《時(shí)間管理技巧》PPT課件.ppt

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1、時(shí)間管理的方法和技巧,時(shí)間管理技巧,魯訊不吃魚； 陳景潤挨批時(shí)也能作自己的事； 拿破侖不睡覺； 康德的行動(dòng)規(guī)律可對(duì)鐘； ,我們?yōu)楹蚊y？,自己的許多思想、宏圖大志等都只有在夢中實(shí)現(xiàn)； 沒有時(shí)間與家人多處一會(huì)兒； 沒有時(shí)間多讀書； 沒有時(shí)間嘗試新的事物； 沒有業(yè)余愛好的時(shí)間。 總之，沒有在有限的時(shí)間里做自己應(yīng)該做的事情，每一天都忙卻忙的不是地方。,8：30上司打電話讓任經(jīng)理去談話，談了一會(huì)兒有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，中間總經(jīng)理接聽電話、有客人來訪等，使他們的談話一直延續(xù)到10：00。 10：00準(zhǔn)備布置下屬工作，又有電話打來詢問有關(guān)新入職人員薪資的問題，解釋到10：20。 10：20找來下屬布

2、置招聘工作，中間不斷有其他下屬進(jìn)來請(qǐng)示工作，任經(jīng)理的思路和時(shí)間被分割和耽誤，布置工作一直延續(xù)到11：00。 11：00對(duì)秘書報(bào)上來的文件等進(jìn)行批示、處理；閱讀文件、各類的報(bào)告、建議書等，到12：00，還有一部分沒有過目。 12：00匆匆吃過飯，看了一會(huì)兒報(bào)紙、與同事聊了一會(huì)兒天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報(bào)告還沒有完成，明天就要上交的，于是趕緊沖進(jìn)辦公室。,讓我們來看看任經(jīng)理的一天的活動(dòng)：,14：00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對(duì)招聘主管的工作不放心，本應(yīng)是下屬的職責(zé)，任經(jīng)理卻又全包了下來，包括招聘計(jì)劃、招聘人員資格的具體要求等，都由任經(jīng)理自己確定，此項(xiàng)工作又占去時(shí)間

3、2個(gè)小時(shí)。 16：00剛要寫自己明天提交給總經(jīng)理的公司人力資源規(guī)劃報(bào)告，一個(gè)下屬又進(jìn)來請(qǐng)示和審批，同時(shí)聊了一會(huì)兒個(gè)人的私事和公司最近的傳聞。 16：30召集下屬開會(huì)，因?yàn)橄聦俜从巢块T內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，任經(jīng)理必須就此事同下屬強(qiáng)調(diào)一下。但會(huì)議不僅沒有達(dá)到任經(jīng)理的預(yù)期目的，還拖延了時(shí)間，一直持續(xù)到17：00。 17：00 下屬走后，任經(jīng)理一看已經(jīng)過了下班時(shí)間，已經(jīng)沒有時(shí)間來完成報(bào)告，只好挾著自己未寫完的報(bào)告和要處理的文件回到家中，看樣子今晚上又得加班到午夜了。,我們仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的時(shí)間為什么不夠用？,電話干擾對(duì)公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，這本不屬于任經(jīng)理的事，有薪酬主管嗎？ 會(huì)議安排沒

4、有計(jì)劃，會(huì)議拖延，主題不明確，對(duì)會(huì)議沒有實(shí)行有效控制。 上司不定期的召見，使中層經(jīng)理的時(shí)間具有很大的隨意性。 喜歡下屬事事請(qǐng)示和匯報(bào)的官僚作風(fēng)，下屬的不斷請(qǐng)示和匯報(bào)，使自己成為下屬任務(wù)的執(zhí)行者，大大浪費(fèi)了自己的時(shí)間。 對(duì)下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天被埋在事務(wù)性的工作里。 凡事事必躬親，有許多不需要看和處理的文件等耽誤時(shí)間。,缺乏一份詳盡的計(jì)劃，工作沒有目標(biāo)、沒有程序，所以就沒有自己主動(dòng)的行動(dòng)。 做事情沒有輕重緩急和主次之分，經(jīng)常本末倒置，終日埋頭于無關(guān)重要的事務(wù)上。 只注意細(xì)節(jié)和小事，事事過問，事事關(guān)心，就像一個(gè)多事的婆婆，結(jié)果下屬?zèng)]有事情可做。 不知道中層經(jīng)理是可以說“不”的，經(jīng)常

5、聽命于上司的召喚，對(duì)下屬的打擾也不加以控制，結(jié)果是時(shí)間浪費(fèi)在一些無關(guān)緊要和與己無關(guān)的事務(wù)上。 對(duì)于自己熟悉和喜歡的事盡快做完，對(duì)于棘手的問題拖延進(jìn)行，只有通過加班來完成。 不舍得放權(quán)，不授權(quán)，下屬輕松自在，自己卻忙得要死 。,時(shí)間管理的障礙何在？,障礙一：“我的習(xí)慣就這樣，不好改” 障礙二：“時(shí)間管理有什么用，計(jì)劃趕不上變化” 障礙三：“時(shí)間掌握在別人手中” 障礙四：“時(shí)間管理太麻煩”,8：30 部門例會(huì) 9：00 看資料、文件 9：15 接聽和打回復(fù)幾電話 9：30 下屬來請(qǐng)示工作 9：45 與財(cái)務(wù)部經(jīng)理討論費(fèi)用問題 10：20 替上司營銷總監(jiān)去開會(huì) 10：55 給外地辦事處打電話 11：1

6、0與行政部經(jīng)理聊天 11：30 替下屬修改銷售分析報(bào)告 12：00 吃午飯 13：00 接待一個(gè)客戶 13：30 備向營銷總監(jiān)匯報(bào)的資料,肖經(jīng)理的一天,14：30 下屬來談他工作中的困難和抱怨 14：50 與人事經(jīng)理談某下屬的獎(jiǎng)金問題 15：20 接顧客投訴電話、很惱火 15：30 打電話詢問投訴之事、教訓(xùn)下屬 15：50 老總找去談事 16：20 下屬又來請(qǐng)示工作 16：30 撰寫招聘計(jì)劃 17：00 下班時(shí)間到了，發(fā)現(xiàn)招聘計(jì)劃中有好幾個(gè)問題得去找人事經(jīng)理協(xié)商 18：00 有一個(gè)下屬還想反映 一下情況,請(qǐng)回憶記錄自己昨天一天的活動(dòng)，包括所想所作的事(從起床到晚安)。,時(shí)間管理的原則,80/2

7、0原則 目標(biāo)ABC原則 優(yōu)先順序原則 計(jì)劃原則 習(xí)慣原則,20%的工作占整個(gè)工作80%的價(jià)值 集中的精力要做20%的工作 投入20%精力做另外80%的工作,80/20原則,A=必須做的 B=應(yīng)該做的 C=不值得做,目標(biāo)ABC原則,優(yōu)先順序原則,第一類是工作的緊急程度是不同的。對(duì)于緊急的工作要先做，對(duì)于不太 的工作后做。,例：某銷售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分,第二類是工作可以按照重要程度來劃分，對(duì)于重要的工作要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力去做，對(duì)于不太重要或不重要的工作不必去做或只花費(fèi)很少時(shí)間去做。,例：銷售部經(jīng)理的某一天工作的重要程度劃分,第四象限 不緊急 不重要,第三象限 緊 急 不重要,第二象限 不

8、緊急 重 要,第一象限 緊急 重要,緊急 不緊急,四象限分析法,請(qǐng)對(duì)你自己昨天一天的活動(dòng)進(jìn)行四象限法分析，并選一人上臺(tái)演示后進(jìn)行分析。,計(jì)劃性原則,必須事先對(duì)工作做出計(jì)劃 必須按照計(jì)劃去執(zhí)行、去實(shí)施 必須留出處理不可預(yù)計(jì)事務(wù)的時(shí)間,習(xí)慣性原則,你要知道什么是好的時(shí)間管理習(xí)慣？ 對(duì)于職業(yè)管理人來說壞習(xí)慣是可以并且是必須要改變的。 好的習(xí)慣是可以養(yǎng)成并且是必須要形成的。 良好的習(xí)慣可以在有意中形成 。,工作效率低、辦事拖拉 時(shí)間觀念差，工作時(shí)磨磨蹭噌 工作時(shí)眉毛胡子一把抓，經(jīng)常找不到主次 經(jīng)常被電話、不速之客干擾 上班時(shí)間不緊湊，晚上加班干 什么事情都愿意管，認(rèn)為自己很忙才好 沒有目標(biāo)、沒有計(jì)劃、

9、人云亦云 零碎時(shí)間都被隨意打發(fā)掉，不會(huì)利用零碎時(shí)間 沒有時(shí)間安排表，由別人來安排 不會(huì)休息、不會(huì)娛樂、沒有空閑,你是否有這樣的一些習(xí)慣,每天要花10分鐘作計(jì)劃 要有書面的待辦單、日計(jì)劃、周計(jì)劃和月度計(jì)劃 每周都將你的工作排出優(yōu)先順序 能在高效的時(shí)間里做完你的重要工作 有明確的生活和工作目標(biāo),必須養(yǎng)成習(xí)慣,時(shí)間管理的改進(jìn)途徑,方法之一：有計(jì)劃地工作,建立包括目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、最后期限、優(yōu)先順序一套計(jì)劃體系。 在剛開始時(shí)作計(jì)劃。 嚴(yán)于律己，經(jīng)常激勵(lì)和要求別人監(jiān)督和檢查。 把所有的工作按照緊迫性、重要性等進(jìn)行劃分，制訂自己的優(yōu)先工作次序。 每天的計(jì)劃都有一定的預(yù)留時(shí)間來處理變化或危機(jī)、偶然事件等。,方法之

10、二：減少無序行動(dòng),時(shí)刻對(duì)自己的工作和任務(wù)進(jìn)行反思，整理和形成一套有效的、有條理的思維方式。 工作和任務(wù)肯定有輕重和緩急之分，與你的目標(biāo)掛鉤確定重要工作及每日的工作優(yōu)先順序。,方法之三：避免貪大求全,不要追求盡善盡美，只追求達(dá)到目標(biāo)，完成職責(zé)。 成就感是建立在要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)上的，不能脫離你的目標(biāo)。 讓上司認(rèn)可是在完成你的職責(zé)內(nèi)的工作基礎(chǔ)上的，能干是在對(duì)你分內(nèi)事項(xiàng)的處理中體現(xiàn)出來的。對(duì)別人的請(qǐng)求和要求，不屬自己的分內(nèi)之事要敢于說“不” 。,方法之四：避免拖延,嚴(yán)格要求自己，規(guī)定任務(wù)完成的期限。 排除工作過程中的干擾，保持優(yōu)先次序的穩(wěn)定性。 不要只做熟悉的事務(wù)性工作。 與同事、上司、下屬探討改進(jìn)工作方法，辨清各自的職責(zé)，不推諉和相互扯皮。,方法之五：學(xué)會(huì)說“不”,有時(shí)不需要任何借口，只要你的拒絕對(duì)你來說是合理的。 實(shí)行公平交易，給自己找出拒絕的理由。 計(jì)劃好自己的工作計(jì)劃和優(yōu)先次序，以便有理由拒絕別人。 對(duì)上司要有合理的、確切的解釋和說明，因?yàn)樯纤静缓眠`忤。 明確不自己是救世主，不充能人。,時(shí)間管理的改進(jìn)方法,消除電話干擾 消除不速之客 消除無效會(huì)議 有效計(jì)劃 克服條理不清 克服經(jīng)常救火 有效授權(quán) 克服想干的事太多,有效溝通 克服拖延 明確職責(zé) 學(xué)會(huì)說“不” 克服工作擱置 克服文件雜陳 克服辦公桌雜亂和個(gè)人混亂 自律,