建筑工程有限公司材料采購管理制度.doc

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______________________________________________________________________________________________________________ 材料采購管理制度 第一章 總 則 第一條 目的 為加強公司規(guī)范化管理，規(guī)范采購工作，保障工程進度的正常持續(xù)進行，選擇合格的供應商（廠家）并對采購過程進行嚴格的控制，確保供貨商提供的物料滿足施工的規(guī)定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。 第二條 適用范圍 本辦法適用于公司各項目工程施工材料物料采購時，計劃審批的價格之審核、訂購、驗收、付款結(jié)算等，除另有規(guī)定外，悉以制度處理。 第三條 職責劃分 1、由采購員全面負責對各工程材料物料的采購工作； 2、由工程部經(jīng)理對工程部材料清單和材料使用計劃計劃單的數(shù)量、要求進行詳細審核把關； 3、由工程部對各類材料的質(zhì)量、技術要求把關； 4、由采購員對該工程材料的數(shù)量、規(guī)格、價格控制把關。 第二章 采購（計劃）審批 第一條 采購計劃的制定 1、工程部應依據(jù)應根據(jù)圖紙、及實際需要制定《材料計劃單》和《用料計劃表》，確保材料規(guī)格、型號、數(shù)量無誤并簽字后報總經(jīng)理進行審批； 2、總經(jīng)理審批后，采購員依據(jù)工程部《材料計劃單》和《用料計劃表》制定《采購計劃表》報總經(jīng)理審批，總經(jīng)理審批后，由采購員執(zhí)行采購計劃。 第二條 選擇供應商 根據(jù)審批后的采購計劃，選擇合格的供應商，進行詢價、議價與項目技術人員技術溝通評選確定后，每種材料供應商不準少于三家，由部門領導審核。 1、供應商的選擇可以通過互聯(lián)網(wǎng)、宣傳冊（合格供應商）廠家中選?。? 2、長期報價采購，凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的材料，應事先選定廠商，議定長期供應價格。 第三條 價格調(diào)查 1、已核定的材料，必須經(jīng)常分析了解或收集資料，作為降低成本之依據(jù)； 2、已核定之材料采購單價如需上漲或降低，應附上書面之原因說明； 3、采購的數(shù)量或頻率有明顯增加時，應要求供應商（廠家）適當降低單價； 第四條 詢價、比價和議價 1、根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標準、數(shù)量和交付期的不同，采購人員應選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象； 2、采購人員根據(jù)過去采購的情況、市場變化情況、以及公司成本預算等情況，確定采購目標價格； 3、在得到供應商的報價信息后，采購人員對供應商的報價條件進行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面項目部技術人員進行核對，以保證供應商提供的物料符合公司實際的采購要求，并對供應商所報的價格、交付期、售后服務等方面進行分析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應商； 4、供應商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采購人員應送請購部門確認； 5、專用材料或用品，材料公司應會同使用部門共同詢價與議價； 6、對廠商的報價資料整理后，經(jīng)辦人員應深入分析，以電話等聯(lián)絡方式向廠商議價。在公司規(guī)定的權限范圍內(nèi)，采購人員應與供應商進行磋商，以使雙方最終在全部條款上達成一致； 7、對重大的物資采購，無論是技術、商務談判，要保證參加人數(shù)不少于兩人。有關價格、選型及其他重要的技術、商務談判，要求有兩個以上的部門派人參加。 第五條 購前審批 采購員與供貨商初步溝通并完成詢價后，在《訂購匯簽單》上詳細填列以下事項，呈報負責相關部門領導審批： 1、詢價或議價結(jié)果及擬定“訂購供貨商”“交貨期限”與“報價有效期限”等； 2、注明與供貨商擬定的付款條件； 3、需與供貨商簽訂長期合同的，采購員應將草擬的《長期合同書》報相關部門領導審批。 第六條 價格復核與市場行情資料提供 1、采購員應調(diào)查主要材料的市場與行情，并建立供貨商資料，作為采購及價格審核的參考； 2、采購員應就公司工程部所提重要材料項，提供市場行情資料，作為材料存量管理及核決價格的參考。 第七條 訂購作業(yè) 采購人員接到經(jīng)批準的“定購單”后，應與供應廠商進一步接觸， 進行正式的質(zhì)量、價格和后續(xù)服務談判。金額較大或批量采購的應到對方生產(chǎn)工廠進行實際考察，在充分了解對方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)后，向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意向，并送樣報驗，未通過報驗的材料不準采購。 第八條 簽訂采購合同 1、在采購作業(yè)所需的全部條款與供應商達成一致后，采購員需填寫正式的采購合同，合同需要列明至少下列條款： （1）供應商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式； （2）采購物料的詳細描述：包括品名、型號、規(guī)格等，如有超出標準的特殊要求需特別注明； （3）訂單所采購的數(shù)量/重量；單位包裝數(shù)量/重量；包裝件數(shù)； （4）價格：單價，合計價，合同總額，定金或預付款； （5）交付期：分批交付時應明確每批的交付時間和交付數(shù)量； （6）付款方式； （7）所需的質(zhì)量證明（檢驗單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗報告單等）； （8）質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問題是進行退換或其他處理方法； （9）運輸方式和銷售發(fā)票的要求。 2、采購單經(jīng)部門經(jīng)理審核后，加蓋公司合同公章經(jīng)對方簽章后生效。到供應廠商處現(xiàn)場采購的，由授權代理人簽字，對方簽章后生效；采購單一式兩份，雙方各保存一份。材料公司負責采購合同的傳閱會簽和各部門的存檔。 3、采購人員應跟蹤控制材料物料交貨期，及時向供應商跟催交貨進度。 4、發(fā)貨前要求供應商在“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式”，以便驗收確認。 5、若屬分批交貨者，采購人員應在“訂購單”上注明“分批交貨”以資識別。 6、長期訂貨和大額進貨，原則上均應通過簽訂買賣合同的辦法進行，應與供應商定買賣合同書一式兩份。第一份存行政辦，第二份存供應商，另需合同復印件四份分別交材料公司、核算中心、財務中心及工程部存檔。 第九條 緊急訂貨 采購人員接到主管經(jīng)理以電話聯(lián)絡的緊急采購案件，應立即進行詢價、議價，迅速辦理。 第十條 進度控制及事物聯(lián)系 除一般采購作業(yè)方式外，材料公司可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購： 1、集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，材料公司定期集中辦理采購； 2、長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，材料公司應事先選定廠商，擬定長期供應價格，呈準后通知各請購部門依需要提出請購。 第十一條 退貨作業(yè) 對于檢驗不合格的材料退貨時，應開立“材料退貨單”并見附有關的“材料檢驗報告表”呈主管簽認后，憑此異常材料出廠。 第三章 驗收與付款 第一條 貨物進廠驗收 1、貨物進場供應商交貨時，采購人員通知庫管員，實際清點件數(shù)或稱重，對貨物攜帶的有關證件進行驗證，經(jīng)與采購清單或采購合同內(nèi)容核對相符后簽收，倉庫出具入庫單并由庫管員簽章入庫。如發(fā)現(xiàn)不符時，即通知材料公司會同處理； 2、對有專項質(zhì)量要求的材料物資，通知工程部派質(zhì)檢員驗收，驗收合格后由庫管出具入庫單并由庫管員簽字。 第二條 付款結(jié)算 1、嚴格按照公司報賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行； 2、采購款項須按采購合同規(guī)定或采購單所約定的時間由材料公司統(tǒng)一支付； 3、付款申請由采購人員或被委托采購人員提出，申請付款應嚴格按照采購合同要求和項目進度情況進行，分清輕重緩急，必要時須提交驗收報告、物品入庫單據(jù)和對方發(fā)票，申請付款單上應注明預付款、已付款、余款，按審批權限經(jīng)相關負責人簽字后，方可辦理付款手續(xù)； 4、只有在出現(xiàn)以下情況時才可由采購人員借款或墊款進行直接支付： （1）緊急采購且不能及時辦理財務支付手續(xù)； （2）在外埠采購且供應商要求立即付款時； （3）在現(xiàn)場調(diào)試期間急需材料的采購； （4）1000元以下的零星采購。 第三條 進度控制及異常處理 1、材料公司應特別注意“采購單”注明的到貨時間要求，掌握到貨進度； 2、采購人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延誤時，應主動與供貨廠商聯(lián)系催交，對異常原因及時處理對策，匯通相關職能部門、分公司處理。 第四條 質(zhì)量評價 使用單位應就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以關注，根據(jù)使用效果對材料質(zhì)量提出評價，以利于進一步工作。 第四章 附 則 第一條 參與采購過程的各相關部門，既要明確分工、明確責任、互相配合，還要注意發(fā)揮互相監(jiān)督的作用，確保企業(yè)的利益不受損害； 第二條 參加采購的人員要嚴格自律，加強法制觀念，自覺抵制不正之風，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全體員工監(jiān)督； 第三條 超出本辦法的事項呈董事長核準后實施； 第四條 本辦法自公布日期執(zhí)行。 二○一一年三月十二日  THANKS !!! 致力為企業(yè)和個人提供合同協(xié)議，策劃案計劃書，學習課件等等 打造全網(wǎng)一站式需求 歡迎您的下載，資料僅供參考 -可編輯修改-