精版】項目采購管理細化執(zhí)行與模板[精通采購管理]

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1、項目采購管理細化執(zhí)行與模板 第二節(jié) 項目采購管理執(zhí)行工具與模板 一、項目采購計劃表 編號： 日期： 年 月 日 物資 名稱 規(guī)格 數(shù)量 項目使用階段 交貨期 每日最高用量 基本 存量 最高 存量 基本存量比率 經(jīng)濟訂購數(shù)量

2、 審核人： 填表人： 二、項目采購申請表 項目名稱 采購內(nèi)容 名稱 規(guī)格 數(shù)量 指導(dǎo)價 備注 采購原因 其他采購要求 （包括產(chǎn)地或服務(wù)、資質(zhì)等）

3、 項目采購主管 意見 簽字： 日期： 年 月 日 項目經(jīng)理意見 簽字： 日期： 年 月 日 分管副總意見 簽字： 日期： 年 月 日 三、項目采購詢價單模板 （ ）購 字第 號 物資（服務(wù)）名稱 編號 規(guī)格說明 單位 數(shù)量 質(zhì)量要求

4、 報價須知 交貨期限 □ 需于 年 月 日以前交清 □ 訂購后 天內(nèi)交清 交貨地點 付款辦法 □ 交貨驗收合格后付款 □ 試用合格后付款 訂購方法 □ 分項訂購 □ 總金額為準(zhǔn) 報價期限 報價截止日期 上開報價單請于 年 月 日 時以前惠予報價以便洽購為荷。 報價保留時效 請保留報價有效期間至詢價截止日期起10天以上 報價途徑 以上報價單請寄送至××××市×××路×××號××××項目部

5、 或發(fā)送至×××××@×××× 四、采購工作說明書 項目名稱： 日期： 年 月 日 ××項目采購工作說明書 項目目標(biāo) 采購物資（服務(wù)） 交付地點 物資（服務(wù)）的供應(yīng)周期 所需技術(shù)支持 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 驗收標(biāo)準(zhǔn) 其他要求 審核人： 編制人：

6、 五、項目供應(yīng)商調(diào)查表 供應(yīng)商基本信息 供應(yīng)商全稱 使用商標(biāo) 行業(yè)類別 業(yè)務(wù)性質(zhì) 資本類型 占地面積 廠房面積 企業(yè)負責(zé)人 固定資產(chǎn) 年產(chǎn)值 銷售額 公司地址 主要聯(lián)系人 聯(lián)系人姓名 性別 職務(wù) 辦公 電子郵件 所負責(zé)過的主要項目 項目名稱 合作單位 項目類型 項目規(guī)模 項目耗時 優(yōu)勢說明 主要客戶市場 主要客戶名 行業(yè)和地區(qū) 提供的產(chǎn)品或服務(wù) 該客戶占企業(yè)

7、銷售額的% 業(yè)務(wù)開始時間 說明 關(guān)鍵設(shè)備簡介 設(shè)備名稱/型號 產(chǎn)地 設(shè)備供應(yīng)商 技術(shù)指標(biāo)和優(yōu)勢 設(shè)備生產(chǎn)時間 數(shù)量 人員數(shù)量信息 管理人員 技術(shù)人員 業(yè)務(wù)人員 質(zhì)檢人員 生產(chǎn)人員 事務(wù)性人員 總?cè)藬?shù) 財務(wù)信息 總投資額 總資產(chǎn)額 年產(chǎn)值 銷售額 年出口額 年研發(fā)經(jīng)費 其他信息 發(fā)展簡介及質(zhì)量保證能力

8、 發(fā)展簡介 供應(yīng)商貫標(biāo) 名稱及日期 是否通過認證 認證標(biāo)準(zhǔn) 通過認證日期 年 月 日 認證機構(gòu)名稱 認證證書編號 請列出貴司可以提供的合同金額范圍 實施技術(shù)支持、售后服務(wù)、維護的組織架構(gòu) 環(huán)境管理系統(tǒng)及措施 安全管理系統(tǒng)簡介 主要負責(zé)人 聲明 本公司在此鄭重聲明本登記表所填的所有內(nèi)容屬實無誤 簽字（蓋章）： 日期： 年 月 日 六、項目采購驗收單 項目名稱： 編號：

9、 日期： 年 月 日 物資（服務(wù)）名稱 規(guī)格 供應(yīng)商 訂購人 訂購日期 到貨日期 訂購數(shù)量 實收數(shù)量 檢驗員 驗收數(shù)量 □ 足交 □ 溢交 □ 短缺 短交數(shù)量 超交數(shù)量 檢驗員 交付物資（服務(wù)）質(zhì)量狀況 檢驗員 驗收記錄 檢驗項目 檢驗標(biāo)準(zhǔn) 檢驗結(jié)果 判 定 備注 合格 不合格 總體驗收結(jié)果 判定 備注 處理方式

10、 項目采購主管 項目檢驗主管 項目經(jīng)理 第三節(jié) 項目采購管理執(zhí)行制度與模板 一、項目采購管理辦法模板 項目采購管理辦法 第1章 總則 第1條 目的 為規(guī)范項目采購管理工作，保證項目進度和質(zhì)量，提高項目經(jīng)濟效益，特制定本辦法。 第2條 適用范圍 凡本公司項目進程中涉及到的原材料和設(shè)備采購、服務(wù)采購、工程分包等各類采購事項，除另有規(guī)定外，均依照本辦法執(zhí)行。 第3條 管理職責(zé) 1．項目經(jīng)理需對項目采購過程進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。 2．項目部應(yīng)建立項目采購小組，全面負責(zé)項目過程中議價采購、招標(biāo)采購等各種類型的采購工作，具體包括采購計劃制訂、詢價管理、

11、供應(yīng)商選擇、采購談判、采購合同簽訂、采購過程控制等各項工作的實施和管理。 第2章 選擇采購方式 第4條 采購方式選擇原則 1．本公司項目采購過程中，可以采用的采購方式包括詢價采購、競爭性談判、邀請招標(biāo)等方式，項目采購小組需根據(jù)項目需求實際情況，確定采購方式。 2．在采購金額較大且項目進度等條件許可時，需盡量采用公開招標(biāo)方式。 3．無論采取何種采購方式，候選供應(yīng)商均不得少于三家。 第5條 采購方式選擇辦法 一般情況下，各種采購方式的適用范圍如下表所示。 不同采購方式適用范圍一覽表 采購方式 適用范圍 公開招標(biāo)采購 主要材料或服務(wù)單項采購金額在30萬元及以上 邀請招

12、標(biāo)采購 主要材料及服務(wù)單項采購金額在15萬～30萬元 競爭性談判 主要材料及服務(wù)單項采購金額在15萬元以下 詢價采購 零星材料、專業(yè)性較強或非常用材料及服務(wù) 第6條 特殊情況處理 因特殊情況不能按照本辦法規(guī)定的采購方式實施項目采購的，由項目采購小組提交申請，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可變更采購方式。 第3章 組織采購工作 第7條 采購計劃擬訂 1．項目采購小組需在項目工作規(guī)劃開始后30日內(nèi)，根據(jù)項目進度計劃合理確定主要資源的需求時間，擬訂項目的總體采購計劃，報公司項目經(jīng)理審批。 2．項目采購應(yīng)依照采購計劃執(zhí)行，如因項目進度調(diào)整較大，需另行向項目經(jīng)理申請調(diào)整采購計劃。

13、3．采購計劃要充分考慮采購提前期，項目采購小組可根據(jù)項目需要分批次安排請購時間，避免因采購滯后影響施工。 第8條 市場價格調(diào)查 在采購實施之前，項目采購小組應(yīng)首先進行市場價格的調(diào)查，價格調(diào)查工作應(yīng)由小組成員通過不同的渠道分頭完成，采購小組匯總分析后擬定合理的上限控制價。 第9條 采購申請 項目采購小組根據(jù)實際需要提前七天以書面形式向項目經(jīng)理提交采購申請，明確采購內(nèi)容、規(guī)格、擬采購的數(shù)量、采購方式及上限控制價等，經(jīng)項目經(jīng)理審核、分管副總審批后，由項目采購小組組織實施采購工作。 第10條 招標(biāo)采購組織 1．采用招標(biāo)形式采購的，采購招標(biāo)文件由項目采購小組擬定，報項目經(jīng)理審核、分管副

14、總審批后方可發(fā)布。投標(biāo)邀請書可采取向相關(guān)供貨商發(fā)函的方式發(fā)布，如為公開招標(biāo)采購，投標(biāo)邀請書還應(yīng)在公司網(wǎng)站登載。 2．采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)采購的，項目部采購小組應(yīng)組織潛在供應(yīng)商參加開標(biāo)會議，項目經(jīng)理組織項目采購人員及相關(guān)專家參加開標(biāo)會，對招標(biāo)活動進行公開開標(biāo)。 3．潛在供應(yīng)商參與招標(biāo)采購時，應(yīng)在開標(biāo)前向項目部提交投標(biāo)保證金，保證金數(shù)額不得低于擬采購標(biāo)底額的10%。投標(biāo)保證金在確定中標(biāo)人后三個工作日內(nèi)退還給未中標(biāo)人，中標(biāo)人的投標(biāo)保證金需在項目部支付其首筆合同價款時一并退還。 第11條 其他形式采購組織 1．采用詢價采購或競爭性談判采購的，由項目采購小組按公司相關(guān)制度規(guī)定程序?qū)嵤┎少?，?/p>

15、購結(jié)果需經(jīng)公司法律顧問審核、分管副總審批后方可實施。 2．其他采購形式的采購結(jié)果，應(yīng)及時報公司項目部備案。 第4章 項目采購定價 第12條 采購價格組成 1．項目中各類物資的價格應(yīng)由生產(chǎn)成本、運輸及裝卸費、稅費及利潤四部分組成。 2．項目中各項服務(wù)的價格應(yīng)由服務(wù)成本與利潤、稅費三部分構(gòu)成。 3．項目采購人員應(yīng)按照價格組成進行采購底價的調(diào)查和分析，并要求潛在供應(yīng)商依據(jù)上述價格組成分別進行報價，以利于采購人員進行價格評定。 第13條 項目采購定價程序及權(quán)限 1．項目采購人員對市場價格進行調(diào)查后，對潛在供應(yīng)商報價各組成部分的最低價進行組合，以此作為價格談判的目標(biāo)值，依次與各潛在

16、供應(yīng)商進行談判。 2．項目采購小組對潛在供應(yīng)商報價進行評議、談判后，擬定供應(yīng)商及簽約價格，填寫采購定價單，上報項目經(jīng)理和分管副總。 3．經(jīng)項目經(jīng)理和分管副總核定后的采購定價，可作為采購工作開展的依據(jù)。 第14條 采購價格確定注意事項 1．項目采購人員在進行采購定價時，應(yīng)根據(jù)項目資金狀況及供應(yīng)商的墊資能力，考慮適當(dāng)?shù)膬r款支付周期，在簽訂采購合同時約定確切的付款時間。 2．確定采購單價時需考慮付款時間等因素，提前付款或延期付款的，應(yīng)按同期銀行貸款利率扣除或增加支付金額，并寫入合同條款，避免價款支付的隨意性。 第5章 供應(yīng)商評審 第15條 供應(yīng)商資格審查 1．原則上本公司所有項

17、目的供應(yīng)商均應(yīng)為獨立的法人。 2．項目采購小組應(yīng)要求各潛在供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照等有關(guān)資格證明文件和業(yè)績說明。 3．如采購項目對供應(yīng)商有特定要求的，需對潛在供應(yīng)商的相應(yīng)資格進行專門審查。 4．如潛在供應(yīng)商是非直接生產(chǎn)廠商而是代理商，除應(yīng)向項目采購小組提供自身相關(guān)資料外，還需提供生產(chǎn)廠商簽署的書面授權(quán)書或代理權(quán)限證明，同等條件下，代理級別較高的潛在供應(yīng)商優(yōu)先。 第16條 項目供應(yīng)商范圍確定 1．公司采購部定期公布合格供應(yīng)商名單，項目部采用邀請招標(biāo)或競爭性談判進行采購的，應(yīng)在合格供應(yīng)商名單的范圍內(nèi)發(fā)布招標(biāo)邀請書。 2．采用其他方式實施采購的，潛在供應(yīng)商如不在合格供應(yīng)商名單內(nèi)，項目采購小組

18、需對潛在供應(yīng)商進行綜合評定，并將信用、供應(yīng)保證能力、質(zhì)量保證能力評定信譽良好的供應(yīng)商，上報公司分管副總經(jīng)審批后增列入合格供方名錄。 第17條 供應(yīng)商選擇方法 1．在能夠滿足項目質(zhì)量要求的前提下，原則上應(yīng)選擇報價最低的潛在供應(yīng)商作為最終供應(yīng)商。 2．大宗材料或項目發(fā)包時，可選擇實力較強的2～3家供應(yīng)商，經(jīng)談判后確定最終供應(yīng)商。 第6章 采購合同管理 第18條 合同審批權(quán)限 項目部簽訂采購合同前，需履行審批手續(xù)，具體審批權(quán)限如下。 1．單項采購金額小于15萬元的，經(jīng)項目采購小組成員集體簽字后，由項目經(jīng)理審批。 2．采購金額為15萬～30萬元的，經(jīng)項目經(jīng)理審定后，由公司分管副總

19、審批。 3．采購金額大于或等于30萬元的，由公司總經(jīng)理審批。 第19條 采購合同簽訂 1．簽訂采購合同視為采購?fù)瓿?，在采購?fù)瓿珊?5日內(nèi)，項目采購小組形成書面采購報告，詳細說明采購過程，并將相關(guān)采購記錄作為附件，一并匯編成冊移交項目部存檔，項目采購小組留存復(fù)印件備查。 2．相關(guān)采購記錄應(yīng)包括采購申請、投標(biāo)邀請書、招標(biāo)文件、報價記錄、開標(biāo)簽到單、采購定價單等。 第7條 附則 第20條 本辦法由項目部制定，并負責(zé)對其進行修改和解釋。 第21條 本辦法自審核通過之日起生效。 二、項目采購交期控制制度 項目采購交期控制制度 第1章 總則 第1條 目的 為了達到如下兩

20、個目的，特制定本制度。 1．在必要的時間內(nèi)準(zhǔn)時獲得項目過程活動必需的物資或服務(wù)，確保項目進程連續(xù)性。 2．減少因資源供應(yīng)不足導(dǎo)致的項目延期。 第2條 適用范圍 項目采購過程中對交期確定、交期控制、采購跟催的相關(guān)事項，均依照本制度進行處理。 第2章 合理確定交貨期限 第3條 合理確定采購物流方式 項目采購人員需在簽訂合同之前，應(yīng)合理確定交貨方式、運輸方式、運輸路線等，并提供承運商建議，確保不因物流因素導(dǎo)致交期延誤。 第4條 合理規(guī)劃下單時間 采購人員項目進行過程中，應(yīng)合理預(yù)估項目進度，以及供應(yīng)商備貨、在途、驗收等時間，確定下單提前期，在合理時間進貨，確保在項目進行過程中

21、不出現(xiàn)斷貨或庫存積壓等問題。 第5條 明確交期違約責(zé)任 項目采購人員在簽訂項目采購合同時，必須明確交貨期限，并在此基礎(chǔ)上與供應(yīng)商達成對交期違約責(zé)任的共識，以合同條款的方式在采購合同中體現(xiàn)。 第3章 采購進度控制 第6條 及時掌握備貨進度 1．項目采購人員同供應(yīng)商確定交貨期限后，應(yīng)及時要求供應(yīng)商提供備貨計劃或者生產(chǎn)日程表，采購人員根據(jù)其提供的計劃和日程表督促交貨進度。 2．項目采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商進行溝通，了解其備貨進展情況，防止出現(xiàn)交期延誤或者提前交貨的情形。 3．采購人員發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商供貨進度可能會影響項目進度時，應(yīng)及時采取措施消除進度滯后。 第7條 期中跟催 1．下

22、單后，項目采購人員應(yīng)注意是否能按照規(guī)定時間收到驗收報表，未及時收到驗收報表的情況下應(yīng)采取 查詢的方式進行跟催。 2．對于重要物資（或服務(wù)）采購，除要求供應(yīng)商按時報送進度表之外，還應(yīng)實地前往供應(yīng)商處進行訪問查證，此查證工作應(yīng)于合約或者訂單中加以明確。 第8條 項目采購驗收進度控制 1．為了提高供應(yīng)效率，項目采購人員和質(zhì)量管理人員在進行物資（或服務(wù)）驗收前，必須明確驗收流程。 2．進行項目采購時，可優(yōu)先選擇通過本公司質(zhì)量評估認證的供應(yīng)商，對質(zhì)量有保障的優(yōu)秀供應(yīng)商提供的物資（或服務(wù)）可實行“免檢”處理，以縮短項目采購驗收時間，有效推進項目進度。 第4章 交期延誤管理 第9條 分

23、析交期延誤原因 項目采購人員除對具體項目采購工作進行交期控制外，還需定期根據(jù)采購經(jīng)驗對交期延誤原因進行總結(jié)。常見交期延誤原因包括以下三種，如下表所示。 交期延誤常見原因分析表 原因 具體內(nèi)容 供應(yīng)商責(zé)任 v 供應(yīng)商接單量超過產(chǎn)能，備貨計劃不合理，出現(xiàn)采購和供應(yīng)危機，導(dǎo)致項目停滯 本公司責(zé)任 v 采購部供應(yīng)商選擇錯誤，業(yè)務(wù)手續(xù)不完整，價格決策不合理，進度掌握與督促不力，經(jīng)驗不足，或條件過于嚴苛等 v 在項目過程中，由于各種原因，采購人員未給供應(yīng)商留足夠的采購提前期，或者跟催不積極，導(dǎo)致項目資源供應(yīng)延期 其他原因 v 采供雙方溝通不良，未能掌握一方或者雙方的產(chǎn)能變化，聯(lián)絡(luò)未得

24、到落實 v 技術(shù)資料不充分，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)溝通不一，未達成單價、付款、交期的共識等造成延誤 v 偶發(fā)不可抗拒因素，如自然災(zāi)害或經(jīng)濟、政治、法律因素的變動等造成延誤 第10條 交期延誤處理 針對不同原因的交期延誤，項目采購人員應(yīng)采取相應(yīng)的解決方案。 1．因供應(yīng)商原因?qū)е碌慕黄谘诱`，項目采購人員應(yīng)及時進行催貨，要對方根據(jù)合同條款承擔(dān)違約責(zé)任。 2．因項目采購人員造成的交期延誤，應(yīng)加強采購人員交期意識，提高采購人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，并對相關(guān)責(zé)任人進行批評。對項目進度造成嚴重影響的，應(yīng)記失職一次，并處一定數(shù)額的罰款。 3．因雙方溝通不暢造成的交期延誤，采購部首先應(yīng)加強內(nèi)部控制，改進采購工作業(yè)務(wù)水平，

25、加強同供應(yīng)商溝通，建立完善、暢通的溝通機制。 4．因偶發(fā)不可抗因素造成的交期延誤，應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商進行處理。自然災(zāi)害造成的損失應(yīng)尋求保險公司進行賠償；其他偶發(fā)因素造成的損失，應(yīng)和供應(yīng)商協(xié)商解決，力求將雙方損失降到最低。 第5章 附則 第11條 本制度由項目部制定，呈請分管副總進行審批通過后生效，修改和廢止亦同。 第12條 本制度自審核通過之日起生效并予以執(zhí)行。 第四節(jié) 項目采購管理執(zhí)行文案與模板 二、項目采購招標(biāo)文件 項目采購招標(biāo)文件 各位供應(yīng)商： 因我公司承擔(dān)的××××項目需要采購××××材料，現(xiàn)進行邀請招標(biāo)。 一、項目簡介 1．項目名稱：××××××。 2

26、．實施單位：招標(biāo)人。 3．項目概況：（具體略） 二、招標(biāo)活動安排 本次招標(biāo)活動主要要求如下表所示。 招標(biāo)要求一覽表 序號 項目名稱 主要要求 備注 采購材料要求 采購物資名稱 ×××××× 規(guī)格及型號 ABS-×× 擬采購數(shù)量 100 單位 其他要求 投標(biāo) 條件 投標(biāo)人資格 投標(biāo)保證金 在開標(biāo)時間前向本招標(biāo)人提交投標(biāo)保證金 元 保證金退還 在確定中標(biāo)人后三個工作日內(nèi)退還給未中標(biāo)人，中標(biāo)人的投標(biāo)保證金需在項目部支付其首筆合同價款時一并退還 評標(biāo)辦法 標(biāo)委員會對投標(biāo)報價文件進行審查、質(zhì)疑、

27、評估和比較后，擇優(yōu)選擇競標(biāo)人 價款支付條件 收到項目材料后的30日內(nèi)支付合同總額的90%，其余尾款在使用60天后，視材料質(zhì)量狀況給付 開標(biāo) 時間 年 月 日 時 地點 ××××大酒店 投標(biāo) 聯(lián)系人 聯(lián)系人姓名 張×× 聯(lián)系 ××××－×××××××× 三、投標(biāo)文件附件 所有投標(biāo)人需提交投標(biāo)文件一式兩份，不論中標(biāo)與否，投標(biāo)文件均不退還。投標(biāo)文件附件包括但不限于以下幾種。 1．企業(yè)營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件。 2．生產(chǎn)許可證或經(jīng)營許可證復(fù)印件。 3．該施工項目所在地建筑主管部門頒發(fā)的準(zhǔn)用證復(fù)印件。 4．產(chǎn)品檢測報告復(fù)印件。 5

28、．介紹公司的宣傳資料。 6．與哪些有影響的單位有過合作，有哪些主要的業(yè)績。 7．提供產(chǎn)品樣品與產(chǎn)品報價單。 8．對招標(biāo)人的結(jié)算方式和付款條件有何要求。 9．提供詳細的聯(lián)系人、 、聯(lián)系方式。 10．詳細說明供貨方式和期限、質(zhì)量保證措施和服務(wù)承諾。 四、投標(biāo)須知 1．招標(biāo)人發(fā)出招標(biāo)文件，任何非書面變動通知均無效。若有變動需以書面形式及時通知投標(biāo)人。 2．投標(biāo)文件應(yīng)整潔、字跡清晰并裝訂成冊，如投標(biāo)內(nèi)容有涂改、內(nèi)容不詳和無公章者無效。 3．投標(biāo)人確需對己送達的投標(biāo)文件進行更正時，必須在投標(biāo)截止日期前用正式函件提出。 4．本公司將依據(jù)招標(biāo)文件、投標(biāo)文件及有關(guān)市場行情與中標(biāo)人簽

29、訂項目采購合同。 5．投標(biāo)人應(yīng)于 年 月 日前將招標(biāo)文件送達招標(biāo)人指定地點，并于 年 月 日在參加招標(biāo)人指定地點開標(biāo)，逾期概不接待。 ××××項目招標(biāo)委員會 日期： 年 月 日 三、項目招標(biāo)邀請書模板 項目招標(biāo)邀請書 尊敬的××公司： 因我公司實施中的××項目需采購××××××，經(jīng)研究決定采取邀請招標(biāo)方式選擇供應(yīng)商。

30、經(jīng)綜合比較，鑒于貴公司的良好信譽，特邀請貴公司參與投標(biāo)。若有意向，請貴公司在接此函后根據(jù)“項目招標(biāo)文件”的要求進行準(zhǔn)備，編制投標(biāo)書，并在規(guī)定的時間內(nèi)送達我公司指定地點。 若有疑問，請及時與我公司聯(lián)系。 聯(lián)系 ： 聯(lián)系人： ××公司××項目招標(biāo)委員會 日期： 年 月 日 四、項目中標(biāo)通知書模板 項目中標(biāo)通知書 尊敬的××公司： 在我公司××××項目采購招標(biāo)中，經(jīng)過綜合評審，貴單位獲得此次采購（□ 物資 □ 服務(wù)）的供應(yīng)權(quán)。請貴單位務(wù)必于 年 月 日前派員持本通知書到我公司洽談物資供應(yīng)的具體細節(jié)，簽訂項目供需合同。 順祝商祺！ ××××項目招標(biāo)委員會 日期： 年 月 日