科技檔案管理規(guī)定實施細則

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1、最新 精品 Word 歡迎下載 可修改深圳市燃氣集團有限公司企業(yè)標準 Q/SR G14.1-1999科技檔案管理規(guī)定實施細則 1999年3月12日發(fā)布 1999年3月12日實施燃氣技術(shù)咨詢委員會發(fā)布目 錄 第一章 總則 1 第二章 文件材料歸檔及保管期限 1 第三章 科技檔案分類編號辦法 2 第四章 科技檔案的保管和統(tǒng)計 7 第五章 科技檔案的鑒定和銷毀 9 第六章 科技檔案的利用和保密 10 第七章 科技文件材料復(fù)制和發(fā)放 11 附錄A 科技檔案管理網(wǎng)絡(luò) 13 附錄B 文件材料歸檔范圍及保管期限表 14 附錄C 科技檔案案卷質(zhì)量要求與案卷整理方法 23深圳市燃氣集團有限公司企業(yè)標準科技檔案管

2、理規(guī)定實施細則 Q/SR G14.1-1999 本標準依據(jù)中華人民共和國檔案法國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定科學技術(shù)檔案工作條例深圳市工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則深圳市城市建設(shè)檔案管理規(guī)定而制定、適用于本企業(yè)科技檔案的管理。 第一章 總 則 第一條 為使集團公司深燃字199753號文科學技術(shù)檔案管理規(guī)定的通知更具有切實的可操作性，保證文件材料完整、準確、系統(tǒng)地收集歸檔，以利于檔案信息的科學管理和開發(fā)利用，促進和服務(wù)于集團公司的經(jīng)濟發(fā)展，科學進步，特制定本細則。 第二條 集團公司科技檔案情報工作遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級管理的原則。服從公司主管部門的領(lǐng)導(dǎo)，接受上級檔案部門的檢查考評。 第三條 集團公司由

3、總工程師主管科技檔案情報工作。科技檔案情報管理應(yīng)形成網(wǎng)絡(luò)、詳見附錄A燃氣集團科技檔案情報管理網(wǎng)絡(luò)圖。集團公司科技檔案情報室和基層檔案員應(yīng)各負其責，共同做好集團公司科技檔案情報管理工作。第二章 文件材料的歸檔及保管期限 第四條 文件材料歸檔范圍 詳見附錄B文件材料歸檔范圍及保管期限表 第五條 文件材料歸檔時間 一、各項技術(shù)管理工作中形成的文件材料，在第二年3月末要將應(yīng)歸檔的文件材料組成案卷，屬集團公司科技檔案情報室建檔保存的由有關(guān)部門及二級公司負責人審定后，交集團公司科技檔案情報室歸檔。屬部門及二級公司建檔保存的，應(yīng)交本單位專（兼）職檔案員歸檔。 二、基建工程項目竣工驗收后的技術(shù)文件、圖樣，大工

4、程六個月，小工程三個月內(nèi)向集團公司科技檔案情報室歸檔。改建、擴建工程，其修改、補充項目的技術(shù)文件、圖樣，應(yīng)隨時向集團公司科技檔案情報室歸檔。 三、管線工程項目竣工驗收后一個月內(nèi)交集團公司科技檔案情報室（二級科技檔案室）歸檔。（南油、寶安、龍崗地下管線部份交集團公司科技檔案情報室，戶內(nèi)部份二級科技檔案室自存） 四、設(shè)備到貨開箱驗收后，隨機文件材料立即向集團公司科技檔案情報室歸檔。 五、產(chǎn)品通過鑒定合格后，限在一個月內(nèi)向二級科技檔案室歸檔。產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)或獲獎后隨時歸檔。 工藝工裝圖樣及技術(shù)文件，經(jīng)過工藝驗收簽字后一個月內(nèi)向二級科技檔案室歸檔。 六、設(shè)計任務(wù)完成后及時向二級科技檔案室歸檔。 七、攝錄人員

5、收集的聲像材料及時向集團公司科技檔案情報室歸檔。 八、科研、技改、技革項目，在課題完畢成果鑒定后、或項目告一段落時，一個月內(nèi)向集團公司科技檔案情報室歸檔。 第六條 文件材料歸檔要求一、文件材料歸檔質(zhì)量要求按科學技術(shù)檔案案卷質(zhì)量要求與案卷整理方法（見附錄C）二、文件材料歸檔手續(xù)：文件必須由本部門或項目負責人審定簽字后，再向集團公司科技檔案情報室（二級科技檔案室）移交。移交時交接雙方必須在資料交接登記簿上逐項登記、簽名。 第七條 文件材料歸檔份數(shù)一、凡屬歸集團公司科技檔案情報室的文件材料，歸檔一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料要歸檔兩份。二、凡不歸屬集團公司科技檔案情報室的，或與集團公司科技檔案

6、情報室重復(fù)的副本文件材料，均在各部門及二級公司科技檔案室存放，歸入一份。 第八條 文件材料保管期限 （詳見附錄B）文件材料歸檔范圍及保管期限表第三章 科技檔案分類編號辦法 第九條 類目設(shè)置 一、一級類目的設(shè)置 集團公司科技檔案設(shè)置九個一級類目。即生產(chǎn)技術(shù)管理類、設(shè)備儀器儀表類、工民建筑類、儲氣(油)站類、供氣管線類、工程設(shè)計類、產(chǎn)品類、聲像類、科研（技改、技革、新技術(shù)發(fā)展）類。集團公司科技檔案一級類目表類別類 名A 生 產(chǎn) 技 術(shù) 管 理B 設(shè) 備 及 儀 器 儀 表C 工 民 建 筑D 儲 氣（油）站E 供 氣 管 線F 工 程 設(shè) 計G 產(chǎn) 品H 聲 像I 科 學 研 究、技 改、技 革、

7、新 技 術(shù) 發(fā) 展 二、 二級類目的設(shè)置 （一）技術(shù)管理檔案設(shè)十一個二級類目。即檔案管理類、科技情報管理類、燃氣開發(fā)管理類、技術(shù)標準管理類、用戶資料管理類、供氣調(diào)度方案管理類、安全環(huán)保管理類、工程質(zhì)量管理類、計量管理類、能源管理類、工藝管理類。（二）設(shè)備及儀器儀表檔案設(shè)五個二級類目。即綜合性文件材料類、儀器儀表類、壓力容器類、購置設(shè)備類、單臺設(shè)備管理類。（三）工民建筑類檔案設(shè)四個二級類目。即辦公樓類、廠房類、宿舍樓類、門市房類。 （四）儲氣（油）站檔案設(shè)九個二級類目。即液化石油氣儲配站類、液化石油氣氣化站類、液化石油氣瓶組站類、加氣站類、油庫類、加油站類、天然氣儲配站類、天然氣門站類、調(diào)壓站類

8、。 （五）供氣管線檔案設(shè)四個二級類目。即市政管線類、小區(qū)管網(wǎng)類、樓棟管線類、區(qū)域管網(wǎng)類。 （六）工程設(shè)計檔案設(shè)十個二級類目。即多層類、高層類、庭院管線類、廚房類、市政管線類、瓶組類、氣站類、規(guī)劃類、別墅類、其它類。 （七）產(chǎn)品檔案設(shè)四個二級類目。即燃氣用具類、設(shè)備及儀表類、電子類、工業(yè)氣體類。 （八）聲像檔案類設(shè)四個二級類目。即照片類、錄象帶類、光盤類、縮微片類。 （九）科研檔案設(shè)一個二級類。既科研課題類。 第十條 二級以下（含二級）類目集團公司科技檔案二級以下（含二級）類目表一 級類 號 二 級 分 類三級分類 案 卷 的排 列類別 類 名類號類名A1檔案管理按年度分類 按 問 題 排 列2

9、科技情報管理3燃氣開發(fā)管理4技術(shù)標準管理5用戶資料管理6供氣調(diào)度方案管理7安全環(huán)保管理8工程質(zhì)量管理9計量管理10能源管理11工藝管理B1綜合性文件材料按年度分類按文件材料形成先后順序排列2儀器儀表按型號單位3壓力容器按種類或型號分類4購置設(shè)備5單臺設(shè)備管理文件C1辦公樓 按工程項目分類 按文件材料 形成先后順 序排列2廠房3宿舍樓4門市房D1液化石油氣儲配站按工程項目分類 按 文 先 件 后 材 順 料 序 形 排 成 列 2液化石油氣氣化站3液化石油氣瓶組站4加氣站5油庫6加油站7天然氣儲配站8天然氣門站9調(diào)壓站E1市政管道2小區(qū)管網(wǎng)3樓棟管線4區(qū)域管網(wǎng)一 級類 號二 級 分 類三級分類案

10、 卷 的 排 列類別類 名類號類名F1多層 按年度分類按問題排列2高層3庭院管4廚房5市政管線6瓶組7氣站8規(guī)劃9別墅10其它G1燃氣用具按產(chǎn)品種類或型號分類按文件材料形成先后順序排 列2設(shè)備及儀表3電子4工業(yè)氣體H1照片按年度分類按問題排列2錄象帶3光盤4縮微片I科研、技改技革、新技術(shù)發(fā)展按項目分類按階段排列第十一條 分類編號示意一、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案的分類及編號示意 A 4 1997年 01 案卷順序號 年度類（三級類） 技術(shù)標準類（二級類） 生產(chǎn)技術(shù)管理類（一級類） 二、設(shè)備及儀器儀表檔案的分類編號示意 B 4 Q11F-25 01 案卷順序號 型號類（三級類） 儀表類（二級類） 設(shè)備及儀

11、器儀表檔案類（一級類） 三、工民建筑工程檔案的分類編號示意 C 1 1 01 案卷順序號 工程項目類 （三級類） 辦公樓類 （二級類） 工民建筑檔案類（一級類） 四、儲氣（油）站工程檔案分類編號示意 D 1 1 01 案卷順序號 工程項目類（三級類） 液化氣儲配站類（二級類） 儲氣（油）站檔案類（一級類）五、供氣管線工程檔案的分類及編號示意 E 1 1 01 案卷順序號 工程項目類（三級類） 市政管線（二級類） 供氣管線檔案類（一級類）六、工程設(shè)計檔案的分類及編號示意 F 3 1998 01 案卷順序號 年度類（三級類） 庭院管線設(shè)計類（二級類） 工程設(shè)計檔案類（一級類）七、產(chǎn)品檔案的分類編號

12、示意 G 1 1 01 案卷順序號 產(chǎn)品規(guī)格（三級類） 燃氣用具（二級類） 產(chǎn)品檔案類（一級類）八、聲像檔案的分類編號示意H 1 1998 01 案卷順序號 年度類（三級類） 照片類（二級類） 聲像檔案（一級類）九、科學研究檔案的分類及編號示意F 1 01 案卷順序號 科研課題（二級類） 科研檔案類（一級類）第四章 科技檔案的保管和統(tǒng)計 第十二條 科技檔案保管條件 一、存放檔案必須有專用柜架。 二、克服與限制損毀檔案的各種因素：光、溫度、濕度、蟲、塵、火等。 三、維護檔案的系統(tǒng)、整齊、嚴格執(zhí)行檔案的歸檔及保管期限規(guī)定，不齊全的檔案不予驗收。 四、維護檔案的準確性。建立底圖、藍圖更改規(guī)章制度，隨

13、變隨改，不得有誤，做到物檔相符。 五、保證檔案的安全，存放地點安全可靠，設(shè)施齊全，符合保密要求。 六、閱覽室為利用者提供查閱，抄寫等方便條件，提高檔案的利用率。 七、具有查找性參考總目錄、分目錄等。有條件的要利用電腦檢索。 第十三條 技術(shù)要求 一、存放檔案的排架方法要自上而下，從左至右和便于查找。 二、底圖存放必須平放。 三、存放膠片、照片、錄像帶、軟盤、光盤等，要用特制的密封盒、膠片夾和影集等。 第十四條 保證措施 一、設(shè)置專門的庫房、閱覽室和辦公室，便于保管和閱覽。 二、庫房通風：根據(jù)庫內(nèi)外溫度、濕度的高低，調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫度、濕度，使其達到要求標準。 三、保持檔案庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，做到防塵、防火

14、、防盜、防光、防潮、防蟲、 防鼠。創(chuàng)造良好工作環(huán)境。 （一）防塵。防止塵土進入庫內(nèi)一般要緊閉門窗。有灰塵時，應(yīng)用吸塵器或毛刷保證無灰塵。 （二）防火。庫房內(nèi)禁止存放易燃物品，嚴禁吸煙，嚴禁明火裝置和使用電爐。應(yīng)設(shè)滅火器材。 （三）防盜。庫房應(yīng)安裝防盜報警裝置。平時出入要鎖門。節(jié)假日必須封存。 （四）防光。檔案庫房宜選用白熾燈，不宜采用自然光源。應(yīng)掛防光窗簾。 （五）防潮。庫房的溫度應(yīng)控制在1418 C。濕度應(yīng)控制在50-65。應(yīng)用溫濕度表并作好記錄。 （六）防蟲、防鼠。禁止在庫房內(nèi)存放食品及腐蝕物品。在庫房內(nèi)放置防蟲劑及滅鼠藥品。 四、非檔案室人員未經(jīng)許可，不得進入檔案庫房。不允許在庫房內(nèi)會客

15、或從事其它活動。 五、每逢年底要進行庫藏檔案的清理核對工作。做到帳、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進行修補和復(fù)制。 第十五條 檔案出入庫管理 檔案出入庫必須認真檢查核對驗收，并辦理交接手續(xù)和登記造冊。 第十六條 檔案管理帳簿的設(shè)置及填寫要求 一、帳簿的設(shè)置 （一） 集團公司科技檔案情報室設(shè)有檔案人員統(tǒng)計臺帳，檔案工作情況統(tǒng)計臺帳（已采用電腦統(tǒng)計），檔案利用效果登記，檔案借閱登記簿，收進移出帳簿，文件材料交接登記簿，銷毀清冊等。 （二） 部門及二級公司應(yīng)設(shè)文件材料登記簿，借閱登記簿，案卷分目錄、總目錄等。 二、 填寫要求 （一） 填寫帳簿應(yīng)按帳簿設(shè)置內(nèi)容以原始記錄為憑據(jù)，逐項填寫。 （二

16、） 如有漏項，在備注欄說明。 第十七條 檔案統(tǒng)計工作的方法、范圍、內(nèi)容及要求 一、 方法 (一) 統(tǒng)計工作由集團公司科技檔案情報室負責，統(tǒng)計數(shù)據(jù)要以原始記錄為依據(jù)，并做到準確，可靠。（二） 借閱檔案的人次、卷數(shù)每半年統(tǒng)計一次。 （三） 檔案的利用效果每月收集一次。 （四） 新入庫的檔案建立登記帳簿，便于統(tǒng)計新增檔案狀況。 二、 范圍 （一） 專（兼）職人員統(tǒng)計，檔案工作情況統(tǒng)計。 （二） 工作情況統(tǒng)計包括集團公司科技檔案情報室，及建檔部門、二級公司。 三、內(nèi)容 （一）專（兼）職人員統(tǒng)計包括姓名、部門、年齡、文化程度、專（兼）職、專（兼）管檔案工作年限、專業(yè)程度、專業(yè)職務(wù)等。 （二） 工作情況統(tǒng)

17、計包括建檔部門名稱，現(xiàn)有檔案資料數(shù)量。利用人次和卷次，庫房設(shè)備、歸檔率、完整率、準確率、查準率、指導(dǎo)次數(shù)等。 四、 要求 （一） 有關(guān)二級科技檔案室要在下一年一月底之前，將專（兼）職人員統(tǒng)計內(nèi)容報送集團公司科技檔案情報室。每半年將工作情況統(tǒng)計內(nèi)容報送集團公司科技檔案情報室。 （二） 集團公司科技檔案情報室要將本室和二級科技檔案室的統(tǒng)計情況輸入電腦。根據(jù)需要及時向上級主管局和檔案局上報檔案人員基本情況的統(tǒng)計、管理情況和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。 第十八條 原始記錄、帳簿、報表的管理和歸檔 一、二級科技檔案室的原始記錄、帳簿、報表，由專（兼）職科技檔案員收集、整理、立卷。在第二年一季度前移交集團科技檔案情報室歸檔

18、。二、歸檔的原始記錄、帳簿、報表必須做到字跡工整，要用碳素墨水書寫，以便長久保存。第五章 科技檔案的鑒定和銷毀 第十九條 科技檔案鑒定和銷毀工作的組織 一、 科技檔案的鑒定銷毀工作，要在科技檔案分管負責人的領(lǐng)導(dǎo)下，由集團公司科技檔案情報室（二級科技檔案室）和有關(guān)部門的科技人員組成鑒定銷毀小組，按規(guī)定進行。 第二十條 鑒定銷毀的原則 一、對超過保管期限的科技檔案材料進行鑒定，提出存毀意見。 二、確定無保存價值的科技檔案材料進行銷毀。 第二十一條 方法 一、直接地、具體地審閱檔案，確定它的保存價值。 二、全面地估計和預(yù)測對檔案的利用需要，做出正確的判斷。 三、研究檔案的利用規(guī)律，預(yù)測同類檔案今后可

19、能需要的情況。 四、銷毀科技檔案，指定集團公司科技檔案情報室（二級科技檔案室）1-2人負責監(jiān)銷，有保衛(wèi)部門參加，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字蓋章，并注明日期。 第二十二條 要求和手續(xù) 一、鑒定工作一般一年鑒定一次，也可根據(jù)實際需要確定。 二、每項鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由小組負責人簽名，并注明鑒定日期。 三、銷毀失去保存價值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)批準后方可銷毀。 第二十三條 批準手續(xù)銷毀科技檔案必須報請集團公司總工程師審核批準。銷毀情況需抄報上級主管部門備案。第六章 科技檔案的利用和保密 第二十四條 檔案利用要求 一、利用檔案必須登記，注明查閱內(nèi)容和結(jié)

20、果。抄錄復(fù)制檔案材料，須經(jīng)檔案管理人員審查核對并簽注意見，加蓋公章方為有效。 二、集團公司科技檔案情報室（二級科技檔案室）應(yīng)了解公司技術(shù)發(fā)展和業(yè)務(wù)，熟悉保管的檔案情況，主動為領(lǐng)導(dǎo)、部門及有關(guān)人員服務(wù)，并建立檔案利用效果登記。 三、利用檔案的人員必須保持案卷的完整與安全，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換、損壞、丟失和泄密，對歸還的案卷，檔案人員應(yīng)詳細檢查后簽字。 四、本單位科技人員利用一般檔案時，應(yīng)在室內(nèi)查閱，如工作需要借出時，須經(jīng)有關(guān)負責人批準，辦理手續(xù)。一般當日歸還，最多不超過三天。 第二十五條 檔案利用方式 一、編制并交流檔案目錄 二、集團公司科技檔案情報室配合有關(guān)部門共同對檔案信息加工（歸納、

21、綜合、計算、分析、翻譯、研究等）后形成的匯編、圖集、用戶反映、市場信息、國內(nèi)外同行業(yè)技術(shù)情報介紹等。 第二十六條 手續(xù) 一、凡是利用保密級科技檔案資料，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，方可查閱，不得帶出檔案室。二、 外單位利用科技檔案，必須持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，方可查閱。 第二十七條 檔案保密工作的組織 集團公司設(shè)保密領(lǐng)導(dǎo)小組，由集團公司黨委副書記任組長，有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及專職檔案員為小組成員。 第二十八條 保密范圍凡屬尚未公布的本公司重要技術(shù)會議內(nèi)容。生產(chǎn)技術(shù)和新工藝、新成果和技術(shù)活動情況均為保密范圍。 第二十九條 保密要求 一、不該說的機密，絕對不說； 二、不該問的機密，絕對不問； 三、不該記錄的

22、機密，絕對不記錄； 四、不該看的機密，絕對不看； 五、不在非保密本上記錄機密； 六、不在有關(guān)通信中涉及機密； 七、不在不利于保密地方放機密文件、資料； 八、不在公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C密； 九、不攜帶機密材料游覽、參觀、探親訪友。 第七章 科技文件材料復(fù)制和發(fā)放 第三十條 復(fù)制與發(fā)放要求 一、復(fù)制 （一）燃氣規(guī)劃、燃氣管網(wǎng)現(xiàn)狀圖、燃氣管線、技改、設(shè)備、基本建設(shè)、技術(shù)標準等用圖，由各使用部門提出曬圖申請，注明提曬圖號或圖紙名稱，復(fù)制數(shù)量。 （二）對燃氣規(guī)劃、燃氣管網(wǎng)現(xiàn)狀圖的復(fù)制，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。一般性生產(chǎn)管理用資料、圖紙的復(fù)制，由集團公司科技檔案情報室（二級科技檔案室）專職檔案員確

23、定。 （三）凡復(fù)印科技檔案文件材料，必須在集團公司科技檔案情報室（二級科技檔案室）登記，辦理簽字復(fù)印手續(xù)，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準，檔案員負責復(fù)印。 （四）設(shè)備、計量使用部門，在貴重設(shè)備（儀器）及引進項目開箱前二日通知集團公司科技檔案情報室，共同參加開箱，核收隨機技術(shù)文件。 （五）設(shè)備（儀器）及產(chǎn)品合格證、說明書、易損件、圖冊。在一周內(nèi)復(fù)印，分別發(fā)給設(shè)備計量使用部門，設(shè)備（儀器）所在單位及檢修施工單位。原件存入科技檔案情報室。 二、發(fā)放要求 （一）符合歸檔要求的圖紙、資料統(tǒng)一由集團公司科技檔案情報室（二級科技檔案室）集中收發(fā)，任何部門單位不得對外發(fā)放。 （二）各部門、單位須購買圖紙資料時，首先要在集團公

24、司科技檔案情報室查找，庫內(nèi)確無時方可購買。購買回的圖紙資料，要交集團公司科技檔案情報室（二級科技檔案室）歸檔，方可簽字報銷。 （三）對內(nèi)發(fā)放圖紙、資料要有會簽手續(xù)。 （四）外單位查取圖紙、資料一律作價收款，價格另定。 （五）凡集團公司規(guī)定的機密，不咨詢項目，圖紙及重要資料，一律不向公司外發(fā)放。 第三十一條 科技文件積累和日常管理 一、集團公司在生產(chǎn)（施工）技術(shù)活動中形成的科技文件材料（含照片、錄像帶和軟盤等），由產(chǎn)品試制，科研課題和工程項目負責人指定有關(guān)人員負責積累和保管。 二、設(shè)專題（型號）文件積累袋。作為一個保管單位的類目。 三、專（兼）職檔案員，對科技文件材料形成、積累和歸檔工作進行檢查

25、督促。 四、專（兼）職檔案員對移交來的科技文件材料應(yīng)及時登記、建帳、入柜妥善保管。 五、當任務(wù)結(jié)束或告一段落時，系統(tǒng)整理歸檔。 第三十二條 底圖管理 一、凡符合歸檔范圍的科技文件材料描繪的底圖，按應(yīng)保管部門履行入庫歸檔手續(xù)后由集團公司科技檔案情報室（二級科技檔案室）保管。 二、接收的底圖要求標題欄簽字齊全，編號符合有關(guān)標準，圖面清晰、整潔、完整無破損，否則拒絕接收。 三、入庫底圖必須入總帳，分類帳。 四、底圖除修改、送曬外一律不外借。 五、及時作好底圖的修改和損壞底圖的復(fù)制工作。 附加說明： 本標準由集團公司安技部提出。 本標準由集團公司安技部技術(shù)科科技檔案情報室負責起草。 本標準主要起草人王

26、鴻雁。 附錄A 燃氣集團科技檔案情報管理網(wǎng)絡(luò)圖 總工程師 安技部部長 技術(shù)科科長 部門及二級公司專（兼）職檔案員 安 開 工 管 設(shè) 監(jiān) 石 寶 漢 龍 南 設(shè) 光 技 發(fā) 程 道 計 理 油 安 光 崗 油 備 華 部 部 公 氣 公 公 氣 公 公 公 公 監(jiān) 廚 專 專 司 公 司 司 公 司 司 司 司 督 具 職 職 專 司 專 專 司 專 專 專 專 站 廠 檔 檔 職 專 職 職 專 職 職 職 職 兼 兼 案 案 檔 職 檔 檔 職 檔 檔 檔 檔 職 職 員 員 案 檔 案 案 檔 案 案 案 案 檔 檔 員 案 員 員 案 員 員 員 員 案 案 員 員 員 員 員 附錄B

27、文件材料歸檔范圍及保管期限表 類文 件 材 料 名 稱保 管期 限保管部門名稱代號 技 術(shù) 管 理 檔 案 A 01科技檔案管理方面的文件材料 重要 一般02科技情報管理方面的文件材料 重要 一般03燃氣拓展管理方面的文件材料 重要 一般04標準化管理方面的文件材料 重要 一般05用戶資料管理方面的文件材料 06供氣調(diào)度方案管理方面的文件材料07工藝管理方面的文件材料08工程質(zhì)量管理方面的文件材料09計量管理方面文件材料 重要 一般10環(huán)境保護方面形成的文件材料 重要 一般11安技管理方面形成的檔案材料 重要 一般12能源方面管理文件材料 重要 一般 長 期短 期長 期短 期長 期短 期長 期

28、短 期長 期長 期長 期長 期長 期短 期永 久長 期長 期短 期長 期短 期 檔案情報室 二級檔案室檔案情報室 使用部門檔案情報室 形成部門檔案情報室 安全科 檔案情報室 形成部門 注：檔案情報室指集團科技檔案情報室 類文 件 材 料 名 稱保 管期 限保管部門名稱代號 設(shè) 備 及 儀 器 儀 表 檔 案 B01申請外購（引進）設(shè)備報告、批復(fù)；02技術(shù)經(jīng)濟調(diào)查報告；03凡因某一設(shè)備需要出國考察、訂購備件等、回國后要及時向科技檔案情報室移交所帶回的全部資料、用來補充或更換原設(shè)備檔案、達到設(shè)備檔案的齊全、完整、準確；04外購合同、協(xié)議（外商談判、洽談記錄、紀要、備忘錄、來往函件）；05隨機圖樣及

29、文字材料（包括原文和譯文）；06設(shè)備開箱驗收記錄；07安裝調(diào)試、試車記錄、總結(jié)、竣工圖樣、檢測驗收報告等；08技術(shù)、質(zhì)量上的異議和處理結(jié)果材料；09設(shè)備運行記錄及重大事故分析處理報告；10大檢修計劃、記錄、修改通知；11報廢鑒定書、申請報廢報告、批復(fù)和處理結(jié)果；12更換設(shè)備的全套圖樣；13質(zhì)量證明書、登記卡片；13設(shè)備履歷表；14設(shè)備分類帳、總臺帳、分戶帳；15設(shè)備統(tǒng)計報表及匯總表；16計量器具管理卡；17檢驗報告、使用證； 永 久長 期永 久永 久長 期長 期永 久長 期永 久長 期長 期長 期長 期長 期長 期長 期長 期長 期檔案情報室設(shè)備科檔案情報室檔案情報室設(shè)備科類文 件 材 料 名

30、 稱保 管期 限保管部門名稱代號 工 民 建 筑 檔 案C01工民建筑 執(zhí)行深圳市城市建設(shè)檔案管理處文件深城檔字199720號關(guān)于發(fā)布執(zhí)行深圳市城市建設(shè)檔案文件材料歸檔內(nèi)容（建設(shè)工程部分）、竣工圖編制規(guī)定和城建檔案組卷整裝移交規(guī)定的通知永 久檔案情報室 類文 件 材 料 名 稱保 管期 限保管部門名稱代號儲氣(油)站檔案 D01燃氣管線安裝執(zhí)行深圳市城建檔案館編制的燃氣工程竣工資料歸檔范圍及用表02其它專業(yè)執(zhí)行深圳市城市建設(shè)檔案管理處文件深城檔字199720號關(guān)于發(fā)布執(zhí)行深圳市城市建設(shè)檔案文件材料歸檔內(nèi)容（建設(shè)工程部分）、竣工圖編制規(guī)定和城建檔案組卷整裝移交規(guī)定的通知永 久永 久檔案情報室檔案

31、情報室類文 件 材 料 名 稱保 管期 限保管部門名稱代號 供 氣 管 線 工 程 檔 案 E01開工許可證02建設(shè)局審圖意見03規(guī)劃局審批意見04質(zhì)檢總站質(zhì)監(jiān)登記手續(xù)05燃氣工程施工質(zhì)量檢驗申請表06供氣單位審圖意見07施工單位營業(yè)執(zhí)照及城建資格證（復(fù)印件加蓋單位公章）08施工合同、供氣合同09施工組織設(shè)計或施工方案10開、竣工報告11施工人員名單及焊工資格證12圖紙會審及技術(shù)交底會議紀要13設(shè)計變更通知單；燃氣監(jiān)理、質(zhì)檢站業(yè)務(wù)聯(lián)系單14燃氣監(jiān)理單位停、復(fù)工令；事故處理報告15材料合格證及檢測報告16設(shè)備合格證及檢測報告17立（環(huán)）管工程中間驗收記錄18樣板房中間驗收記錄19施工測量及放線記

32、錄20燃氣埋地管開、驗槽工程驗收記錄21管基密實度檢測報告22燃氣管道焊接工程驗收記錄23無損探傷檢驗報告24燃氣管道防腐工程質(zhì)量檢驗表25管道測量報告與記錄26埋地管隱蔽工程驗收記錄27管溝回填密實度檢測報告28標志樁驗收記錄29燃氣管道吹掃驗收意見30地上管工程質(zhì)量檢驗表31埋地管工程質(zhì)量檢驗評定表32地上管壓力試驗驗收記錄表33埋地管壓力試驗驗收記錄表34工程技術(shù)要素表35燃氣監(jiān)理單位驗收意見36其它37燃氣工程竣工初核驗申請表38燃氣工程質(zhì)量等級核驗書39竣工圖地下永久戶內(nèi)長期 集團檔案情報室 二級檔案室 類文 件 材 料 名 稱保 管期 限保管部門名稱代號工程設(shè)計檔案F01工藝流程圖

33、02站區(qū)設(shè)備、管道布置平、剖面圖03機泵房管道布置平、剖面圖04罐瓶間05空壓機（有些包括真空泵）房管道布置平、剖面圖06壓縮機房管道布置07氣化間平、剖面圖08區(qū)域位置圖09管道平、斷面圖10標準路段（或）過路管大樣圖11管道平面布置及節(jié)點圖12系統(tǒng)圖13層管道平面布置圖14屋面層管道平面布置圖15廚房、衛(wèi)生間大樣圖16廚房管道布置及大樣圖17說明書18設(shè)備材料表19目錄20以上存檔文件均包括1份校審卡短 期二級檔案室類文 件 材 料 名 稱保 管期 限保管部門名稱代號 產(chǎn) 品 檔 案 G01上級對產(chǎn)品試制的指導(dǎo)性文件。02技術(shù)、經(jīng)濟市場調(diào)查、考察報告。03技術(shù)、經(jīng)濟可行性分析研究報告。04

34、技術(shù)任務(wù)書、協(xié)議書、委托書、合同、報告批復(fù)。05試制計劃、大綱、方案論證等。06技術(shù)標準。07設(shè)計計算文件。08技術(shù)總結(jié)、故障分析報告。09產(chǎn)品設(shè)計圖樣、技術(shù)文件。10試制產(chǎn)品質(zhì)量和技術(shù)經(jīng)濟分析報告。11產(chǎn)品性能實驗記錄。12試制產(chǎn)品評審材料。13工藝文件（工藝規(guī)程、工時定額、消耗定額）14操作規(guī)程。15工、夾、模、量、檢具設(shè)計文件材料及工裝目錄。16產(chǎn)品出廠文件。17產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)材料。18產(chǎn)品質(zhì)量事故分析報告及處理結(jié)果材料。19產(chǎn)品質(zhì)量用戶反饋意見及來往函電。長 期永 久長 期短 期產(chǎn)品生產(chǎn)單位類文 件 材 料 名 稱保 管期 限保管部門名稱代號聲像檔案H01國內(nèi)外著名專家、學者、知名人士在我公

35、司講學以及從事其他重要技術(shù)活動形成的聲像材料；02我公司科技人員參加國內(nèi)外重大學術(shù)活動或被授予榮譽稱號所形成的聲像材料；03公司重大科技發(fā)明、榮獲市級以上獎勵的科研課題、名優(yōu)產(chǎn)品所形成的聲像材料；04記錄本公司重點建設(shè)工程的基地原貌、奠基儀式及竣工落成典禮的聲像材料；05其他具有特殊意義和保存價值的科技方面聲像材料永 久檔案情報室類文 件 材 料 名 稱保 管期 限保管部門名稱代號 科 學 研 究 檔 案 I01課題立項審批文件、任務(wù)書、合同、協(xié)議書、課題報告、方案論證、調(diào)研報告等。02原始記錄、實驗記錄、實驗報告、計算材料、設(shè)計文件、圖紙、關(guān)鍵工藝文件、重要的來往文件等。03鑒定驗收材料。0

36、4成果獲獎材料。05推廣應(yīng)用中形成的各種文件材料。長 期永 久長 期檔案情報室 附錄C 科學技術(shù)檔案案卷質(zhì)量要求與案卷整理方法一、 組卷要求 （一） 要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系。 （二） 組卷要便于檔案的利用和保管。 （三） 產(chǎn)品、工程設(shè)計、科研、設(shè)備按部件、結(jié)構(gòu)、階段等分別組卷。 （四） 工民建、儲氣（油）站、燃氣管線檔案材料應(yīng)按深圳市城市建設(shè)檔案歸檔范圍所規(guī)定的類別和順序?qū)μ柸胱M行排列組卷， （五） 要保證案卷內(nèi)科技文件材料的齊全完整。 （六） 案卷內(nèi)科技文件材料必須準確反映生產(chǎn)、科研、基建、燃氣工程和有關(guān)管理活動的真實內(nèi)容，且做到法律手續(xù)完備。 （七）

37、案卷內(nèi)科技文件材料的制作和書寫材料必須利于長期保存。二、案卷內(nèi)科技文件的排列 （一） 產(chǎn)品按設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)）、試制、小批量生產(chǎn)試制、批量生產(chǎn)、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)等工作程序排列，也可按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)（部件或組件 ）排列。 （二） 科研課題按其準備階段、研究實驗階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用等時間階段排列。 （三） 基建、管線工程檔案文件材料應(yīng)按照來源和類別（如建設(shè)綜合文件、監(jiān)理文件、施工綜合文件、施工技術(shù)文件、聲像圖片、竣工圖紙等）分別組卷，不得混排混組，對同一內(nèi)容的檔案材料應(yīng)緊接排列，防止內(nèi)容脫節(jié)（竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等排列）。每卷（包括文字卷和圖紙卷）均應(yīng)編寫卷內(nèi)目錄和獨立的頁號。

38、 （四） 設(shè)備按依據(jù)性材料、設(shè)備開箱驗收、設(shè)備安裝調(diào)試、設(shè)備運行維護、隨機圖樣等排列。 （五） 管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。 （六） 案卷內(nèi)科技文件材料按排，要求文字材料在前，圖樣在后。三、案卷內(nèi)科技文件的整編 （一） 首先拆除金屬物 。 （二） 檔案材料歸檔時以A4（既210mm297mm）規(guī)格為標準，過小的可以多件平鋪粘貼于A4白紙上，過大的要折疊為A4規(guī)格；破損折皺的要進行修補整平；個別因復(fù)寫而透底的材料，應(yīng)墊上白紙，確保檔案材料的安全。 （三） 將已合規(guī)格的文字材料、要從右邊和下邊對齊，左邊和上邊屬于寬于的部分白紙切去。 （三） 紙質(zhì)竣工圖（或其他歸檔的紙質(zhì)圖）歸檔組

39、卷時以手風琴式折疊為4號圖幅，散裝入統(tǒng)一規(guī)定的卷盒。 四、案卷內(nèi)文字材料編頁號 為將卷內(nèi)文字材料的位置固定下來、卷內(nèi)每張文字材料都要編頁號，打頁號時要注意以下幾個問題： （一） 如果一張文字材料兩面有內(nèi)容的，正面要打在材料頁的右上角，背面有內(nèi)容的頁號編于左上角，背面無內(nèi)容的不需編頁號。 （二） 大于A4規(guī)格的文字材料經(jīng)折疊后也打一個頁號。 （三） 一張白紙上貼有一張小于A4規(guī)格的文字材料時，將頁號打在文字材料上，不要打在白紙上。 （四） 一張A4規(guī)格紙上貼有兩張或以上文字材料，要逐張都打上頁號。 （五） 文件材料在排好前后位置時，用號碼機黑色油印打印于材料頁的右上角，頁號采用三位數(shù)從001開始

40、。 （六） 案卷封面、卷內(nèi)目錄、墊的空白紙均不需打號。五、填寫“卷內(nèi)目錄”和“備考表” （一） 填寫“卷內(nèi)目錄”的具體方法：每卷首頁要附上“卷內(nèi)目錄”。檔案館已按統(tǒng)一規(guī)范編制了各類、各專業(yè)的“卷內(nèi)目錄”。“卷內(nèi)目錄”“起止張數(shù)”欄的張數(shù)要與卷內(nèi)文件的頁號一致。（二） 填寫“備考表”的方法：案卷封皮的底面上附有“備考表”，主要是說明本卷文字材料的特殊情況，便于管理和利用者了解卷內(nèi)材料的特點?！皞淇急怼敝懈黜椖?，由立卷人填寫，并簽署姓名、日期以示負責。六、案卷的裝訂 （一） 案卷的裝訂是立卷的最后一個環(huán)節(jié)，目的是為了固定保護卷內(nèi)材料，方便管理和利用，案卷裝訂要整齊、牢固、美觀、適用。（二） 案卷裝

41、訂線在左邊一公分處，采用棉線“三孔一線”的裝訂方法。 （三） 案卷裝訂好后，再查看一次是否有脫頁、倒裝或訂住字跡等問題，發(fā)現(xiàn)問題及時改正。（四） 案卷裝訂的厚度不得超過二公分，主要達到利用的目的。七、封面的填寫 案卷封面包括：項目名稱、案卷名稱、建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、建設(shè)地點、建設(shè)時間（開工至竣工）。填寫時要求書寫字跡工整，用不腿色筆書寫，字距均勻，各項填寫恰當。八、竣工圖的整編 在一個工程竣工檔案中，竣工圖是很關(guān)鍵的部分，對竣工圖在整理上有如下要求： （一） 竣工圖的線條，字跡要清晰，達到圖物相符。 （二） 竣工圖折疊后的大小，以四號圖幅為準（210mm297mm）。 （三） 竣工圖的折疊采用手風琴式折疊方法。 （四） 竣工圖原則上按專業(yè)組卷。如果同一專業(yè)，可按標題欄內(nèi)的圖號順序排列，組成案卷。一個專業(yè)所形成的圖紙數(shù)量較多，可組成數(shù)卷，但不要按專業(yè)一個大流水號下來，而是每卷的頁號都從001開始。 （五） 原竣工圖目錄中沒有的，現(xiàn)新增加的竣工圖，要編入卷內(nèi)目錄中，依次打頁號。原施工圖目錄中列有的，現(xiàn)已作廢的圖紙，應(yīng)在原目錄中刪掉。 （六） 案卷竣工圖的編號，將折疊好的竣工圖在其右上角打上頁號，原施工圖的封面和目錄也要打上頁號。為便于查閱，竣工圖不裝訂。 （七） 將已打好的竣工圖，依次填寫圖紙名稱，一格寫不完可在下格續(xù)寫，同