03、05職業(yè)經理人的職業(yè)化素養(yǎng)(張相波)1

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1、Click to edit master title,Click to edit master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,,（c）張相波，2006,止于至善-No top，No stop！,職業(yè)經,理,理人的,職,職業(yè)化,素,素養(yǎng)系,列,列培訓,張相波,第一部,分,分,職,職業(yè)經,理,理人的,職,職業(yè),化,化素養(yǎng),從職業(yè),走,走向專,業(yè),業(yè),內容：,一、職,業(yè),業(yè)經理,人,人的職,業(yè),業(yè)化素,養(yǎng),養(yǎng),二、科,學,學管理,與,與科學,的,的工作,方,方法,二、專,業(yè),業(yè)化的,辦,辦公應,用,用管理,

2、職業(yè)經理人,的,的職業(yè)化素,養(yǎng),養(yǎng)系列培訓,引子－職業(yè),經,經理人,職業(yè)經理人,是,是以做經理,為,為職業(yè)的人,？,？,,誰應該成為,一,一個職業(yè)經,理,理人？,,經理人就是,基,基于預期目,標,標，擁有管,控,控資源，組,織,織協調人員,，,，執(zhí)行并保,證,證方向，確,保,保達致目標,的,的（資本）,經營,者。,,職業(yè)經理人,擁,擁有職業(yè)化,素,素養(yǎng)的管理,者,者/經營者,,引子－職業(yè),化,化素養(yǎng),什么是職業(yè),化,化？,持續(xù)從事某,一,一具體工作,范,范疇并以此,為,為職業(yè),擁有勝任該,工,工作范疇的,所必需,的工作素質,什么是職業(yè),化,化素養(yǎng)？,為了達到職,業(yè),業(yè)的要求所,必,必須具備的,

3、素,素質，即能,將,將工作職責,中,中所要求的,事,事情,做好,的素質,職業(yè)化素質,包,包括,職業(yè)化精神,和,職業(yè)化能力,兩大部分。,,1、從重新,認,認識幾個概,念,念開始,企業(yè)/公司,工作/工作,場,場所,職務,客戶,服務,職業(yè)規(guī)劃,,,1.1 什,么,么是企業(yè),企業(yè)是為了,達,達成經營性,目,目的而組合,成,成的寫作組,織,織。,企業(yè)組織由,“,“工作分配,（,（業(yè)務）”,和,和“工作執(zhí),行,行（人）”,構,構成。,企業(yè)的根,本,本任務是,創(chuàng),創(chuàng)造顧客,和,和創(chuàng)新。,,一個好的,企,企業(yè)，應,該,該是：,個人目標,和,和企業(yè)目,標,標的磨合,趨,趨同，企,業(yè),業(yè)發(fā)展和,人,人才發(fā)展,協,

4、協調,組織內的,每,每一個人,都,都由衷地,抱,抱著協調,合,合作的意,愿,愿與精神,。,。,組織內的,每,每一個人,的,的意見、,想,想法都享,有,有正確地,傳,傳達、協,調,調與受尊,重,重的權利,。,。,報告系統(tǒng),明,明確、工,作,作分配清,楚,楚合理、,人,人盡其才,。,。,,1.2,什,什么是工,作,作,職業(yè)成長,的,的機會,發(fā)揮個性,、,、能力獲,得,得認同,是一種謀,生,生手段，,用,用以獲得,生,生活費,是一定的,社,社會角色,，,，建立維,護,護人際關,系,系,通過競爭,和,和合作實,現,現個人價,值,值,生活的重,要,要內容,工作的成,果,果可以改,變,變你的生,活,活,,

5、1.3,什,什么是職,務,務,了解你的,職,職務,職責,權力,職位,了解你的,前,前后手、,上,上下級,,1.4,客,客戶是誰,？,？,客戶是：,為你的工,作,作成果買,單,單的人！,承受你的,工,工作結果,的,的人！,他的要求,是,是你努力,工,工作的目,的,的！,公司里最,重,重要的人,！,！,不靠我們,而,而活，而,我,我們卻少,不,不了的人,！,！,客戶不是,：,：,不是打擾,你,你工作的,討,討厭鬼！,不是你辯,論,論的對象,—,——一時,口,口快之時,，,，也是失,去,去他們的,時,時刻,不是任你,忽,忽悠的傻,瓜,瓜！,,思考,誰是你的,客,客戶？,,1.5,客,客戶服務,什么是

6、服,務,務？,廣義的就,是,是人與人,的,的交往,狹義的是,指,指對客戶,的,的需求的,實,實現,建立新的,概,概念,對內服務,、,、對外的,服,服務,當產品沒,有,有差別的,時,時候，就,只,只有人的,差,差異,對外服務,中,中，顧客,的,的眼中沒,有,有個人的,概,概念，只,有,有集體,對內客戶,服,服務往往,不,不被重視,或,或以內部,規(guī),規(guī)定的名,義,義變形,,1.6,職,職業(yè)規(guī)劃,什么是職,業(yè),業(yè)規(guī)劃？,結合個人,特,特質、發(fā),展,展機遇、,各,各種內外,條,條件，設,定,定個人的,中,中長期職,業(yè),業(yè)發(fā)展目,標,標并為之,所,所做出的,全,全部有效,努,努力。,職業(yè)規(guī)劃,是,是你職

7、業(yè),化,化的第一,步,步,關于職業(yè),規(guī),規(guī)劃的提,示,示,知識的準,備,備是最充,分,分的準備,、,、素質的,培,培養(yǎng)是最,根,根本的培,養(yǎng),養(yǎng)、能力,的,的提高是,最,最有用的,提,提高,企業(yè)要求,的,的是用合,適,適的時間,、,、合適的,成,成本、合,適,適的人物,、,、合適的,價,價錢來完,成,成合適質,量,量的事情,。,。必須根,據,據社會和,企,企業(yè)的要,求,求加強你,的,的職業(yè)能,力,力建設。,和,行,行,業(yè),業(yè),發(fā),發(fā),展,展,趨,趨,勢,勢,結,結,合,合,的,的,職,職,業(yè),業(yè),規(guī),規(guī),劃,劃,是,是,最,最,容,容,易,易,實,實,現,現,的,的,職,職,業(yè),業(yè),設,設,計

8、,計,。,。,,2,、,、,首,首,先,先,要,要,有,有,職,職,業(yè),業(yè),化,化,的,的,態(tài),態(tài),度,度,積極樂,觀,觀的人,生,生態(tài)度,主動負,責,責的敬,業(yè),業(yè)心態(tài),客戶為,尊,尊的服,務,務心態(tài),結果第,一,一的執(zhí),行,行心態(tài),協作并,關,關愛他,人,人的團,隊,隊精神,謙虛學,習,習和持,續(xù),續(xù)發(fā)展,的,的,進取,心態(tài),正確對,待,待工作,和,和生活,的,的心態(tài),誠實和,正,正直的,道,道德品,質,質,,3、職,業(yè),業(yè)化必,須,須具備,的,的職業(yè),能,能力,職業(yè)化,能,能力是,職,職業(yè)化,素,素質的,一,一個組,成,成部分,，,，是職,業(yè),業(yè)人必,須,須具備,的,的。包,括,括：,溝

9、通能,力,力,人際交,往,往能力,組織管,理,理能力,決策能,力,力,自我管,理,理能力,,4、協,作,作與溝,通,通,協作與,溝,溝通是,本,本身就,是,是工作,主,主題,,,因為：,,,企業(yè)的,人,人際關,系,系，,就是贏,得,得合作,的,的關系,。,。,,,從友,善,善開,始,始,自我,管,管理,隨時,站,站在,別,別人,的,的立,場,場考,量,量事,情,情,主動,地,地去,關,關懷,別,別人,、,、幫,助,助別,人,人,,贏得,合,合作,的,的談,話,話技,巧,巧,用建,議,議代,替,替直,言,言,提問,題,題代,替,替批,評,評,讓對,方,方說,出,出期,望,望,訴求,共,共同,利,

10、利益,顧及,別,別人,的,的自,尊,尊,,,4.1,如,如何,贏,贏得,合,合作,的,的人,際,際關,系,系,,4.2,管,管理,你,你的,上,上司,與上,司,司的,相,相處,之,之道,：,：,理解,、,、尊,重,重上,司,司的,立,立場,學會,向,向上,司,司報,告,告,說出,你,你的,意,意見,依上,司,司的,要,要求,提,提供,結,結果,上司,也,也是,普,普通,人,人,上司,也,也是,要,要管,理,理的,上司,是,是你,的,的資,源,源,上司,的,的時,間,間和,精,精力,是,是給,你,你搶,的,的,上司,的,的工,作,作目,標,標是,你,你的,工,工作,目,目標,的,的來,源,源，,

11、及,及時,跟,跟蹤,上,上司,的,的工,作,作目,標,標變,化,化是,你,你把,握,握主,動,動的,基,基本,工,工作,,,4.3,管,管理,你,你的,同,同事,尊重,同,同事,的,的工,作,作,了解,對,對方,的,的立,場,場并,習,習慣,換,換位,思,思考,明確,告,告知,你,你的,要,要求,對所,有,有事,情,情確,認,認好,結,結果,和,和時,間,間,支持多于,要,要求,,,4.4,管,管理你的,團,團隊（1,）,）,1）什么,是,是團隊,團隊就是,由,由經理和,員,員工組成,一,一個小組,，,，他們合,理,理利用每,一,一個成員,的,的技巧與,才,才能，優(yōu),勢,勢互補，,一,一起工作

12、,，,，解決問,題,題，達到,工,工作目標,。,。,2）團隊,的,的特征：,核心人物,的,的存在,共同目標,和,和共同價,值,值觀,不同角色,優(yōu),優(yōu)勢互補,、,、共享與,分,分享,融洽的協,作,作溝通機,制,制,強有力的,凝,凝聚力、,歸,歸屬感,共同的行,為,為規(guī)范,有效授權,,,行 動 表 現,尋求階段,發(fā)生在小組剛形成組員不穩(wěn)定時；,組員有很高的期望，且有些焦慮；,組員必須為自己找一個角色發(fā)展自己；,士氣高但生產力低。,探索階段,小組目標已經明確；,為支配權而爭斗；,建立小集團并競爭；,意見不合與個性沖突；,士氣低中等生產力。,聯盟階段,貢獻專長以達到共同目標；,形成了獨特的

13、個性；,已建立了彼此的信任，了解各自的優(yōu)缺點；,士氣高效率高。,4.4,管,管理你的,團,團隊（2,）,）,3,）,）,團,團,隊,隊,發(fā),發(fā),展,展,的,的,三,三,個,個,階,階,段,段,,4,）,）,如,如,何,何,達,達,成,成,團,團,隊,隊,協,協,作,作,與,與,信,信,任,任,,團,隊,隊,成,成,員,員,互,互,相,相,合,合,作,作,及,及,幫,幫,助,助,如,果,果,團,團,隊,隊,成,成,員,員,意,意,見,見,不,不,一,一,，,，,將,將,互,互,相,相,理,理,解,解,各,各,自,自,觀,觀,點,點,達,達,成,成,共,共,識,識,團,隊,隊,成,成,員,員,將,

14、將,問,問,題,題,看,看,作,作,是,是,改,改,變,變,、,、,成,成,長,長,和,和,改,改,善,善,的,的,一,一,個,個,機,機,會,會,團,隊,隊,成,成,員,員,一,一,起,起,工,工,作,作,達,達,成,成,共,共,同,同,的,的,目,目,標,標,團,隊,隊,成,成,員,員,自,自,由,由,、,、,坦,坦,誠,誠,的,的,交,交,換,換,意,意,見,見,，,，,彼,彼,此,此,尊,尊,重,重,對,對,方,方,意,意,見,見,所,有,有,的,的,團,團,隊,隊,成,成,員,員,共,共,同,同,承,承,擔,擔,責,責,任,任,，,，,視,視,團,團,隊,隊,問,問,題,題,為,為,

15、自,自,己,己,問,問,題,題,外,在,在,壓,壓,力,力,反,反,而,而,使,使,團,團,隊,隊,更,更,緊,緊,密,密,、,、,變,變,得,得,更,更,強,強,不,同,同,成,成,員,員,承,承,擔,擔,不,不,同,同,角,角,色,色,，,，,每,每,人,人,把,把,自,自,己,己,的,的,工,工,作,作,做,做,好,好,，,，,職,職,責,責,無,無,好,好,壞,壞,之,之,分,分,在團隊協作,里,里，大家集,思,思廣益，制,定,定各種方案,，,，并選擇最,佳,佳,4.4 管,理,理你的團隊,（,（3）,,4.5 有,效,效溝通是一,切,切協作的基,礎,礎,什么是溝通,？,？,兩個或者兩

16、,個,個以上的人,，,，互相通過,任,任何途徑達,至,至信息傳遞,的,的過程。,溝通的六要,素,素,信息傳送者,信息,表達方式,信息接收者,反饋,跟進,,,4.6 有,效,效的溝通方,式,式（1）,有效溝通的,要,要訣,推敲意念- 知己,認清對象- 知彼,爭取天時地,利,利,為對方處境,設,設想,細心,聆,聆聽,回,回應,取得,對,對方,承,承諾,跟進,成,成效,時刻,想,想到,對,對外,部,部客,戶,戶的,影,影響,及時,反,反饋,,,,用什,么,么樣,的,的語,言,言溝,通,通,不要,使,使用,術,術語,或,或方,言,言,避免,使,使用,“,“但,是,是”,積極,語,語言,從對,方,方的,

17、立,立場,出,出發(fā),避免,將,將個,人,人意,見,見權,威,威化,明確,性,性,談行,為,為不,談,談個,性,性,學會,贊,贊美,表,達,達感,激,激,換一,個,個說,法,法,告訴,他,他們,你,你的,要,要求,,,身體,語,語言,比,比語,言,言更,可,可信,點頭,與,與微,笑,笑,身體,前,前傾,和對,方,方目,光,光接,觸,觸,不要,雙,雙手,抱,抱在,胸,胸前,,積極,的,的聆,聽,聽者,不但,聽,聽對,方,方講,些,些什,么,么，,而,而且,更,更能,體,體察,對,對方,想,想說,些,些什,么,么,不打,斷,斷對,方,方的,發(fā),發(fā)言,，,，在,聆,聆聽,時,時控,制,制自,己,己的,

18、主,主觀,意,意見,和,和想,法,法,能夠,切,切身,處,處地,地,地從,對,對方,的,的角,度,度出,發(fā),發(fā)，,為,為對,方,方著,想,想（,同,同理,心,心）,,,4.6,有,有效,的,的溝,通,通方,式,式（2）,,5、,職,職業(yè),化,化的,目,目標,職業(yè),化,化的,目,目標,就,就是:,全,全,面,面客,戶,戶滿,意,意TotalCustomerSatisfaction,全面,（,（Total,）,）,客戶,（,（Customer),滿意,（,（Satisfaction),我們,所,所做,的,的工,作,作最,基,基本,的,的目,標,標就,是,是要,滿,滿足,我,我們,的,的客,戶,戶的

19、,需,需求,。,。,,外部客戶,內部客戶,事前期待<實際效果→滿意,→成為?？?贊賞,合作,回饋,事前期待>實際效果→不滿,→不再光顧,不合作,阻礙,事前期待=實際效果→滿意或不確定,→競爭對手,不確定,客戶需求,滿,滿足的層,次,次,,6、從職,業(yè),業(yè)化到專,業(yè),業(yè)化,要職業(yè)化,，,，更要專,業(yè),業(yè)化！,,6.1,什,什么是專,業(yè),業(yè)化？,專業(yè)化的,標,標準,應有高度,的,的心智活,動,動；,具有系統(tǒng),而,而明確的,知,知識體系,；,；,受過長期,的,的專業(yè)訓,練,練，并不,斷,斷在職進,修,修；,屬永久性,職,職業(yè)；,適當的專,業(yè),業(yè)自主能,力,力；,以服務社,會,會為目的,；,；,能遵守

20、,專,專業(yè)倫,理,理；,組織自,治,治團體,，,，選擇,組,組成的,成,成員。,,6.2,職,職業(yè),化,化？專,業(yè),業(yè)化？,職業(yè)化,只,只是具,備,備了一,個,個基本,的,的素質,和,和行為,標,標準；,專業(yè)化,是,是在領,域,域內建,立,立自己,的,的影響,力,力和自,主,主創(chuàng)新,能,能力，,是,是值得,尊,尊敬的,人,人群。,,我們的,目,目標：,職業(yè)人,士,士,專業(yè)人,士,士,,,第二部,分,分,科,科學管,理,理和科,學,學的工,作,作方法,方法！,方,方法！,方,方法！,內容：,一、職,業(yè),業(yè)經理,人,人的職,業(yè),業(yè)化素,養(yǎng),養(yǎng),二、科,學,學管理,與,與科學,的,的工作,方,方法,

21、二、專,業(yè),業(yè)化的,辦,辦公應,用,用管理,職業(yè)經,理,理人的,職,職業(yè)化,素,素養(yǎng)系,列,列培訓,引子-,經,經常遇,到,到的問,題,題,當一個,管,管理單,元,元（例,如,如一個,商,商務部,門,門）的,管,管理長,官,官更換,的,的時候,…,…,新任經,理,理沒有,任,任何關,于,于這個,部,部門過,去,去的管,理,理記錄,和,和資料,這個部,門,門的文,化,化或許,能,能夠得,到,到很長,一,一段時,間,間的延,伸,伸；,一些管,理,理方法,和,和流程,很,很難延,續(xù),續(xù)…,,當經歷,了,了一段,時,時間部,門,門管理,的,的時候,…,…,突然發(fā),現,現沒有,什,什么頭,緒,緒；,經常

22、會,通,通過“,直,直覺”,，,，“感,覺,覺”來,判,判斷一,些,些事情,；,；,整天埋,頭,頭在處,理,理事情,，,，又好,像,像永遠,做,做不完,，,，工作,越,越來越,沒,沒效率,；,；,一些策,略,略往往,無,無法有,效,效持續(xù),地,地執(zhí)行,，,，突然,發(fā),發(fā)現有,些,些事情,以,以前曾,經,經做過,…,…,,1.1,管,管理,的,的定義,管理：,是,是指同,別,別人一,起,起，或,通,通過別,人,人使活,動,動完成,得,得更有,效,效的過,程,程。,管理的,目,目的是,追,追求,效率,和,效果,資源利,用,用,目標實,現,現,目標,低耗費,高成就,手段：,效,效率,結果：,效,效果

23、,,2 科,學,學管理,的,的方式,從改變,自,自己的,思,思維模,式,式,,2.4,改,改變,思,思考問,題,題的方,式,式,由下至,上,上的思,考,考方式,由上至,下,下的思,考,考方式,,,發(fā)生問題,解決問題,,,,,形成策略,,,,,,系統(tǒng)思考,解決局,部,部問題,的,的思考,方,方式,形成長,遠,遠管理,體,體系的,思,思考方,式,式,,2.1,科,科學,管,管理的,原,原則,科學管,理,理的目,標,標：應,用,用科學,的,的方法,確,確定從,事,事一項,工,工作的,“,“最佳,方,方法”,。,。,科學管,理,理的四,原,原則：,工作方,法,法：,對,對每一,個,個要素,開,開發(fā)出,

24、科,科學的,方,方法，,用,用以替,代,代老的,經,經驗方,法,法；,合格員,工,工：,科,科學地,挑,挑選職,員,員，并,對,對他們,進,進行有,效,效的培,訓,訓、教,育,育使其,快,快速成,長,長；,有效協,作,作：,與,與員工,衷,衷心合,作,作，保,證,證一切,工,工作按,照,照已經,形,形成的,科,科學原,則,則辦；,職責明,確,確：,管,管理者,與,與操作,者,者的工,作,作和職,責,責劃分,基,基本平,衡,衡，管,理,理者把,自,自己比,操,操作者,更,更加勝,任,任的各,種,種工作,承,承攬過,來,來。,,2.2,人,人為,管,管理和,科,科學管,理,理的行,為,為區(qū)別,人為

25、管,理,理：,我認為,…,…,你按照,我,我的要,求,求來做,，,，沒錯,這件事,就,就這樣,處,處理把,,強調主,觀,觀,決策空,間,間大,不易規(guī),范,范,,科學管,理,理：,你看…,根據數,據,據分析,，,，你覺,得,得應該,…,…,你需要,根,根據規(guī),范,范來,,強調客,觀,觀,決策范,圍,圍小,容易規(guī),范,范,,,2.3,科,科學,管,管理在,管,管理職,能,能中的,體,體現,管理職,能,能＝計,劃,劃職能,＋,＋組織,職,職能＋,領,領導職,能,能＋控,制,制職能,計劃,確定目,標,標指,定,定戰(zhàn)略,以及開,發(fā),發(fā)分計,劃,劃以,協,協調活,動,動,組織,決定需,要,要做什,么,

26、么,怎么做,由誰去,做,做,領導,指導和,激,激勵,所,所有參,與,與者,以及解,決,決沖突,控制,對活動,進,進行監(jiān),控,控,以確保,其,其按計,劃,劃,完成,結果,實現組,織,織,宣稱的,目,目標,（管理,職,職能模,型,型）,,思考：,經,經常問,自,自己的,一,一些問,題,題,你所在,的,的部門,有,有沒有,制,制訂一,些,些制度,？,？,你是否,清,清楚核,心,心員工,過,過去6,個,個月的,業(yè),業(yè)績變,化,化和產,品,品組成,你是根,據,據什么,數,數據得,出,出的結,論,論來為,員,員工制,訂,訂目標,的,的？,你不在,部,部門的,時,時候，,你,你的部,門,門還能,夠,夠像往,

27、常,常一樣,正,正常運,作,作嗎？,…,?,如果回,答,答是否,定,定的，,你,你應該,需,需要掌,握,握一些,科,科學的,工,工作方,法,法了。,,3、科,學,學的工,作,作方法,科學的,工,工作步,驟,驟,步驟1,明,明確您,的,的工作,目,目標,步驟2,收,收,集,集事實資料,步驟3,依,依,事,事實做判斷,步驟4,計,計,劃,劃,步驟5,執(zhí),執(zhí),行,行,步驟6,檢,檢,討,討,,3.1 兩,種,種工作目標,了解二個類,型,型的工作目,標,標,達成狀態(tài)的,工,工作目標：,維,維持公司營,運,運或達成公,司,司的經營目,標,標，企業(yè)內,的,的各個員工,必須完成,的目標。,解決問題的,工,工

28、作目標：,在,在工作上碰,到,到問題發(fā)生,，,，使我們的,目,目標與現狀,產,產生差距，,或,或和我們的,預,預想與期望,不,不一樣，因,此,此，必須采,取,取一些解決,問,問題的手段,去,去克服問題,，,，使問題消,失,失不再發(fā)生,。,。,我們的工作,基,基本上都是,通,通過眾多后,者,者目標的實,現,現來達成前,者,者目標的實,現,現的。,,3.2 科,學,學工作的基,本,本原則,永遠比上司,期,期待的工作,成,成果做得更,好,好,懂得提升工,作,作效能和效,率,率的方法,一定在指定,的,的期限完成,工,工作,工作時間，,集,集中精神，,專,專心工作,任何工作都,要,要用心去做,要有防止錯

29、,誤,誤的警惕心,做好整理整,頓,頓,秉持工作的,改,改善意識,養(yǎng)成節(jié)省費,用,用的習慣,,3.3目標,管,管理法,客觀分析現,狀,狀,明確主次目,標,標,規(guī)劃具體計,劃,劃,嚴格執(zhí)行，,適,適時調整,目標,,,計劃+執(zhí)行,現狀,,3.3.1,目,目標管理法,（,（案例）,方法：制定,《,《部門管理,規(guī),規(guī)劃大綱》,工具：使用PPT撰寫,時間：每（,月,月）季度進,行,行調整,使用方法：,定期總結團,隊,隊的現狀；,適時檢查、,調,調整、提升,明,明確的工作,目,目標；,強有力的執(zhí),行,行；,詳細的時間,表,表。,,1.現狀分,析,析,2.目標設,定,定：,銷售目標,人力資源目,標,標,客戶服

30、務目,標,標,團隊層次目,標,標,體系化管理,目,目標,打造并部門,核,核心競爭力,的,的目標,3.執(zhí)行策,略,略,,3.2 時,間,間管理－Getting Thing Done（1）,1）為什么,時,時間總是不,夠,夠用？,缺乏時間管,理,理的意識,缺乏必要溝,通,通,弄不清楚優(yōu),先,先順序,,2）為什么,我,我的時間管,理,理老是有問,題,題？,豬八戒踩西,瓜,瓜皮－滑到,哪,哪里是哪里,不好意思拒,絕,絕別人,“反正時間,還,還早”－拖,延,延,不速之客,會議病,文件滿桌病,事必躬親,,,3.2 時,間,間管理－Getting Thing Done（2）,3）如何解,決,決問題？,安排專

31、門的,時,時間來規(guī)劃,時,時間的利用,要事第一,分清楚優(yōu)先,級,級別：緊急,、,、不緊急、,重,重要、不重,要,要,以最終的結,果,果來開始行,動,動（以終為,始,始）,這件事下一,步,步做什么？,學會說“NO！”,學會對付不,速,速之客,減少冗長的,會,會議,辦公桌上的,“,“5S”運,動,動,學會利用工,具,具,,3.2 時,間,間管理－Getting Thing Done（3）,時間矩陣,重要,不重要,緊急,危機,緊急的問題,有限期的任務、會議,準備事項,,準備事項,預防工作,價值觀的澄清,計劃,關系的建立,真正的休閑充電,授能自主管理,不緊急,干擾，一些電話,一些信件、報告,許多緊急事

32、件,許多湊熱鬧的活動,細瑣、忙碌的工作,一些電話,浪費時間的事,“逃避性”活動,無關緊要的信件,看太多的電視,4）時間矩,陣,陣,,3.2.1,有,有效的時,間,間管理（方,法,法）,方法：制定,“,“日歷”和,“,“任務”表,時間：每月,，,，每周，每,日,日，隨時,工具：Outlook,，,，Excel，紙質,日,日歷本，筆,記,記本等，（,有,有PDA更,佳,佳）,使用方法：,根據每月、,每,每周、每日,的,的工作規(guī)律,編,編制日歷表,，,，隨時提醒,自,自己工作；,每周整理下,周,周的工作任,務,務、目標制,定,定任務表；,根據隨時發(fā),生,生的限期工,作,作任務記錄,入,入任務表；,規(guī)

33、律性工作,列,列入“日歷,表,表”；,突發(fā)或任務,性,性工作列入,“,“任務表”,；,；,標注時間的,緊,緊急、重要,程,程度；,合理調整安,排,排，以免時,間,間重疊，提,高,高工作效率,，,，加大工作,密,密度；,可將任務向,上,上下級傳遞,，,，增加溝通,渠,渠道。,,3.2.2,有,有效的時,間,間管理（案,例,例）,,3.3 PDCA循環(huán),法,法,在工作程序Plan>>Do >> Check>> Action,過,過程中：,Plan即,擬,擬訂計劃，,制,制訂計劃目,標,標，制訂計,劃,劃做法；,Do即執(zhí)行,實,實施，并加,以,以控制；,Check,即,即確認或評,估,估執(zhí)行狀

34、況,與,與目標之差,距,距；,Action即執(zhí)行結,果,果與目標值,之,之差距探討,，,，并修正采,取,取措施。,,計劃（Plan）,執(zhí)行（Do,）,）,檢查（Check）,修正再執(zhí)行,（,（Action）,,3.3.1PDCA,循,循環(huán)法（案,例,例）,方法：制定,《,《XX分公,司,司X部月度,總,總結和計劃,制,制度》,工具：使用PPT撰寫,時間：每月1日前,使用方法：,在工作例會,上,上陳述過去,一,一個月的工,作,作成果，規(guī),劃,劃下一個月,的,的工作目標,、,、策略和重,點,點（作為與上,級,級溝通的工,具,具）；,讓部門的每,一,一個成員了,解,解部門的現,狀,狀和目標（作為與下

35、,級,級溝通的工,具,具）；,定期提醒和,檢,檢查自己的,工,工作目標實,施,施情況（作為個人,目,目標管理的,工,工具）；,作為將來部,門,門延續(xù)性管,理,理的記錄（寶貴的資料,，,，下一任長,官,官一定喜歡,并,并很尊重你,的,的職業(yè)化）。,06年x月,計,計劃實施反,饋,饋,06年x月,工,工作報告,06年x月,工,工作計劃,需要其它部,門,門的支持,,3.4 制,定,定流程制度,規(guī),規(guī)范,使管理具,有,有延續(xù)性,規(guī)避問題,和,和可能發(fā),生,生的錯誤,不斷修改,正,正的制度,才,才具有生,命,命力,,第一階段,：,：有思想,形,形成制度,第二階段,：,：有智慧,修,修正制度,第三階段,：

36、,：有勇氣,廢,廢止制度,,問題：當,制,制定的制,度,度出現執(zhí),行,行不力或,者,者無法執(zhí),行,行的時候,怎,怎么辦？,,3.5,用,用數據說,話,話,有,效,效,的,的,數,數,據,據,采,采,集,集,針,對,對,性,性,的,的,數,數,據,據,分,分,析,析,善,用,用,圖,圖,表,表,：,：,趨,趨,勢,勢,圖,圖,、,、,對,對,比,比,圖,圖,、,、,比,比,例,例,圖,圖,、,、,因,因,果,果,圖,圖,…,…,,3.5.1,用,用數據,說,說話（,商,商務部,案,案例）,方法：,用,用趨勢,圖,圖分析,員,員工成,長,長曲線,，,，產品,比,比例圖,等,等等,時間：,定,定期,

37、工具：Excel，PowerPoint,使用方,法,法：,根據統(tǒng),計,計分析,員,員工銷,售,售業(yè)績,和,和客戶,資,資料分,析,析；,數據,要,要真,實,實有,效,效；,針對,數,數據,與,與商,務,務代,表,表直,接,接溝,通,通，,讓,讓商,務,務自,己,己通,過,過數,據,據，,了,了解,自,自己,的,的過,去,去的,不,不足,和,和問,題,題，,合,合理,制,制定,目,目標,（,（引,導,導式,，,，強,調,調客,觀,觀）,；,；,懂得,排,排除,干,干擾,；,；,較易,進,進行,分,分層,管,管理,。,。,,3.5.2,用,用數,據,據說,話,話（,案,案例,）,）,,3.5.3,

38、用,用數,據,據說,話,話（,案,案例,）,）,,3.5.4用,數,數據,說,說話,（,（案,例,例）,方法,：,：制,定,定外,出,出登,記,記表,進,進行,數,數據,分,分析,時間,：,：隨,時,時,工具,：,：紙,質,質表,格,格,使用方法,：,：,每日如實,登,登記出勤,數,數據；,制定統(tǒng)計,數,數據的比,例,例參數：,如,如：見老,客,客戶比例,、,、洽談內,容,容的比例,、,、每日外,出,出拜訪客,戶,戶數量的,比,比例,出勤日期,拜訪客戶名稱,客戶電話,拜訪次數,新/老客戶,洽談內容,,出勤人,具體時間,備注,2006.04.03,天龍科技,87654321,2次,新,,網站,,

39、邱從嬌,14:45,,…,…,…,…,…,…,…,…,,,3.6,善,善用輔助,工,工具,辦公軟件,：,：,Excel：用于,數,數據采集,、,、統(tǒng)計、,記,記錄,活靈活現,的,的PowerPoint：,用,用于計劃,、,、培訓、,統(tǒng),統(tǒng)計分析,條理有序,的,的Outlook,：,：用于郵,件,件管理、,時,時間管理,、,、提醒,,3.7,系,系統(tǒng)化工,作,作環(huán)境,定期整理,辦,辦公環(huán)境,養(yǎng)成良好,的,的文件管,理,理習慣,建立合理,的,的文件分,類,類夾,關注重要,的,的文件夾,定期整理,自,自己的文,件,件，包括,刪,刪除、更,新,新、分類,,課程總結,通過科學,管,管理實現,高,高效率高

40、,效,效果；,科學管理,能,能夠使管,理,理更加具,有,有延續(xù)性,；,；,形成由上,至,至下的思,維,維模式；,充分將科,學,學管理融,入,入到管理,的,的每個職,能,能當中；,懂得采用,各,各種科學,管,管理的輔,助,助工具；,,真正具有,價,價值的是,：,：通過改,變,變思維模,式,式，不斷,地,地系統(tǒng)化,自,自己的科,學,學管理策,略,略！,,了解、學,習,習、實踐,、,、調整,,科學管理,的,的權力區(qū),域,域,科學管理,的,的權力區(qū),域,域：,權力分類,權力強度,影響力,職位權,極強,最弱,制度權,稍強,稍弱,科學管理的范疇,專業(yè)權,稍弱,稍強,科學管理的范疇,典范權,最弱,最強,,科

41、學管理,不,不是全能,科學與哲,學,學的關系,：,：,當然科學,管,管理是無,法,法代表管,理,理的全部,，,，我們需,要,要更多的,人,人文關懷,。,。在管理,學,學的分支,派,派系中由,此,此衍生了,與,與科學管,理,理相輔相,成,成的各種,管,管理理論,，,，例如：,執(zhí)行力,企業(yè)文化,管,管理,高效團隊,管,管理,戰(zhàn)略與核,心,心競爭力,…,建立科學,管,管理的的,思,思維模式,，,，充分采,用,用科學管,理,理的工作,方,方法，同,時,時需要選,擇,擇“自己,”,”的管理,方,方式。,,第三部分,專,專業(yè),的,的辦公應,用,用管理,工具提高,生,生產力,內容：,一、職業(yè),經,經理人的,

42、職,職業(yè)化素,養(yǎng),養(yǎng),二、科學,管,管理與科,學,學的工作,方,方法,二、專業(yè),化,化的辦公,應,應用管理,職業(yè)經理,人,人的職業(yè),化,化素養(yǎng)系,列,列培訓,引,言,言,為,什,什,么,么,要,要,專,專,業(yè),業(yè),化,化,的,的,辦,辦,公,公,管,管,理,理,？,？,面,對,對,日,日,益,益,增,增,加,加,的,的,事,事,務,務,性,性,工,工,作,作,、,、,大,大,量,量,周,周,期,期,性,性,報,報,告,告,、,、,報,報,表,表,和,和,各,各,種,種,臨,臨,時,時,突,突,發(fā),發(fā),的,的,事,事,件,件,，,，,我,我,們,們,必,必,須,須,有,有,條,條,不,不,紊,紊

43、,。,。,需要及時,匯報,對於別人的,工,工作要求，,并,并需有所回,應,應,必須隨時向,領,領導匯報專,項,項進度,了解在要求,、,、意見或決,策,策背后的考,量,量點是什么?,需要明白地,呈現,需要建立,統(tǒng)一,的溝通標準,需要把握每,一,一個,細節(jié),,提綱,一、電子文,案,案管理規(guī)范,二、郵件管,理,理規(guī)范,三、Outlook使,用,用規(guī)范,四、善用PowerPoint,五、其他一,些,些技巧,,一、電子文,案,案管理規(guī)范,計算,機,機的,基,基本,管,管理,目錄,管,管理,文件,命,命名,規(guī),規(guī)范,文件,的,的撰,寫,寫規(guī),范,范,,,,1.1,計,計算,機,機的,基,基本,管,管理,計

44、算,機,機安,全,全：,重要,崗,崗位,的,的電,腦,腦必,須,須設,定,定開,機,機密,碼,碼并,定,定期,修,修改,；,；,密碼,應,應有,一,一定,復,復雜,性,性，,切,切勿,為,為生,日,日、,姓,姓名,、,、電,話,話等,；,；,新系,統(tǒng),統(tǒng)安,裝,裝所,有,有補,丁,丁和,殺,殺毒,軟,軟件,，,，重,要,要電,腦,腦需,要,要安,裝,裝網,絡,絡防,火,火墻,；,；,不,可,可,隨,隨,意,意,共,共,享,享,工,工,作,作,文,文,件,件,，,，,定,定,期,期,檢,檢,查,查,網,網,絡,絡,共,共,享,享,狀,狀,況,況,；,；,磁,盤,盤,管,管,理,理,：,：,C,盤

45、,盤,通,通,常,常,為,為,操,操,作,作,系,系,統(tǒng),統(tǒng),，,，,請,請,勿,勿,存,存,放,放,工,工,作,作,文,文,檔,檔,；,；,合,理,理,劃,劃,分,分,磁,磁,盤,盤,，,，,辦,辦,公,公,文,文,檔,檔,應,應,該,該,與,與,個,個,人,人,文,文,檔,檔,分,分,開,開,存,存,放,放,；,；,例,：,：D,盤,盤,為,為,工,工,作,作,文,文,件,件,，,，E,盤,盤,為,為,臨,臨,時,時,或,或,個,個,人,人,文,文,件,件,；,；,資,料,料,備,備,份,份,：,：,定,期,期,將,將,重,重,要,要,文,文,件,件,備,備,份,份,，,，,周,周,期,期

46、,為,為,一,一,個,個,月,月,；,；,可,以,以,刻,刻,錄,錄,光,光,盤,盤,或,或,者,者,拷,拷,貝,貝,至,至,另,另,一,一,臺,臺,計,計,算,算,機,機,；,；,備,份,份,資,資,料,料,主,主,要,要,為,為,：,：,郵,郵,件,件,、,、,重,重,要,要,數,數,據,據,報,報,表,表,、,、,通,通,訊,訊,記,記,錄,錄,等,等,軟,件,件,管,管,理,理,：,：,不可安,裝,裝任何,與,與工作,無,無關的,軟,軟件、,游,游戲；,定期檢,查,查計算,機,機的軟,件,件，及,時,時刪除,無,無用軟,件,件，提,高,高計算,機,機運行,速,速度；,登陸一,些,些網站

47、,，,，請勿,安,安裝其,提,提示的,一,一些不,知,知名插,件,件，可,能,能存在,病,病毒、,網,網絡后,門,門、木,馬,馬、僵,尸,尸網絡,軟,軟件等,風,風險；,定期更,新,新（每,周,周一次,）,）操作,系,系統(tǒng)的,安,安全補,丁,丁，升,級,級防病,毒,毒軟件,的,的免疫,數,數據。,,,1.2,目,目錄管理,科學的目,錄,錄管理是,可,可以大大,提,提高工作,效,效率的！,目錄分類,的,的原則：,便于查找,；,；,主次分明,；,；,目錄分類,的,的大體層,次,次：,總部文件,分公司文,件,件,部門文件,目錄分類,技,技巧：,頂級目錄,不,不可太多,；,；,常用文件,應,應減少目,

48、錄,錄層次，,提,提高工作,效,效率；,長期備查,文,文件可增,加,加目錄層,次,次，簡化,目,目錄數量,；,；,,,科學的目,錄,錄管理是,便,便于工作,委,委托和交,接,接的！,存檔文件,工作文檔,個人文檔,,1.2,目,目錄管理,例,例子,C盤請勿存儲任何工作文件,頂級目錄盡量簡單明了,個人文件與工作文件分開,主次目錄分明，便于查找,,1.2,目,目錄管理,例,例子,長期不使,用,用文件可,以,以統(tǒng)一存,放,放，減少,目,目錄層次,常用文件,集,集中存放,，,，便于快,速,速查找,按業(yè)務功,能,能清晰劃,分,分,文件存檔,的,的經驗：,1、過期,項,項目文件,、,、重要過,程,程文件和,

49、草,草稿在項,目,目完成時,存,存檔；,2、定稿,后,后一般只,作,作查詢而,日,日常較少,用,用到的文,件,件，如制,度,度,3、參考,文,文件有存,檔,檔價值的,定,定期存檔,4、存檔,文,文件一般,直,直接放在,我,我的文檔,文,文件夾內,或,或者項目,文,文件夾內,，,，每月整,理,理存檔一,次,次；,5、要舍,得,得刪除文,件,件,,1.3,文,文件命名,規(guī),規(guī)范,通過文件,命,命名就能,夠,夠發(fā)現個,人,人的職業(yè),化,化程度和,大,大局觀,文件命名,原,原則：,針對閱讀,對,對象和范,圍,圍；,文件命名,的,的完整性,；,；,文檔的時,效,效性；,盡量簡短,明,明了；,科學規(guī)范,的

50、,的文件命,名,名：,企業(yè)標示,：,：重要文,件,件請加上,公,公司名稱,（,（特別是,對,對外的文,件,件）,發(fā)文范圍,（,（閱讀范,圍,圍）：,針對上級,的,的：請加,上,上“**,分,分公司”,，,，“**,部,部門”,針對同級,其,其他部門,的,的：請加,上,上“XX,部,部”,針對個人,的,的：請加,上,上“（XXX）”,文件時效,（,（版本管,理,理法）：,具有時效,性,性的文件,：,：請加上,“,“20XX年”，,“,“XX月,”,”，“XX日”,文件的有,效,效性：請,加,加上：“,（,（草案）,”,”，“（,討,討論稿）,”,”,文件類型,：,：區(qū)分制,度,度、規(guī)范,、,、辦

51、法、,規(guī),規(guī)定、通,知,知、公告,、,、申請、,報,報告、紀,要,要等,,,,1.3,文,文件命名,規(guī),規(guī)范,不規(guī)范的,例,例子：,命名五花,八,八門！百,花,花齊放！,大量使用,文,文件夾,文件凌亂,缺,缺乏整理,,1.3,文,文件命名,規(guī),規(guī)范,請注意和,避,避免以下,不,不規(guī)范的,命,命名方式,：,：,在重要的,文,文件或者,對,對外的文,件,件前綴才,加,加入公司,名,名，根據,實,實際使用,情,情況才考,慮,慮加入公,司,司名，避,免,免文件名,稱,稱過長；,通常的分,公,公司、部,門,門內部使,用,用的制度,和,和文件，,前,前綴加入,“,“分公司,”,”或“**部”,；,；,針對

52、或,者,者涉及,與,與部門,相,相關的,文,文件，,請,請在分,公,公司前,綴,綴后加,入,入“XX部”,，,，請勿,省,省略“,部,部”,正式發(fā),文,文制度,請,請加入,發(fā),發(fā)文號,；,；,如果文,件,件存在,時,時效性,和,和版本,變,變更的,可,可能，,請,請根據,周,周期加,入,入“20XX,年,年”，,“,“XX,月,月”，,“,“XX,日,日”；,通常情,況,況下，,正,正式的,格,格式為,：,：2006年07月01日,；,；請勿,使,使用“06年,”,”，“06-03”,，,，“0312,”,”等格,式,式（除,非,非特別,約,約定）,；,；,對于短,期,期時效,性,性文件,、,

53、、通知,、,、討論,或,或者樣,稿,稿，或,者,者不確,定,定發(fā)文,范,范圍，,可,可以用,“,“關于XXX,的,的討論,”,”，“,關,關于XXX的,處,處理辦,法,法”，,“,“關于XXX,的,的申請,”,”,文件打包時,不,不要使用太,多,多的文件夾,，,，一個項目,的,的多個文件,應,應該確立一,個,個主文件，,并,并給附件按,序,序號命名,,1.3 文,件,件命名規(guī)范,一些例子：,制度：《HH-HH-001-[2006]0111-1 分公司,高,高層例會溝,通,通管理規(guī)定,》,》,呈批件：《,呈,呈批件-東,莞,莞分公司發(fā),放,放周薪的申,請,請》,通報：《關,于,于對XX部XX違規(guī)

54、操,作,作的處理通,報,報》,公告：《關,于,于春節(jié)放假,安,安排的通告,》,》,通知：《關,于,于**的任,免,免通知》,日常文件：,《**部06年1月份,工,工作總結和2月份工作,計,計劃.xls》,《2006,年,年10月市,場,場銷售計劃,（,（草稿）》,《2006,年,年9月商務,系,系統(tǒng)例會總,結,結報告》,,正確的文件,命,命名示例,,1.4 文,件,件撰寫規(guī)范,誰會讀這些,文,文件檔案?,是否需要背,景,景說明?,或,或在前面做,重,重點結論?,注意格式細,節(jié),節(jié)及可閱讀,性,性,標題、段落,、,、字級、行,距,距、版面編,排,排,邏輯、順序,電子文件或,打,打印文本,避免錯字

55、、,數,數據資料的,錯,錯誤,特別是數字,，,，請重復檢,查,查，并注意,單,單位一致,,1.4 文,件,件撰寫規(guī)范,采用何種的,文,文件類型：,新項目、討,論,論稿、計劃,可,可用PPT,；,；,正式報告、,申,申請請用DOC；,統(tǒng)計數據、,分,分析報告、,流,流水作業(yè)可,用,用XLS；,對外發(fā)文根,據,據保密情況,可,可采用PDF；,附件、圖片,的,的處理要得,當,當，需要單,獨,獨使用的可,以,以獨立成文,，,，否則一般,應,應合并至正,文,文。,填寫“文檔,摘,摘要”（點,擊,擊[文件]->[屬性]）；,主題、段落,、,、簽名、日,期,期、頁碼完,備,備；,清晰統(tǒng)一的,字,字體字號分,

56、類,類，慎用顏,色,色；,適當的圖表,說,說明；,相關的文檔,和,和附件文件,完,完備；,文檔的易用,性,性和可讀性,。,。,使用文件版,本,本而不是多,個,個文件來保,存,存文件變更,使用批注和,審,審閱來更改,別,別人的文檔,以,以便核對和,修,修改,,,1.4 文,件,件撰寫規(guī)范(錯誤案,例,例),文件名不完整不規(guī)范,缺少文檔主題,標題不突出,段落層次不清晰,無簽名日期,,1.4,文,文件,撰,撰寫,規(guī),規(guī)范,（,（,調,調整,后,后）,文件名完整規(guī)范,文檔主題明確,標題突出,段落層次清晰,簽名日期完整,,二、,郵,郵件,管,管理,規(guī),規(guī)范,郵件,目,目錄,管,管理,撰寫,郵,郵件,的,

57、的規(guī),范,范,郵件,簽,簽名,標,標準,,,2.1,郵,郵件,目,目錄,管,管理,類似,文,文件,目,目錄,管,管理,建議,個,個人,郵,郵件,與,與工,作,作郵,件,件分,開,開,保持,收,收件,箱,箱常,空,空，,一,一旦,處,處理,完,完畢,立,立即,存,存檔,或,或者,刪,刪除,郵件,科,科學,分,分類,建議,使,使用outlook，,并,并善,于,于搜,索,索文,件,件夾,,歷,史,史,和,和,不,不,常,常,用,用,郵,郵,件,件,請,請,定,定,期,期,清,清,理,理,保,保,存,存,多,用,用,搜,搜,索,索,，,，,提,提,高,高,效,效,率,率,,2.2,撰,撰,寫,寫,郵

58、,郵,件,件,的,的,規(guī),規(guī),范,范,使,用,用,收,收,件,件,人,人,姓,姓,名,名,，,，,盡,盡,量,量,不,不,要,要,使,使,用,用,郵,郵,件,件,地,地,址,址,，,，,學,學,會,會,使,使,用,用,地,地,址,址,簿,簿,并,并,設,設,置,置,好,好,郵,郵,件,件,地,地,址,址,顯,顯,示,示,名,名,稱,稱,使,用,用,收,收,件,件,人,人,列,列,表,表,和,和,郵,郵,件,件,組,組,，,，,不,不,要,要,一,一,次,次,給,給,太,太,多,多,人,人,發(fā),發(fā),送,送,或,或,抄,抄,送,送,寄件者,是,是誰?,請,請設,定,定好你,的,的寄件,者,者名稱,

59、及,及簽名,檔,檔，友,好,好的發(fā),件,件人顯,示,示名稱,主題不,要,要空白,，,，要讓,收,收件人,看,看到主,題,題就可,以,以決定,是,是否需,要,要立即,查,查看正,文,文,盡量用,公,公司的,郵,郵件地,址,址，而,非,非個人,賬,賬號收,發(fā),發(fā)公事,的,的郵件,，,，非有,必,必要時,，,，設置,公,公司郵,件,件為回,復,復地址,盡量,不,不要,寄,寄檔,案,案太,大,大的,附,附檔,，,，更,不,不要,忘,忘了,發(fā),發(fā)送,附,附件,善用bcc功,能,能：,搞,搞清,楚,楚什,么,么人,要,要抄,送,送、,什,什么,人,人要,密,密送,，,，搞,清,清楚,抄,抄送,和,和主,送

60、,送人,的,的關,系,系,信件,以,以一,個,個有,禮,禮貌,的,的問,候,候開,始,始,正文,要,要將,事,事情,原,原委,說,說清,楚,楚，,明,明確,要,要求,對,對方,處,處理,的,的事,項,項，,一,一般,應,應保,留,留轉,發(fā),發(fā)郵,件,件的,正,正文,,2.2,撰,撰寫,郵,郵件,的,的規(guī),范,范,當你,用,用word或excel直,接,接編,輯,輯轉,換,換成,郵,郵件,時,時，,請,請注,意,意格,式,式,避免,使,使用,過,過多,的,的顏,色,色和,字,字體,給多,人,人說,明,明問,題,題時,，,，可,分,分別,列,列出,事,事項,對外,的,的郵,件,件算,是,是商,業(yè),

61、業(yè)的,正,正式,文,文件,，,，不,宜,宜使,用,用可,愛,愛的,信,信緘,、,、底,圖,圖或,表,表情,符,符號,郵件,可,可做,為,為書,面,面的,證,證據,，,，內,容,容簽,涉,涉談,判,判或,權,權利,義,義務,時,時的,寫,寫法,要,要小,心,心謹,慎,慎,使用,簡,簡捷,的,的郵,件,件簽,名,名,使用,郵,郵件,回,回執(zhí),功,功能,，,，而,盡,盡量,不,不要,在,在非,休,休假,時,時間,使,使用,自,自動,回,回復,功,功能,，,，一,般,般使,用,用已,讀,讀回,執(zhí),執(zhí)即,可,可，,重,重要,文,文件,應,應要,求,求已,讀,讀回,執(zhí),執(zhí),,2.3,郵,郵件,簽,簽名,示

62、,示例,商務,版,版（,較,較為,正,正式,的,的）,,張相,波,波,,深圳,市,市匯,海,?？?技,技開,發(fā),發(fā)有,限,限公,司,司,深圳,市,市深,南,南中,路,路統(tǒng),建,建大,廈,廈2,棟,棟10樓,gm@,+8675583658570,+8613928483606,SkypeID:winhi-zjb,私人,版,版（,私,私人,用,用途,或,或者,較,較為,隨,隨便,的,的）,,張相,波,波,,xobogo@,13928483606,,三、Outlook使,用,用規(guī),范,范,Outlook的,功,功能,概,概述,日歷,的,的使,用,用技,巧,巧,任務,的,的使,用,用技,巧,巧,協同,辦

63、,辦公,的,的使,用,用技,巧,巧,郵件,的,的管,理,理技,巧,巧,,3.1Outlook功,能,能概,述,述,Outlook整,合,合了,郵,郵件,管,管理,、,、聯,系,系人,管,管理,、,、時,間,間管,理,理和,任,任務,管,管理,等,等常,用,用的,辦,辦公,管,管理,軟,軟件,，,，一,體,體化,的,的平,臺,臺，,日,日常,管,管理,工,工作,更,更加,方,方便,有,有序,；,；,同一平臺,，,，工作便,捷,捷；,定期提醒,，,，不會遺,漏,漏重要工,作,作；,協,同,同,辦,辦,公,公,，,，,能,能,夠,夠,使,使,直,直,線,線,任,任,務,務,提,提,高,高,效,效,率

64、,率,；,；,結,合,合PDA,，,，,移,移,動,動,辦,辦,公,公,能,能,夠,夠,隨,隨,時,時,隨,隨,地,地,。,。,,3.2Outlook,日,日,歷,歷,使,使,用,用,技,技,巧,巧,什,么,么,時,時,候,候,應,應,該,該,用,用,日,日,歷,歷,？,？,周,期,期,性,性,的,的,工,工,作,作,：,：,必,必,須,須,出,出,席,席,的,的,例,例,會,會,、,、,工,工,作,作,報,報,表,表,提,提,交,交,等,等,；,；,到期必須執(zhí),行,行的工作：,約,約定的會議,、,、約會、拜,訪,訪客戶、面,試,試、出差、,長,長假等、約,定,定致電、到,期,期付款日等,；,

65、；,重要的紀念,日,日：生日、,周,周年紀念日,；,；,需要監(jiān)督下,屬,屬或其他部,門,門的工作；,,有明確的發(fā),生,生\截至時,間,間的事務使,用,用日歷來提,醒,醒和管理,,月歷的使用,3.2 Outlook日歷使用,技,技巧,建立一個新,日,日歷：,點擊,，,，或者,雙,雙擊,（,（,約,約會日）；,必須輸入內,容,容：主題、,時,時間；,推薦輸入內,容,容：地點、,標,標簽（用作,分,分類）、時,間,間顯示為、,提,提前提醒時,間,間、事件內,容,容；,主題和地點,約會時間，注意區(qū)分全天還是時段,分類標簽,設定提前提醒時間,判斷沖突,相關內容：,加入約會說明，要求和相關注意事項,填寫聯

66、系人和分類便于檢索,,日歷的周、,工,工作周和天,的,的應用,周視圖,工作周視圖,3.2 Outlook日歷使用,技,技巧,周期的設定,：,：,點擊,進,進入“,重,重復周期”,設,設定界面；,根據需要設,定,定年、月、,周,周、日等循,環(huán),環(huán)周期；,,,,,,,,,,生成循環(huán)周,期,期：,,3.2 Outlook日歷使用,技,技巧,一些技巧：,使用分類顏,色,色，方便區(qū),分,分事件的類,型,型；,根據約會需,要,要，可能需,要,要提早準備,資,資料，可以,設,設定提早提,醒,醒的時間；,,添加中國節(jié),假,假日和農歷,節(jié),節(jié)氣：點擊[工具]>> [選,項,項] >>[日歷選,項,項] >>,點,點擊[添加,假,假日] ；,,,3.3 Outlook任務使用,技,技巧,什么時候應,該,該用任務？,遠期計劃的,工,工作，尚未,確,確定具體執(zhí),行,行時間；,一個好點子,，,，或者未確,定,定能夠保證,實,實施、完成,的,的任務，想,法,法；,非周期性的,工,工作；,突發(fā)性的、,臨,臨時性的工,作,作；,不確定完成,時,時間或需要,多,多步完成的,事,