ACCESS實(shí)例教程(數(shù)據(jù)表的操作).ppt

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ACCESS實(shí)例教程,——數(shù)據(jù)表的操作（第2章）,1，建立表結(jié)構(gòu)2，向表中輸入數(shù)據(jù)3，建立表對(duì)象之間的關(guān)聯(lián)4，操作表中記錄5，設(shè)置數(shù)據(jù)表格式,本章要點(diǎn)：,2.1建立表結(jié)構(gòu),數(shù)據(jù)表由表結(jié)構(gòu)和表記錄兩部分組成，建立表結(jié)構(gòu)在表的設(shè)計(jì)視圖中完成，表的全部字段和每個(gè)字段的屬性在設(shè)計(jì)視圖中確定。,2.1.1表的設(shè)計(jì)視圖,一個(gè)表要圍繞一個(gè)主題設(shè)計(jì)字段，每個(gè)字段都應(yīng)該是最小的邏輯部分，計(jì)算字段或推導(dǎo)字段不要作為表中的字段。,2.1.2字段的命名規(guī)則,字段的命名規(guī)則如下：1．字段名可以包含字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符，第一個(gè)字符不能是空格。2．字段名不能包含小數(shù)點(diǎn)、嘆號(hào)、方括號(hào)、西文單引號(hào)、西文雙引號(hào)。3．字段長(zhǎng)度為1～64個(gè)字符，在Access中一個(gè)漢字當(dāng)作一個(gè)字符看待。,2.1.3字段大小字段大小用來定義字段所占的字節(jié)數(shù)。只有文本型字段和數(shù)字型字段需要指定字段大小，其他類型的字段由系統(tǒng)分配字段大小，例如，“出生日期”是日期/時(shí)間類型，字段大小為8，“婚否”是邏輯類型，字段大小為1。一個(gè)字符和一個(gè)漢字字段大小都是1。2.1.4字段的數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型決定用戶能保存在該字段中值的種類。Access字段的數(shù)據(jù)類型有10種，分別是：文本、備注、數(shù)字、日期/時(shí)間、貨幣、自動(dòng)編號(hào)、是/否、OLE對(duì)象、超鏈接、查閱向?qū)А?1．文本型文本型字段用來存放文本或作為文本看待的數(shù)字。如：學(xué)號(hào)、姓名、性別等字段。如果設(shè)置字段大小為5，則該字段的值最多只能容納5個(gè)字符。文本型字段的默認(rèn)大小為50，最多可達(dá)255個(gè)字符。文本型數(shù)字的排序按照字符串排序方法進(jìn)行。如文本型數(shù)字按升序排序：1、10、100、2、20、2002．備注型備注型字段用來存放較長(zhǎng)的文本和文本型數(shù)字。如：備忘錄、簡(jiǎn)歷等字段都是備注型。當(dāng)字段中存放的字符個(gè)數(shù)超過255時(shí)，應(yīng)該定義該字段為備注型。備注型字段大小是不定的，由系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)整，最多可達(dá)64K。Access不能對(duì)備注型字段進(jìn)行排序、索引、分組。,3．?dāng)?shù)字型數(shù)字型字段存放數(shù)字。如：工資、年齡等，數(shù)字型字段可以與貨幣型字段做算術(shù)運(yùn)算。數(shù)字型字段的大小由數(shù)字類型決定，常用數(shù)字類型有以下幾種：（1）字節(jié)，存放0～255之間的整數(shù)，字段大小為1。（2）整型，存放-32768～32767之間的整數(shù)，字段大小為2。（3）長(zhǎng)整型，存放-2147483648～2147483647之間的整數(shù)，字段大小為4。（4）單精度型，存放-3.4E38～3.4E38之間的實(shí)數(shù)，字段大小為4。（5）雙精度型，存放-1.79734E308～1.79734E308之間的實(shí)數(shù)，字段大小為8。,4．日期/時(shí)間型日期/時(shí)間型字段存放日期、時(shí)間、或日期時(shí)間的組合。如：出生日期、入校日期等字段都是日期/時(shí)間型字段。字段大小為8個(gè)字節(jié)，由系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置。日期/時(shí)間型的常量要用一對(duì)#號(hào)括起來。5．貨幣型貨幣型字段存放具有雙精度屬性的數(shù)字。系統(tǒng)自動(dòng)將貨幣字段的數(shù)據(jù)精確到小數(shù)點(diǎn)前15位及小數(shù)點(diǎn)后4位。字段大小為8，由系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置。向貨幣型字段輸入數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給數(shù)據(jù)添加2位小數(shù)，并顯示美元符號(hào)與千位分隔符。,6．自動(dòng)編號(hào)型自動(dòng)編號(hào)型字段存放系統(tǒng)為記錄綁定的順序號(hào)，長(zhǎng)整型，字段大小為4，由系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置。一個(gè)表只能有一個(gè)自動(dòng)編號(hào)型字段，該字段中的順序號(hào)永久與記錄相聯(lián)，不能人工指定或更改自動(dòng)編號(hào)型字段中的數(shù)值。刪除表中含有自動(dòng)編號(hào)字段的記錄以后，系統(tǒng)將不再使用已被刪除的自動(dòng)編號(hào)字段中的數(shù)值。例如，輸入10條記錄，自動(dòng)編號(hào)從1到10，刪除前3條記錄，自動(dòng)編號(hào)從4到10，刪除第7條記錄，自動(dòng)編號(hào)中永遠(yuǎn)設(shè)有7。與財(cái)務(wù)、稅務(wù)有關(guān)的數(shù)據(jù)表通常設(shè)自動(dòng)編號(hào)型字段，增加數(shù)據(jù)的安全性。,7．是/否型是/否型字段存放邏輯數(shù)據(jù)，字段大小為1，由系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置。邏輯數(shù)據(jù)只能有2種不同的取值。如：婚否、團(tuán)員否。所以，是/否型數(shù)據(jù)又被稱為“布爾”型數(shù)據(jù)。是/否型字段內(nèi)容通過畫“√”輸入，帶“√”的為“真”，不帶“√”的為“假”，“真”值用true或on或yes表示，“假”值用false或off或no表示。,8．OLE對(duì)象型OLE（ObjectLinkingandEmbedding）的中文含義是“對(duì)象的鏈接與嵌入”，用來鏈接或嵌入OLE對(duì)象，如：文字、聲音、圖像、表格等。表中的照片字段應(yīng)設(shè)為OLE對(duì)象類型。OLE對(duì)象型字段的字段大小不定，最多可達(dá)到1GB。OLE對(duì)象只能在窗體或報(bào)表中用控件顯示。不能對(duì)OLE對(duì)象型字段進(jìn)行排序、索引或分組。9．超鏈接型超鏈接型字段存放超鏈接地址，如：網(wǎng)址、電子郵件。超鏈接型字段大小不定。,10．查閱向?qū)筒殚喯驅(qū)妥侄稳匀伙@示為文本型，所不同的是該字段保存一個(gè)值列表，輸入數(shù)據(jù)時(shí)從一個(gè)下拉式值列表中選擇。值列表的內(nèi)容可以來自表或查詢，也可以來自定義的一組固定不變的值。例如，將“性別”字段設(shè)為查閱向?qū)鸵院?，只要在“男”和“女?個(gè)值中選擇一個(gè)即可。查閱向?qū)妥侄未笮〔欢ā?2.1.5設(shè)置字段屬性,字段屬性是字段特征值的集合，分為常規(guī)屬性和查閱屬性2種，用來控制字段的操作方式和顯示方式。不同字段類型有不同的屬性集合。,1，輸入掩碼：字段的輸入模板,有效性規(guī)則是一個(gè)條件，用來為字段的值定義數(shù)據(jù)范圍和數(shù)值要求。如果輸入的數(shù)據(jù)不符合有效性規(guī)則，將給出提示信息，并且光標(biāo)停在原處，直到輸入正確數(shù)據(jù)為止。注意，有效性規(guī)則的設(shè)置不能與默認(rèn)值沖突。例如：性別字段只能輸入文字男或女，用："男"or"女"。例如：年齡字段的范圍是大于0，用：>0。例如：出生日期的字段范圍是2001年，用：>=#2001-1-1#and<=#2001-12-31#。,2．有效性規(guī)則,2.1.6建立表結(jié)構(gòu)一個(gè)“學(xué)生信息”表的結(jié)構(gòu),2.1.7主鍵,若一個(gè)字段的值可以惟一標(biāo)識(shí)表中的記錄，則該字段所代表的信息稱為主鍵。如字段“學(xué)號(hào)”能惟一標(biāo)識(shí)一條記錄，可以將“學(xué)號(hào)”設(shè)置為主鍵。設(shè)置為主鍵的字段名又被稱為主關(guān)鍵字。主鍵可以保證數(shù)據(jù)輸入的安全性，作為主鍵的字段禁止重復(fù)值，也不能為空。主鍵還用于在表之間建立關(guān)系，建立了關(guān)系的多個(gè)表使用起來就像一個(gè)表一樣。主鍵類型有3種：自動(dòng)編號(hào)、單字段、多字段。,2.2向表中輸入數(shù)據(jù),向表中輸入數(shù)據(jù)可以直接輸入或?qū)胪獠繑?shù)據(jù)。從外部獲取數(shù)據(jù)有導(dǎo)入和鏈接兩種類型，導(dǎo)入的數(shù)據(jù)一旦操作完畢就與外部數(shù)據(jù)源無關(guān)。鏈接的數(shù)據(jù)只在當(dāng)前數(shù)據(jù)庫形成一個(gè)鏈接表對(duì)象，其內(nèi)容隨著數(shù)據(jù)源的變化而變化。,2.2.1打開表的數(shù)據(jù)表視圖,1．在表的設(shè)計(jì)視圖狀態(tài)下，單擊“數(shù)據(jù)表視圖”按鈕。2．在表的設(shè)計(jì)視圖狀態(tài)下，“視圖”菜單→“數(shù)據(jù)表視圖”。3．在庫中選取表→單擊“打開”按鈕。4．在庫中雙擊一個(gè)表的名字。,輸入OLE型數(shù)據(jù)單擊某記錄的“照片”字段→“插入”菜單→“對(duì)象”→對(duì)象類型選“畫筆圖片”→單擊“確定”按鈕→在畫筆窗口單擊“編輯”菜單→“粘貼來源”→在磁盤中選圖片→雙擊圖片將圖片粘入畫筆窗口→關(guān)閉窗口。,2.2.2向表中直接輸入數(shù)據(jù),例：導(dǎo)入txt文件作為表,2.2.3向庫中導(dǎo)入txt文件作為表,（1）在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊表對(duì)象→單擊“新建”按鈕→選“導(dǎo)入表”→“確定”→選文件位置→選文件類型為“文本文件”→選文件→單擊“導(dǎo)入”按鈕。顯示：,（2）單擊“下一步”→勾選“第一行包含字段名稱”→單擊“下一步”→選“新表中”→單擊“下一步”→給xh字段的數(shù)據(jù)類型選“文本”。,（3）單擊“下一步”→選“不要主鍵”→單擊“下一步”→給表起名為“成績(jī)”→單擊“完成”按鈕。,2.2.4向庫中導(dǎo)入電子表格作為表,例：導(dǎo)入xls文件作為表,（1）在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊表對(duì)象→“文件”菜單→選“獲取外部數(shù)據(jù)”→選“導(dǎo)入”→選文件位置→文件類型選“MicrosoftExcel”→選文件→單擊“導(dǎo)入”按鈕。顯示：,（2）單擊“下一步”→勾選“第一行包含列標(biāo)題”→“下一步”→選“新表中”→兩次單擊“下一步”→選“不要主鍵”→“下一步”→給表起名為“體檢”→“完成”。,2.2.5將另一個(gè)庫中的表導(dǎo)入到當(dāng)前庫中,例：將另一個(gè)庫中的表導(dǎo)入到當(dāng)前庫中,（1）在數(shù)據(jù)庫窗口中單擊表對(duì)象→“文件”菜單→“獲取外部數(shù)據(jù)”→“導(dǎo)入”→選文件位置→文件類型選*.mdb→選文件→單擊“導(dǎo)入”按鈕。顯示：,（2）單擊一個(gè)表（如：“課程”表）→“確定”。,2.2.6鏈接外部數(shù)據(jù),鏈接的文件在當(dāng)前庫像表一樣顯示，但不是庫中真正的表。單擊表對(duì)象→“文件”菜單→“獲取外部數(shù)據(jù)”→“鏈接表”→選文件位置→選文件類型→選文件→單擊“鏈接”按鈕。鏈接文件的圖標(biāo)前都有鏈接標(biāo)記。,2.2.7將數(shù)據(jù)表導(dǎo)出為其他類型文件,例：將表導(dǎo)出為文本文件、電子表格“文件”菜單→“導(dǎo)出”→選保存位置→選導(dǎo)出的文件類型→為文件起名。,2.2.8表對(duì)象的復(fù)制、刪除與重命名,用系統(tǒng)的“編輯”菜單中選取相應(yīng)操作項(xiàng)。其中，剪切、復(fù)制、粘貼、刪除、重命名都可以使用快捷鍵。分別是：Ctrl+X、Ctrl+C、Ctrl+V、del、F2。,2.3表記錄的操作,圖1-15層次模型,對(duì)表記錄的基本操作包括選定記錄、添加記錄、修改記錄、刪除記錄等。,2.3.1選定記錄,1，拖動(dòng)鼠標(biāo)選記錄,2，用記錄定位器,3，用菜單,2.3.2添加記錄,新添加的記錄只能放在表的末尾，實(shí)際上是追加記錄。將光標(biāo)定位在表記錄下面的第一個(gè)空行，然后輸入新記錄的各數(shù)據(jù)項(xiàng)。,2.3.3修改記錄,將光標(biāo)移到數(shù)據(jù)所在位置直接進(jìn)行編輯修改即可。在數(shù)據(jù)表中移動(dòng)光標(biāo)除了用鼠標(biāo)，還可以用快捷鍵。,2.3.4刪除記錄,1，右擊選取的記錄→快捷菜單中選“刪除記錄”。2，選取記錄→按Del鍵。3，選取記錄→“編輯”菜單→“刪除記錄”。說明：刪除記錄的操作是不能撤消的。,2.3.5查找與替換數(shù)據(jù),查找和替換是同一個(gè)對(duì)話框中兩個(gè)不同選項(xiàng)卡。,查找：用鼠標(biāo)單擊某列→“編輯”菜單→“查找”→在“查找內(nèi)容”中輸入字串→選“搜索”范圍→單擊“查找下一個(gè)”按鈕。,替換：用鼠標(biāo)單擊某列→“編輯”菜單→“替換”→在“查找內(nèi)容”中輸入字串→在“替換為”中輸入要替換的字串→單擊“查找下一個(gè)”按鈕→找到查找目標(biāo)后單擊“替換”按鈕。,簡(jiǎn)單排序：在數(shù)據(jù)表視圖選一個(gè)字段，單擊“升序排序”或“降序排序”按鈕，字段的值被排序。高級(jí)排序：“記錄”菜單→“篩選”→“高級(jí)篩選/排序”→在篩選窗口選字段和排序方式。,2.3.6排序記錄,例：篩選記錄,設(shè)置條件：,篩選結(jié)果：,2.4數(shù)據(jù)表的格式化,2.4.1設(shè)置數(shù)據(jù)表格樣式,“格式”菜單→“數(shù)據(jù)表”，打開“設(shè)置數(shù)據(jù)表格式”對(duì)話框，可以在對(duì)話框中更改數(shù)據(jù)表的顯示樣式。如背景色、網(wǎng)格線顏色、單元格效果、網(wǎng)格線顯示方式，等。,2.4.2設(shè)置行高列寬,“格式”菜單→“列寬”→在“列寬”對(duì)話框中輸入所需的列寬值→單擊“確定”按鈕?！案袷健辈藛巍靶懈摺薄凇靶懈摺睂?duì)話框中輸入所需的行高值→單擊“確定”按鈕。,2.4.3設(shè)置字體,“格式”菜單→“字體”→在“字體”對(duì)話框做設(shè)置，可以改變數(shù)據(jù)表的字體、字形、字號(hào)、字顏色等。,2.4.4隱藏列與取消隱藏列,選取一列或幾列→“格式”菜單→“隱藏列”，選中的列被隱藏?！案袷健辈藛巍叭∠[藏列”→在隱藏列字段前打?qū)础鷨螕簟瓣P(guān)閉”按鈕，該列被取消隱藏。,2.4.5凍結(jié)列與取消凍結(jié)列,選中一列或幾列→“格式”菜單→“凍結(jié)列”，或右擊選中的列→快捷菜單中選“凍結(jié)列”，凍結(jié)的列顯示數(shù)據(jù)表最左邊。拖動(dòng)水平滾動(dòng)條查看數(shù)據(jù)表，無論怎樣水平移動(dòng)數(shù)據(jù)表，被凍結(jié)的列始終顯示在窗口最左邊?！案袷健辈藛巍叭∠麑?duì)所有列的凍結(jié)”，數(shù)據(jù)表中不再有凍結(jié)列。,2.5建立表對(duì)象之間的關(guān)聯(lián),2.4.1建立表的基本原則,1．一個(gè)表圍繞一個(gè)主題，一事一地，避免大而全。2．表中的字段代表原子數(shù)據(jù)，不可再分。象總分、平均分這樣的字段，是計(jì)算得到的二次數(shù)據(jù)，不要作為表中字段。3．表之間減少重復(fù)字段，只保留做連接用的公共字段即可。4．設(shè)置關(guān)鍵字和外部關(guān)鍵字，用于表之間建立聯(lián)系。說明：關(guān)鍵字是當(dāng)前表的主鍵字段，外部關(guān)鍵字是在其他表做主鍵字段。,2.4.2表之間的關(guān)系,表之間有3種關(guān)系：一對(duì)一、一對(duì)多、多對(duì)多。其中，多對(duì)多關(guān)系都被拆分成幾個(gè)一對(duì)多關(guān)系。所以，只須建立表之間的一對(duì)一關(guān)系和一對(duì)多關(guān)系即可。最常用的關(guān)系是一對(duì)多關(guān)系，要滿足如下幾點(diǎn)要求：1．建立關(guān)系的兩個(gè)表要有公共字段，兩字段類型相同，名稱可以不同。2．建立關(guān)系以后，“一”方的表稱為主表，“多”方的表稱為子表。3．子表中公共字段的值在主表公共字段中有匹配的值，主表公共字段的值不必與子表匹配。子表可以是空表。,2.4.3參照完整性,參照完整性是一個(gè)規(guī)則系統(tǒng)，用來確保相關(guān)表行之間關(guān)系的有效性，并確保不會(huì)在無意之間刪除或更改相關(guān)數(shù)據(jù)。在定義兩個(gè)表之間關(guān)系時(shí)，如果實(shí)施了參照完整性，子表將不能隨意添加記錄，也不能隨意更改公共字段中的值。如果同時(shí)勾選了“級(jí)聯(lián)更新”和“級(jí)聯(lián)刪除”選項(xiàng)，在主表中更改公共字段中的值，子表對(duì)應(yīng)的值自動(dòng)被更改，在主表中刪除某條記錄，子表中所有對(duì)應(yīng)記錄自動(dòng)被刪除。,例:建立學(xué)生表與公共課成績(jī)表一對(duì)多關(guān)聯(lián)，實(shí)施參照完整性。,（1）在數(shù)據(jù)庫窗口→“工具”菜單→“關(guān)系”，或單擊“關(guān)系”按鈕。（2）在“顯示表”窗口選取表→單擊“添加”按鈕。,2.4.4建立表之間的關(guān)聯(lián),（3）用鼠標(biāo)在相關(guān)字段之間劃一條線→在“編輯關(guān)系”窗口勾選“實(shí)施參照完整性”、“級(jí)聯(lián)更新相關(guān)記錄”和“級(jí)聯(lián)刪除相關(guān)記錄”→單擊“創(chuàng)建”按鈕。（4）兩表之間建立了關(guān)系。,例：將“學(xué)生名單”表拆分為兩個(gè)新表,（1）“學(xué)生名單”表,2.4.5拆分表,（2）“工具”菜單→“分析”→“表”。（3）按向?qū)е甘鞠蛳虏僮?。?）將“院系”字段拖到窗口空白處產(chǎn)生新表→在表名框中輸入office。,5，將“院長(zhǎng)”字段和“院辦電話”字段拖到office表中→選中“院系”字段→單擊窗口右上方按鈕，“院系”字段被設(shè)為主鍵。6，選中“學(xué)號(hào)”字段→單擊按鈕將其設(shè)為主鍵→單擊按鈕將“學(xué)號(hào)”字段所在的表命名為“xs”。拆分出來的兩個(gè)新表：,