《辦公室管理》簡答題題庫(珍藏版)

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1、《辦公室管理》簡答題題庫(珍藏版) 《辦公室管理》簡答題題庫(收藏版) (內(nèi)部資料、更新至2020年7月試題、涵蓋95%以上期末考試原題及答案) 辦公室事務(wù)管理的服務(wù)性表現(xiàn)在哪3個方面？ 答：1是為上司服務(wù)，使上司擺脫復(fù)雜雜事的壓力，把主要精力集中在重要工作上； 2是為組織服務(wù)，為組織員工提供1個高效、舒適的工作生活環(huán)境； 3是為公眾服務(wù)，保證組織與外界的信息渠道通暢，密切與社會各界聯(lián)系。 　　核稿，是擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實，要做到“6查”，請簡述6查內(nèi)容。 　　答：(1)查是不是需要行文，以甚么名義行文；(2)查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)、政策及其它已有規(guī)

2、定是不是矛盾；(3)查要求和措施是不是明確具體，切實可行；(4)查觸及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是不是協(xié)商1致并經(jīng)過會簽；(5)查行文是不是規(guī)范，文件格式是不是符合規(guī)定。 　　衡量會議質(zhì)量的會前基本標準有哪些？ 答：會議是不是確有召開的客觀必要；會議目的和會議風(fēng)氣是不是端正；會議時機是不是已成熟；會議的議題是不是明確，會前的溝通是不是到位；各項準備工作是不是已準備充分，包括軟件和硬件。 　　會面預(yù)會談的前期準備工作有哪些？ 答：(1)肯定議題和明確目標；(2)搜集信息和分析雙方材料；(3)肯定參加人員；(4)雙方協(xié)商時間、地點；(5)布置坐位。 　　簡述辦公環(huán)境的含義并依照由遠及

3、近的順序羅列環(huán)境種別。 　　答：(1)辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或間接作用和影響辦公進程的各種因素的綜合。 　　(2)依照由遠及近的順序?qū)⑥k公環(huán)境分為辦公活動社會環(huán)境、辦公活動職能環(huán)境和辦公活開工作環(huán)境。 　　簡述辦公裝備使用規(guī)范。 　　答：(1)必須明確每臺裝備的具體用處，熟習(xí)掌握其操作程序，嚴格依照使用說明書的要求進行操作。 　　(2)必須明確專人專責專管制度，嚴禁任何人隨便使用，除非配置給個人專用或指定公用的。 　　(3)注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限。 　　(4)未經(jīng)上司允準，任何人嚴禁私自使用辦公裝備，特別是用于處理私人

4、事務(wù)。 　　(5)辦公裝備的使用環(huán)境溫度為5℃～35℃，相對濕度為20%至85%，太低需用加濕器，太高需用除濕器，放在距裝備5米左右有效影響距離。 　　(6)如果不處于工作狀態(tài)，使用終了應(yīng)切斷電源。 　　簡述辦公室的基本概念及組成。 　　答：辦公室，英文為“office”，泛指處理特定事務(wù)或提供服務(wù)的地方。顧名思義，辦公室泛指1切辦公場所，由辦公房間、辦公人員、公共事務(wù)和辦公設(shè)施組成?！稗k公室”在《現(xiàn)代漢語詞典》中有兩種解釋：(1)辦公的屋子；(2)機關(guān)、學(xué)校、企業(yè)等單位內(nèi)辦理行政性事務(wù)的部門。級別高的稱為辦公廳，1般的稱為辦公室。 　　簡述辦公室的基本職能。 　　答：

5、辦公室的基本職能：3辦(辦文、辦會、辦事)，公文管理，事務(wù)管理，綜合調(diào)和，催促檢查，信息調(diào)研，會議管理，接待信訪工作，為領(lǐng)導(dǎo)(政務(wù))服務(wù)，工作機要保密工作，后勤保障，檔案管理，值班工作，“不管部”(指其他部門沒有明確職責權(quán)限)功能。 　　簡述辦公室的4種含義。 　　答：(1)廣義的：泛指1切辦公場所，區(qū)分于教室、車間、醫(yī)療室、實驗室等。 　　(2)狹義的：是指某1類職業(yè)人員或某1級職務(wù)人員的辦公場所，如廠長辦公室等。 　　(3)特指的：黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機構(gòu)，級別高的又稱辦公廳，如河北省政府辦公廳。 　　 (4)專指的：某種專門的獨立的工作機構(gòu)，如國

6、務(wù)院臺灣事務(wù)辦公室。 　　簡述辦公室的主要特點。 　　答：(1)輔助性；(2)綜合性；(3)服務(wù)性。 　　簡述辦公室督查工作的方式。 　　答：(1)現(xiàn)場督查；(2)會議督查；(3)書面督查；(4)電話督查。 　　簡述辦公室輔助決策的任務(wù)。 　　答：在決策的不同階段，輔助決策的任務(wù)各不相同。 　　(1)在決策的準備階段：征詢大眾意見，搜集決策信息。 　　(2)在決策的制定階段：提供決策根據(jù)，提出決策建議。 　　(3)在決策的審批階段：撰寫決策報告，編制實行計劃，落實行動措施。 　　(4)在決策的履行階段：協(xié)助決策實驗，提供反饋信息。 　　(5)在決策的

7、總結(jié)階段：撰寫總結(jié)報告，評估決策落實情況。 　　簡述辦公室裝備使用規(guī)范。簡述經(jīng)常使用辦公裝備使用規(guī)范。 　　答：(1)必須明確每臺裝備的具體用處，熟習(xí)掌握其操作程序，嚴格依照使用說明書的要求進行操作； (2)必須明確專人專責專管制度，嚴禁任何人隨便使用，除非配置給個人專用或指定公用的； (3)注意安全，注意節(jié)點，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限； (4)未經(jīng)上司允許，任何人嚴禁私自使用辦公裝備，特別是用于處理私人事務(wù)； (5)辦公裝備的使用環(huán)境溫度為5℃至35℃，相對濕度為20%至85%，太低需用加濕器，太高需用除濕器，放在距裝備5米左右有效影響距離； (6)如果不處于工作狀

8、態(tài)，使用終了應(yīng)切斷電源。 　　簡述辦公室調(diào)查研究的3個階段及其主要任務(wù)。 　　答：(1)準備階段，主要包括肯定調(diào)研課題、成立調(diào)研小組、明確調(diào)研任務(wù)及要求。 　　(2)實行階段，主要包括肯定調(diào)查方法、搜集整理材料、分析材料和綜合提煉調(diào)研成果。 　　(3)完成階段，主要是撰寫調(diào)研報告。 　　簡述辦公室調(diào)研的原則。 　　答：(1)尊重客觀事實原則：指調(diào)研中應(yīng)尊重客觀事實，在真實準確上下工夫，1切從實際動身，實事求是，準確地反應(yīng)客觀事實。 　　(2)結(jié)論后于調(diào)研原則：強調(diào)調(diào)研人員不要把領(lǐng)導(dǎo)的某種意見或書本上的東西當作既定的結(jié)論，或在調(diào)研之前僅僅憑自己的經(jīng)驗和認識，構(gòu)成1個主

9、觀臆斷的結(jié)論。要把調(diào)研的進程變成為證實結(jié)論而搜集、尋求根據(jù)的進程。 　　(3)實踐性原則：必須把調(diào)研同所要解決的問題緊密結(jié)合起來，預(yù)測事物發(fā)展的可能偏向，掌控發(fā)展趨勢。 　　(4)大眾性原則：是指進行調(diào)研，必須走大眾線路，相信人民大眾，依托大眾。 　　(5)綜合性原則：是指調(diào)研應(yīng)多方位、多角度、多層次地綜合進行。1種社會現(xiàn)象，1個社會事實都不是孤立存在的，而是多層面、多方位的。 　　(6)辯證分析原則：必須始終采取正確的視察和思惟方法，做到全面、及時、準確、深入地了解實際，并能發(fā)掘事物的本質(zhì)特點和基本規(guī)律。 　　(7)遵守8項規(guī)定原則：要改進調(diào)研方法；到基層調(diào)研要深入了解真

10、實情況，總結(jié)經(jīng)驗、研究問題、解決困難、指點工作；向大眾學(xué)習(xí)、向?qū)嵺`學(xué)習(xí)，多同大眾座談，多同干部談心；多商量討論，多解剖典型；多到困難和矛盾集中、大眾意見多的地方去；切忌走過場、弄情勢主義；要輕車簡從、減少陪同；簡化接待，不張貼懸掛標語橫幅，不安排大眾迎送，不鋪設(shè)迎賓地毯，不擺放花草，不安排宴請。 　　簡述辦理辦公用品的進貨手續(xù)。 　　答：在收貨物時，要及時辦理進貨手續(xù)，保證辦公用品準確無誤地入庫、登記、檢驗、核對。 　　(1)核對交貨單、定貨單和通知單。在簽字之前，應(yīng)當檢查貨物數(shù)量和質(zhì)量。 　　(2)發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對時，應(yīng)立即通知采購部門聯(lián)系供應(yīng)商。 　　(3)任何數(shù)量有出入都

11、應(yīng)通知采購部門，確保支付給供應(yīng)商正確的款額。 　　(4)每類貨物的檢索，都應(yīng)記入到庫存控制卡的接收列中。 　　(5)在余額列中注明的物品數(shù)量，需要按新收到的數(shù)量照實增加。 　　(6)物品應(yīng)正確寄存，以使物品不破壞、浪費或被盜，和消除各種安全隱患。 　　簡述黨政機關(guān)的公文適用范圍。 　　答：(1)決議，適用于會議討論通過的重大決策事項。 　　(2)決定，適用于對重要事項做出決策和部署、賞罰有關(guān)單位和人員、變更或撤消下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。 　　(3)命令(令)，適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布實施重大強迫性措施、批準授與和提升銜級、嘉獎有關(guān)單位和個人。 　　(4)

12、公報，適用于公布重要決定或重大事項。 　　(5)公告，適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項。 　　(6)通告，適用于在1定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵照或周知的事項。 　　(7)意見，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 　　(8)通知，適用于發(fā)布、轉(zhuǎn)達要求下級機關(guān)履行和有關(guān)單位周知或履行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。 　　(9)通報，適用于表彰先進、批評毛病、轉(zhuǎn)達重要精神和告知重要情況。 　　(10)報告，適用于向上級機關(guān)匯報工作，反應(yīng)情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。 　　(11)請示，適用于向上級機關(guān)要求唆使、批準事項。 　　(12)批復(fù)，適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。 　　(1

13、3)議案，適用于各級人民政府依照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。 　　(14)函，適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、要求批準和答復(fù)審批事項。 　　(15)記要，適用于記載會議主要情況和議定事項。 　　簡述第3代時間管理的ABCD法則及其內(nèi)容。 　　答：第3代時間優(yōu)先級管理，講求優(yōu)先順序的觀念，即把要做的事情辨別輕重緩急，又叫ABCD法則。 　　 A.重要且緊急----必須立刻做。 　　 B.緊急但不重要(如有人由于打麻將“3缺1”而緊急約你，有人突然打電話請你吃飯等) ----只有在優(yōu)先斟酌了重要的事情后，再來斟

14、酌這類事。 　　 C.重要但不緊急(如學(xué)習(xí)、做計劃、與人談心、體檢等) ----只要是沒有第1類事的壓力，就應(yīng)當將其當做緊急的事去做，不要拖延。 　　 D.既不緊急也不重要(如文娛、消遣等) ----有閑工夫再說。 　　簡述電子公文處理進程的5個環(huán)節(jié)。 　　答：創(chuàng)建：根據(jù)1定的規(guī)則建立電子公文的進程。 　　辦理：通過計算機系統(tǒng)對電子公文進行收發(fā)、批閱等相干操作。 　　交換：按始發(fā)者意圖進行跨系統(tǒng)的公文傳遞。 　　歸檔：根據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理終了后的電子公文予以存儲。 　　燒毀：根據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲介質(zhì)上物理刪除。 　　簡述公共

15、關(guān)系的3大構(gòu)成要素及其原則。 　　答：(1)3大構(gòu)成要素是：①主體：社會組織；②客體：公眾；③手段：傳播途徑。 　　 (2)公共關(guān)系原則：公眾利益至上；實事求是；互惠互利；雙向溝通；始終如1；開辟創(chuàng)新；整體統(tǒng)1。 　　簡述公文校訂工作要求。 　　答：(1)校訂、補充1切與定稿不符的文字、標點符號、圖表、格式等； (2)解決統(tǒng)行、倒版等排版方面的問題和正文、注碼與注文之間銜接和頁碼編排問題； (3)進1步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問題及時提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或撰稿人處理； (4)需要使用標準校訂符號； (5)對重要的或大量印制的公文，應(yīng)實行3校、4校，以確保公文的正本不出過失。

16、　　簡述歸檔文件整理中的裝訂工作要求。 　　答：檔案裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為1件時，復(fù)文在前，來文在后。 　　裝訂的對齊方式：左上角裝訂，則左、上邊對齊；左邊裝訂，則左、下邊對齊。 　　裝訂方式：線裝、粘接、穿孔、變形材料等。 　　裝訂材料：裝訂線、糨糊、熱封膠、訂書釘、不銹鋼夾、熱壓膠管等。 　　大部份省檔案局規(guī)定，用縫紉機在文件左邊軋邊，文件較厚時，則用“3孔1線“的方法裝訂檔案。 　　簡述行政事業(yè)單位緊縮辦公經(jīng)費開支的途徑。 　　答：⑴嚴格控制各種會議、外出考察及公務(wù)活動；

17、⑵加強對人員出國、出境的管理，緊縮出國、出境活動范圍、團組和人員數(shù)量，做到“負增長”； ⑶嚴禁超預(yù)算申請各項專項經(jīng)費，特別是辦公用房的建設(shè)、各種裝修、辦公裝備的購置； ⑷凡遇重點項目的開支，需經(jīng)牽頭部門統(tǒng)1調(diào)和經(jīng)費申請及使用，避免出現(xiàn)多頭申請經(jīng)費的現(xiàn)象； ⑸專業(yè)裝備的更新，要嚴格按規(guī)定審批； ⑹實行分塊核定、管理和使用行政辦公經(jīng)費； ⑺經(jīng)費審批權(quán)屬履行“1支筆”審批、核報原則。 　　簡述會務(wù)管理的要求。 　　簡述會務(wù)管理中對會務(wù)工作人員的要求。 　　答：(1)會前的最后檢查：工作認真負責、仔細、耐心； (2)組織簽到和登記：任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)； (3)做好聯(lián)系調(diào)和：溝通調(diào)和能力強；

18、 (4)會議記錄與保密：業(yè)務(wù)素質(zhì)與原則性； (5)會議后勤保障：服從分配協(xié)作意識好。 　　簡述會議的積極作用。 　　答：(1)交換信息，互通情報；(2)發(fā)揚民主，科學(xué)決策；(3)增強友誼，增進團結(jié)；(4)統(tǒng)1認識，調(diào)和行動；(5)帶動消費，增進經(jīng)濟。 　　簡述會議記錄的特點。 　　答：(1)原始性是指按會議發(fā)展順序，將發(fā)言人的講話內(nèi)容、研究認定的問題，照實記錄下來，1般不準加工、整理內(nèi)容。 　　(2)憑據(jù)性是指會議記錄為會議原始情況的真實記錄，是查對會議內(nèi)容的真實憑據(jù)。 　　(3)會議記錄的重點內(nèi)容包括：會議中心議題和圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；會議討論、爭辯的焦點及其

19、各方的主要見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會議已議決的或議而未決的事項；對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。 　　簡述剪彩儀式需要準備的材料及其程序。 　　答：(1)剪彩的準備：紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。 　　 (2)剪彩的程序：請來賓就位→宣布儀式正式開始→奏國歌→進行發(fā)言→進行剪彩→進行參觀。 　　簡述涉密文件復(fù)制管理規(guī)范。 　　答：⑴復(fù)制的涉密文件資料須加蓋專用戳記； ⑵復(fù)印文件被再復(fù)制時，仍需繼續(xù)加蓋戳記，使涉密文件的復(fù)制和流轉(zhuǎn)進程始終受控； ⑶專用戳記應(yīng)包括標明復(fù)制單位、復(fù)印份數(shù)和頁數(shù)等相干信息。

20、 　　簡述調(diào)查研究的3個階段及其主要任務(wù)。 　　答：(1)準備階段，主要包括肯定調(diào)研課題、成立調(diào)研小組、明確調(diào)研任務(wù)及要求。 　　(2)實行階段，主要包括肯定調(diào)查方法、搜集整理資料，分析材料和綜合提煉調(diào)研成果。 　　(3)完成階段，主要撰寫調(diào)研報告。 　　簡述文員向上司做請示的注意事項。 　　答：(1)請示要對口。遵照按上級分工，對口請示的原則。避免多頭、越級請示。對觸及多方面的綜合性工作，應(yīng)向主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)人請示，并將有關(guān)情況通報其他分管上司。 　　 (2)請示要單1。遵照1文1事的規(guī)則，避免將多項事務(wù)寫在1份請示內(nèi)，造成上司批復(fù)的困難。 　　簡述信訪

21、工作的原則。 　　答：⑴方便信訪人原則； ⑵屬地管理、分級負責、“誰主管、誰負責”原則； ⑶依法、及時、就地解決問題與疏導(dǎo)教育相結(jié)合原則； ⑷標本兼治、預(yù)防和化解矛盾相結(jié)合原則； ⑸行政執(zhí)法與監(jiān)測技術(shù)相結(jié)合原則； ⑹雙向規(guī)范原則(既要規(guī)范機關(guān)的受訪、受信行動，也要規(guī)范信訪人的信訪行動)。 　　簡述信訪工作中網(wǎng)絡(luò)來信的處理要求。 　　答：(1)定時打開信箱，及時處理電子郵件； (2)重要信訪，及時報請； (3)轉(zhuǎn)辦信訪，跟蹤督辦； (4)網(wǎng)絡(luò)保密，脫機瀏覽。 　　簡述飲酒禮儀。 　　答：通常白酒開瓶后直接飲用，但在有些地區(qū)，如我國東北地區(qū)則喜歡把白酒加熱后飲用；紅葡萄酒應(yīng)當開

22、瓶透氣放置1陣再飲用；如在盛夏，香檳酒和白葡萄酒在飲用前應(yīng)當放入冰水或在冰箱里冷藏，或在羽觴在放入少量冰塊；啤酒1般也應(yīng)經(jīng)過冰鎮(zhèn)或加冰塊冷卻以后飲用。 　　飲酒的講求：肯定酒品、擺好酒具、調(diào)好酒溫、適度酌酒、文明飲酒、奇妙謝酒。 　　簡述印章的使用要求。 　　答：專人負責，確保安全，避免污損。 　　印章管理人員在使用印章時應(yīng)遵守以下規(guī)定：領(lǐng)導(dǎo)批準，審查內(nèi)容，用印登記，蓋印，保存材料，不允許出現(xiàn)蓋有印章的空白憑證。 　　簡述在蘊藏間存儲辦公用品時的注意事項。 　　答：(1)蘊藏間或物品柜要上鎖，保證安全； (2)蘊藏需要的面積取決于單位的大?。?(3)公道擺放。例如在柜中

23、和蘊藏室放置物品，必須清楚地加標簽，以迅速找到物品和表明新物品應(yīng)放置的地方，新物品置于舊物品的下面或后面等； (4)蘊藏辦公用品應(yīng)有良好的照明，以便容易找到； (5)辦公用品應(yīng)保存在干燥和透風(fēng)良好的房間中。若寄存在濕潤環(huán)境中，將致使紙張不能正常的送人打印機或復(fù)印機中。 　　簡述制作會議證件的注意事項。 　　答：(1)重要的大中型會議，會議證件和姓名卡片要正規(guī)。內(nèi)容設(shè)計上要有會議的名稱、預(yù)會者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、組織或公司的名稱； (2)重要的、具有保密性質(zhì)的會議要在會議證件上貼上本人的相片，并加蓋大會印章； (3)會議證件的情勢應(yīng)反應(yīng)出會議的

24、內(nèi)容，設(shè)計要盡可能經(jīng)濟實用、美觀大方； (4)大型會議應(yīng)辨別正式代表、列席代表、新聞媒體、工作人員、服務(wù)人員等不同身份參加者的會議證件的樣式； (5)應(yīng)注意根據(jù)單位不同的文化理念設(shè)計會議證件和姓名卡片。 　　扼要回答公文寫作的5部曲。 　　答：第1步，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖。要求：準確、全面、提煉、增加貼近度。 　　第2步，站在領(lǐng)導(dǎo)角度斟酌問題。 　　第3步，掌控經(jīng)常使用思惟方法：模式化思惟，對象化思惟，辯證思惟，散點思惟，求同存異思惟。 　　第4步，牢記擬寫公文要素及要求。 　　第5步，符合國家公文格式標準。 　　扼要回答起草請示的“5步棋”。 　　答：

25、由于甚么請示：對緣由、目的的說明。 　　請示甚么問題：提出請示的主題內(nèi)容。 　　怎樣解決問題：提出解決問題的建議與方案。 　　要求上級回復(fù)：結(jié)尾用語的使用。 　　有沒有附加需要說明：根據(jù)需要肯定附件的使用與否。 　　扼要說明會議記要的概念，會議記要有甚么作用？情勢是怎樣的？扼要說明會議記要有甚么作用？有哪兩種情勢？ 答：(1)會議記要是用來記載、轉(zhuǎn)達會議情況和議定事項的1種正式公文。它是在會議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反應(yīng)會議的精神和情況。 　　 (2)會議記要具有溝通情況、交換經(jīng)驗、統(tǒng)1認識、指點工作的作用；可以用于向上級匯報會議情況；也能夠分發(fā)給平級或下

26、屬單位，以轉(zhuǎn)達會議精神和議定事項，或要求預(yù)會單位共同遵照、履行。 　　 (3)有兩種情勢：A.議決性會議記要。是預(yù)會者經(jīng)過商討，對某些問題作出1致決定，需要共同遵照、履行時寫下的文字根據(jù)。B.周知性會議記要。用于轉(zhuǎn)達會議情況，傳播信息、交換經(jīng)驗而作的紀實性文件。 　　扼要說明文秘人員隨上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作。 　　旅行結(jié)束后，文員應(yīng)主要完成哪些工作，請予以設(shè)計。 　　請簡單說明提高會議效力的1些基本做法？ 答：遵守法律法規(guī)；公道肯定會議目標；肯定必要的預(yù)會者；減少會議數(shù)量；縮小會議范圍；簡化會議程序；縮短會議時間控制會議經(jīng)費；分析會議本錢。 　　甚么是文員的擋

27、駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？1般應(yīng)怎樣做？ 答：對上司沒必要要接見的來訪者，沒必要要參加的約請性活動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正緣由告知對方，只需要禮貌地、委宛地到達阻擋或謝絕的目的便可。 　　 (1)電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告知對方，暫時不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告； (2)來訪擋駕。先問清來由，判斷有沒有必要引見給上司，或先作請示； (3)會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動文員要替上司委宛地謝絕。 　　使用電腦的注意事項。 　　答：使用電腦時要做到不要讓陽光直

28、射電腦，以避免機殼老化；不要隨便放置茶水，以避免碰翻杯子弄濕電腦，造成短路；不要在開機狀態(tài)下插拔各種電纜，以避免燒壞接口；不要在軟盤驅(qū)動器工作唆使燈亮著的時候抽取其中的軟盤；不要在運行程序還沒有回到DOS唆使的情況下匆匆關(guān)機；不要使用來歷不明的軟件，避免病毒侵入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或常常地對電腦進行保護性殺毒；不要在病毒入侵時使用電腦，除非有特殊的自我防護措施；不要自己隨便處理電腦硬件故障；不要將電腦交給非專業(yè)人士修理，如有必要應(yīng)全程監(jiān)督。 　　談?wù)勀銓k公室人員應(yīng)具有的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。 　　答：(1)辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要

29、的事務(wù)；要“參”到點子上、“謀”到關(guān)鍵處、重視諫言技能。 　　(2)辦公室工作人員“善謀”還必須嚴防幾個誤區(qū)：1是“參政”意識過“度”，把自己擺在“準領(lǐng)導(dǎo)”或副職的位置，把幕后工作放到臺前；2是輕易拋出“夾生”想法，強加于領(lǐng)導(dǎo)，于公于己都不利；3是出“餿主張”，幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范束縛自己，踏踏實實地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)。 　　文員進言是指甚么？進言具有甚么作用？方法和要求是甚么？ 答：(1)進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸； (2)顧問作用；補缺作用；促進關(guān)系作用； (3)適事、適時

30、、適地、適度。 　　文員利用提示系統(tǒng)提示上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。 　　 電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報警系統(tǒng)、1周計劃和其他提示事項，文員應(yīng)當隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。 　　 人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動日期1覽表；使用提示性備忘錄；準備約會表；準備特殊提示卡；準備交往提示文件。 　　文員所作的完全的會議記錄應(yīng)當包括哪些事項？ 答：(1)會議名稱；(2)會議記錄人的姓名、蓋章；(3)時間(開始時間、結(jié)束時間)；(4)會議地點；(5)議題；(6)主持人、主席；(7)

31、出席者名單；(8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；(9)相干的資料；(10)下次會議預(yù)定日期。 　　文員在處理上司指派的工作時，首先要仔細制定計劃，扼要說明制定計劃時應(yīng)注意的幾個要點。 　　答：(1)充分了解行將開始的工作內(nèi)容；(2)思考以甚么方法進行效力會最好；(3)上司分派兩項以上工作時，必須為工作排定優(yōu)先順序。 　　制發(fā)文件時加蓋機關(guān)印章，稱為用印，具體要求有哪些？ 答：(1)文件用印時，必須以機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負責人簽發(fā)的文件原稿為根據(jù)，經(jīng)核對無誤后始得用??； (2)文件用印要端正、清晰，要端正地蓋在成文日期上方，上不壓正文，下要騎年蓋月； (3)文件用印1定要與制發(fā)文件的機關(guān)、部門或單位相1致； (4)要核實用印份數(shù)，超過份數(shù)的不能蓋印。