文書檔案管理 2

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1、分析思考： 一、P2:中國現(xiàn)行的文書工作責任制度還有哪些需要優(yōu)化的地方？ 如何正確認識文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別？ 從中國古代的文書發(fā)展歷程中能得出哪些結(jié)論？ 二、P3：如何認識法定性文書行文方向的規(guī)定？ 文書結(jié)構(gòu)的安排應注意哪些問題？ 文書形成過程中最重要的一步是什么？為什么？ 三、P4：如何理解文體、文書文體的概念？ 如何準確理解文書文體的特征？ 文書格式標準化的意義？ 國家行政機關公文格式要素及其要求？ 文書不同稿本的意義？ 文書不同文本的意義？ 四、P6：公文處理工作的具體要求是什么？ 什么是公文辦理程序？收文辦理與發(fā)文辦理各有哪些程序？ 單位公文處理

2、的基本原則是什么？ 怎樣理解文書處理是公務辦理的重要工具而不是唯一工具？ 五、P8：《歸檔文件整理規(guī)則》實施的意義是什么？ 如何填寫檔號章？ 文書整理歸檔的要求是什么？ 六、P9：檔案的作用有哪些？ 檔案分為哪幾種類型？ 檔案工作者有哪些職責、素養(yǎng)要求? 檔案工作的主要內(nèi)容有哪些？ 七、P11：檔案收集的意義是什么？ 如何完整、準確地收集檔案？ 如何保持文件之間的歷史聯(lián)系？ 如何確保檔案整理質(zhì)量？ 八、P13：歸檔鑒定有哪些依據(jù)？ 檔案統(tǒng)計工作的形式有哪些？ 如何對檔案進行排架編號？ 九、P15：怎樣進行檔案檢索？ 如何更好地提供檔案利用？ 檔案編

3、研工作的內(nèi)容及其作用是什么？ 十、P17：電子檔案是否能完全取代紙質(zhì)檔案？ 照片檔案收集的范圍有哪些？ 如何利用錄音、錄像檔案？ 名詞解釋： 一、文書工作、文書、文書工作崗位責任制 二、命令、議案、請示、交擬、主題、結(jié)構(gòu) 三、文體、文書文體、文書稿本、定稿、正本 四、行文制度、發(fā)文處理、收文處理、簽發(fā)、批辦、承辦、核稿、催辦 五、文書整理歸檔、歸檔、分類方案類目 六、檔案、檔案機構(gòu)、檔案館、檔案室、檔案工作者 七、歸檔、檔案收集、檔案整理、檔案全宗、檔案分類 八、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計 九、檢索語言、檔案檢索、檔案著錄、案標引檔、檔案利用、檔案參考資料、

4、大事記、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、組織沿革 十、電子文件、電子檔案、聲像檔案、照片檔案 簡答、論述 一、宋元時期的文書與文書工作有何特點？ 國民黨政府文書改革的主要內(nèi)容有那些？ 如何理解文書的含義？ 選擇文書工作組織形式的原則有哪些？ 建立文書工作目標管理制度的原則有哪些？ 二、選擇文書種類及名稱的依據(jù)是什么？ 會議紀要具有哪些特點？ 議擬階段應該如何做好材料準備工作？ 文書修改的方法和步驟有哪些？ 文書的主題有哪些特定含義？ 文書材料選擇的依據(jù)有哪些？ 三、公文眉首部分的要素及其標注要點？ 公文版記內(nèi)容要素及其標注要點？ 簡述文書稿本的特點及其作用。

5、四、如何把握行文規(guī)則？ 怎樣理解文書處理時效性？ 為什么說擬辦是收文處理的重要環(huán)節(jié)？應當從哪些方面做好擬辦工作？ 發(fā)文審核的重要性和方法？ 提供文書處理效率和質(zhì)量應從哪些方面入手？ 五、如何判定歸檔文件的“件”？ 歸檔文件的“件”如何排列？ 案盒內(nèi)文件排列的方法有哪些？ 六、聯(lián)系實際談談檔案工作的意義是什么？ 檔案工作的性質(zhì)是什么? 檔案工作的原則是什么? 檔案館、檔案室的特點、職責、類型是什么? 七、如何進行檔案的整理？ 進行檔案分類應注意哪些問題？ 檔案分類方法的形式和特點是什么？ 如何判斷一個單位是否為立檔單位？ 檔案整理工作原則是什么？ 檔案收集的要求

6、是什么？ 檔案收集的方式是什么？ 檔案收集工作的內(nèi)容是有哪些？ 八、檔案鑒定工作的意義是什么？ 如何運用直接鑒定法鑒定檔案? 如何進行鑒定工作的組織? 如何鑒定檔案的價值? 如何進行檔案庫房管理? 如何保護檔案延長檔案壽命？ 檔案統(tǒng)計工作的意義是什么？ 檔案統(tǒng)計工作的內(nèi)容是什么？ 進行檔案統(tǒng)計的原則有哪些？ 九、檢索語言的作用有哪些？ 如何進行檔案標引？ 試述檔案利用工作在整個檔案工作中的地位？ 檔案利用的方式和途徑有哪些？ 編寫大事記有哪些具體要求？ 常見的檔案參考資料有哪些？ 十、電子文件有哪些特性？ 如何保管電子檔案？ 如何保管錄音、錄像檔案？

7、照片檔案的鑒定包括哪些方面內(nèi)容？ - 20 - 第一章 文書與文書工作 分析思考 1. 從中國古代的文書發(fā)展歷程中能得出哪些結(jié)論？ 文書的發(fā)展符合社會發(fā)展的邏輯；文書工作具有很強的階級 性；文書工作具有極強的時代性；文書工作是不斷向前發(fā)展進步的。 2. 如何正確認識文書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別？ 其聯(lián)系表現(xiàn)在：首先，兩者記錄和反映人們社會實踐活動的功用相同。其次，兩者在內(nèi)容和格式上完全一致。最后，兩者互為因果。文書是檔案的前身，檔案是文書的歸結(jié)，有了文書才有檔案，沒有文書也就沒有檔案，文書是因，檔案是果。文書和檔案也有著明顯的差別，表現(xiàn)在三個方面：一是兩者的性質(zhì)和形式不同。二

8、是兩者的目的和作用不同。三是兩者存在和發(fā)揮效用的時間不同。 3. 中國現(xiàn)行的文書工作責任制度還有哪些需要優(yōu)化的地方？ 根據(jù)不同的條件設置不同的文書工作責任制度。在設置文書工作責任制度的時候充分考慮其可行性與必要性。在文書工作責任制度的落實過程中注意反饋機制，及時根據(jù)需要進行調(diào)整。 名詞解釋 文書：文書是行為主體在社會實踐活動中為了憑證、記載、公布和傳遞信息的需要，在一定書寫材料上形成的具有應用性和特定格式的文字材料。 文書工作：文書工作通常也叫文書處理工作，是通過互相銜接的一系列程序和手續(xù)，完成擬制、處理和管理文件材料的工作。 文書工作崗位責任制：文書工作崗位責任制是文書工作責

9、任制度的一種，是加強文書工作機構(gòu)建設、強化文書工作管理、提高文書工作效率、發(fā)揮文書工作組織職能的重要措施。包括四個方面：一是定任務，二是定機構(gòu)，三是定編制，四是定人員。 問答題 1.宋元時期的文書與文書工作有何特點？ 文書種類進一步完善，文書制度進一步規(guī)范化。宋代在文書程式方面，開了文書摘要之先河，實行“引黃”之制。宋元時期，雖然承襲了隋唐時期的文書制度，但三省制已徒具虛名。三省只負責行政公文，而由樞密院掌軍國機務。同時，宋代還設有通進司、進奏院、開拆房、催驅(qū)房，負責文書的收發(fā)、登記、傳遞和催辦。元代撤銷了門下省、尚書省，由中書省總攬一切政務，文書的承辦工作也由中書省負責管理。 2

10、.國民黨政府文書改革的主要內(nèi)容有那些？ 首先，國民黨政府多次頒布有關文書和文書工作的條例，詳細規(guī)定了文書的名稱、用法、格式、撰寫要求等。其次，國民黨政府又開展了以減少發(fā)文數(shù)量、簡化運轉(zhuǎn)手續(xù)為宗旨的一系列“改革”運動。這些措施雖不能從根本上改變局面，但對文書工作的發(fā)展客觀上起到了一定的作用。 3 .如何理解文書的含義？ 第一，文書首先是一種文字材料，即書面材料。第二，文書有特定的格式。這是因為文書是社會交際的工具，這就需要有統(tǒng)一的通用的格式要求，以便實現(xiàn)社會交際的功用。第三，文書具有應用性。文書的功用主要是在應用性，它是處理公私事務和進行社會交際活動的工具。第四，文書具有很強的目的性、針對

11、性。同時，它定向定范圍傳達意圖、記載活動、推動工作，具有很強的針對性。第五，文書的形成和使用主體是黨政機關、企事業(yè)單位、群眾團體等社會組織和具體的個人或家庭。 4.選擇文書工作組織形式的原則有哪些？ 一是要有利于機關工作。在選擇什么樣的文書工作組織形式時，需要從本機關的實際出發(fā)，以便更好地完成文書工作任務，提高機關工作效率和方便工作。二是要保持相對的穩(wěn)定。一旦選擇了某種組織形式，就不應輕易變換，而應相對穩(wěn)定一個時期。否則，時而采取集中形式，時而采取分散形式，勢必造成文書工作的混亂。 5.建立文書工作目標管理制度的原則有哪些？ 一是要堅持領導和群眾相結(jié)合的原則。二是要堅持定性與定量相結(jié)合

12、的原則。三是堅持可行性和先進性相結(jié)合。 四是堅持目標管理與加強思想政治工作相結(jié)合的原則。 第二章 文書的種類與形成 分析思考 1．如何認識法定性文書行文方向的規(guī)定？ 制發(fā)公文，或是對上行文，或是對下行文，或是平行行文，三種不同的行文反映了不同的行文關系，必須分別在上行文、下行文和平行文對應的文種范圍內(nèi)選擇恰當?shù)奈姆N。如，向上級領導匯報工作時應選用“報告”，不能選擇“命令”或“通知”，因為“命令”是下行文種，“通知”是下行或平行文種，都不能向上級報告工作。對被領導單位行文，針對下級的“請示”給予答復時，應選用“批復”，而不能選擇“報告”等上行文種，也不能選擇“函”這種平行文種。

13、平行或不相隸屬的單位之間互相行文商洽事項時，宜用“函”，如果錯用“請示”、“決定”等上行文種或下行文種，就會打亂正常的行文關系，貽誤工作。 2．文書形成過程中最重要的一步是什么？為什么？ 撰擬階段最重要，因為撰擬階段是文書形成中正式動筆寫作的階段，前面的一切工作都是為了這一階段而作鋪墊。這一階段很重要，公文起草得好，就會順利定稿。起草階段如果幾經(jīng)反復，甚至多次推倒重來，就會延誤定稿時間，也往往會給擬稿人自己帶來不必要的顧慮。 3．文書結(jié)構(gòu)的安排應注意哪些問題？ 文書結(jié)構(gòu)的安排，應當服從和服務于公文主題表達的需要，要以正確地反映事物的內(nèi)在規(guī)律和外部聯(lián)系為原則，并充分注意公文法規(guī)對不同種類

14、公文的結(jié)構(gòu)安排的具體規(guī)定。在此基礎上，力爭達到自然、完整、嚴謹、連貫、勻稱等要求。 名詞解釋 命令：命令（令）是國家行政單位、軍隊單位或領導人對下級發(fā)布并使用的具有強制性、領導性、指揮性的下行文。按《國家行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，它適用于“依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員”。 議案：各級人民代表大會及常務委員會的議事原案，主要是為解決政府同人大的行文問題而設立的。它“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項”。 請示：下級單位要求上級單位對某一事項或某個問題作出指示、給予答復、審核批準時所用的

15、請求性公文。 交擬：是指單位的領導或文秘部門的負責人向擬稿人交代撰擬任務的過程，這些任務包括本單位的主動發(fā)文和作為承辦的被動發(fā)文。交擬是文書形成的起始階段。 主題：又稱主旨、發(fā)文意圖，是指作者在說明問題、發(fā)表主張或反映生活現(xiàn)象時，通過文章全部內(nèi)容所表達出來的基本觀點或中心思想。 結(jié)構(gòu)：指的是一篇文書的內(nèi)部構(gòu)造，及文書內(nèi)容的組織和安排。構(gòu)思和安排結(jié)構(gòu)的過程，通常也稱為“謀篇布局”。 問答題 1. 選擇文書種類及名稱的依據(jù)是什么？ 不同的文書種類及名稱，反映著不同的使用目的和要求，反映著不同行文單位的職權(quán)范圍和行文單位之間的行文關系。因此，劃清各種文書種類及名稱的適用范圍和界限，正

16、確地選擇與使用文書種類及名稱，對于文書的形成以及對于文書的處理，都具有十分重要的意義。一般來說，每一份文書都有自己的名稱，各種不同的文書名稱，概括地表明和反映了文書的不同性質(zhì)、作用和適用范圍，因此，必須根據(jù)這些不同情況，恰當?shù)剡x擇和正確地使用這些文書的種類及名稱。 2．會議紀要具有哪些特點？ 一是行文方向的多樣性。會議紀要記載了會議情況和議定事項，反映了會議的主要精神，可以將它呈送到上級領導單位，以匯報會議的情況和結(jié)果；又可以發(fā)往有關的平行單位，傳遞、交流會議信息，并使所涉及到的單位，按照會議形成的意見和共識，共同遵守和執(zhí)行；還可以下發(fā)到所屬的有關單位，要求下級單位按會議紀要的精神來貫徹執(zhí)

17、行。二是執(zhí)行事項的依據(jù)性。從其實際效果看，會議紀要具有決定、決議一類公文的性質(zhì)和作用，對有關的與會單位與下屬單位具有一定的約束力，要求據(jù)此遵守或執(zhí)行。三是紀實概要性。會議紀要不同于會議記錄的實錄記載，它重在一個要字上，要求將會議的基本情況、主要精神、中心內(nèi)容，以及會議上有代表性的各種觀點和意見如實、概括地反映出來，表述上要求集中、概括、扼要。四是備考性。會議紀要用于記載會議議定事項和主要精神，因而也就具有備考性。 3. 議擬階段應該如何做好材料準備工作？ 根據(jù)公文文種的不同，準備材料情況也有所不同。對于內(nèi)容涉及廣泛、問題較為復雜的文種，如報告、總結(jié)、通報、決定、意見等，其材料的準備往往需要

18、更充分、更廣泛、更齊全。俗話說，磨刀不誤砍柴工，材料準備得越充分，動筆寫作時選擇材料的范圍就越大，寫作也就越順利。實際上，準備材料的過程，也是完善和深化主題、觀點的過程，所以在準備材料上多下功夫是完全值得的。 4．文書修改的方法和步驟有哪些？ 首先應從內(nèi)容上入手，檢查觀點是否正確，其基本精神是否符合黨和國家的方針、政策和法律、法令；公文中提出的貫徹、落實的措施和辦法是否切實可行。努力使文章引用的每一個材料對于說明主題是充分的、必要的、準確的和具有典型意義的。其次，進行語言文字的加工錘煉。語言文字的改動，絕不單純是形式上的改動，而將直接影響到內(nèi)容的表述。要通過修改推敲，使公文的語言符合共同的

19、規(guī)范，具有公文應有的準確、簡明、莊重、平實的特點。另外還要注意標點符號的斟酌。最后，審查文稿格式。黨和國家對公文的種類、名稱、用法、用紙規(guī)格、書寫編排等，都有統(tǒng)一的規(guī)定；從寫作體裁、內(nèi)容結(jié)構(gòu)到頁面設置等，都有規(guī)定的格式。不按格式要求去寫，勢必影響公文的傳遞、辦理、整理及歸檔等后續(xù)工作。從整個修改過程來看，還應把握住先整體后局部的方法。一般是發(fā)現(xiàn)問題不要馬上修改，而應反復閱讀幾遍，從整體上把握其結(jié)構(gòu)，然后從段落、觀點上進行修改。在把握全局的基礎上，再就每一具體問題進行修改，以使整個行文貫通，最后再逐字逐句加以推敲。另外還可以邊讀邊改，錘煉字句，在反復誦讀中發(fā)現(xiàn)問題進行修改。 5．文書的主題有哪

20、些特定含義？ 一是文書的作者在文中對客觀事物所持的基本看法、觀點。這主要是以傳遞情況、陳述事實為主要目的的文書，如調(diào)查報告、情況報告、工作總結(jié)等。二是文書的作者對收文一方提出的基本要求和基本主張。這主要是以辦理事務、提出措施為主要目的的文書，如決定、指示、通知等。三是既表明文書作者觀點又表明其基本主張和要求。這是傳情與辦事目的兼而有之的文書，如通報、批復、決定等。這類文書常常是擺事實，提要求，傳情辦事雙管齊下、并行不悖，其主題也就同時具有雙重含義。 6．文書材料選擇的依據(jù)有哪些？ 一是真實。只有材料真實，才能為正確的判斷提供可靠的前提，以確保文書內(nèi)容的準確。所謂材料的真實主要是指三個方面

21、的內(nèi)容：一是事實內(nèi)容必須真實，二是對事實的概括必須真實，三是材料要能反映事物的本質(zhì)和主流。二是新穎。材料只有新穎，才能為主題和觀點提供新的依據(jù)，也才具有說服力。挖掘選擇新穎材料要注意兩個方面的問題：一是要深入實際調(diào)查研究，不能閉門造車；二是要從新的角度去審視材料，認真觀察和思考，以抓住最有意義的材料。要變平庸為新鮮，變枯燥為生動，變膚淺為深刻。三是典型。任何一份文書對事物的反映都不能包羅萬象，都只能通過個別表現(xiàn)一般。因此，在選擇材料時必須從其個性和共性兩個方面來考慮問題：一方面要注重材料的個性特征；另一方面要抓住事物的發(fā)展方向，抓住有代表性的材料。四是系統(tǒng)。只有掌握和運用系統(tǒng)材料，才能全面辯證

22、地反映社會活動，避免犯主觀主義的錯誤。五是切旨。全部材料必須置于觀點、主張所能駕馭和支配的范圍之內(nèi)，并有益于明確和深化主題。材料切合主題要注意三個方面的問題：一是要根據(jù)主題的需要決定材料的數(shù)量，二是要根據(jù)主題表達的要求決定材料的詳略，三是要根據(jù)主題的要求決定材料的表現(xiàn)形式。 第三章 文書的體式與稿本 分析思考 1．如何理解文體、文書文體的概念？ 由于使用的需要，就有了不同類型的文章體式，也就有了文體的概念。正如魯迅所言：“凡有文章，倘或分類，都有類可歸?！币话銖墓δ苡猛镜慕嵌劝盐恼路譃樗拇箢?，即政論文體、科學文體、文藝文體、文書文體。文體不同，其格式要求、寫作上各不相同。 文書

23、之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。文書文體主要包括文書的種類和文書的表達方式。文書的種類在前文已做說明，在此就不再贅述；文書的表達方式，在我國現(xiàn)行的機關文書文體采用白話文，是一種兼有議論文、說明文和記敘文三種文體表達方式和一般特點的應用文體。 2．如何準確理解文書文體的特征？ 文書文體具有一般應用文的基本屬性，同時又具有不同于一般應用文的特殊屬性。應用文區(qū)別于其他文體的屬性主要有：直接性，真實性和結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。文書文體區(qū)別于應用文一般的特殊屬性有：是一種采用白話文作為必須使用的符號系統(tǒng)與兼有議論文、說明文和記敘文三

24、種表達方式為主的應用文體。 3．文書格式標準化的意義？ 公文格式標準化是公文的性質(zhì)所決定的。行政機關公文具有法定效力這一性質(zhì)，決定了它的表現(xiàn)形式——公文格式必須實現(xiàn)規(guī)范化，以維護和保證公文法定效力的發(fā)揮。 公文格式標準化是公文處理所需要的。行政機關的公文之所以要有規(guī)范化的格式，主要是為了保證公文的完整性、準確性和有效性，提高辦事效率，給公文處理工作提供便利。 4．國家行政機關公文格式要素及其要求？ 現(xiàn)行國家行政機關公文文面格式，即公文全部文面組成要素的排列順序和標識規(guī)則。通常，我們將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首（亦稱文頭部分）

25、；置于紅色反線（不含）以下至附注之間的各要素統(tǒng)稱主體（亦稱行文部分）；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記（亦稱文尾部分）。 （1）眉首。眉首的特點是位置相對固定。眉首一般由公文份數(shù)序號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等部分組成。 （2）主體。主體部分一般由標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注等要素組成。 （3）版記。又稱文尾部分，通常是由主題詞、抄送機關名稱、印發(fā)機關和印發(fā)時間等項目構(gòu)成的。 5．文書不同稿本的意義？ 對文書的各種稿本的不同稱謂總的可以分為兩大類： 一類是從稿本的性質(zhì)作用上去區(qū)別、稱呼它，如草稿、定稿、正本、副本等；另一類是從稿

26、本的制作方式上去區(qū)別、稱它，如手稿、抄本、復寫本、打印本、復印本、影印本等。前一類主要是揭示稿本的性質(zhì)、用途，所以要嚴格分清；后一類主要揭示稿本在形式上、制作及材料上的不同特點和外形特征，區(qū)分的目的主要是便于做好文書檔案的保管工作。 6．文書不同文本的意義？ 文書的文本是根據(jù)定稿印制成的文件。區(qū)分文書的不同文本，有利于發(fā)揮不同文本的作用，根據(jù)其用途的不同進行利用和保存。 名詞解釋 文體：文體是指文章為適應多種需要而形成的體裁和樣式。一般從功能用途的角度把文章分為四大類，即政論文體、科學文體、文藝文體、文書文體。文體不同，其格式要求、寫作上自然各不相同。 文書文體：文書文

27、體是指現(xiàn)行文書為適用行政事務和公共事務管理需要而 形成的體裁和樣式。文書文體主要包括文書的種類和文書的表達方式。 文書稿本：文書的稿本是指同一內(nèi)容的和形式的文件，根據(jù)其在撰寫、審核、印制過程中的作用和使用的不同需要，形成的文稿和文本。 定稿：定稿是指公文的草稿經(jīng)過修改并由領導人審閱簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。定稿的文面上帶有文件簽發(fā)人的簽發(fā)標記。 正本：正本是根據(jù)定稿印制的用作向外發(fā)出的正式文本。正本是依據(jù)定稿 制作的供發(fā)給主送機關使用的，法定效用的正式文體。正本的外形特征是格式正規(guī)并有印章或簽署等表明真實性、權(quán)威性、有效性的標志，在一些特殊公文上還標有“正本”字樣

28、的標記。 論述題 1．公文眉首部分的要素及其標注要點？ 眉首一般由公文份數(shù)序號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等部分組成。 （1）公文份數(shù)序號。公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。公文如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。 （2）秘密等級和保密期限。秘密等級是標識公文保密程度的一種標志。標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。 （3）緊急程度。緊急程度是對公文送達和辦理時間

29、的要求。公文如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。 （4）發(fā)文機關標識。發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件（電報）”組成；“函”只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱，不加“文件（電報）”字樣；“命令（令）”、“會議紀要”除標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱外，還應加上文種名稱。 （5）發(fā)文字號。文件擬寫發(fā)文字號的作用主要為便于文件的管理，以及方便文件的在查找和引用。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成，一般用3號仿宋體字標注在發(fā)文機關標識下空2行

30、，居中排列。 （6）簽發(fā)人。上報的公文需標注簽發(fā)人姓名，如聯(lián)合行文還需標注會簽人姓名。簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字?！昂灠l(fā)人”用3號仿宋體字，“簽發(fā)人”后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名?！皶炄恕奔皶炄诵彰糜凇昂灠l(fā)人”及簽發(fā)人姓名之下，其標識方法同簽發(fā)人。 2．公文版記內(nèi)容要素及其標注要點？ 版記又稱文尾部分，通常是由主題詞、抄送機關名稱、印發(fā)機關和印發(fā)時間等項目構(gòu)成的。 （1）主題詞是揭示文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞和名詞性詞組。主題詞的標引次序應根據(jù)主題詞的涵義由小到大，從內(nèi)容到形式來排列。一份文件可根據(jù)內(nèi)容和特點，按類別

31、詞、類屬詞的順序排列，除類別詞外，一份文件選用三至五個為宜，最多不超過5個。主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；標注位置在附注的左下方，文尾橫線上端，詞目之間應有一個詞的間距。 （2）抄送是指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉的其它機關。抄送機關名稱應當使用全稱或規(guī)范化的簡稱、統(tǒng)稱，在主題詞下1行，左空一字，用與圖文區(qū)等長的橫線與主題詞隔開；用3號仿宋體字標識“抄送”，抄送機關間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關標句號。 （3）印發(fā)機關和印發(fā)時間。印發(fā)機關指負責把公文文稿印成正式公文的機關。印發(fā)日期是指公文文稿送往印刷的時間。印發(fā)機關和印

32、發(fā)時間位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置，印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識，然后在下方劃一條與圖文區(qū)等長的間隔線作底線。 3．簡述文書稿本的特點及其作用。 文書的稿本是指同一內(nèi)容的和形式的文件，根據(jù)其在撰寫、審核、印制過程中的作用和使用的不同需要，形成的文稿和文本。 （1）文稿是指文書在撰寫過程中形成的不同形式的文字稿的統(tǒng)稱。在文書形成過程中，有多種文稿產(chǎn)生，它們在內(nèi)容、外觀形式，特別是在效用方面有很大不同。一般來說文稿分為兩種，一是草稿，二是定稿。 草稿主要供發(fā)文機關內(nèi)部在撰擬公文的過程中,討論修改和送審使用。草稿是

33、供討論、征求意見、修改審核、審批用的原始的非正式文稿，內(nèi)容未正式確定。 定稿是內(nèi)容已確定，已履行法定生效程序的最后完成稿，具備正式公文的效用，是制作公文正本的標準依據(jù)。定稿一經(jīng)確立，如不經(jīng)法定責任者（如簽發(fā)人、討論通過該公文的會議等）的認可，任何人不得再對其予以修改，否則無效。 （2）公文的文本是指根據(jù)定稿印制成的文件。同一文件根據(jù)他們的不同用途，可以分為正本、副本、存本及不同文字文本等。 正本的內(nèi)容必須是對定稿的完整再現(xiàn)。且具有實際效力,具有行政或法律的作用。 副本供存查、知照用。在實際工作中副本可以代替正本供穿傳閱 參考 備查使用。 存本由正本轉(zhuǎn)化而來。存本作為與定稿相對照和檢

34、查證明文件發(fā)出后是否達到了預期的目的。 第四章 文書處理 分析思考 1. 公文處理工作的具體要求是什么？ 文書處理是一項政策性、機要性、技術(shù)性、服務性很強的工作。必須把握及時、準確、安全、保密、精簡的原則和要求。具體包括：第一，依照規(guī)范進行處理；第二，提供高效便捷服務；第三，準確周密保證質(zhì)量；第四，堅持集中統(tǒng)一管理；第五，嚴守各項保密制度；第六，改進作風厲行精簡。 2. 什么是公文辦理程序？收文辦理與發(fā)文辦理各有哪些程序？ 文書處理包括收文處理程序和發(fā)文處理程序。文書處理程序可以概括為文件的制發(fā)、辦理和管理三大部分。制發(fā)是對發(fā)文而言的，收文和發(fā)文都存在著辦理與管理。 收文處

35、理程序，是收到文書的辦理程序，具體來說，包括簽收、登記、審核、分發(fā)、傳閱、擬辦、批辦、承辦，以及注辦、催辦（查辦）等環(huán)節(jié)。概括起來，分為兩個階段：第一階段，從簽收到登記，稱之為“收進階段”；第二階段，從分辦到承辦，稱之為“閱辦階段”，此階段為收文處理的重點環(huán)節(jié)。 發(fā)文處理程序，是發(fā)文辦理的程序，具體來說，包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、蓋章、登記分發(fā)等環(huán)節(jié)。從擬稿到簽發(fā)為第一階段，稱為“制文階段”，為發(fā)文的重點階段；從繕印到分發(fā)為第二階段，稱為“制發(fā)階段”。單位主動發(fā)文或復文均會進入到發(fā)文處理程序。 3. 單位公文處理的基本原則是什么？ 根據(jù)《國家行政機關公文處理辦法》（以下如簡稱為《

36、辦法》）和《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》（以下如簡稱為《條例》）關于文書處理的規(guī)定和實際工作需要，文書處理必須把握及時、準確、安全、保密、精簡的原則。 4.怎樣理解文書處理是公務辦理的重要工具而不是唯一工具？ 文書的重要功能是發(fā)揮行政領導、指導公務的作用，但行文必須要有厲行精簡、注重實效。切不可把發(fā)文作為處理公務的惟一途徑。發(fā)文可以體現(xiàn)組織的對某項事情的重視，但千萬不要陷入文牘主義、形式主義、官僚主義的囹圄。要分清行文工具與行文的實質(zhì)目的、內(nèi)容的關系，避免一切不必要形式，真正發(fā)揮行文的作用，維護行文的權(quán)威性。對文件不可迷信，要堅決反對文牘主義，摒棄沒有文件就不能工作的想法。做不到精簡，整天

37、忙于應付“文書會?！保鵁o暇顧及實際工作，文書處理就會成為工作的障礙和推卸責任的借口。紙質(zhì)文書是處理公務的工具，除此之外，還有非正式的函件、便條、電話、電子郵件、頭口通知等形式，千萬不能被一種形式所束縛，被一種思維所禁錮。 名詞解釋 行文制度：行文制度是指在行文時要遵守的原則、規(guī)定和要求，它是由行文關系、行文方向、行文方式和行文規(guī)則等方面共同有機組成的內(nèi)容。 發(fā)文處理：收文處理程序，是收到文書的辦理程序，具體來說，包括簽收、登記、審核、分發(fā)、傳閱、擬辦、批辦、承辦，以及注辦、催辦（查辦）等環(huán)節(jié)。 收文處理：發(fā)文處理程序，是發(fā)文辦理的程序，具體來說，包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印

38、、校對、蓋章、登記分發(fā)等環(huán)節(jié)。 簽發(fā)：即簽署姓名同意印發(fā)。簽發(fā)是單位領導人對文稿的最后審批的過程，表示同意文稿印發(fā)后，就成為文件的定稿。 批辦：批辦是指單位領導人對送批的文件最終如何處理所作的批示和要求。這是領導行使職權(quán)的過程，是收文處理中最重要的步驟，屬于決策性的辦文環(huán)節(jié)。 承辦：承辦是指單位有關部門或人員根據(jù)領導人的批示意見，按照來文的要求進行具體工作或辦理復文的過程。 核稿：審核發(fā)文是文件的草稿在送交單位領導簽發(fā)以前，秘書部門對文件的內(nèi)容、體式進行的全面審核和檢查，也稱為核稿或校核。 催辦：也稱督辦，是按照辦理時限和要求對辦復文件的承辦情況進行監(jiān)督和檢查。分對內(nèi)催辦和對外催辦

39、兩種。對內(nèi)催辦是對單位承辦文件撰制的部門或人員進行檢查和督促；對外催辦指單位之間的催辦，催促受文單位盡快答復發(fā)文單位提出的問題或詢問的事項。 問答題 1.如何把握行文規(guī)則？ 行文規(guī)則是指行文時所依據(jù)和必須執(zhí)行的規(guī)定、準則。通常包括以下內(nèi)容： （1）注重實效，行文確需必要。文書的重要功能是發(fā)揮行政領導、指導公務的作用，但行文必須要有厲行精簡、注重實效。切不可把發(fā)文作為處理公務的惟一途徑。發(fā)文可以體現(xiàn)組織的對某項事情的重視，但千萬不要陷入文牘主義、形式主義、官僚主義的囹圄。發(fā)文要堅持少而精，不斷提高發(fā)文的效率和質(zhì)量，才會促進組織的高效運轉(zhuǎn)，否則就會適得其反。 （2）明確職責，行文方式

40、恰當。不要越級、越位、越權(quán)行文。各級各類組織都有自己的權(quán)限和職責，分不清各自職責就發(fā)文不會達到行文的目的，還很有可能造成不必要的麻煩和混亂。要正確確定發(fā)文的主送單位和抄送單位。除特殊情況外，一般不直接送領導者個人。依據(jù)職責、內(nèi)容等方面行文時必須選用正確的文種。一般不得越級請示。 （3）協(xié)調(diào)配合，行文意見一致。行文應堅持協(xié)調(diào)配合，根據(jù)工作需要可以由相關的同級別的組織可以聯(lián)合行文下發(fā)，但事先要達成一致共識；部門之間對問題未協(xié)商一致的不得各自向下行文， （4）統(tǒng)一領導，分級分工負責。行文要在堅持統(tǒng)一的領導和管理下，由專門部門（專人）負責文書處理工作，加強對整個組織文書處理規(guī)范的指導。行文還要做到

41、黨政分開，在各自系統(tǒng)內(nèi)行文；做到涉及全局的重大事項由組織行文，防止“政出多門”；做到各部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務主動處理，部門自己行文即可，不必借上級組織的名義抬高文件“身價”。 2．怎樣理解文書處理時效性？ 文書處理的時效性是文書處理的基本原則和要求，這是由實際文書工作的特性和公務需要所決定的。文書處理是為實施領導和管理的工具，必須講求工作效率。要及時、迅速提供高效服務，反對拖拉、積壓和迂緩，以免耽誤公務執(zhí)行。在文書處理的各個環(huán)節(jié)都要有時間觀念。要科學設置文書處理部門，明確職責和工作程序，尤其要堅持急事急辦，特事特辦，大事要事不得延誤，同時要加強督辦。在技術(shù)上也要推行公文處理現(xiàn)代化，利用電腦、

42、網(wǎng)絡、傳真、掃描儀、激光照排等現(xiàn)代技術(shù)手段提高工作效率。此外，要把握文書工作的時限性，直接關系到文書工作的質(zhì)量和效率，但也要追是文書處理的適時性，并非所有文書材料的處理都要求越快越好，同時，文書處理各個環(huán)節(jié)的時間銜接性。這些都需要較強的責任心。 3．為什么說擬辦是收文處理的重要環(huán)節(jié)？應當從哪些方面做好擬辦工作？ 擬辦是收文處理的重要環(huán)節(jié)。擬辦是單位秘書部門對收文進行閱讀后提出的初步處理意見，供領導批辦時參考。擬辦是發(fā)揮秘書部門文件處理和參謀輔助作用的重要途徑和節(jié)省領導時間的有效措施。擬辦意見是否準確恰當，對領導批辦、文件執(zhí)行和機關工作效率有直接影響。擬辦人必須努力吃透擬辦文件精神和需解決的

43、問題，提出切實可行的方案，有幾種方案的要說明利弊，有的還要附以相關參考資料和背景資料。在實際處理中會遇到各種具體情況，必須把握準確、周密、快速、協(xié)商、便捷、靈活的要求。 擬辦文書的工作要把握以下步驟和要求。 第一，區(qū)分擬辦范圍。秘書部門收到來文后，應認真閱讀，區(qū)分需要擬辦的文件。需寫擬辦意見的文件包括以下四種：（1）上級單位主送本單位并需要貫徹落實的文件；（2）平級單位或不相隸屬單位主送本單位需要答復的文件；（3）一些重要的保密性較強的資料以及所屬部門、下級單位主送單位的情況報告和信函；（4）本單位所屬部門或下級單位主送本單位需要答復的文件。 第二，做好擬辦準備。吃透文件內(nèi)容，做好以下準

44、備：（1）確定來文中提出了什么問題，是否需要辦理（2）確定哪位領導分管、哪個部門承辦（3）明確來文密級和輕重緩急。 第三，書寫擬辦意見。擬辦意見應寫在文件處理單上。擬辦意見的文字要簡明扼要，不要展開闡述，寫完擬辦意見后要簽署擬辦人姓名和日期。寫擬辦意見的具體要求有：（1）對上級單位主送本單位并需要貫徹落實的文件，要根據(jù)文件的要求和需要落實的問題，提出擬請哪位領導批示，由哪個部門承辦以及需送哪些領導和部門閱知的意見。（2）對本單位所屬部門及下級單位主送本單位需要答復的文件，要根據(jù)文件所請示的需要答復的問題和要求，提出由哪個部門承辦和如何辦理的擬辦意見。（3）對平行單位和不相隸屬單位主送本單位需

45、要答復的文件，要根據(jù)文件提出的需要辦理的事項，商洽的問題，提出由哪位領導審批或哪一部門承辦和如何辦理的擬辦意見。 4．發(fā)文審核的重要性和方法？ 發(fā)文審核是文件的草稿在送交單位領導簽發(fā)以前，秘書部門對文件的內(nèi)容、體式進行的全面審核和檢查，也稱為核稿或校核。公文審核是文書處理的關鍵環(huán)節(jié)之一，基本任務是協(xié)助單位領導保證公文的質(zhì)量。文稿必須堅持“先核后簽”，避免 “公文倒流”現(xiàn)象而導致的決策不準確和效率低下的危害。 辦公室要按一定方法對文稿做一系列的審查和把關，可從以下幾個步驟入手。首先，核查行文方面。主要檢查是否確有所需（可發(fā)可不發(fā)的不發(fā)），以什么名義行文（以單位名義或部門名義）。行文方式和行

46、文規(guī)則是否恰當。 涉及其他部門和地區(qū)的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽。其次，核查內(nèi)容方面。主要檢查是否符合法律、法規(guī)、政策和有關規(guī)定。要求和措施是否明確具體，切實可行。再次，核查體式方面。主要檢查文種是否恰當，格式是否符合要求， 發(fā)文范圍、秘密等級、緩急時限等是否正確。最后，核查文字方面。主要檢查文字表述是否準確、簡練，條理是否清楚、語法是否規(guī)范，有無錯別字，標點使用是否得當?shù)?。以上審核是簽發(fā)前的審核，還有一次審核在文件印制前，也稱為復核。 5．提供文書處理效率和質(zhì)量應從哪些方面入手？ 文書處理工作是一項要求嚴格的工作，文書處理是一項政策性、機要性、技術(shù)性、服務性很強的工作?；驹瓌t和要求是及

47、時、準確、安全、保密、精簡。這些是評價判定文效率和質(zhì)量的標準。文書處理效率的提高、質(zhì)量的提升的決定因素很多。包括人的因素、組織環(huán)境因素、物質(zhì)條件因素等。首先，要提高認識。高度重視做好文書工作，明確提高文書處理效率和質(zhì)量對于公務工作、組織形象等方面的重要作用和意義。其次，加強學習。學習《國家行政機關公文處理辦法》、《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》和單位內(nèi)部的公文處理規(guī)定等相關公文知識，同時學習周圍人員和外單位的經(jīng)驗。再次，要努力實踐。在公文處理實踐中需求有效方法。最后，要健全制度。建立并執(zhí)行適合實際的文書處理的規(guī)章制度。提高文書處理的規(guī)范化、制度化和科學化。 第五章 文書的整理與歸檔 分

48、析思考 1．《歸檔文件整理規(guī)則》實施的意義是什么？ 《歸檔文件整理規(guī)則》實施適應了目前檔案管理現(xiàn)代化的需要, 在借鑒傳統(tǒng)立卷方法合理性的基礎上, 對歸檔文件整理工作的原則和具體方法作出了規(guī)定, 推行文件級整理, 大幅度簡化了整理中的手工操作, 使廣大檔案工作者能夠從繁雜瑣碎的傳統(tǒng)立卷工作中解放出來, 從而有更多的時間和精力用在檔案的編研、開發(fā)和利用上來, 更好地為本單位各項工作服務, 為領導決策服務、為社會服務。 2.文書整理歸檔的要求是什么？ （1）整理歸檔的文書必須是辦理完畢的文書，正在辦理的文書是不能整理歸檔的。 （2）需要整理歸檔的文書，必須是具有一定查考利用價值的文書。

49、（3）需要整理歸檔的文書，必須按照它們在形成過程中的自然聯(lián)系分類整理。 3.如何填寫檔號章？ 檔號章各項目的填寫方法是： （1）全宗號，填寫同級國家綜合檔案館給立檔單位編制的代號。 （2）年度，填寫文件形成的年份，以四位阿拉伯數(shù)字標注。 （3） 件號，即文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。件號分為室編件號和館編件號兩種 （4）機構(gòu)或問題，填寫該文件的組織機構(gòu)全稱，如果機構(gòu)名稱太長，可使用機構(gòu)內(nèi)部規(guī)范的簡稱。如“中國婦女聯(lián)合會”可簡稱為“婦聯(lián)”。 （5）保管期限標注“永久”、“定期”。 名詞解釋 文書整理歸檔：文書整理歸檔

50、是機關文書部門將已經(jīng)辦理完畢、具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律，以“件”為單位，分類整理，并進行裝盒、歸檔的過程。 分類方案類目：分類方案類目是文書整理歸檔的計劃，是文書部門在文書沒有形成之前，根據(jù)最近兩年機關工作活動的規(guī)律，當年的工作計劃，在研究機關的工作性質(zhì)，職權(quán)范圍，內(nèi)部組織機構(gòu)及分情況的基礎上，預測下年度可能形成的文書，按照文書整理的原則和方法，擬制出歸檔文書的類別與條目。 歸檔：歸檔是指文書部門將整理好的案盒文件定期向檔案部門進行移交以便集中保管的工作。 論述題 1．如何判定歸檔文件的“件”？ 《歸檔文件整理規(guī)則》指出，

51、以“件”為單位進行整理的方法，取代以“卷”為單位進行整理。“件”并不是指根據(jù)自然形成的單份文件為一“件”，而是將密切相關的文件合稱為一件。如文件的正本與底稿、正文與附件、原件與復印件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、來文或去文與復文等應視為一件；簡報可一期一件，會議文件較多時也可以每份為一件；會議記錄原則上一次會議記錄為一件，采用會議記錄本的也可一本為一件；重要文件須保留歷次修改稿的，其正本為一件，歷次修改稿為一件。 2．歸檔文件的“件”如何排列？ 《歸檔文件整理規(guī)則》指出，以“件”為單位裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復文在前，來文或去文

52、在后。定稿在前，歷次修改稿在后，非訴訟性案件的結(jié)論，決定和判決性文件在前，依據(jù)材料等在后。 3．案盒內(nèi)文件排列的方法有哪些？ 案盒內(nèi)的文件必須按照一定的規(guī)律排列順序，保持文件之間的有機聯(lián)系，使每份文件在案盒內(nèi)都有一個固定的位置。盒內(nèi)的文件可以按下列三種方法進行排列： （1）)事由結(jié)合時間排列。排列案盒中的文件，可先按事由排列，將相同事由的文件排列在一起，然后再將相同事由的文件按時間先后進行排列。 （2）事由結(jié)合重要程度排列。排列案盒中的文件，可先按事由排列，將相同事由的文件排列在一起，然后再將相同事由的文件按重要重度排列，即重要的文件排在前，次要的文件排在其后，依次進行。 （3）成套

53、文件可集中排列，一次事件所產(chǎn)生的所有文件可排列在一起，如一次會議，會議進行過程中產(chǎn)生的所有文件可依次排列在一起，然后結(jié)合時間或重要程度進行排列。 第六章 檔案與檔案工作 分析思考 1．檔案的作用有哪些？ 機關工作的查考憑據(jù)，生產(chǎn)建設的參考依據(jù)，政治斗爭的必要工具，科學研究的可靠資料，宣傳教育的生動素材?。 2．檔案分為哪幾種類型？ 在中國，常見的檔案種類劃分尚有：把檔案劃分為文書檔案、 科學技術(shù)檔案和專門檔案 3大類別，然后再下分;把檔案劃分為普通檔案和專門檔案兩大類別,然后再下分；把檔案劃分為社會管理檔案和科學技術(shù)檔案兩大類別，然后再下分。 3．檔案工作的主要內(nèi)容有哪些

54、？ 檔案工作的內(nèi)容從廣義上說，是指檔案事業(yè)；從狹義上說，是指檔案業(yè)務工作，即檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和利用服務等工作內(nèi)容。 4．檔案工作者有哪些職責、素養(yǎng)要求? 檔案工作者的基本職責是保護檔案的完整與安全，科學地管理檔案、提供檔案，為社會各方面服務。 檔案工作者應該具備政治素養(yǎng)、業(yè)務素養(yǎng)、職業(yè)道德素養(yǎng)。 名詞解釋 檔案：指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù) 、醫(yī)學、文化、宗教等活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史紀錄。 檔案機構(gòu)：指管理檔案的機構(gòu)和管理檔案工作的機構(gòu)

55、。前者包括各級各類檔案館和機關、企事業(yè)單位的檔案室，后者為檔案行政管理機構(gòu)。 目前，我國檔案機構(gòu)一般分為以下三種類型：檔案行政管理機構(gòu)、各級各類檔案館、企事業(yè)單位檔案室。 檔案館：收集、保管檔案的機構(gòu)。負責接收、征集、管理檔案和開展檔案利用等工作。中國周代的天府，漢代的石渠閣，唐代的甲庫，宋元的架閣庫，明清的皇史等，都是歷代保管檔案的機構(gòu)。建國后，從中央到地方都成立了檔案館。 檔案室：檔案室是指機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位中專門負責管理本單位檔案的機構(gòu)，就整個檔案工作來說，檔案室又是國家檔案事業(yè)系統(tǒng)的基層組織。 檔案工作者：檔案部門業(yè)務人員的通稱。其范圍在各國略有不同。按國際檔案理事會所編

56、《檔案術(shù)語詞典》，指專門從事檔案管理和檔案館管理工作的人員。在中國，泛指檔案行政管理部門、檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位檔案室以及檔案教學、科研機構(gòu)的業(yè)務人員。 論述題 1．聯(lián)系實際談談檔案工作的意義是什么？ 具體事例可以自己選擇，答案要點在于答出檔案工作的重要性：檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項建設事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。這是對檔案工作地位問題的科學闡述。 2.檔案工作的性質(zhì)是什么? 檔案工作就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項集管理性、服務性、政治性、機要性于一體的工作。 （1）檔案工作的科學管理性 檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案主要也不由檔案管

57、理機構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。檔案管理工作是國家與社會管理的一個重要組成部分。具體的檔案管理工作是機關管理、企業(yè)管理系統(tǒng)的重要構(gòu)成要素。 檔案管理工作的順利開展還需要依據(jù)科學的理論、原則、方法和技術(shù)，因此，檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各項內(nèi)容，不僅需要傳統(tǒng)的文獻學知識，還需要現(xiàn)代科技知識，如信息科學、管理科學、計算機技術(shù)等。同時，隨著檔案事業(yè)的日益發(fā)展，檔案管理內(nèi)容不斷豐富，檔案學研究的日益深化，檔案管理本身已經(jīng)發(fā)展成了一門獨立的學科，集中體現(xiàn)了檔案工作的科學性

58、。 （2）檔案工作的服務性 檔案工作的服務性集中體現(xiàn)在通過提供檔案信息為社會實踐服務，這也是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一，檔案工作的服務性，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基本因素。 （3）檔案工作的政治性 在階級社會中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，這是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。 （4）檔案工作的機要性 由于檔案的內(nèi)容關系到國家的政治利益和經(jīng)濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。 3. 檔案工作的原則是什么? 《檔案法》規(guī)定，

59、“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用?！边@一原則主要包含了以下三個方面的內(nèi)涵： （1）統(tǒng)一領導，分級管理檔案工作 “統(tǒng)一領導，分級管理檔案工作”的含義有三層：一是檔案事業(yè)由國家統(tǒng)一領導，各級地方黨委和人民政府應當加強對本地區(qū)檔案工作的領導；二是在國家檔案行政管理部門或上一級檔案行政管理部門的指導下和同級黨委和人民政府的領導下，各級地方檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，對檔案工作實行監(jiān)督和指導；三是按照國家統(tǒng)一規(guī)定，對檔案實體由各級檔案機構(gòu)分別集中統(tǒng)一管理。 （2）維護檔案的完整和安全 維護檔案的完整有兩方面的含義：一是從數(shù)量上要保

60、證檔案齊全，不致殘缺短少；二是從質(zhì)量上要保持檔案的有機聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌；維護安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；二是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。 （3）維護檔案的真實性 檔案是歷史的見證，反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。 4. 檔案館、檔案室的特點、職責、類型是什么? （1）檔案館特點 檔案館是黨和國家的科學文化事業(yè)機構(gòu)，是保管檔案的永久性基地，是進行科學研究和開展各方面工作利用檔案史料的中心。我國多數(shù)檔案館是統(tǒng)一負責保管黨和政府機關檔案的管

61、理部門，所以它既是黨的機構(gòu)，又是國家機構(gòu)。 （2）檔案館職責 檔案館的基本職責為：集中統(tǒng)一地管理黨和國家需要長久保管的檔案和歷史資料，維護歷史的真實面貌，為社會主義現(xiàn)代化建設和歷史的長遠需要服務。 檔案館的具體工作任務體現(xiàn)在三個方面。 ①接收和征集本級各機關、團體及其所屬單位具有長期和永久保存價值的檔案以及有關資料，并進行科學的管理。 ②通過多種方式，積極開展檔案資料利用工作，為社會各界服務，充分發(fā)揮檔案的作用。 ③參與編修史志工作，各級檔案館有責任也有義務利用現(xiàn)有的各種檔案開展或參與編修史志工作，間接地發(fā)揮檔案的宣傳教育作用。 （3）檔案館類型 檔案館可以按照以下三種標準進行

62、分類。 ①按檔案館的級別劃分為中央級檔案館、地方檔案館。 ②按專業(yè)可分為綜合性檔案館、專業(yè)檔案館。 ③按地區(qū)結(jié)合專業(yè)可分為中央級綜合檔案館、中央級專業(yè)檔案、地方綜合性檔案館、地方專業(yè)性檔案館。 （4）檔案室特點 檔案室是一個單位檔案信息存儲、加工和傳輸?shù)姆詹块T。機關檔案室工作是機關工作的組成部分，是提高工作效率的必要條件。企事業(yè)單位檔案室工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理不可缺少的環(huán)節(jié)。 檔案室是國家檔案事業(yè)組織系統(tǒng)中的基層組織，是檔案館工作的基礎。檔案室保存的檔案，不僅對本單位的工作、生產(chǎn)和科研有現(xiàn)實查考價值，而且其中具有長久保存價值的檔案，是國家的檔案財富，具有歷史文化價值。

63、 （5）檔案室職責 檔案室的基本職責是統(tǒng)一管理本單位檔案，為本單位各項工作服務，為國家積累檔案文獻。檔案室的具體職責如下。 ①指導、監(jiān)督本單位文書部門或業(yè)務部門文件材料的歸檔工作，保證應歸檔的文件材料完整、系統(tǒng)，并按時向檔案室移交。 ②負責管理本單位的全部檔案，并對檔案進行必要的整理、鑒定、保管、統(tǒng)計，編制必要的檢索工具、文件匯編和參考資料，積極提供利用，為本單位的各項工作服務。 ③為國家積累檔案財富，按規(guī)定將具有長遠保存價值的檔案移交給國家檔案館。 ④有一些中央和地方專業(yè)主管機關、大型企事業(yè)單位的檔案室，擔任檔案管理和檔案行政機構(gòu)的雙重任務。 （6）檔案室類型 檔案室的數(shù)量多

64、、分布廣、類型多，有機關檔案室、綜合檔案室、檔案資料信息中心、聲像檔案室、人事檔案室、聯(lián)合檔案室、科學技術(shù)檔案室。 第七章 檔案收集與整理 分析思考 1. 檔案收集的意義是什么？ 檔案收集工作是檔案業(yè)務工作的首要環(huán)節(jié)，做好收集工作對整個檔案工作具有重要意義。 第一，收集工作是檔案管理的基礎。檔案收集工作是檔案管理的起點，為檔案工作提供實際管理對象。 第二，收集工作是貫徹檔案工作基本原則的重要內(nèi)容和具體措施。檔案是黨和國家的寶貴財富，對屬于歸檔范圍的各種門類和載體的檔案，要通過收集工作集中管理。 第三，收集工作是決定檔案工作存在和發(fā)展的重要條件。檔案數(shù)量決定檔案工作規(guī)模，檔案質(zhì)量

65、決定檔案工作水平。 第四，收集工作是衡量檔案工作質(zhì)量的重要標尺。檔案收集齊全與否，直接影響檔案工作其他環(huán)節(jié)，尤其是關系到社會各方面對檔案的有效利用。豐富庫藏檔案，才能更好地發(fā)揮檔案館(室)作用，體現(xiàn)檔案工作水平和質(zhì)量。 2. 如何完整、準確地收集檔案？ 收集檔案應按照一定的制度規(guī)定和要求進行。 各種門類和載體的屬于歸檔范圍的檔案，均集中到檔案部門，不能有遺漏或殘缺。 保證歸檔文件材料的準確性、系統(tǒng)性，做到執(zhí)行歸檔制度與歸檔外的收集相結(jié)合；帳內(nèi)文件與帳外文件的收集相結(jié)合；紅頭文件與圖紙、報表、會議記錄等非正式文件的收集相結(jié)合；紙質(zhì)文件與非紙質(zhì)文件的收集相結(jié)合。充分考慮檔案的科學文化價值

66、及其在當前的工作、生產(chǎn)、科研活動中的積極作用，著重收集反映本單位及其內(nèi)部職能活動和歷史發(fā)展狀況的檔案，保證收集的檔案能夠歷史地反映一個地區(qū)、部門、專業(yè)系統(tǒng)、單位的歷史脈絡。 3. 如何保持文件之間的歷史聯(lián)系？ 保持文件來源聯(lián)系，把同一來源的文件集中，完整、全面的反映該組織或個人的職權(quán)職責和工作活動情況。 保持文件的時間聯(lián)系，按其形成的先后順序分類排列，反映單位工作活動的發(fā)展運動過程。 保持文件的內(nèi)容聯(lián)系，使人們履行職責、解決問題中形成的同一內(nèi)容的文件集中，反映機構(gòu)或個人在某項職責、某方面工作活動的基本面貌。 保持文件材料形式方面的聯(lián)系，把相同載體、同一記錄表達方式和同一種類的文件集中。 4. 如何確保檔案整理質(zhì)量？ 檔案整理是檔案工作的重要基礎環(huán)節(jié)，對于充分發(fā)揮檔案的作用，實現(xiàn)檔案的有效利用，具有重要意義。檔案整理工作有一定的標準和依據(jù)。要確保檔案整理質(zhì)量，應做到：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，充分利用原有基礎，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。 名詞解釋 歸檔：文書部門或業(yè)務部門，將工作中形成的辦理完畢的文件，進行系統(tǒng)整理，定期移交給檔案部門集中保存的