管理制度公司采購管理制度

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1、管理制度 ) 公司采購管理制度 采購管理制度 1. 總則 1.1 為規(guī)范公司商務(wù)采購工作，特制定本制度。 1.2 本制度適用于公司的商務(wù)采購 / 招標活動（含辦公用品、工程、設(shè)備設(shè)施 維修/維護等項目）。 2. 采購/ 招標原則 2.1 嚴格執(zhí)行詢議價程序 2.1.1

2、采購 / 招標活動，必須由項目需求部門擬定工程、辦公用品、項目的 招標書（含項目完成時間、質(zhì)量要求及驗收標準等） ； 2.1.2 采購 / 招標活動，必須有三家之上具備合法資質(zhì)的供應(yīng)商提供報價， 同時應(yīng)圍繞供應(yīng)商資信情況進行背景調(diào)查，且如實記錄； 2.1.3 于權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基 礎(chǔ)上，由管理部聯(lián)合采購項目需求部門、財務(wù)部進行綜合評估，且和供應(yīng)商進 壹步議定最終價格及采購 / 招標要求； 2.1.4 臨時性應(yīng)急采購 / 招標的項目，須向公司領(lǐng)導電話匯報，經(jīng)授權(quán)確認 后，能夠先予實施，但應(yīng)于項目實施之日起五個工作日內(nèi)，補充完善關(guān)聯(lián)審批 程序。

3、 2.2 采購會審、合同會簽制度 2.2.1 采購 / 招標活動，必須各關(guān)聯(lián)部門共同參和，調(diào)研匯總各方意見，形 成書面的評估方案，經(jīng)公司領(lǐng)導審核，且確認最終中標單位； 2.2.2 采購業(yè)務(wù)負責人根據(jù)采購項目招標書關(guān)聯(lián)要求，擬定《合作協(xié)議》 ， 報公司領(lǐng)導審核； 2.2.3 采購業(yè)務(wù)負責人和中標單位溝通且確認《合作協(xié)議》 ，報公司領(lǐng)導批 準后，予以執(zhí)行。 2.3 職責分離 2.3.1 采購人員不得單獨實施貨物、工程項目和服務(wù)的驗收； 2.3.2 采購 / 招標過程中，貨物質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決，應(yīng)由管理 部、項目需求部門根據(jù)合同要求及有關(guān)標準，和供應(yīng)商協(xié)商完成； 2.3.3

4、財務(wù)部負責對項目采購 / 招標過程中，關(guān)聯(lián)費用的審核及評估程序合 法性的監(jiān)控。 2.4 壹致性原則 2.4.1 采購人員采購的物品或服務(wù)必須和采購單所列要求規(guī)格、 型號、數(shù)量 相壹致； 2.4.2 于市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下， 采購人員應(yīng) 及時反饋信息，由項目需求部門綜合評估，變更采購單，經(jīng)公司領(lǐng)導確認后， 再次向供應(yīng)商發(fā)出采購要約。 2.5 廉潔制度 所有采購人員必須做到： 2.5.1 自覺維護公司利益，努力提高采購質(zhì)量，降低采購成本，提高采購效 率； 2.5.2 加強學習，提高認識，增強法治觀念； 2.5.3 廉潔自律，不能向供應(yīng)商索取或收受回扣；

5、 2.5.4 嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督； 2.5.5 工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失； 2.5.6 努力學習業(yè)務(wù)，廣泛掌握和采購業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的新設(shè)備及市場信息。 3. 采購程序 3.1 供應(yīng)商的選擇 3.1.1 供應(yīng)商必須具有合法資質(zhì) （供應(yīng)商評估過程中， 參和投標單位應(yīng)提交 營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證明、組織機構(gòu)代碼證及其他專業(yè)資質(zhì)證明） ； 3.1.2 對于經(jīng)常使用的商品或服務(wù)， 管理部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的管 理情況、質(zhì)量控制、運輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好記 錄，會同關(guān)聯(lián)部門對供應(yīng)商定期進行評估和審計； 3.1.3 于選

6、擇供應(yīng)商時， 必須進行詢議價程序和綜合評估； 供應(yīng)商為中間商 時，應(yīng)調(diào)查其信譽、技術(shù)服務(wù)能力、資質(zhì)、以往的服務(wù)對象及客戶評價情況， 供應(yīng)商的報價不能作為唯壹決定的因素； 3.1.4 為確保供應(yīng)渠道的暢通， 防止意外情況的發(fā)生， 應(yīng)有倆家或倆家之上 供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或于其間進行交互采購。 3.2 采購程序 3.2.1 固定資產(chǎn)及其他零星物品的申請，由各使用部門報管理部統(tǒng)壹申請。 根據(jù)采購申請流程，由各關(guān)聯(lián)部門審核，且經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，方可交管理部 采購人員實施采購。 3.2.2 采購 / 招標活動，應(yīng)嚴格遵循采購申請流程及標準要求，由各關(guān)聯(lián)部 門審批。項目采購申請中如果要素不明確

7、者，應(yīng)予退回。 3.2.3 采購詢價、綜合評估、會簽合同，由管理部協(xié)調(diào)財務(wù)及采購 / 招標項 目需求部門共同完成，報公司領(lǐng)導批準。項目需求部門負責采購物品的功能及 適用性（必要時可商請外部關(guān)聯(lián)專業(yè)人士予以協(xié)助）檢查； 3.2.4 財務(wù)部門負責預算控制、價格調(diào)查、 合同付款條款的審核，管理部負 責合同風險條款的審查、合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立， 市場信息的收集。同時，和供方和生產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情 況、質(zhì)量反饋及確認售后服務(wù)事宜。 3.2.5 采購過程中發(fā)生變化時， 項目需求部門出具采購變更申請， 由公司領(lǐng) 導簽字確認后，交管理部采購人員執(zhí)行。 3.2

8、.6 采購/ 招標項目需求部門、管理部負責出具接收方案。 3.2.7 關(guān)聯(lián)表格后附。 3.3 付款程序 3.3.1 管理部根據(jù)付款計劃提出申請， 根據(jù)財務(wù)付款申請流程， 由部門負責 人簽字，后附付款明細單據(jù)、 《合作協(xié)議》，交給財務(wù)部審核，且經(jīng)公司領(lǐng)導批 準后，由財務(wù)部辦理付款手續(xù)； 3.3.2 大宗采購行為（采購 / 招標單價于 500 元之上），應(yīng)要求供應(yīng)商提供 開戶行及銀行賬號信息，優(yōu)先考慮銀行轉(zhuǎn)賬支付，原則上不予現(xiàn)金結(jié)算； 3.3.3 付款前， 必須向供應(yīng)商索要發(fā)票， 核對發(fā)票內(nèi)容是否和合同壹致，且 填寫發(fā)票明細單，部門負責人簽字，財務(wù)部審核，公司領(lǐng)導批準后，由財務(wù)部 核銷

9、 4. 違約處理 4.1 采購人員應(yīng)積極跟進項目采購 / 招標項目，確認項目交付期，如可能出現(xiàn) 延期，管理部應(yīng)及時通知關(guān)聯(lián)部門； 4.2 貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題后，由使用者提出書面意見，報部門負責人審核，交 管理部處理。管理部接到意見后，將情況上報公司領(lǐng)導，且按投訴做緊急處理， 及時以書面形式報給供應(yīng)商，且電話通知， 要求供應(yīng)商換貨、 退貨或變更服務(wù)； 4.3《合作協(xié)議》中，應(yīng)明確合作雙方權(quán)利、義務(wù)、違約責任，及仲裁和解約 條款； 4.4 管理部和供應(yīng)商協(xié)商不成的，或造成損失的，由財務(wù)部核算損失，管理 部負責追索；追索不成，由法院裁決。 5. 審計監(jiān)督 5.1 財務(wù)部負責對采購全過程進

10、行財務(wù)監(jiān)督、核查和審計； 5.2 于采購詢價、議價、合同簽訂、合同執(zhí)行和采購結(jié)算過程中，除有管理 部、采購項目需求部門及關(guān)聯(lián)領(lǐng)導參和外，財務(wù)部門要全程參和； 5.3 采購人員要自覺接受審計及針對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢；對采購人員于 采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為， 將按公司有關(guān)制度予以制裁； 情節(jié)嚴重， 觸犯法律者，移送公安機關(guān)處理 管理部 2010-7-20 附表壹、《合同報批表》： 合同報批表（付款類） 合同類別：付款類申報類別：申報時間：合同編號： 寫 稱 名 同 合 要 提 容 內(nèi) 的 標 同 合 價格比較 壹 價 報 考 參

11、 二 價 報 考 參 三 價 報 考 參 簽約對方 合 洽談人姓名 職務(wù) 電話 業(yè)務(wù)情況 資信情況 合同責任人 簽名：年月日 以下由各部門責任人和公司領(lǐng)導簽署意見 使用部門意見 簽名：年月日 管理部意見 簽名：年月日 總經(jīng)理意見 簽名：年月日 注：本表須附以下材料壹且報送有關(guān)部門： 1、簽約對方單位營業(yè)執(zhí)照復印件、關(guān)聯(lián)資質(zhì)證明、許可證復印件等： 2、合同對方洽談人法人授權(quán)委托書。 附件二、《項目 /工程采購申請單》： 深圳市湘勞人力資源開發(fā)服務(wù) XX

12、公司財務(wù)管理制度 SHENZHENXIANGLAORENLIZIYUANGONGSICAIWUGUANLI 項目 / 工程采購申請單 申請部門 申請人 申請時間 申請事由 編號 項目名稱 規(guī)格 / 型號 數(shù)量/ 單位 單價 總金額 需求時間 備注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 金額總計（元） 部門負責人意見 管理部意見 財務(wù)部意見 總經(jīng)理意見 備注： 1 、項目采購過程中，應(yīng)嚴格履行“先申請，后采購”的原則，未經(jīng)授權(quán)的采購行為，由 采購人員承擔全部責任； 2 、費用報銷時，應(yīng)將本表單作為附件，附于《費用報銷單》后，否則不予報銷。