酒店采購管理制度

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1、采購管理制度 酒店采購錄屬酒店財(cái)務(wù)部管理，接受財(cái)務(wù)監(jiān)督、成本控制、管理公司及其他部門的監(jiān)督、稽查，全面負(fù)責(zé)酒店的采購工作。 第一條 采購工作基本要求 1、 所有采購項(xiàng)目均需酒店總經(jīng)理簽批授權(quán)、財(cái)務(wù)部、管理公司批準(zhǔn)同意。 2、 所有采購物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì)，月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報(bào)價(jià)單。 3、 采購人員須對自己采購物品的價(jià)格、品質(zhì)負(fù)責(zé)。 4、 采購人員須每月通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格信息庫，以書面形式匯報(bào)給酒店財(cái)務(wù)部及公司。 5、 所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔

2、并妥善保管，有人員變動(dòng)時(shí)須全部列入移交。 6、 采購時(shí)間要求：一般物品采購時(shí)間為3-5天，急用物品第二天必須采購回來，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個(gè)月下單采購。 7、 采購部禁止采購任何未下申購單的物品，否則財(cái)務(wù)部將不予以報(bào)銷。 8、 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜。 9、 采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時(shí)簽批支付事宜，對到期的應(yīng)付帳款，酒店應(yīng)及時(shí)支付，以建立酒店良好形象，維護(hù)酒店財(cái)務(wù)信譽(yù)，同時(shí)也為日后的采購工作提供便利。 第二條 采購崗位職責(zé) 1、 了解各部門物品需求及各類物品市場的供應(yīng)情況，掌握財(cái)務(wù)部對各種物品的采購成本及采購資金的控制要

3、求，熟悉了解各種物品的采購計(jì)劃。降低物資食品采購成本，為酒店提供價(jià)格合理質(zhì)量好的各類物資及食品。 2、 了解部門和倉庫各類物品的消耗情況和庫存物資動(dòng)態(tài)，會(huì)同有關(guān)部門根據(jù)實(shí)際經(jīng)營情況，合理、科學(xué)地根據(jù)采購計(jì)劃，對各種物品進(jìn)行價(jià)格調(diào)查。 3、 搜集市場上各類物質(zhì)的價(jià)格信息，作好資料的存檔工作；積極配合搞好物資食品保管工作，做好物資平衡工作，及時(shí)處理呆滯物資，加速物資周轉(zhuǎn)。 4、 大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準(zhǔn)的計(jì)劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。 5、 主動(dòng)協(xié)調(diào)與酒店內(nèi)其他各部門的關(guān)系，經(jīng)常傾聽使用部門對物資采購工作的意見，及

4、進(jìn)改進(jìn)采購工作。 6、 協(xié)助客房倉庫作好物質(zhì)的驗(yàn)收工作，對質(zhì)量不合格和價(jià)格不符的產(chǎn)品給予退換貨工作。對食品原料進(jìn)庫前，要嚴(yán)格驗(yàn)收，注意食品的生產(chǎn)期，不進(jìn)保質(zhì)期已過一半的食品，確保食品原料的新鮮度。 7、 與有關(guān)供應(yīng)商作好積極的溝通，保持良好的合作關(guān)系。 8、 嚴(yán)格執(zhí)行酒店財(cái)務(wù)制度，遵紀(jì)守法，不索賄、不受賄，在平等互利在原則下開展作業(yè)。 第三條 采購物資審批流程 部門需求 部門經(jīng)理采購申請 財(cái)務(wù)審核 庫房、成本復(fù)核 店總經(jīng)理審批； 大型采購需管理公司審批 市場詢價(jià)、貨比三家 月結(jié) 現(xiàn)付 管理公司審批 下單采購

5、 驗(yàn)收入庫 部門領(lǐng)用 備注： 1、部門根據(jù)營業(yè)情況需要，在部門、庫房沒有該物資或該物資不足的情況下可以申購，部門負(fù)責(zé)人在庫存定額不足的情況下根據(jù)物資定額提出申購，申購前部門和庫房必須認(rèn)真檢查部門及庫房該物資庫存量及有無替代品。 2、采購物資的申請審批流程（貨比三家工作流程） 每類物資報(bào)價(jià)單需要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采購物品價(jià)格的合理性。酒店采取三方報(bào)價(jià)的方法進(jìn)行采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個(gè)或3個(gè)以上供應(yīng)商，具體做法是： 1、 采購部按照采購申購單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報(bào)價(jià)單，包括： 1） 填寫空白報(bào)價(jià)單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地

6、、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時(shí)間，送交供應(yīng)商（至少選擇3個(gè)供應(yīng)商），要求填寫供應(yīng)商價(jià)格、聯(lián)系地址、電話。 2） 對于交通不便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價(jià)，用電話詢價(jià)時(shí)應(yīng)把詢價(jià)結(jié)果填在報(bào)價(jià)單上，并記下報(bào)價(jià)人的姓名、職務(wù)等。 3） 提出采購部的選擇意見和理由，連同報(bào)價(jià)單一起送交管理公司審批。 2、 管理公司根據(jù)采購部提供的有關(guān)報(bào)價(jià)資料，參考采購部的意見，對幾個(gè)供應(yīng)商報(bào)來的貨品價(jià)格以及質(zhì)量、信譽(yù)等進(jìn)行評估后，確定其中一家信譽(yù)好，品質(zhì)高，價(jià)格低的供應(yīng)商，下單采購。 第四條 臨時(shí)物品采購工作程序 1、 臨時(shí)物品的采購申請： 臨時(shí)采購物品必須是在營業(yè)部門運(yùn)行過程中的某

7、些突發(fā)需求（包括客人的某些需求和酒店本身產(chǎn)生的突發(fā)需求，例：工程維修配件等）部門申請人詳細(xì)填寫申購單，注明所需采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等 2、 臨時(shí)物品的采購審批 部門負(fù)責(zé)人簽字審核，檢查所需采購物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格等必要時(shí)進(jìn)行刪減和增補(bǔ)，并注明急需采購的原因。 3、 臨時(shí)物品的采購實(shí)施： 采購員根據(jù)部門所下的申購單直接采購，部門急用的物品采購必須當(dāng)天完成；采購員將部門所采購物品購回后，需將申購單交給相關(guān)部門補(bǔ)簽手續(xù)。 4、 臨時(shí)物品的采購驗(yàn)證： 采購購回物品后，倉庫及部門負(fù)責(zé)人驗(yàn)貨給予優(yōu)先及時(shí)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格入庫后交與申請部門領(lǐng)用。 第五條 采購物資驗(yàn)貨流程 1、

8、無論是供應(yīng)商或是采購購回的物品必須先驗(yàn)收再入庫，由庫房根據(jù)申購單驗(yàn)收貨物，不允許直接將貨物交與使用部門。 2、對于不符合采購申購單的貨物，庫房人員有權(quán)拒收，供應(yīng)商或采購人員辦理入庫驗(yàn)收手續(xù)后，倉管應(yīng)開入庫單，并將入庫單客戶聯(lián)交采購員或供應(yīng)商辦理結(jié)算手續(xù)。 3、倉管在驗(yàn)貨過程中對項(xiàng)目質(zhì)量、規(guī)格等難以確認(rèn)的情況下應(yīng)主動(dòng)請使用部門一起驗(yàn)收。 4、在驗(yàn)收過程中，倉管或使用部門有權(quán)對不符合要求的物品提出退貨要求，經(jīng)確認(rèn)實(shí)屬不符的由采購人員或供應(yīng)商辦理退貨手續(xù)， 5、購買、收貨和使用三個(gè)環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作、共同做好工作，對于有爭議的問題應(yīng)各自向上級報(bào)告協(xié)調(diào)解決。 第六條

9、 采購部付款流程 1、工程進(jìn)度付款： 1）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)施工合同約定及項(xiàng)目進(jìn)度情況，遞交付款申請表，詳細(xì)寫明申請人、部門、申請日期、收款單位、收款單位帳號、合同號、項(xiàng)目名稱、完工進(jìn)度、付款內(nèi)容、合同總價(jià)、已付金額、本次付款額等信息。 2）店財(cái)務(wù)復(fù)核（包括核對合同、發(fā)票、經(jīng)審批的付款申請表等手續(xù)，確保經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)性、合法性）； 3）管理公司工程總監(jiān)審核（再次對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)性、合法性、合理性確認(rèn)） 4）管理公司財(cái)務(wù) 5）管理公司總經(jīng)理審批 6）付款單據(jù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部付款 2、酒店物品、材料設(shè)備付款： 1）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)合同約定，遞交付款申請表，詳細(xì)寫明申請人、部門、申請日期、收款單位、收款單位帳號、合同號、項(xiàng)目名稱、付款內(nèi)容、付款條件、付款金額等信息。 2）店總經(jīng)理審核（對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)性、合法性、合理性確認(rèn)） 3）管理公司審核（再次對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)性、合法性、合理性確認(rèn)） 4）管理公司財(cái)務(wù) 5）管理公司總經(jīng)理審批 6）付款單據(jù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部付款 5