秘書實(shí)務(wù)---第十一章調(diào)研和督查工作課件

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1、單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),業(yè)界薈萃,*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),業(yè)界薈萃,*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,

2、第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,第十章,信息工作,1,業(yè)界薈萃,第十章信息工作1業(yè)界薈萃,第一節(jié),信息工作概述,第二節(jié),信息工作的程序和方法,第三節(jié),高層次

3、信息的開發(fā)和處理,2,業(yè)界薈萃,第一節(jié)2業(yè)界薈萃,信息工作,信息工作的意義,信息工作的一切行政工作的基礎(chǔ),信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù),信息工作是增進(jìn)秘書才能的最佳途徑,3,業(yè)界薈萃,信息工作信息工作的意義3業(yè)界薈萃,信息的特點(diǎn),傳輸性。信息可以通過不同的方式、媒體、渠道進(jìn)行傳輸。,擴(kuò)散性。同一內(nèi)容的信息，可以借助不同的物質(zhì)載體，同時(shí)向四面八方擴(kuò)散，而某一物質(zhì)載體也可以將不同內(nèi)容的信息向不同方向擴(kuò)散。,共享性。廣泛地溝通、交流、互相啟發(fā)、共同獲利。,擴(kuò)展性。信息隨著生產(chǎn)力的發(fā)展和人類社會(huì)的進(jìn)步不斷地?cái)U(kuò)展，不斷地發(fā)展和補(bǔ)充,。,替代性。包括兩方面的含義：一是指同一內(nèi)容的信息在傳輸過程中，其物質(zhì)載體是可以

4、變換替代的。二是指信息可以替代資本、勞動(dòng)和物質(zhì)材料。,4,業(yè)界薈萃,信息的特點(diǎn)傳輸性。信息可以通過不同的方式、媒體、渠道進(jìn)行傳輸,信息工作,信息的主要內(nèi)容,政策法規(guī)信息,指揮性信息,本單位信息,社會(huì)反饋信息,可比信息,相關(guān)信息,未來信息,5,業(yè)界薈萃,信息工作信息的主要內(nèi)容5業(yè)界薈萃,信息工作,信息的形式,文字形態(tài)信息,書面形式：包括文字、數(shù)字、圖形、表格等,秘書應(yīng)收集原始信息，或“一次文獻(xiàn)”,聲像形態(tài)信息,圖書、照片、錄音（像）帶、磁盤、,CD、VCD,等,秘書應(yīng)將聲像信息與文字信息配合使用,記憶形態(tài)信息,存在于人們的大腦中的“零次文獻(xiàn)”,秘書通過采訪、交談獲得，有不確定性的特點(diǎn),6,業(yè)界薈

5、萃,信息工作信息的形式6業(yè)界薈萃,信息的渠道,內(nèi)部信息渠道與對(duì)象,國(guó)內(nèi)信息渠道和對(duì)象,國(guó)外信息渠道與對(duì)象,信息工作,7,業(yè)界薈萃,信息的渠道信息工作7業(yè)界薈萃,信息工作,收集,整理,加工,提供,傳遞,儲(chǔ)存,檢索,信息工作的程序和方法,8,業(yè)界薈萃,信息工作 信息工作的程序和方法8業(yè)界薈萃,信息的收集和整理,秘書收集信息的方式,收存,復(fù)印,記錄,錄音,電腦,購(gòu)買,交換,信息的整理,分類,按照一定的標(biāo)準(zhǔn),篩選,將信息分為真實(shí)、虛假，有效、失效,保留真實(shí)、有效信息,9,業(yè)界薈萃,信息的收集和整理秘書收集信息的方式信息的整理9業(yè)界薈萃,信息的加工和提供,信息的加工,充實(shí)與綜合,提煉與摘要,歸納與分析,

6、秘書如何提供信息,適事,適時(shí),適度,10,業(yè)界薈萃,信息的加工和提供信息的加工秘書如何提供信息10業(yè)界薈萃,信息的傳遞、儲(chǔ)存和檢索,信息的傳遞,迅速、準(zhǔn)確、保密,信息的儲(chǔ)存,原件儲(chǔ)存,目錄、索引儲(chǔ)存,軟件儲(chǔ)存,有專用的柜、櫥或保險(xiǎn)箱，能防盜、防火防潮、防蟲,科學(xué)地存放排列,信息的檢索,11,業(yè)界薈萃,信息的傳遞、儲(chǔ)存和檢索信息的傳遞11業(yè)界薈萃,秘書綜合信息的方法,調(diào)查法,線索追蹤法,一是從初級(jí)信息分析中發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的信息線索，確定追蹤的課題，返回到實(shí)踐中去，充實(shí)新的內(nèi)容，形成高層次的信息；,二是從領(lǐng)導(dǎo)、上司的講話及調(diào)查研究成果中，尋找線索，確定選題后進(jìn)行有針對(duì)性的收集；,三是通過對(duì)某些信息的收

7、集，觸類旁通，發(fā)現(xiàn)新線索，從而不斷擴(kuò)充信息量。,借助外腦法,交換法,建立數(shù)據(jù)庫,12,業(yè)界薈萃,秘書綜合信息的方法調(diào)查法12業(yè)界薈萃,怎樣給領(lǐng)導(dǎo)提建議（一）,小王小張?jiān)峭昂糜?，又的兩個(gè)單位任秘書。小王對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)較滿意，小張卻認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)沒把他放在眼里，有一件事他向領(lǐng)導(dǎo)提了七八次意見，不僅不管用，還使他太幼稚。,小王說：“我看你確實(shí)是幼稚，缺乏自知之明”小張：“你怎么一點(diǎn)不同情我？”,小王：“你總是希望別人理解你同情你，可你理解不理解領(lǐng)導(dǎo)，同情不同情領(lǐng)導(dǎo)。你以為自己什么都行，凡事都想說上幾句，當(dāng)然，說得對(duì)的，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)采納，但有時(shí)說得對(duì)的，領(lǐng)導(dǎo)也不一定采納。因?yàn)閭€(gè)人看問題的方法、角度不同。領(lǐng)導(dǎo)需要站

8、在全局考慮。你的意見對(duì)，但在全局看不一定行得通。領(lǐng)導(dǎo)不采納是正常的。”,小張：“那我今后不提什么意見和建議了?！?13,業(yè)界薈萃,怎樣給領(lǐng)導(dǎo)提建議（一）小王小張?jiān)峭昂糜?，又的兩個(gè)單位任秘,怎樣給領(lǐng)導(dǎo)提建議（二）,小王：“那倒也不是。我的方法是：只要不是大是大非問題原則問題，一個(gè)意見最多提三次即可。提了三次領(lǐng)導(dǎo)不采納，說明領(lǐng)導(dǎo)有自己的考慮，即便某個(gè)問題處理不妥。領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)負(fù)責(zé)的。自己提了三次也盡職了?！?小張按小王的方法試了一段時(shí)間，果然有效。兩人又見面時(shí)小王說：“我們都是給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀的，既然是參與謀劃，所提意見就有采納和不采納兩種可能，不能光想著自己行，不采納就不高興，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)是這樣，同事之間

9、也應(yīng)是這樣?！?問題：小張和小王對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的感覺為何完全不同？,秘書應(yīng)如何想領(lǐng)導(dǎo)提建議？,14,業(yè)界薈萃,怎樣給領(lǐng)導(dǎo)提建議（二）小王：“那倒也不是。我的方法是：只要不,如何為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策（一）,A,和,B,同時(shí)分配做秘書，一年后，領(lǐng)導(dǎo)遇到問題總愛和,A,商量，,B,很納悶，請(qǐng),A,分析原因。,A：“,我看你主要是提意見多，提建議少，提了一大堆問題，卻很少提辦法”。,B：“,我認(rèn)為提意見是下屬的事，拿主意是領(lǐng)導(dǎo)的事?！?A：“,領(lǐng)導(dǎo)也不是神，事事都有主意。我接到上級(jí)的通知或下級(jí)單位的報(bào)告，都要認(rèn)真想一想，提出處理意見，不管領(lǐng)導(dǎo)采用不采用，我都堅(jiān)持這么做。時(shí)間久了，領(lǐng)導(dǎo)就對(duì)我的建議重視了。,”,B：“

10、,那每次提幾條建議呢？”,15,業(yè)界薈萃,如何為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策（一）A和B同時(shí)分配做秘書，一年后，領(lǐng)導(dǎo)遇,如何為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策（二）,A：“,古人講，上中下三策，就是每次提好中差三個(gè)建議。我看主要是指決定命運(yùn)的大事。一般情況下，大多數(shù)事情，每次一條就可以了。大事或吃不準(zhǔn)的事，不妨多提幾條處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)選用，即使提不出很好的方法，起碼也要有一點(diǎn)建議，幫助領(lǐng)導(dǎo)打開思路。這叫一策備選，你不妨一試?！?B,按照,A,的方法做，一年以后，領(lǐng)導(dǎo)也經(jīng)常找,B,商量工作了。,問題：,A,和,B,在工作方式方法上有何不同？,16,業(yè)界薈萃,如何為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策（二）A：“古人講，上中下三策，就是每次,第十一章調(diào)研和

11、督查工作,第一節(jié)調(diào)研和督查工作概述,第二節(jié)調(diào)查研究的范圍和步驟,第三節(jié)調(diào)查研究的方法,第四節(jié)督查工作的原則和程序,17,業(yè)界薈萃,第十一章調(diào)研和督查工作第一節(jié)調(diào)研和督查工作概述17業(yè)界薈萃,調(diào)查研究的含義和作用,含義,調(diào)查：用科學(xué)的方法取得客觀材料的過程,研究：對(duì)材料進(jìn)行分析、比較、歸納演繹的過程,作用,收集原始資料，支持領(lǐng)導(dǎo)決策,取得反饋信息，作為修訂或重新決策的依據(jù),解決常規(guī)問題，處理突發(fā)事件的必要手段,提高秘書人員自身素質(zhì)的主要途徑,18,業(yè)界薈萃,調(diào)查研究的含義和作用含義18業(yè)界薈萃,調(diào)查研究的內(nèi)容、類型和方法,調(diào)查研究的內(nèi)容,基本情況調(diào)查,專題性調(diào)查,經(jīng)驗(yàn)性調(diào)查,突發(fā)事件或事故的調(diào)查

12、,19,業(yè)界薈萃,調(diào)查研究的內(nèi)容、類型和方法調(diào)查研究的內(nèi)容19業(yè)界薈萃,調(diào)查研究的含義和作用,調(diào)查的類型,普遍調(diào)查,資料全面、客觀、精確，但缺乏生動(dòng)性、具體性,典型調(diào)查,便于集中、深入地調(diào)查，但典型是人為選定的,個(gè)案調(diào)查,有明顯的針對(duì)性，調(diào)查時(shí)不能就事論事,重點(diǎn)調(diào)查,與典型調(diào)查的區(qū)別是，重點(diǎn)是客觀存在的,抽樣調(diào)查,使用最普遍，比較科學(xué),20,業(yè)界薈萃,調(diào)查研究的含義和作用調(diào)查的類型20業(yè)界薈萃,調(diào)查研究的含義和作用,調(diào)查的方法,觀察法：確立觀察的重點(diǎn)，用心，懂行；,訪問法,態(tài)度誠(chéng)懇謙虛，講究策略,可以是個(gè)別訪談，也可開座談會(huì),文獻(xiàn)法：應(yīng)先近后遠(yuǎn)、先小后大、先具體后抽象、先簡(jiǎn)單后復(fù)雜,問卷法：質(zhì)

13、量的關(guān)鍵在于題目和答案的設(shè)計(jì),21,業(yè)界薈萃,調(diào)查研究的含義和作用調(diào)查的方法21業(yè)界薈萃,調(diào)查研究的含義和作用,研究的方法,歸納法,綜合法,統(tǒng)計(jì)法,比較法,分析法,演繹法,調(diào)查研究的步驟,22,業(yè)界薈萃,調(diào)查研究的含義和作用研究的方法22業(yè)界薈萃,督查工作,含義（,p170,）,原則（,p180,）,程序（,p181,）,23,業(yè)界薈萃,督查工作含義（p170）23業(yè)界薈萃,案例,1,達(dá)利公司是一家專門銷售泥塑的公司。一天，總經(jīng)理秘書小谷與一位剛從國(guó)外考察回來的熟人交談。小谷了解到某外國(guó)商店里出售的中國(guó)泥塑，當(dāng)?shù)厝撕芟矚g，生意興隆，但產(chǎn)品大多是臺(tái)灣制造的，工藝水平并不如大陸生產(chǎn)的泥塑。該國(guó)消費(fèi)

14、者特別喜歡反映中國(guó)民俗的泥塑。,此時(shí)，秘書小谷應(yīng)如何處理利用這送上門來的信息？,24,業(yè)界薈萃,案例 1達(dá)利公司是一家專門銷售泥塑的公司。一天，總經(jīng)理秘書小,案例,1,分析,秘書部門處于組織的信息樞紐地位，秘書應(yīng)及時(shí)捕捉、篩選信息，提供給領(lǐng)導(dǎo)，以提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。,小谷應(yīng)馬上把此信息告知領(lǐng)導(dǎo)，或轉(zhuǎn)給市場(chǎng)營(yíng)銷部門進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查研究，,幫助擬訂具有操作性的產(chǎn)品推廣計(jì)劃，包括推出的產(chǎn)品品種、數(shù)量、價(jià)格、宣傳、促銷、銷售渠道等。,25,業(yè)界薈萃,案例 1 分析秘書部門處于組織的信息樞紐地位，秘書應(yīng)及時(shí)捕捉,新欣食品公司總經(jīng)理秘書袁天從報(bào)紙上看到西亞兩國(guó)開戰(zhàn)，根據(jù)平時(shí)積累的國(guó)際政治知識(shí)，他估計(jì)這一打，

15、雙方不會(huì)在短時(shí)間內(nèi)結(jié)束戰(zhàn)爭(zhēng)。他馬上斷定日本市場(chǎng)上的馬肉不久會(huì)脫銷。因?yàn)殚_戰(zhàn)兩國(guó)中，有一國(guó)是傳統(tǒng)向日本大量出售馬肉的國(guó)家，打起仗來，它將無暇顧及馬肉出口，必然會(huì)影響到日本市場(chǎng)馬肉的供應(yīng)。這正是抓機(jī)遇做生意的大好時(shí)光。于是，他將此信息以及預(yù)測(cè)結(jié)果向總經(jīng)理作了匯報(bào)。經(jīng)理指示營(yíng)銷部門進(jìn)行了一系列的緊急調(diào)研，結(jié)果證實(shí)了袁秘書推斷的準(zhǔn)確性。經(jīng)過一番努力，公司很快與日商簽訂了出口大宗馬肉的合同。,袁秘書是怎樣收集、開發(fā)利用信息的？,26,業(yè)界薈萃,新欣食品公司總經(jīng)理秘書袁天從報(bào)紙上看到西亞兩國(guó)開戰(zhàn)，根據(jù)平時(shí),某公司有一筆資金需尋找投資項(xiàng)目。公司負(fù)責(zé)人謝總從某造林公司獲得如下信息：“只要投入,2,萬元，,8,

16、年后可收回最低,10,萬元”，“,5,萬投入，等待,6,年，,18,萬的收益，安全無比的零風(fēng)險(xiǎn)保證（保險(xiǎn)公司投保）”，“負(fù)責(zé)辦理,林權(quán)證,，以確保一切經(jīng)營(yíng)在合法情況下進(jìn)行”。謝總因懷疑該公司資信度而不敢貿(mào)然投資。,2006,年春節(jié)期間，中央電視臺(tái)黃金時(shí)段播出了該公司老總代表“,大造林公司給全國(guó)人民拜年”的廣告，認(rèn)為中央電視臺(tái)的廣告不會(huì)錯(cuò)的。謝總又產(chǎn)生了將那筆資金投資于該造林公司的想法，并要求秘書提供參考資料。,27,業(yè)界薈萃,某公司有一筆資金需尋找投資項(xiàng)目。公司負(fù)責(zé)人謝總從某造林公司獲,秘書小李接受任務(wù)后，三天后給謝總送來一份,30,余頁的,關(guān)于“,大造林公司”及和國(guó)家林業(yè)政策的資料匯編,，材料有：,（,1,）國(guó)家林業(yè)局,2004,年下發(fā)的,關(guān)于合作（托管）造林有關(guān)問題的通知,，針對(duì)某些公司吸收社會(huì)資金合作（托管）造林現(xiàn)象而發(fā)；,（,2,）,新京報(bào),題為,沒有真正勝利者的博弈,一百萬畝沙漠圈地真相,的新聞?wù){(diào)查；,（,3,）央視,04,年,11,月,焦點(diǎn)訪談,：,警惕“托管造林”陷阱,的文字材料；,（,4,）“,大造林公司”和類似企業(yè)融資廣告的資料；,（,5,）秘書自己寫的,關(guān)于“,大造