工作分析的方法和舉例說(shuō)明

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1、第二章 工作分析方法,,主要內(nèi)容,七種方法 工作分析方法的評(píng)估,重點(diǎn)和難點(diǎn),1、各種方法的原理、步驟、優(yōu)缺點(diǎn) 2、各種方法的具體應(yīng)用,,,,,,,,,,,方法,一、觀察法,二、問(wèn)卷法,三、工作日志法,四、訪(fǎng)談法,五、關(guān)鍵事件法,六、資料分析和能力要求法,重要的工作分析方法,觀察法 工作日志法 訪(fǎng) 談 法 問(wèn)卷調(diào)查法 關(guān)鍵事件法,需要多種方法的結(jié)合,工作分析包含的內(nèi)容,Who What When Where Why For who How,第一節(jié) 觀察法,1、定義 工作分析人員到現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地察看員工的實(shí)際操作情況，并予以記錄、分析、歸納、并整理成適宜的文字資料的方法。 2、歷史 最早 “科學(xué)管理之父

2、” 泰勒等,3、適用范圍 程序化較強(qiáng)的，較多通過(guò)身體動(dòng)作完成的工作更適合（短時(shí)期的外顯特征的分析） 不適合于隱蔽的心里因素的分析、沒(méi)有時(shí)間規(guī)律與表現(xiàn)的工作 4、前提條件 觀察者足夠的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn) 工作相對(duì)穩(wěn)定,,,,準(zhǔn)備階段,觀察階段,面試階段,5、操作步驟,文件資料收集 提綱 輔助設(shè)備 標(biāo)準(zhǔn)模糊信息,對(duì)象有代表性 動(dòng)態(tài)的觀察 標(biāo)準(zhǔn)格式記錄,員工 員工直接主管,,,5、操作步驟（續(xù)）,整合所有信息 隨時(shí)補(bǔ)充 確保提綱任務(wù) 已掌握,工作人員查漏補(bǔ)缺 員工及主管核實(shí)并反饋 所有人員最終確認(rèn),6、注意事項(xiàng) 觀察前充分了解現(xiàn)在的工作； 設(shè)計(jì)的問(wèn)題 結(jié)構(gòu)化、簡(jiǎn)單； 記錄 避免機(jī)械；反映工作相關(guān)的內(nèi)容；

3、比較提煉信息； 隱蔽觀察。,,,,第二節(jié) 問(wèn)卷調(diào)查法,（一）怎樣設(shè)計(jì)問(wèn)卷是關(guān)鍵 1、確定內(nèi)容 各項(xiàng)活動(dòng)內(nèi)容及花在上面的時(shí)間比例； 工作職責(zé)； 工作協(xié)調(diào)和監(jiān)督責(zé)任； 常用的機(jī)器設(shè)備與工具； 工作環(huán)境；任職資格要求； 考核的內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)等。,,,2、確定類(lèi)型 通用型和專(zhuān)用型； 開(kāi)放式和封閉式； 工作定向問(wèn)卷和人員定向問(wèn)卷,工作定向問(wèn)卷,1.含義 側(cè)重分析提供產(chǎn)品和服務(wù)所需要的任務(wù)和行為； 例如，職能工作分析（Functional Job Analysis）,美國(guó)勞工部提出一種成為工作者功能的職務(wù)分析作為職務(wù)分析程序的一個(gè)階段。在工作分析實(shí)踐中被普遍應(yīng)用。工作者功能是指那些確定工作者與信息、人和事之間

4、關(guān)系的活動(dòng) 。,,人員定向問(wèn)卷,含義 強(qiáng)調(diào)成功完成工作任務(wù)和行為所需的個(gè)體工作者的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、技能、能力、天賦和性格特征等。 例如，職位分析（Position Analysis Questionnaire,PAQ ）,職位分析問(wèn)卷,1、問(wèn)卷的項(xiàng)目 PAQ包含194個(gè)項(xiàng)目，其中187項(xiàng)被用來(lái)分析完成工作過(guò)程中員工活動(dòng)的特征（工作元素），另外7項(xiàng)涉及薪酬問(wèn)題。,,2、問(wèn)卷的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn) 信息使用度； 耗費(fèi)時(shí)間； 適用性； 對(duì)工作的重要程度； 發(fā)生的可能性； 特殊計(jì)分。,職位分析問(wèn)卷范例,,3、掌握技巧 先易后難 邏輯順序 形式多樣化,,,,工作分析得到公司高層的支持！,直接上級(jí)的支持 向員工說(shuō)明相關(guān)事

5、項(xiàng) 發(fā)放問(wèn)卷，填寫(xiě) 強(qiáng)調(diào)：填寫(xiě)該崗位合格的員工應(yīng)達(dá)到的要求 鼓勵(lì)真實(shí)填寫(xiě)，消除顧慮（目的，匿名） 解答疑問(wèn) 回收時(shí)，認(rèn)真檢查，及時(shí)修正 8. 處理問(wèn)卷 描述該崗位的信息 10.征求意見(jiàn)、反饋，再次修改 11.編寫(xiě)工作說(shuō)明書(shū),,步驟,（三）注意事項(xiàng),將想要獲得的信息變成可操作的項(xiàng)目或問(wèn)題； 題目設(shè)計(jì)的目的要明確，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔易懂； 調(diào)查問(wèn)題的靈活性； 受過(guò)專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練的人員； 對(duì)于小企業(yè)，可考慮開(kāi)放式問(wèn)卷 及時(shí)回收調(diào)查表，以免遺失 問(wèn)卷提前測(cè)試、修正,第三節(jié) 工作日志法,1、內(nèi)容 做什么 以工作崗位的腦力和體力活動(dòng)描述為特征； 如何做與為什么做 準(zhǔn)確描述內(nèi)容和活動(dòng)結(jié)果 注意：隨時(shí)填寫(xiě)，切記不能再下班前一

6、次性填寫(xiě)。,第四節(jié) 訪(fǎng)談法,類(lèi)型 1、個(gè)別員工訪(fǎng)談法 2、群體訪(fǎng)談法 3、主管人員訪(fǎng)談法,,訪(fǎng)談內(nèi)容,1、工作目標(biāo)why 為什么設(shè)置這個(gè)工作崗位 2、工作的范圍與性質(zhì)what 面談的內(nèi)容 3、工作內(nèi)容 任職者的作用、影響 4、工作職責(zé) 涉及組織戰(zhàn)略決策、執(zhí)行等,,,,工作分析得到公司高層的支持！,直接上級(jí)的支持 向員工說(shuō)明相關(guān)事項(xiàng) 說(shuō)明目的，消除顧慮 按訪(fǎng)談提綱，由淺入深的進(jìn)行 Hold住整個(gè)談話(huà)局面 鼓勵(lì)真實(shí)回答 客觀記錄 8. 被訪(fǎng)者確認(rèn)、核實(shí) 直接上級(jí)核對(duì)、反饋，再次修改 10.編寫(xiě)工作說(shuō)明書(shū),,步驟,訪(fǎng)談提綱,目的 對(duì)象 訪(fǎng)談人員 時(shí)間 主要內(nèi)容 主要問(wèn)題,怎樣hold住局面,1、幫助

7、對(duì)象根據(jù)問(wèn)題的邏輯順序去思考和交談； 例，說(shuō)明你工作績(jī)效的標(biāo)準(zhǔn)有哪些？ 2、足夠的回答時(shí)間； 3、確保訪(fǎng)談對(duì)象回答所問(wèn)問(wèn)題 4、階段性總結(jié),訪(fǎng)談的有效性！,1、提問(wèn)設(shè)計(jì) 2、訪(fǎng)談技巧,觀察法和訪(fǎng)談法的結(jié)合,兩種結(jié)合方式 1、先通過(guò)觀察法，積累足夠的信息，在進(jìn)行訪(fǎng)談，進(jìn)一步了解關(guān)鍵點(diǎn) 2、一邊觀察一邊訪(fǎng)談,第五節(jié) 關(guān)鍵事件法,找關(guān)鍵事件 與訪(fǎng)談法結(jié)合來(lái)找關(guān)鍵事件,第六節(jié) 資料分析法和能力要求法,1、現(xiàn)有資料分析 2、能力清單,第七節(jié) 工作分析方法的評(píng)估,1、目的,,方法,目的,,,,工作說(shuō)明 考核 面試 工作評(píng)估 培訓(xùn)方案設(shè)計(jì) 績(jī)效評(píng)估 職業(yè)生涯規(guī)劃,工作日志 關(guān)鍵事件 觀察 訪(fǎng)談 問(wèn)卷調(diào)查,,

8、,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,2、使用者的接受程度 3、使用者的理解、參與程度 4、培訓(xùn)需求 5、便利性 6、完成時(shí)間 7、信度和效度 8、成本,觀察法,能較多、較深刻地了解工作要求,不適用于高層領(lǐng)導(dǎo)、研究工作、耗時(shí)長(zhǎng)或技術(shù)復(fù)雜的工作、不確定性工作,面談法,效率較高,面談對(duì)象可能持懷疑、保留態(tài)度；對(duì)提問(wèn)要求高；易失真,問(wèn)卷調(diào)查法,費(fèi)用低；速度快，調(diào)查面廣；可在業(yè)余進(jìn)行；易于量化；可對(duì)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行多方式、多用途的分析,對(duì)問(wèn)卷設(shè)計(jì)要求高；可能產(chǎn)生理解上的不一致,工作日志法,短期內(nèi)可掌握的工作,不適用于需進(jìn)行大量訓(xùn)練或危險(xiǎn)的工作,關(guān)鍵事件法,可揭示工作的動(dòng)態(tài)性，生動(dòng)具體,費(fèi)時(shí)

9、；難以形成對(duì)一般性工作行為的總的概念,各種方法的優(yōu)缺點(diǎn),很重要！,1、領(lǐng)導(dǎo)支持 2、分析的崗位任職者及其直接上級(jí)的支持 3、提前做好充足的準(zhǔn)備 4、工作分析的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn) 5、正確引導(dǎo)工作分析的進(jìn)行 6、核實(shí)、反饋 7、最終的核實(shí),案例分析,背景 1、公司規(guī)模壯大，各部門(mén)職責(zé)、權(quán)限不清，扯皮現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生； 2、招聘、培訓(xùn)、晉升、薪酬，人才流失，對(duì)人力資源部門(mén)怨聲載道； 3、在這樣的情況下，進(jìn)行工作分析,首先，她們開(kāi)始尋找進(jìn)行職位分析的工具和技術(shù)。在閱讀看國(guó)內(nèi)目前流行的基本職位分析書(shū)籍之后，他們從中選取了一份職位分析問(wèn)卷來(lái)作為收集職位信息的工具。然后，人力資源部將問(wèn)卷發(fā)放到了各個(gè)部門(mén)經(jīng)理手中，同時(shí)他

10、們還在公司的內(nèi)部網(wǎng)上也發(fā)了一份關(guān)于開(kāi)展問(wèn)卷調(diào)查的通知，要求各部門(mén)配合人力資源部的問(wèn)卷調(diào)查。,一、問(wèn)卷調(diào)查,據(jù)反映，問(wèn)卷在下放到各部門(mén)后卻一直擱置在各部門(mén)經(jīng)理手中，而沒(méi)有下發(fā)下去。很多部門(mén)是直到人力資源部開(kāi)始催收時(shí)才把問(wèn)卷發(fā)放到每個(gè)人手中。同時(shí)，由于大家都很忙，很多人在拿到問(wèn)卷之后，都是沒(méi)有時(shí)間仔細(xì)思考，草草填完了事。還有很多人在外地出差或者任務(wù)纏身，自己無(wú)法填寫(xiě)而由同事代筆。 此外，據(jù)一些較為重視這次調(diào)查的一個(gè)反映，大家都不了解這次問(wèn)卷調(diào)查的意圖，也不理解問(wèn)卷,中那些生疏的治理術(shù)語(yǔ)，何為職責(zé)，何為工作目的，許多人對(duì)此并不理解。很多人就疑難問(wèn)題向人力資源吧進(jìn)行詢(xún)問(wèn)，可是也不知道具體該找誰(shuí)。因此，

11、在問(wèn)卷回答時(shí)只能憑借自己個(gè)人的理解來(lái)填寫(xiě)，無(wú)法把握填寫(xiě)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。 一個(gè)星期后，人力資源部收回了問(wèn)卷。但她們發(fā)現(xiàn)，問(wèn)卷填寫(xiě)的效果不太理想，有一部分問(wèn)卷填寫(xiě)不全，一部分問(wèn)卷答非所問(wèn)，還有一部分問(wèn)卷根本沒(méi)收上來(lái)。辛勞調(diào)查的結(jié)果卻沒(méi)有發(fā)揮它應(yīng)有的價(jià)值。,二、訪(fǎng)談,與此同時(shí)，人力資源部也著手選取一些職位進(jìn)行訪(fǎng)談。但在試著訪(fǎng)談了幾個(gè)職位之后，發(fā)現(xiàn)訪(fǎng)談的效果也不好。因?yàn)?，在人力資源部，能夠?qū)Σ块T(mén)經(jīng)理訪(fǎng)談的只有人力資源部經(jīng)理一人，主管和一般員工都無(wú)法與其它部門(mén)經(jīng)理進(jìn)行溝通。同時(shí)，由于經(jīng)理們都很忙，能夠把雙方湊到一塊，實(shí)在不輕易。因此，兩個(gè)星期過(guò)去咯，只訪(fǎng)談了兩個(gè)部門(mén)經(jīng)理。,人力資源部的幾位主管負(fù)責(zé)對(duì)經(jīng)理級(jí)

12、以下的人員進(jìn)行訪(fǎng)談，但在訪(fǎng)談中，出現(xiàn)的情況卻出乎意料。大部分時(shí)間都是被訪(fǎng)談人在發(fā)牢騷，指責(zé)公司的治理問(wèn)題，抱怨自己的待遇不公等，而在分析相關(guān)的內(nèi)容時(shí)，被訪(fǎng)談人往往又言辭閃爍，顧左右而言它，似乎對(duì)人力資源部的訪(fǎng)談，訪(fǎng)談結(jié)束后，訪(fǎng)談人都反映對(duì)該職位的熟悉還是停留在模糊的階段。這樣持續(xù)了兩個(gè)星期，訪(fǎng)談了大概1/3的職位。 王經(jīng)理認(rèn)為時(shí)間不能再拖延下去了，因此決定開(kāi)始進(jìn)入下一個(gè)階段撰寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)。,三、資料分析,可這時(shí)，各職位的信息收集卻還不完全。怎么辦呢？人力資源部在無(wú)奈之中，不得不另覓它途。于是，她們通過(guò)各種途徑從其他公司收集了許多職位說(shuō)明書(shū)，試圖以此作為參照，結(jié)合問(wèn)卷和訪(fǎng)談收集的一些信息來(lái)撰寫(xiě)職

13、位說(shuō)明書(shū)。,在撰寫(xiě)階段，人力資源部還成立了幾個(gè)小組、每個(gè)小組專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)起草某一部門(mén)的職位說(shuō)明，并且還一起各組在兩個(gè)星期你完成任務(wù)。在起草職位說(shuō)明書(shū)的過(guò)程中，人力資源部的一個(gè)都頗感為難，一方面不了解別的部門(mén)的工作，問(wèn)卷和訪(fǎng)談提供的信息又不準(zhǔn)確;另一方面，大家又缺乏寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)的經(jīng)驗(yàn)。 因此，寫(xiě)起來(lái)都覺(jué)得很費(fèi)勁。規(guī)定的時(shí)間快到了，很多人為了交稿不得不急急忙忙，東拼西湊了一些材料，再結(jié)合自己的判定，最后成稿。,最后，職位說(shuō)明書(shū)終于出臺(tái)了。然后，人力資源部講成稿的職位說(shuō)明書(shū)下發(fā)到各個(gè)部門(mén)，同時(shí)，還下發(fā)了一份文件，要求各部門(mén)按照新的職位說(shuō)明書(shū)來(lái)界定工作范圍，并按照其中規(guī)定的任職條件來(lái)進(jìn)行人員的招聘、選拔和

14、任用。但這卻引起了其他部門(mén)的強(qiáng)烈反對(duì)，很多直線(xiàn)部門(mén)的治理人員甚至公開(kāi)指責(zé)人力資源部，說(shuō)人力資源部的職位說(shuō)明書(shū)市一堆垃圾，完全不符合實(shí)際情況。,于是，人力資源部與相關(guān)部門(mén)召開(kāi)了一次會(huì)議來(lái)推動(dòng)職位說(shuō)明書(shū)的應(yīng)用。人力資源部經(jīng)理本來(lái)是想通過(guò)會(huì)議來(lái)說(shuō)服個(gè)部門(mén)支持這次項(xiàng)目。但結(jié)果卻恰恰相反，在會(huì)上，人力資源部遭到了個(gè)部門(mén)的一致批評(píng)。同時(shí)，人力資源部由于對(duì)其他部門(mén)不了解，對(duì)其他部門(mén)所提出的很多問(wèn)題也無(wú)法進(jìn)行解釋和反駁，因此，會(huì)議的最終結(jié)論是，讓人力資源部重新編寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)。后來(lái)，經(jīng)過(guò)多次重寫(xiě)和修改，職位說(shuō)明書(shū)始終無(wú)法令人滿(mǎn)意。最后，職位分析項(xiàng)目不了了之。,人力資源部的員工在經(jīng)歷了這次失敗的項(xiàng)目后，對(duì)職位分析徹底喪失了信心。她們認(rèn)為，職位分析只不過(guò)是“霧里看花，水中望月”的東西，說(shuō)起來(lái)挺好，實(shí)際上沒(méi)什么大用，而且認(rèn)為職位分析只能針對(duì)西方國(guó)家那些治理先進(jìn)的大公司，拿到中國(guó)的企業(yè)來(lái)，根本行不通。原來(lái)雄心勃勃的人力資源部經(jīng)理也變得灰心喪氣，但他卻對(duì)這次失敗耿耿于懷，對(duì)項(xiàng)目失敗的原因也是百思不得其解。,,該公司所采用的職位分析工具和方法主要存在哪些問(wèn)題？,,A公司在進(jìn)行職位分析時(shí)前期準(zhǔn)備不足：沒(méi)有這設(shè)置專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)問(wèn)卷的崗位、在設(shè)置問(wèn)卷時(shí)生硬的從書(shū)籍中抽取一份，沒(méi)有結(jié)合公司的實(shí)際情況、問(wèn)卷中專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)過(guò)多沒(méi)有考慮到員工的理解程度、沒(méi)有與其他部門(mén)進(jìn)行溝通、沒(méi)有告知問(wèn)卷調(diào)查的意圖。,