高效會議技巧[157頁]

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1、高效會議技巧高效會議技巧張寶鈺張寶鈺人與人之間最需要做的是溝通的工作人與人之間最需要做的是溝通的工作現(xiàn)代職場的溝通方式現(xiàn)代職場的溝通方式會議：溝通的一種形式會議：溝通的一種形式關(guān)于會議的第一個問題關(guān)于會議的第一個問題對大多數(shù)企業(yè)而言，會議究竟起到多大的作用？讓數(shù)據(jù)來說話讓數(shù)據(jù)來說話v經(jīng)濟學(xué)人智庫（經(jīng)濟學(xué)人智庫（Economist Intelligence Unit）一）一項對全球項對全球187個企業(yè)的研究，這些企業(yè)的總市值至個企業(yè)的研究，這些企業(yè)的總市值至少達(dá)少達(dá)10億美元。億美元。v但這項關(guān)于會議價值的研究結(jié)果并未令人欣慰！但這項關(guān)于會議價值的研究結(jié)果并未令人欣慰！ 只有只有5%的受訪人說，

2、他們公司有嚴(yán)格的程序，使的受訪人說，他們公司有嚴(yán)格的程序，使他們把注意力集中在具有高潛在價值的事情上。他們把注意力集中在具有高潛在價值的事情上。讓數(shù)據(jù)來說話讓數(shù)據(jù)來說話v一般而言，會議議程基本上是為了應(yīng)付當(dāng)前一般而言，會議議程基本上是為了應(yīng)付當(dāng)前的危機而臨時湊合起來。有一家公司甚至在的危機而臨時湊合起來。有一家公司甚至在高管人員會議上根據(jù)誰先提起其最愛談的話高管人員會議上根據(jù)誰先提起其最愛談的話題，來決定議程的優(yōu)先次序。題，來決定議程的優(yōu)先次序。 v研究發(fā)現(xiàn)，緊急事務(wù)擠走了重要議題。大約研究發(fā)現(xiàn)，緊急事務(wù)擠走了重要議題。大約有有60%的高管人員說，他們常常在未就重要的高管人員說，他們常常在未就

3、重要議題達(dá)成共識之前被別的事情轉(zhuǎn)移了精力議題達(dá)成共識之前被別的事情轉(zhuǎn)移了精力(跑跑題題)讓數(shù)據(jù)來說話讓數(shù)據(jù)來說話v而有而有22%的人說，通常是還未提及關(guān)鍵的議題就的人說，通常是還未提及關(guān)鍵的議題就已經(jīng)沒有時間了。已經(jīng)沒有時間了。v只有只有12%的人認(rèn)為，他們的高管會議一直能夠針的人認(rèn)為，他們的高管會議一直能夠針對重要的戰(zhàn)略問題做出決策；對重要的戰(zhàn)略問題做出決策；v許多機構(gòu)表示，他們很難切實執(zhí)行決策，因為他許多機構(gòu)表示，他們很難切實執(zhí)行決策，因為他們并不清楚會議上達(dá)成了什么共識們并不清楚會議上達(dá)成了什么共識另一組數(shù)據(jù)另一組數(shù)據(jù)v前身為世通（前身為世通（WorldComWorldCom）的通訊公司

4、）的通訊公司 MCIMCI進(jìn)行進(jìn)行的一項年度調(diào)查結(jié)果的一項年度調(diào)查結(jié)果v20032003年在美國每天召開的年在美國每天召開的11001100萬個會議中，與萬個會議中，與會的管理人員認(rèn)為有一半是浪費時間會的管理人員認(rèn)為有一半是浪費時間標(biāo)桿學(xué)習(xí)標(biāo)桿學(xué)習(xí)v哈佛商業(yè)評論哈佛商業(yè)評論中的一篇文章說，吉百利史中的一篇文章說，吉百利史威士公司（威士公司（Cadbury SchweppesCadbury Schweppes）首席執(zhí)行官辦）首席執(zhí)行官辦公室會在開會前公室會在開會前5 5天將有關(guān)閱讀資料分發(fā)給與會天將有關(guān)閱讀資料分發(fā)給與會者，并附上關(guān)于議程事項是作為信息傳達(dá)、討者，并附上關(guān)于議程事項是作為信息傳達(dá)

5、、討論議題還是有待議決事項論議題還是有待議決事項v標(biāo)明需要議決的事項將優(yōu)先處理標(biāo)明需要議決的事項將優(yōu)先處理標(biāo)桿學(xué)習(xí)標(biāo)桿學(xué)習(xí)v美國芯片制造商英特爾（美國芯片制造商英特爾（IntelIntel）的前總裁和首）的前總裁和首席執(zhí)行官安迪席執(zhí)行官安迪格羅夫（格羅夫（Andy GroveAndy Grove）就曾經(jīng)給）就曾經(jīng)給所有新員工上如何開會的短課。而且，所有會所有新員工上如何開會的短課。而且，所有會議室都在墻上貼著議室都在墻上貼著3 3個問題：個問題：“你知道這次會議你知道這次會議的目的嗎？你有會議的議程嗎？你知道自己在的目的嗎？你有會議的議程嗎？你知道自己在會議中的角色嗎？會議中的角色嗎？” ”

6、課程綱要課程綱要一、會議管理基礎(chǔ)一、會議管理基礎(chǔ)二、低效會議面面觀二、低效會議面面觀三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征四、會議主持技巧四、會議主持技巧五、會議中的典型問題及其應(yīng)對五、會議中的典型問題及其應(yīng)對六、情景模擬、實戰(zhàn)訓(xùn)練六、情景模擬、實戰(zhàn)訓(xùn)練七、現(xiàn)場答疑七、現(xiàn)場答疑一、會議管理基礎(chǔ)一、會議管理基礎(chǔ)主題研討主題研討主題：開會有什么好處？為什么？主題：開會有什么好處？為什么？時間：時間：1010分鐘分鐘流程：分組研討、分組呈現(xiàn)、導(dǎo)師點評流程：分組研討、分組呈現(xiàn)、導(dǎo)師點評。一、會議管理基礎(chǔ)一、會議管理基礎(chǔ)職場哈哈鏡職場哈哈鏡“無辜的第三者無辜的第三者”當(dāng)高層和中層在一起開會的時候？

7、當(dāng)高層和中層在一起開會的時候？當(dāng)中層和基層在一起開會的時候？當(dāng)中層和基層在一起開會的時候？當(dāng)高層和基層在一起開會的時候？當(dāng)高層和基層在一起開會的時候？會議：集思廣益的渠道會議：集思廣益的渠道會議的六大功能會議的六大功能v發(fā)布與搜集信息發(fā)布與搜集信息v解決問題解決問題v開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意( (頭腦風(fēng)暴頭腦風(fēng)暴) )v激勵士氣激勵士氣v監(jiān)督工作進(jìn)展監(jiān)督工作進(jìn)展v協(xié)調(diào)矛盾協(xié)調(diào)矛盾會議的種類會議的種類A.A.部門例會部門例會 B.B.專題會議專題會議C.C.全體員工大會全體員工大會D.D.項目會議項目會議 E.E.其他會議其他會議會議的會議的“成本核算成本核算”時間成本直接成本間接成本會議的直接成本會議

8、的直接成本會議的間接成本會議的間接成本會議的會議的“頻率安排頻率安排”v例會頻率例會頻率v專題會議頻率專題會議頻率v全體會議頻率全體會議頻率 v項目會議頻率項目會議頻率例會的例會的“頻率安排頻率安排”v以周為單位居多以周為單位居多v最多不能超過一個最多不能超過一個月月專題會議的專題會議的“頻率安排頻率安排”v定期舉行定期舉行v根據(jù)需要舉行根據(jù)需要舉行全體會議的全體會議的“頻率安排頻率安排”v根據(jù)需要召開根據(jù)需要召開v通常超過月度通常超過月度項目會議的項目會議的“頻率安排頻率安排”v根據(jù)項目的需要召開根據(jù)項目的需要召開低效的會議低效的會議二、低效會議面面觀二、低效會議面面觀二、低效會議面面觀二、

9、低效會議面面觀v你有幾次會這樣說呢？你有幾次會這樣說呢？v“上次的會議真是太棒了！上次的會議真是太棒了！”二、低效會議面面觀二、低效會議面面觀v效率效率v效果效果二、低效會議面面觀二、低效會議面面觀v會議前：準(zhǔn)備不足會議前：準(zhǔn)備不足v會議中：組織不力會議中：組織不力v會議后：跟進(jìn)不夠會議后：跟進(jìn)不夠效率不高的具體原因效率不高的具體原因時間時間v會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。轆，無心開會。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因地點地點v會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。

10、斷，無法正常進(jìn)行。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因?qū)ο髮ο髒該來的沒來，不該來的該來的沒來，不該來的v必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者?？蔁o的參加者。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因主持人主持人v會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因參會者參會者v參會者發(fā)言混亂，不斷跑題參會者發(fā)言混亂，不斷跑題。效率不高的具體原因效率不高的具體原因準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作v開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖

11、開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。沓而無成效。 糟糕會議的可能后果糟糕會議的可能后果v浪費時間浪費時間v浪費金錢浪費金錢v分散了對更為重要的任務(wù)的注意力分散了對更為重要的任務(wù)的注意力v減緩進(jìn)程，延誤行動減緩進(jìn)程，延誤行動v制造分歧制造分歧v挫傷士氣挫傷士氣v什么是合適的會議時間什么是合適的會議時間三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征1 1、只有在必要時才召集、只有在必要時才召集q嘗試取消或減少不必要的會議嘗試取消或減少不必要的會議1、只有必要時才召集、只有必要時才召集（MUST必須開必須開NEED需要開）需要開）2、經(jīng)過好好籌備過、經(jīng)過好好籌備過3、擬定和分發(fā)了議程表

12、、擬定和分發(fā)了議程表4、嚴(yán)格遵守了時間、嚴(yán)格遵守了時間三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征v5、一切都要按部就班、一切都要按部就班v6、請了最有經(jīng)驗的人出席、請了最有經(jīng)驗的人出席v7、結(jié)束時做了評論和總結(jié)、結(jié)束時做了評論和總結(jié)v8、記錄了決定、建議和負(fù)責(zé)人、記錄了決定、建議和負(fù)責(zé)人三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征q2 2、好好籌劃過、好好籌劃過q清晰的目標(biāo)清晰的目標(biāo)q明確的議題明確的議題q合適的參與者合適的參與者q得力的主持人得力的主持人三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征q3 3、擬定和分發(fā)了議程表、擬定和分發(fā)了議程表q

13、一份會議議程表應(yīng)該包括哪些內(nèi)容？一份會議議程表應(yīng)該包括哪些內(nèi)容？ 三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征4 4、遵守時間、遵守時間q會議的提前通知期會議的提前通知期q會議的起止時間控制。會議的起止時間控制。v參會者不遵守時間怎么辦？參會者不遵守時間怎么辦？三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征q5 5、一切按部就班、一切按部就班 q按事先的議程控制會議的進(jìn)程按事先的議程控制會議的進(jìn)程q避免臨時性議題成為主角避免臨時性議題成為主角q按部就班是否太按部就班是否太“死板死板”了呢？了呢？三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征q6 6、讓最有經(jīng)驗和才能的人出席、讓最有經(jīng)驗和才能的人出

14、席 q確保參與者能夠深入地交流信息和針對性地確保參與者能夠深入地交流信息和針對性地解決問題解決問題q我見過的我見過的“知趣知趣”的參會者的參會者三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征q7 7、進(jìn)行點評和總結(jié)、進(jìn)行點評和總結(jié) q通過點評闡明通過點評闡明“提倡什么和反對什么提倡什么和反對什么”的立的立場場q通過總結(jié)提煉有價值的觀點和結(jié)論通過總結(jié)提煉有價值的觀點和結(jié)論q“亮點亮點”需要被留下需要被留下三、高效會議的八大特征三、高效會議的八大特征q8 8、記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人、記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人q會議的溝通和決策職能需要通過正式的會議會議的溝通和決策職能需要通過正式的會議紀(jì)要發(fā)揮紀(jì)

15、要發(fā)揮“法律法律”效力。效力。q“落實到人落實到人”案例分析案例分析q金達(dá)鋁業(yè)中高層管理者周計劃、周總結(jié)、周例金達(dá)鋁業(yè)中高層管理者周計劃、周總結(jié)、周例會制度會制度解析解析q該制度的亮點該制度的亮點q需要完善的地方需要完善的地方2008年7月第1周管理周報 審批: 劉亞新 擬制：鄧竹艷管管 理理 課課491. 上周會議記錄跟進(jìn)結(jié)果2. 人員出勤率3. 招聘按時率4. 7S執(zhí)行狀況5. 獎罰及餐費狀況6. 人均培訓(xùn)時間7. 本周計劃8. 請求支援事項 501、上周會議記錄跟進(jìn)結(jié)果、上周會議記錄跟進(jìn)結(jié)果會議主題： 周一例會時間：6.30 18：3020：00地點：會議室記錄：劉亞新審核：主持人：李國

16、恩參會人：李國恩、王錦川、李國涌、李國旗、蔡培勇、劉亞新、王振文、舒幫琴、劉仁峰、李敏、周受明6 6月第月第5 5周會議內(nèi)容周會議內(nèi)容行動負(fù)行動負(fù)責(zé)人責(zé)人預(yù)計完預(yù)計完成成時間時間實際實際完完成時成時間間跟進(jìn)結(jié)果跟進(jìn)結(jié)果1品保課、擠型課和物料課務(wù)必開會討論品刮傷問題并制訂改善方案劉仁峰、羅偉、王振文6-30始7-2上午已開會討論2 本周周四（7-3）召開月會，請各部門做好相應(yīng)準(zhǔn)備各部主管7月3日7-3OK3各部門績效標(biāo)準(zhǔn)盡快建立，以保證在7月份執(zhí)行新工資方案各部主管6月30日 7-7OK2、人員出勤率、人員出勤率說明：上周請假累積23人次，其中長假人員1人次，其中低于公司平均出勤率為：擠型課90

17、%、五金課92%、物料課88%.523、招聘按時率、招聘按時率說明：本周招聘到位有五金普工6名、修模普工2名.534、7S執(zhí)行狀況執(zhí)行狀況54說明：以上數(shù)據(jù)由7S點檢組長劉仁鋒提供。5、人事報表及餐費狀況、人事報表及餐費狀況55考勤情況其他人員流動情況（人次）伙食情況（元）星期遲到/人次早退/人次曠工/人次請假/人次獎/人次懲/人次進(jìn)出日購菜款日人均伙食人數(shù)日1723.00723.005.285.28137137一46766.50766.505.595.59137137二412770.90770.905.555.55139139三54766.70766.705.365.36143143四437

18、79.80779.805.345.34146146五3115793.70793.705.595.59142142六3331799.60799.605.555.55144144合計00023381375400.205.46說明：獎：管理課黃國貴、維修組吳何貴在在食堂無人做飯的情況下，積極配合，應(yīng)付了一次突發(fā)事件. 品保課金仕勇在工作善于思考，能從中創(chuàng)新，提高工作效率. 罰： 擠型課陳人樹、李國鵬違反工廠管理制度4.1及4.5.3.1. 模具課陳古軍、張云違反工廠管理制度4.3.1.11,曾慶亮違反工廠管理制度4.3.1.14. 品保課劉仁鋒工作督導(dǎo)不周，石維出貨資料出錯，王存財工作不認(rèn)真. 6.

19、人均培訓(xùn)時間培訓(xùn)課程：品保課：品保人員觀點、職責(zé)加強. 物料課：工作7原則. 修模組：生產(chǎn) 擠型課：品質(zhì)、技能、安全操作. 業(yè)務(wù)課：7S講義. 管理課：軍事體能、消防安全.567、本周計劃、本周計劃序號工作事項預(yù)計完成時間1招聘擠型普工2名，物料普工2名7-112安排生產(chǎn)安全事故隱患排查治理知識競賽答題7-10前3跟進(jìn)未完成事項持續(xù)578、請求支援事項、請求支援事項序號需支援事項協(xié)助單位預(yù)計完成日期 58四、會議主持技巧四、會議主持技巧q慎說慎說q不說無關(guān)的話不說無關(guān)的話q快速進(jìn)入主題快速進(jìn)入主題q不唱獨角戲不唱獨角戲q以與會者接受的方式引導(dǎo)會議進(jìn)程。以與會者接受的方式引導(dǎo)會議進(jìn)程。 四、會議

20、主持技巧四、會議主持技巧v傾聽傾聽v眼到眼到v心到心到v腦腦到到四、會議主持技巧四、會議主持技巧v巧答巧答v選擇性回答選擇性回答v通過其他參與者回答通過其他參與者回答v清晰地正面作答清晰地正面作答四、會議主持技巧四、會議主持技巧善勢善勢q主流原則主流原則q目標(biāo)原則目標(biāo)原則q親和原則親和原則q凝聚原則凝聚原則五、會議中的典型問題及應(yīng)對五、會議中的典型問題及應(yīng)對q與會者發(fā)難與會者發(fā)難q與會者分心與會者分心q與會者爭議與會者爭議q與會者拒絕參與與會者拒絕參與q與會者情緒變化與會者情緒變化q少數(shù)人壟斷會議少數(shù)人壟斷會議q主持人自己離題主持人自己離題五、會議中的典型問題及應(yīng)對五、會議中的典型問題及應(yīng)對q

21、與會者發(fā)難與會者發(fā)難q“我搞不懂今天究竟要討論什么我搞不懂今天究竟要討論什么”q“我認(rèn)為我認(rèn)為XXXX主題更值得討論。主題更值得討論?！迸c會者分心與會者分心v上面開大會，下面開小會。上面開大會，下面開小會。與會者爭議與會者爭議v“我覺得你提出的方案根本就不切實際，解決我覺得你提出的方案根本就不切實際，解決不了問題。不了問題?！眝“你的方案更離譜！你的方案更離譜！”v什么是對的，比誰的對的更重要。什么是對的，比誰的對的更重要。與會者拒絕參與與會者拒絕參與v如何打破沉默如何打破沉默v向他提問向他提問v贊揚他贊揚他與會者情緒變化與會者情緒變化v臉上浮現(xiàn)不耐煩的表情v頻繁看表少數(shù)人壟斷會議少數(shù)人壟斷會

22、議一言堂一言堂主持人自己離題主持人自己離題不由自主不由自主跟著跑題跟著跑題六、實戰(zhàn)訓(xùn)練、案例分析六、實戰(zhàn)訓(xùn)練、案例分析v模擬：模擬：一份會議通知一份會議通知v案例：案例：例會制度解析例會制度解析v模擬：模擬：一份會議流程一份會議流程一份會議通知（背景）一份會議通知（背景）v目標(biāo)：對年內(nèi)是否啟動目標(biāo)：對年內(nèi)是否啟動6S6S項目作出項目作出 表決。表決。v議題：議題：年內(nèi)上馬年內(nèi)上馬6S6S項目的可行性項目的可行性v參會者：相關(guān)部門主管（哪些部門呢？）參會者：相關(guān)部門主管（哪些部門呢？）v時間：時間：20062006年年1010月月2828日下午日下午? ?點到？點點到？點v地點：美的學(xué)院地點：美

23、的學(xué)院A105A105v其他你認(rèn)為在會議通知中應(yīng)該說明的事項？其他你認(rèn)為在會議通知中應(yīng)該說明的事項？西門子會議通知及流程（案例）西門子會議通知及流程（案例）一份會議流程一份會議流程v會議名稱：會議名稱：“中層主管周例會中層主管周例會”v會議目的：協(xié)調(diào)工作，解決問題。會議目的：協(xié)調(diào)工作，解決問題。v題目：題目：“這個例會怎么開？這個例會怎么開？”v要求：從會議開始直到會議結(jié)束，說明主持人和要求：從會議開始直到會議結(jié)束，說明主持人和參會者應(yīng)該如何共同完成會議。格式是參會者應(yīng)該如何共同完成會議。格式是“第一步：第一步：XXXXXX；第二步：；第二步：XXXXXX?！敝鞒制髽I(yè)內(nèi)部銷售會議主持企業(yè)內(nèi)部銷

24、售會議v參會者：接到通知的人員參會者：接到通知的人員v主持人：自告奮勇主持人：自告奮勇v時間：時間：1515分鐘分鐘v其他學(xué)員點評其他學(xué)員點評v導(dǎo)師總結(jié)導(dǎo)師總結(jié)結(jié)束會議結(jié)束會議v復(fù)述這次會議的目標(biāo)。復(fù)述這次會議的目標(biāo)。v總結(jié)這次會議所取得的成果?？偨Y(jié)這次會議所取得的成果。v多謝與會者參與多謝與會者參與( (或在適當(dāng)場合下，感謝他們或在適當(dāng)場合下，感謝他們的貢獻(xiàn)或關(guān)注的貢獻(xiàn)或關(guān)注) )。v必要的時候，宣布下一次會議的目標(biāo)、時間必要的時候，宣布下一次會議的目標(biāo)、時間及地點。及地點。作為參會者應(yīng)該做到的作為參會者應(yīng)該做到的v會議前會議前1.1.開會前要充分理解議題。開會前要充分理解議題。 2.2.在

25、會議前充分準(zhǔn)備好開會所需要的資料。在會議前充分準(zhǔn)備好開會所需要的資料。 3.3.事先思考要表達(dá)的意見。事先思考要表達(dá)的意見。 4.4.準(zhǔn)時參加會議。準(zhǔn)時參加會議。 作為參會者應(yīng)該做到的作為參會者應(yīng)該做到的會議中會議中1.1.注意傾聽別人的意見，盡量不要在別人發(fā)表注意傾聽別人的意見，盡量不要在別人發(fā)表觀點時打斷。觀點時打斷。 2.2.積極參與發(fā)言。積極參與發(fā)言。 3.3.注意力發(fā)言不脫離主題，對事不對人。注意力發(fā)言不脫離主題，對事不對人。 作為參會者應(yīng)該做到的作為參會者應(yīng)該做到的v導(dǎo)出結(jié)論導(dǎo)出結(jié)論1.1.盡心盡力地協(xié)助會議主持導(dǎo)出結(jié)論。盡心盡力地協(xié)助會議主持導(dǎo)出結(jié)論。 2.2.能贊成別人較好的意

26、見，而放棄自己的意見。能贊成別人較好的意見，而放棄自己的意見。 3.3.能堅持找出最好方案的態(tài)度，導(dǎo)出結(jié)論。能堅持找出最好方案的態(tài)度，導(dǎo)出結(jié)論。 天高任鳥飛天高任鳥飛海闊憑魚躍海闊憑魚躍第一講當(dāng)今會議面面觀1、引言2、會議的意義3、會議的目的4、會議的種類5、會議的頻率6、會議成本的計算引言會議的主要目的就是解決問題部門經(jīng)理，業(yè)務(wù)直線經(jīng)理應(yīng)該是一個人力資源管理專家，他會負(fù)責(zé)人才的選育用留，現(xiàn)在我們說首當(dāng)其沖的部門經(jīng)理應(yīng)該是一個主持會議的專家，會議管理的高手意義1、是一個集思廣益的渠道2、顯示組織或部門的存在3、是重要的群體溝通方式目的1、開展有效的溝通2、資訊傳達(dá)3、監(jiān)督員工的工作進(jìn)展4、達(dá)成

27、協(xié)議、解決問題5、決策和資源共享6、開發(fā)創(chuàng)意7、激勵員工的士氣8、鞏固經(jīng)理人地位會議的種類v按人數(shù)分1、一對一的會議2、團體的會議會議的種類v按開會方式分1、面對面會議2、電話會議3、視頻會議會議的種類v按開會目的分1、固定的部門會議2、臨時處理突發(fā)事件的會議3、宣布人事安排和政策的會議4、當(dāng)眾表揚或批評別人的會議5、集思廣益的會議關(guān)于會議頻率的建議1、固定部門會議至少每月一次2、全體的會議建議每半年一次3、處理突發(fā)性會議避免頻繁4、一對一的會議可以隨時舉行會議的成本會議的時間成本=參加會議的人數(shù)*（與會者的準(zhǔn)備時間+與會者的旅行時間）+會議秘書工作時間+會議服務(wù)人員工作時間會議的成本v會議的

28、時間成本v直接的會議成本v效率損失的費用第二講會議效率不高的原因及解決方案1、會議效率不高的原因2、如何進(jìn)行預(yù)防性管理3、高效會議的八大特征4、會議規(guī)范效率不高的原因（一）1、時間安排得不合適2、地點安排得不妥當(dāng)3、開會對象選擇不對4、主持人影響力不夠效率不高的原因（二）5、參會者的技能不夠6、準(zhǔn)備工作不夠充分7、目的和結(jié)果不夠明確如何進(jìn)行預(yù)防性管理（一）1、會議時間安排要合適2、會議地點安排要妥當(dāng)3、開會的對象要選擇對4、主持人要有影響力如何進(jìn)行預(yù)防性管理（二）5、參會者要有聽的技能6、要充份做好準(zhǔn)備工作7、明確開會原因和目的高效會議的八大特征（一）1、只有必要時才召集（MUST必須開NEE

29、D需要開）2、經(jīng)過好好籌備過3、擬定和分發(fā)了議程表4、嚴(yán)格遵守了時間高效會議的八大特征（二）v5、一切都要按部就班v6、請了最有經(jīng)驗的人出席v7、結(jié)束時做了評論和總結(jié)v8、記錄了決定、建議和負(fù)責(zé)人會議規(guī)范v時間安排方面的規(guī)范v固定的會議流程規(guī)范v會議本身要遵守的規(guī)則開會前的準(zhǔn)備工作v時間安排方面的規(guī)范v固定的會議流程規(guī)范v會議本身要遵守的規(guī)則成功會議的五種策略v引言(準(zhǔn)備工作做失敗了,就是準(zhǔn)備著失敗)v如何判斷是否需要開會v會議準(zhǔn)備的作用和方法v會議準(zhǔn)備的內(nèi)容v主持人如何做會前準(zhǔn)備不需要開會的情況v已經(jīng)按慣例開過的會議v沒有要討論的特別事情v還有比開會更好的辦法v預(yù)算出的會議成本太大v決策者已

30、經(jīng)決定的事情一定要開會的情況v把信息同時傳遞給很多人v需要別人參與以集思廣益v需要聽取各部門匯報v需要當(dāng)眾表揚或批評v給小組或部門分配任務(wù)時會議準(zhǔn)備的作用和方法v可以選擇最適當(dāng)?shù)挠懻摲绞絭使參會者有討論的方向v事先告知參會者做好準(zhǔn)備v節(jié)省會議時間及減少沖突會議準(zhǔn)備的1H5W法vH-How 怎么樣開會vW-Why 為什么開會vW- What 開什么樣的會vW- When 何時開會vW- Who 誰來參加會議 vW- Where 在哪兒開會討論題：多少個人開會最好會議準(zhǔn)備的內(nèi)容v會議目的你知不知道v是不是一定要開會才能達(dá)到上述目的v會議是什么形式、時間、議程、主持人、地點v會場如何布置（會場超過十

31、個人最好是U字形、很多人階梯式、集思廣益5-7人圓桌“半島形”）v會場如何布置（會場超過十個人最好是U字形、很多人階梯式、集思廣益5-7人圓桌“半島形”）v是否準(zhǔn)備會議的名簽，避免內(nèi)耗v是否安排出席人員的往返交通工具v是否安排出席人員的住宿v有沒有資料隨會議通知預(yù)先發(fā)出v必要的、輔助的、視聽的教材v會場周邊位置圖v是否要求參會者準(zhǔn)備資料，是否要復(fù)印分發(fā)大家v會后的娛樂安排v其它（是否有少數(shù)民族，是否有人吃素，是否有外國人參加是否要配翻譯，是不是有媒體記者參加他們?nèi)绾伟才抛唬h準(zhǔn)備的內(nèi)容主持人如何做會前準(zhǔn)備v設(shè)定溝通目標(biāo)v制定行動計劃v如何應(yīng)對爭執(zhí)v進(jìn)行SWOT分析SWOT分析vS-Stre

32、ngth 優(yōu)勢vW-Weakness 劣勢vO-Opportunity 機會vT-Threat 威脅會議成功的五種策略v引言v如何做開場白v如何分配發(fā)言時間v如何掌握議事進(jìn)度v如何達(dá)成會議決策開場白v開場白是會議開始之前3-5分鐘的談話，系統(tǒng)而簡潔，并有明確宗旨的一段講話（主要跟大家溝通開會的目的、時間安排、議事方式、還有約定俗成的會議規(guī)范）開場白的程序v概括會議進(jìn)行的程序v提供跟討論有關(guān)的資訊v規(guī)范會議的議程v指定會議記錄者v征求對議程設(shè)計的意見如何掌握議事進(jìn)度v掌握議事進(jìn)度的方式1、語言方式（少給幾分分鐘時間、帶到下一個問題、旁邊的那位怎么看呢）2、非語言方式（手勢、合上筆記本、沉默）如何

33、達(dá)成會議決策v彼得.德魯克74年v要有足夠多的時間，來檢查這個會議討論的事項困難是什么v用列舉或圖表的方法列出各種提案，并且開始討論v列舉事實客觀的比較各個題案的優(yōu)劣v估計各種提案的獲益率，支持哪個提案的多一些v評估有沒有采集更多資料的必要性，若有馬上散會，收集齊了再開會v參會者對各個提案的認(rèn)同度，舉手表決v確定下的提案再來分析，妥協(xié)，修改定案v跟蹤這個提案由誰來負(fù)責(zé)，由誰監(jiān)督，由誰執(zhí)行決策的方式v權(quán)威決策v少數(shù)服從多數(shù)v共識決策v無異議決策團隊決策的方法v頭腦風(fēng)暴法（別名叫突發(fā)性神經(jīng)錯亂，奧斯本發(fā)明的，要數(shù)量不要質(zhì)量）v德爾菲方法（專家群體解決）v易地思考法（有利于高水平的決策，新鮮的于眾不同的方法）v思路轉(zhuǎn)換法（設(shè)立一個黑臉，不同意見的人）五會議中的溝通與反饋技巧v引言v會議中的溝通技巧v會議中的反饋技巧會議中的溝通技巧v喜歡v在意溝通漏斗你心里想的你心里想的100%你嘴上說的你嘴上說的80%別人聽到的別人聽到的60%別人聽懂的別人聽懂的40%別人行動的別人行動的20%溝通的定義v為了設(shè)定的目標(biāo)把信息、思想、情感在個體或者群體之間傳遞并且達(dá)成協(xié)議的過程！溝通成功金三角設(shè)身處地設(shè)身處地自己自己對方對方六主持人的會議管理技巧