《檔案管理規(guī)定》實施細則(發(fā)布版0871)

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1、 唐山建龍實業(yè)有限公司 制度編號：110A200502 制度頁數(shù)：共58頁 《檔案管理規(guī)定》實施細則 編 制 人：魏立健、李乃玲 審 核 人：吳 疆 批 準 人：王印忠 主辦單位：行政管理處 發(fā)布日期：2008年7月1日 生效日期：2008年7月1日 第一章 總 則 第一條 為加強唐山建龍實業(yè)有限公司（以下簡稱公司）檔案管理工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，更好地為企業(yè)發(fā)展服務，根據控股公司《檔案管理規(guī)定》，特制定本細則。 第二條 本細則的檔案是指公司在生產經營、基本建設和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式、各種載體的文件資料。 第三條 公

2、司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案和實物檔案六類。其中人事檔案由人力資源處管理，其它五類檔案由行政管理處檔案室管理。 第四條 本細則適用于公司唐山生產區(qū)檔案的管理。 第二章 檔案管理組織機構及其職責 第五條 公司成立檔案管理領導小組，設專、兼職檔案員。 組 長：主管檔案工作的公司領導 副組長：行政管理處一級主管（正職或主持全面工作的副職） 成 員：各單位一級主管（正職或主持全面工作的副職）、專職檔案員、兼職檔案員、項目部兼職檔案員、項目部各專業(yè)組長、項目部負責人 第六條 管理職責 1、組長：負責審查批準檔案工作規(guī)劃、計劃，對企業(yè)開展檔案工作負總責。

3、 2、副組長：負責組織實施檔案管理工作，監(jiān)督、檢查、指導執(zhí)行情況并對檔案鑒定銷毀審核把關。 3、各單位一級主管：對本單位歸檔文件資料的齊全、完整、準確負總責，監(jiān)督本單位兼職檔案員開展工作。 4、專職檔案員：貫徹執(zhí)行控股公司檔案管理規(guī)定和操作規(guī)范；編制公司檔案工作計劃；監(jiān)督、指導兼職檔案員開展工作，檢查、評價其工作業(yè)績，同時不斷改善與優(yōu)化檔案管理工作；負責公司檔案的收集、整理、立卷、提供利用等日常管理工作；對檔案管理工作質量負責，做好檔案保密和“八防工作”；對超過保管期限的檔案提出存銷初步意見并組織好鑒定銷毀工作。 5、兼職檔案員：對本單位形成的具有保存價值的各種形式、各種載體的文件資料

4、進行收集、積累和保管，對歸檔文件資料的準確性、有效性負責；做好文件資料移交前的安全保密工作，并按時移交歸檔。 6、項目部兼職檔案員：負責本項目形成的各類科技文件資料的收集、整理、立卷、歸檔工作，并按規(guī)定時間移交；項目部各專業(yè)組長：負責各專業(yè)資料的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范，是各專業(yè)資料的直接責任人；項目部負責人：負責該項目資料的完整、準確和歸檔及時性，資料交接時項目負責人要在移交清冊上簽字，是該項目文件資料管理和歸檔的第一責任人。 第三章 文件資料歸檔要求 第七條 文件資料歸檔要求 1、歸檔的文件資料必須齊全完整、真實有效，模糊不清、破損或易褪變的文件資料應予修復。 ????? 2、歸

5、檔的文件資料應為原件（定稿）或具有憑證作用、法律效應的文件資料，特別重要的文件應同時保存歷次修改稿。 ????? 3、歸檔文件資料的制成材料必須易于耐久保存，同時要保證圖像清晰、字跡工整，禁用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、紅墨水、復寫紙；計算機生成的文件定稿必須使用噴墨或激光打印機打印。 4、符合文書檔案歸檔范圍的電子文件的歸檔實行“雙套制”，具有永久、長期保存價值的電子文件歸檔時，必須制作相應的紙質版本，同時存檔。 5、電子文件歸檔時還應同時歸檔其支持性文件（指能夠生成運行文本、數(shù)據、圖形等文件和各種命令及設備運行所需的操作系統(tǒng)）。 6、非紙質文件資料（照片、錄音帶、光盤等

6、）應與其文字說明一并歸檔；反映同一內容而形式不同的文件資料應保持一致性。 第四章 文書檔案 第八條 文書檔案是指公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的直接記述和反映企業(yè)生產經營活動的具有現(xiàn)實和長遠查考價值的文件資料。 第九條 公司文書檔案分為行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、黨群工作類四大類。 第十條 文書檔案歸檔范圍和保管期限（見附件一） 第十一條 文書檔案歸檔責任劃分和歸檔時間 應當歸檔的文件資料，均由文件資料形成單位兼職檔案人員或特定專人負責收集、登記、整理，在規(guī)定時間內移交檔案室集中管理。一項工作由兩個以上單位共同參與辦理，在工作中形成的文件資料，由主辦

7、單位兼職檔案人員負責收集并按要求歸檔，任何單位和個人不得拒絕歸檔或據為己有。 1、以公司名義印發(fā)的紅字頭文件、會議紀要（含定稿、文件審批單、打印的正件），由行政管理處文秘人員負責收集、整理，于第二年二季度前歸檔。 2、公司級管理制度（含年度制度匯編）由企劃處兼職檔案人員統(tǒng)一收集、整理，于第二年二季度前歸檔。 3、各單位直接對外聯(lián)系形成的往來文件、報表、總結等屬于歸檔范圍的一般管理性文件資料，由形成單位兼職檔案人員收集，于第二年二季度前歸檔。 4、由公司領導簽批、行政管理處轉發(fā)相關單位承辦的外來文件（連同承辦過程中產生的文件資料）由承辦單位兼職檔案人員或特定專人負責收集，于該項工作承辦結

8、束后1個月內返回行政管理處，由行政管理處文秘人員統(tǒng)一管理，于第二年二季度前歸檔。 5、需領導閱知的外來文件由行政管理處文秘人員負責收集、整理，于第二年二季度前歸檔。 6、審計案卷、紀檢監(jiān)察、違紀案件調查處理資料，由控股公司審計監(jiān)察部駐唐審計處專人負責立卷、整理，于第二年二季度前歸檔。 7、法律案卷、公司法人治理及業(yè)務變更等法律相關工作中形成的文件資料由財務處法務人員收集、整理，于第二年二季度前歸檔。 8、加蓋合同專用章的法律合同文本及協(xié)議附件（不含銷售處產生的合同、協(xié)議）由財務處法務人員收集、整理，于第二年二季度前歸檔。 9、產品銷售合同、補償貿易合同、產品購銷協(xié)議、質量異議處理協(xié)議

9、由銷售處兼職檔案人員負責收集，于第二年二季度前歸檔。 10、加蓋公司印章的合同、協(xié)議由形成單位兼職檔案人員負責收集，于合同、協(xié)議簽訂后1個月內移交歸檔。 11、公司重要上報請示及上級批復文件由業(yè)務承辦單位兼職檔案人員負責收集，于請示批復后1個月內歸檔。 12、各種會議資料、重大活動文件資料由會議主辦單位、活動組織承辦單位的兼職檔案人員負責收集、整理，于會議或活動結束后1個月內歸檔。 13、各種證件資料由業(yè)務承辦單位兼職檔案人員或特定專人于取證后1個月內移交歸檔。 14、重要的、機密性較強的文件資料；變更、修改、補充的文件資料；公司內部機構變動和職工調動、離崗等留在單位或個人手中的文件

10、資料；公司產權變動過程中形成的文件資料；應歸檔的零散文件資料及其它臨時活動中形成的文件資料均由資料形成單位兼職檔案人員或特定專人隨時移交歸檔。 15、電子文件與紙質文件歸檔時間一致，各單位在歸檔紙質文件時要做好同版本電子文件的收集、整理、歸檔工作。 第十二條 文書檔案移交手續(xù) 1、文書檔案按年度歸檔時，由移交單位編制“年歸檔文件移交清冊”（見附件二），并附“年歸檔文件目錄”（見附件三）一式兩份，交接雙方在認真核對、檢查歸檔文件質量合格后，在移交清冊上簽名蓋章，雙方各存一份備查。 2、文書檔案資料日常歸檔時，需由移交人填寫“文件資料移交目錄”（見附件四），由檔案室備案。 第五章 科

11、技檔案 第十三條 科技檔案是記述和反映本公司基本建設、生產技術和科學研究等活動而形成的具有保存價值的科技文件資料。主要形式有文字資料、圖紙、圖表、計算數(shù)據等各種載體的文件資料。 第十四條 根據控股公司科技檔案分類，目前公司科技檔案的種類有：產品檔案、科研檔案、基本建設檔案、設備儀器檔案、房地產檔案。 第十五條 科技檔案歸檔范圍、歸檔份數(shù)和保管期限 對于公司科技類相關活動中，記載科技類過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的資料，均應收集齊全，整理、立卷歸檔；具體歸檔范圍、保管期限和歸檔份數(shù)符合（附件五）的要求。 第十六條 科技檔案歸檔責任劃分和歸檔時間 1、產品檔案在每項產品的計劃決策

12、階段、設計階段、試制階段、正式投產階段、轉產階段分別完成時，由項目負責人或專業(yè)組長，將各階段應歸檔的資料移交本單位兼職檔案人員整理、立卷，在1個月內移交公司檔案室存檔。 2、產品申報評優(yōu)或認證階段形成的資料，在完成后1個月內移交公司檔案室存檔；如某產品試制階段較長，已跨年度但未轉產所形成的資料，兼職檔案員在每年的6月份、12月份進行收集、整理相關資料，移交公司檔案室存檔。 3、科研檔案在每項科研課題的科研準備階段、研究試驗階段、總結鑒定、驗收階段、成果申報階段和推廣應用階段分別完成時，由項目負責人或專業(yè)組長將各階段應歸檔的資料，轉交本單位兼職檔案人員整理、立卷，并在1個月內移交公司檔案室存

13、檔。 4、基建檔案在工程項目的立項審批階段、可行性研究階段、設計階段、組織和實施階段、試產或轉固階段分別完成時，由項目負責人或專業(yè)組長將各階段應歸檔的資料，轉交本項目兼職檔案人員整理、立卷，在1個月內移交公司檔案室存檔。 5、工程項目竣工資料、竣工圖，在竣工驗收前，由施工單位按各專業(yè)系統(tǒng)整理匯總，移交該項目部兼職檔案員；該項目監(jiān)理和專業(yè)技術組長，對竣工資料的完整性和準確性進行審核，確認資料完整、齊備并在移交確認單簽字后，兼職檔案員按基建類檔案移交要求，建立好移交清冊及目錄；在工程項目竣工驗收時，經組織驗收單位相關專業(yè)再次審核，確認合格1個月內移交公司檔案室存檔。 6、新上基建工程項目設備

14、開箱時，由項目部設備組長負責組織設備開箱，并通知設備處兼職檔案人員和公司檔案人員，共同參加設備開箱；項目部兼職檔案員負責接收設備資料，并將設備資料及時復制，把復印件交技術人員用于安裝設備，原件在工程試產后1個月內移交公司檔案室存檔。 7、生產單位大、中修設備資料，由設備處兼職檔案人員在設備開箱后收集保管相關資料，在每年6月份、12月份，分別移交公司檔案室存檔。 8、房地產檔案的歸檔，在工程竣工驗收前，該項目部兼職檔案員將所有資料圖紙按系統(tǒng)收集、整理，建立好移交清冊及目錄，經工程驗收確認準確、齊備后，1個月內移交公司檔案室存檔。 9、科技檔案文件材料形成、積累、歸檔責任劃分:原則上是哪個科

15、技單位或科技人員經辦的，即由該單位或科技人員負責；兩個或兩個以上單位承辦的項目，協(xié)作單位將其承擔部分的資料提供給主辦單位，由主辦單位負責歸檔完整的檔案；若干單位共同參加的項目，由項目負責人指定人員負責科技文件材料的收集、整理，在規(guī)定的時間內移交歸檔。 10、停建、緩建工程項目，停止或不成功的科研項目，停產的產品生產中形成的科技資料，相關單位都要收集、整理，在確定停建、緩建20個工作日內移交公司檔案室保管，不得遺失和銷毀。 11、其它科技檔案歸檔內容（見附件五E）。 第十七條 基建類、房地產類檔案歸檔具體要求（見附件六）。 第十八條 為確?？萍紮n案資料的齊全、完整，在工程竣工驗收、產品試

16、制定型、設備開箱和科研成果鑒定活動中，業(yè)務主管單位或項目部負責人必須通知科技檔案人員參加，對應歸檔的科技文件資料進行審查、驗收。 第十九條 科技檔案移交手續(xù) 1、科技檔案歸檔時，移交單位編制“移交清冊”和“移交目錄”（見附件七）一式兩份，交接雙方確認、簽字、蓋章后各存一份。 2、基建類、房地產類檔案歸檔移交，需移交單位填寫“移交確認單、移交清冊、移交目錄”（見附件八）一式兩份，移交雙方確認、簽字、蓋章后各保存一份。 附件二：年歸檔文件移交清冊 年 歸 檔 文 件 移 交 清 冊 共 計： 件 移交單位：

17、 移交人： 接收單位： 接收人： 年 月 日 附件三：年歸檔文件目錄 年 歸 檔 文 件 目 錄 單位： 件號 文件日期 責任者 文件字號 題 名 頁數(shù) 電子文件名 備注

18、 附件四：文件資料移交目錄 序號 移交日期 內 容 載體形式 移交單位 移交人 接收人 文 件 資 料 移 交 目 錄 13 附件五: 科技類檔案歸檔要求 附件五 A

19、 科技類檔案歸檔要求 類別 歸 檔 范 圍 保管 期限 歸檔 份數(shù) 歸檔 時間 責任 單位 產品類 設計決策階段 　 1份 項目轉產1個月內 技術處 1、市場調查、技術調查、考察、預測報告、調研綜合報告 短期 2、技術、經濟可行性研究報告 長期 3、發(fā)展建議書、技術建議書、協(xié)議書、委托書、合同 永久 4、研制計劃、方案、方案論證報告 長期 5、產品研究、設計計劃 長期 6、技術、經濟初步評價 長期 7、研究試驗大綱、試驗報告 長期 8、產品設計標準 永久 9、技術設計說明書 長期 10、產品設

20、計圖樣 長期 11、專題技術請示報告 長期 12、設計評審報告 長期 試制階段 　 1份 項目轉產1個月內 技術處 13、試制計劃、方案、規(guī)程、工藝總體方案論證、總結報告 永久 14、試制工藝流程、工藝標準、工藝文件和工藝裝備文件、 長期 15、原材料與半成品、成品檢驗方法批準書、試制運行記錄、化驗記錄 長期 16、理化分析報告、化學配方、化學反應式、計算公式 長期 17、技術標準協(xié)議、試制質量分析報告 長期 18、試制專題會議紀要、分析報告、決議及合理化建議 長期 19、重大故障分析和排除措施報告 長期 20、試驗原始數(shù)據與資料 永久 2

21、1、試驗分析報告 長期 22、試驗總結報告 永久 鑒定階段 　 1份 項目轉產1個月內 技術處 23、鑒定申請報告及批復 永久 24、試制、試驗鑒定大綱 永久 25、成套設計文件 長期 26、標準化審查報告 長期 27、可靠性試驗情況報告 長期 28、產品質量和技術經濟分析報告 短期 29、技術鑒定資料（申請批復、評價資料、會議紀要） 永久 30、設計定型報告、證書 永久 31、試用或試運行報告 長期 32、鑒定驗收書 永久 45 附件五 A 科技類檔案歸檔要求 類別

22、 歸 檔 范 圍 保管 期限 歸檔 份數(shù) 歸檔 時間 責任 單位 產品類 生產階段 　 1份 項目轉產1個月內 技術處 33、小批生產方案、計劃 短期 34、小批生產工序工程能力分析報告 長期 35、關鍵件、重要件、關鍵工序的質量控制及檢測報告 長期 36、原料鑒定卡片、配用設計表 長期 37、歷次更改與補充的設計及工藝文件和更改通知單 長期 38、小批生產總結報告、小批生產鑒定書 永久 39、產品設計評審報告 長期 40、產品研制完成報告 長期 41、產品許可證、合格證、使用說明書、裝箱單、產品介紹、樣本 長期 批量生產、

23、轉產 　 1份 項目轉產1個月內 技術處 42、申請正式投產報告、批復、通知 永久 43、生產技術規(guī)程、操作規(guī)程、安全生產規(guī)程、產品檢驗規(guī)范 永久 44、技術標準（國際、國家、部、企、內標） 永久 45、企業(yè)標準編制說明、審批書及修改、修訂的通知 永久 46、生產定型（結構、配方）設計文件 永久 47、工藝方案、工藝指導書、說明書 長期 48、產品質量技術攻關會議記錄、紀要和成果 長期 49、重大質量事故分析、質量異議處理結果 長期 50、各種操作記錄、產品檢驗報告單 長期 51、技術條件 長期 52、專利登記表、專利證書等資料 永久 53

24、、商標注冊資料 永久 評優(yōu)階段 　 1份 評優(yōu)結束1個月內 認證結束1月內 技術處 54、創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和措施 長期 55、創(chuàng)優(yōu)工藝操作規(guī)程 長期 56、國內外對比資料 短期 57、上級檢(抽)查結果和理化分析報告 長期 58、主要用戶評價 短期 59、創(chuàng)優(yōu)申請、審批表 長期 60、優(yōu)質產品評定書 永久 61、獲獎獎章、獎狀、證書 永久 認證階段 　 1份 62、認證申請書、信函 長期 63、跟綜服務資料 長期 64、認證檢測報告、檢查報告 長期 65、原材料修改換頁說明、產品檢驗報

25、告 長期 66、各種認證證書 永久 附件五 B 科技類檔案歸檔要求 類別 歸 檔 范 圍 保管 期限 歸檔 份數(shù) 歸檔 時間 責任 單位 科研類 研究準備階段 　 1份 鑒定結束1個月內 技術處 1、申報項目的報告、批復、通知 長期 2、科研規(guī)劃、調研報告、可行性研究報告、技術咨詢與課題論證資料 長期 3、課題說明書、科研課題、經費申請報告及批件 長期 4、任務書、協(xié)議書、會議記錄及重要來往文函 永久 5、科研課題研究計劃、上級批示 長期 6、實驗、試驗方案、設計方案、

26、調查考察方案、技術規(guī)程 永久 研究試驗階段 　 1份 鑒定結束1個月內 技術處 7、試驗任務書、試驗大綱 永久 8、實驗、試驗測試記錄、圖表、照片、計劃執(zhí)行情況、調整和撤銷的報告 永久 9、試制綜合分析報告及總結 永久 10、計算文件 永久 11、計算機軟件 永久 12、檢驗文件 永久 13、設計文件、圖樣、技術說明 永久 14、工藝文件 永久 總結鑒定驗收階段 　 1份 鑒定結束1個月內 技術處 15、課題完成最終(或中斷)總結 永久 16、課題階段工作總結 長期 17、鑒定大綱 永久 18、技術經濟分析報告 長期 19

27、、標準化審查報告 永久 20、鑒定證書、科學技術成果鑒定證書 永久 21、鑒定會議記錄（參加人員名單）、鑒定驗收結論、函審原件 永久 成果申報階段 　 1份 申報結束1個月內 技術處 22、科技成果申報表、登記表及附表 永久 23、科技成果獎勵申報及評審資料 永久 24、獲獎證書及批件 永久 　 附件五 C 科技類檔案歸檔要求 類別 歸 檔 范 圍 保管 期限 歸檔 份數(shù) 歸檔 時間 責任 單位 基建類（原始資料） 準備、立項和審批階段 　 1份 項目投產或轉

28、固1個月內 基建工程項目部 1、發(fā)展規(guī)劃、計劃、報告 永久 2、調研報告、匯總資料 永久 3、決策結果、會議記錄、紀要 永久 4、項目建議書 永久 5、項目建議書審批意見 永久 6、控股公司審批文件 永久 7、國家政策性報批文件 永久 可行性研究、初步設計 　 1份 項目投產或轉固1個月內 基建工程項目部 8、項目可研總體計劃 永久 9、可行性研究報告 永久 10、可研審查會議紀要及其評估、報批文件 永久 11、設計任務書、計劃任務書、報批文件 永久 12、工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、重要土、巖樣及說明

29、永久 2份 項目投產或轉固1個月內 13、地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物及重要設備安裝測量定位、觀測記錄 永久 14、初步設計 永久 15、技術設計 永久 1份 項目投產或轉固1個月內 16、施工圖設計 永久 17、工程設計計算書 長期 18、設計評價、鑒定及審批 永久 項目管理資料 　 1份 項目投產或轉固1個月內 基建工程項目部 19、計劃、投資、統(tǒng)計、管理文件 永久 20、有關投資、進度、物資、工程量的建議計劃 長期 21、工程概算、預算、標底、合同價、決算 長期 22、合同變更、索賠等涉及法律事務的文件 長期 23、規(guī)程、

30、規(guī)范、標準、規(guī)劃、方案、規(guī)定 長期 24、招標文件審查、技術設計審查、技術協(xié)議 長期 25、招標投標、承發(fā)包合同協(xié)議 永久 26、招標書、招標修改文件、招標補遺及答疑文件 永久 27、投標書、資質資料、履約類保函、委托授權書和投標澄清文件、修正文件 長期 28、開標議程、開標大會簽字、報價表、評標記錄 長期 29、中標通知書 永久 30、合同談判紀要、合同審查文件、合同書 永久 31、專項申請、批復文件 永久 32、環(huán)境保護、勞動安全、衛(wèi)生、消防、規(guī)劃等文件 長期 33、水、暖、電、煤氣、通信、排水等配套協(xié)議文件 長期 附件五 C

31、 科技類檔案歸檔要求 類別 歸 檔 范 圍 保管 期限 歸檔 份數(shù) 歸檔 時間 責任 單位 基建類（竣工資料） 建筑施工資料 　 2份 竣工驗收1個月內 基建工程項目部 34、開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要 長期 35、施工組織設計、方案及報批文件、施工計劃、施工技術及安全措施、施工工藝文件 長期 36、原材料及構件出廠證明、質量鑒定、復驗單 長期 37、建筑資料試驗報告 長期 38、設計變更、工程更改洽商單、資料代用核定審批手續(xù)、技術核定單、業(yè)務聯(lián)系單、備忘錄等 永久 39、施工定位（水準點、導線

32、點、基準線、控制點等）測量、復核記錄、地質勘探 永久 40、土、巖試驗報告、基礎處理、基礎工程圖、樁基工程記錄、地基驗銷記錄 永久 41、施工日記、大事記 長期 42、隱蔽工程驗收記錄 永久 43、各類工程記錄及測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄、事故處理報告 永久 44、工程質量檢查、評定 永久 45、交工驗收記錄證明 永久 46、竣工報告、竣工驗收報告 永久 47、竣工圖 永久 設備及管線安裝施工資料 　 2份 竣工驗收1個月內 基建工程項目部 48、開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要 長期 49、施工組織設計、方案及其報批文件、施

33、工計劃、技術措施文件 長期 50、原材料及構件出廠證明、質量鑒定、復驗單 長期 51、建筑資料試驗報告 長期 52、設計變更通知、工程更改洽商單、資料、零部件、設備代用審批手續(xù)、技術核定單、業(yè)務聯(lián)系單等 永久 53、焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄 永久 54、隱蔽工程檢查驗收記錄 永久 55、強度、密閉性試驗報告 長期 56、設備、網絡調試記錄 長期 57、施工安裝記錄、安裝質量檢查、事故處理報告 長期 58、系統(tǒng)調試、調試記錄 長期 59、管線清洗、試壓、通水、通氣、消毒等記錄 短期 60、管線標高、位置、坡度測量記錄 長期 61、中間

34、教交工驗收記錄證明、工程質量評定 永久 62、竣工報告、竣工驗收報告 永久 63、竣工圖 永久 類別 歸 檔 范 圍 保管期限 歸檔 份數(shù) 歸檔 時間 責任 單位 基建類（竣工資料） 電氣、儀表安裝施工資料 　 2份 竣工驗收1個月內 基建工程項目部 64、開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要 長期 65、施工組織設計、施工及其報批文件、施工計劃、技術措施文件 長期 66、原材料及構件出廠證明、質量鑒定、復

35、驗單 長期 67、建筑資料試驗報告 長期 68、設計變更通知、工程更改洽商單、資料、零部件 永久 69、設備代用審批手續(xù)、技術核定單、業(yè)務聯(lián)系單等 永久 70、系統(tǒng)測試、整定記錄． 長期 71、絕緣、接地電阻等性能測試、校核 長期 72、資料設備明細表及檢驗記錄、施工安裝記錄、質量檢查評定、事故處理報告 永久 73、操作、聯(lián)動試驗 長期 74、電氣裝置交接記錄 長期 75、中間交工驗收記錄、工程質量評定 永久 76、竣工報告、竣工驗收報告 永久 77、竣工圖 永久 監(jiān)理資料 　 2份 竣工驗收1個月內 基建工程項目部 78、監(jiān)理合同協(xié)議

36、、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、細則及批復 長期 79、施工及設備器材供應單位資質審核、設備、資料報審 長期 80、施工組織設計、施工方案、施工計劃、技術措施審核、施工進度、延長工期、索賠、及付款報審 長期 81、開（停、復、返）工令、許可證、中間驗收證明書 長期 82、設計變更、資料、零部件、設備代用審批 長期 83、監(jiān)理通知、協(xié)調會審紀要、監(jiān)理工程師指令、指示、來往函件 長期 84、工程資料監(jiān)理檢查、復檢、實驗記錄、報告 長期 85、監(jiān)理日志、監(jiān)理周（月、季、年）報、備忘錄 長期 86、各項測控量成果及復核文件、外觀、質量、文件等 長期 87、施工質量檢查分析評估

37、、工程質量事故、施工安全事故報告 長期 88、工程進度計劃、實施、分析統(tǒng)計文件 長期 89、變更價格審查、支付審批、索賠處理文件 長期 90、月報總結 長期 91、工程竣工總結 長期 92、質量評價意見報告 長期 附件五 C 科技類檔案歸檔要求 附件五 C 科技類檔案歸檔要求 類別 歸 檔 范 圍 保 管 期 限 歸檔 份數(shù) 歸檔 時間 責任 單位 基建類（竣工資料） 工藝設備資料 　 2份 竣工驗收1個月內 基建工程項目部 93、工藝說明、規(guī)程

38、、路線、試驗、技術總結 長期 94、產品檢驗、包裝、工裝圖、檢測記錄 長期 95、設備資料采購、招投標文件、合同、出廠質量合格證 長期 96、設備、資料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品備件單 長期 97、設備圖紙、使用說明書、零部件目錄 長期 98、設備測繪、驗收記錄及索賠文件 長期 99、設備安裝調試、測定數(shù)據、性能鑒定 長期 試生產資料 　 100、設備試車、驗收、運轉、維護記錄 長期 101、安全操作規(guī)程、事故分析報告 長期 102、產品技術參數(shù)、性能、圖紙 永久 竣工驗收資料 　 2份 竣工驗收1個月內 基建工程項目部 103、項目竣

39、工驗收報告 永久 104、工程設計總結 永久 105、工程施工總結 永久 106、工程監(jiān)理總結 永久 107、項目質量評審資料 永久 108、工程現(xiàn)場聲像資料 永久 109、環(huán)境保護、勞動安全衛(wèi)生、消防、人防、規(guī)劃、檔案等驗收審批資料 永久 110、竣工驗收會議決議文件、驗收證書及驗收人員名冊、簽字、驗收備案資料 永久 111、項目評優(yōu)報獎申報資料、批準文件及證書 永久 1份 完成1個月內 設備處 設備儀器類（基建項目） 單臺（套）設備儀器 　 1份 項目投產或轉固1個月內 基建工程項目部 1、調研、考察材料 長期 2、購置合同、協(xié)議

40、 長期 3、洽談記錄、紀要、備忘錄、來往函件及商檢材料 長期 4、設備儀器開箱驗收記錄 長期 5、設備儀器合格證、裝箱單、出廠保修單、說明書等文字材料 長期 6、隨機圖紙 長期 7、設備儀器安裝調試、試車記錄、總結 長期 8、、檢測驗收等材料 長期 9、竣工圖樣 長期 附件五 D 科技檔案歸檔要求 類別 歸 檔 范 圍 保管 期限 歸檔 份數(shù) 歸檔 時間 責任 單位 設備儀器類（大、中修） 單臺（套）設備儀器 　 1份 每年6月份和12月份 設備處 1、調研、考察材料 長期

41、 2、購置合同、協(xié)議 長期 3、洽談記錄、紀要、備忘錄、來往函件及商檢材料 長期 4、設備儀器開箱驗收記錄 長期 5、設備儀器合格證、裝箱單、出廠保修單、說明書等隨機圖樣及文字材料 長期 6、設備儀器安裝調試、試車記錄、總結、竣工圖樣、檢測驗收等材料 長期 7、運行記錄及重大事故分析處理報告 長期 8、設備儀器保養(yǎng)和大修計劃、記錄 長期 9、設備儀器檢查記錄、設備儀器履歷表 長期 10、設備改造記錄和總結材料 長期 11、技術、質量異議的處理結果材料 永久 12、設備儀器報廢鑒定材料、申請、批復和處理結果 長期 13、設備臺帳 永久 房地產類

42、房地產基本資料 永 久 1份 竣工驗收1個月內 設備處（小區(qū)項目組） 1、房產坐落總平面布置圖 永 久 2、房區(qū)管道、線路平面圖 永 久 3、房屋分棟、分層平面圖 永 久 4、房屋分棟和附屬建筑物、設備分項登記表 永 久 5、房屋坐落數(shù)量表 永 久 6、房產原始資料（土地征購、房屋新建、撥入的） 永 久 7、批準文件、契約文書 永 久 8、標有四至地界的征地平面圖 永 久 9、有關征地手續(xù)的各種協(xié)議書 永 久 10、建筑許可證、規(guī)劃許可證及附圖 永 久 11、房屋所有權證、土地使用權證 永 久 12、消防許可證 永

43、 久 13、改制后房地產評估資料、產權變更文件資料等 永 久 14、有關征地、拆遷、青苗補償費用的收（付）款憑證原件（復印件及說明存會計檔案） 永 久 15、工程竣工資料 永 久 2份 竣工驗收1個月內 設備處（小區(qū)項目組） 16、各種竣工圖、驗收報告 永 久 附件五 E 科技類檔案歸檔要求 類別 歸 檔 范 圍 保管 期限 歸檔 份數(shù) 歸檔 時間 責任 單位 停建 緩建 項目 停建、緩建工程

44、項目，停止或不成功的科研項目，停產的產品生產中形成的科技資料， 長期 已形成的全部資料 項目停止20日內 各相關單位 其它科技檔案 1、公司提案采用實施的資料 長期 1份 每年3月份 企劃處 2、公司各單位技術規(guī)程、操作規(guī)程 短期 技術處 3、各單位參加市級以上科技方面會議資料 長期 各單位 附件六：基建類、房地產類檔案歸檔具體要求 1、基建、房地產類檔案的收集工作，必須符合建設工程檔案的形成規(guī)律，保證資料系統(tǒng)完整。內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理、驗收等方面的技術

45、規(guī)范、標準和規(guī)程。 2、資料內容必須真實、準確、與工程實際相符合；資料的收集、整理、歸檔應做到“三同步”，即：布置施工任務與布置竣工資料編制同步、工程施工進度與竣工資料形成積累同步、工程竣工驗收交接與竣工資料交接同步進行。 3、歸檔的原始資料必須是原件，資料齊備，字跡清楚；圖紙清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，資料用紙應在50克以上，低于50克的必須紙質優(yōu)良；資料幅面尺寸規(guī)格為A4幅面(297mm×210mm)。 4、竣工圖章的使用 (1)竣工章示例如下圖: 竣工章尺寸為50mm×80mm (2)竣工章使用不褪色的紅色印泥。 (3)在每份竣工資料和每張散裝竣工圖紙上，由編制單

46、位加蓋上竣工章并簽署竣工圖章，裝訂成冊的資料和圖紙蓋在封面左上角；散裝竣工圖紙蓋在圖標的左上方空白處。簽署章內明細應齊全、清楚，不得代簽； 5、竣工資料編制 (1)工程資料的內容必須真實的反映工程竣工后的實際情況，具有永久和長期保存價值的資料必須完整、準確、系統(tǒng)；字跡清楚、簽字認可手續(xù)齊備。 (2)工程竣工資料必保正卷是原件。工程竣工資料裝訂，厚度應控制在15毫米～30毫米之間，小于A4紙規(guī)格的要粘貼在A4 紙上，每冊資料內必有卷內明細表，并打好頁碼，采用細線在左側裝訂，裝訂要有封面（見圖表）并填好封面內容，裝訂要求結實牢固，整齊美觀。 6、竣工圖的編制形式 (1)凡按施

47、工圖施工沒有變更的，由竣工圖編制單位，在施工圖標左上方加蓋及簽署竣工圖章。 (2)原設計施工圖有變更的部分，竣工圖中均應反映，不得遺漏，有變更的部位，必須蓋上變更示意章，注明見多少號變更通知單，并將相符編號的變更通知單（原件）附在該圖紙內；一張變更通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷的，應將復印件附在有關卷中并標注原件所屬卷。 (3)凡施工圖結構、平面、工藝平面布置等有重大改變，或變更量超過該圖面的1/3的，施工單位重新繪制竣工圖，重新繪制的圖紙，圖號仍用舊圖號，圖號末尾須加注 “改”字，舊圖應加蓋“此圖已改，僅供參考”印章，與新圖一并存檔。 (4)竣工圖紙要求散放在檔案盒內，不裝訂。圖

48、紙折疊尺寸為297毫米×210毫米。疊圖時應從圖標處疊起，將圖紙先折成297毫米，然后再折成210毫米成手風琴式，使圖標外露。 (5)成套使用的圖紙應進行裝訂，如各種標準、安裝圖冊，裝訂尺寸為420毫米×297毫米，圖紙裝訂成冊后再對折裝在檔案盒內。 (6)竣工圖必須是圖面清晰的新藍圖，禁止使用在工地受到磨損、殘缺丟角和污垢的舊圖編制竣工圖。 7、卷內順序 (1)卷內資料排列按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿，主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后、印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。 (2)圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。

49、 (3)既有資料又有圖紙的案卷，資料排前，圖紙排后。 8、填寫卷內目錄 (1)每一個保管單位，均應填寫卷內目錄（見圖表），以便揭示每一個案卷的內容。卷內目錄“名稱”欄第一格應填寫項目名稱。將盒內每份文字材料、圖紙的內容逐項填寫在卷內目錄“名稱”欄以后各格內，要填寫文件、圖紙標題全稱。 卷 內 目 錄 檔案號： 順序號 圖號或 文件編號 名 稱

50、 張 次 備 注 (2)卷內目錄“張次”欄內只需填該內容的首頁號，不必填起止號。但最后一份文字材料或圖紙，在“張次”欄內應填該文字或圖紙的首頁號～末頁號。順序號從有內容的一行開始填寫。 (3)文件、圖紙如有編號的（即文件號、圖號），應在卷內目錄的“圖號或文件號”欄內填寫清楚。 9、填寫備考表 每個保管單位內均應填寫一份備考表（見圖表），便于統(tǒng)計卷內文件、圖紙總張數(shù)，了解卷內文件發(fā)生的

51、變化和存在的問題。備考表放在一個保管單位文件材料、圖紙的最后面。 檔案號 備 考 表 本案卷內共 張， 其中文字材料 張， 圖紙 張 說明: 組卷單位負責人: 組 卷 人: 審

52、核 人: 日 期: 10、文件材料、圖紙裝盒 每個保管單位的科技文件材料一律裝盒（采用國家檔案局標準檔案盒），一盒即是一卷，也是一個保管單位（以下簡稱卷）一個保管單位準許裝幾盒，但幾個保管單位的不準裝在一盒。裝盒的順序是卷內目錄、文字材料、圖紙、備考表。 11、填寫案卷封面和脊背 (1)案卷題名應簡明準確地揭示卷內文件的內容。 (2)編制單

53、位應填寫卷內文件資料形成單位或編制的責任者。 (3)編制日期應填寫卷內文件資料或圖紙編制的時間。 (4)保管期限見附件五 C、D。 (5)脊背只填案卷題名 (6)填寫檔案盒封面、軟封面、脊背要用黑色筆墨，確保封面清晰、美觀。 12、基建、房地產類工程項目驗收 (1)項目驗收時，組織驗收的主管單位必須通知公司科技檔案管理人員參加驗收并在驗收報告單上簽字。 (2)項目檔案驗收分為預驗收和正式驗收，與工程驗收同步進行；對檔案預驗收不合格者不能申報項目正式驗收。 (3)預驗收是經建設項目單位相關專業(yè)自檢，認為竣工檔案已達到驗收標準，在由檔案部門預檢，對預檢查出的問題，建設、設計、施工單

54、位要在正式竣工驗收前加以改進。 (4)正式驗收時，檔案部門作為項目竣工驗收成員，檢查預驗收中提出的問題整改情況，向驗收組提出驗收結論性意見，并在項目竣工驗收意見上簽字。 附件七：科技檔案移交清冊、移交目錄 科 技 檔 案 移 交 清 冊 項 目： 共 計： 卷 其中資料 卷 圖紙 卷 移交單位： （章） 接收單位： （章） 負 責 人:

55、 負 責 人: 移 交 人: 接 收 人: 交接日期： 年 月 日 科 技 檔 案 移 交 目 錄 順序號 編制單位 編制 日期 標 題 或 文 件 內 容 圖號或文件編 號 頁 數(shù) （每卷） 份 數(shù) （每卷） 備注

56、 附件八：基建或房地產檔案移交清冊、移交確認單、移交目錄 基 建 或 房 地 產 檔 案 移 交 清 冊 項 目： 共 計： 卷 其中資料 卷 圖紙 卷 移交單位： （章） 接收單位： （章） 負 責 人:

57、 負 責 人: 移 交 人: 接 收 人: 交接日期： 年 月 日 移 交 確 認 單 簡要描述×××建設項目（開工---------竣工-------經項目各專業(yè)審核確認等----情況） 工程項目單位各相關人員簽字 組織驗收單位各相關人員簽字 項 目 負 責 人:

58、 組織驗收負責人: 工藝專業(yè)負責人: 工藝專業(yè)負責人: 設備專業(yè)負責人: 設備專業(yè)負責人: 土建專業(yè)負責人: 土建專業(yè)負責人: 電氣專業(yè)負責人: 電氣專業(yè)負責人: 儀控專業(yè)負責人: 儀控專業(yè)負責人: 給排水專業(yè)負責人:

59、 給排水專業(yè)負責人: 項目兼職檔案員: 驗收單位兼職檔案員: 基 建 或 房 地 產 檔 案 移 交 目 錄 順序號 編制單位 編制 日期 標 題 或 文 件 內 容 圖號或文件編 號 頁 數(shù) （每卷） 份 數(shù) （每卷） 備注

60、 附件九：會計檔案歸檔范圍和保管期限 序 號 歸 檔 范 圍 保管期限 一 會計憑證類 1 原始憑證 15年 2 記賬憑證 15年 3 發(fā)票存根聯(lián)、抵扣聯(lián)（包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、出口發(fā)票） 15年 二 會計賬簿類 1 總賬（包括日記總賬） 15年 2 明細賬 15年 3 日記賬 15年 其中：現(xiàn)金和銀行日記賬 25年 4 輔助賬簿 15年 三 財務會

61、計報告類 1 月、季度財務報告 3年 2 年度財務會計報告 永久 3 年度財務會計報告的審計報告 永久 4 納稅申報表及相關資料（包括國稅、地稅、出口） 永久 四 其它類 1 會計檔案移交清冊 永久 2 會計檔案保管清冊 永久 3 會計檔案銷毀清冊 永久 4 銀行余額調節(jié)表 5年 5 銀行對賬單 5年 6 工資獎金支付單 5年 7 激勵計劃明細表 5年 附件十：會計檔案保管清冊 年 會 計 檔 案 保 管 清 冊 總 卷 數(shù)： 卷

62、 其 中： 會計憑證類： 卷 會計賬簿類： 卷 財務報告類： 卷 其 它 類： 卷 形成單位 保 管 人 附件十一：會計檔案保管

63、目錄 會 計 檔 案 保 管 目 錄 年度： 第 張 案卷號 會計憑證號 案 卷 內 容 保管期限 存放位置 檔案號 備 注 附件十二：會計檔案移交清冊 會 計 檔 案 移 交 清 冊

64、 內 容： 共 計： 卷 本冊共計： 頁 移交單位： 移交人： 接收單位： 接收人： 監(jiān)交人： 監(jiān)交人： 交接日期： 附件十三：人事檔案歸檔范圍 序號 歸 檔 范 圍 1 履歷資料 2 自傳資料和屬于

65、自傳性質的資料 3 鑒定、考核、考察資料 4 評定崗位技能和學歷資料 5 政審資料 6 參加中國共產黨、共青團及民主黨派的資料 7 獎勵資料 8 處分資料 9 招工錄用、聘用、任免、工資、出國、應征入伍、復員（退伍）轉業(yè)、離休、退休、退職等資料 10 其他可供參考的資料 附件十四：聲像檔案歸檔范圍和保管期限 序號 歸 檔 范 圍 保管期限 1 上級領導人、社會著名人物到公司視察、指導檢查工作或參與公司重要活動的聲像資料 永久 2 (1)公司組織召開或參加上級重要會議形成的聲像資料 永久

66、 (2)各單位召開重要專業(yè)性會議形成的聲像資料 長期 3 管理工作包括：企管、人事、勞資、財務、審計、計劃、物資、經營、技術、安質、環(huán)保等重要活動中形成的聲像資料 永久 4 職工生活福利、文教、衛(wèi)生、文藝、體育、醫(yī)療等方面形成的聲像資料 長期 5 公司主要產品的聲像資料，有關公司產品廣告的聲像資料，生產任務完成情況及進展過程中形成的重要聲像資料 長期 6 公司科研項目鑒定與獎勵，新技術研究、新產品開發(fā)、產品創(chuàng)優(yōu)形成的聲像資料 長期 7 安全生產、質量等各類案件中形成的聲像資料 長期 8 公司發(fā)生的重大事件、重大事故，如人身傷亡重大事故及自然災害等形成的聲像資料 永久 9 基本建設和技術改造項目的設計、開工、施工、竣工、創(chuàng)優(yōu)過程中形成的重要聲像資料 永久 10 榮獲國家、?。ㄊ校┎?、控股公司等各類先進公司、集體和先進個人的聲像資料 永久 11 公司重要外事活動的聲像資料 永久 12 宣傳介紹公司的專題聲像資料；新聞媒體有關公司報道的聲像資料 長期 13 公司獲得的獎狀、獎旗、獎杯、證書等榮譽的聲像資料 長期 14 自