秘書新手入門.doc

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文秘知識/寫作指導 秘書新手入門 　　前不久，公布了本站要整理發(fā)布一套秘書新手入門教程，由于工作時間的原因。今天暫時整理發(fā)布第一篇 　　一、秘書助理的感覺 　　事情太多做不完 　　突發(fā)事件突發(fā) 　　 槍林彈雨壓力大 　　關系錯綜復雜 　　又要能說又要會寫 　　好像我是萬能的 　　沒有角色的角色 　　多頭無法分身 　　多、煩、雜、亂 　　夾心餅干 　　二、職能角色定位 　　初級秘書助理——事務性文秘 　?。牐爲ü厩芭_接待、電話接線生、事務專員、部門事務助理、主任助理、工作簡單的經(jīng)理助理等。主要工作是文案寫作、事務性工作處理。主要是瑣碎事務操作、電腦文案。 　　中級秘書助理——文秘 + 輔助管理 包括部門總監(jiān)秘書助理、經(jīng)理秘書助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的經(jīng)理秘書。他們的權力和責任相對大一些，處理各種事件的能力要求也高一些，管理水平和計算機應用的能力要求更高一些，并要有很好的協(xié)調能力。 　　高級秘書助理——文秘 + 獨立管理 　　包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區(qū)總裁秘書等。他們屬于管理階層，對他們的領導能力、協(xié)調能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和修煉。完全能夠獨立進行項目管理、事務統(tǒng)籌、決策指揮。 　　第一章 秘書必備的素質 　　一、職業(yè)化秘書的標準: 　　 敬業(yè)精神 正直--公平，堅持既定政策和原則 　　 表率作用 誠實--實事求是 　　 領導風范 敬業(yè)--以工作為榮，設定高的工作水準 　　 業(yè)務能力 守信--不失約、不違約、不食言、不泄密 　　 指揮與控制能力 勤奮--努力工作，不斷學習　　 合作精神 有序--利落，有條不齋 　　 學習與創(chuàng)新能力 高效--追求效率和效益 　　 知人善任的能力 可靠--按約定完成工作，保質、保量、及時　　 對待意見與批評　　 大局觀 　　二、秘書的職業(yè)態(tài)度 　　 主動性（initiative) 　　 適應性(flexibility) 　　 團隊精神(team work)　　 尊重他人(respect for people) 　　 創(chuàng)新精神(creativity) 　　 堅持原則(uncompromising integrity) 　　 服務與貢獻(service contribution) 　　 認同與分享 (sharing) 　　 雙贏與相互依存(win-win interdependence)　　 溫柔的心和自省 　　第二章 秘書的重要職業(yè)技能 　　第一部分：日常事務處理 　　一、撥打/接聽電話的程序和技巧 　　1、 打電話前的準備 　　 準備好電話記錄本和筆 　　 把要與對方說明的事情、內容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對無遺漏。 　　 準備好通話時需要的文件資料。 　　 查閱對方電話號碼，確認無誤，開始撥打。 　　2、 正式撥打電話： 　　 撥通電話后，確認對方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說：“你好！我是****公司**部**?！? 　　 如需與有關人員通話，應有禮貌地請對方傳呼或轉達。 　　 如告知對方的內容較復雜，應主動提醒對方做好記錄