【制度范例】4S店配件服務管理制度(WORD7頁

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1、 文件編號：ZY/CJ 規(guī)章制度-003 第 三 篇 配件服務管理制度 （作業(yè)指導書－質量體系三層次文件之三） 第一章 配件工作規(guī)定 一、訂貨的規(guī)定 1、配件訂貨由計劃員負責。 2、每月必須按時向上海大眾（廣州）有限公司訂貨，準確地傳送定單。定單金額、品種數(shù)量、新增配件必須在傳遞前由配件經(jīng)理審核，站長批準。 3、根據(jù)客戶要求，開展特殊

2、配件訂貨服務。 二、借進和借出的規(guī)定 1、借進借出由計劃員負責。 2、借進配件由計劃員根據(jù)倉庫的通知落實借進方向，開出借進通知書，由采購人員或計劃員負責借調。 3、借出配件由計劃員根據(jù)倉庫存貨開出借出單，總成件借出須請示配件經(jīng)理批準。 4、車間借用配件必須有車間主任同意的借據(jù)方可借出，必須記錄。 三、退換和缺貨的規(guī)定 1、已銷售的配件在未使用且包裝完好的前提下，在規(guī)定的時間內(nèi)可以退貨；配件退換由經(jīng)手人確認后辦理退貨手續(xù)，經(jīng)配件經(jīng)理簽字后予以退換。 2、對車間退還的配件必須嚴格檢查，損壞配件報送車間主任處理。 3、

3、及時補充缺貨庫存，滿足車間需要。 4、維修過程中發(fā)生的缺貨，必須及時解決，并做好缺貨時間記錄。各項記錄是有關人員效益考核的一項指標。 四、配件部計算機管理的規(guī)定 1、所有操作計算機人員必須按規(guī)定執(zhí)行開、關機及上、下網(wǎng)程序，準確輸入信息。 2、所有操作人員必須按規(guī)定權限使用計算機，禁止越權使用，禁止修改計算機信息，需修改的信息報配件經(jīng)理批準。 3、配件的編號由計劃員負責，必須有利于查詢。 4、計算機使用過程中發(fā)生異常情況必須停止使用，及時通知電腦管理員或值班領導。 5、每半年將微機配件數(shù)據(jù)與實際庫存配件進行一次核對。 6

4、、保持計算機的清潔。 五、配件價格的規(guī)定 1、配件的價格由站長按物價規(guī)范制定，配件經(jīng)理負責實施。 2、配件定價根據(jù)上海大眾的要求進行，市場價格與服務部協(xié)商合理定價。 3、配件價格波幅>±5%時，配件計劃員必須及時匯報配件經(jīng)理，經(jīng)請示站長同意后進行價格調整，調整完畢后及時通知服務部；另外總成件的漲幅必須及時向配件經(jīng)理匯報，并將信息及時通報站長。 六、配件銷售、索賠的規(guī)定 1、在不影響車間配件供應的前提下大力開展配件銷售工作。 2、特殊配件不對外銷售。 3、配件索賠工作由倉庫主任負責。 4、品種不對或維修過程中出現(xiàn)的

5、質量問題及配件銷售不在索賠范圍內(nèi)，特殊情況另外處理。 5、符合索賠標準的經(jīng)倉庫主任確認后必須無條件索賠，確認后的索賠件由倉庫收發(fā)員負責收回，并辦理索賠清單。 6、計劃員每月向配件經(jīng)理匯報索賠情況，并做好索賠記錄。 七、配件驗證入庫的規(guī)定 1、所有配件必須依據(jù)清單嚴格驗收。 2、驗收工作必須根據(jù)入庫單的品種、數(shù)量、質量全面驗收。 3、驗收完畢后必須真實地填寫收料單；殘缺、短少必須向配件經(jīng)理匯報。 4、嚴禁無單驗證入庫，需填寫入庫單的必須填寫。 5、計劃員必須根據(jù)收料單或入庫單入帳。 八、提貨的規(guī)定 1、在

6、運輸過程中，提貨人員必須高度認真負責，確保貨物安全。 2、在貨物裝卸過程中，造成貨物損壞，根據(jù)實際情況給予當事人處罰，處罰標準根據(jù)公司規(guī)定。 第二章 配件及倉庫管理制度 一、配件、材料的驗證入庫存 1、接受配件驗證單，并核對月度計劃。 2、入庫配件、材料必須嚴格交接，憑驗證單及時驗證。檢查配件、材料的名稱、數(shù)量與驗收單內(nèi)容是否一致，有無附件、有無損壞。 3、入庫配件的數(shù)量驗證、按件計算的要全部點數(shù)。配件質量驗證，外觀質量一般憑目視，手觸感管檢查和經(jīng)驗鑒別。驗證須當日完成。數(shù)量大的，當天晚上即使加班也難以驗完，次日必須驗完。 4、經(jīng)過正式驗

7、證后，由保管員簽字填寫入庫單后方能上貨架、記帳。 5、驗證時發(fā)現(xiàn)少量短缺、配件損壞、品種規(guī)格不符、質量不合格等，必須核實情況，查明原因、落實責任，與供貨單位聯(lián)系。在未做出處理前保持原來包裝，單獨存放，做好記錄，負責保管，不能上架發(fā)放。 6、驗證合格的配件、材料隨即辦理入帳手續(xù)。 二、配件儲存、保管 1、配件存放應貫徹便于收、發(fā)、檢驗、計數(shù)清點的原則，做到帳、物一致，便于發(fā)料、保管、核算。 2、易燃物資必須做到分庫存放，易碎、易損材料必須輕拿輕放，不得碰撞、擠壓。 3、倉庫保管人員必須嚴格執(zhí)行定期盤點制度和進行經(jīng)常性的抽查盤點，要隨掌握配件

8、材料收、發(fā)、存的增減變化和質量情況，及時采取有效的維護保養(yǎng)措施，并向計劃員提供配件庫存信息。 4、配件、材料的帳、卡及其他原始單據(jù)，按規(guī)定負責保管，不得丟失。 三、配件領、發(fā)料管理規(guī)定 為了強化配件管理工作，嚴格按ISO9002標準規(guī)范領、發(fā)料工作程序，防止因配件引起的質量事故，特制定本規(guī)定： 1、實行“交舊領新”的配件領料原則。先交舊，后領新，如客戶確需帶走舊件時，必須經(jīng)客戶和車間主任同時簽字，配件部方可退回舊件。 2、修理人員必須憑維修委托書到領料窗口領料，無委托書，配件部應拒絕發(fā)料。 3、領取事故車配件，嚴格按“估價單”規(guī)定的范圍領料，確需超領配件時，必須經(jīng)前臺業(yè)

9、務接待簽字同意，配件部方可發(fā)料。 4、配件部發(fā)料人員應嚴格按規(guī)定及時、準確、熱情發(fā)放配件。 5、業(yè)務繁忙時，修理人員應自覺有序的排隊領料。 6、領取配件時，修理人員應該當場驗證配件，攜離領料區(qū)的配件將視為合格品。 7、特殊情況，修理人員可通過車間主任或前臺業(yè)務接待簽字向配件部暫借配件。以上規(guī)定望全體員工遵照執(zhí)行，違者按有關規(guī)定處罰。 此規(guī)定從下發(fā)之日起執(zhí)行。 二000年二月二十二日 四、廢舊配件的管理 1、收回的廢舊配件、集中管理，專人負責，杜絕外流。 2、門、貨箱蓋、發(fā)動機

10、蓋、側板等外殼，屬可修復利用的舊件，經(jīng)修復驗收合格后建帳保管。 3、一般的舊配件、總成不準修復利用，一律破壞后送廢品部門。 五、記帳和盤點 1、倉庫管理業(yè)務中做到微機賬目與倉庫實際庫存相符。 2、配件、材料的驗收、入庫、發(fā)料、銷售、報損、盈虧等均須憑正式單據(jù)列帳。 3、在盤點中發(fā)現(xiàn)庫存短少、盈虧、變質等情況，必須查明原因、落實責任，辦理正式手續(xù)，填寫有關憑證，經(jīng)配件經(jīng)理簽字報財務審核，經(jīng)總經(jīng)理批準才能列帳核銷或調整。 六、倉庫和危險品庫房安全規(guī)定 1、倉庫和危險品庫房是保管配件、材料的重要部門，確保倉庫和危險品庫房安全是每個倉庫保管

11、人員的首要職責。 2、消防工作按公司要求進行管理，倉庫和危險品庫房指定專人負責。倉庫和危險品庫房保管人員必須增強防火意識和消防知識，正確使用器材。 3、放置消防器材的位置必須固定，消防器材不得挪作他用，要定期檢查更換，貫徹“預防為主、防消結合”的方針。 4、庫房內(nèi)嚴禁火種和火源，采取相應防范措施，嚴禁動火。庫房內(nèi)嚴禁吸煙。 5、非倉庫管理人員及無關人員不準進入倉庫和危險品庫房。 6、門、窗、電源線路保持完好，下班時關好門窗、上好鎖，倉庫工作人員必須增強防盜意識。 第三章 配件單據(jù)管理條例 1、單據(jù)是配件工作的原始記錄，配件進出的憑證和依據(jù)，本部所有工作人員有責任和義務做好單據(jù)的管理工作。 2、所開單據(jù)必須完整、清晰。 3、單據(jù)一經(jīng)開出必須迅速傳遞，不得拖延和積壓。 4、妥善保管單據(jù)，做到不丟不損，按月裝訂存檔備查。 5、不準許他人查閱，所有單據(jù)未經(jīng)批準不得銷毀。 6、單據(jù)一但丟失，必須馬上報告配件經(jīng)理，聽候處理。 7、任何人都不得偽造、修改單據(jù)、帳。 6