秘書實(shí)務(wù)之管理課件

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1、Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,單擊此處編輯 第 節(jié),單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,*,*,第二章 文檔管理,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,第二章 文檔管理,秘書實(shí)務(wù),第二章 文檔管理秘書實(shí)務(wù),1,第一節(jié) 文檔管理概述,一、文書與檔案的基本知識,（,一）文書工作的基本術(shù)語,1.,文書、公文、文件,文書泛指社會(huì)組織

2、及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中為記錄情況、表達(dá)思想、傳達(dá)意圖、記載活動(dòng)而形成的一切文字材料。,公文是國家機(jī)關(guān)或合法組織在公務(wù)活動(dòng)中,形成，按照規(guī)定程序來制發(fā)和辦理，具有法定效力和規(guī)范體式的文書。,文件,(,狹義,),是指組織在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種公文以及有名稱或標(biāo)題的內(nèi)部文書。,第一節(jié) 文檔管理概述一、文書與檔案的基本知識,2,一、文書與檔案的基本知識,（,一）文書工作的基本術(shù)語,2.,文種、稿本,文種是按性質(zhì)和用途確定的文件種類,的,名稱。,公文文種可分為通用文種和專用文種兩大類。,稿本包括文稿和文本。,文稿,草稿,、定稿。,文本,正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。,第一節(jié) 文

3、檔管理概述,一、文書與檔案的基本知識第一節(jié) 文檔管理概述,3,一、文書與檔案的基本知識,（,一）文書工作的基本術(shù)語,3.,公文體式,公文的整體結(jié)構(gòu)形式,文體、結(jié)構(gòu)、格式,文體,應(yīng)用性文體。,結(jié)構(gòu),公文的組織構(gòu)造。,格式,指公文各組成部分及各種標(biāo)記在一定規(guī)格紙張上的規(guī)定位置。如下圖：,第一節(jié) 文檔管理概述,一、文書與檔案的基本知識第一節(jié) 文檔管理概述,4,第一節(jié) 文檔管理概述,第一節(jié) 文檔管理概述,5,一、文書與檔案的基本知識,（二）檔案工作的基本術(shù)語,1.,檔案、全宗、案卷、件,檔案,過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)

4、有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。,檔案三要素：原始記錄、物質(zhì)形態(tài)、查考使用價(jià)值,第一節(jié) 文檔管理概述,全宗,一個(gè)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。,案卷,由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。,件,歸檔文件的整理單位。,一、文書與檔案的基本知識第一節(jié) 文檔管理概述 全,6,一、文書與檔案的基本知識,（二）檔案工作的基本術(shù)語,2.,檔案室、檔案館,檔案室,是國家機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位或其他社會(huì)組織內(nèi)部設(shè)置的集中管理本單位檔案的專門機(jī)構(gòu)。,檔案館,是集中管理特定范圍檔案的專門機(jī)構(gòu)。,第一節(jié) 文檔管理概述,一、文書與檔案的基本知識第一節(jié) 文檔管理概述,7,一、

5、文書與檔案的基本知識,（二）檔案工作的基本術(shù)語,3.,檔案的種類,機(jī)關(guān)檔案室的檔案通常劃分為以下門類：,文書檔案,、,科學(xué)技術(shù)檔案、,專業(yè)檔案,、,聲像檔案,第一節(jié) 文檔管理概述,一、文書與檔案的基本知識第一節(jié) 文檔管理概述,8,二、文檔管理工作的內(nèi)容,文書工作,核心內(nèi)容是公文辦理,。,檔案工作,“,秘書實(shí)務(wù),”,中的檔案工作特指組織內(nèi)部檔案室的檔案管理工作。,第一節(jié) 文檔管理概述,二、文檔管理工作的內(nèi)容第一節(jié) 文檔管理概述,9,三、文檔管理的基本要求,(,一,),文書工作的基本要求,及時(shí)、準(zhǔn)確、安全,第一節(jié) 文檔管理概述,三、文檔管理的基本要求第一節(jié) 文檔管理概述,10,三、文檔管理的基本要

6、求,(,二,),檔案工作的基本要求,1.,統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理,2.,維護(hù)檔案的完整與安全,3.,便于社會(huì)各方面利用,第一節(jié) 文檔管理概述,三、文檔管理的基本要求第一節(jié) 文檔管理概述,11,一、發(fā)文辦理程序,草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等。,第二節(jié) 文書辦理與管理,一、發(fā)文辦理程序第二節(jié) 文書辦理與管理,12,二、收文辦理程序,簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等。,第二節(jié) 文書辦理與管理,二、收文辦理程序第二節(jié) 文書辦理與管理,13,第二節(jié) 文書辦理與管理,第二節(jié) 文書辦理與管理,14,三,、文書的保管,（一）保管工具,存放工具,、,裝訂工具,（二）分類,分類整理、分類

7、存放,第二節(jié) 文書辦理與管理,三、文書的保管第二節(jié) 文書辦理與管理,15,四、文書立卷、歸檔、銷毀和存查,（一）文書立卷,（二）文件歸檔,（三）文件的銷毀和存查,第二節(jié) 文書辦理與管理,四、文書立卷、歸檔、銷毀和存查 第二節(jié) 文書辦理與管理,16,一、機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù),(,一,),對本機(jī)關(guān)文書歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。,(,二,),負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的全部檔案。,(,三,),制定制度，對所屬地區(qū)或下級單位的檔案工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。,(,四,),確保檔案和檔案機(jī)密的安全。,第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔案管理,一、機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔案管理,17,二、機(jī)關(guān)檔案管理工作程序,收集、整理、鑒定、保

8、管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交,第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔案管理,二、機(jī)關(guān)檔案管理工作程序第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔案管理,18,二、機(jī)關(guān)檔案管理工作程序,（一）檔案的收集,檔案的收集是機(jī)關(guān)檔案工作的起點(diǎn)，和文書立卷工作是互相銜接。,第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔案管理,二、機(jī)關(guān)檔案管理工作程序第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔案管理,19,二、機(jī)關(guān)檔案管理工作程序,（二）檔案的整理,整理工作主要內(nèi)容是檔案分類、編制案卷目錄、填寫檔號。,第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔案管理,二、機(jī)關(guān)檔案管理工作程序第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔案管理,20,二、機(jī)關(guān)檔案管理工作程序,（三）檔案的鑒定,1.,判定檔案的價(jià)值和保管期限,2.,檔案的銷毀,第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔案管理,二、機(jī)關(guān)檔案管理工作程序第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔

9、案管理,21,二、機(jī)關(guān)檔案管理工作程序,（四）檔案的保管,檔案的保管就是運(yùn)用適當(dāng)?shù)脑O(shè)備和手段保存和保護(hù)檔案,以維護(hù)檔案的完整和安全,延長檔案的使用壽命。,第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔案管理,二、機(jī)關(guān)檔案管理工作程序第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔案管理,22,二、機(jī)關(guān)檔案管理工作程序,（五）檔案的移交,把保存期滿的檔案,連同案卷目錄和有關(guān)檢索工具、參考資料一并向有關(guān)檔案館移交。,第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔案管理,二、機(jī)關(guān)檔案管理工作程序第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔案管理,23,二、機(jī)關(guān)檔案管理工作程序,（六）檔案的統(tǒng)計(jì),第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔案管理,檔案數(shù)目與現(xiàn)狀統(tǒng)計(jì),檔案變化的統(tǒng)計(jì),檔案利用的統(tǒng)計(jì),二、機(jī)關(guān)檔案管理工作程序第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔案管理檔案數(shù)目與現(xiàn)狀

10、,24,三、檔案的檢索與利用,（一）檔案的檢索,檔案檢索工具有：目錄、索引、指南。,第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔案管理,三、檔案的檢索與利用第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔案管理,25,三、檔案的檢索與利用,（二）檔案的利用,檔案的利用是檔案工作的最終目的。,機(jī)關(guān)檔案室提供服務(wù)的方式有：檔案查閱、暫時(shí)外借、檔案證明、檔案復(fù)制等。,第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔案管理,三、檔案的檢索與利用第三節(jié) 機(jī)關(guān)檔案管理,26,一、電子文件及歸檔電子文件,（一）電子文件,在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。,（,二）歸檔電子文件,歸檔電子文件指具有參考和利用價(jià)值并作為

11、檔案保存的電子文件，包括電子文件內(nèi)容、背景信息、元數(shù)據(jù)。,第四節(jié) 電子文檔處理,一、電子文件及歸檔電子文件第四節(jié) 電子文檔處理,27,二、電子文檔的處理程序和方法,（一）電子文件的收集與積累,收集,存儲(chǔ),登記,第四節(jié) 電子文檔處理,二、電子文檔的處理程序和方法第四節(jié) 電子文檔處理,28,二、電子文檔的處理程序和方法,（二）電子文件的鑒定,1.確定歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性,。,2.,劃分歸檔電子文件的保管期限和密級。,第四節(jié) 電子文檔處理,二、電子文檔的處理程序和方法第四節(jié) 電子文檔處理,29,二、電子文檔的處理程序和方法,（三）歸檔電子文件的整理,歸檔電子文件以“件”為單位整理。,

12、第四節(jié) 電子文檔處理,二、電子文檔的處理程序和方法第四節(jié) 電子文檔處理,30,二、電子文檔的處理程序和方法,（四）電子文件的歸檔,1.,歸檔要求,遵從歸檔電子文件格式標(biāo)準(zhǔn),2,.,歸檔方式,邏輯歸檔和物理歸檔,3,.,歸檔時(shí)間,一般不超過3個(gè)月,4,.,歸檔份數(shù),二份,保存一份,借閱一份,第四節(jié) 電子文檔處理,二、電子文檔的處理程序和方法第四節(jié) 電子文檔處理,31,二、電子文檔的處理程序和方法,（五）電子檔案的保管,1,對電子檔案物質(zhì)載體的保管,2,對電子檔案內(nèi)容的有效性保管,第四節(jié) 電子文檔處理,二、電子文檔的處理程序和方法第四節(jié) 電子文檔處理,32,二、電子文檔的處理程序和方法,（六）電子

13、文檔的利用,1.,提供拷貝件,2.,網(wǎng)絡(luò)提供,3.,直接利用,（七）歸檔電子文件的鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì),第四節(jié) 電子文檔處理,二、電子文檔的處理程序和方法第四節(jié) 電子文檔處理,33,思 考 題,1.,簡述收文和發(fā)文的辦理程序。,2.,哪些文書需要立卷并歸檔？,3.,機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)有哪些？,4.,怎樣進(jìn)行歸檔文件整理,?,5.,電子文檔的保管有什么要求,?,思 考 題1.簡述收文和發(fā)文的辦理程序。,34,1,、想要體面生活，又覺得打拼辛苦；想要健康身體，又無法堅(jiān)持運(yùn)動(dòng)。人最失敗的，莫過于對自己不負(fù)責(zé)任，連答應(yīng)自己的事都辦不到，又何必抱怨這個(gè)世界都和你作對？人生的道理很簡單，你想要什么，就去付出

14、足夠的努力。,2,、時(shí)間是最公平的，活一天就擁有,24,小時(shí)，差別只是珍惜。你若不相信努力和時(shí)光，時(shí)光一定第一個(gè)辜負(fù)你。有夢想就立刻行動(dòng)，因?yàn)楝F(xiàn)在過的每一天，都是余生中最年輕的一天。,3,、無論正在經(jīng)歷什么，都請不要輕言放棄，因?yàn)閺膩頉]有一種堅(jiān)持會(huì)被辜負(fù)。誰的人生不是荊棘前行，生活從來不會(huì)一蹴而就，也不會(huì)永遠(yuǎn)安穩(wěn)，只要努力，就能做獨(dú)一無二平凡可貴的自己。,4,、努力本就是年輕人應(yīng)有的狀態(tài)，是件充實(shí)且美好的事，可一旦有了表演的成分，就會(huì)顯得廉價(jià)，努力，不該是為了朋友圈多獲得幾個(gè)贊，不該是每次長篇贅述后的自我感動(dòng)，它是一件平凡而自然而然的事，最佳的努力不過是：但行好事，莫問前程。愿努力，成就更好的

15、你！,5,、付出努力卻沒能實(shí)現(xiàn)的夢想，愛了很久卻沒能在一起的人，活得用力卻平淡寂寞的青春，遺憾是每一次小的挫折，它磨去最初柔軟的心智、讓我們懂得累積時(shí)間的力量；那些孤獨(dú)沉寂的時(shí)光，讓我們學(xué)會(huì)守候內(nèi)心的平和與堅(jiān)定。那些脆弱的不完美，都會(huì)在努力和堅(jiān)持下，改變模樣。,6,、人生中總會(huì)有一段艱難的路，需要自己獨(dú)自走完，沒人幫助，沒人陪伴，不必畏懼，昂頭走過去就是了，經(jīng)歷所有的挫折與磨難，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，自己遠(yuǎn)比想象中要強(qiáng)大得多。多走彎路，才會(huì)找到捷徑，經(jīng)歷也是人生，修煉一顆強(qiáng)大的內(nèi)心，做更好的自己！,7,、“一定要成功”這種內(nèi)在的推動(dòng)力是我們生命中最神奇最有趣的東西。一個(gè)人要做成大事，絕不能缺少這種力量，因

16、為這種力量能夠驅(qū)動(dòng)人不停地提高自己的能力。一個(gè)人只有先在心里肯定自己，相信自己，才能成就自己！,8,、人生的旅途中，最清晰的腳印，往往印在最泥濘的路上，所以，別畏懼暫時(shí)的困頓，即使無人鼓掌，也要全情投入，優(yōu)雅堅(jiān)持。真正改變命運(yùn)的，并不是等來的機(jī)遇，而是我們的態(tài)度。,9,、這世上沒有所謂的天才，也沒有不勞而獲的回報(bào)，你所看到的每個(gè)光鮮人物，其背后都付出了令人震驚的努力。請相信，你的潛力還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有爆發(fā)出來，不要給自己的人生設(shè)限，你自以為的極限，只是別人的起點(diǎn)。寫給渴望突破瓶頸、實(shí)現(xiàn)快速跨越的你。,10,、生活中，有人給予幫助，那是幸運(yùn)，沒人給予幫助，那是命運(yùn)。我們要學(xué)會(huì)在幸運(yùn)青睞自己的時(shí)候?qū)W會(huì)感恩，在命運(yùn)磨練自己的時(shí)候?qū)W會(huì)堅(jiān)韌。這既是對自己的尊重，也是對自己的負(fù)責(zé)。,11,、失敗不可怕，可怕的是從來沒有努力過，還怡然自得地安慰自己，連一點(diǎn)點(diǎn)的懊悔都被麻木所掩蓋下去。不能怕，沒什么比自己背叛自己更可怕。,12,、跌倒了，一定要爬起來。不爬起來，別人會(huì)看不起你，你自己也會(huì)失去機(jī)會(huì)。在人前微笑，在人后落淚，可這是每個(gè)人都要學(xué)會(huì)的成長。,13,、要相信，這個(gè)世界上永遠(yuǎn)能夠依靠的只有你自己。所以，管