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1、第七模塊 會(huì)計(jì)資料整理技能
會(huì)計(jì)資料產(chǎn)生于單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，尤其是會(huì)計(jì)核算活動(dòng)之中.主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),因而具有非常重要的保留價(jià)值。
各單位的會(huì)計(jì)資料往往是分散的,數(shù)量也很多，類別也比較繁雜，為了對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行妥善保管，以發(fā)揮其會(huì)計(jì)檔案的作用,有必要對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行挑選、收集、整理，形成會(huì)計(jì)檔案,集中妥善保管，有序存放，以方便檢查，防止銷毀、散失和泄密。
會(huì)計(jì)資料的整理就是將已收集的會(huì)計(jì)資料分門(mén)別類地加以系統(tǒng)化，按序存放。其整理的目的是對(duì)會(huì)計(jì)資料實(shí)行有序管理。整理工作包括系統(tǒng)化、編目以及必要的加工等。系統(tǒng)化就是區(qū)分
2、全宗、分類組卷、案卷排列三項(xiàng)工作；編目就是指會(huì)計(jì)資料的目錄編制、備查表的編制等等。會(huì)計(jì)資料整理是會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，是存放、利用會(huì)計(jì)檔案的前提。
第一單元 會(huì)計(jì)憑證的整理、歸檔
一、會(huì)計(jì)憑證的整理
會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的書(shū)面證明,是記賬的重要依據(jù)。是會(huì)計(jì)資料的重要組成部分，也是形成其他會(huì)計(jì)資料的重要來(lái)源。會(huì)計(jì)憑證包括記賬憑證和原始憑證。
原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生時(shí)由經(jīng)辦人員直接取得或填制、用以表明某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)已經(jīng)發(fā)生或其完成情況、明確有關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任的一種原始依據(jù).如發(fā)貨票、進(jìn)貨單、差旅費(fèi)報(bào)銷單等等。原始憑證一般作為記張憑證的附件附在記賬憑證后面。
記賬憑
3、證是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)按其性質(zhì)加以歸類、確定會(huì)計(jì)分錄，并據(jù)以登記會(huì)計(jì)賬簿的憑證。記賬憑證是根據(jù)原始憑證編制的。
會(huì)計(jì)憑證的整理方法是：
1．把所有應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證進(jìn)行分類。記賬憑證一般分為收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種，根據(jù)不同的種類，按順序號(hào)或按時(shí)間逐張排放好。
2。整理記賬憑證的附件(原始憑證），補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料,剔除不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和沒(méi)有必要?dú)w檔一些資料。
３.清除訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等金屬物。
4。將每一類記張憑證按適當(dāng)厚度分成若干本。
將會(huì)計(jì)憑證整理好后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定的要求,認(rèn)真作好會(huì)計(jì)憑證的裝訂工作。
二、會(huì)計(jì)憑證的裝訂
在裝
4、訂會(huì)計(jì)憑證前,檢查會(huì)計(jì)憑證及其附件是否齊全，編號(hào)從小號(hào)到大號(hào)是否連續(xù)，把填制好的記張憑證按順序號(hào)排列好，防止編號(hào)顛倒;制單、記賬、稽核等責(zé)任者沒(méi)簽字蓋章的要補(bǔ)齊并加蓋戳印;編制記張憑證匯總表，試算平衡后，與總賬核對(duì)，賬表相符后，方可著手進(jìn)行裝訂。每月裝訂會(huì)計(jì)憑證的本數(shù)應(yīng)該根據(jù)單位業(yè)務(wù)量大小來(lái)確定，避免過(guò)厚或過(guò)薄，訂本太厚事后翻閱不便，訂本太薄，不好保管，容易散失。不準(zhǔn)跨月裝訂.
裝訂會(huì)計(jì)憑證要加封面、封底,其格式如圖7—1所示
圖７—1
在裝訂前，要把會(huì)計(jì)憑證封面疊好,把科目匯總表放在第一頁(yè)記賬憑證前邊,按順序號(hào)把記賬憑證后邊所附的原始憑證墩齊,不規(guī)格的原始憑證要疊好,使其不超過(guò)
5、記賬憑證的長(zhǎng)和寬。具體來(lái)說(shuō):對(duì)于紙張面積大于記張憑證的原始憑證，可按略小于記賬憑證面積的尺寸,先自右向左,再自下向上兩次折疊,如果采用“角訂法”進(jìn)行裝訂，要把折疊起來(lái)的左上角反折成一個(gè)三角形，如果采用“側(cè)訂法”裝訂，則要把折疊起來(lái)的的左邊,留一些空余，另外再用厚紙折成三角或長(zhǎng)條,襯在裝訂處，這樣使裝訂處與不裝訂處一樣厚薄，既美觀又便于裝訂和查閱；對(duì)于紙張面積很小、無(wú)法進(jìn)行裝訂的原始憑證,可按一定的順序和類別,粘貼在“原始憑證粘貼單"上?！罢迟N單”的大小、形狀與記賬憑證相仿、略小為宜。粘貼時(shí)對(duì)小票分別排列,適當(dāng)重疊，但要露出數(shù)字和編號(hào)，以便于計(jì)算和復(fù)核。同類、同金額的單據(jù)應(yīng)粘貼在一起,既方便計(jì)算
6、，又不易搞錯(cuò),同時(shí)還美觀.
記賬憑證所附原始憑證的順序應(yīng)該是:先是單張的面積小于記賬憑證的，后是原始憑證粘貼單,最后是折疊過(guò)的、紙張較大的原始憑證.
數(shù)量過(guò)多的原始憑證可以單獨(dú)裝訂保管（不包括發(fā)票),在封面上注明記賬憑證日期、編號(hào)、種類。同時(shí)，在記賬憑證上注明原始憑證名稱、編號(hào)及“附件另訂"字樣。
各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)、涉外文件和上級(jí)批準(zhǔn)文件，應(yīng)當(dāng)另編目錄，單獨(dú)登記保管,并在記賬憑證或原始憑證上注明批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱、日期和文件字號(hào)。
會(huì)計(jì)憑證的裝訂辦法較多，通常的裝訂辦法有“角訂法”和“側(cè)訂法”等。
(一)角訂法
要先準(zhǔn)備一些裝訂工具，如鐵錐或打孔機(jī)、剪刀、鐵夾、線繩、獎(jiǎng)糊、三
7、角包紙（牛皮紙）等.然后將記賬憑證的左、上、下對(duì)齊，接著便是加封面并用鐵夾夾牢。包角：包角紙的大小一般邊長(zhǎng)為13厘米的正方形鍘去三分之一(如圖7—2所示）,先將包角紙的角對(duì)準(zhǔn)左上角,反面向上，然后在虛線處打眼、裝訂、包角。包角的要求是按虛線折疊后，剪去左上角，再在反面涂漿處抹上漿糊，從上方包向背面，再?gòu)淖蠓桨虮趁妫缓笊w章.如圖7－2所示。
(二）側(cè)訂法
側(cè)訂法與“角訂法”的不同之處是采用左側(cè)面裝訂.裝訂時(shí)在封面之上再加一張紙復(fù)在封面上(此封面長(zhǎng)，反面朝上)，以底邊和左側(cè)為準(zhǔn),墩齊、夾緊，在左側(cè)打三個(gè)孔，把線繩的中段從孔中引出，留扣,再把線繩從兩端孔引過(guò)，并套入中間的留扣中，用力拉緊系好
8、,余繩剪掉.復(fù)底紙上涂上漿糊.翻轉(zhuǎn)后將左側(cè)和底部粘牢,晾干后,寫(xiě)好封面有關(guān)內(nèi)容即可存查。如圖7-3所示.
不論采取哪種方法裝訂,裝訂線一邊的表、單用剪刀把毛邊剪齊,這樣才能避免訂后脫頁(yè)丟失的現(xiàn)象。裝訂好的會(huì)計(jì)憑證要四邊成線,有角有棱，堅(jiān)固，規(guī)整。
圖7-2
圖7-３
三、會(huì)計(jì)憑證的立卷、歸檔
會(huì)計(jì)憑證裝訂以后：
１．認(rèn)真填寫(xiě)好會(huì)計(jì)憑證封面，封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)的最基礎(chǔ)的索引和憑證.“啟用日期”要把年、月、日寫(xiě)全;“單位名稱”要寫(xiě)全稱；“本月共XX冊(cè)，本冊(cè)是ＸX冊(cè)”要寫(xiě)清楚；“憑證張數(shù)”填本冊(cè)共多少?gòu)?；記賬憑證號(hào)數(shù)“自第X號(hào)至第X號(hào)"一欄要填寫(xiě)清晰；“保管期
9、限"是按規(guī)定要求本冊(cè)憑證應(yīng)保管多少年。還要把原始憑證及記賬憑證總頁(yè)數(shù),按照記賬憑證所屬原始憑證張數(shù)加計(jì)清點(diǎn),準(zhǔn)確填好數(shù)字。裝訂年、月、日要如實(shí)填寫(xiě)。會(huì)計(jì)主管人員要蓋章，裝訂線應(yīng)有封口,并加蓋騎縫章.
２。填好卷脊上的項(xiàng)目.卷脊上一般應(yīng)寫(xiě)上是“某年某月憑證”和案卷號(hào)。案卷號(hào)主要是為了便于保存和查找,一般由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一編號(hào),卷脊上的編號(hào)應(yīng)與封面案卷號(hào)一致。
3.將裝訂好的憑證按年統(tǒng)一編流水號(hào),卷號(hào)與記賬憑證冊(cè)數(shù)編號(hào)應(yīng)當(dāng)一致,然后入盒，由專人負(fù)責(zé)保管。
第二單元 會(huì)計(jì)賬簿的整理、歸檔
一、會(huì)計(jì)賬簿的分類
會(huì)計(jì)賬簿也稱為會(huì)計(jì)賬冊(cè),是記錄會(huì)計(jì)核算過(guò)程和結(jié)果的載體。會(huì)計(jì)賬簿的形式和種類很
10、多，按照其外表形式分類主要有“訂本式賬簿”，如總賬、日記賬(現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬）等；“活頁(yè)式賬簿”，如材料、往來(lái)等明細(xì)賬。詳見(jiàn)圖7—４所示。
二、會(huì)計(jì)賬簿的整理、歸檔
會(huì)計(jì)賬簿作為全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記載各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的工具,是編制各種財(cái)務(wù)報(bào)告所需要經(jīng)濟(jì)資料的主要來(lái)源,也是檢查、分析和監(jiān)督單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支的依據(jù)。因此，會(huì)計(jì)賬簿是儲(chǔ)存數(shù)據(jù)資料的重要會(huì)計(jì)檔案，整理時(shí)要做到以下幾點(diǎn):
1．為保證會(huì)計(jì)賬簿記錄的合法性和賬簿資料的完整性，明確記賬責(zé)任,便于查閱,賬簿在啟用時(shí)，都要在賬簿的扉頁(yè)填寫(xiě)“經(jīng)管人員一覽表”和“賬戶目錄".
2．對(duì)活頁(yè)賬簿，如明細(xì)分類賬等，在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后,要及時(shí)
11、加工整理。①在裝訂前，撤去賬夾和空白賬頁(yè)，填齊賬戶目錄頁(yè)號(hào)，還要分別會(huì)計(jì)科目在賬頁(yè)
的右上方編上總頁(yè)數(shù)和分頁(yè)數(shù)；②在前后加裝會(huì)計(jì)賬簿封面、封底,并在扉頁(yè)上
填寫(xiě)好啟用表；③按封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、賬頁(yè)、封底順序排列，裝訂成冊(cè),封口處加蓋裝訂人名單,賬簿脊背注明所屬年度。
３．對(duì)訂本賬簿，如日記賬、總賬等,在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，也要及時(shí)加工整理。為了保證賬簿的原來(lái)面貌，不撤去空白頁(yè)，但需要在記錄賬頁(yè)的最末一行下紅線，以示結(jié)束使用,并在賬戶目錄上，詳細(xì)記錄使用賬頁(yè)的頁(yè)數(shù)和空白賬頁(yè)的頁(yè)數(shù)。
4．認(rèn)真填寫(xiě)會(huì)計(jì)賬簿案卷的封面。詳細(xì)寫(xiě)明：?jiǎn)挝幻Q、會(huì)計(jì)年度、賬簿名稱、賬簿編號(hào)、本賬起訖頁(yè)次、記賬
12、人員和會(huì)計(jì)主管簽名蓋章等.
5.會(huì)計(jì)賬簿一般按年編號(hào)，除跨年度使用的賬簿外，應(yīng)按照總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、往來(lái)明細(xì)賬、存貨明細(xì)賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、收入明細(xì)賬、成本明細(xì)賬、其他明細(xì)賬、輔助賬簿的順序,編制年度案卷總序號(hào)來(lái)立卷歸檔.
訂本式賬簿
?按外表形分 活頁(yè)式賬簿
會(huì)? 卡片式賬簿
現(xiàn)金日記賬
計(jì) 日記賬?銀行存款日記賬 訂本式
轉(zhuǎn)賬日記賬
?賬 總分類賬 （訂本式)
分類賬
13、 三欄式
簿? 按用途 明細(xì)分類賬? 數(shù)量金額式
（活頁(yè)式)?多欄式
平行式
?備查賬
圖7-４
第三單元 財(cái)務(wù)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料的整理、歸檔
一、財(cái)務(wù)報(bào)告的整理、歸檔
財(cái)務(wù)報(bào)告是反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總結(jié)性書(shū)面文件，它包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。其中，會(huì)計(jì)報(bào)表是財(cái)務(wù)報(bào)告的主要組成部分。
財(cái)務(wù)報(bào)告的整理立卷的方法是:
1．按月份順序整理裝訂成冊(cè)并編制年度案卷總序
14、號(hào);
2.月內(nèi)按合并會(huì)計(jì)報(bào)表類、匯總會(huì)計(jì)報(bào)表類、本企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告類、個(gè)別財(cái)務(wù)報(bào)告類的順序整理,類內(nèi)按會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明、內(nèi)部及報(bào)表、財(cái)務(wù)分析的順序整理，會(huì)計(jì)報(bào)表按其編號(hào)的順序整理;
3．財(cái)務(wù)報(bào)告有月報(bào)、季報(bào)、年報(bào).所以，一般按月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)分別整理、裝訂、立卷。年終決算報(bào)告要單獨(dú)整理立卷，裝訂一冊(cè)，季報(bào)和月報(bào)，可根據(jù)張數(shù)的多少,立成一卷或數(shù)卷。
4。平時(shí),月（季）財(cái)務(wù)報(bào)告，由會(huì)計(jì)主管人員負(fù)責(zé)保存.年終，將全年財(cái)務(wù)報(bào)告,按月份的時(shí)間順序整理裝訂成冊(cè)，登記《會(huì)計(jì)檔案目錄》,逐項(xiàng)寫(xiě)明財(cái)務(wù)報(bào)告名稱、頁(yè)數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核蓋章后,由主管財(cái)務(wù)報(bào)告的人員負(fù)責(zé)裝盒歸檔。
財(cái)務(wù)報(bào)告的
15、裝訂應(yīng)以左上角齊。裝訂順序是：①封面；②財(cái)務(wù)報(bào)告說(shuō)明書(shū)；③會(huì)計(jì)報(bào)表；④封底。
二、其他會(huì)計(jì)資料的整理、歸檔
其他會(huì)計(jì)資料包括財(cái)務(wù)收支計(jì)劃；工資計(jì)算表；銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單;經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告;比較重要的經(jīng)濟(jì)合同等。這些資料不需全部移交檔案部門(mén)，有的在一個(gè)很長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)由財(cái)會(huì)部門(mén)保存,這就需要認(rèn)真篩選,把收集起來(lái)的這些資料，逐件進(jìn)行鑒別，將需移交檔案部門(mén)保管存放的,另行組卷裝訂,按要求移交。
一般來(lái)說(shuō),其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單類，財(cái)務(wù)收支計(jì)劃類，重要合同類,會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)類,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)和查閱登記清冊(cè)類，增設(shè)或合并會(huì)計(jì)科目說(shuō)明
16、、會(huì)計(jì)科目名稱對(duì)比明細(xì)表、會(huì)計(jì)印章啟用交接封存或銷毀材料類，財(cái)產(chǎn)清查類，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析、審計(jì)報(bào)告類等其他應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料的順序整理立卷,類內(nèi)按照時(shí)間順序，分冊(cè)或合并裝訂，并編制年度案卷總序號(hào).
總之，會(huì)計(jì)資料的收集整理要規(guī)范化。卷脊、封面的內(nèi)容要按統(tǒng)一的項(xiàng)目印制、填寫(xiě),封面、盒、袋要按統(tǒng)一的尺寸、規(guī)格制作。做到收集按范圍，整理按規(guī)范,裝訂按標(biāo)準(zhǔn).
本模塊實(shí)訓(xùn)
?利用前面所練習(xí)開(kāi)具的各種發(fā)票以及模擬會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行如下訓(xùn)練：
１。原始憑證整理的訓(xùn)練；
2.記賬憑證、賬簿以及會(huì)計(jì)報(bào)表整理的訓(xùn)練;
3．會(huì)計(jì)憑證裝訂方法的訓(xùn)練。（包括“角訂法"和“側(cè)訂法”）
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