企業(yè)檔案文件存檔規(guī)范

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. 企業(yè)檔案文件存檔規(guī)范 一、檔案定義 企業(yè)檔案，是指企業(yè)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案材料總稱，是企業(yè)各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)記錄和歷史見證，是業(yè)務(wù)工作日常查考、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、決策研究、保障權(quán)益、編史修志的原始憑證和重要依據(jù)，是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。 2、 檔案分類 公司將檔案分為四類，分別是行政檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、業(yè)務(wù)檔案與財(cái)務(wù)檔案。 3、 歸檔時(shí)間 文件材料的歸檔時(shí)間一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔；業(yè)務(wù)項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔；外購設(shè)備儀器在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔；會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管兩年后向檔案部門移交；電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致；磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料在工作結(jié)束及時(shí)歸檔。 四、檔案兼職人員職責(zé) （一）認(rèn)真執(zhí)行檔案工作的有關(guān)制度、辦法、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求； （二）根據(jù)文件材料的形成特點(diǎn)和范圍，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、積累，確保檔案的準(zhǔn)確、完整、安全； （三）按照制度要求，接受集團(tuán)檔案管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)； （四）根據(jù)歸檔制度規(guī)定，定期向綜合檔案室移交檔案。 五、公司檔案存檔周期 按自然年算，每年5月份之前存檔上個(gè)自然年的所有檔案文件材料。 六、公司檔案存檔內(nèi)容 檔案在存檔時(shí)需要準(zhǔn)備三份內(nèi)容：一是完整的檔案（整理完成的檔案、裝訂，并標(biāo)識(shí)頁數(shù)）；二是輸出電子及書面卷內(nèi)目錄（詳見附件一）；三是檔案盒背脊（詳見附件二），四是檔案移交表。具體存檔內(nèi)容如下： 序號(hào) 一級(jí)類目 二級(jí)類目 存檔內(nèi)容 存檔形式 編號(hào)要求 負(fù)責(zé)人 1 一、行政檔案 1、行政事務(wù) （1）公司安全風(fēng)險(xiǎn)工作形成的材料（永久、長(zhǎng)期、短期） 文本、紙質(zhì)記錄 **-fk-編號(hào) 行政經(jīng)理 2 （2）公司內(nèi)審、管理評(píng)審等形成的相關(guān)材料（永久、長(zhǎng)期、短期） 文本、紙質(zhì)記錄 3 2、公安保衛(wèi) （1）刑事案件處理（永久） 聲像、紙質(zhì)記錄 4 （2）交通事故處理等材料（永久） 聲像、紙質(zhì)記錄 5 （3）消防、安全管理等材料（永久、長(zhǎng)期、短期） 紙質(zhì)記錄 6 3、人事管理 （1）組織架構(gòu)、職級(jí)評(píng)定形成的材料（永久、長(zhǎng)期、短期） 文本、紙質(zhì)記錄 **-rl-編號(hào) 人力資源經(jīng)理/專員 7 （2）薪資改革、調(diào)整等材料（永久） 文本、紙質(zhì)記錄 8 （3）工資表、提成表、獎(jiǎng)金分配表、績(jī)效考核表等（永久、長(zhǎng)期、短期） 文本、紙質(zhì)記錄 9 （4）年度招聘計(jì)劃、招用人員登記表、員工關(guān)系其他審批資料（短期） 文本、紙質(zhì)記錄 10 （5）年度培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施思路、培訓(xùn)實(shí)施過程計(jì)劃等資料（長(zhǎng)期（ 文本、聲像、紙質(zhì)記錄 11 （6）企業(yè)文化推廣計(jì)劃、理論支撐及企業(yè)文化活動(dòng)實(shí)施過程等資料 文本、聲像、紙質(zhì)記錄 12 （7）員工花名冊(cè)、社會(huì)保險(xiǎn)審報(bào)表（包括增/減員表）、勞動(dòng)合同管理(永久) 文本、紙質(zhì)記錄 13 （8）員工檔案（包括員工辭職以后的工作交接表、轉(zhuǎn)正審批表、解除勞動(dòng)關(guān)系申請(qǐng)表）（永久） 文本、紙質(zhì)記錄 14 （9）人力資源規(guī)范化、信息化系統(tǒng)推進(jìn)過程中形成的材料（長(zhǎng)期） 文本、紙質(zhì)記錄 15 （10）人力資源審計(jì)清單及在審計(jì)過程中形成的文件、材料（長(zhǎng)期） 文本、紙質(zhì)記錄 16 4、資產(chǎn)管理 （1）固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表、固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表等（短期） 文本、紙質(zhì)記錄 **-zc-編號(hào) 行政經(jīng)理 17 （2）物資采購供應(yīng)計(jì)劃、物資保管存放、供應(yīng)調(diào)配等，固定資產(chǎn)申請(qǐng)臺(tái)賬等（短期） 文本、紙質(zhì)記錄 18 （3）資產(chǎn)分析報(bào)告（永久） 文本、紙質(zhì)記錄 19 二、經(jīng)營(yíng)檔案 1、經(jīng)營(yíng)決策 (1) 公司改革、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略規(guī)劃、發(fā)展規(guī)劃綱要、轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)機(jī)制等文件材料（永久） 文本 **-jy-編號(hào) 綜合管理部總監(jiān) 20 (2) 公司及各中心年度工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)等(永久、長(zhǎng)期) 文本 21 (3) 公司信用管理、達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)文件材料（永久） 文本、紙質(zhì)記錄 22 2、計(jì)劃管 理 （1）公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃總結(jié)、經(jīng)濟(jì)招標(biāo)完成情況等材料（永久） 文本、紙質(zhì)記錄 23 3、企業(yè)管 理 （1）公司管理計(jì)劃、總結(jié)（長(zhǎng)期） 文本 24 （2）公司管理標(biāo)準(zhǔn)、通知 （短期） 文本 發(fā)文管理 25 4、財(cái)務(wù)管 理 （1）公司資金管理文件材料（永久、長(zhǎng)期、短期） 文本、紙質(zhì)記錄 資金經(jīng)理 26 （2）資產(chǎn)評(píng)估、驗(yàn)資報(bào)告（永久） 文本、紙質(zhì)記錄 27 5、 營(yíng)銷工 作 （1）公司銷售計(jì)劃、總結(jié)、銷售手冊(cè)（永久、長(zhǎng)期） 文本、紙質(zhì)記錄 **-yx-編號(hào) 銷售經(jīng)理 28 （2）招投標(biāo)標(biāo)書（永久） 文本、紙質(zhì)記錄 29 （3）公司網(wǎng)站信息、照片等（永久） 文本 營(yíng)銷專員 30 （4）公司宣傳報(bào)紙、宣傳頁、折頁等材料（永久） 文本、紙質(zhì)記錄 31 （5）公司廣告設(shè)計(jì)、雜志樣本等材料（永久） 文本、紙質(zhì)記錄 32 （6）各部門調(diào)研分析報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)分析資料（長(zhǎng)期） 文本 33 三、業(yè)務(wù)檔案 1、業(yè)務(wù)發(fā) 展 （1）業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)過程中依據(jù)各類標(biāo)準(zhǔn)、流程形成的記錄表單 紙質(zhì)記錄 **-yw-編號(hào) 各生產(chǎn)運(yùn)作崗 34 （2）運(yùn)輸車輛形成的相關(guān)表單（短期 ） 紙質(zhì)記錄 35 2、合同 （1）客戶類合同（2）班線運(yùn)輸車輛合同（3）供應(yīng)商合作合同（4）采購合同（5）租賃合同（6）民間借貸合同（7）其他合同 文本、紙質(zhì)記錄 CD-年份-編號(hào) 行政經(jīng)理 36 3、客服 （1）客戶投訴臺(tái)賬（短期） 文本、紙質(zhì)記錄 **-kf-編號(hào) 客服崗 37 （2）客服中心工作、客戶投訴等報(bào)告（長(zhǎng)期） 文本、紙質(zhì)記錄 38 （3）客戶滿意度調(diào)查表、調(diào)查分析報(bào)告（長(zhǎng)期、短期） 文本、紙質(zhì)記錄 39 （4）索賠函及處理客戶投訴的各類表格（短期） 文本、紙質(zhì)記錄 40 四、財(cái)務(wù)檔案 1、憑證 （1）會(huì)計(jì)憑證（30年） 紙質(zhì)記錄 按集團(tuán)檔案要求編號(hào) 各會(huì)計(jì)崗 41 2、賬簿 （1）總賬、明細(xì)賬（30年） 文本、紙質(zhì)記錄 財(cái)務(wù)專員 42 （2）現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬（30年） 文本、紙質(zhì)記錄 43 3、報(bào)表 （1）稅務(wù)報(bào)表、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表（永久） 文本 **-cw-編號(hào) 各會(huì)計(jì)崗 44 （2）年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）（包括文字分析）（永久） 文本 45 財(cái)務(wù)單據(jù) (1)運(yùn)單\整車運(yùn)輸議(5年) 紙質(zhì)原件 資金數(shù)據(jù)管理崗位 46 (2)公路運(yùn)輸發(fā)票存根聯(lián)(5年) 紙質(zhì)原件 47 (3)銀行賬戶資料(開戶＼變更＼注銷＼銀行印鑒卡等)(永久) 紙質(zhì)原件 48 （4）銀行對(duì)帳表（10年） 紙質(zhì)原件 49 4、其它 （1）貨幣資金盤點(diǎn)表、備用金盤點(diǎn)表、繳款日?qǐng)?bào)盤點(diǎn)表（短期） 文本、紙質(zhì)記錄 財(cái)務(wù)專員 50 （2）會(huì)計(jì)檔案盤點(diǎn)表（短期） 文本、紙質(zhì)記錄 51 （3）財(cái)務(wù)清算實(shí)地盤點(diǎn)匯總表、辦理移交匯總表、財(cái)務(wù)交接表、后續(xù)事項(xiàng)處理表（短期） 文本、紙質(zhì)記錄 各會(huì)計(jì)崗 七、公司檔案存檔要求 （一）以下對(duì)接人員即公司各部門檔案管理人員 序號(hào) 部門 檔案管理人員 序號(hào) 部門 檔案管理人員 1 ** ** 4 ** ** 2 ** ** 5 ** ** 3 ** ** 6 ** ** （二）存檔形式要求 1、在檔案存檔過程中，具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。聲像檔案的暫時(shí)只以電子文檔形式存檔。 2、各部門整理歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料，文件材料歸檔后不得更收。 3、歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求，歸檔的文件應(yīng)用碳素墨水、藍(lán)黑墨水或毛筆書寫。文件材料質(zhì)地優(yōu)良、字跡線條清晰、工整。 4、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的錄像、照片等需以刻錄成光盤，移交時(shí)需輔以文字說明（寫明四要素：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、照片數(shù)量）。 （三）檔案移交要求 1、收集：各部門由對(duì)接人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理與移交工作，部門內(nèi)部由對(duì)接人各自對(duì)接； 2、整理：由各對(duì)接人按分類（按模塊、按時(shí)間分類）、編號(hào)、裝訂（三點(diǎn)一線，16厘米）、填寫《卷內(nèi)文件目錄》（附件一）、填寫備考表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人檢查簽字后提交行政，再由行政到集團(tuán)檔案室填寫《檔案移交（接收）登記薄》，辦理移交手續(xù)。 3、移交：行政檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、業(yè)務(wù)檔案由各對(duì)接人與**直接對(duì)接。會(huì)計(jì)檔案因數(shù)量較多，存檔要求高，由公司財(cái)務(wù)直接與集團(tuán)檔案負(fù)責(zé)人**對(duì)接存檔。 （四）各部門出具的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范要求 本方案規(guī)范的是**公司檔案管理，各部門可以在此要求下有針對(duì)性的出具自己的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范，以期達(dá)到對(duì)檔案更有效的管理。 八、附件 附件1：《卷內(nèi)文件目錄》 附件2：《檔案盒背脊》 附件一： 卷 內(nèi) 文 件 目 錄 部門： 分類（模塊）： 編號(hào)： 盒號(hào): 序號(hào) 文件 編號(hào) 責(zé)任者 文件材料題名 日期 頁次 備注 1 按照公司編號(hào)要求填寫 （公司部門/人員名） 文件材料名稱 存檔日期 總頁數(shù) 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 附件二： . LOGO 編號(hào)起始號(hào) 至 編號(hào)終止號(hào) 業(yè) 務(wù) 檔 案 LOGO 編號(hào)起始號(hào) 至 編號(hào)終止號(hào) 風(fēng) 控 檔 案 LOGO 編號(hào)起始號(hào) 至 編號(hào)終止號(hào) 經(jīng) 營(yíng) 檔 案 LOGO 編號(hào)起始號(hào) 至 編號(hào)終止號(hào) 營(yíng) 銷 檔 案 LOGO 編號(hào)起始號(hào) 至 編號(hào)終止號(hào) 資 產(chǎn) 檔 案 LOGO 編號(hào)起始號(hào) 至 編號(hào)終止號(hào) 人 力 檔 案