《合同管理辦法》(共11頁)

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1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上 合同管理辦法 深金客服發(fā)[2012] 55號(hào) 第一條 目的和依據(jù) 為規(guī)范對(duì)外簽約行為，防范和控制經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)各類合同的管理，維護(hù)深圳金融聯(lián)客戶服務(wù)中心（以下簡稱“客服中心”）的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合集團(tuán)公司的相關(guān)制度要求，特修訂本管理辦法。 第二條 適用范圍 本管理辦法適用于深圳市金融聯(lián)客服中心總部及各分支機(jī)構(gòu)。 第三條 適用對(duì)象 本管理辦法適用于除人事合同（勞動(dòng)合同、實(shí)習(xí)協(xié)議）外的其他各類型合同及補(bǔ)充協(xié)議，包括業(yè)務(wù)、采購、投資、招聘、財(cái)務(wù)等。 第四條 合同管理流程 1. 合同管理流程包括：合同準(zhǔn)備、合同評(píng)審、合同簽訂

2、、合同履行、合同變更與解除、合同管理監(jiān)督、合同保管與查閱七個(gè)主要環(huán)節(jié)。 2. 參與合同評(píng)審的各部門應(yīng)當(dāng)在收到合同之日起一個(gè)工作日之內(nèi)完成評(píng)審工作。 3. 合同管理流程中各環(huán)節(jié)主要工作、責(zé)任主體、主要文件、注意事項(xiàng)等，請參閱附件一《合同管理審核流程表和審批權(quán)限》（表1、表2）。 第五條 合同訂立 1. 承辦部門在經(jīng)過調(diào)研、洽談確立意向后，擬定有關(guān)書面文件，經(jīng)業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)人員審核后，報(bào)有簽訂權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)審批訂立。合同審核內(nèi)容及相關(guān)職責(zé)，請參閱附件二《合同管理相關(guān)人員審核內(nèi)容及職責(zé)》。 2. 以公司名義簽訂合同的，必須由公司法定代表人或授權(quán)委托人簽字。法定代表人或授權(quán)委托人簽字時(shí)，須確認(rèn)合

3、同必要、合法、審核完備。 3. 簽訂合同時(shí)，合同承辦部門有義務(wù)對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格審查，應(yīng)要求對(duì)方提供相應(yīng)證照和資信證明，對(duì)相關(guān)證件的真實(shí)性、有效性認(rèn)真進(jìn)行審查、核實(shí)，并對(duì)其資信狀況進(jìn)行調(diào)查。 4. 合同文本，盡可能采用公司統(tǒng)一格式的書面文本。并記錄、保存相關(guān)傳真、電子數(shù)據(jù)等信息。 5. 合同分為格式合同與非格式合同；對(duì)于非格式合同則按重大合同與一般合同區(qū)分管理，一般合同按公司權(quán)限審批要求規(guī)定執(zhí)行（參見附件三《一般合同評(píng)審及用印申請表》）。重大合同必須經(jīng)集團(tuán)公司法務(wù)審核，并最終上報(bào)董事長審批后方可簽署（參見附件四《下屬公司重大類合同評(píng)審表》）。 6. 重大合同是指，合同內(nèi)容包

4、括以下條件之一的合同：對(duì)外投資（包括股權(quán)投資、風(fēng)險(xiǎn)投資以及其他投資）、財(cái)務(wù)（貸款、借款、融資）、對(duì)外擔(dān)保、委托理財(cái)、委托律師、標(biāo)的高于公司注冊資本的百分之十以上或標(biāo)的超過100萬元以上的合同（對(duì)于同一業(yè)務(wù)多次或分批簽訂合同的，則以累計(jì)計(jì)算合同總金額）。以上重大合同如果需要進(jìn)行招投標(biāo)的，應(yīng)當(dāng)在招投標(biāo)之前，按照重大合同的審批程序報(bào)集團(tuán)審批完成后方可進(jìn)行招投標(biāo)工作。 7. 一般合同是指，除上述重大合同之外的合同。 8. 對(duì)于特殊的或難以判斷是否屬重大類的合同，在簽訂前向集團(tuán)公司審計(jì)部咨詢后，再執(zhí)行相關(guān)合同審批流程。 第六條 合同履行 1. 合同承辦部門應(yīng)盡職維護(hù)合同的履行，確保合同實(shí)際履行過

5、程及結(jié)果與合同條款相符。 2. 對(duì)方當(dāng)事人不履行或不全面、不適當(dāng)履行合同時(shí)，承辦部門應(yīng)在法定或約定期限內(nèi)以法定或約定方式向?qū)Ψ教岢霎愖h，并及時(shí)調(diào)查了解，采取有效措施，避免給公司造成經(jīng)濟(jì)損失。相關(guān)情況應(yīng)及時(shí)匯報(bào)有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。 3. 經(jīng)辦人員應(yīng)本著協(xié)商解決的原則處理發(fā)生履約困難的合同，若協(xié)商不成則通過訴訟或仲裁方式解決。 第七條 合同變更和解除 1. 發(fā)生特殊情況而不能全面履行時(shí)，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商變更或解除合同?！把a(bǔ)充、變更或合同解除”協(xié)議書的審批程序，與合同訂立審批程序保持一致。合同的變更、解除或補(bǔ)充必須采用書面形式，其份數(shù)應(yīng)與原合同份數(shù)一致，并盡快送達(dá)有關(guān)執(zhí)行、財(cái)務(wù)等部門。 2.

6、收到合同對(duì)方要求變更或解除合同的通知后，應(yīng)在合同約定的要約答復(fù)期內(nèi)做出明確的書面答復(fù)。 3. 出現(xiàn)下列情形之一時(shí)，須提出變更或解除合同：繼續(xù)履行合同，將給公司造成更大的經(jīng)濟(jì)損失；由于公司關(guān)閉、停產(chǎn)、轉(zhuǎn)產(chǎn)而確實(shí)無法履行；由于不可抗力或合同約定的免責(zé)條件發(fā)生，使合同無法履行；由于對(duì)方違約，使我方履行已無必要。 4. 基于上述理由變更或解除合同，應(yīng)盡快通知對(duì)方。 第八條 合同糾紛處理 合同發(fā)生糾紛時(shí)，應(yīng)首先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決。協(xié)商或調(diào)解能夠達(dá)成一致時(shí)，應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書面協(xié)議。 　　協(xié)商或調(diào)解不能達(dá)成協(xié)議時(shí)，可依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。 第九條 合同日常管理 公司綜合

7、管理部負(fù)責(zé)合同的日常管理，合同原件應(yīng)統(tǒng)一交綜合管理部保管，并建立合同管理臺(tái)賬，合同管理人員收到合同文本后，應(yīng)及時(shí)在本公司的合同管理臺(tái)賬上記錄。合同臺(tái)賬應(yīng)包括以下基本內(nèi)容：簽約日期、合同編號(hào)、合同名稱、雙方名稱、到期日期、承辦部門、備注。 第十條 對(duì)分支機(jī)構(gòu)合同管理要求 1. 各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)明確合同管理部門，配備合同管理人員（專兼職合同管理員），執(zhí)行本合同管理制度。各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)將合同管理人員名單報(bào)公司總部綜合管理部備案。 2. 各分支機(jī)構(gòu)合同的簽署必須遵循權(quán)限設(shè)置執(zhí)行審批程序，不得私自簽訂合同。若違反本規(guī)定私自簽署合同，視情節(jié)嚴(yán)重性和公司利益受損情況，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行績效處罰、紀(jì)律處罰，并追

8、究相關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任。 3. 合同發(fā)生糾紛時(shí)，承辦部門應(yīng)及時(shí)通知公司總經(jīng)理，需要通過訴訟或仲裁方式解決的，應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，同時(shí)應(yīng)迅速收集合同文本、票據(jù)、樣品、檢測結(jié)果、證人、證言等證據(jù)，與本公司法律顧問或者集團(tuán)公司法務(wù)人員商定代理人、訴訟方案等。 4. 各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)每年進(jìn)行至少一次內(nèi)部合同管理檢查，及時(shí)糾錯(cuò)整改，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。 第十一條 監(jiān)督與獎(jiǎng)懲 1. 公司總部綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督。 2. 公司對(duì)在合同管理工作中做出成績者及避免或挽回經(jīng)濟(jì)損失者予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。 3. 公司對(duì)以下情形，視情節(jié)嚴(yán)重性和公司利益受損情況，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行績效處罰、

9、紀(jì)律處罰，并追究相關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任。 (1)不按本辦法規(guī)定簽訂、變更或解除合同的； (2)使用非法手段簽訂合同的。 (3)簽訂有重大缺陷或無效合同的； (4)丟失合同文本及相關(guān)文件的； (5)提供虛假資料的； (6)超越授權(quán)或?yàn)E用授權(quán)簽約的； (7)發(fā)生糾紛后，隱瞞或不及時(shí)匯報(bào)或不及時(shí)采取措施的； (8)應(yīng)當(dāng)追究對(duì)方違約責(zé)任而擅自放棄的； (9)惡意串通或收受賄賂的； (10)泄漏合同意向、商業(yè)秘密或有關(guān)機(jī)密的。 第十二條 附則 1、本管理辦法適用于所有分支機(jī)構(gòu)，總部綜合管理部予以督導(dǎo)執(zhí)行； 2、本辦法自下發(fā)之日起更新生效，最終解釋權(quán)屬總部綜合管理部。 3

10、、附件 附件一：《客服中心合同管理流程表及審批權(quán)限》（表1）（表2） 附件二：《合同管理相關(guān)人員審核內(nèi)容及職責(zé)》 附件三：《一般合同評(píng)審及用印申請表》 附件四：《下屬公司重大類合同評(píng)審表》 附件五：《合同編號(hào)規(guī)則》 深圳市金融聯(lián)客戶服務(wù)中心股份有限公司 二〇一二年十月十七日 專心---專注---專業(yè) 附件一：《客服中心合同管理審核流程表》（表1） 序號(hào) 流程 工作內(nèi)容 責(zé)任者 相關(guān)文件 注意事項(xiàng) 1 合同準(zhǔn)備 審查對(duì)方的主體資格 承辦部門 營業(yè)執(zhí)照 審查名稱、住所、法定代表人、注冊資本、經(jīng)營范圍等 調(diào)查對(duì)方的履約能力和信譽(yù) 簡介、驗(yàn)資報(bào)告

11、、財(cái)務(wù)報(bào)表、資信證明等 調(diào)查對(duì)方合同保證度，包括資金、原材料、設(shè)備、技術(shù)、質(zhì)量、信譽(yù)等；必要時(shí)可要求提供驗(yàn)資報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行資信證明、以及擔(dān)保等 審查簽約代表人資格 法人授權(quán)委托書 如果不是法定代表人簽約，則應(yīng)要求對(duì)方簽約人出具法人授權(quán)委托書 檢查合同基本要素 合同文本 合同應(yīng)具備以下基本條款：名稱或者姓名、地址、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、支付方式、履行期限、履行方式、違約責(zé)任、解決爭議方法等 2 合同評(píng)審 審查合同必要性和合理性 承辦部門 《合同評(píng)審及用印申請表》 承辦人員全程跟蹤合同評(píng)審和審批過程。 審查合同合法性 法務(wù)人員 重大合同 審查金額合理性及稅

12、務(wù)等 財(cái)務(wù)部門 合同中有涉及款項(xiàng)和付款條款的，必須有財(cái)務(wù)部參與評(píng)審。 綜合評(píng)判 分管副總/總經(jīng)理/董事長 重大合同需董事長審批 3 合同簽定 在合同上簽字 授權(quán)代表 法人授權(quán)委托書 若簽約代表人不是法定代表人，則應(yīng)出具法人授權(quán)委托書 檢查權(quán)簽是否完備 綜合管理部印章管理人 4 合同履行 組織合同履行 承辦部門 檢查收付款情況 財(cái)務(wù)部門 處理糾紛 承辦部門 法律顧問、財(cái)務(wù)部門、律師等提供協(xié)助 5 合同保管 合同編號(hào)、保管、查詢 綜合管理部合同保管人員 合同及相關(guān)文件交接表 合同管理專員保留本公司所有合同的一份正本

13、，其余正本由業(yè)務(wù)部門或財(cái)務(wù)部保管。注意合同保密。 6 監(jiān)督與獎(jiǎng)懲 檢查合同管理規(guī)范性 公司總部綜合管理部 檢查報(bào)告和整改意見 合同管理工作，納入其績效考核中。根據(jù)檢查意見，及時(shí)整改。 對(duì)合同管理工作進(jìn)行獎(jiǎng)懲 總經(jīng)理 表彰狀/懲罰意見 附件一：《客服中心合同管理審核流程表》（表2） 一般合同 重大合同 類別 發(fā)起部門 發(fā)起部門責(zé)任人 財(cái)務(wù)審核 總經(jīng)辦分管領(lǐng)導(dǎo) 總經(jīng)理 董事長 集團(tuán) 業(yè)務(wù)/項(xiàng)目合同 營銷規(guī)劃中心 部門經(jīng)理、市場總監(jiān) 財(cái)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān) -------------- 審批 --------- ---------

14、 行政合同 綜合管理部 部門經(jīng)理 ------------- -------- --------- --------- 人力資源合同 人力資源部 部門經(jīng)理 ------------- -------- --------- --------- 財(cái)務(wù)合同 財(cái)務(wù)部 部門經(jīng)理 ------------- -------- --------- --------- 技術(shù)合同 信息技術(shù)部 部門經(jīng)理 ------------- -------- --------- --------- 【說明】1、實(shí)線箭頭“

15、”為必簽部門和崗位，虛線“--”視合同具體情況而定。 2、以上類別合同如果涉及交易金額及結(jié)算，或影響財(cái)務(wù)處理事項(xiàng)的，須經(jīng)財(cái)務(wù)部審核； 3、各類別合同達(dá)到集團(tuán)重大合同要求的，審批流程延伸。 附件二：《合同管理相關(guān)人員審核內(nèi)容及職責(zé)》 1．承辦部門職責(zé) 審查對(duì)方的主體資格 調(diào)查對(duì)方的履約能力和資信情況 審查簽約代表人資格 檢查合同基本要素 審查合同的必要性和合理性 組織合同履行，向上級(jí)通報(bào)履約問題 參加合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟的準(zhǔn)備及善后工作 2．財(cái)務(wù)部門職責(zé) 審查合同涉及的財(cái)務(wù)金額的合理性及相關(guān)稅務(wù)問題

16、 積極配合與監(jiān)督合同履行 3．法律顧問職責(zé) 審查合同的合法性 監(jiān)督檢查合同管理工作 4．綜合管理部職責(zé) 審核合同審批是否完備 在合同評(píng)審手續(xù)完備的情況下，加蓋公司印章 安排人員保管公司合同原件及建立合同檔案 保管所有合同壹份正本 保管《合同評(píng)審及用印申請表》 為本公司所有合同統(tǒng)一建檔 合同編號(hào)（參考附件編號(hào)規(guī)則：附件三） 登記合同查閱（注意保密） 6．權(quán)簽人（分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、董事長）職責(zé) 審核合同必要性、合理性、金額等重大方面 審批合同 監(jiān)督、指導(dǎo)合同的履行與合同糾紛處理 審核審批合同變更與解除 7.法定代表人 審核簽署

17、合同必要性、合理性、金額、評(píng)審和審批是否完備等重大方面 簽署或授權(quán)簽署合同（補(bǔ)充合同、變更合同或解除合同等） 附件三：《一般合同評(píng)審及用印申請表》 一般合同評(píng)審及用印申請表 申請人 申請時(shí)間 年 月 日 合同名稱 合同簽約雙方 甲方： 乙方： 合同主要內(nèi)容 標(biāo)的： 金額： 支付方式： 合同執(zhí)行時(shí)間 生效時(shí)間： 年 月 日 終止時(shí)間： 年 月 日 承辦部門 負(fù)責(zé)人 意見

18、 日期： 財(cái)務(wù)部 負(fù)責(zé)人 意見 日期： 分管領(lǐng)導(dǎo)意見 日期： 總經(jīng)理審批 日期： 用印種類 □ 公章 □ 合同專用章 □ 業(yè)務(wù)章 印章管理人簽字 l 常用合同應(yīng)請本公司法律顧問編制格式合同，此類合同的條款如無變更，則不必提交法

19、律顧問審核。 l 此表由合同管理專員保管。 附件四：集團(tuán)《下屬公司重大合同評(píng)審表》 公司重大類合同評(píng)審表 編號(hào)： 申 請 人 申請日期 合同名稱 主要內(nèi)容 填寫合同標(biāo)的、金額、支付方式等 生效時(shí)間 簽約雙方 公司承辦部門意見 簽字： 日期： 公司財(cái)務(wù)部門意見 簽字：

20、 日期： 公司主管副總經(jīng)理意見 簽字： 日期： 公司財(cái)務(wù)總監(jiān)意見 簽字： 日期： 公司總經(jīng)理意見 簽字： 日期： 公司董事長意見 簽字： 日期

21、 集團(tuán)公司相關(guān)部門意見 集團(tuán)公司法務(wù)人員意見 集團(tuán)公司主管副總裁意見 集團(tuán)公司主管財(cái)務(wù)副總裁意見 集團(tuán)公司總裁意見 簽字： 日期： 集團(tuán)公司董事長意見 簽字： 日期： 附件五：合同編號(hào)規(guī)則 1、編號(hào)規(guī)則：公司代碼-部門（分

22、支機(jī)構(gòu)）-年份-月份-全年累計(jì)序列號(hào) 2、公司代碼：五位，公司字號(hào)等拼音開頭字母 eg：深圳金融聯(lián)客服中心股份有限公司（jrlkf） 3、部門或機(jī)構(gòu)代碼（大寫）： 部門 代碼 部門 代碼 移動(dòng)事業(yè)部 YD 銀保事業(yè)部 YB 綜合管理部 ZHGL 人力資源部 HR 信息技術(shù)部 XXJS 營銷規(guī)劃中心 YXGH 財(cái)務(wù)部 CW 北京分公司 BJ 東莞分公司 DG 江西子公司 JX 4、示例： （1）移動(dòng)事業(yè)部今年十月簽定的第30份合同號(hào)：jrlkf-YD -2012-10-030 （2）北京今年十月簽訂第10份合同號(hào)：jrlkf-BJ -2012-10-010