?zèng)_突會(huì)議準(zhǔn)備的1H5W法vH-How 怎么樣開(kāi)會(huì)vW-Why 為什么開(kāi)會(huì)vW- What 開(kāi)什么樣的會(huì)vW- When 何時(shí)開(kāi)會(huì)vW- Who 誰(shuí)來(lái)參加會(huì)議 vW- Where 在哪兒開(kāi)會(huì)討論題：多少個(gè)人開(kāi)會(huì)最好會(huì)議準(zhǔn)備的內(nèi)容v會(huì)議目的你知不知道v是不是一定要開(kāi)會(huì)才能達(dá)到上述目的v會(huì)議是什么形式、時(shí)間、議程、主持人、地點(diǎn)v會(huì)場(chǎng)如何布置（會(huì)場(chǎng)超過(guò)十

31、個(gè)人最好是U字形、很多人階梯式、集思廣益5-7人圓桌“半島形”）v會(huì)場(chǎng)如何布置（會(huì)場(chǎng)超過(guò)十個(gè)人最好是U字形、很多人階梯式、集思廣益5-7人圓桌“半島形”）v是否準(zhǔn)備會(huì)議的名簽，避免內(nèi)耗v是否安排出席人員的往返交通工具v是否安排出席人員的住宿v有沒(méi)有資料隨會(huì)議通知預(yù)先發(fā)出v必要的、輔助的、視聽(tīng)的教材v會(huì)場(chǎng)周邊位置圖v是否要求參會(huì)者準(zhǔn)備資料，是否要復(fù)印分發(fā)大家v會(huì)后的娛樂(lè)安排v其它（是否有少數(shù)民族，是否有人吃素，是否有外國(guó)人參加是否要配翻譯，是不是有媒體記者參加他們?nèi)绾伟才抛唬?huì)議準(zhǔn)備的內(nèi)容主持人如何做會(huì)前準(zhǔn)備v設(shè)定溝通目標(biāo)v制定行動(dòng)計(jì)劃v如何應(yīng)對(duì)爭(zhēng)執(zhí)v進(jìn)行SWOT分析SWOT分析vS-Stre

32、ngth 優(yōu)勢(shì)vW-Weakness 劣勢(shì)vO-Opportunity 機(jī)會(huì)vT-Threat 威脅會(huì)議成功的五種策略v引言v如何做開(kāi)場(chǎng)白v如何分配發(fā)言時(shí)間v如何掌握議事進(jìn)度v如何達(dá)成會(huì)議決策開(kāi)場(chǎng)白v開(kāi)場(chǎng)白是會(huì)議開(kāi)始之前3-5分鐘的談話，系統(tǒng)而簡(jiǎn)潔，并有明確宗旨的一段講話（主要跟大家溝通開(kāi)會(huì)的目的、時(shí)間安排、議事方式、還有約定俗成的會(huì)議規(guī)范）開(kāi)場(chǎng)白的程序v概括會(huì)議進(jìn)行的程序v提供跟討論有關(guān)的資訊v規(guī)范會(huì)議的議程v指定會(huì)議記錄者v征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見(jiàn)如何掌握議事進(jìn)度v掌握議事進(jìn)度的方式1、語(yǔ)言方式（少給幾分分鐘時(shí)間、帶到下一個(gè)問(wèn)題、旁邊的那位怎么看呢）2、非語(yǔ)言方式（手勢(shì)、合上筆記本、沉默）如何

33、達(dá)成會(huì)議決策v彼得.德魯克74年v要有足夠多的時(shí)間，來(lái)檢查這個(gè)會(huì)議討論的事項(xiàng)困難是什么v用列舉或圖表的方法列出各種提案，并且開(kāi)始討論v列舉事實(shí)客觀的比較各個(gè)題案的優(yōu)劣v估計(jì)各種提案的獲益率，支持哪個(gè)提案的多一些v評(píng)估有沒(méi)有采集更多資料的必要性，若有馬上散會(huì)，收集齊了再開(kāi)會(huì)v參會(huì)者對(duì)各個(gè)提案的認(rèn)同度，舉手表決v確定下的提案再來(lái)分析，妥協(xié)，修改定案v跟蹤這個(gè)提案由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)，由誰(shuí)監(jiān)督，由誰(shuí)執(zhí)行決策的方式v權(quán)威決策v少數(shù)服從多數(shù)v共識(shí)決策v無(wú)異議決策團(tuán)隊(duì)決策的方法v頭腦風(fēng)暴法（別名叫突發(fā)性神經(jīng)錯(cuò)亂，奧斯本發(fā)明的，要數(shù)量不要質(zhì)量）v德?tīng)柗品椒ǎ▽＜胰后w解決）v易地思考法（有利于高水平的決策，新鮮的于眾不同的方法）v思路轉(zhuǎn)換法（設(shè)立一個(gè)黑臉，不同意見(jiàn)的人）五會(huì)議中的溝通與反饋技巧v引言v會(huì)議中的溝通技巧v會(huì)議中的反饋技巧會(huì)議中的溝通技巧v喜歡v在意溝通漏斗你心里想的你心里想的100%你嘴上說(shuō)的你嘴上說(shuō)的80%別人聽(tīng)到的別人聽(tīng)到的60%別人聽(tīng)懂的別人聽(tīng)懂的40%別人行動(dòng)的別人行動(dòng)的20%溝通的定義v為了設(shè)定的目標(biāo)把信息、思想、情感在個(gè)體或者群體之間傳遞并且達(dá)成協(xié)議的過(guò)程！溝通成功金三角設(shè)身處地設(shè)身處地自己自己對(duì)方對(duì)方六主持人的會(huì)議管理技巧