《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)綜合練習(xí)題及答案.doc

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《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)綜合練習(xí)題及答案》 一、單項(xiàng)選擇 1．以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征？（決策性）。 2．辦公室布置要注意（各種溝通、保密）。 3．文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的？（較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方）。 4．以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的？（辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些）。 5．在辦公室里，（靠近窗戶）的位置是上座。 6．傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的？（隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送）。 7．在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模浚ń油娫纯闪⒓磸?fù)印操作）。 8．以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置）。 9．以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能）。 10．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)？（制造）。 11．以下文員訂購和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品）。 12．以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的？（文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能）。 13．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？(可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作）。 14．文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？（每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力）。 15．以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法，哪一個(gè)是不正確的？（把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做）。 16．以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名）。 17．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見）。 18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？（應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己）。 19．以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系）。 20．以下哪個(gè)接打電話的行為是不正確的？（受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)簦? 21．文員在接打電話時(shí)，正確的做法是（在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來 ）。 22．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（打出電話，而對(duì)方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話）。 23．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀）。 24．文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是（拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開）。 25．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去）。 26．郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一致？（應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦）。 27．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素？（愛好）。 28．文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（姓名、部門、地址、國(guó)名）。 29．傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件？（感謝信）。 30．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手）。 31．文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？（初次寫信，或有過激言行的）。 32．文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時(shí)，不應(yīng)（處理信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦）。 33．在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?？（作?huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話）。 34．文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是（會(huì)議場(chǎng)所的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定）。 35．文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致）。 36．會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng)（征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)）。 37．上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該（只在便箋上寫好會(huì)議名稱）。 38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議？（圓桌型）。 39．以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的？（審查功能）。 40．有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（發(fā)表意見）。 41．文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪種做法是錯(cuò)誤的？（如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì)）。 42．文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免？（日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄）。 43．在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（說話的技巧），了解要求約會(huì)者的心理。 44．以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（以電話方式?jīng)Q定面談或開會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書面形式確認(rèn)）。 45．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（代替上司制定約會(huì)計(jì)劃）。 46．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明）。 47．上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不正確？（不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)）。 48．照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？（應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要，不必給予協(xié)助）。 49．以下關(guān)于名片的使用方式，哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的？（各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的）。 50．文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)（請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問一下，這個(gè)字怎么念？”）。 51．以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的？（穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰）。 52．社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般（以右為尊）。 53．當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（查證消息的可靠性） 54．文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮（有無休息室） 55．以下說明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的？（工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可）。 56．以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中，哪一項(xiàng)是正確的？（吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去）。 57．以下餐巾的使用方法是正確的（用來擦嘴唇嘴角）。 59．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)）。 60．上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（通知上司家人把衣服送達(dá)）。 61．以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜？（由過程先說）。 62．接受忠告的正確反應(yīng)是（切勿感情用事）。 63．辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（有共同利益的話題）。 64．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯(cuò)開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（騎邊章）。 65．值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情？（簽發(fā)文件）。 66．文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）。 67．以本單位與外單位就某些問題文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與復(fù)函等用（按通訊者特征立卷）。 68．文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔耍求）。 69．文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（歸檔時(shí)間）和歸檔要求。 70、文員打印寄往歐美國(guó)家的信封,收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是(姓名,部門,地址,國(guó)名)。 72、有時(shí)應(yīng)上司要求,文員參與會(huì)見或會(huì)談,以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù)(發(fā)表意見)。 73、郵件送到單位所租的信箱,由文員開啟,取出郵件帶回辦公室,以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一致(應(yīng)提高辦事效率,把取郵件與其他事一起辦)。 74、以下哪個(gè)接打電話的行為是不正確的(受到通話對(duì)方極大的責(zé)難,應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)?. 75、文員根據(jù)上司指示,向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí),以下哪種做法是錯(cuò)誤的(如果上司出差,可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì)). 76、以下關(guān)于名片的使用方式,哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的(名片只能當(dāng)面遞送,寄去是不禮貌的). 77、文員要做好檔案收集,應(yīng)該收集的文書資料是(下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告,統(tǒng)計(jì)報(bào)表等). 78、值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情(簽發(fā)文件). 79、接受忠告的正確反應(yīng)是(切勿感情用事)." 80、以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征(決策性).} 81、文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪些做法是錯(cuò)誤的 （如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì)） 82、以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯(cuò)誤的 （名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的） 83、文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是 （下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等） 84、值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情 （簽發(fā)文件） 85、 辦公室布置要注意 （各種溝通、保密） 86、 傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的 （隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送） 87、 在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?（作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話） 88、以下文員訂購和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的 （讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品） 89、社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般（以右為尊） 90、辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？(有共同利益的話題) 91、郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素（愛好） 92、文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致） 93、以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀） 94傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件？（一般的圖紙） 95以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)（制造） 96、文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種（初次寫信，或有過激言行的） 97、以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議。（圓桌型） 98、以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與復(fù)函等用（按通訊者特征立卷） 99、文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)該 （不用讀，只稱呼姓即可） 100、會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng) （征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)） 101、在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（社交的能力），了解要求約會(huì)者的心理。 102、當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng) （查證消息的可靠性）D. 103、以下餐巾的使用方法是正確的 （中途離座，把餐巾放在椅子上） 104、上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng) （讓上司自己去家里更換） 105、文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是 （姓名、部門、地址、國(guó)名） 106、有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)（發(fā)表意見） 107、郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致 （事先帶上包袋裝郵件） 108、以下哪些接打電話的行為是不正確的 （受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)簦? 109、郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素 （愛好） 110、文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中 （與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致） 111、以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？ （按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀）C 112、傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件？ （機(jī)密文件） 113、以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé) （制造） 114、文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種 （已做結(jié)案處理的） 115、以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議。 （圓桌型） 116、文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在 （右上角） 117、在辦公室里，（離入口最遠(yuǎn)）的位置是上座。 118、文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該 （在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去） A． 二、判斷題 1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（ ∨ ） 2．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（ ） 3．在陽光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（ ） 4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（ ∨ ） 5．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。（ ） 6．善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（ ） 7．文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（ ） 8．文秘人員對(duì)上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（ ） 9．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語加多或減少，以個(gè)人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。（ ） 10．文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。因?yàn)樯纤菊鹋?，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（ ） 11．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會(huì)來聽電話，讓上司直接與對(duì)方通話。（ ∨ ） 12．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（ ∨ ） 13．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。（ ∨ ） 14．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（ ） 15．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)該去洗手間。（ ∨ ） 16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ ） 17．按英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（ ） 18．如果需要與來訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來。（ ） 19．如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。（ ） 20．如果會(huì)客室的門是拉開的，先讓來訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（ ∨ ） 21．如果會(huì)客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。（ ∨ ） 22．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（ ∨ ） 23．文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（ ） 24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（ ∨ ） 25．同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。（ ∨ ） 26．如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。 （ ∨ ） 27．為來自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（ ） 28．假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。（ ） 29．如果會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。（ ∨ ） 30．會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會(huì)議開始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（ ） 31．代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。（ ∨ ） 32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（ ∨ ） 33．受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。（ ∨ ） 34．如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ） 35．上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ ） 36．文員因?yàn)橐呀?jīng)打過電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了?！白鲞^某項(xiàng)工作”和“完成某項(xiàng)工作”是完全相同的。（ ） 37．對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對(duì)”，并把它退回去。（ ） 38．假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情。（ ∨ ） 39．拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。（ ∨ ） 40．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（ ∨ ） 41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（ ∨ ） 42．如果是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行，則在中間。（ ∨ ） 43．文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ ） 44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。（ ∨ ） 45．當(dāng)與人擦肩而過，或越過長(zhǎng)輩、上司前面，或因事中途離坐時(shí)，都要招呼一聲。（ ∨ ） 46．交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過再來補(bǔ)救，不但無法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。（ ∨ ） 47．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。（ ） 48．不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。（ ∨ ） 49．用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ） 50．宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（ ） 51．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（ ∨ ） 52．雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。（ ） 53．口頭語言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說話，應(yīng)文雅些；對(duì)一般同事或顧客說話，就可通俗。（ ） 54．要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（ ） 55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（ ） 56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（ ） 57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ） 58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（ ） 59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ） 60．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（ ） 61．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（ ） 62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。（ ） 63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。（ ∨ ） 64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。（ ∨ ） 66．即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（ ） 67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（ ） 68．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的對(duì)應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（ ） 69.辦公室的燈光照明要避開自然光,最好用人工燈光.(√) 70.文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄,盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行.(√) 71.文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝,應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行.(錯(cuò)╳) 72.如果會(huì)客室的門是推開的,文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室,等客人進(jìn)人后,再輕輕關(guān)上門.(錯(cuò)) 73.文員作介紹,應(yīng)先介紹地位高的人,再介紹地位低的人.(錯(cuò)) 74.假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議,應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉,以免干擾其他事.(錯(cuò)) 75.代表會(huì)議依法定期召開,與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效,因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù).(對(duì)) 76.文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎,支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜.(錯(cuò)) 77.交際應(yīng)酬要講求時(shí)效,若時(shí)機(jī)錯(cuò)過再來補(bǔ)救,不但無法表達(dá)誠(chéng)意,還會(huì)破壞彼此關(guān)系.錯(cuò) 78.不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論,也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣.錯(cuò) 79．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（√） 80．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（√） 81．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。（） 82．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語加多或減少，以個(gè)人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。（） 83．在陽光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（） 84．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（√） 85．男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。（） 86．按英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（） 87．如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)人會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)人。（ 88．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（√） 89． 辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利于保密工作。（√） 90． 小辦公室的優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。（） 91． 文員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫報(bào)告等與其他工作安排在一起去做，（） 92． 對(duì)于緊急而重要的事，文員應(yīng)作書面請(qǐng)示，留檔備查。（√） 93． 文員在接聽電話時(shí)，如果投訴者無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋：“鄧先生，如果你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了?！保ā蹋? 94． 無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。（） 95． 上下級(jí)之間握手，下級(jí)先伸手后，上級(jí)才能相握；（） 96． 女性文員應(yīng)留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作（√） 97． 如果兩位來訪者均未預(yù)約，應(yīng)該按照先來后到的原則引見給上司。（） 98． 文員對(duì)于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報(bào)告上司。（） 99． 辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（） 100． 沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（√） 101． 文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。（） 102． 文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語加多或減少，以個(gè)人的口吻把話轉(zhuǎn)達(dá)。（） 103． 在陽光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（） 104． 文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（√） 105． 男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。（） 106． 英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話，（√） 107． 如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。（√） 108． 介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（√） 109． 辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（） 110． 文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。（√） 111． 文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（） 112． 如果會(huì)客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。（√） 113． 文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（） 114． 假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。（） 115． 代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。（√） 116． 文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（√） 117． 交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過再來補(bǔ)救，不但無法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。（√） 118． 不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。（√） 三、簡(jiǎn)答題、 1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？ 答：受意：是指文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。一種：直接受意另一種：間接受意。文員在受意過程中應(yīng)注意的事項(xiàng)：——用心傾聽、認(rèn)真記錄、弄清意圖、及時(shí)實(shí)施。 2．文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么？P36—37 答：進(jìn)言:是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸。進(jìn)言的意義和作用：參謀作用、補(bǔ)缺作用、增進(jìn)關(guān)系作用。進(jìn)言的方法和要求：⑴適事 ⑵適時(shí) ⑶適地 ⑷適度 3．來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么？ 答：(1)受理的范圍是:國(guó)家機(jī)關(guān),主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件;職工,群眾直接給機(jī)關(guān),單位領(lǐng)導(dǎo)的信件. (2)及時(shí)拆封.拆封時(shí),不要損壞郵票,郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方.對(duì)急信,要信,或有過激言語的來信,要處理及時(shí),報(bào)告上司,還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理.拆開后在裝訂時(shí),信紙?jiān)谇?信封在后,要一并裝訂. (3)認(rèn)真閱讀.把握信中的主要內(nèi)容,也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn),或在信紙的空白處注明"參閱某卷宗或"可與前信印證"等.提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料. （4）逐項(xiàng)登記.用鋼筆將寫信人的姓名,職業(yè),單位或住址,寫信時(shí)間,收發(fā)日期,主要內(nèi)容,要求,收信單位(人)以及承辦后的情況,結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載,便于統(tǒng)計(jì),查找和催辦. (5)認(rèn)真處理.處理信伺:應(yīng)該按照"分級(jí)負(fù)責(zé),歸口辦理"的原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦. (6)及時(shí)復(fù)信.復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施,增加職工群眾對(duì)組織的信任.復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信,或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行. 4．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？p170—171 答：(1)要獲得上司的許可； (2)如果用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn) (3)要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式(早餐會(huì)、午餐會(huì)等)、所需要的時(shí)間等等； (4)約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表』：。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。 (5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)； (6)對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)； (7)公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)； (8)地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 5．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？p178—181 答：（1）有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng) （2）電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)置日程表,報(bào)警系統(tǒng),一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng),文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息. 人工提示系統(tǒng)的做法:設(shè)置基本辦公日程表,固定活動(dòng)日期一覽表,使用提示 性備忘錄,準(zhǔn)備約會(huì)表,準(zhǔn)備特殊提示卡,準(zhǔn)備交往提示文件. 6．文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？p137 答：（1）會(huì)議名稱；（2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（3）時(shí)間（開始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間）；（4）會(huì)議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；(8)會(huì)議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）相關(guān)的資料；（10）下次會(huì)議預(yù)定日期。 7．提高會(huì)議效率可以有哪些做法？p156—159 答：遵循法律法規(guī)；合理確定會(huì)議目標(biāo)；確定必要的與會(huì)者；減少會(huì)議的數(shù)量；縮小會(huì)議規(guī)模；簡(jiǎn)化會(huì)議程序；縮短會(huì)議時(shí)間；控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)；分析會(huì)議成本。 8．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？p234 答：（1）不要時(shí)區(qū)報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)，最好是在完成被指示工作之時(shí)，但也有時(shí)要在未完成前作期中報(bào)告；如果上司太忙，或報(bào)告時(shí)間長(zhǎng)，要預(yù)先約好時(shí)間。 （2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序，要直接向指示工作的人報(bào)告，順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；復(fù)雜的報(bào)告，內(nèi)容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏。 9．辦公室人員為了說服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？p237—238 答：讓對(duì)方接受自己的看法而沒有勉強(qiáng)的感覺；用語言和態(tài)度去打動(dòng)別人；清楚的知道最想說什么；了解并研究對(duì)方的立場(chǎng)和意向；以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言。 10．單位印章主要有哪些？p244—245 印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？p245—247 答：(1)單位印章,套印章，鋼印,領(lǐng)導(dǎo)人簽名章,其他印章； （2）刻制公章有兩種情況:一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請(qǐng),經(jīng)主管部門批準(zhǔn),公安部門登記后由專門刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章也應(yīng)專人專用；加蓋公章,是哪一級(jí)的公章,須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并審核簽名；將蓋用文件名稱,編號(hào),日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；功日蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整,不歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文,信函等都必須加蓋單位公章方能有效。 11．按照2000年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？p255 答：(1)命令(令)；(2)決定；(3)公告 ;通告；(4)通知 、通報(bào)；(5)議案；(6)報(bào)告；(7)請(qǐng)示；(8)批復(fù) :意見；(9)函；(1 0)會(huì)議紀(jì)要。 12．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。P255—256 答：(1)版頭,發(fā)文字號(hào),印刷順序號(hào)；(2)密級(jí),緊急程度；(3)簽發(fā)人姓名；<4)公文標(biāo)題；<5)主送機(jī)關(guān)；<6)正文,附件；(7)發(fā)文機(jī)關(guān),成文日期,機(jī)關(guān)印章；<8)注釋,閱讀(發(fā)送)范圍；<9)主題詞；(10)抄送單位,印發(fā)說明。 13．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請(qǐng)說明這一系列過程。P259—263 答：(1)擬稿. 是文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬或批辦意見草擬文稿的過程 (2)核稿.是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí) (3)簽發(fā).指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定,簽字發(fā)出 (4)編號(hào).已經(jīng)簽發(fā)的文件,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào) (5)繕印.對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清,復(fù)印或排版印制. (6)校對(duì),指將文件的謄寫稿,打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正 (7)用印,是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章. (8)登記，一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記，主要是為了便于對(duì)文件的管理和查找。 (9)分發(fā).指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件:進(jìn)行分裝和發(fā)送. 14．什么是文書的立卷特征?通常可以按照哪幾種特征立卷？p265—267 答：(1) 文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷,稱為"立卷特征"；(2)按問題特征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時(shí)間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí),需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。 15、文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是？ 答：進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸。它不同于工作上發(fā)生疑難或處理權(quán)限問題而提出的請(qǐng)示，也有別于例行工作制度所規(guī)定的報(bào)告，或應(yīng)上級(jí)要求而作的匯報(bào)。 進(jìn)言具有以下作用：①.參謀作用，主動(dòng)向上司提出意見、建議。②.補(bǔ)缺作用，上司在工作難免有疏忽，文員看到及時(shí)提出拾遺。③.增進(jìn)關(guān)系作用，文員適當(dāng)?shù)倪M(jìn)言，形成與上司經(jīng)常、非正式的思想交流，有利益建立上下級(jí)關(guān)系。 進(jìn)言要求：①.適事，反復(fù)思考確實(shí)認(rèn)為合理的事；②.適時(shí)考慮時(shí)機(jī)，重要的事、緊急的事應(yīng)立即進(jìn)言。一般的事要看上司空閑，心情好進(jìn)言；③.適地，要看場(chǎng)合；④.適度，要注意掌握分寸。 16、來信受理的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求什么？ 答：(1).受理的范圍是：國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件；(2).及時(shí)拆封。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇?、信封在后，要一并裝訂；(3).認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料；(4).逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦；(5).認(rèn)真處理。處理信伺：應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦；(6).及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信，或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行。 17、文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ 答：文秘人員所作的報(bào)告就是把上司所指示工作的結(jié)果，在上司所期望的期限以前提供給上司。通常，報(bào)告是以口頭或文書表示，這里要談?wù)摰氖强陬^報(bào)告說明。 (1).不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工作之時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)先作期中報(bào)告。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間；(2).不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報(bào)告；(3).報(bào)告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是……；(4).一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；(5).如報(bào)告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；(6).如果覺得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼? 18、文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請(qǐng)說明這一系列過程。 答：①.擬稿。是文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬或批辦意見草擬文稿的過程。②.核稿。是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查核核實(shí)。③.簽發(fā)。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。④編號(hào)。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由秘書統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。⑤.繕印。對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行譽(yù)清、復(fù)印、或排版印制。⑥.校對(duì)。指文件的譽(yù)寫稿，打印稿或清樣按定稿校對(duì)校正。⑦.用印。是指在完成文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。⑧.登記。一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記，主要是為了便于對(duì)文件的管理和查找。⑨分發(fā)。對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。 19、公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。 答：公文的完全格式包括18項(xiàng)：①.版頭，②.發(fā)文字號(hào)，③.印刷順序序號(hào)，④.密級(jí)，⑸.緊急程度，⑥.簽發(fā)人姓名，⑦.公文標(biāo)題，⑧.主送機(jī)關(guān)，⑨.正文，⑩.附件，⑾.發(fā)文機(jī)關(guān)，⑿.成文日期，⒀.機(jī)關(guān)印章，⒁.注釋，⒂.閱讀，⒃.主題詞，⒄.抄送單位，⒅.印發(fā)說明。 20、文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？ 答：會(huì)議記錄事項(xiàng)如下：①.會(huì)議名稱；②.會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；③時(shí)間（開始和結(jié)束時(shí)間）；④會(huì)議地點(diǎn)；⑤.議題；⑥.主持人、主席；⑦.出席者名單；⑧.會(huì)議經(jīng)過情形及結(jié)論；⑨.相關(guān)資料；⑩.下次會(huì)議預(yù)定日期。 21、辦公室人員為了說服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ 答：說服是讓對(duì)方接受自己的看法而沒有勉強(qiáng)的感覺。因此，進(jìn)行說服時(shí)，最好要符合對(duì)方的利益觀點(diǎn)，向?qū)Ψ绞疽狻?zhēng)取主動(dòng)與你合作。其實(shí)，最理想的方法是經(jīng)由態(tài)度和行動(dòng)去感動(dòng)或影響別人，但因這種做法要花費(fèi)很多時(shí)間，很不容易，所以，通常也只應(yīng)用語言和態(tài)度而產(chǎn)生合理的說服力打動(dòng)別人。 說服的要領(lǐng)： ①.清楚地知道在所說的事項(xiàng)中最想說什么。 ②.要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向。 ③.以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言。 22、單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定 答：(1).單位印章、套印章；(2).鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章認(rèn)；(3).刻制公章有兩種情況：一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)；(4).另一種由法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；(5).公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；(6).加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；(7).將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；(8).加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；(9).凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。 四、設(shè)計(jì)題、 1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做?(P13) 電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機(jī),右手做記錄;電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條；各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層。 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(P121) (1)接受任務(wù)；(2)了解來賓；(3)制訂計(jì)劃；<4)預(yù)訂食宿；<5)迎接來賓；<6)商議日程；<7)安排會(huì)談；<8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結(jié)。 3．康橋賓館位于本市南京西路45號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？(P123) (1)會(huì)議的名稱；(2)出席會(huì)議者的姓名或組織,部門的名稱；(3)日期,時(shí)間(開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻)；(4)地點(diǎn):(具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,電話號(hào)碼等；(7)開會(huì)所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號(hào)碼(必要時(shí)可附上地圖)；(8)注意事項(xiàng),是否備有餐點(diǎn),有否停車場(chǎng),或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。 4．文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？(P145) 答：文秘人員如果在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)該先把要講的內(nèi)容徹底考慮一下，做一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡(jiǎn)略記下發(fā)言的要點(diǎn)，條理清楚，重點(diǎn)突出。會(huì)議上始終保持平穩(wěn)挺直的姿態(tài)和愉快熱忱的表情，用規(guī)范的語言和抑揚(yáng)頓挫的響亮聲調(diào)說話，并控制發(fā)言的時(shí)間，必要時(shí)可用目光掃視聽眾，以引起他們的注意，也可以在某些時(shí)候作一停留，以給聽眾思考的余地。 5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)？(P150) (1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者,能獨(dú)立思考,有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會(huì)以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜；<3)座談會(huì)上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；<4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo),組織,可不做記錄；(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；<6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定,可長(zhǎng)可短；(7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料,茶點(diǎn),邊吃邊談,可使氣氛輕松。 6．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？(P134) (1)要替搭車回去的人安排車子 (2)在接待處暫時(shí)代為保管的衣物,不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng),冒領(lǐng) (3)有留話時(shí),切記務(wù)必傳達(dá) (4)檢查會(huì)場(chǎng)有無物品遺漏 (5)要為參加會(huì)議的人員送行 (6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅 (7)桌,椅早先若有移動(dòng),必須還原;洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當(dāng),倒去垃圾 (8)攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回 (9)關(guān)緊門窗并上鎖。 制作會(huì)議記錄并分發(fā)； 如有必要，應(yīng)寄答謝卡給出席者，應(yīng)立即制作、發(fā)送。 將議事錄和開會(huì)的各項(xiàng)資料分發(fā)給會(huì)議缺席者； 會(huì)議有關(guān)文件的整理和保管。 7．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。(P161) (1)會(huì)議成本=23[(G+S)T]n+后勤開支=6(G+S)Tn+后勤開支 (2)G-------參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，(2400308) (3)S——參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600308) (4)T——參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)； (5)n——參加會(huì)議人數(shù)為50人(46+4)； (6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為800(200+100+1050) (7)會(huì)議成本一6(10+2．5)550+800 =18750一-800 =19550(元) 8．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196) (1)整理好旅行過程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷,或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用 (2)回到公司上班后,應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào).如果是與上司同行的,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告,送上司過目或批準(zhǔn),然后存檔備案 (3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作 (4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士,單位等情況做好記錄,以便將來有用 (5)對(duì)在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員,分別去函或去電表示感謝。 9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？(P186)履行哪些職責(zé)？(P1182) (1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息.旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn),是乘飛機(jī)還是汽車,火車或輪船,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間,座位情況,旅館情況. (2)制定約會(huì)計(jì)劃.約會(huì)計(jì)劃表包括:城市名和省(州)名(如果是國(guó)外旅行,寫明城市名和國(guó)家名),日期和時(shí)間,與上司約會(huì)者的姓名,公司和地址,電話號(hào)碼. (3)為商務(wù)洽談收集資料. (4)決定旅行用品.把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單. (5)考慮行李問題.通過航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息.為每件:行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽. (6)安排差旅費(fèi). (7)建立旅行——旅館信息資料庫.隨時(shí)與旅行社聯(lián)系,建立最新信息充實(shí)自己的資料庫. (8)辦理旅行保險(xiǎn),如意外傷害保險(xiǎn)等。 10．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？(P126) (1)客人的選擇.確定名單,再請(qǐng)上司核定. (2)確定時(shí)間.如果是涉外宴請(qǐng),宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國(guó)際慣例,征詢客人的意見,要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日. (3)會(huì)場(chǎng)的選擇.要考慮宴會(huì)的性質(zhì),客人的數(shù)目,以及預(yù)算費(fèi)用等,考慮宴會(huì)的形式與氣氛等。 11．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？(P223) (1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的,如是為周年慶典,生日,結(jié)婚,榮升,喬遷,或是圣誕節(jié),中 秋節(jié)等 (2)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份,愛好,文化背景,性格習(xí)慣等; (3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意.時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐? 購物環(huán)境. (4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的要求,不必送太昂貴的禮物,只要用心為對(duì)方選 擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可. (5)要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品,做到恰如其分,適合對(duì)方. (6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下. (7)如果不是親自送禮,應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片,賀卡. (8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見,以及標(biāo)明價(jià)格范圍. (9)為了避免所送禮物的重復(fù),文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄. 12．上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國(guó)代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(P103) 接受任務(wù)；了解來賓；制定計(jì)劃；預(yù)定食宿；歡迎來賓；商議日程；禮節(jié)性拜訪；宴請(qǐng)；正式會(huì)談；簽訂協(xié)議書；陪同參觀游覽；互贈(zèng)禮品；歡送來賓；接待小結(jié)。 13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？(P223) (1)了解清楚德方總經(jīng)理的愛好,文化背景,性格習(xí)慣等 (2)征求上司意見或同意,在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物(3)比較合適的生日禮物是有中國(guó)特色的,總經(jīng)理又比較喜歡的物品(4)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下 (5) 附上賀卡寫上中國(guó)公司的名稱,讓上司親自送給德方總經(jīng)理 14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？(P248) 小付應(yīng)把印章放