檔案管理辦法

有限公司 原版已簽字 檔案管理辦法 司規(guī)字第03號 第一章總則 第一條為加強公司檔案管理，科學的收集、整理、保管檔案，并充分發(fā)揮檔案 在行政、經(jīng)營、科研、生產(chǎn)、基建等工作中的作用，特制定本辦法。 第二條 本辦法所稱檔案，是指公司在運營過程中形成的，具有查考價值的各種文 字、圖樣、計算材料、聲像材料及有關實物、樣品等資料。 第三條公司各部室應高度重視檔案管理工作，指定專人按照統(tǒng)一的立卷歸檔辦 法，切實做好檔案管理工作，逐步實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化。 第二章 歸檔范圍和分類 第四條 根據(jù)文件材料的性質(zhì)，歸檔材料分為行政管理類、產(chǎn)權類、生產(chǎn)技術類、 經(jīng)營管理類、設備類、科研類、產(chǎn)品類、基建類等八個項目。另設有財 務、人事、非紙質(zhì)、外來四項專門檔案。 第五條行政管理類 （一）企業(yè)成立及變更材料。含調(diào)研材料、可行性報告、合作各方洽談和 談判記錄、意向書、備忘錄、協(xié)議書、合同、董事會人員變更、增 減融資情況、企業(yè)登記及變更、企業(yè)章程及變更等。 （二）會議材料。含董事會、總經(jīng)理辦公會議記錄及會議紀要、外出參會 材料和其他重要會議材料。 （三）行政事務材料。含規(guī)章制度、計劃總結、獎懲表彰、領導重要文信 （含領導重要講話、會議發(fā)言材料、祝詞、賀信、參觀資料等） 、 大事記、公文、非經(jīng)營和非新改擴建類的協(xié)議合同（制作、維修、 施工）、各種事物交接手續(xù)、辦公用品管理、勞保福利。 （四）法律事務材料。含經(jīng)濟訴訟、合同糾紛、企業(yè)公證事務等。 （五）審計材料。指領導干部離任審計材料（公司內(nèi)部審計產(chǎn)生的記錄, 結果以及處理意見等由本部門自己保存） 。 （六）人事管理材料。含人員調(diào)配、委培通知和協(xié)議（其他人事管理材料 按有關人力資源管理制度由人事部門存檔） 。 （七）辦理投保材料。含員工人身意外保險和車輛保險的申請、洽談、合 同等材料。 （八）企業(yè)形象宣傳材料。含網(wǎng)絡、媒體、戶外廣告的請示、審批材料、 樣稿、成品、圖片、照片等及產(chǎn)品發(fā)布會、展覽會材料。 （九）資產(chǎn)管理材料。含合資融資、對外投資、清產(chǎn)清算材料等。 （財務 專管） 。 （十） 事故處理材料。 含人身意外傷害、 車輛損壞、 交通事故、 產(chǎn)品事故、 安全生產(chǎn)事故、消防安全事故、環(huán)保事故等。 第六條 產(chǎn)權類 （一）知識產(chǎn)權材料。含企業(yè)的各種專利權、商標專用權、著作權等。 （二）權證類材料。含所有權證如房產(chǎn)土地證等，許可權證如營業(yè)執(zhí)照、 稅務登記證、 法人代碼、排污許可證、進出口證等，使用權證如 信譽等級證等，以及其他榮譽證書（復印件）等。 （三）認證材料。含申報材料、評審材料、證書（證書、獎杯、牌匾等實 物按非紙類檔案統(tǒng)一存放）等。 第七條 生產(chǎn)技術類 （一）生產(chǎn)材料。含生產(chǎn)的能力評估、組織安排、計劃統(tǒng)計、調(diào)度指揮、 計劃調(diào)整等。 （二）能源管理材料。含能源消耗定額、節(jié)能降耗統(tǒng)計等。 （三）標準計量材料。含生產(chǎn)技術標準、質(zhì)量標準、計量監(jiān)測等資料。 （四）環(huán)保材料：含環(huán)保綠化、環(huán)保監(jiān)測、申請審批手續(xù)、排污許可、年 檢資料等（環(huán)保設備材料歸入設備類） 第八條 經(jīng)營管理類 （一） 經(jīng)營決策。 含企業(yè)改革方略、 重大經(jīng)營決策、 發(fā)展規(guī)劃、 目標管理、 行業(yè)分析、市場需求信息、經(jīng)營事故管理等。 （二）產(chǎn)品銷售。含市場預測分析、客戶調(diào)查、銷售訂單、生產(chǎn)通知單、 經(jīng)銷商會議文件、 外協(xié)紀錄、 運輸單、 用戶反饋和售后服務資料等。 （三） 物資管理。 含物資供應、 采購合同、 銷售合同、 付款憑證、 驗貨單、 入庫單、倉庫管理、廢舊物資回收、修舊利廢措施等。 （四）計劃統(tǒng)計。含企業(yè)的各項專業(yè)規(guī)劃、企業(yè)計劃管理、年度、季度、 月度經(jīng)營情況統(tǒng)計報表及統(tǒng)計分析。 第九條 設備類 （一）生產(chǎn)、檢驗、試驗、安全、環(huán)保設備、儀器儀表 1 、設備、儀器技術文件。含技術標準、參數(shù)、圖紙、操作規(guī)程、 工藝流程等。 （包括自制設備的設計開發(fā)、工藝工裝、圖紙圖 樣、材料構成等） 2、設備、儀器使用說明書、維修、保養(yǎng)、運行、改進、改裝、轉(zhuǎn) 移和報廢等文件。 3、設備、儀器安裝、調(diào)試、檢驗、驗收過程中的技術性、憑證性 文件資料。 4、設備技術改進材料。 （二）辦公設備 1、電腦、打印機、復印機、傳真機、桌、椅、冰箱、空調(diào)、沙發(fā) 等維修保養(yǎng)手冊、說明書，維修憑據(jù)（相同設備說明書可只保 存一份，維修憑據(jù)要全部保留） 。 2、公司內(nèi)網(wǎng)絡檢測、維護、維修材料。 3、辦公車輛。其中包括：購車資料以及發(fā)票、車輛登記證書、養(yǎng) 路費繳費卡等 （各種保單因為具有時限性， 由主管部門保存） 第十條 科研類 按科研或技改課題設置類目。含課題審批文件、調(diào)研論證、科研方案、 圖紙、配方、合同協(xié)議、試驗記錄、產(chǎn)品檢定、報告、論文著作、鑒定 材料、專利申報、產(chǎn)品評優(yōu)、商標廣告、成果申報審批、說明書、市場 推廣應用、技術轉(zhuǎn)讓等。 第十一條 產(chǎn)品類 按產(chǎn)品品種型號分類設置類目。各種產(chǎn)品歸檔范圍含立項論證、市場調(diào) 查評測、產(chǎn)品開發(fā)設計、工藝圖紙、加工制造檢驗材料、產(chǎn)品試驗、質(zhì) 量檢驗、包裝標準、合格證、產(chǎn)品事故處理、用戶反饋意見等（產(chǎn)品事 故處理與行政管理類的事故材料存放在一起， 電子目錄中只作目錄索引） 第十二條 基建類 （一）新、改、擴建工程論證、申報、勘測、審批、設計中形成的文件。 （二）設計、施工依據(jù)和審批簽訂的文件、材料、圖紙、科研報告、說 明書等。 （三）工程預算、決算、重大變更等材料。 （四）施工合同協(xié)議、過程記錄、竣工驗收報告、評優(yōu)資料。 （五）安評資料、環(huán)評資料。 第十三條 財務類 （一）商業(yè)銀行：往來、會議材料。 （二）重要的貸款保單。 （三）財務與政府、機關單位往來的重要資料。 （四）按國家有關財務制度應建立的其他財務檔案。 第十四條 非紙質(zhì)類 （一）電子檔案：含存有重大事件、重要活動、重要文件資料的軟盤、 光盤、錄像帶、硬盤等。 （二）物品材料：含單位的榮譽性實物（獎狀、錦旗、獎章、獎品、榮 譽證書、 牌匾、 獎杯） 、 贈品 （有關部門或個人贈送的牌匾、 禮品） 、 字畫（國內(nèi)外知名人士、領導人題詞、簽名或書畫） 。 第十五條 人事類 （一）員工個人檔案。包含應聘登記表、面談記錄表、個人履歷、畢業(yè) 證、身份證、榮譽證、任職資格證書（復印件） ；職員登記表、培 訓記錄、筆試試卷、培訓鑒定、試工鑒定；試工合同、勞動合同 或臨時合同；報到證、調(diào)令、獎懲、離職申請及手續(xù)、保險、薪 資調(diào)整、職務變更。 （二）人員需求申請及審批材料。 （三）備用人才資料及后備干部資料。 （四）培訓大綱、培訓計劃與培訓教材、試卷。 （五）員工名冊、工資表。 （六）員工手冊。 （七）員工健康檔案。 （八）人員變動、培訓報表。 第十六條 外來類 企業(yè)外部文件資料是指與外部的政府、機關、企事業(yè)單位等往來值得 保留的重要文件及重要外來信息。 第三章 檔案的歸口管理及要求 第十七條 檔案的歸口管理 （一）公司綜合經(jīng)營管理科負責收集歸檔公司的各類檔案和檔案工作的 日常管理：含行政管理類、生產(chǎn)技術類、產(chǎn)權類、經(jīng)營管理類、 產(chǎn)品類、設備類、科研類、基建、人事類等九個項目及非紙質(zhì)、 外來等專門檔案。 （二）公司財務部門負責財務檔案的收集、建檔、管理 ，公司生產(chǎn)技術 車間負責生產(chǎn)技術類、設備類、安全類檔案的收集、建檔、管理。 （三）每年4月30日前將所需歸檔的文件整理編目后交到公司相關部 門歸檔。 第十八條 文件材料的收集、歸檔由公司相關部門指定專人負責。日常工作中隨時 主動向承辦人收集辦理完整的文件和相關材料，對其進行整理，并做 好日常管理工作，確保應歸檔文件材料的齊全、完整。 文件材料歸檔工作步驟： 第十九條 技術與工程基建文件材料、圖表材料的收集、歸檔由項目負責人或承 辦人負責，從立項之日起，即應指定專人負責及時收集整理，并在歸 檔時交項目負責人或承辦人統(tǒng)一匯總立卷。 第二十條承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件齊全完整，工作完成后及時整理 編制《歸檔文件移交目錄》交由相應歸口部門歸檔。檔案管理人員要 將交來的檔案對照《歸檔文件移交目錄》進行驗收，驗收無誤后簽字 接收?！稓w檔文件移交目錄》要一式兩份，交接人與接交人各一份。工 作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得 擅自帶出或銷毀。 第二十一條 歸檔的文件材料必須完整、準確地反映企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、科研 等活動的真實內(nèi)容和歷史過程。歸檔的文件材料應層次分明，符合 其形成規(guī)律。對規(guī)定應當立卷的材料，必須注明保管期限和密級， 按規(guī)定日期向檔案工作歸口部門移交，任何個人不得據(jù)為己有，以 便集中管理。 第四章檔案的分類、組卷和編目 第二十二條分類 檔案實行統(tǒng)一的分類標準。 第二十三條企業(yè)外部文件資料分類方法 企業(yè)外部文件資料暫按文件、圖紙、光盤三類。 第二十四條 企業(yè)內(nèi)部文件資料具體分類步驟如下： 第一步：將行政管理類、經(jīng)營管理類等年度劃分比較分明的文件按 照年度劃分，其他分類如基建類資料按照項目進行劃分。 第二步：案卷全宗號按行政管理類、生產(chǎn)技術類、產(chǎn)權管理類、經(jīng) 營管理類、產(chǎn)品類、設備類、科研類、基建類、財務、人事、非紙 質(zhì)進行分類。 第二十五條編目 檔案統(tǒng)一采用拼音與數(shù)字相結合的方法進行編目。 （一）企業(yè)外來文件資料統(tǒng)一采用如下格式進行編目： LZ— WL — XX— XX—XX ? 興士日三月 倉不日求方 某倉方 ? ?案卷全宗號 全宗號 全宗號代碼 1、案卷全宗號為“文件（WJ）、圖紙（TZ）、光盤（GP）”三 卷 2、全宗號統(tǒng)一規(guī)定為：WL 3、各公司統(tǒng)一使用的全宗號代碼：LZ 如外來會議文件資料的編碼為：LZ-WL-WJ-01-01 （二）企業(yè)內(nèi)部文件資料統(tǒng)一采用如下格式進行編目： LZ—XX—XX—XX—XX ?興占 1=1 mH 倉不日求方 ■ 安生H 某倉方 ?公司案卷全宗號 各公司檔案全宗號 ?集團及各公司統(tǒng)一冠用全宗號 1、全宗號統(tǒng)一冠用“ HK”； 2、公司案卷全宗號代碼分別為：行政管理類一 XZ、生產(chǎn)技術 類一JS產(chǎn)權管理類一CQ、經(jīng)營管理類一JY、產(chǎn)品類一CP、 設備儀器類一SB、科研類一KY、基建一JJ、財務一CW、 人事一RS、非紙質(zhì)一FZZ、外來資料一WL; 4、目錄號采用數(shù)字方法進行編碼，如行政類第一卷編碼為： HK— XZ— 01 5 、案卷號采用數(shù)字方法進行編碼，如行政管理類第一卷第一 個文件為： HK— XZ— 01 — 01 6 、非紙質(zhì)資料在編目時可根據(jù)具體情況進行編目（主要體現(xiàn) 整齊方便快捷的查找） 。 第二十六條 組卷 經(jīng)過分類整理的文件資料按類別進行組卷，組卷以分類為基礎，以 文件的關聯(lián)性為紐帶進行，形成案卷。應按如下規(guī)定進行組卷： （1） 不同年度的文件材料原則上不放在一起組卷， 但跨年度的請示 與批復，放在復文年立卷，沒有復文的放在請示年立卷；跨年 度的規(guī)劃、 設想放在針對的第一年立卷； 跨年度的總結放在針 對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷； 跨年度處理的文件放在制發(fā)年立卷。 （2） 在歸檔的文件材料中， 應將每份文件的正件和附件， 草稿與定 稿， 請示與批復， 轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件， 同一文件的多種文本組合 在一起，不得分開，文電應合一立卷。 （三）考察調(diào)研材料、制度、規(guī)定、辦法、條例、法規(guī)等按單一問題 組卷。 （四）會議文件，根據(jù)文件材料的多少而定，可一會一卷，也可一會 數(shù)卷。 （五）技術、基建工程按項目組卷。 1 、項目（包括課題、產(chǎn)品、基建工程等）結束后，由項目負 責人負責組織本項目所形成的應歸檔的科技文件材料的 整理組卷工作。 相關部門應將與項目關系密切的管理性文 件交項目負責人， 與該項目的技術文件材料統(tǒng)一匯總整理 組卷。 2、科研項目、委托試驗、產(chǎn)品生產(chǎn)、儀器設備、基建項目等 方面的文件按其階段、結構、部件等分別組合。根據(jù)文件 材料的多少，一題數(shù)卷或一題一卷。 3、卷內(nèi)文件材料應齊全完整，準確反映科研、生產(chǎn)、基建和 有關管理活動的真實內(nèi)容。 第二十七條 檔案管理員在組卷工作中應該檢查卷內(nèi)文件成分是否相符、 文件材料 是否齊全完整；檢查文件資料的保管期限是否一致，確保卷內(nèi)文件 質(zhì)量。 第五章 檔案的保管 第二十八條 根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量， 設置必需的檔案專用柜架， 并做到防火、 防盜、防潮、防光、防塵、防有害氣體、防高溫、防蟲、防鼠等。 第二十九條 檔案管理人員對不同類型的檔案要分別進行保管，實行分柜、分類 保管，柜架排列整齊、合理，有編號，符合規(guī)定要求。庫房要配備 合格的消防器材和溫、濕度顯示，庫溫應保持 18-24 ℃，相對濕度 應保持 40%-60% 。應保持適時通風，并建立溫、濕度記錄。庫房 內(nèi)嚴禁吸煙，存放易燃物品及其它雜物，保持庫房內(nèi)安全、衛(wèi)生。 第三十條 檔案管理人員應定期檢查檔案的保管情況，對庫藏檔案進行清理核 對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進行修裱、 復制或其他技術處理，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報。 第三十一條 檔案管理人員對檔案的收進、轉(zhuǎn)發(fā)、保管和使用等情況及時進行登 記和統(tǒng)計。各類登記表要準確、清楚地填報，做到掌握情況，心中 有數(shù)。 第三十二條 聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術處 理，存放時錄音、錄像帶、攝像帶應立放。存放磁帶最好不用鐵皮 柜。 第三十三條 照片、底片、膠片庫、底片冊應立放，對庫存的照片等檔案，至少 一年檢查一次。 第三十四條 電子文件移交前，應由專職人員對電子文件進行檢查，如載體的質(zhì) 量、有無病毒、保證電子檔案的完整性和有效性。 第三十五條 檔案管理人員必須具有高度的責任感和強烈的事業(yè)心，要有高度的 警惕性，確保檔案材料的安全。檔案材料均加鎖，隨開隨鎖。檔案 管理人員要嚴守保密紀律，對所知檔案中的機密不得私自外泄。不 準擅自把機密文件、檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。 第六章 檔案的借閱、利用 第三十六條 公司保存的檔案主要供本公司利用，其他單位或個人需查閱時，需 報經(jīng)董事長批示后方可查閱。查閱人員應按規(guī)定在閱覽室內(nèi)查閱， 不得擅自帶走。 第三十七條 公司內(nèi)部借閱檔案時， 須辦理借閱登記手續(xù)， 并由借閱人、 部門主管、 檔案管理員三方簽字；借閱的檔案必須按時歸還，借閱時間不得超 過一周。因特殊原因不能按時歸還的，要辦理續(xù)借手續(xù)。 第三十八條 重要珍貴的檔案應以復制件代替原件提供利用。 如需借閱原件的必須 由總經(jīng)理批準后方可。 第三十九條 借閱檔案人員，要自覺的愛護檔案，嚴格執(zhí)行保密制度。不準在檔 案上圈劃、 涂改， 更不準拆卷、 丟失。 因工作需要必需翻印、 摘錄， 須經(jīng)有關領導批準，否則將追究責任。 第七章 檔案的保管期限 第四十條 檔案的保管期限一般分為永久、長期、短期三種。永久為無限期保 存，長期為 16 年至 50 年，短期為 15 年以下。檔案保管期限除特 殊情況經(jīng)由公司領導批準外，可由立卷人根據(jù)以下基本原則確定： （一） 凡是記述和反映主要職能活動和基本歷史面貌， 并具有長遠查 考利用價值的檔案，定為長久保存。具體包括以下范圍： 1 、董事會及其他重要會議形成的重要文件、重要發(fā)文、會議 紀要。 2 、有關經(jīng)營方針、事業(yè)規(guī)劃、領導人任免，集團及下屬單位 年度工作計劃、總結、統(tǒng)計表。 3 、發(fā)至公司內(nèi)部機構的指示及命令。 4、各種預、決算材料。 5 、重要的權利、財產(chǎn)的得失保全及其變更的情況。 6 、重要契約、合同的締結、解除及其他變更資料。 7 、向官方提請的文件及官方批復文件。 （二）凡是反映一般性工作活動，并在較長時間內(nèi)對工作具有查考價 值的檔案，定為長期保存。具體包括以下范圍： 1 、 一般性的會議發(fā)文、 通知、 報告、 會議紀要、 請示與批復。 2 、半年工作計劃、總結、統(tǒng)計報表。 3 、內(nèi)部機構人事任免（干部聘用、職工錄用、工作調(diào)動、轉(zhuǎn) 正、定級、調(diào)資、離退休、死亡、職稱評聘、落實政策等 文件材料） 。 4、簽訂的重要的合同、協(xié)議。 5 、物業(yè)管理、車輛管理等文件材料。 6 、制定的各種規(guī)章制度。 （三）在較短時間內(nèi)對工作有查考利用價值的檔案，定為短期保存。 具體包括以下范圍： 1 、普發(fā)性貫徹執(zhí)行的文件、通知、調(diào)查報告，事務性有參考 價值的文件材料。 2 、一般的調(diào)查報告、一般的工作通知，事務性有參考價值的 文件材料。 3 、季度工作總結、計劃、統(tǒng)計報表。 4、簽訂的一般合同、協(xié)議，及工作往來一般性文件。 （四）檔案的保管期限，從歸檔的年度算起，原定的保管期限已滿， 如需延長其保管期限的，從確定時的年度算起。 （五）由各部門自行保管的文件資料，可根據(jù)實際價值建議保存 3 年 或從其專門規(guī)定，按規(guī)定保存的文件應按照檔案管理辦法進行 保存。 第三十六條 對超過保管期限表確無保存價值的檔案材料，編制銷毀清冊，提出 處理意見，經(jīng)領導批準后進行銷毀。銷毀材料必須嚴格遵守保密制 度，指定專人負責監(jiān)銷，銷毀后要在銷毀清單上簽字。 第八章 附 則 第三十七條 檔案管理的實施細則及有關規(guī)范，綜合經(jīng)營管理科可根據(jù)公司具體 情況、依據(jù)本管理辦法的原則制定。 第三十八條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。 檔案全宗號： 全宗號統(tǒng)一冠用“ HK ” 公司案卷全宗號代碼： 行政管理類 XZ 生產(chǎn)技術類 JS 產(chǎn)權管理類 CQ 經(jīng)營管理類 JY 產(chǎn)品類 — CP 設備儀器類 SB 科研類 KY 基建 JJ 財務 CW 人事 RS 非紙質(zhì) FZZ 外來資料 WL 編制： 審核： 批準： 生效日期： 2017 年 9 月 1 日 版本：第一版 --