信息(檔案)管理監(jiān)理實施細則

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1、_工程信息(檔案)管理監(jiān)理實施細則現(xiàn)行版本A修改狀態(tài)1江西誠達工程咨詢監(jiān)理有限公司_監(jiān)理部二OOX年XX月XX日1、編制目的及本工程檔案特點為加強項目監(jiān)理部的信息管理，規(guī)范工程監(jiān)理檔案的收集、整理、傳遞、存儲和歸檔，指導(dǎo)施工單位規(guī)范編報文件資料，做好檔案管理工作，做到擴建項目的檔案工作與項目建設(shè)同步進行，充分發(fā)揮工程監(jiān)理檔案在監(jiān)理工作中的重要作用，為本工程的建設(shè)和運行服務(wù)，確保檔案資料齊全、規(guī)范、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的移交相關(guān)單位，全面完成工程監(jiān)理任務(wù)，結(jié)合本工程的具體情況，制定本實施細則。根據(jù)本工程特點闡述檔案編制主要特點2、編制依據(jù)2.1建設(shè)單位（業(yè)主）與監(jiān)理簽訂的工程項目監(jiān)理委托合同書（合同編號_

2、）。2.2建設(shè)單位提供的有關(guān)火電建設(shè)項目文件歸檔制度,火電建設(shè)項目檔案分類表等。2.3業(yè)主指定的日常工作管理辦法。2.4江西誠達工程咨詢監(jiān)理有限公司工程建設(shè)監(jiān)理制度、工程監(jiān)理檔案分類實施細則。2.5建設(shè)單位和承包單位的施工合同及有關(guān)附件。3、監(jiān)理工作范圍3.1項目監(jiān)理部檔案資料管理統(tǒng)一由安全綜合組文檔和綜合管理工程師負責(zé)，各專業(yè)監(jiān)理工程師負責(zé)配合綜合組文檔和綜合管理工程師做好監(jiān)理文檔的信息管理工作；3.2負責(zé)歸檔的質(zhì)量管理體系和職業(yè)安全健康與環(huán)境管理文件管理；3.3負責(zé)歸檔的工程監(jiān)理文件(含電子文檔及圖像資料)和外來文件管理(含施工單位上報的電子文件及圖像資料)；督促施工單位按要求編報資料；3

3、.4協(xié)助建設(shè)單位對各施工單位進行文件檔案檢查，協(xié)助建設(shè)單位定期召開項目文件例會，協(xié)助建設(shè)單位對項目歸檔文件進行審核。3.5負責(zé)上級主管單位文件管理及國家政府部門文件管理；3.6負責(zé)國家法律、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)等外來文件歸口管理。4、檔案資料主要內(nèi)容4.1建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范規(guī)定的監(jiān)理資料內(nèi)容根據(jù)建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范的規(guī)定，施工監(jiān)理資料包括下列內(nèi)容：（1）施工合同文件及工程委托監(jiān)理合同；（2）勘察設(shè)計文件；（3）監(jiān)理規(guī)劃；（4）監(jiān)理實施細則； （5）分包單位資格報審表；（6）設(shè)計交底與圖紙會審會議紀(jì)要；（7）施工組織設(shè)計（方案）報審表；（8）工程開工/復(fù)工報審表及工程暫停令；（9

4、）測量核驗資料；（10）工程進度計劃；（11）工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備質(zhì)量證明文件；（12）檢查、試驗資料；（13）工程變更資料；（14）隱蔽工程驗收資料；（15）工程計量單和工程款支付證書；（16）監(jiān)理工程師通知單；（17）監(jiān)理工作聯(lián)系單；（18）報驗申請表；（19）會議紀(jì)要；（20）往來函件；（21）監(jiān)理日記；（22）監(jiān)理月報；（23）工程質(zhì)量缺陷與事故處理文件；（24）分部工程、單位工程等驗收資料；（25）索賠文件資料；（26）竣工結(jié)算審核意見書；（27）工程項目施工階段質(zhì)量評估報告等專題報告；（28）監(jiān)理工作總結(jié)。4.2工程施工階段資料的主要內(nèi)容施工階段監(jiān)理資料可分四個部分，即監(jiān)理依據(jù)資

5、料、施工過程控制資料（質(zhì)量控制、進度控制、合同管理和投資控制）、安全和文明施工管理以及監(jiān)理管理工作資料。4.2.1工程施工階段監(jiān)理依據(jù)性資料工程施工階段監(jiān)理依據(jù)性資料的主要內(nèi)容如下表：監(jiān)理依據(jù)性資料的主要內(nèi)容 表4-2-1編號檔案資料1工程項目建議書及審批文件?！俺蹩伞彪A段文件及其審查和批復(fù)文件。2“可研”階段文件（含工程估算）及其審查和批復(fù)文件。3項目評估文件材料（評估材料、談判議定書、紀(jì)要、備忘錄等）。4工程項目的融資、貸款合同、協(xié)議。5環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告、設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書。6征地文件（含紅線圖、拆遷、補償合同、協(xié)議等）。7環(huán)保、消防、工業(yè)安全等方面的協(xié)議、執(zhí)照、文件等。8招投標(biāo)文件

6、和中標(biāo)通知書；開工報告和批復(fù)文件；股份公司及上級單位發(fā)送的有關(guān)工程前期的依據(jù)性文件、紀(jì)要、備忘錄等；工程管理部門發(fā)出的有關(guān)工程前期的依據(jù)性文件、報告、紀(jì)要、備忘錄等；開工前的審計文件；工程所有租賃文件。9監(jiān)理大綱10監(jiān)理合同4.2.2施工階段過程控制方面的資料內(nèi)容A類：承包商（設(shè)計、施工、調(diào)試）向項目法人、項目監(jiān)理部報送序號表 號表 名1YM/JJ-03-A01設(shè)計修改通知單報審表2YM/JJ-03-A02分包商資質(zhì)報審表3YM/JJ-03-A03施工組織總設(shè)計報審表4YM/JJ-03-A04專業(yè)施工組織設(shè)計/重大施工技術(shù)方案報審表5YM/JJ-03-A05調(diào)試方案報審表6YM/JJ-03-A

7、06工程項目開工報審表7YM/JJ-03-A06續(xù)1項目開工準(zhǔn)備工作審查表8YM/JJ A-06續(xù)2施工圖會審及交底記錄9YM/JJ-03-A07保溫工程施工申請單10YM/JJ-03-A08施工/調(diào)試進度計劃報審表11YM/JJ-03-A09施工進度調(diào)整計劃報審表12YM/JJ-03-A10變更工期申請表13YM/JJ-03-A11復(fù)工申請表14YM/JJ-03-A12主要材料及構(gòu)（配）件供貨商資質(zhì)報審表15YM/JJ-03-A13主要工程材料報審表16YM/JJ-03-A14主要設(shè)備開箱申請表17YM/JJ-03-A15設(shè)備缺陷通知單18YM/JJ-03-A16工程控制網(wǎng)測量報驗單19YM

8、/JJ-03-A17特殊工種及試驗人員資格核查表20YM/JJ-03-A17續(xù)特殊工種及試驗人員統(tǒng)計表21YM/JJ-03-A18主要施工計量器具、檢測儀表檢驗核查表22YM/JJ-03-A18續(xù)主要施工計量器具、檢測儀表檢驗統(tǒng)計表23YM/JJ-03-A19施工質(zhì)量檢驗項目劃分報審表24YM/JJ-03-A20工程質(zhì)量報驗單25YM/JJ-03-A21土建交付安裝中間驗收交接表26YM/JJ-03-A22安裝交付調(diào)試中間驗收交接表27YM/JJ-03-A23工程質(zhì)量事故報告單28YM/JJ-03-A24質(zhì)量事故處理方案報審表29YM/JJ-03-A25質(zhì)量事故處理結(jié)果報驗表30YM/JJ-0

9、3-A26工程月付款申報表31YM/JJ-03-A27工程變更費用報審表32YM/JJ-03-A28索賠報審表33YM/JJ-03-A29整改報驗單34YM/JJ-03-A30設(shè)計變更申請單35YM/JJ-03-A31隱蔽工程質(zhì)量簽證報驗單36YM/JJ-03-A32安裝交付土建中間驗收交接表37YM/JJ-03-A33預(yù)埋通知單38YM/JJ-03-A34照明工程報驗單39YM/JJ-03-A35設(shè)備缺陷處理報驗單40YM/JJ-03-A35續(xù)設(shè)備缺陷處理完工單41YM/JJ-03-A36見證取樣記錄42YM/JJ-03-A37簽證書43YM/JJ-03-A38設(shè)計變更處理報驗單44YM/J

10、J-03-A39工程量簽證單45YW/JJ-03-40工程聯(lián)系單46YW/JJ-03-41監(jiān)理工程師通知單回復(fù)單B類：監(jiān)理部用表47YM/JJ-03-B01整改通知單48YM/JJ-03-B02停工通知單49YM/JJ-03-B03監(jiān)理工作聯(lián)系單50YM/JJ-03-B04工程驗評記錄季度匯總呈報表51YM/JJ-03-B05監(jiān)理工程師通知單C類：通用表52YM/JJ-03-C01會議紀(jì)要53YM/JJ-03-C02內(nèi)部工作聯(lián)系單54YM/JJ-03-C03技術(shù)變更會簽單4.2.3監(jiān)理部需移交歸檔的工程監(jiān)理文件移交建設(shè)單位檔案的文件內(nèi)容 表4-2-3編號檔案資料1工程項目監(jiān)理合同2工程項目監(jiān)理

11、工作計劃3監(jiān)理周報4監(jiān)理月報5與建設(shè)單位、承包單位、設(shè)計單位來往文件6監(jiān)理備忘錄7監(jiān)理工程師通知單（附回復(fù)單）8監(jiān)理工作聯(lián)系單9整改通知單（附整改報驗單）10工程停工通知單（附復(fù)工申請表）11由監(jiān)理編發(fā)的專題會議記要12由監(jiān)理主持召開的圖紙會審紀(jì)要13項目月付款申報表14工程質(zhì)量報驗單15工程質(zhì)量缺陷處理文件16工程質(zhì)量事故報告單、工程質(zhì)量事故處理方案報審表（附處理材料）、質(zhì)量事故處理結(jié)果報驗表17監(jiān)理工作總結(jié)、專題報告、工程質(zhì)量評估報告18工程初步設(shè)計概算與投標(biāo)報價對比審核、付款簽證記錄19索賠文件資料20竣工結(jié)算審核意見書21工程驗評記錄季度匯總呈報表22分包單位資格報審表23主要材料及構(gòu)

12、（配）件供貨商資質(zhì)報審表（附資質(zhì)證件）24主要工程材料報審表25施工總組織設(shè)計報審表、專業(yè)施工組織設(shè)計（方案）報審表26調(diào)試方案報審表27保溫工程施工申請單28照明工程報驗單29工程項目開工報審表(附項目開工準(zhǔn)備工作審查表)30監(jiān)理日記31監(jiān)理旁站記錄本32設(shè)計變更處理報驗單 5、文件資料信息的管理施工文件檔案資料的收文與登記；監(jiān)理文件資料輸入計算機及管理，監(jiān)理文件資料的發(fā)文與登記；監(jiān)理文件檔案資料傳閱；文件檔案資料分類存放；監(jiān)理文件檔案資料歸檔、借閱、更改與作廢。政府部門項目法人單位上級主管單位項目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師各專業(yè)監(jiān)理組專業(yè)監(jiān)理工程師專業(yè)監(jiān)理工程師檔案室計算機信息系統(tǒng)綜合組/文檔綜合

13、信息工程師專業(yè)監(jiān)理工程師設(shè)計單位設(shè)備材料供應(yīng)商施工調(diào)試承包商項目監(jiān)理部的信息流程圖5.1施工單位文件資料的編報監(jiān)理部嚴(yán)格執(zhí)行建設(shè)項目檔案整理規(guī)范實施細則規(guī)定的要求及質(zhì)量進行編報文件資料，發(fā)現(xiàn)編號有誤或表式不符合要求的文件資料一概退還施工單位，并要求其重新編報。各施工單位要根據(jù)監(jiān)理部劃分的土建單位工程（暫定）表劃分所屬分部、分項工程，工程編號形式為：單位工程-分部工程-分項工程。5.2監(jiān)理資料的收發(fā)文與登錄（1）項目監(jiān)理部建立收發(fā)文和圖紙資料收發(fā)登記簿，所有文件、圖紙、資料的收發(fā)都應(yīng)按信息分類進行登記。登記內(nèi)容包括資料名稱、資料來源、資料編號、資料摘要信息、資料的發(fā)放單位（部門）、收件人員簽字以

14、及收到或借出日期，必要時應(yīng)注明接收資料的具體時間。（2）監(jiān)理信息在有追溯性要求的情況下，應(yīng)注意核查所填部分內(nèi)容是否可追溯。如材料報審表中是否明確注明該材料所使用的具體部位，以及該材料質(zhì)保證明的原件保存處等。（3）如不同類型的監(jiān)理信息之間存在相互對照或追溯關(guān)系時（如整改通知單和整改通知單回復(fù)），在分類存放的情況下，應(yīng)在資料和記錄上注明相關(guān)信息的編號和存放處。（4）文檔綜合信息工程師須檢查資料的各項內(nèi)容的填寫和記錄應(yīng)真實完整，并經(jīng)相關(guān)規(guī)定的責(zé)任人員簽字。資料以及存儲介質(zhì)質(zhì)量應(yīng)符合要求，所有資料必須使用符合檔案歸檔要求填寫或打?。娮游募囊罅硇幸?guī)定），以適應(yīng)長時間保存的要求。（5）有關(guān)工程建設(shè)照

15、片及聲像資料等應(yīng)注明拍攝日期及所反映工程建設(shè)部位等摘要信息。收文登記后應(yīng)交給項目總監(jiān)或由其授權(quán)的監(jiān)理工程師進行處理，重要資料內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中記錄。（6）部分收文如涉及建設(shè)單位的工程建設(shè)指令或設(shè)計單位的技術(shù)核定單以及其他重要文件，應(yīng)將復(fù)印件在項目監(jiān)理機構(gòu)專欄內(nèi)予以公布。（7）監(jiān)理發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理機構(gòu)公章，所有發(fā)文按信息文件分類和編碼要求進行分類編碼，并在發(fā)文登記表上登記。登記內(nèi)容包括：文件的分類編碼、發(fā)文文件名稱、摘要信息、接收文件的單位（部門）名稱、發(fā)文日期（強調(diào)時效性的文件應(yīng)注明發(fā)文的具體時間）。收件人收到文件后應(yīng)簽名。發(fā)文應(yīng)留有底稿，并附一份文件

16、傳閱紙，文檔綜合信息管理人員根據(jù)文件簽發(fā)人指示確定文件責(zé)任人和相關(guān)傳閱會簽人員。文件傳閱過程中，每位傳閱人員閱后應(yīng)簽名并注明日期。發(fā)文的傳閱期限不應(yīng)超過其處理期限。重要文件的發(fā)文內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中予以記錄。文檔綜合信息管理人員應(yīng)及時將發(fā)文原件歸入相應(yīng)的文件柜（夾）中，并在目錄清單中予以記錄。5.3資料傳閱由項目總監(jiān)或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定資料、記錄是否需傳閱，如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并注明在資料傳閱紙上，資料傳閱紙隨同資料進行傳閱。每位傳閱人員閱后應(yīng)、在資料傳閱紙上簽名，并注明日期。資料和記錄傳閱期限不應(yīng)超過該資料的處理期限。傳閱完畢后，資料原件應(yīng)交還信息管理人員歸檔。5.4 監(jiān)理資

17、料分類存放（1）監(jiān)理資料經(jīng)收/發(fā)文、登錄和傳閱工作程序后，應(yīng)按分類方法進行存放在專用資料柜和專用資料夾中。（2）為提高監(jiān)理管理效率，方便監(jiān)理人員檢索和查閱，文檔綜合信息管理人員應(yīng)采用計算機對監(jiān)理信息進行輔助管理。（3）資料應(yīng)保持清晰，不得隨意涂改記錄，保存過程中應(yīng)保持記錄介質(zhì)的清潔和完整。（4）項目監(jiān)理機構(gòu)存放的資料原則上不得外借，如政府部門、業(yè)主單位或承包商確有需要，應(yīng)經(jīng)總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師同意，并辦理正規(guī)借閱手續(xù)。監(jiān)理人員在項目實施過程中需要借閱資料時，應(yīng)填寫資料借閱單，并明確歸還時間。文檔綜合信息管理人員辦理有關(guān)借閱手續(xù)后，應(yīng)在資料夾的內(nèi)附目錄上作特殊標(biāo)記。（5）監(jiān)理資料的更

18、改應(yīng)由原制定部門相應(yīng)責(zé)任人執(zhí)行，涉及審批程序的，由原審批責(zé)任人執(zhí)行。若指定其他責(zé)任人進行更改和審批時，新責(zé)任人必須獲得所依據(jù)的背景資料。監(jiān)理資料更改后，由信息管理部門填寫監(jiān)理資料更改通知單，并負責(zé)發(fā)放新版本資料。發(fā)放過程中必須保證項目參建單位中所有相關(guān)部門都得到相應(yīng)資料的有效版本。資料換發(fā)新版時，應(yīng)由信息管理部門負責(zé)將原版本收回作廢。考慮到日后有可能出現(xiàn)追溯需求，信息管理部門可以保存作廢資料的樣本以備查閱。5.5監(jiān)理音像資料的管理（1）項目監(jiān)理部的音像資料是監(jiān)理檔案資料的重要組成部分，工程監(jiān)理過程中產(chǎn)生的音像資料歸口由安全綜合組文檔綜合信息工程師負責(zé)管理。（2）項目監(jiān)理部的音像資料載體包括照片

19、（一般為數(shù)碼照片）、錄像帶、U盤（或光盤、軟盤）等。（3）音像資料的內(nèi)容。音像資料的內(nèi)容以反映本工程的特點、工程質(zhì)量、現(xiàn)場安全文明狀況和重要工作結(jié)點為主，如：施工過程中的重大事件和重要現(xiàn)場情況；主要施工工序的施工情況，新技術(shù)、新工藝、新材料、新設(shè)備的實施情況；下道工序施工后難以檢查的重點部位的隱蔽過程、質(zhì)量情況和驗收情況；反映施工過程中質(zhì)量問題、質(zhì)量事故的情況和處理過程；反映施工過程中安全施工（包括安全隱患、違章、安全事故及處理情況）和文明施工狀況；反映工程項目關(guān)鍵工序、階段性成果和實物效果情況；每月末的工程形象進度情況。（4）音像資料應(yīng)按專題內(nèi)容和拍攝時間進行排序和歸檔，并附有文字和簡要說明

20、。（5）本工程采用計算機對監(jiān)理信息進行輔助管理，當(dāng)相關(guān)的資料和記錄經(jīng)相關(guān)責(zé)任人員簽字確定、正式生效并已存人項目監(jiān)理機構(gòu)相關(guān)資料夾中時，計算機管理人員應(yīng)將儲存在計算機中的相關(guān)資料和記錄改變其資料屬性為“只讀”，并將保存的目錄記錄在書面文件上以便于進行查閱。在項目資料歸檔前不得將計算機中保存的有效資料和記錄刪除。6、文件資料的歸檔按建設(shè)項目檔案整理規(guī)范實施細則執(zhí)行。6.3監(jiān)理公司檔案分類根據(jù)誠達公司工程監(jiān)理檔案歸檔的內(nèi)容、范圍以及編碼規(guī)定，為減輕工程竣工時整理資料的工作壓力，監(jiān)理部應(yīng)采取分類逐一積累誠達監(jiān)理公司相應(yīng)的監(jiān)理資料。江西誠達公司工程監(jiān)理檔案分類及保管期限表 （A）類目號類目名稱歸 檔 文

21、 件保管期限6工程建設(shè)類60綜合文件600監(jiān)理主持的質(zhì)量分析會議紀(jì)要長期601設(shè)計交底及圖紙會審記錄長期監(jiān)理主持的施工協(xié)調(diào)會紀(jì)要長期61工程管理610委托監(jiān)理合同、合同補充協(xié)議、中標(biāo)函永久工程項目監(jiān)理機構(gòu)及負責(zé)人名單永久611監(jiān)理規(guī)劃長期監(jiān)理實施細則長期監(jiān)理部總控制計劃（一級網(wǎng)絡(luò)計劃）長期612監(jiān)理工作聯(lián)系單長期監(jiān)理工程師通知單/監(jiān)理工程師通知回復(fù)單長期613監(jiān)理月報長期旁站監(jiān)理記錄長期614工程延期報告及審批長期費用索賠報告及審批長期合同爭議、違約報告及處理意見長期合同變更材料長期62土建施工620施工組織設(shè)計（方案）報審表（表、書）長期621工程開工/復(fù)工審批表長期工程開工/復(fù)工暫停令長期

22、622工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報審表（附目錄）長期材料復(fù)檢試驗報告報驗申請表（附目錄）長期623測量控制報驗申請表長期試驗報告（機電安裝：調(diào)試、測試報告）報驗申請表（附目錄）長期624工程變更單長期625工程款支付證書/工程款支付申請表長期626隱蔽工程檢查驗收記錄及報驗申請表長期江西誠達公司工程監(jiān)理檔案分類及保管期限表 續(xù)（A）類目號類目名稱歸 檔 文 件保管期限627分部工程質(zhì)量驗收評定表及報驗申請表長期單位工程質(zhì)量驗收評定表及報驗申請表長期專項驗收文件長期628質(zhì)量事故報告及處理意見長期63機、電安裝630施工組織設(shè)計（方案）報審表（表、書）長期631工程開工/復(fù)工審批表長期工程開工/復(fù)工

23、暫停令長期632工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報審表（附目錄）長期材料復(fù)檢試驗報告報驗申請表（附目錄）長期633測量控制報驗申請表長期試驗報告（機電安裝：調(diào)試、測試報告）報驗申請表（附目錄）長期634工程變更單長期635工程款支付證書/工程款支付申請表長期636隱蔽工程檢查驗收記錄及報驗申請表長期65工程竣工650工程竣工報驗單長期工程竣工報告永久工程竣工驗收報告永久工程竣工驗收簽證書永久工程竣工結(jié)算審核意見書永久651工程質(zhì)量監(jiān)督檢查報告永久652監(jiān)理工作總結(jié)永久質(zhì)量評估報告永久監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊永久完工證明永久659工程項目歸檔資料報審表（附工程文件資料送件單）短期7、信息管理監(jiān)理服務(wù)程序質(zhì)量信息目標(biāo)進度信息目標(biāo)安全信息目標(biāo)確定信息管理目標(biāo)投資信息目標(biāo)信息源收 集 信息分類確定信息產(chǎn)生過程確定信息處理手段確定信息傳遞方式、信息流向建立信息管理系統(tǒng)確定信息記錄格式確定信息目錄，選擇信息確定信息檢查方法計劃與實際數(shù)比較新、舊數(shù)據(jù)比較信息處理承包方數(shù)據(jù)與監(jiān)理數(shù)據(jù)比較信息更新信息出現(xiàn)偏差信息正常整理、保存通知有關(guān)方處理達到信息管理目的處理后信息正常