高校校辦企業(yè)檔案管理存在的問題及對(duì)策.docx

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1、高校校辦企業(yè)檔案管理存在的問題及對(duì)策高校校辦企業(yè)檔案管理存在的問題及對(duì)策 摘要：高校校辦企業(yè)檔案是校辦企業(yè)進(jìn)行技術(shù)開發(fā)、科學(xué)實(shí)驗(yàn)、生產(chǎn)經(jīng)營、政治生活的真實(shí)記錄，是高校的寶貴歷史財(cái)富和文化財(cái)富，對(duì)指導(dǎo)、推進(jìn)企業(yè)今后的發(fā)展起著重要的作用。但有相當(dāng)部分校辦企業(yè)，在不斷推進(jìn)校企改革的同時(shí)，對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足、缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，忽視了檔案工作的重要性，出現(xiàn)了一系列問題。高度重視和建立規(guī)范檔案工作，采取有效措施提高檔案人員素質(zhì)，對(duì)提升校辦企業(yè)整體管理水平、規(guī)避市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、保證校辦企業(yè)健康發(fā)展都具有重要意義。 關(guān)鍵詞：高校校辦企業(yè)；檔案管理；問題及對(duì)策 中圖分類號(hào)：G279.20 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：文章編號(hào)：（11）1

2、720402 在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，高校校辦企業(yè)也伴隨著社會(huì)的需要與發(fā)展不斷地發(fā)展壯大起來。高校校辦企業(yè)不同于社會(huì)的一般企業(yè)，有其自身獨(dú)有的特點(diǎn)。它是高等教育的重要組成部分，是大學(xué)生專業(yè)實(shí)習(xí)的重要基地，是高?？蒲腥藛T進(jìn)行科學(xué)研究的中試基地和成果轉(zhuǎn)化基地，對(duì)于發(fā)展高科技、實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化具有重要意義。隨著校辦企業(yè)的飛速發(fā)展，作為記錄和承載校辦企業(yè)歷史沿革的檔案，在校辦企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，高校校辦企業(yè)檔案管理問題不容忽視。 一、高校校辦企業(yè)檔案管理存在的問題 當(dāng)前，高校校辦企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)依然薄弱，整體水平發(fā)展還很不平衡，影響和制約校辦企業(yè)檔案工作發(fā)展的矛盾和問題仍很突出，企業(yè)檔案

3、工作倍受冷落，傳統(tǒng)檔案管理模式難以為繼。主要表現(xiàn)如下。 （一）認(rèn)識(shí)淡薄，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視 相對(duì)于社會(huì)企業(yè)，校辦企業(yè)的檔案工作受法律約束和行政監(jiān)督較少。學(xué)校一級(jí)設(shè)有專門的檔案管理部門，而校辦企業(yè)檔案則處于附屬地位，不受重視。許多高校校辦企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案部門在企業(yè)中的地位認(rèn)識(shí)不足，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案工作只是一種資料整理工作，不能為企業(yè)帶來直接的效益，純粹是只投入不產(chǎn)出的賠本買賣，看做可有可無，因此，本能地排斥檔案工作，沒有建檔的自覺性和動(dòng)力。許多校辦企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)比較薄弱，幾乎不設(shè)檔案管理崗位，沒有檔案庫房，檔案無人管理，更未建立檔案管理制度，檔案即使有人兼管，也只是形式上而已。 （二）檔案信息化滯后，檔

4、案利用率低 校辦企業(yè)中小企業(yè)較多，有些企業(yè)在新形勢(shì)下對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性缺乏應(yīng)有和足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的必要性、緊迫性感受不深、熱情不高，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有把開發(fā)利用檔案信息資源的工作提升到應(yīng)有的高度，在開發(fā)企業(yè)檔案信息資源上的深度不夠、力度不大、速度不快，致使許多有實(shí)用價(jià)值的檔案信息被埋藏起來，利用率不高，成為無人問津的靜物，造成檔案信息資源的極大浪費(fèi)。部分企業(yè)檔案部門雖然建立了局域網(wǎng)，但大多處于單機(jī)歸檔階段，聯(lián)網(wǎng)歸檔檢索不成熟；數(shù)據(jù)庫類型單一、規(guī)模小、功能少、標(biāo)準(zhǔn)化程度低、數(shù)據(jù)不完整，離檔案信息的計(jì)算機(jī)管理和遠(yuǎn)程聯(lián)網(wǎng)查詢、利用相差甚遠(yuǎn)。這種狀況影響了檔案的有效開發(fā)利用，不利于企業(yè)

5、更快更好發(fā)展。 （三）校辦企業(yè)改制給檔案管理帶來新的問題 在不斷深入改革開放的影響下，為保證高校校辦企業(yè)能夠?qū)κ袌?chǎng)競(jìng)爭(zhēng)盡快適應(yīng)，校辦企業(yè)體制改革正在如火如荼地進(jìn)行， 管理體制的變化給檔案管理帶來了新的問題。 1.檔案管理機(jī)構(gòu)極不穩(wěn)定，職能弱化成擺設(shè) 一些校辦企業(yè)在改革和重組過程中，一些舊的機(jī)構(gòu)在合并、裁撤后消失，與此同時(shí)，許多新的機(jī)構(gòu)在市場(chǎng)的要求下建立產(chǎn)生。在原有管理機(jī)構(gòu)被裁撤的影響下，造成了檔案歸口工作的困難。也就是說，一些檔案不能及時(shí)被其應(yīng)該所屬的管理部門所接納，而一些新成立的部門卻找不到應(yīng)該歸屬于自己管理的檔案。另外，檔案管理職能被弱化，個(gè)別企業(yè)的檔案工作機(jī)構(gòu)被設(shè)置到三四級(jí)機(jī)構(gòu)中，對(duì)企業(yè)

6、信息的集中管理和統(tǒng)籌運(yùn)用的能力以及對(duì)所屬企業(yè)檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)力度都明顯減弱；有的企業(yè)雖然意識(shí)到企業(yè)檔案有一定的利用價(jià)值，照貓畫虎地建立了檔案機(jī)構(gòu)，充實(shí)了專職人員，結(jié)果卻往往走形變樣，檔案工作并沒有制度化，僅僅成了企業(yè)文化建設(shè)的道具和裝飾。 2.人員的頻繁流動(dòng)給檔案管理帶來困難 在原來計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的校辦企業(yè)，機(jī)構(gòu)臃腫、人員閑置等問題廣泛地存在。在改革的過程中，閑置人員被大量裁減掉，專業(yè)技術(shù)人才被引入進(jìn)來。但是，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，人員的自由流動(dòng)在為企業(yè)發(fā)展提供動(dòng)力的同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)一些問題：一是與人員流動(dòng)的速度相比，培訓(xùn)的頻率還很慢，從而使檔案培訓(xùn)工作的壓力不斷被加大；二是數(shù)個(gè)崗位壓負(fù)在一個(gè)檔案人員

7、的肩上，分散了檔案管理人員的精力，從而導(dǎo)致歸檔的及時(shí)性下降，檔案管理工作受到影響；三是企業(yè)兼并重組改制活動(dòng)較多，檔案人員更換頻繁，企 論文聯(lián)盟業(yè)內(nèi)部檔案管理混亂，企業(yè)檔案容易散失或形成監(jiān)管真空。 3.人才流失嚴(yán)重 相對(duì)校辦企業(yè)其他部門來說，檔案工作人員薪酬較低，且流動(dòng)頻繁，在企業(yè)的地位較低。每當(dāng)企業(yè)進(jìn)行體制改革時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)與人員往往成為首當(dāng)其沖的犧牲品，不是被裁撤就是被合并到其他部門，檔案工作者往往感到人微言輕、回天乏力， 時(shí)常處于瀕臨下崗的焦慮之中。一些具有中高級(jí)專業(yè)技術(shù)職稱的檔案人員也不能享受相應(yīng)職稱待遇，嚴(yán)重挫傷了他們的職業(yè)自豪感和工作積極性，致使他們被迫跳槽或另覓高枝，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理

8、缺乏穩(wěn)定性和規(guī)范化，企業(yè)檔案管理水平的迅速下降。另外，有的企業(yè)雖然配備了檔案人員，卻是屬于兼職性質(zhì)，且大多不具備檔案方面的專業(yè)知識(shí)，缺乏足夠的支配權(quán)和資源，無穩(wěn)定性可言。 二、高校校辦企業(yè)檔案管理對(duì)策 針對(duì)存在的這些問題，我們要積極采取應(yīng)對(duì)措施，彌補(bǔ)漏洞，完善管理制度。 （一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)知，提高企業(yè)檔案工作地位 要搞好檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度起主要作用。一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能順利開展。一是要加強(qiáng)宣傳，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。充分利用各種媒體、輿論及培訓(xùn)形式，加大檔案工作的宣傳力度，最大限度地讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)了解和認(rèn)識(shí)檔案工作，轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案的現(xiàn)狀，使其把檔案工作納入

9、重要議事日程，使檔案工作與企業(yè)的管理、生存、發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來，在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中占據(jù)一定的位置。二是要努力做好服務(wù)，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供信息，使檔案工作在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮作用，從而更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。 （二）創(chuàng)新理念，提高檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值 在檔案利用上樹立服務(wù)創(chuàng)造價(jià)值的觀念。要用各種方法，充分開發(fā)利用檔案信息資源，千方百計(jì)、積極主動(dòng)地為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值和效益，將檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力和現(xiàn)實(shí)財(cái)富。在新形勢(shì)下，企業(yè)檔案產(chǎn)生的范圍和類型越來越廣，商務(wù)合同、基建圖紙、法律憑證、信用檔案、會(huì)計(jì)檔案等大量積累歸檔，檔案部門要善于運(yùn)用這些檔案的憑證作用，為企業(yè)爭(zhēng)取合法的經(jīng)濟(jì)利益。同時(shí)，還要充分挖掘企業(yè)檔案的參

10、考研究價(jià)值。企業(yè)檔案是一筆巨大的財(cái)富，校辦企業(yè)要充分利用其歷史憑證作用和參考研究作用為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，效益的顯現(xiàn)給企業(yè)檔案提供了生存空間，為可持續(xù)發(fā)展提供了動(dòng)力。檔案如果常年沉睡在庫，就會(huì)成為企業(yè)的負(fù)擔(dān)和包袱。 （三）加強(qiáng)校辦企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè) 檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，需用較長時(shí)間才能適應(yīng)。因此，必須保持檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定。要注意引進(jìn)有專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍，還要采取多種形式加強(qiáng)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)考核。對(duì)有突出貢獻(xiàn)的人員要適當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，力爭(zhēng)留住人才，讓其更能全面履行其職能，發(fā)揮更大的作用。另外，檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)，不能作為其他工作的兼職來完成，應(yīng)設(shè)專業(yè)崗位對(duì)

11、檔案進(jìn)行管理。 （四）加強(qiáng)制度建設(shè)，防止檔案遺失 要建立健全與校辦企業(yè)體制相適應(yīng)的檔案管理體系，認(rèn)真貫徹實(shí)施檔案法，并將檔案工作納入校辦企業(yè)的經(jīng)營機(jī)制，將檔案管理的規(guī)章制度納入廠規(guī)廠法；檔案行政管理部門要及時(shí)介入企業(yè)的檔案交接工作中，對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并宣傳檔案法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠認(rèn)識(shí)到檔案工作違法行為的嚴(yán)重性，促使企業(yè)完善檔案交接制度，嚴(yán)格交接手續(xù)。對(duì)因交接不力，造成檔案損失的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。 （五）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè) 作為國家文獻(xiàn)信息事業(yè)的重要組成部分，檔案事業(yè)的信息化也在不斷發(fā)展，正由傳統(tǒng)的檔案管理體制轉(zhuǎn)變?yōu)橐匀轿坏臋n案信息管理、檔案信息開發(fā)和檔案信息服務(wù)為

12、特征的新體制轉(zhuǎn)變。企業(yè)檔案，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動(dòng)的真實(shí)記錄，是企業(yè)的基礎(chǔ)性信息資源。隨著計(jì)算機(jī)被廣泛運(yùn)用，電子文件普及，企業(yè)對(duì)檔案信息使用量越來越大，對(duì)獲取信息便捷性的要求也越來越高，因此必須加快檔案信息化建設(shè)。而校辦企業(yè)不同于社會(huì)一般企業(yè)，它緊密依托學(xué)校的人才優(yōu)勢(shì)、學(xué)科優(yōu)勢(shì)，堅(jiān)持產(chǎn)學(xué)研結(jié)合、堅(jiān)持技術(shù)創(chuàng)新，以高新技術(shù)成果轉(zhuǎn)化和產(chǎn)業(yè)化為支撐點(diǎn)興辦高新技術(shù)企業(yè)，有便于信息化的優(yōu)勢(shì)。只有做好檔案信息化問題，才能在校辦企業(yè)內(nèi)部乃至整個(gè)學(xué)校充分實(shí)現(xiàn)資源共享，為校辦企業(yè)生產(chǎn)及學(xué)校發(fā)展提供更加快速、高效、便捷的服務(wù)，增強(qiáng)企業(yè)在市場(chǎng)中的實(shí)力和競(jìng)爭(zhēng)力。 總之，校辦企業(yè)檔案管理作為企業(yè)科技發(fā)展的催化劑，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的表現(xiàn)形式，也是企業(yè)走向成功的金橋，特別是在校辦企業(yè)改制、發(fā)展的今天，不斷探索校辦企業(yè)檔案管理的新模式，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，注重服務(wù)，才能發(fā)揮企業(yè)檔案的實(shí)際效能，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確信息和決策依據(jù)，為校辦企業(yè)的騰飛提供強(qiáng)有力的保障。 參考文獻(xiàn)： 張莉，郝幸田.我國企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新J.企業(yè)文明，2010，（7）. 李萍.檔案信息化管理的重要性J.廣東科技，2007，（1）. 張絹.用科學(xué)發(fā)展的理論應(yīng)對(duì)企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問題J.機(jī)電兵船檔案，2010，（4）