房地產(chǎn)公司材料采購流程(888).doc

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______________________________________________________________________________________________________________ 湖北**置業(yè)有限公司 重要材料采購流程 為了規(guī)范公司的重要材料采購行為，兼顧質(zhì)量和成本，在保證公司開發(fā)項(xiàng)目正常施工的前提下，提高材料（設(shè)備）質(zhì)量，減少投資成本。提高對供應(yīng)商的談判能力，以獲得較優(yōu)性價(jià)比的采購物資。特制定本流程。專業(yè)工程分包參照本流程。 1、各部門職責(zé) 　　1.1總經(jīng)理和總經(jīng)理室 　　1.1.1副總經(jīng)理參與重要甲供設(shè)備的合同談判； 　　1.1.2總經(jīng)理批準(zhǔn)采購合同； 　　1.2由總經(jīng)理室、成本合約部、工程部、銷售公司和監(jiān)理單位共同成立材料采購審查委員會(huì)（或招標(biāo)小組）； 1.2.1由工程材料部門分門別類準(zhǔn)備合格供應(yīng)商名錄，提交采購委員會(huì)審查、篩選，采購必須在合格供應(yīng)商范圍內(nèi)進(jìn)行； 1.2.2審核經(jīng)工程部確認(rèn)的材料計(jì)劃書。 　　1.3材料采購負(fù)責(zé)人 　　1.3.1負(fù)責(zé)設(shè)備、材料信息的收集，建立供應(yīng)商信息庫（材料樣品室、供應(yīng)商檔案）； 　　1.3.2負(fù)責(zé)物資供應(yīng)商的評價(jià)、選擇與控制，并編制《合格供應(yīng)商名錄》，由部門經(jīng)理批準(zhǔn)；負(fù)責(zé)對合格供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)考核，至少每年更新一次。 　　1.3.3負(fù)責(zé)審批物資采購計(jì)劃 　　1.3.4負(fù)責(zé)組織采購物資考察、招標(biāo)，明確所采購物資的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)； 　　1.3.5負(fù)責(zé)草擬采購合同，組織合同談判（乙供材料除外）； 　　1.3.6負(fù)責(zé)監(jiān)控采購合同的履行狀況； 1.3.7負(fù)責(zé)驗(yàn)證采購產(chǎn)品的質(zhì)量、規(guī)格和數(shù)量； 1.4.工程部 1.4.1負(fù)責(zé)審核施工單位提交的材料供應(yīng)計(jì)劃書，并為材料采購活動(dòng)保留充裕時(shí)間； 1.4.2負(fù)責(zé)招標(biāo)文件審核； 1.4.3參與物資供應(yīng)商的選擇； 1.4.4參與甲供物資合同談判； 1.4.5參與采購合同的審核與會(huì)簽； 1.4.6參與材料進(jìn)場驗(yàn)收。 1.5成本合約部 1.5.1負(fù)責(zé)招標(biāo)文件審核； 　　1.5.2參與物資供應(yīng)商的選擇； 　　1.5.3參與甲供物資合同的談判； 　　1.5.4參與采購合同的審核與會(huì)簽。 　　1.6經(jīng)營銷售部 　　參與對有關(guān)售樓書中所承諾的重點(diǎn)材料、設(shè)備的規(guī)格、檔次、功能等項(xiàng)目的招標(biāo)書審核。 　　1.7財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部 　　1.7.1參與物資供應(yīng)商的選擇； 　　17.2參與甲供物資合同談判； 　　1.7.3參與采購合同的審核與會(huì)簽。 　　1.8設(shè)計(jì)研發(fā)部（或設(shè)計(jì)師） 　　配合工程材料部對影響建筑外觀和使用功能的材料、設(shè)備進(jìn)行確認(rèn)。 　2.工作程序 　　2.1合格供應(yīng)商選擇 　　2.1.1供應(yīng)商能力調(diào)查 　　由材料采購員負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商和廠家提供的營業(yè)執(zhí)照、法人資格、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量鑒定書等資料。進(jìn)行全面的比較、選擇，建立供應(yīng)商信息庫（包括材料樣品室、供應(yīng)商名錄、設(shè)備材料推薦書等）。 　　2.1.2供應(yīng)商能力評價(jià) 　　評價(jià)內(nèi)容： 　　A．廠家能力的評價(jià)點(diǎn)：資質(zhì)證書（包括企業(yè)質(zhì)量認(rèn)證、產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、特殊產(chǎn)品認(rèn)證、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)證書）產(chǎn)品的技術(shù)先進(jìn)性、生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)設(shè)備、檢測手段、業(yè)績、售后服務(wù)等。 　　B．供應(yīng)商能力評價(jià)點(diǎn)：資質(zhì)證書（包括工商登記營業(yè)執(zhí)照代理或?qū)I證書等）注冊資金、代理品牌、經(jīng)營規(guī)模、業(yè)績、信譽(yù)、售后服務(wù)等。 　　評價(jià)方法： 　　根據(jù)廠家、供應(yīng)商評價(jià)的側(cè)重點(diǎn)組織相關(guān)部門人員以及采購資料員采取以下一種或幾種評價(jià)方法對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)（必要時(shí)邀請采購委員會(huì)成員參與）。 　　A．實(shí)地考察生產(chǎn)線及公司狀況。 　　B．實(shí)地考察產(chǎn)品在建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際應(yīng)用情況。 　　C．實(shí)地或通過其他方式了解用戶對廠家及其產(chǎn)品的使用、服務(wù)情況。 　　D．從行業(yè)機(jī)構(gòu)中了解廠家及其產(chǎn)品的市場率及用戶反映情況。 　　E．資質(zhì)評價(jià)：要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證。 　　F．樣品評價(jià)：要求供應(yīng)商提供樣品，公司對所提供的樣品進(jìn)行檢測、評價(jià)或試用。 　　G．業(yè)績評價(jià)：對供應(yīng)商以往提供同類物資的質(zhì)量狀況與信譽(yù)，如交驗(yàn)合格率、供貨是否及時(shí)以及售后服務(wù)是否良好等進(jìn)行調(diào)查評價(jià)。 　　2.1.3編制合格供應(yīng)商名錄 　　2.1.3.1公司合格供應(yīng)商名錄中應(yīng)包含兩類：一是公司匯總各方意見后形成的合格供應(yīng)商；二是針對公司采購的主要設(shè)備材料（量大、高價(jià)值）確定若干家廠商作為長期合作的戰(zhàn)略伙伴。 　　2.1.3.2工程材料采購員將以上評價(jià)結(jié)果分類填入《供應(yīng)商評價(jià)表》,對各供應(yīng)商及其產(chǎn)品進(jìn)行綜合分析、比較、選擇出合格的供應(yīng)商及其產(chǎn)品，列入《合格供應(yīng)商名錄》，同一種物資應(yīng)有多個(gè)合格供應(yīng)商可供選擇?！逗细窆?yīng)商名錄》報(bào)送公司采購審查委員會(huì)審批。 　　2.2物資采購 　　2.2.1甲供物資的采購驗(yàn)收 　　甲供物資包括：電梯、空調(diào)設(shè)備、消防工程設(shè)備、水泵、凈水設(shè)備、自動(dòng)供水設(shè)備、污水處理設(shè)備、發(fā)電機(jī)組、安防監(jiān)控設(shè)備、高低壓開關(guān)柜、變壓器等。（可結(jié)合本公司具體要求適當(dāng)增減，如鋼材、商品砼、外墻磚、外墻干掛石材、門窗、公共區(qū)域墻地磚、燈具、開關(guān)面板、防水材料、綠化喬木、景觀部分材料等） 　　2.2.1.1《采購產(chǎn)品招標(biāo)書》的編制 　　工程開工后工程材料員負(fù)責(zé)材料設(shè)備信息的收集，建立供應(yīng)商信息庫（材料樣品室、供應(yīng)商檔案），依據(jù)施工單位經(jīng)監(jiān)理單位和工程部、材料采購審查委員會(huì)審核通過的材料設(shè)備計(jì)劃書，編寫《材料（設(shè)備）采購產(chǎn)品招標(biāo)書》，并按流程報(bào)送工程部、成本合約部、財(cái)務(wù)部、銷售部、材料采購審查委員會(huì)審核會(huì)簽。 　　2.2.1.2招標(biāo)、評標(biāo)、簽定合同 　　A.工程材料員根據(jù)公司所開發(fā)樓宇的檔次及采購物資的類別、性能要求，根據(jù)《合格供應(yīng)商名錄》對供應(yīng)商進(jìn)行選擇（同一設(shè)備或材料必須有三家以上的供應(yīng)商），分發(fā)產(chǎn)品招標(biāo)書，執(zhí)行《招標(biāo)管理程序》。 　　B.收到投標(biāo)書后工程材料負(fù)責(zé)人組織總經(jīng)理室、工程部、成本合約部、財(cái)務(wù)部、銷售部、監(jiān)理單位有關(guān)人員對產(chǎn)品的外觀、性能、制造工藝、維保服務(wù)、使用情況等及供應(yīng)商的資信、實(shí)力、交貨期、供應(yīng)價(jià)進(jìn)行綜合評判（必要時(shí)到廠家和已使用該產(chǎn)品的項(xiàng)目考察），以開標(biāo)報(bào)告的形式記錄評判結(jié)果，確定入圍供應(yīng)商。 　　C.確認(rèn)入圍供應(yīng)商后，工程材料負(fù)責(zé)人協(xié)同成本合約部、財(cái)務(wù)部、監(jiān)理單位、總經(jīng)理室有關(guān)人員與入圍供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判并形成會(huì)議記錄，最后確認(rèn)供應(yīng)商。 　　D.工程材料負(fù)責(zé)人組織草簽合同，并會(huì)同工程部、成本合約部及財(cái)務(wù)部對合同的準(zhǔn)確性、合法性、付款方式的合理性及其它風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。 　　E.合同生效后，工程材料員將合同原件分發(fā)給財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商，復(fù)印件分發(fā)給工程部、成本合約部、監(jiān)理單位。 　　2.2.1.3低值易耗零星物資的采購 　　根據(jù)工程部編制材料供應(yīng)計(jì)劃書或?qū)徍耸┕挝惶峤坏牟牧瞎?yīng)計(jì)劃書，由工程材料員進(jìn)行詢價(jià)，經(jīng)工程部、成本合約部、財(cái)務(wù)部審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后采購。 　　2.2.1.4驗(yàn)收 　　執(zhí)行國家現(xiàn)行驗(yàn)收規(guī)范，滿足設(shè)計(jì)要求。 　　2.2.2乙供物資的控制 　　乙供物資包括：鋼筋、水泥、砂石、墻磚、面磚、地磚、照明箱、開關(guān)、燈具、插座、電線、管材、閥門等。（可根據(jù)本項(xiàng)目總包合同相應(yīng)增減材料） 　　2.2.2.1認(rèn)價(jià)、確定品牌 　　A.工程部經(jīng)理對監(jiān)理單位審核過的由施工單位提供的乙供物資（除地材外）采購計(jì)劃（施工單位按施工合同要求分階段提交），進(jìn)行確認(rèn)，工程材料負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)對材料、設(shè)備的品牌和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確定（需認(rèn)價(jià)材料由工程材料負(fù)責(zé)人、成本合約部核定價(jià)格），設(shè)計(jì)研發(fā)部（或設(shè)計(jì)師）配合工程材料部對影響建筑外觀和使用功能的材料、設(shè)備進(jìn)行確認(rèn)。 　　B成本合約部將認(rèn)價(jià)單及時(shí)下發(fā)到工程部，由工程部、監(jiān)理單位、施工單位三方會(huì)簽確認(rèn)其中一家供應(yīng)商。 　　2.2.2.2驗(yàn)收 　　A.項(xiàng)目部經(jīng)理委托監(jiān)理公司監(jiān)督施工單位根據(jù)國家規(guī)范、設(shè)計(jì)要求對乙供物資進(jìn)行外觀、性能驗(yàn)收，確認(rèn)施工單位填寫《材料報(bào)驗(yàn)單》，合格品批準(zhǔn)進(jìn)場使用。 　　B.施工單位在安裝過程中造成產(chǎn)品損壞問題的由施工單位聯(lián)系分包商進(jìn)行協(xié)調(diào)、處理。 　　2.3合格供應(yīng)商的評價(jià): 　　A．工程材料采購員負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，其中包括： 　　●《供應(yīng)商評價(jià)表》 　　●《產(chǎn)品使用情況表》（調(diào)查使用單位或部門后填寫） 　　●《合格供應(yīng)商考核表》 　　●《工程部月報(bào)》（對材料、設(shè)備的評價(jià)部分） 　　B．項(xiàng)目竣工驗(yàn)收交付后，由工程部、成本合約部、財(cái)務(wù)部、材料審核委員會(huì)有關(guān)人員及時(shí)采取適當(dāng)?shù)姆绞綄μ峁┊a(chǎn)品的合格供應(yīng)商進(jìn)行全面評價(jià)一次，填寫《合格供應(yīng)商考核表》并納入合格供應(yīng)商檔案，評價(jià)時(shí)主要依據(jù)： 　　●進(jìn)貨檢驗(yàn)記錄 　　●采購合同履行情況 　　●產(chǎn)品使用情況表 　　C．項(xiàng)目交付使用一年后，由工程部材料負(fù)責(zé)人列出需了解的產(chǎn)品目錄，向工程部或物業(yè)公司收集產(chǎn)品使用情況的評價(jià)記錄。 D．對考核中達(dá)不到規(guī)定要求的供應(yīng)商，取消其合格供應(yīng)商資格，三年內(nèi)不得向其采購材料、設(shè)備。 2.4材料采購流程圖： 施工單位擬定材料設(shè)備采購計(jì)劃報(bào)送監(jiān)理部 ↓ 監(jiān)理單位審核工程量后報(bào)工程部 ↓ 工程部在監(jiān)理審核的采購計(jì)劃單上審核會(huì)簽，送材料材料采購負(fù)責(zé)人 ↓ 材料采購負(fù)責(zé)人確認(rèn)后報(bào)材料審核委員會(huì) ↓ 材料審核委員會(huì)按公司要求確定入圍供應(yīng)商和采購限價(jià) ↓ 成本合約部審價(jià)、分管領(lǐng)導(dǎo)審核 ↓ 材料采購負(fù)責(zé)人組織相關(guān)部門進(jìn)行考察、招標(biāo)、談判、合同審核會(huì)簽 ↓ 材料設(shè)備供應(yīng)商確定后采購負(fù)責(zé)人按合同采購 ↓ 材料設(shè)備進(jìn)場，工程部組織監(jiān)理和施工單位簽字驗(yàn)收 ↓ 材料采購負(fù)責(zé)人持續(xù)跟蹤反饋，協(xié)調(diào)供應(yīng)商按需及時(shí)供貨 材料設(shè)備采購流程圖 3 工作準(zhǔn)則 3.1 在材料（設(shè)備）供應(yīng)商納入信息庫前，采購人員必須對供應(yīng)商進(jìn)行綜合考評，對其公司簡介、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證、付款要求、售后服務(wù)、產(chǎn)品特點(diǎn)等進(jìn)行比較，并以報(bào)告形式上報(bào)公司材料（設(shè)備）采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，方能入庫。 3.2 公司所有員工均有權(quán)推薦優(yōu)秀的供應(yīng)商，經(jīng)材料采購委員會(huì)審核，可納入公司材料設(shè)備信息庫。 3.3 采購方式主要以邀請招標(biāo)、議標(biāo)、尋價(jià)采購、直接簽訂合同（長期戰(zhàn)略合作伙伴）四種采購方式；必要時(shí)可以采用公開招標(biāo)形式。 3.4材料員在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)在公司信息庫中提取，但區(qū)域性較強(qiáng)的材料（設(shè)備）除外。 3.5 采購人員在洽談某項(xiàng)材料（設(shè)備）時(shí)，原則上供應(yīng)商不得少于三家。如有必要，可以采用多輪洽商、多次談判等方式進(jìn)行，以便降低公司的投資成本。 3.6采購人員與供應(yīng)商洽談時(shí)，必須堅(jiān)持“秉公辦事，維護(hù)公司利益”的原則，并做好記錄，以報(bào)告形式上報(bào)；單宗采購總額預(yù)計(jì)50萬元以上（含）報(bào)大宗材料審核委員會(huì)審核，董事長或總經(jīng)理審批；單宗采購總額預(yù)計(jì)5萬元以上、50萬元以下報(bào)大宗材料審核委員會(huì)審批，總經(jīng)理簽字。單宗材料采購金額預(yù)計(jì)在5萬元以下，報(bào)工程部、合約部、財(cái)務(wù)部審批，總經(jīng)理簽字。報(bào)告中包括產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量、價(jià)格、特點(diǎn)及特性等進(jìn)行比較（技術(shù)參數(shù)、價(jià)格、特點(diǎn)以表格形式體現(xiàn)）。 3.7 報(bào)告得到批復(fù)后，依照公司領(lǐng)導(dǎo)批示意見，綜合考慮“質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)”等問題，確定供應(yīng)商。 3.8 公司采購人員必須堅(jiān)持“五不購”和“三比一算”的原則。包括公司的零星采購。 五不購： ①?zèng)]有提供書面采購計(jì)劃且未經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)不購； ②材料、設(shè)備規(guī)格不符，質(zhì)量不合格，價(jià)格不合理的不購； ③無材質(zhì)證明和產(chǎn)品合格證的不購； ④凡考評不合格的產(chǎn)品不購； ⑤現(xiàn)場、倉庫能夠代用的材料不購。 三比一算：比質(zhì)量、比價(jià)格、比售后服務(wù)、算成本。 3.9 材料（設(shè)備）單宗采購總額預(yù)計(jì)在5萬元以上（不含），原則上應(yīng)以招投標(biāo)形式來完成。 3.10 在采購招標(biāo)過程中必須堅(jiān)持以下原則： （1）在材料（設(shè)備）招標(biāo)過程中，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)、完整地公開必要的信息資料。 （2）在招投標(biāo)采購活動(dòng)中，具備招標(biāo)文件要求的法人或組織均享有公平同等的機(jī)會(huì)參與投標(biāo)競爭。 （3）在招投標(biāo)采購活動(dòng)中，嚴(yán)禁任何投標(biāo)方以非正常渠道獲取特權(quán)，使其他投標(biāo)人受到不公正的對待。 （4）招投標(biāo)采購過程中，招投標(biāo)雙方都應(yīng)本著誠實(shí)守信的原則履行其應(yīng)盡義務(wù)。 3.11 在采購過程中，違反以上操作規(guī)程，為供應(yīng)商謀取利益的，一經(jīng)查出，公司將依本制度嚴(yán)肅處理。 3.12 采購材料（設(shè)備）時(shí)必須簽訂《訂貨合同》，一式四份，供需雙方各執(zhí)兩份，一份提交公司備案，一份留公司財(cái)務(wù)保存，其他部門使用復(fù)印件。 4 采購人員職業(yè)規(guī)范 4.1 采購是一項(xiàng)重要、系統(tǒng)、嚴(yán)肅的工作，各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須具備高度的責(zé)任心和職業(yè)道德觀念，時(shí)刻維護(hù)公司利益，為公司考慮。 4.2 采購人員代表公司形象，工作中應(yīng)當(dāng)有禮、有利、有節(jié)，不允許有傲慢的舉止和不公平的對待。 4.3 采購人員只有在有助于商業(yè)合作及協(xié)調(diào)工作的前提下，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可接受供應(yīng)商的邀請，進(jìn)行考察、參觀等公開的商務(wù)活動(dòng)。 4.4 采購人員在采購談判過程中，無論任何原因，都不允許接受供應(yīng)商直接或間接的帶有娛樂性質(zhì)的邀請。 -可編輯修改-