新版公司采購(gòu)流程管理制度公司采流程管理制度公司采購(gòu)流程管理制度公司采購(gòu)流程管理制度匯編

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1、 新版公司采購(gòu)流程管理制度公司采流程管理制度公司采購(gòu)流程管理制度公司采購(gòu)流程管理制度匯編 (1)請(qǐng)購(gòu)的部門; (2)請(qǐng)購(gòu)物料所屬項(xiàng)目; (3)請(qǐng)購(gòu)的用途; (4)請(qǐng)購(gòu)的物料名; (5)請(qǐng)購(gòu)的物料數(shù)量; (10)請(qǐng)購(gòu)單填寫(xiě)人; (11)請(qǐng)購(gòu)部門主管; (13)財(cái)務(wù)審核人;   (14)公司總經(jīng)理。  3.請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定 ?。?)請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫(xiě)完整、清晰 ,由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部門;   (2)固定資產(chǎn)申購(gòu)按照附表

2、一(固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表)的格式進(jìn)行填寫(xiě)提報(bào); ?。?)其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購(gòu)按照附表二(物料采購(gòu)申請(qǐng)表.)的格式填寫(xiě)提報(bào); ?。?)日常零星采購(gòu)按照公司印制的按照附表三(物料采購(gòu)審批單)的格式填寫(xiě)提報(bào);  (5)請(qǐng)購(gòu)部門在提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單是應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收人請(qǐng)購(gòu)部門備份;  (6)涉及的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過(guò)多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交,為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交; ?。?)遇公司運(yùn)行急需的物料,公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況,可以郵件或其他形式請(qǐng)示,征得同意后提報(bào)采購(gòu)部門,簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。 ?。?)如果是單一來(lái)源采購(gòu)或指定采購(gòu)

3、廠家及品牌的產(chǎn)品,請(qǐng)購(gòu)部門必須作出書(shū)面說(shuō)明。 ?。?)請(qǐng)購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書(shū)面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。  4.公司物料請(qǐng)購(gòu)單的提報(bào)部門 ?。?)公司經(jīng)營(yíng)安裝及維修保養(yǎng)業(yè)務(wù)所需的物料、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由所需部門提報(bào); ?。?)公司生活及辦公的物料、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由營(yíng)管部提報(bào); ?。?)公司各部門專用的物料由各部門自行提報(bào)。  二、請(qǐng)購(gòu)單的接收及分發(fā)規(guī)定   1、請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn)   (1)采購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫(xiě)是否按照規(guī)定填寫(xiě)完整

4、、清晰,檢查請(qǐng)購(gòu)單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批;  (2)接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃不采購(gòu),名稱規(guī)格等不完整清晰不采購(gòu),圖片或詳細(xì)參數(shù)資料不全不采購(gòu),庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的物料不采購(gòu)的原則;   (3)通知倉(cāng)庫(kù)管理人員核查請(qǐng)購(gòu)物料是否有庫(kù)存;   (4)對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購(gòu)物料應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。  2、請(qǐng)購(gòu)單的分發(fā)規(guī)定 ?。?)對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理;   (2)對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;   (3)無(wú)法于請(qǐng)購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門;

5、   (4)重要的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。  3、采購(gòu)周期的規(guī)定   (1)常規(guī)商品采購(gòu)周期在7天,,  (2)遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略,緊急采購(gòu)商品周期在3天時(shí)間;  三、詢價(jià)及其規(guī)定  1.詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,了解圖紙及其技術(shù)要求,遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門溝通;  2.屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購(gòu);  3.對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;  4.所有采購(gòu)項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià),原則

6、能不通過(guò)其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià);  5.對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門需求的物料或其他物料,如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品;   6.遇到重要的物料、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購(gòu)金額大于10萬(wàn)的采購(gòu)情況,詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況,按照附表四(擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單)的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書(shū);   7.詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià);   8.除固定資產(chǎn)外單次采購(gòu)金額在1萬(wàn)元以下項(xiàng)目可以自行采購(gòu);單次采購(gòu)金額預(yù)算金額在1萬(wàn)元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)采購(gòu),比價(jià)或招標(biāo)

7、項(xiàng)目應(yīng)至少邀請(qǐng)四家以上單位參與;單次采購(gòu)金額預(yù)算價(jià)格在20萬(wàn)元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購(gòu)部組織招標(biāo),公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督;單次采購(gòu)金額預(yù)算價(jià)格在100萬(wàn)元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo);   9. 比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力,具有提供或完成我公司所需物料和項(xiàng)目的能力;  10.比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)按照附表五(物料詢價(jià)表)的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià);  11.在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書(shū)面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。  三、比價(jià)、議價(jià)  1.對(duì)廠商的供應(yīng)能力,交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn);

8、  2.對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析,是否其他廠商的價(jià)格最低,所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出;   3.收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開(kāi)標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況,設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格;  4.重要項(xiàng)目應(yīng)通過(guò)一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力,資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查,如通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等;  5.參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。  四、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總   1.比價(jià)比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),征得同意后方可匯總;   2.比價(jià)、

9、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價(jià)/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由,按照一定順序逐一審核;   3.如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。  五、合同的簽訂及其規(guī)定。   1.合同   合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同,受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購(gòu)工作主要涉及安裝、維修,保養(yǎng)材料及配件買賣合同。 ?。?)合同正文應(yīng)包含的要素  合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽

10、訂地點(diǎn);  采購(gòu)物料/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額,清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分;  包裝要求;  合同總額應(yīng)含稅,含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià),特殊情況應(yīng)注明;  付款方式;  工期;  質(zhì)量保證期;  質(zhì)量要求及規(guī)范;  違約責(zé)任和解決糾紛的辦法;  雙方的公司信息;  其他約定。 ?。?)合同簽訂及其規(guī)定  1)如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機(jī)密的,注意保密責(zé)任;  2)擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低;

11、  3)為防止合同工程量追加或追加無(wú)依據(jù),打包采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單;  4)遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn);  5)質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開(kāi)始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期;  6)詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求;  7)針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式,如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款,調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等  8)與初次合作的單位合作時(shí),應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款;  9)違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體;

12、   10)比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作;  11)合同簽定簽應(yīng)按照附表七(合同審查批準(zhǔn)單)的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查;  12)合同巡簽審查通過(guò)后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字,加蓋公司合同章方可生效;  13)簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。  六、付款及合同執(zhí)行  1.付款規(guī)定 ?。?)所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行; ?。?)按照進(jìn)度付款的采購(gòu)項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款; ?。?)按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫(xiě)附表八(資金支出審批單

13、)或附表九(付款審批單),該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款; ?。?)財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款,以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期,遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。  2.合同執(zhí)行   已簽訂合同由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn),由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督,如出現(xiàn)問(wèn)題,采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施,并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門及公司領(lǐng)導(dǎo);   (2)已簽訂的合同在執(zhí)行期間,應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況,跟蹤并督促其保質(zhì)保量,按時(shí)履約; ?。?)合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同,遇未

14、盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同;  七、報(bào)驗(yàn)與入庫(kù)   1.報(bào)驗(yàn)   (1)供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同,采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)的通知倉(cāng)儲(chǔ)部門進(jìn)行驗(yàn)收; ?。?)對(duì)于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司采購(gòu)部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行; ?。?)達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物料,采購(gòu)部門應(yīng)在第一時(shí)間聯(lián)合其他相關(guān)使用部門進(jìn)行質(zhì)檢。檢驗(yàn)合格,出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書(shū),對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤需求使用或不能入庫(kù)的情況采購(gòu)部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任; ?。?)用于公司生活和辦公,以及固定資產(chǎn)的物料同樣均在質(zhì)檢范疇之內(nèi)。   2.入庫(kù)

15、  (1)公司所有的材料、設(shè)備及外協(xié)配件入庫(kù)前均應(yīng)通過(guò)采購(gòu)部門的檢驗(yàn)或驗(yàn)收; ?。?)合同標(biāo)的物在確定發(fā)往公司庫(kù)房后,采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)儲(chǔ)部門,由倉(cāng)儲(chǔ)部門及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn); ?。?)采購(gòu)部門未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物,倉(cāng)庫(kù)在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物料接受; ?。?)倉(cāng)儲(chǔ)部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品,應(yīng)及時(shí)的入庫(kù),并及時(shí)出具入庫(kù)清單; ?。?)外協(xié)配件應(yīng)按照原材料入庫(kù); ?。?)質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定不入庫(kù)。    附表一  

16、 固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表  企業(yè)名稱: 編號(hào):  申請(qǐng)部門 申請(qǐng)時(shí)間購(gòu)置資產(chǎn)名稱購(gòu)置數(shù)量預(yù)算單價(jià)預(yù)算金額購(gòu)置原因:  購(gòu)置后效益分析:部門負(fù)責(zé)人  分管領(lǐng)導(dǎo)分管財(cái)務(wù)副總  總經(jīng)理   年 月 日  附表二   采 購(gòu) 申 請(qǐng) 表   申請(qǐng)部門:

17、 填報(bào)日期: 年 月 日采購(gòu)類別:□耗材 □材料 □配件 □辦公用品 □低值易耗 □其他 購(gòu)置原因:序號(hào)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量估價(jià)(總價(jià))交貨期備注12345678備注:  編制人: 部門經(jīng)理: 分管副總:  采購(gòu)副總: 財(cái)務(wù)副總: 總經(jīng)理:    附表三   工程物料采購(gòu)審批單  部門名稱 年月日

18、  序號(hào)項(xiàng)目名稱規(guī)格  單位數(shù)量單價(jià)金額審批備注總經(jīng)理:分管副總:財(cái)務(wù)審核:財(cái)務(wù)副總合計(jì)金額大寫(xiě):¥:  經(jīng)辦人: 部門負(fù)責(zé)人: 復(fù)核人:  序號(hào)投標(biāo)單位名稱資質(zhì)情況業(yè)績(jī)情況聯(lián)系人電話/傳真手機(jī)電子郵箱備注123456789附表四  擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單  單位名稱: 填報(bào)日期: 年 月 日  經(jīng)辦人: 采購(gòu)部: 分管副總:

19、 采購(gòu)副總: 財(cái)務(wù)副總: 總經(jīng)理:  附表五  物料詢價(jià)表 日期:年 月 日 需求單位:序號(hào) 材料名稱規(guī)格型號(hào)單 位數(shù)量單價(jià)小 計(jì)備 注1       2       3       4       5       6       7       合計(jì):供方  信息報(bào)價(jià)單位(蓋章):供貨  周期 付款方式 聯(lián)系人 電話  傳真 郵箱  公司網(wǎng)址 辦公地址:需方

20、  信息公司名稱:聯(lián)系人商務(wù):電話 傳真 技術(shù): 郵 箱 公司網(wǎng)址 辦公地址: 郵 編: 備注:1.本報(bào)價(jià)含17%的增值稅,含運(yùn)費(fèi);  2.本單只做詢價(jià)用,非正式訂單。  附表六   比價(jià)/招標(biāo)匯總表  企業(yè)名稱: 制表時(shí)間: 年 月 日  物料  名稱規(guī) 格單位包裝

21、  標(biāo)準(zhǔn)公司名稱一次報(bào)價(jià)二次報(bào)價(jià)工期付款  方式聯(lián)系人選定  廠家采購(gòu)部意見(jiàn):  經(jīng)辦人: 采購(gòu)部: 技術(shù)副總: 分管副總: 財(cái)務(wù)副總: 總經(jīng)理:  備注:  附表七  合同審查批準(zhǔn)單   合同編號(hào):  合同名稱: 合同標(biāo)的物:產(chǎn)品

22、(承攬)單價(jià)/合同總額: ?。ぃ? 元(人民幣: 元整)。招(評(píng))標(biāo)情況:  詳見(jiàn)報(bào)價(jià)及合同。合同洽談人:公司律師意見(jiàn):品管意見(jiàn):分管副總意見(jiàn):分管財(cái)務(wù)副總意見(jiàn):公司總經(jīng)理意見(jiàn):  附表八  資金支出審批單  部門名稱 年 月 日  序號(hào)項(xiàng)目名稱支付依據(jù)  合同金額已付金額  申請(qǐng)金額審批備注總經(jīng)理:財(cái)務(wù)副總分管副總:財(cái)務(wù)審核:合計(jì)金額大寫(xiě):¥:經(jīng)辦人:

23、 部門負(fù)責(zé)人: 復(fù)核人:  附表九   付款申請(qǐng)審批單   合同編號(hào):  合同名稱:付款依據(jù):  合同金額、已付款額:申請(qǐng)付款方式、付款金額:  合同金額:¥ 元;  已付款額:¥ 元;  申請(qǐng)付款金額:¥ 元; 質(zhì)保金: ;  本次申請(qǐng)付款大寫(xiě):合同洽談人:分管副總意見(jiàn):財(cái)務(wù)副總意見(jiàn):總經(jīng)理意見(jiàn):  材料檢驗(yàn)檢驗(yàn)管理制度   目 的:對(duì)材料特性,質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)和監(jiān)控,驗(yàn)證材料要求得到滿足,以確保需求部門的要求。   范 圍:適用于對(duì)安裝所需的所有的外購(gòu)配件,   職 責(zé):材料主管,庫(kù)管負(fù)責(zé)材料質(zhì)量檢驗(yàn)的控制,采購(gòu)主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)不合格產(chǎn)品的處置和處置的控制  問(wèn)題件返修流程

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